PEDOMAN/MANUAL MUTU PUSKESMAS SAKRA
I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang
1. Profil Puskesmas
a. Gambaran Umum Puskesmas
Puskesmas ... terletak di pusat kota kecamatan ... Letaknya yang relatif strategis, berada di jalur jalan negara, berada di instansi/ kantor lain seperti kantor Pos, Bank BPD, ... yang memungkinkan kemudahan masyarakat untuk datang mendapatkan pelayanan kesehatan. Puskesmas ... beralamat di Jalan ... ...
Puskesmas ...mempunyai wilayah kerja ... desa dengan jumlah penduduk ... jiwa (BPS 2015). Puskesmas ...memiliki ... Puskesmas Pembantu dan ... Polindes, dengan jenis pelayanan berupa promotif, preventif, kuratif, rehabilitatif.
Puskesmas ...dengan jumlah pegawai / karyawan ... orang, terdiri dari ... PNS, ... orang PTT (bidan) dan .... orang tenaga job. Adapun jumlah pegawai menurut jenis tenaga terdiri dari Dokter...orang., bidan...orang, perawat...orang, HS...orang,
b. Visi Misi dan Motto Puskesmas Visi : ... Misi : 1. ... 2. ,... 3. ... Motto : ...
c. Struktur Organisasi Puskesmas
Struktur organisasi Puskesmas ... mengacu pada Permenkes nomor 75 Tahun 2014 tentang Puskesmas, sebagai berikut :
2. Kebijakan Mutu.
Puskesmas...berkomitmen untuk memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat dengan memperhatikan kebutuhan dan harapan pelanggan. Kami berkomitmen untuk memperbaiki proses pelayanan berdasarkan fakta serta meningkatkan mutu dan kinerja Puskesmas secara konsisten dan berkesinambungan.
3. Proses Pelayanan
a. Peyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) meliputi :
a) UKM Esensial dan Perkesmas meliputi : upaya Promosi Keshatan, Kesehatan Lingkungan, KIA-KB, Perbaikan Gizi, Pencegahan dan Pemberantasan Penyakit, serta Perkesmas.
b) UKM Pengembagan meliputi : kesehatan jiwa, kesehatan gigi masyarakat, kesehatan tradisional, kesehatan olahraga, kesehatan indera, kesehatan lansia, kesehatan kerja, kesehatan remaja, kesehatan haji.
b. Penyelenggaraan Upaya Kesehaan Perorangan (UKP) melipui : a) Pelayanan Rawat jalan
b) Pelayanan UGD c) Pelayanan Rawat Inap. d) Pelayanan persalinan e) Pelayanan kefarmasian f) Pelayanan Laboratorium B. Ruang Lingkup
Lingkup pedoman mutu ini disusun berdasarkan persyaratan standar akreditasi pukesmas, yang meliputi : persyaratan umum sistem manajemen mutu, tanggung jawab manajemen, manajemen sumber daya, proses pelayanan yang terdiri dari penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) yang meliputi UKM esensial dan UKM pengembangan serta Pelayanan Klinis.
Dalam penyelenggaraan UKM dan pelayanan klinis memperhatikan keselamatan sasaran/pasien dengan menerapkan manajemen risiko.
C. Tujuan
Pedoman mutu ini disusun sebagai acuan bagi Puskesmas ...dalam membangun sistem manajemen mutu baik untuk penyelenggaraan UKM maupun untuk penyelenggaraan pelayanan perorangan ( UKP ).
D. Landasan Hukum dan Acuan
1. Landasan Hukum yang digunakan dalam menyusun pedoman mutu ini adalah : a) Undang – undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan;
b) Undang – undang no 36 tahun 2014 tentang tenaga kesehatan
c) Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 75 Tahun 2014 tentang Puskesmas;
d) Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 46 Tahun 2015 tentang Akreditasi Puskesmas, Klinik Pertama, Tempat Praktek Mandiri Dokter, dan Tempat Praktek Mandiri Dokter Gigi;
2. Acuan yang digunakan dalam menyusun pedoman mutu ini adalah : standar akreditasi puskesmas
E. Istilah dan Defisnisi :
1. Dokumen adalah tulisan yang memuat informasi, yang merupakan acuan kerja, bukti pelaksanaan dan penerapan kebijakan, program dan kegiatan, serta bagian dari salah satu persyarakatn ekreditasi Puskesmas.
2. Efektivitas adalah keaktifan, daya guna, adanya kesesuaian dalam suatu kegiatan dengan sasaran yang dituju, yang menekankan pada hasil yang dicapai.
3. Efisiensi adalah daya guna, adanya kesesuaian antara input suatu kegiatan dengan output atau hasil yang dicapai, dengan melihat proses atau cara untuk mencapai hasil tersebut. 4. Kepuasan pelanggan adalah suatu tanggapan perilaku konsumen/pelanggan terhadap suatu
jasa yang diterima (kinerja produk) dibandingkan dengan harapan konsumen/pelanggan. 5. Koreksi adalah pemeriksaan, pembetulan, perbaikan; tindakan untuk menghilangkan
ketidaksesuaian yang ditemukan. pelayanan
6. Pasien adalah seseorang individu yang mencari atau menerima pelayanan medis.
7. Pelanggan adalah seseorang yang menerima layanan atau membina hubungan dengan pemberi layanan (pasien, keluarga pasien, masyarakat umum).
8. Pedoman mutu adalah pedoman yang menjelaskan sistem manajemen mutu, semua ketentuan maupun persyaratan serta kebijakan yang merupakan acuan untuk menjalankan kegiatan operasional Puskesmas.
9. Proses adalah urutan pelaksanaan suatu kegiatan atau serangkaian kegiatan yang saling terkait atau berinteraksi, yang mengubah input menjadi output.
10. Rekaman adalah catatan suatu kejadian atau kegiatan yang sudah dilaksanakan, yang dijadikan sebagai bukti atau dokumen kegiatan tersebut.
11. Sasaran mutu adalah target dari masing-masing unit layanan yang ingin dicapai dalam jangka waktu tertentu.
12. Tindakan korektif adalah tindakan untuk mengatasi penyebab masalah atau penyebab kejadian / situasi yang tidak sesuai, agar tidak terulang kembali.
13. Tindakan preventif adalah tindakan untuk mengantisipasi atau mencegah kemungkinan terjadinya masalah atau penyebab kejadian / situasi yang tidak sesuai, atau menghilangkan faktor penyebab yang potensial.
II. SISTEM MANAJEMEN MUTU DAN PENYELENGGARAAN PELAYANAN A. Persyaratan Umum
Puskesmas ... menetapkan, mendokumentasikan, memelihara sistem manajemen mutu sesuai dengan standar akreditasi Puskesmas. Sistem ini disusun untuk memastikan telah diterapkannya persyaratan pengendalian terhadap proses-proses penyelenggaraan pelayanan kepada masyarakat baik penyelenggaraan upaya puskesmas maupun pelayananan klinis, yang meliputi kejelasan proses pelayanan dan interaksi proses dalam penyelenggaraan pelayananan, kejelasan penanggung jawab, penyediaan sumber daya, penyelenggaraan pelayanan itu sendiri mulai dari perencanaan yang berdasarkan kebutuhan masyarakat/pelanggan, verifikasi terhadap rencana yang disusun, pelaksanaan pelayanana, dan verifikasi terhadap proses pelayanan dan hasil yang dicapai, monitoring dan evaluasi serta upaya penyempurnaan yang berkesinambungan.
B. Pengendalian Dokumen
Secara umum dokumen-dokumen dalam sistem manajemen mutu yang disusun meliputi : - Dokumen level 1 : Kebijakan;
- Dokumen level 2 : Pedoman/manual;
- Dokumen level 3 : Standar operasional prosedur (SOP);
- Dokumen level 4 : Rekaman-rekaman sebagai catatan sebagai akibat pelaksanaan kebijakan, pedoman, dan prosedur.
Adapun mengenai proses pelaksanaan pengendalian dokumen dituangkan dalam standar operasional prosedur (SOP) Pengendalian Dokumen, meliputi : identifikasi penyusunan / perubahan dokumen, penyusunan dokumen, pengesahan dokumen, sosialisasi dokumen, serta pencatatan dokumen, distribusi dan penarikan dokumen.
C. Pengendalian Rekaman
Semua rekaman/arsip/catatan mutu dikelola dengan baik .
Tujuan pengendalian rekaman adalah untuk memastikan semua data kegiatan dapat dimanfaatkan secara maksimal untuk perbaikan.
Rekaman dipastikan teridentifikasi dengan jelas dan ditata dengan rapi sehingga mudah dan cepat ditemukan bila diperlukan.
Rekaman yang ada pada unit pelayanan / upaya Puskesmas dikendalikan oleh masing-masing koordinator unit pelayanan / program
III. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN A. Komitmen Manajamen
Kepala Puskesmas..., penanggung jawab manajemen mutu, penanggung jawab upaya Puskesmas, penanggung jawab pelayanan klinis, dan seluruh karyawan puskesmas bertanggung jawab untuk menerapkan seluruh persyaratan yang ada pada manual mutu ini. Manajemen Puskesmas bertekad untuk menjalankan Sistem Manajemen Mutu secara konsisten dan konsekuen untuk mendukung pencapaian sasaran-sasaran yang diinginkan. Seluruh karyawan harus memahami konsep sistem manajemen mutu dan menjalankannya secara konsisten serta mendukung pelaksanaan perbaikan terus menerus dilakukan pada semua aspek kegiatan.
B. Fokus pada Sasaran/pasien
Pelayanan yang disediakan oleh puskesmas ...dilakukan dengan berfokus pada pelanggan. Pelanggan dilibatkan mulai dari identifikasi kebutuhan dan harapan pelanggan, perencanaan penyelenggaraan upaya puskesmas dan pelayanan klinis, pelaksanaan pelayanan, monitoring dan evaluasi serta tindak lanjut pelayanan.
Penanggung jawab pelayanan dan upaya Puskesmas serta pelaksana kegiatan harus memahami kebutuhan pelanggan dan senantiasa memperbaharui data pelanggan serta cataan tentang pelanggan.
C. Kebijakan Mutu
Kebijakan mutu Puskesmas disosialisasikan dan dipastikan dipahami oleh seluruh karyawan Puskesmas. Kebijakan mutu ditinjau secara berkala untuk menjamin kesesuaiannya.
Seluruh karyawan berkomitmen untuk menyelenggarakan pelayanan yang berfokus pada pelanggan, memperhatikan keselamatan pelanggan, dan melakukan penyempurnaan yang berkelanjutan. Kebijakan mutu dituangkan dalam surat keputusan Kepala Puskesmas yang meliputi kebijakan mutu UKM dan kebijakan mutu pelayanan klinis.
D. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu dan Pencapaian Sasaran Kinerja/Mutu
Sasaran mutu ditetapkan berdasarkan standar kinerja / standar pelayanan minimal yang meliputi indikator-indikator pelayanan klinis, indikator penyelenggaraan upaya puskesmas. Perencanaan disusun dengan memperhatikan kebutuhan dan harapan pelanggan, hak dan kewajiban pelanggan, serta upaya untuk mencapai sasaran kinerja yang ditetapkan.
Perencanaan mutu Puskesmas dan keselamatan pasien berisi program program kegiatan peningkatan mutu yang meliputi:
1. survey kepuasan pasien 2. pengelolaan kotak saran 3. pengelolaan SMS pengaduan 4. audit internal keuangan 5. audit internal barang
6. pengendalian respon time pelayanan di BP, UGD, Konseling dll. 7. Penilaian dan peningkatan kinerja baik UKM maupun UKP 8. Upaya pencapaian enam sasaran keselamatan pasien
10. Penilaian kontrak/kerjasama pihak ketiga
11. Pelaporan dan tindak lanjut insiden keselamatan pasien 12. Peningkatan mutu pelayanan laboratorium
13. Peningkatan mutu pelayanan obat
14. Pendidikan dan pelatihan karyawan tentang mutu dan keselamatan pasien
Memastikan semua sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan dicapai, memelihara/mempertahankan sistem manajemen mutu, melakukan perbaikan / penyempurnaan sistem manajemen mutu, serta merencanakan peningkatan hasil kerja
E. Tanggung jawab dan Wewenang
Kepala Puskesmas..., penanggung jawab manajemen mutu, penanggung jawab pelayanan dan upaya Puskesnas, pelaksana kegiatan serta seluruh karyawan Puskesmas masing-masing mempunyai uraian tugas dalam rangka meningkatkan mutu. Dokumen uraian tugas didokumentasikan oleh karyawan yang bersangkutan dan di manajemen mutu atau Tata Usaha.
F. Wakil / Penanggung jawab Manajemen Mutu
Kepala Puskesmas menunjuk wakil / penanggung jawab manajemen mutu yang bertanggung jawab untuk mengkoordinir seluruh kegiatan mutu di Puskesmas :
a) Memastikan sistem manajemen mutu ditetapkan, diimplementasikan, dan dipelihara; b) Melaporkan kepada manajemen kinerja dari system manajemen mutu dan kinerja
pelayanan;
c) Memastikan kesadaran seluruh karyawan terhadap kebutuhan dan harapan sasaran/pasien.
G. Komunikasi Internal
Komunikasi internal antar pimpinan dengan karyawan merupakan kegiatan yang sangat penting untuk menunjang mekanisme kerja. Komunikasi internal dilakukan dengan cara mini lokakarya, pertemuan lainnya, diskusi, sms, memo dan media lain yang tepat untuk melakukan komunikasi.
Sistem komunikasi dipastikan diatur dengan baik dan menekankan hal-hal sbb :
a) Kepala Puskesmas... mengupayakan agar komunikasi dengan bawahannya dipastikan berjalan lancar.
b) Komunikasi diarahkan untuk peningkatan pemahaman bawahan mengenai sistem manajemen mutu.
c) Komunikasi diarahkan agar karyawan memahami target-target pekerjaan yang ingin dicapai .
d) Komunikasi diarahkan untuk memastikan persyaratan yang telah ditetapkan dipenuhi. e) Komunikasi internal diatur secara sistematis dan terdokumentasi.
f) Komunikasi internal untuk menjelaskan sistem manajemen mutu kepada karyawan g) Komunikasi internal membangun kesadaran mutu demi kepuasan pelanggan h) Penyelenggaraan rapat koordinasi dan diatur dengan baik.
i) Kepala Puskesmas mengadakan pertemuan rutin dengan seluruh staf setiap 1 (satu) bulan sekali dan pertemuan khusus apabila diperlukan.
IV. TINJAUAN MANAJEMEN A. Umum
Evaluasi atau tinjauan manajemen merupakan kegiatan manajemen yang sangat penting dalam rangka pengendalian suatu proses dan kinerja termasuk evaluasi dalam implementasi Sistem Manajemen Mutu. Rapat tinjauan manajemen dilakukan minimal sekali dalam setahun
B. Masukan Tinjauan Manajemen
1. Tinjauan manajemen dipastikan terdokumentasi atau dinotulenkan
2. Agenda tinjauan manajemen ditentukan jauh hari sebelum evaluasi dilaksanakan. 3. Agenda tinjauan manajemen mencakup antara lain hal-hal sebagai berikut :
- Hasil audit internal barang maupun keuangan - Hasil survey kepuasan pasien
- Umpan balik / keluhan pelanggan - Kinerja proses
- Pencapaian sasaran mutu
- Status tindakan koreksi dan pencegahan yang dilakukan - Tindak lanjut tehadap hasil tinjauan manajemen yang lalu - Perubahan terhadap Kebijakan mutu
- Perubahan yang perlu dilakukan terhadap sistem manajemen mutu/sistem pelayanan
C. Luaran Tunjauan
Hasil yang diharapkan dari tinjauan manajemen adalah peningkatan efektivitas sistem manajemen mutu, peningkatan pelayanan terkait dengan persyaratan pelanggan, dan identifikasi perubahan-perubahan, termasuk penyediaan sumber daya yang perlu dilakukan. Hasil tinjauan manajemen dibagikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
Hasil tinjauan manajemen memuat keputusan-keputusan atau kesimpulan mengenai tindakan tindakan yang perlu diambil.
V. MANAJEMEN SUMBER DAYA A. Penyediaan Sumber Daya.
Puskesmas... harus menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan pelayanan dan upaya Puskesmas.
Sumberdaya untuk menjalankan Sistem manajemen Mutu serta untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan dipastikan terpenuhi.
Sumberdaya yang diperlukan diidentifikasi oleh Koordinator Unit dan disampaikan kepada manajemen melalui mekanisme yang telah diatur
Puskesmas ...bertanggungjawab dalam penyediaan sumber daya dengan berkoordinasi dengan Dengan Dinas Kesehatan kabupaten Lombok Timur
B. Manajemen Smber Daya Manusia (SDM)
Puskesmas melakukan analisis ketenagaan termasuk analisis kompetensi karyawan untuk menentukan kebutuhan sumber daya manusia (SDM), kemudian mengusulkan kebutuhan ketenagaann termasuk pelatihan untuk karyawan Puskesmas ke Dinas Kesehatan Kabupaten Lombok Timur. Untuk rekrutmen merupakan wewenang Dinas Kesehatan Kabupaten, sedangkan dalam rangka peningkatan kapasitas melalui pelatihan maupun magang ke puskesmas atau rumah sakit akan di koordinasikan dengan dinas kesehatan kabupaten lombok timur
C. Infrastruktur atau Sarana Kerja
1. Sarana kerja atau infrastruktur untuk mendukung pekerjaan dan mencapai sasaran dan persyaratan produk maupun proses dipastikan terpenuhi.
2. Melakukan pemeliharaan secara teratur terhadap alat – alat maupun fasilitas pendukungnya agar senantiasa dalam kondisi baik dan siap dioperasikan.
3. Sarana kerja baru yang diperlukan secepatnya diidentifikasi dan ditindak lanjuti sesuai prosedur yang berlaku.
4. Memastikan kecukupan dan kelengkapan sarana kerja dan kelaikan kondisi sarana kerja pada bagian yang dipimpinnya
D. Lingkungan Kerja
1. Pengendalian lingkungan kerja dimaksudkan untuk mendukung komitmen mutu dan kepuasan pelanggan dan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan proses pelayanan yang telah ditetapkan.
2. Semua karyawan harus mengupayakan dan menjamin agar lingkungan kerja tetap terkendali dan nyaman.
3. Semua karyawan harus melakukan pemeliharaan secara teratur terhadap sarana maupun alat-alat agar senantiasa dalam kondisi baik dan siap dioperaikan.
VI. PENYELENGGARAAN PELAYANAN
A. Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) Puskesmas 1. Perencanaan UKM, akses dan pengukuran kinerja
Perencanaan UKM meliputi perencanaan tahunan dan perencanaan bulanan. Perencanaan dilakukan untuk menentukan kegiatan-kegiatan dalam rangka menigkatkan akses serta peningkatan mutu kinerja Puskesmas. Target indikator juga ditentukan sebagai dasar untuk melakukan pengukuran kinerja secara berkala.
2. Proses yang berhubungan dengan sasaran
a) Penetapan persyaratan sasaran, dilakukan dengan menentukan sasaran (jenis dan jumlah) untuk masing-masing program / upaya Puskesmas.
b) Menetapkan persayaratan sasaran untuk menerima pelayanan. c) Menetapkan dan menerapkan proses komunikasi dengan sasaran
3. Pembelian / pengadaan barang
a) Puskesmas ... berupaya untuk memenuhi kebutuhan barang untuk pelaksanan upaya Puskesmas.
b) Penanggung jawab upaya Puskesmas dan pengelola program mengidentifikasi kebutuhan barang dan menyerahkan ke sub bagian Tata Usaha.
c) Petugas inventaris bersama Tim atau Panitia Pengadaan barang menginventaris kebutuhan barang, barang yang bisa pengadaan sendiri dan barang yang diadakan melalui proses kabupaten.
d) Pengadaan barang dilakukan oleh tim pangadaan barang melalui proses yang sudah ditetapkan.
4. Penyelenggaraan UKM
a) Pengendalian proses penyelenggaraan upaya Puskesmas dilakukan di Puskesmas ... meliputi :
- Ketersediaan informasi mengenai upaya atau program, - Menetapkan pedoman dan/atau kerangka acuan program, - Menetapkan SOP,
- Penggunaan alat dan media,
- Menetapkan tolok ukur dalam pelaksanaan kegiatan yang bersumber dari SPM maupun yang sudah ditetapkan oleh dinas kesehatan kabupaten Lombok Timur b) Validasi proses penyeleggaraan
- Ketentuan untuk melakukan peninjauan atau kajian ulang. - Penerapan SOP dan metode yang sudah ditetapkan. - Melakukan validasi ulang
c) Identifikasi dan mampu telusur
Seluruh kegiatan upaya Puskesmas yang telah dilaksanakan harus diidentifikasi sehingga mampu ditelusuri.
Proses identifikasi secara garis besar melalui : buku register, laporan kegiatan, laporan program, dan lain-lain.
Dalam melaksanakan kegiatan upaya Puskesmas, petugas harus memperhatikan hak dan kewajiban sasaran yang harus dituangkan dan disosialisasikan ke seluruh desa wilayah kerja puskesmas...dan di pasang di tempat tempat strategis di wilayah puskesmas ...
e) Manajemen risiko dan keselamatan sasaran
Dalam melaksanakan kegiatan upaya Puskesmas, petugas harus menerapkan manajemen rsiko dan keselamatan sasaran sesuai dengan kebijakan kepala Puskesmas dan pedoman yang telah ditetapkan.
5. Pengukuran, analisis, dan penyempurnaan sasaran kinerja UKM : a) Umum :
- Semua peleksana program/kegiatan melakukan pemantauan dan pengukuran terhadap kegiatannya.
- Pemantauan dan pengukuran direncanakan sebelum dilaksanakan - Data kegiatan dikumpulkan untuk dianalisa .
- Hasil pengukuran/pemantauan/analisa dipakai untuk menentukan apakah kegiatan yang sudah dilaksanakan sudah sesuai dengan manajemen mutu atau tidak.
- Metode pemantauan / pengukuran /analisa / perbaikan dipastikan sesuai dengan tujuan.
b) Pemantauan dan Pengukuran : - Kepuasan pelanggan :
Kepuasan pelanggan/sasaran terhadap layanan yang diberikan harus dipantau secara berkala, untuk menilai dan mengukur kinerja sistem manajemen mutu. Kepuasan pelanggan dilakukan dengan cara survey kepuasan pasien baik di rawat inap maupun di rawat jalan di puskesmas...
- Audit internal :
Audit internal dilakukan untuk memastikan sistem manajemen mutu diimplementasikan secara efektif dan hasilnya sesuai dengan yang direncanakan. Tim audit internal dibentuk dengan keputusan kepala Puskesmas.
Pelaksanaan audit internal dilaksanakan sesuai SOP yang telah ditetapkan. - Pemantauan dan pengukuran proses program
Pemantauan dan pengukuran proses kegiatan program dilakukan untuk mengevaluasi efektifitas sistem manajemen mutu dan program, dengan menggunakan daftar tilik sesuai dengan SOP yang sudah ditetapkan.
- Pemantauan dan pengukuran hasil kegiatan
Pemantauan dan pengukuran hasil kegiatan/layanan dilakukan untuk memastikan persyaratan program terpenuhi, dan dilaksanakan berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan.
c) Pengendalian (jika ada hasil yang tidak sesuai)
- Hasil seluruh program yang tidak sesuai adalah yang kondisinya berada di luar batas persyaratan yang telah ditetapkan pada rencana monitoring program ; - Hasil program yang tidak sesuai dikendalikan serta dicegah agar tidak digunakan
- Ketidaksesuaian dan tindakan yang diambil harus dicatat;
- Bilamana pelayanan/program Puskesmas tidak sesuai diperbaiki maka harus dilakukan verifikasi ulang.
d) Analisis Data
- Data-data proses atau implementasi sistem manajemen mutu harus dikelola dengan baik;
- Data dianalisa dengan menggunakan teknik-teknik yang sesuai, misalkan menggunakan teknik statistik;
- Analisis data dilakukan oleh setiap Koordinator Program, kegiatannya untuk mengetahui tingkat kinerja masing-masing proses atau melihat kesenjangan-kesenjangan yang ada sehingga dapat dilakukan tindakan perbaikan.
- Hasil analisiis data harus mengarah pada pengidentifikasian ketidaksesuaian, ketidakefektifan dan tindakan-tindakan perbaikan yang diperlukan.
e) Peningkatan berkelanjutan
- Karyawan dan koordinator harus melakukan perbaikan secara terus menerus terhadap efektivitas sistem manajemen mutu sesuai dengan tugas, tanggung jawab dan wewenangnya.
- Semua perbaikan mengacu pada komitmen yang tertuang dalam kebijakan mutu,sasaran mutu, hasil audit, analisa data tindakan koreksi dan prevensi serta tinjauan manajemen.
f) Tindakan Korektif dan Preventif
- Tujuan dari tindakan korektif dan tindakan preventif adalah mencegah terulangnya masalah yang sama dan untuk meningkatkan kinerja puskesmas secara keseluruhan.
- Upaya tindakan korektif dan preventif dipastikan sesuai dengan skala dampak yang dapat ditimbulkan dari masalah tersebut.
- Agar proses tindakan koreksi berjalan lancar dan hasilnya efektif, dipastikan prosedur tindakan koreksi disediakan yang mencakup:
1. Meninjau ketidak-sesuaian termasuk keluhan pelanggan. 2. Menentukan penyebab-penyebab masalah
3. Merencanakan dan melaksanakan tindakan koreksi 4. Menyimpan Rekaman Mutu tindakan koreksi 5. Meninjau efektivitas tindakan koreksi
- Koordinator program/upaya Puskesmas bertanggungjawab memastikan tindakan korektif dan preventif yang telah dilaksanakan efektif
- Tindakan korektif dan preventif harus sesuai dengan dampak dari masalah dan pelaksanaannya sesuai dengan SOP yang telah ditetapkan.
B. Upaya Kesehatan Perseorangan / Pelayanan Kliinis : 1. Perencanaan Pelayanan Klinis
Perencanaan pelayanan klinis dilakukan agar pelaksanaan pelayanan konsisten dengan persyaratan-persyaratan dari sistem manajemen mutu, serta telah didokumentasikan dalam bentuk yang sesuai dengan metode operasional yang telah ditentukan.
2. Proses yang berhubungan dengan pelanggan
Penetapan persyaratan pelanggan sesuai dengan jenis pelayanan, meliputi persyaratan untuk menerima pelayanan dan proses pelayanan.
Menetapkan dan menerapkan proses komunikasi yang efektif dengan pelanggan.
3. Pembelian / pengadaan barang
a) Puskesmas ... berupaya untuk memenuhi kebutuhan barang untuk pelaksanan pelayanan klinis.
b) Penanggung unit pelayanan mengidentifikasi kebutuhan barang dan menyerahkan ke sub bagian Tata Usaha.
c) Petugas inventaris bersama Tim atau Panitia Pengadaan barang menginventaris kebutuhan barang, barang yang bisa pengadaan sendiri dan barang yang diadakan melalui proses kabupaten.
d) Pengadaan barang dilakukan oleh Tim pangadaan barang melalui proses yang sudah ditetapkan.
4. Penyelenggaraan Pelayanan klinis
a) Pengendalian proses penyelenggaraan pelayanan klinis dilakukan di Puskesmas ... meliputi :
- Ketersediaan informasi mengenai jenis pelayanan, - Menetapkan pedoman dan SOP yang dibutuhkan, - Penggunaan dan pemeliharaan peralatan,
- Menetapkan kegiatan pemantauan dan pengukuran. b) Validasi proses pelayanan
- Ketentuan untuk melakukan peninjauan atau kajian ulang. - Persyaratan peralatan dan kualifikasi ketenagaan.
- Penerapan SOP dan metode yang sudah ditetapkan. - Melakukan validasi ulang
c) Identifikasi dan ketelusuran
Seluruh kegiatan pelayanan yang telah dilaksanakan harus diidentifikasi sehingga mampu ditelusuri.
Proses identifikasi secara garis besar melalui proses rekam medik, buku register, laporan kegiatan, dan lain-lain.
d) Hak dan kewajiban sasaran
Dalam memberikan pelayanan klinis, petugas harus memperhatikan hak dan kewajiban pelanggan, mengutamakan kebutuhan pelanggan/pasien.
- Puskesmas merawat dan menjaga dari kerusakan dan kehilangan barang milik pelanggan selama berada di bawah kendali Puskesmas atau digunakan dalam proses pemberian pelayanan kepada pelanggan ybs.
- Bila barang milik pelanggan digunakan atau digabungkan dalam pemberian pelayanan (seperti: Data Rekam medik pasien, spesimen laboratorium, obat yang dibawa sendiri, alat kesehatan milik sendiri), maka barang tersebut harus diidentifikasi, diverifikasi, dilindungi dan dijaga.
- Bila ada barang milik pelanggan yang hilang, rusak atau tidak sesuai maka hal tersebut harus dilakukan penanganan sesuai prosedur pengendalian ketidaksesuaian pelayanan.
f) Manajemen risiko dan keselamatan pasien
Dalam melaksanakan kegiatan upaya Puskesmas, petugas harus menerapkan manajemen rsiko dan keselamatan pasien sesuai dengan kebijakan kepala Puskesmas dan pedoman yang telah ditetapkan.
5. Peningkatan Mutu Pelayanan Klinis dan Keselamatan Pasien : a) Penilaian indikator kinerja klinis;
b) Pengukuran pencapaian sasaran keselamatan pasien; c) Pelaporan insiden keselamatan pasien;
d) Analisis dan tindak lanjut; e) Penerapan manajemen risiko.
6. Pengukuran, analisis, dan penyempurnaan pelayanan klinis : a) Umum :
- Semua unit pelayanan melakukan pemantauan dan pengukuran terhadap kegiatannya. - Pemantauan dan pengukuran direncanakan sebelum dilaksanakan
- Data kegiatan dikumpulkan untuk dianalisis .
- Hasil pengukuran/pemantauan/analisia dipakai untuk menentukan apakah kegiatan yang sudah dilaksanakan sudah sesuai dengan manajemen mutu atau tidak.
- Metode pemantauan / pengukuran /analisis / perbaikan dipastikan sesuai dengan tujuan.
b) Pemantauan dan Pengukuran : - Kepuasan pelanggan :
Kepuasan pelanggan/pasien terhadap layanan yang diberikan harus dipantau secara berkala, untuk menilai dan mengukur kinerja sistem manajemen mutu. - Audit internal :
Audit internal dilakukan untuk memastikan sistem manajemen mutu diimplementasikan secara efektif dan hasilnya sesuai dengan yang direncanakan. Tim audit internal dibentuk dengan keputusan kepala Puskesmas.
Pelaksanaan audit internal dilaksanakan sesuai SOP yang telah ditetapkan. - Pemantauan dan pengukuran proses pelayanan
Pemantauan dan pengukuran proses pelayanan dilakukan untuk mengevaluasi efektifitas sistem manajemen mutu dan pelayanan, dengan menggunakan daftar tilik sesuai dengan SOP yang sudah ditetapkan.
- Pemantauan dan pengukuran hasil layanan
Pemantauan dan pengukuran hasil layanan dilakukan untuk memastikan persyaratan pelayanan terpenuhi, dan dilaksanakan berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan.
c) Pengendalian (jika ada hasil yang tidak sesuai)
- Hasil seluruh layanan yang tidak sesuai adalah yang kondisinya berada di luar batas persyaratan yang telah ditetapkan pada rencana monitoring program;
- Hasil pelayanan yang tidak sesuai dikendalikan serta dicegah agar tidak digunakan dan tidak dikirim ke proses selanjutnya, sesuai prosedur yang telah ditetapkan; - Ketidaksesuaian dan tindakan yang diambil harus dicatat;
- Bilamana pelayanan Puskesmas tidak sesuai diperbaiki maka harus dilakukan verifikasi ulang.
d) Analisis Data
- Data-data proses atau implementasi sistem manajemen mutu harus dikelola dengan baik;
- Data dianalisis dengan menggunakan teknik-teknik yang sesuai, misalkan menggunakan teknik statistik;
- Analisis data dilakukan oleh setiap koordinator unit pelayanan, kegiatannya untuk mengetahui tingkat kinerja masing-masing proses atau melihat kesenjangan-kesenjangan yang ada sehingga dapat dilakukan tindakan perbaikan. - Hasil analisiis data harus mengarah pada pengidentifikasian ketidaksesuaian,
ketidakefektifan dan tindakan-tindakan perbaikan yang diperlukan. e) Peningkatan berkelanjutan
- Karyawan dan koordinator harus melakukan perbaikan secara terus menerus terhadap efektivitas sistem manajemen mutu sesuai dengan tugas, tanggung jawab dan wewenangnya.
- Semua perbaikan mengacu pada komitmen yang tertuang dalam kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisis data tindakan koreksi dan prevensi serta tinjauan manajemen.
f) Tindakan Korektif dan Preventif
- Tujuan dari tindakan korektif dan tindakan preventif adalah mencegah terulangnya masalah yang sama dan untuk meningkatkan kinerja puskesmas secara keseluruhan.
- Upaya tindakan korektif dan preventif dipastikan sesuai dengan skala dampak yang dapat ditimbulkan dari masalah tersebut.
- Agar proses tindakan koreksi berjalan lancar dan hasilnya efektif, dipastikan prosedur tindakan koreksi disediakan yang mencakup:
1. Meninjau ketidak-sesuaian termasuk keluhan pelanggan/pasien. 2. Menentukan penyebab-penyebab masalah
3. Merencanakan dan melaksanakan tindakan koreksi 4. Menyimpan Rekaman Mutu tindakan koreksi 5. Meninjau efektivitas tindakan koreksi
VII. PENUTUP
Demikian Pedoman Manual Mutu ini dibuat dan telah disahkan oleh Kepala Puskesmas... untuk dijadikan acuan dalam bertindak dan mengambil keputusan dalam rangka menjalankan sistem manajemen serta tugas dan tanggung jawab masing-masing sesuai dengan kapasitas dan wewenang yang telah diberikan.
Kepala Puskesmas ... Kabupaten Lombok Timur
... NIP. ...
SURAT PERNYATAAN
No. ..../ /.../.../2016
Pada hari ini ... Tanggal satu bulan ...tahun dua ribu enambelas,
Kami yang bertanda tangan di bawah ini adalah Kepala puskesmas...dan seluruh karyawan dan karyawati menyatakan bahwa akan berkomitmen dalam rangka peningkatan Mutu dan kinerja Puskesmas secara konsisten dan berkesinambungan
No. Nama Jabatan Tanada Tangan
1 1. 2 2. 3 3. 4 4. 5 5. 6 6 7 7 8 8 9 9 10 10 11 11 12 12 13 13 14 14 15 15 16 16 17 17 18 18 19 19 20 20 21 21 22 22 23 23 24 24 25 25
PEMERINTAH KABUPATEN LOMBOK TIMUR
D I N A S K E S E H A T A N
PUSKESMAS ...
Jalan ...
No. Tanada Tangan 26 26 27 27 28 28 29 29 30 30 31 31 32 32 33 33 34 34 35 35 36 36 37 37 38 38 39 39 40 40 41 41 42 42 43 43 44 44 45 45 46 46 47 47 48 48 49 49 50 50 51 51 52 52 53 53 54 54 55 55 56 56 57 57 58 58 59 59 60 60 61 61 62 62 63 63 64 64
