ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN
KREDIT DAN PENERIMAAN KAS PADA PT.
BERKAT DIESEL MANDIRI
Maya Sylvia
Binus University, Jakarta , DKI Jakarta Indonesia
Silvana Natalia
Binus University, Jakarta , DKI Jakarta Indonesia
Dona
Binus University, Jakarta , DKI Jakarta Indonesia
ABSTRAK
Tujuan penulisan skirpsi ini adalah Menganalisis proses penjualan kredit dan penerimaan kas yang sedang berjalan pada PT. Berkat Diesel Mandiri, Merancang suatu Sistem Informasi Akuntansi untuk penjualan kredit dan penerimaan kas dan Membantu dalam pengadaan laporan-laporan yang dibutuhkan dalam penjualan kredit dan penerimaan kas.Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah studi lapangan berupa pengumpulan data ,wawancara dan melakukan observasi langsung ke perusahaan mengenai prosedur penjualan kredit dan penerimaan kas yang sedang berjalan, studi kepustakaan melalui pembelajaran buku - buku, literatur dan sumber - sumber bacaan lainnya serta metode analisis dan metode perancangan dengan menggunakan metode Object Oriented Analysis and Design (OOAD). Dari Analisis yang dilakukan pada sistem informasi akuntansi proses penjualan kredit dan penerimaan kas pada PT Berkat Diesel Mandiri, maka ditemukan beberapa kelemahan berupa Sistem Penjualan Kredit dan Penerimaan Kas yang berjalan diperusahaan masih Semi Komputer, Kurangnya Laporan yang dihasilkan oleh perusahaan, Kurangnya dokumen pendukung dan Tidak adanya penentuan limit kredit dengan standar yang jelas.Hasil yang dapat dicapai yaitu dengan adanya perancangan sistem informasi akuntansi yang diusulkan ini, masalah - masalah yang berkaitan dengan prosedur penjualan kredit dan penerimaan kas diharapkan akan dapat teratasi.Simpulan yang dihasilkan yaitu Sistem yang telah dirancang dapat membantu perusahaan untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, menghasilkan laporan-laporan yang dibutuhkan perusahaan secara lengkap, akurat, dan tepat waktu sehingga membantu direktur dalam pengambilan keputusan untuk menentukan perencanaan jangka pendek dan jangka panjang.
Kata Kunci: Analisis, Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Penjualan Kredit, Penerimaan Kas
ABSTRACT
The purpose of writing this paper is to analyze the process of credit sales and cash receipts that are running on PT. Berkat Diesel Mandiri, Designing an Accounting Information Systems for credit sales and cash receipts and Assist in the procurement of the required reports in credit sales and cash receipts. The research method used in this research is a field study in the form of data collection, interviews and direct observation to the company regarding the procedure of credit sales and cash receipts ongoing study of literature through the study of books, literature and others reading sources and methods of analysis and the design method by using the Object Oriented Analysis and Design (OOAD). From the analysis conducted on the accounting information system processes credit sales and cash receipts at PT Berkat Diesel Mandiri, then found some weaknesses in the form of systems Credit Sales and Cash Receipts are walking in the company still Semi Computers, lack of reports generated by the company, and the lack of supporting documents the absence of a credit limit determination with clear standards. Results that can be achieved is by the design of the proposed accounting information systems, the problems related to the procedure of credit sales and cash receipts are expected to be resolved. The resulting conclusions that the system has been designed to help companies to address these issues, generating reports that the company needs complete, accurate, and timely so as to help directors in the decision to determine the short-term planning and long-term.
PENDAHULUAN
Dengan semakin berkembangnya teknologi informasi (TI) saat ini, peranan teknologi informasi yang handal tidak diragukan lagi dalam menunjang segala aktifitas dalam perusahaan untuk memenangkan persaingan bisnis. Dengan menerapkan IT, maka kebutuhan perusahaan akan Sistem Informasi yang handal dalam menghasilkan informasi yang cepat, tepat, akurat, dan dapat diandalkan serta membantu perusahaan dalam melakukan kegiatan operasionalnya akan terjawab.
Salah satu kebutuhan Sistem Informasi perusahaan adalah kebutuhan akan sistem informasi yang terintegrasi untuk melayani kebutuhan perencanaan sumber daya seluruh departemen terkait, sistem tersebut bermuara pada Sistem Informasi Akuntansi (SIA). SIA adalah seluruh komponen yang terkait yang digabungkan secara bersama-sama untuk mengumpulkan informasi, data mentah atau data biasa dan mengubah data tersebut menjadi data keuangan untuk tujuan pelaporan kepada pengambil keputusan. An AIS is the whole of the related components that are put together to collect information, raw data or ordinary data and transform them into financial data for the purpose of reporting them to decision makers (Siamak. (2012). The Usefulness of an Accounting Information System for Effective Organizational Performance. International Journal of Information Science and Technology, Vol. 4, No. 5, diakses May 2012 dari www.ccsenet.org ). Manfaat dari Sistem Informasi Akuntansi dapat dievaluasi dengan dampaknya terhadap peningkatan proses pengambilan keputusan, kualitas informasi akuntansi, evaluasi kinerja, pengawasan internal dan memfasilitasi transaksi perusahaan. Benefits of accounting information system can be evaluated by its impacts on improvement of decision-making process, quality of accounting information, performance evaluation, internal controls and facilitating company’s transactions (Sajady, Dastgir, Hashem. (2008). Evaluation of The Effectiveness of Accounting Information System International Journal of Information Science & Technology, Vol. 6, No. 2, diakses December 2008 dari www.srlst.com ).
Sistem Informasi Akuntansi yang tidak terintegrasi dengan baik pada umumnya memberikan dampak yang menghambat jalannya transaksi rutin perusahaan sehingga dapat merugikan perusahaan. Permasalahan-permasalahan yang memberikan dampak tersebut yang sering terjadi adalah pada proses penjualan kredit dan penerimaan kas.
PT. Berkat Diesel Mandiri adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan general spare parts dan technical supplier . Produk-produk yang dijual oleh PT. Berkat Diesel Mandiri adalah marine engine, generating set, water pump, diesel engine, gasoline engine, gear box, dan lain-lainnya. Dalam operasionalnya, perusahaan sering mengalami beberapa masalah berkaitan dengan penjualan kredit dan penerimaan kas, seperti kehilangan dokumen dan lamanya informasi yang dihasilkan sehingga berdampak pada proses pengolahan data penjualan kredit dan penerimaan kas serta kurangnya dokumen pendukung dalam sistem penjualan kredit dan penerimaan kas yang semestinya harus dibuat oleh perusahaan yang akan berdampak pada pengambilan keputusan yang kurang cepat, tepat, dan akurat. Selain itu, pengendalian piutang yang dilakukan oleh PT. Berkat Diesel Mandiri masih belum begitu baik yaitu belum adanya penentuan limit kredit sehingga piutang menumpuk dan lambat laun resiko terjadinya piutang tak tertagih semakin besar. Apabila ternyata piutang tidak tertagih, penerimaan kas menjadi terhambat sehingga aktivitas operasional pada akhirnya juga akan terganggu.
Dengan memperhatikan paparan di atas, maka penelitian diberi judul “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT DAN PENERIMAAN KAS PADA PT. BERKAT DIESEL MANDIRI”.
Analisis Masalah
1. Sistem Penjualan Kredit dan Penerimaan Kas yang berjalan diperusahaan masih Semi Komputer 2. Kurangnya Laporan yang dihasilkan oleh perusahaan sehingga sulitnya memperoleh informasi yang terkait dengan transaksi penjualan kredit dan penerimaan kas yang digunakan untuk membantu manajemen dalam mengambil keputusan dan menetapkan kebijakan dalam perusahaan
3. Kurangnya dokumen pendukung seperti Sales Order (SO), SRP (Surat Retur Penjualan),Memo Kredit (MK), Bukti Pembayaran (BP) dan Bukti Penerimaan Bank (BPB).
4. Tidak adanya penentuan limit kredit dengan standar yang jelas bagi pelanggan yang ingin mengajukan kredit sehingga mengakibatkan banyaknya piutang yang tidak tertagih
Tujuan Penelitian
1. Menganalisis proses penjualan kredit dan penerimaan kas yang sedang berjalan pada PT. Berkat Diesel Mandiri saat ini guna untuk mengidentifikasi masalah-masalah yang mungkin timbul dan dihadapi dari proses penjualan kredit dan penerimaan kas yang sedang berjalan tersebut.
2. Merancang suatu Sistem Informasi Akuntansi untuk penjualan kredit dan penerimaan kas sebagai solusi untuk mengatasi masalah – masalah yang berhubungan dengan sistem penjualan kredit dan penerimaan kas pada PT. Berkat Diesel Mandiri.
3. Membantu dalam pengadaan laporan-laporan yang dibutuhkan dalam penjualan kredit dan penerimaan kas yang akurat dan yang akan digunakan sebagai dokumen dan pembanding setiap bulannya.
METODE PENELITIAN
Metode yang digunakan dalam penulisan skripsi ini terdiri dari beberapa bagian, yaitu : 1. Studi Pustaka
Penulisan skripsi ini dilakukan dengan membaca buku-buku dan sumber-sumber lainnya yang berhubungan dengan topik permasalahan.
2. Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan data dan informasi dilakukan dengan cara : a. Teknik Wawancara
Penulisan skripsi ini dilakukan dengan wawancara secara langsung maupun dengan telepon dengan pihak-pihak yang terkait dalam proses penjualan kredit dan penerimaan kas maupun pimpinan perusahaan secara langsung.
b. Teknik Observasi
Penulisan skripsi ini dilakukan dengan mengamati secara langsung terhadap prosedur-prosedur yang berhubungan dengan penjualan kredit dan penerimaan kas.
3. Metode Analisis
Metode analisis dibagi menjadi beberapa tahap, yaitu : a. Analisis metode sistem yang sedang berjalan
Berdasarkan hasil yang dikumpulkan dari observasi dan wawancara, maka dilakukan analisis terhadap permasalahan yang dihadapi perusahaan.
b. Identifikasi masalah
Pada tahap ini dilakukan identifikasi masalah-masalah yang ada di dalam perusahaan. 4. Metode Perancangan
Dalam penulisan skripsi ini digunakan metode perancangan sebagai berikut a. Pembuatan Rich Picture
b. Pembuatan Event Table
c. Perancangan Overview Activity Diagram d. Pembuatan Workflow Table
e. Perancangan Detailed Activity Diagram f. Pembuatan UML Class Diagram g. Pembuatan Use Case Diagram h. Perancangan Database i. Perancangan Formulir j. Perancangan Layar
k. Perancangan Laporan
l. Perancangan Navigation Diagram
m. Perancangan Aplikasi penjualan kredit dan penerimaan kas dengan menggunakan bahasa pemrograman SQL Server 2008 dan Microsoft Visual Studio 2010 Ultimate Edition.
HASIL DAN BAHASAN
Rekomendasi yang diusulkan1.Untuk mengatasi permasalahan tersebut, sebaiknya perusahaan menerapkan sistem yang ada diperusahaan tersebut secara terkomputerisasi secara keseluruhan untuk membantu kinerja perusahaan agar dapat berjalan secara efektif dan efisien,seperti halnya dapat mengecek stock barang yang ada digudang secara langsung dari komputer dan dapat menyimpan data transaksi didalam komputer sehingga dapat meminimalkan resiko kehilangan data maupun kesulitan pencarian data
2.Untuk mengatasi permasalahan tersebut, sebaiknya perusahaan, selain membuat laporan penjualan dibuat pula laporan lainnya seperti Laporan Retur Penjualan, Laporan Penerimaan Kas, Laporan Penerimaan Bank , Laporan Daftar Piutang, Laporan Analisis Umur Piutang, dan Jurnal untuk membantu manajemen dalam pengambilan keputusan. Selain itu perusahaan juga membuat Laporan Penjualan secara rinci yaitu Laporan Penjualan per Pelanggan dan Laporan Penjualan Barang Paling Laku agar semakin dapat membantu manajemen dalam mengambil keputusan dan menetapkan kebijakan dalam perusahaan
3.Sebaiknya perusahaan membuat SO sebagai tanda bukti bahwa telah terjadi transaksi penjualan bagi pelanggan dan untuk meminimalisasikan retur penjualan tidak sesuai dengan pesanan, Sebaiknya perusahaan membuat SRP dan Memo Kredit sebagai tanda bukti bahwa telah terjadinya retur penjualan, Merancang sistem yang dapat membuat dan mencetak bukti pembayaran yang digunakan untuk membuktikan bahwa pelanggan sudah melakukan pembayaran dan pelanggan dapat mengetahui berapa sisa piutang yang belum dibayar dan sisa limit kredit yang masih tersedia dan Sebaiknya perusahaan membuat BPB sebagai bukti bahwa uang yang disetor ke bank juga tercatat dalam database perusahaan.
4.Untuk mengatasi permasalahan tersebut sebaiknya perusahaan merancang sistem yang mampu menyediakan limit kredit berdasarkan bobot kriteria yang ditetapkan oleh kebijakan perusahaan terhadap pelanggan baik pelanggan baru maupun pelanggan lama, dimana kebijakan itu ditentukan oleh General Manager dan Direktur. Selain itu, perlu diadakan proses pengecekan terhadap limit kredit pelanggan sebelum suatu pesanan disetujui dan dimasukkan sebagai pesanan penjualan bagi perusahaan.
Rich Picture
Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Penerimaan Kas pada PT.Berkat Diesel Mandiri dimulai dengan menggambarkan prosedur yang diusulkan menggunakan Rich Picture.
Rancangan Database
Rancangan Database Master Bank
Nama File : Ms_ Bank
Type File : Master
Primary Key : Kode _ Bank
Foreign Key : -
Tabel 1 Rancangan Database Bank
Field
Type
Digit
Keterangan
@Kode _ Bank
Char
8
Digit 1-4 Inisial Bank
Digit 5-8 Nomor Urut
Bank
Nama _ Bank
Varchar
20
Nama Bank
Rancangan Layar
Rancangan Formulir Invoice
INVOICE
No. Invoice
:
Kode Pelanggan :
Tanggal Invoice
:
Nama
:
Tanggal Jatuh Tempo :
Alamat
:
No.SPB
:
Kota
:
Kode Ekspedisi
:
Telepon
:
Nama Ekspedisi
:
Fax
:
Kode Karyawan
:
Kode
Barang
Nama
Barang
Merk
Unit
Harga
Jumlah
Subtotal
Total
PPN (10%)
Harga Ekspedisi
Total Keseluruhan
Diterima oleh
Disetujui oleh
Dibuat oleh
( Pelanggan )
( General Manager)
( Bagian Keuangan)
Gambar 3 Rancangan Formulir Keluaran InvoiceRancangan Laporan
LAPORAN PENJUALAN
Periode Laporan
: dd/mm/yy
s/d
dd/mm/yy
Kode Karyawan
:
No. Invoice
Tanggal Invoice Nama Pelanggan
Total Penjualan
(Rp)
Grandtotal Rp
Disetujui Oleh
Dibuat Oleh
General Manager
Bagian
Penjualan
Tanggal Cetak
: dd/mm/yyyy
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem informasi akuntasi penjualan dan penerimaan kas pada PT. Berkat Diesel Mandiri, maka diperoleh simpulan sebagai berikut :
1. Pada sistem yang berjalan terdapat kekurangan pembuatan dokumen seperti Sales Order pada saat menerima pesanan, Surat Retur Penjualan dan Memo Kredit pada saat terjadi transaksi retur, Bukti Pembayaran pada saat menerima pelunasan piutang dari pelanggan, dan Bukti Penerimaan Bank pada saat memindahkan jumlah kas ditangan ke kas dalam bank perusahaan.
2. Pada sistem yang berjalan masih sering terjadi kehilangan dokumen dan lamanya informasi yang dihasilkan sehingga berdampak pada proses pengolahan data penjualan kredit dan penerimaan kas.
3. Kurangnya laporan-laporan yang dihasilkan untuk mendukung proses bisnis perusahaan terutama yang terkait dengan penjualan kredit dan penerimaan kas PT. Berkat Diesel Mandiri. 4. Penetapan kriteria limit kredit pelanggan dalam menentukan besarnya limit kredit menjadi lebih
jelas batasnya serta terdapatnya pengecekan limit kredit sebelum pesanan diproses sehingga pemberian limit kredit dapat dilakukan secara tepat dan mengurangi piutang tak tertagih yang terjadi pada perusahaan.
5. Sistem yang telah dirancang dapat membantu perusahaan untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, menghasilkan laporan-laporan yang dibutuhkan perusahaan secara lengkap, akurat, dan tepat waktu sehingga membantu direktur dalam pengambilan keputusan untuk menentukan perencanaan jangka pendek dan jangka panjang serta meningkatkan pengendalian internal dalam kegiatan penjualan kredit dan peneriamaan kas.
Saran
Berdasarkan hasil analisis dan perancangan Sistem Informasi Akuntansi penjualan kredit dan penerimaan kas pada PT. Berkat Diesel Mandiri, maka dapat diberikan saran sebagai bahan pertimbangan perusahaan dalam pengembangan sistem selanjutnya sebagai berikut :
1. Diharapkan perusahaan tidak hanya berhenti pada sistem penjualan kredit dan penerimaan kas yang saat ini dirancangan oleh kelompok kami, tetapi dapat terus mengembangkan sistem yang lain agar dapat memenuhi kebutuhan perusahaan yang dinamis.
2. Perusahaan diharapkan melakukan sosialisasi sebelum masa transisi sistem dan mengadakan pelatihan (training) kepada karyawan. Tujuannya agar karyawan dapat beradaptasi dan memahami prosedur dalam sistem yang baru sehingga ke depannya sistem dapat diterapkan tanpa harus mengalami masalah dari user.
3. Perusahaan perlu melakukan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem secara berkala untuk mencegah terjadinya masalah seperti kerusakan perangkat yang dapat mengganggu kelancaran kerja sistem dan dapat juga dilakukan evaluasi terhadap kebutuhan sistem secara berkala sehingga sistem yang dirancang dapat terus menerus diperbaharui sejalan dengan perkembangan bisnis.
4. Perusahaan perlu meningkatkan security awareness karyawan dengan cara memback up data dengan mencegah resiko kehilangan data, menginstall antivirus, masing-masing bagian yang berwewenang benar-benar menjaga kerahasian user ID dan passsword serta mengganti password secara berkala untuk mencegah pengaksesan data oleh orang-orang yang tidak berwenang.
DAFTAR PUSTAKA
Bodnar, George H. dan Hopwood William S. (2010). Accounting Information System. (10th Edition). One Lake Street : Pearson Education, Prentice Hall.
Connolly, Thomas M. & Begg, Carolyn E. (2010). Database System : A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. (5th Edition). Pearson
Deitel P.J. dan Deitel H.M. (2010). Visual C# : How To Program. (4th Edition). Pearson.
Dennis, Alan., Wixom, Barbara Haley., dan Roth Roberta M. (2009). System Analysis and Design. (4th Edition). United States of America : John Willey & Sons.
Fauzi, A. (2007). Mail Merge : Solusi Praktis untuk Surat-Surat Bisnis. Jakarta : PT Elex Media Komputindo.
Gelinas Jr, Ulric J. dan Dull, Richard B. (2008). Accounting Information System. (7th Edition). Canada : Thomson South-Western.
Gitman, Lawrence J. (2009). Principle of Management Finance. (12th Edition). United States of Canada: Pearson International edition.
Kardiman Drs. , Suranto S. Agus, Sudibyo H.AP. dan Habibi, H. Maksum (2007). Prinsip-Prinsip Akuntansi. (Edisi ke-2). Yudhistira.
La Plante, Alice. dan Rhonda, Abrams. (2010). Passion to Profit. (Cetakan ke-1). Jakarta : Azkia Publisher.
Laudon, Kenneth C. dan Laudon, Jane P. (2010). Management Information System : Managing The Digital Firm. (11th edition). Pearson Education.
Mardiyanto, Handono. (2009). Intisari Manajemen Keuangan . Jakarta : Grasindo
Rama, Dasaratha V dan Jones, Frederick L. (2006) . Accounting Information System. (1th Edition). Canada : Thomson South-Western Collage Publishing.
Reeve, James M., Warren, Carl S. dan Duchac, Jonathan E. (2009). Principles of Accounting. (Twenty-Third Edition). South-Western : Cengange Learning.
Riel Andreas (2010). System, Software, and Service Process Improvement. Jakarta
Romney, Marshall B. dan Steinbart, Paul John. (2009). Accounting Information System. (11th Edition). New Jersey : Pearson Education, Prentice Hall.
Satzinger, John W., Jackson, Robert B. dan Burd, Stephen D. (2009). System Analysis and Design in Changing World. (5th Edition). Canada : Course technology , Cengage Learning.
Shelly , Gary B. dan Rossenblatt , Harry J. (2012). System Analysis and Design. (9th Edition). Canada : Cengange Learning.
Stice, Earl K., Stice, James (2009). Intermediate Financial Accounting. (18th Edition). South-Western : Cengange Learning.
Waluyo. (2008). Akuntansi Pajak.( Edisi ke-1). Jakarta: Salemba Empat.
Weygandt, Jerry J., Kimmel, Paul D. dan Kieso, Donald E. (2010). Accounting Principles. (9th Edition). River Street, Hoboken : John Willey & Sons , Inc.
Whitten,Jeffry I. dan Bentley, Lonnie D. (2009). System Analysis & Design for the Global Enterprise. (7th Edition). New York : McGraw-Hill.
http://www.pajak.co.id/ : diakses tanggal 20 Oktober 2012 www.wordpress.com : diakses tanggal 25 Oktober 2012 www.wikipedia.com : diakses tanggal 15 November 2012
Garrett, Mike. (2008). Crystal Report : The Complete Reference. International Journal of Computer Science. Vol 23, No.4 , page 965.
Khoo, Benjamin. (2011) . A Process- Based Analysis of Object-Oriented System Analysis and Design. International Journal of Management and Information System- First Quarter. Volume 15, No.1 , page 123.
Salehi, Mahdi., Rostami, Vahab., dan Mogadam, Abdolkarim. (2010). Usefulness of Accounting Information Sytem in Emerging Economy : Empirical Evidence of Iran. International Journal Of Economics and Finance. Volume 2, No.34, page187.
H. Sajady, Ph.D., M. Dastgir, Ph.D., H. Hashem Nejade (2008). Evaluation of The Effectiveness of Accounting Information System : International Journal of Information Science & Technology, Volume 6, No. 2, July / December 2008.
Siamak Nejadhosseini Soudani (2012). The Usefulness of an Accounting Information System for Effective Organizational Performance : International Journal of Information Science and Technology Volume 4, No. 5, May 2012.
Sexton , Glenn. (2011). Basic Of Trade Credit Insurance. International Journal of Credit Management. Vol 11, No.3 , page 36.
Sutrisna, M. and Barrett, P. (2007). Applying rich picture diagrams to model case studies of construction projects Engineering, Construction and Architectural Management . International Journal of Object-Modelling. Volume 14, No. 2 , page 164-179.
