Proposal Proyek Sistem Informasi Manajemen

(1)

Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak

PROPOSAL PROYEK SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem Administrasi Pengarsipan Surat

Oleh :

Galberto Tuwondila

682006017

Lista L Nagara

682006041

Program Studi Sistem Informasi

Fakultas Teknologi Informasi

Universitas Kristen Satya Wacana

Salatiga, 2010

(2)

1. Pendahuluan

1.1. Tujuan

Tujuan pembuatan dokumen spesifikasi kebutuhan Perangkat lunak (SKPL) ini adalah untuk memberi penjelasan dan pemahaman mengenai Sistem Administrasi Pengarsipan Surat (SAPS). Dokumen ini berisi tujuan pembuatan sistem, fitur-fitur sistem yang akan dibangun, interface sistem, kegunaan dan kehandalan sistem serta batasan-batasan dari operasional sistem. Dokumen ini juga bertujuan untuk menyelesaikan tugas pembuatan project sistem informasi dan juga ditujukan untuk Sekretariat Daerah Kabupaten Halmahera Utara demi mendapatkan Persetujuan.

1.2. Lingkup Masalah

Perangkat lunak yang dirancang adalah perangkat lunak berbasis desktop aplikasi untuk memudahkan dan mendukung efisiensi kerja serta membantu meningkatkan produktivitas pegawai yang menangani pengarsipan surat. Sistem ini diberi nama dengan Sistem Administrasi Pengarsipan Surat (SAPS).

1.3. Definisi, akronim dan singkatan

Istilah Penjelasan

SKPL

Merupakan dokumen yang menjelaskan secara spesifik dari kebutuhan sistem, fungsi sistem dan batasan-batasan yang akan diusulkan.

SAPS Merupakan nama dari Sistem Administrasi Pengarsipan

Surat.

Sekretariat Daerah Merupakan salah satu instansi pemerintahan.

Desktop Application Merupakan salah satu antarmuka pengguna sistem yang

berbasis dektop. ORM

Merupakan salah satu teknologi java yang mengandalkan object dalam pengkodean sehingga saling berelasi dan mempermudah dalam pengembangan sistem.

Database Sekumpulan data yang disimpan dalam sebuah sistem

JAVA Salah satu bahasa pemograman yang berorientasi object

yang digunakan untuk pengembangan system. 1.4. Referensi.

(3)

- Kristoko Dwi Hartomo,S.Kom,M.Kom, Materi Kuliah Proyek Sistem

Informasi Manejemen, Fakultas Teknologi Informasi – Universitas Kristen

Satya Wacana.

- Institut Teknologi Bandung Panduan GL01, Panduan Penggunaan dan

Pengisian Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak, Jurusan Teknik

Informatika

- Restyandito, Rekayasa Perangkat Lunak TI1153, Universitas Kristen Duta Wacana.

- Sri Dharwiyanti, Pengantar Unified Modeling Language (UML). Ilmu computer.com

2. Kebutuhan Perangkat Lunak.

2.1. Deskripsi Umum Perangkat Lunak.

Dalam rangka mempermudah dan mempercepat pengarsipan surat maka diperlukan suatu sistem yang terkomputerisasi. Keberadaan Sistem Administrasi Pengarsipan Surat (SAPS) ini diharapkan mampu meningkatkan kerja dan kontribusi kemudahan bagi instansi pemerintah terkhususnya Sekretariat Daerah kabupaten Halmahera Utara.

Sistem ini menyediakan berbagai tools untuk pencatatan ataupun pengarsipan surat yang semula dilakukan secara manual. sistem ini juga mudah dimengerti dan mudah digunakan karena dirancang untuk memudahkan pegawai pengarsipan dalam mengatur arsip surat serta membuat laporan. Selain itu mampu melakukan pencatatan kepala surat, termasuk isi suratnya.

Perangkat lunak SAPS ini akan mengotomasi proses pencacatan dan pengelolaan surat yang terdiri dari dua bagian yaitu surat masuk dan surat keluar.

Surat masuk adalah semua surat yang berasal dari instansi di luar sekretariat

daerah dan ditujukan untuk personal atau bagian yang berwenang yang ada dalam sekretariat daerah. Surat keluar adalah semua surat yang berasal dari sekretariat daerah dan ditujukan untuk personal atau bagian yang berada di luar sekretariat daerah. Fungsi utama sistem ini adalah melakukan pengarsipan terhadap surat yang masuk maupun surat keluar secara detail.

Perangkat lunak ini dapat dijalankan oleh server pada lingkungan sistem operasi Microsoft Windows XP yang dilengkapi dengan Java Development Kit (JDK)

(4)

untuk mendukung salah satu bahasa pemograman JAVA dan juga dibangun dengan menggunakan metode pendekatan Object Relational Mapping (ORM) pada JAVA.

Gambaran Umum Sistem Administrasi Pengarsipan Surat adalah sebagai berikut :

gambar 1. Sistem Adminitrasi Pengarsipan Surat

Sistem Administrasi Pengarsipan memiliki 2 aktor, yaitu Operator dan pegawai pengarsipan. Pegawai pengarsipan hanya bisa melihat data surat masuk dan data surat keluar. Sedangkan Operator Pengarsipan bertujuan untuk mengakses dan mengelola pengarsipan surat masuk serta surat keluar dan juga mangatur hak akses dari para pegawai.

2.2. Batasan – batasan Perangkat Lunak

- Sistem yang dibangun hanya diperuntukan bagi instansi pemerintahan khususnya Sekretariat Daerah

- Aplikasi yang di bangun hanya berbasis desktop application tidak untuk web based.

- Backup data dilakukan secara manual

- Informasi laporan yang dicetak hanya laporan surat masuk, laporan surat keluar, Disposisi surat serta format surat keluar.

- Hanya memuat informasi data penerima surat bukan sebagai data kepegawaian secara detail.

2.3. Lingkup operasi.

2.3.1. Analisa Kebutuhan Hardware 4

(5)

Perangkat keras (Hardware) untuk menunjang berjalannya Sistem Administrasi Pengarsipan Surat di Sekretariat Daerah sebaiknya memenuhi kriteria minimum sebagai berikut :

1. Perangkat Komputer dengan spesifikasi minimum : a. Processor (R) dual core CPU 2.10 GHz

b. RAM 512 MB

c. Free Space Hardisk 80 GB d. USB Support

e. Monitor 15 inci f. Keyboard g. Mouse 2. Printer.

Minimal Printer yang digunakan adalah printer warna. 3. Kabel LAN.

2.3.2. Analisa Kebutuhan Software. 1. Sistem Operasi

Dapat menggunakan berbagai macam sistem operasi, tetapi karena aplikasi ini didasarkan dengan basis OpenSource maka disarankan untuk menggunakan urutan pemilihan sebagai berikut :

a. LINUX b. Mac OS c. Windows XP 2. Database a. MySQL Server 5.0 b. MySQL Client 5.0 c. JDBC Connector 3. Aplikasi a. Netbeans IDE 6.7

b. Ireport dan Jesper Report c. PDF Reader

d. JDK (Java Development Kit) dan JRE (Java Runtime Edition).

3. Deskripsi Global Perangkat Lunak.

(6)

Gambar 2. Deskripsi Global Perangkat Lunak.

4. Spesifikasi Kebutuhan.

6

Input

o Input data Surat Masuk o Input data Surat Keluar o Input data user

o Input Inventaris o Input Posisi Surat o Input Disposisi

Proses

o Pencatatan Surat Masuk o Pencatatan Surat Keluar o Pencatatan Inventaris o Pembuatan Disposisi o Pencatatn User

Output

o Laporan surat masuk

o Laporan surat keluar

o Laporan user

o Cetak Surat Keluar

(7)

Arsip Surat

Login

Laporan Surat Masuk

Laporan Surat Keluar Disposisi

Surat Keluar Input Data Delete Data Update Data Update Delete Insert view data view

Setting User _{Surat Keluar}

Cetak Dokumen Surat Masuk Login Operator <<include>> <<include>> <<include>> operator Pencatatan Posisi Dokumentasi Data Penerima Login Pegawai <<include>> Pegawai <<include>> <<include>>

4.1. Kebutuhan Antarmuka Eksternal.

Kebutuhan antarmuka eksternal pada perangkat lunak Sistem Administrasi Pengarsipan Surat (SAPS) mencakup kebutuhan antarmuka pemakai, antarmuka perangkat keras, antarmuka perangkat lunak dan antarmuka komunikasi.

4.1.1. Antarmuka Pemakai.

Antarmuka pemakai yang dirancang menggunakan Desktop Aplikasi. SAPS mejalankan operasi dan masukan berdasarkan perintah dari pemakai melalui Mouse atau yang diketik melalui keyboard dan hasil yang dikeluarkan oleh sistem dapat dilihat langsung oleh pemakai melalui layar monitor.

4.1.2. Antarmuka Perangkat Keras.

Kebutuhan minimum perangkat keras yang digunakan oleh SAPS adalah a. Monitor

b. PC Compatibel c. Keyboard d. Mouse

4.1.3. Antarmuka Perangkat Lunak.

Pengembangan aplikasi ini menggunakan bahasa pemograman JAVA dengan tools yang dipakai adalah Netbeans IDE 6.7 dan MySQL server 5.0 serta MySQL Client 5.0 sebagai salah satu database sistem. Untuk mengkoneksikan Netbeans ke Database dibutuhkan library yang harus di import ke Netbeans. Library yang dibutuhkan antara lain MySQL connector dan juga Hibernate dalam pemakaian Object Relational Mapping.

4.1.4. Antarmuka Komunikasi.

Yang dibutuhkan hanya sebuah komputer server dan satu atau beberapa komputer client yang terhubung secara client-server dalam lingkup jaringan Internet atau intranet berbasis protokol Transmission Control Protocol/Internet Protocol (TCP/IP).

4.2. Analisis Kebutuhan Fungsional. 4.2.1. Use case Diagram.

(8)

Gambar 3. Usecase Diagram Sistem Administrasi Pengarsipan Surat.

a. Definisi Actor.

Di dalam Sistem Administrasi Pengarsipan Surat terdapat 2 buah aktor, yaitu operator dan pegawai.

NO Aktor Deskripsi

1 Operator Operator adalah orang yang memaintance

terhadap Sistem Administrasi Pengarsipan Surat. Tugas yang dilakukannya adalah memanipulasi data surat masuk dan surat keluar, Melakukan pencatatan posisi document, mencatat data penerima surat, mencetak document surat, serta dapat melakukan pengaturan pegawai untuk akses terhadap sistem.

2 Pegawai Pegawai adalah orang yang hanya bisa diberikan

hak akses untuk melihat Data surat masuk atau surat keluar. Pemberian hak akses dilakukan oleh operator.

4.2.2. Kemampuan Fungsional :

1. Melakukan pengolahan data untuk surat masuk

(9)

a. Tambah data b. Edit data c. Hapus data

2. Melakukan pengolahan data surat keluar a. Tambah data

b. Hapus data c. Edit data

3. Melakukan pencatatan penempatan surat a. Tambah data

b. Edit data c. Hapus data

4. Melakukan pencatan arsip surat

5. Melakukan pengelolaan instansi penerima surat a. Tambah data

6. Melakukan pengelolaan data user a. Tambah data

7. Melakukan pencetakan dokumen a. Surat keluar

b. Disposisi

c. Laporan surat masuk d. Laporan surat keluar e. Laporan user

8. Melakukan pengelolaan data nomor surat a. Tambah data

4.2.3. Activity Diagram

1. Activity Diagram untuk Login 9

(10)

start Akses Menu Setting User do/ Memilih Menu setting User Pada Tampilan Utama

Input User Baru do/ Memasukan User Baru

Ubah User do/ Merubah user yang sudah ada / sama.

Simpan perubahan User event simpan/ Menyimpan User yang sudah dirubah

Tampilkan konfirmasi event konfirm/ Mau dilakukan perubahan User?

Sukses event infoSukses/ perubahan inputan sukses

User sama event info/ User yang diinput sudah tersedia sebelumnya

Simpan User Baru event simpan/ Menyimpan User yang baru

Cek apakah Inputan Sudah tersedia sebelumnya? Form Setting User

event tampil/ Menampilkan Form Setting User

end

Tidak ya

ya

:sistem Operator

Input Username Dan Password

do/ Operator/Pegawai Memasukan Username & Password

start

Akses Form Login

do/ klik sistem pengarsipan surat

end Tampil Form Utama

event tampilUtama/ Mengakses Form Utama

Login Sukses

event informasi/ Pesan sukses ditampilkan

Cek apakah Inputan Benar? Tampil Form Login

event Tampil/ sistem menampilkan Form Login

Salah

benar

Sistem Pengguna

Gambar 4. Aktifity Diagram Login.

2. Activity Catat posisi surat

start akses Form

do/ Mengakses Form Catat posisi Document

input posisi document

do/ menginput posisi document

Form Catat Posisi Document

event Tampil/ menampilkan Form

end

cek Posisi apakah penuh? ya

simpan inputan

event simpan/ input posisi document sukses exit/ mau diinput lagi?

tidak input lagi

tidak

Sistem Operator

Gambar 5. Activity Diagram Catat Posisi.

3.Pengaturan User

(11)

Gambar 6. Activity Diagram Pengaturan user.

4. Activity Cetak Dokumen

Gambar 7. Activity Diagram Cetak Document..

5. Activity hapus surat keluar

11 start

Akses Form Cetak Document

do/ Mengakses Form Cetak Document

pilih Jenis Cetak

do/ Memilih Jenis Cetak Document

end Tampil form

event tampil/ menampilkan Form Cetak Document

Mau dicetak apa?

cetak laporan surat Keluar

event laporanSuratKeluar/ mencetak laporan surat keluar ... exit/ mau dilanjutkan?

laporan Surat Keluar

cetak Laporan surat Masuk

event LaporanSuratMasuk/ Mencetak laporan surat masuk exit/ mau dilanjutkan?

laporan surat masuk

laporan surat keluar

cetak disposisi

event cetakDisposisi/ mencetak disposisi surat exit/ mau dilanjutkan?

disposisi

cetak surat keluar

event SuratKeluar/ mencetak format surat keluar. exit/ mau dilanjutkan?

surat keluar ya

tidak

sistem Operator

(12)

start akses Surat Masuk

do/ akses form surat Masuk

hapus Surat Masuk

do/ Menghapus Surat Masuk

Tampil Form Surat Masuk

event tampil/ Menampilkan Form Surat Masuk

Jenis Hapus

Hapus Semua surat Masuk

event hapus Semua/ menghapus semua data surat Masuk

hapus semua

hapus data terpilih

event hapus terpilih/ Menghapus surat Masuk yang dipilih

Hapus Terpilih

end sukses dihapus

event informasi/ hapus data sukses exit/ mau dilanjutkan?

ya

tidak

sistem Operator

start

Akses Form Pencarian

do/ Mengakses Form Pencarian

input Kata Kunci

do/ Memasukan kata kunci Pencarian

ya

end Tampil Data Pencarian

event Tampil/ Menampilkan data yang dicari exit/ Mau dilanjutkan?

kosong

event info/ tampilkan informasi data kosong exit/ Mau Dilanjutkan?

cek Apakah Ada Data? Form Pencarian

event tampil/ Menampilkan Form Pencarian

tidak ada ada tidak :Sistem :Pengguna start

akses Surat Keluar

do/ akses form surat Keluar

hapus Surat Keluar

do/ Menghapus Surat Keluar

Tampil Form Surat Keluar

event tampil/ Menampilkan Form Surat Keluar

Jenis Hapus

Hapus Semua surat Keluar

event hapus Semua/ menghapus semua data surat Keluar

hapus data terpilih

event hapus terpilih/ Menghapus surat Keluar yang dipilih

end sukses dihapus

event informasi/ hapus data sukses exit/ mau dilanjutkan?

ya hapus semua Hapus Terpilih tidak sistem Operator

Gambar 8. Activity Diagram Hapus Surat Keluar.

6. Hapus surat masuk

Gambar 9. Activity Diagram Hapus Surat Masuk.

7. Pencarian Surat

(13)

Gambar 10. Activity Diagram Pencarian Surat.

8. Surat Keluar

Gambar 11. Activity Diagram Surat Keluar.

9. Surat Masuk

13

start akses Form Surat Masuk do/ Mengakses Form Surat Masuk

Memilih Jenis Inputan do/ Memilih jenis inputan ubah/simpan baru

input data baru do/ memasukan data surat Masuk yang baru

input data ubah do/ menubah data surat Masuk yang lama

end Tampil Form event tampil/ Menampilkan Form Surat Masuk

jenis inputan apa? Tampil Form Input Baru event input/ Menampilkan Form Input data baru

input baru

apakah datanya lengkap? tidak

simpan surat Masuk event simpan/ simpan data surat Masuk sukses exit/ mau dilanjutkan?

ya

Tampil ubah data surat Masuk event ubah/ menampilkan form ubah data

ubah data

apakah datanya Ok? tidak

ubah surat Masuk event ubah/ merubah data surat Masuk exit/ Mau dilanjutkan?

ya

tidak ya

Sistem Operator

(14)

Gambar 12. Activity Diagram Surat Masuk.

4.2.4. Sequence Diagram

1. Catat Posisi Dokumen

: FormCatatPosisi

: operator : FormUtama : TBPosisi 1: Buka Form Utama

2: Buka Form Catat Posisi

3: Tampil Form Catat Posisi 4: Input Data Posisi Document

5: Simpan posisi Document

6: true 7: Sukses Manipulasi

Gambar 13. Sequence Diagram Catat Posis Documeni.

2. Cetak Dokumen

(15)

: operator : FormUtama : FormC etakDocument

:

FormSet... : TBSuratKeluar : TBSuratMasuk : TBDisposisi 1: B uka Form Utama

2: B uka Form C etak D ocument

3: Tampilkan Form C etak Document 4: S eleksi data Laporan Surat Keluar

5: Load S urat Keluar 6: Cetak Laporan Surat Keluar 7: S eleksi D ata Laporan Surat Masuk

8: Load Surat Masuk 9: cetak Laporan S urat Masuk

10: seleksi Data Surat Keluar

11: load Surat Keluar 12: cetak Surat Keluar 13: seleksi D ata Disposisi

15: cetak Disposisi Surat 16: tampilkan Hasil C etak

14: load Disposisi S urat

Gambar 14. Sequence Diagram Cetak Document.

1. Login

: Pengguna : FormLogin : DbArsipSurat : FormUtama 1: login

2: verifikasi 3: true

4: akses Form Utama 5: Logout

Gambar 15. Sequence Diagram Login.

2. Pencarian Surat Keluar 15

(16)

: P engguna : F orm Utama : F ormP encarianS uratK eluar : TBS uratK eluar 1: B uka Form Utam a

2: B uka Form C ari S urat K eluar 3: Tampilkan Form C ari

4: Masukan K ategori P encarian

5: Load D atabase 6: Tam pilkan Hasil P encarian

Gambar 16. Sequence Diagram Pencarian Surat Keluar.

3. Pencarian Surat Masuk

: Pengguna : FormUtama : FormPencarianSuratMasuk : TBSuratMasuk

1: Buka Form Utama

2: Buka Form Cari Surat Masuk 3: Tampilkan Form cari

4: Masukan Kategori Pencarian

5: Load Data Table 6: Tampilkan Hasil Pencarian

Gambar 17. Sequence Diagram Pencarian Surat Masuk.

4. Pengaturan User

(17)

: operator : FormUtama _{: FormSettingUser} : TBUser 1: Buka FormUtama

2: Buka Form Setting User

3: Tampil Form User 4: Input User baru

5: Simpan User 6: true 7: Ubah Data User

8: Ubah Table Data User 9: True 10: Hapus Data User

11: Hapus Data Table 12: true 13: Manipulasi Sukses

Gambar 18. Sequence Diagram Pengaturan User.

5. Surat Keluar

: operator : FormUtama : FormSurat Keluar : TBSuratKeluar 1: buka Form Utama

2: Buka Form Surat Keluar 3: Tampilan Form Surat Keluar

4: Input Surat Keluar

5: Simpan Surat Keluar

8: Ubah Data Table

11: Hapus Data Table 12: Manipulasi Data Sukses

6: true 7: Ubah Surat Keluar

9: true 10: Hapus Surat Keluar

Gambar 19. Sequence Diagram Surat Keluar.

6. Surat Masuk

(18)

: operator : FormUtama : FormSurat Keluar : TBSuratKeluar

1: buka Form Utama

2: Buka Form Surat Keluar

3: Tampilan Form Surat Keluar

4: Input Surat Keluar

5: Simpan Surat Keluar

8: Ubah Data Table

11: Hapus Data Table

12: Manipulasi Data Sukses

6: true 7: Ubah Surat Keluar

9: true 10: Hapus Surat Keluar

Gambar 20. Sequence Diagram Surat Masuk.

4.2.5. Class Diagram Rak K ode Nam a Ruang M ap Rua ngan K ode Nam a Rak 1 1..n 1 1..n M ap K ode Nam a Rak 1 1..n 1 1..n Inventaris K ode tanggalB uat Jam B uat Jenis S urat M ap 1 1..n 1 1..n Relasi K ode Nam a A lam at Contac t Fax S urat Masuk K Ode Nom or Tanggal Jam B uat Is i Des k ripsi P engirim Ditujuk an 1..n 1 1..n 1 1 1 ₁ 1 Operator K odeOperator : S tring Nam a : S tring 0..n ₁ 0..n ₁ Pegawai K odeP egawai Nam a 0..n 0..n Surat K eluar K ode Nom orS urat Tanggal jam B uat P erihal Des k ripsi 1..n 1 1..n 1 1 1 1 1 0..n 1 0..n 1 0..n 0..n 0..n 0..n 0..n 0..n

Gambar 21. Class Diagram.

(19)

4.2.6. Deployment Diagram

Server

Printer Komputer

LAN

Komputer 2

Gambar 22. Deployement Diagram

4.3. Desain Arsitektur.

4.3.1. Istilah

Pengembangan document melibatkan beberapa istilah yang digunakan pada

class diagram sebagai berikut :

Istilah Deskripsi

Package Merupakan kumpulan dari class-class dengan

karakteristik sama.

Objek Entitas yang memiliki jati diri, state, dan behavior,

bereaksi terhadap pesan dari objek lain, dan sering disebut sebagai instance.

Class Sekumpulan objek yang mempunyai ciri sama

Protected Access modifier pada class dengan sifat dapat diakses

oleh class itu sendiri atau class yang mewarisi.

Private Access modifier yang hanya dapat diakses oleh class itu

sendiri.

Public Access modifier yang dapat diakses secara umum

Inheritance Pewarisan sifat-sifat super class yang berupa data,

fungsi, atau prosedur

Encapsulation Menyembunyikan, mengamankan informasi serta

menentukan cara aksesnya.

Polymorphis Ada banyak objek dari class berbeda dapat bereaksi

(20)

m pada class yang sama

Asosiasi Hubungan antar objek

Spesialisasi Pengkhususan, objek dari class anak memiliki kekhasan

tertentu yang tidak dimiliki oleh objek dari class induk

Generalisasi Peng-umuman class anak untuk mem[peroleh class

orang tuanya (induk)

4.3.2. Identifikasi Object Analisis.

Mengkategorikan definisi object-object yang terdapat pada Sequence Diagram :

No Nama Object Analisis Jenis Object

1 1. Form Utama

2. Form Catat Posisi 3. Form Cetak Document 4. Form Login

5. Form Pencarian Surat Keluar 6. Form Pencarian Surat Masuk 7. Form Setting User

8. Form Surat Masuk 9. Form Surat Keluar

Boundary Boundary Boundary Boundary Boundary Boundary Boundary Boundary Boundary 2 1. DBArsip Surat

2. Form Setting Printer 3. TBPosisi 4. TBSuratMasuk 5. TBSurat Keluar 6. TBDisposisi Entity Interface Table Table Table Table

4.3.3. Realisasi object tahap analisis.

Penjelasan dari object yang digunakan pada Sequence Diagram adalah:

a. Object Boundary menggambarkan antarmuka dari sebuah system.

b. Object Entity menggambarkan tempat penyimpanan data atau disebut dengan istilah database.

(21)

c. Object interface menggambarkan tampilan baru ketika suatu proses dijalankan.

d. Object table merepresentasikan table-table yang ada pada database.

4.3.4.Attribut Kelas Diagram.

1. Nama Kelas : Rak

No Nama Atribut Type Data Keterangan

1 Kode String Kode yang tertera pada surat

2 Nama String Nama yang tertera pada surat

3 Ruang String Ruang yang tertera pada surat

4 Map String Map yang tertera pada surat

2. Nama Kelas : Ruangan

3 Rak String Rak yang tertera pada surat

3. Nama Kelas : Map

3 Rak String Rak yang tertera pada surat

4. Nama Kelas : inventaris

2 TanggalBuat Tanggal Tanggal yang tertera pada surat

3 JamBuat Datetime Datetime yang tertera pada surat

4 Jenis Surat String Jenis Surat yang tertera

5 Map String Map yang tertera pada surat

5. Nama Kelas : Surat Keluar

(22)

2 NoSurat integer No Surat yang tertera pada surat

3 Tanggal Tanggal Tanggal yang tertera pada surat

4 JamBuat datetime datetime yang tertera pada surat

5 Perihal String perihal yang tertera pada surat

6 Deskripsi string deskripsi yang tertera pada surat

6. Nama Kelas : Surat Masuk

2 NoSurat integer No Surat yang tertera pada surat

3 Tanggal Tanggal Tanggal yang tertera pada surat

4 JamBuat datetime datetime yang tertera pada surat

5 Isi String isi yang tertera pada surat

6 Deskripsi string deskripsi yang tertera pada surat

7 Pengirim String pengirim yang tertera pada surat

7 Ditujukan String ditujukan yang tertera pada surat

7. Nama Kelas : Relasi

3 alamat String Alamat yang tertera pada surat

4 Contact String Contact yang tertera pada surat

5 Fax String Fax yang tertera pada surat

8. Nama Kelas : Pegawai

1 KodePegawai String Kode yang tertera pada surat

9. Nama Kelas : Operator

1 KodeOperator String Kode yang tertera pada surat

4.4.

Interface Sistem.

4.4.1. Form Surat Masuk

(23)

a. Tambah data b. Edit data 23 Kode Surat : Nomor Surat : Tanggal : Jam Buat : Perihal : Deskripsi: Isi : Pengirim : Ditujukan : Add Data Reset Kode Surat : Nomor Surat : Tanggal : Jam Buat : Perihal : Deskripsi: Isi : Pengirim : Ditujukan : Update Data Reset

(24)

4.4.2. Form Surat Keluar a. Tambah data b. Edit data 24 Kode Surat : Nomor Surat : Tanggal : Jam Buat : Perihal : Deskripsi: Isi : Ditujukan : Add Data Reset Kode Surat : Nomor Surat : Tanggal : Jam Buat : Perihal : Deskripsi: Isi : Pengirim : Ditujukan : Update Data Reset

(25)

4.4.3. Form Inventaris 4.4.4. Form User 4.4.5. Form Login. 25 Cari :

Kode Surat TanggalBuat Jam Buat Jenis

Surat

Map

Load Data

Pilih Kategori Kata Kunci _Search

Jumlah :

Add Data Update Delete _ReportView Close

Cari :

Kode User User Name Password Jabatan

Load Data

Pilih Kategori Kata Kunci _Search

Add Data Update _Delete View

Report Close

User name :

LOGIN

(26)

4.5. Keamanan.

System diberikan proteksi berupa login bagi operator atapun pegawai dalam mengakses system ini.

- Operator adalah pegawai secretariat daerah yang menangani

pengarsipan surat. Hak akses opearator dalam system tidak dibatasi. Operator dapat mengakses semua menu yang tersedia dalam system baik surat masuk maupun surat keluar operator bisa juga disebut sebagai Admin.

- Pegawai adalah pegawai secretariat daerah tetapi tidak bertugas

atau tidak menangani pengarsipan surat. Yang dapat dilakukan pegawai dalam system adalah hanya melihat data surat masuk dan surat keluar.

5. Jadual Pembuatan Sistem

Bulan Maret April Mei Juni

Requirment Design Implementation System Testing Maintance 26 Jabatan :