Mekanisme Laporan dan KAK Kegiatan Sosialisasi Page 1 Lampiran 7a
Pengendalian Kegiatan Komunikasi Massa dan Sosialisasi
A. PelaporanUntuk mewujudkan tertib administrasi dalam pengendalian kegiatan Komunikasi Massa dan Sosialisasi di tingkat OSPs maka perlu ditegaskan tentang mekanisme pelaporan dan form yang digunakan. Penegasan ini diperlukan agar konsolidasi data akan lebih mudah dilakukan ditingkat nasional.
1. Laporan Kegiatan Sosialisasi tingkat kota oleh Korkot kepada KMW /OSPs: Dilakukan setiap bulan sekali bersama laporan bulanan Korkot, dengan muatan berisi:
a. Laporan kegiatan komunikasi massa & sosialisasi baik yang dibiayai oleh program maupun pemda, kelompok peduli, atau swadaya masyarakat untuk tingkat kota maupun kelurahan;
b. Rekap media tracking kegiatan sosialisasi (radio talkshow, penulisan artikel/berita, media visit, dan lainnya)
c. Bukti fisik kegiatan sosialisasi (CD/DVD Radio Talkshow, kliping penulisan berita /media visit)
d. Best practice media warga (dalam softfile)
e. Laporan kegiatan sosialisasi dan pengembangan media sosialisasi di lokasi PLPBK 2. Laporan KMW (TA Sosialisasi) kepada KMP:
Dilakukan setiap bulan sekali dengan muatan berisi: a. Laporan kegiatan sosialisasi lengkap
b. Lampiran rekap best practice c. Lampiran rekap media tracking
d. Lampiran progres capaian kegiatan sosialisasi tingkat provinsi dan kota/kabupaten e. Lampiran hasil uji petik sosialisasi (yang dilaksanakan pada bulan bersangkutan). 3. Analisa dan Umpan balik Laporan KMW
Laporan yang masuk ke KMP akan menjadi bahan untuk laporan dan evaluasi kinerja KMW/OSPs untuk bidang sosialisasi, maka setiap laporan yang masuk akan dianalisa dan diberikan umpan balik sebagai bahan masukan atau koreksi kepada KMW atau TA Sosialisasi.
KMP berhak meminta data dan informasi yang masih dianggap kurang untuk bahan laporan dan keperluan data di pusat kepada TA Sosialisasi dan KMW/TA Sosialisasi berhak untuk memberikan konfirmasi apabila ada kekeliruan pada penayangan laporan yang dibuat oleh KMP.
Mekanisme Laporan dan KAK Kegiatan Sosialisasi Page 2 Lampiran 7b
B. Pengiriman Laporan dan Konsultasi KAK
Progres pelaksanaan kegiatan sosialisasi dari seluruh KMW akan ditampilkan secara berkala di web p2kp.org. Dari rekapitulasi yang dikirimkan oleh KMW/TA Sosialisasi setiap bulannya, maka bisa diketahui kelancaran, dan kendala dalam kegiatan sosialisasi. Pihak mana yang belum melaksanakan, kendala apa, dll bisa segera ditindak lanjuti untuk memberikan penguatan.
Sebelum penayangan progress di web, rekap data yang diterima dari KMW/OSPs akan dikonfirmasi ulang kepada TA Sosialisasi untuk dikoreksi. Data yang sudah tayang web hanya akan diupdate tiap tanggal 6 setiap bulannya.
Format laporan progres kegiatan sosialisasi berisi tentang capaian kegiatan di tiap kota secara detil dari seluruh kegiatan yang dananya bersumber dari program. Secara alur pengiriman progress kegiatan sosialisasi bias dilihat pada bagai di bawah ini:
Alur Pengiriman Pogres Kegiatan Sosialisasi
Kegiatan sosialisasi di tingkat provinsi dan kota kabupaten yang termuat didalam kontrak OSPs wajib dilakukan sesuai dengan rencana kerja yang sudah dibuat OSPs dan setujui KMP. Kegiatan sosialisasi yang diwajibkan untuk dilaksanakan dengan mekanisme pengajuan KAK adalah:
Mekanisme Laporan dan KAK Kegiatan Sosialisasi Page 3 - Penulisan Artikel tingkat provinsi
- Penulisan Berita/Artikel kota/kabupaten - Radio Talkshow tingkat kota/kabupaten - TV Talkshow tingkat provinsi
- Media Visit tingkat kota/kabupaten - Studi tematik KBP
- Lokakarya Review /Midterm tingkat provinsi
- Lokakarya Review/Misdterm tingkat kota/kabupaten - Workshop Media
- Dan lainnya yang diatur dalam koridor kegiatan sosialisasi dari KMP
Rekomendasi yang diberikan KMP untuk pelaksanaan kegiatan yang diajukan OSPs akan terkait dengan kesesuaian hal-hal sebagai berikut:
a. Materi/content kegiatan
b. Narasumber/Pembahas yang dilibatkan c. Peserta yang diundang
d. Jadwal e. Fasilitator
f. Pengeluaran anggaran kegiatan (RAB)
Mekanisme Laporan dan KAK Kegiatan Sosialisasi Page 4 ALUR PENGAJUAN KAK KEGIATAN SOSIALISASI
KMP PNPM MANDIRI PERKOTAAN
Mengirim KAK Acuan dan Koridor Somass
Mengirim KAK kegiatan sosialisasi dan Surat Permohonan Rekomendasi YES
KMW/OSPs PNPM MANDIRI PERKOTAAN
Pelaksanaan kegiatan
sosialisasi
Koreksi atas TOR Masukan Feed back Laporan Pelaksanaan NO Media Tracking
Mekanisme Laporan dan KAK Kegiatan Sosialisasi Page 5 Panduan Penulisan TOR/ KAK TV Talkshow
Penulisan term of reference (TOR) atau kerangka acuan kerja (KAK) menjadi langkah awal dari kegiatan TV Talkshow yang akan dilaksanakan oleh KMW. TOR atau KAK ini memegang peranan penting bagi KMP untuk menilai layak dan tidaknya pelaksanaan TV Talkshow. Oleh karena itu, TOR atau KAK ini tidak bisa lagi ditulis dengan sekadar copy and paste dari TOR atau KAK lain. Untuk itulah, KMP merasa perlu memberikan panduan yang lengkap bagi TA Sosialisasi KMW yang bertugas menyusun TOR atau KAK TV Talkshow dan kemudian mengontrol pelaksanaan kegiatannya.
Untuk diketahui, ada 8 (delapan) bagian penting yang harus dijelaskan di dalam TOR atau KAK. Ke-8 bagian itu adalah:
1. Latar Belakang 2. Maksud dan Tujuan 3. Tema
4. Nama TV dan Durasi 5. Narasumber
6. Peserta/ Audiens 7. Metodologi 8. Pelaporan
Guna memudahkan penyusunan TOR atau KAK TV Talkshow ini, berikut disajikan panduan tentang apa saja yang harus dijelaskan pada masing-masing bagian di atas.
Latar Belakang
§ Berisi penjelasan ringkas tentang pentingnya kegiatan TV Talkshow sebagai sarana sosialisasi dalam PNPM Mandiri Perkotaan.
§ Berisi penjelasan ringkas tentang pentingnya tema atau topik yang akan diulas dalam TV Talkshow. Misalnya, untuk tema atau topik tentang “Inisiatif Pemda dalam Penanggulangan Kemiskinan,” maka harus ada penjelasan yang argumentatif akan pentingnya pembahasan tema atau topik tersebut.
§ Dimohon untuk tidak sekadar melakukan copy and paste dari TOR atau KAK yang ada sebelumnya. Sebab, setiap kegiatan pasti ada perbedaan dari sisi substansi maupun teknisnya. Jadi, copy and paste dari TOR atau KAK lain hanya akan menjadikan pemaparan Anda tidak fokus dan tajam.
Maksud dan Tujuan
§ Anda diminta menjelaskan apa saja maksud dan tujuan dari kegiatan TV Talkshow. Untuk diingat, penjelasan Anda harus sejalan dengan tema atau topik yang dibahas. Karena itu, pemaparan tentang maksud dan tujuan dimohon tidak sekadar copy and paste dari TOR atau KAK lain.
Tema atau Topik
§ Pilihlah tema atau topik yang dinilai menarik dan aktual untuk diperbincangkan di televisi. Topik yang menarik bisa diartikan sebagai topik yang mendapat banyak perhatian atau tengah menjadi sorotan. Adapun topik yang aktual berarti topik tersebut saat ini sedang dilakukan atau akan menjadi kegiatan yang sedang dilaksanakan dalam PNPM Mandiri Perkotaan di wilayah Anda.
§ Mulailah berpikir kreatif agar bisa merumuskan topik yang menarik dan aktual. Waktu Pelaksanaan, Nama TV dan Durasi
§ Mohon menjelaskan waktu pelaksanaan TV Talkshow, nama stasiun televisi, serta durasi siarnya.
§ Untuk memudahkan pemahaman, bersama ini dilampirkan contoh tabel yang berisi waktu pelaksanaan, nama stasiun televisi, dan durasinya.
Mekanisme Laporan dan KAK Kegiatan Sosialisasi Page 6 Waktu
Pelaksanaan
Nama Stasiun TV
Durasi Jenis Siaran
Langsung Tunda
Senin, 17/10/2011
TVRI Jakarta 60 menit ü
Narasumber
§ Anda dimohon menjelaskan secara detail siapa saja narasumber yang akan diundang dalam TV Talkshow tersebut. Detail ini berisi penjelasan tentang: nama narasumber, jabatan, dan instansi.
§ Ingat, jangan sekadar melakukan copy and paste dari TOR atau KAK yang ada sebelumnya.
§ Untuk memudahkan pemahaman, bersama ini dilampirkan contoh tabel yang berisi detail teknis narasumber.
No Nama Jabatan Instansi
1 Iroh Rohayati Fatah
Gubernur Banten Pemprov Banten
2 Adwina Ali Koordinator BKM BKM Senang Selalu Kelurahan Sukasuka Banten
3 Wildan Hakim Manajer CSR Medco
PT. Medco Persada Internusa
Peserta/ Audiens
§ Jelaskan khalayak sasaran dari televisi talkhsow ini.
§ Jika khalayak sasaran TV Talkshow ini adalah masyarakat menengah ke atas atau kelas A, maka Anda diminta untuk memastikan bahwa siaran televisi yang bersangkutan bisa menjangkau khalayak sasaran yang dimaksud.
§ Penentuan segmentasi khalayak sasaran untuk kegiatan TV Talkshow ini mengacu pada penjelasan yang dilampirkan di formulir media tracking.
Metodologi
- Mohon dijelaskan segmentasi pemirsa stasiun televisi yang dipilih untuk menyelenggarakan TV Talkshow. Kemudian, berikan penjelasan mengapa stasiun televisi tersebut layak dipilih.
- Sesuai namanya, talkshow merupakan tayangan perbincangan yang disiarkan melalui media elektronik (radio dan televisi). Perlu dipahami bahwa talkshow berbeda dengan tayangan berita.
- Talkshow harus disajikan secara interaktif yakni dengan mengundang pemirsa untuk mengajukan pertanyaan atau pendapat. Tayangan TV Talkshow ini bisa disiarkan secara langsung atau siaran tunda (tidak langsung). Untuk siaran tunda, berarti akan ada jadwal khusus guna pengambilan gambar di studio.
Pelaporan
- Dimohon laporan kegiatan disampaikan paling lambat 2 minggu setelah terlaksananya acara TV Talkshow.
- Laporan berisi tentang proses pelaksanaan disertai dengan foto pendukung dan juga bukti siar.
Mekanisme Laporan dan KAK Kegiatan Sosialisasi Page 7 Panduan Penulisan TOR/ KAK Workshop Media
Penulisan term of reference (TOR) atau kerangka acuan kerja (KAK) menjadi langkah awal dari kegiatan Workshop Media yang akan dilaksanakan oleh KMW. TOR atau KAK ini memegang peranan penting bagi KMP untuk menilai layak dan tidaknya pelaksanaan Workshop Media. Oleh karena itu, TOR atau KAK ini tidak bisa lagi ditulis dengan sekadar copy and paste dari TOR atau KAK lain. Untuk itulah, KMP merasa perlu memberikan panduan yang lengkap bagi TA Sosialisasi KMW yang bertugas menyusun TOR atau KAK Workshop Media dan kemudian mengontrol pelaksanaan kegiatannya.
Untuk diketahui, ada 8 (delapan) bagian penting yang harus dijelaskan di dalam TOR atau KAK. Ke-8 bagian itu adalah:
1. Pendahuluan 2. Tujuan 3. Metodologi
4. Tema dan Pokok Bahasan 5. Narasumber
6. Peserta/ Audiens
7. Tempat dan Waktu Pelaksanaan 8. Pengorganisasian
9. Langkah Persiapan dan Pelaksanaan Workshop Media 10. Biaya
11. Pelaporan
Guna memudahkan penyusunan TOR atau KAK Workshop Media ini, berikut disajikan panduan tentang apa saja yang harus dijelaskan pada masing-masing bagian di atas. Pendahuluan
§ Berisi penjelasan ringkas tentang pentingnya kegiatan Workshop Media sebagai sarana sosialisasi dalam PNPM Mandiri Perkotaan.
§ Berisi penjelasan ringkas tentang pentingnya tema atau topik yang akan diulas dalam Workshop Media. Misalnya, untuk tema atau topik tentang “Menggalang Kepedulian Media dalam Penanggulangan Kemiskinan,” maka harus ada penjelasan yang argumentatif akan pentingnya pembahasan tema atau topik tersebut.
§ Dimohon untuk tidak sekadar melakukan copy and paste dari TOR atau KAK yang ada sebelumnya. Sebab, setiap kegiatan pasti ada perbedaan dari sisi substansi maupun teknisnya. Jadi, copy and paste dari TOR atau KAK lain hanya akan menjadikan pemaparan Anda tidak fokus dan tajam.
Tujuan
§ Anda diminta menjelaskan apa saja maksud dan tujuan dari kegiatan Workshop Media. Untuk diingat, penjelasan Anda harus sejalan dengan tema atau topik yang dibahas. Karena itu, pemaparan tentang maksud dan tujuan dimohon tidak sekadar copy and paste dari TOR atau KAK lain.
Tema dan Pokok Bahasan
§ Pilihlah tema atau topik yang dinilai menarik dan aktual untuk disajikan dalam Workshop Media. Topik yang menarik bisa diartikan sebagai topik relevan dengan minat serta hal-hal yang ingin diketahui oleh jurnalis atau wartawan. Adapun topik yang aktual berarti topik tersebut saat ini sedang dilakukan atau akan menjadi kegiatan yang sedang dilaksanakan dalam PNPM Mandiri Perkotaan di wilayah Anda.
Mekanisme Laporan dan KAK Kegiatan Sosialisasi Page 8 Narasumber
§ Anda dimohon menjelaskan secara detail siapa saja narasumber yang akan diundang dalam Workshop Media tersebut. Detail ini berisi penjelasan tentang: nama narasumber, jabatan, dan instansi.
§ Ingat, jangan sekadar melakukan copy and paste dari TOR atau KAK yang ada sebelumnya.
§ Untuk memudahkan pemahaman, bersama ini dilampirkan contoh tabel yang berisi detail teknis narasumber.
No Nama Jabatan Instansi
1 Iroh Rohayati Fatah
Gubernur Banten Pemprov Banten
2 Tristiani Susanti Koordinator BKM BKM Senang Selalu Kelurahan Sukasuka Banten
3 Wildan Hakim Manajer CSR Medco
PT. Medco Persada Internusa
Peserta/ Audiens
§ Jelaskan peserta atau audiens dari Workshop Media ini.
§ Dimohon untuk mengundang peserta dari media nasional atau lokal yang berpeluang untuk diajak kerjasama dalam memberitakan kegiatan seputar PNPM Mandiri Perkotaan.
§ Akan lebih baik kalau bisa mengundang peserta dari berbagai jenis media yakni cetak, elektronik (televisi dan radio), serta on line.
Tempat dan Waktu Pelaksanaan
§ Mohon menjelaskan waktu pelaksanaan Workshop Media, lokasi, serta jadwal kegiatan Workshop Media
Pengorganisasian
Berisi penjelasan tentang pembagian tugas agar Workshop Media ini bisa terlaksana dengan baik. Untuk lebih jelasnya, uraian tentang pengorganisasian ini bisa dicontohkan sebagai berikut:
§ TA Sosialiasi memastikan jadwal Workshop Media.
§ TA Sosialiasi menyusun tema dan pokok bahasan yang akan dibahas dalam Workshop Media.
§ TA Sosialisasi akan berkoordinasi dengan Korkot untuk mengundang peserta yang harus diundang dalam Workshop Media
Metodologi
- Mohon dijelaskan bagaimana kegiatan Workshop Media ini akan dilaksanakan. Semisal berisi penjelasan sebagai berikut:
Untuk mencapai tujuan dan memberikan manfaat bagi media yang diundang, workshop media ini akan dikemas dalam suasana formal dengan mengedepankan dialog interaktif. Dalam kegiatan ini, peserta yang diundang diberi ruang untuk bertanya dan memberikan masukan seputar pelaksanaan PNPM Mandiri Perkotaan. Pelaporan
- Dimohon laporan kegiatan disampaikan paling lambat 2 minggu setelah terlaksananya acara Workshop Media .
- Laporan berisi tentang proses pelaksanaan disertai dengan foto pendukung dan juga bukti siar.
Mekanisme Laporan dan KAK Kegiatan Sosialisasi Page 9
Contoh KAK Lokakarya Mid-Term Review tingkat Provinsi
I. LATAR BELAKANG
Pelaksanaan lokakarya Mid-Term Review di tingkat Propinsi merupakan salah satu tahapan dari rangkaian pelaksanaan review program yang dilaksanakan mulai dari tingkat kota/kabupaten dengan lokakarya mid-term review dan evaluasi partisipatif di tingkat OC/OSP. Melalui lokakarya Mid-Term Review Tingkat Propinsi selain menarik persoalan issue strategis yang sama dari Kota/kabupaten yang ada dalam satu propinsi, juga untuk memberikan umpan balik dari stakeholders lain di luar internal OC/OSP seperti Pemerintah Daerah dan para peduli lainnya.
Dalam lokakarya Mid-Term Review di tingkat Propinsi diharapkan akan menghasilkan kesamaan pemahaman stakeholders akan capaian hasil PNPM Mandiri Perkotaan dan masalah-masalah yang dihadapi, yang pada akhirnya muncul dukungan stakeholders di daerah pada pendampingan phase berikutnya yakni dalam mendorong transformasi masyarakat berdaya ke masyarakat mandiri. Selain itu diharapkan rumusan rekomendasi kepada stakeholders tingkat pusat, terkait dengan kondisi wilayah propinsi masing-masing, dalam pelaksanaan fase PNPM Mandiri Perkotaan berikutnya.
II. TUJUAN
Tujuan dari Lokakarya Mid – Term Review di tingkat Propinsi adalah untuk mereview dan mengkaji ulang pelaksanaan PNPM Mandiri Perkotaan di tingkat Propinsi sebagai upaya perumusan bersama dari hasil refleksi dan evaluasi di tingkat kota/kabupaten untuk bahan rekomendasi kepada stakeholders tingkat pusat.
III. KELUARAN YANG DIHARAPKAN
Keluaran yang diharapkan dari proses ini adalah sebagai berikut :
1. Adanya gambaran pemahaman dan persepsi stakeholder terhadap capaian hasil PNPM Mandiri Perkotaan dan arah pendampingan ke depan.
2. Adanya gambaran dukungan dan komitmen dari sakeholder terhadap PNPM Mandiri Perkotaan. 3. Adanya rancangan strategi pendampingan dan kegiatan intervensi 1 tahun kedepan.
4. Adanya rekomendasi kepada stakeholder baik pusat maupun daerah untuk pendampingan program ke depan
IV. ALUR KEGIATAN, MATERI DAN METODOLOGI
Mekanisme Laporan dan KAK Kegiatan Sosialisasi Page 10 Materi dan Metodologi Lokakarya Provinsi
Lokakarya Midterm tingkat Provinsi Narasumber/Fasilitator
Kebijakan Pemerintah Pusat dan Komitmen Pemerintah Propinsi Dalam Penanggulangan kemiskinan Ceramah dan Dialog · Adanya pemahaman stakeholders terhadap arah kebijakan Pemerintah Pusat dan Propinsi Setempat
Narasumber Pusat (Dirjen DJCK/Direktur PBL/PMU P2KP/satker Pusat) Narasumber Provinsi (Kepala Daerah/Ketua TKPKD)
Paparan hasil lokakarya Mid-term review tingkat kota/kabupaten Presentasi hasil lokakarya seluruh kota/kabupaten dan tanya jawab · Adanya pemahaman stakeholder terhadap capaian hasil PNPM dan masalah – masalah yang dihadapi seluruh kota/kab
Pemda Provinsi (Satker/PPK/Kepala Bapeda)
Paparan capaian dan masalah hasil refleksi dan evaluasi di tingkat OC/OSP dan rencana
Presentasi dari OC/OSP dan Tanya jawab · Adanya pemahaman stakeholder terhadap arah pendampingan P2KP untuk menuju
Team Leader OC/OSP
HASIL EVALUASI PARTISIPATIF OLEH KMW · Pelaku (Konsultan) · Kelembagaan (BKM,UP,KSM) · Pemda · Kinerja Pelaksanaan PNPM Mandiri Perkotaan MONITORING & KOORDINASI KMP KELEMBAGAAN MASYARAKAT PEMDA TDK/KURANG BERDAYA ANALISIS MASALAH DISKUSI KELOMPOK ISU-ISU STRATEGIS PRESENTASI HASIL DISKUSI MASYARAKAT/ PEMDA MANDIRI REVIEW PENCAPAIAN REKOMENDASI o Kebijakan/Program o Pengembangan Kapasitas pelaku (pemda dan masyarakat) o Peta sumberdaya utk
kemitraan o Peta kondisi BKM BERDAYA PEDULI ANALISIS MASALAH ISU-ISU STRATEGIS TDK/KURANG PEDULI
DIAGRAM ALUR KEGIATAN LOKAKARYA REFLEKSI DAN ASSESMENT
PENDAMPINGAN DESA KELURAHAN DAN PEMKOT/KAB
1 2 3 HASIL LOKAKARYA MID-TERM REVIEW KOTA/KABUPATEN · Peran Pemda · Kinerja Pelaksanaan PNPM Mandiri Perkotaan · Isu-isu Strategis INPUT KEGIATAN MENUJU MASYARAKAT/ PEMDA MANDIRI
Mekanisme Laporan dan KAK Kegiatan Sosialisasi Page 11 pendampingan menuju
masyarakat mandiri
masyarakat mandiri.
Paparan dari Best Practice Kota/Kabupaten terpilih tingkat provinsi
Presentasi dari wakil
kota/kabupaten yg terpilih
· Adanya gambaran tentang contoh baik pelaksanaan PNPM mandiri Perkotaan
Narasumber Pemda kota/kabupaten yang terpilih
Tanggapan dari para pihak terhadap hasil capaian kegiatan PNPM Mandiri Perkotaan Pembahasan dalam panel diskusi · Adanya gambaran pemahaman dan persepsi stakeholder terhadap capaian hasil PNPM Mandiri Perkotaan dan arah pendampingan ke depan
· Pembahasan dari praktisi
Narasumber praktisi dan Akademisi (Perguruan Tinggi/LSM/Media Massa/Swasta) Identifikasi dukungan stakeholder terhadap PNPM Mandiri Perkotaan dan strategi perbaikan pendampingan BKM ke depan Diskusi kelompok dan pleno · Adanya gambaran dukungan dan komitmen dari sakeholder terhadap PNPM Mandiri Perkotaan · Adanya strategi pendampingan pemda/stakeholders terhadap BKM ke depan
Team Leader dan TKPKD
Penyusunan Rencana Aksi Bersama Diskusi kelompok dan pleno · Adanya RKTL yang akan ditindaklanjuti oleh seluruh stakeholders Pemandu Pemda (Fasilitator) Kesepakatan – kesepakatan
Pleno · Adanya rekomendasi kepada stakeholder pusat untuk pendampingan PNPM Mandiri Perkotaan ke depan Satker Provinsi
V. WAKTU DAN TEMPAT
Lokakarya Mid-Term Review Tingkat Propinsi dilaksanakan selama 2 (dua) hari pada periode Juli sampai November 2012, bertempat di ibu kota propinsi masing-masing.
VI. PESERTA LOKAKARYA
Peserta yang diundang untuk hadir dalam lokakarya sejumlah 60 orang antara lain :
No UTUSAN JUMLAH
1. Ketua TKPKD dan TKPP Propinsi 2
Mekanisme Laporan dan KAK Kegiatan Sosialisasi Page 12
3. Kepala Sub Din Cipta Karya Propinsi 1
4. Kepala SNVT PBL Propinsi 1
5. Kepala Satker PNPM MP Propinsi 1
6. Bupati / Walikota 7
7. Ketua TKPKD Kota/Kabupaten 7
8. Kepala Satker Kota/Kabupaten 7
9. Kepala Bappeda/Ketua TKPP Kota/Kabupaten 7
10 DPRD Propinsi Komisi D dan E 2
11 KBP Kota/Kabupaten 7
12 Unsur Perguruan Tinggi (salah satunya sebagai pembahas) 2
13 Unsur Swasta/BUMN 3
14 LSM /Pemerhati masalah pembangunan 2
15 Media Massa/Pers 4
Jumlah Peserta 60 Orang
VII. NARASUMBER & PEMBAHAS
Para pihak yang menjadi Narasumber dalam Lokakarya Propinsi Mid-Term Review PNPM Mandiri Perkotaan antara lain :
1. Dirjen Cipta Karya/ Penataan Bangunan dan Lingkungan (kehadiran sesuai dengan yang tercantum pada koridor kegiatan sosialisasi)
2. SNVT tingkat Pusat
3. Konsultan Manajemen Pusat PNPM Mandiri Perkotaan 4. Team Leader KMW PNPM Mandiri Perkotaan
5. Pejabat Pemerintah Tingkat Kota/Kabupaten
6. Pemandu Nasional Pemda (lebih banyak berfungsi fasilitasi).
Narasumber Pembahas yang akan memberikan masukan dalam lokakarya adalah: 1. Perguruan Tinggi
2. Swasta/LSM 3. Media Massa/Pers VIII. PENGORGANISASIAN
Penyelenggara kegiatan lokakarya adalah kerjasama Tim OC dengan Pemda tingkat Propinsi. Pemda Propinsi yang berperan bisa SKPD terkait (Bapeda, Bapermas, dsb) dan dapat mengkoordinasikan penyelenggaraan Lokakarya Propinsi dengan Perguruan Tinggi atau NGO Lokal agar lokakarya dapat menyesuaikan dengan isu-isu setempat. OC dan jajarannya bertindak sebagai fasilitator. Organisasi pelaksana lokakarya mid-term review tingkat Propinsi, terdiri dari :
1. Steering Committee (SC)
Steering Committee bertanggung jawab mengarahkan mekanisme pelaksanaan lokakarya, baik substansi maupun prosesnya, agar tujuan Lokakarya tercapai. Keanggotaan SC dapat terdiri dari OC/OSP dan Pemda Propinsi.
Mekanisme Laporan dan KAK Kegiatan Sosialisasi Page 13 2. Organizing Commitee (OC)
OC adalah pelaksana teknis Lokakarya ini. OC terdiri dari Pemerintah Daerah tingkat Propinsi dan KMW. Pemda tingkat Propinsi (cq. Bappeda/Bapermas propinsi) menjadi penanggung jawab pelaksana. OC bertanggungjawab dalam:
a. Merancang lokakarya sesuai dengan persetujuan KMP b. Menyiapkan dan penggandaan materi
c. Menyiapkan peserta dan narasumber, memastikan kehadiran
d. Melakukan konsolidasi dan mengorganisir pelaksanaan dengan pihak terkait e. Melakukan pencatatan proses (notulasi)
f. Menyusun laporan dan menyerahkannya ke KMP, serta mendiseminasikan ke pihak-pihak terkait lainnya.
Fungsi-fungsi penting yang harus ada dalam pelaksanaan lokakarya adalah moderator, fasilitator diskusi dan notulen. Fungsi-fungsi tersebut dapat dijalankan oleh KMW PNPM Mandiri Perkotaan, Korkot, dan Pemandu Nasional Pemda berdasarkan penguasaannya terhadap konsep PNPM Mandiri Perkotaan dan pengalamannya dalam implementasi.
Tugas utama moderator selain mengatur lalu lintas diskusi juga mengarahkan pada satu kesimpulan serta merangkumnya menjadi kesepakatan bersama. Sedangkan Fasilitator diskusi memfasilitasi diskusi kelompok hingga menemukan alternative solusi. Notulen yang disiapkan oleh KMW bertugas untuk mencatat jalannya lokakarya, terutama mencatat point-point penting hasil diskusi dan kesepakatan-kesepakatan.
Pada penghujung Lokakarya, hasil-hasil kesepakatan harus dipublikasikan melalui Press Conference atau Press Release kepada Media Massa cetak maupun elektronik setempat.
IX. PEMBIAYAAN
Lokakarya Propinsi adalah kegiatan bersama OSPs dengan pemerintah tingkat propinsi. Oleh sebab itu pembiayaan lokakarya dianjurkan menjadi tanggung jawab bersama dua pihak. Secara Kontraktual, dibiayai melalui budget kontrak manajemen OSPs PNPM Mandiri perkotaan
X. PELAPORAN
Pelaporan disusun oleh TA Sosialisasi atau Tim CB KMW PNPM sesuai dengan acuan pelaporan. Laporan dibuat minimal sebanyak 3 copy untuk diserahkan kepada SNVT tingkat Pusat/PPK tingkat Pusat (1 eksemplar), KMP (1 eksemplar), Laporan diserahkan paling lambat 2 minggu setelah kegiatan berakhir. Sepanjang berlangsungnya lokakarya dicatat dalam catatan proses (notulensi) dan dimonitor menggunakan instrumen monitoring yang tersedia.
XI. PENUTUP
Kerangka Acuan pelaksanaan kegiatan Lokakarya Mid-Term Tingkat Propinsi ini disusun sebagai acuan bersama bagi pihak – pihak terkait khususnya pelaksana kegiatan dan proyek untuk koordinasi selama pelaksanaan.
