PEDOMAN INSPEKTUR
NOMOR 7 TAHUN 2014
TENTANG
PERANGKAT PENILAIAN EVALUASI
PENYELENGGARAAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMERINTAH
DI LEMBAGA SANDI NEGARA
BAB I
PENDAHULUAN
A. Umum
Setiap instansi pemerintah diwajibkan menyelenggarakan pengendalian
atas penyelenggaraan kegiatan pemerintah sebagaimana diatur dalam
Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian
Intern Pemerintah (SPIP). Sebagai salah satu instansi pemerintah,
Lembaga Sandi Negara berkomitmen untuk melaksanakan amanat
tersebut dan telah menyusun pedoman umum tentang penyelenggaraan
sistem pengendalian intern pemerintah di lingkungan Lembaga Sandi
Negara dalam bentuk Peraturan Kepala Lembaga Sandi Negara Nomor 5
Tahun 2012.
-2-
penilaian atas pelaksanaan SPIP pada masing-masing Unit Kerja di
lingkungan Lembaga Sandi Negara.
Penyusunan perangkat penilaian evaluasi penyelenggaraan SPIP tersebut
dapat dijadikan acuan oleh Inspektorat Lembaga Sandi Negara dalam
mengevaluasi penyelenggaraan SPIP di Lembaga Sandi Negara.
Penyempurnaan perangkat penilaian evaluasi ini akan dilakukan secara
berkala untuk merespon perkembanga yang terkait dengan prinsip-prinsip
pengawasan intern.
B. Dasar
1. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok
Kepegawaian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1974
Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3041) sebagaimana
telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 172,
Tambahan Lembaran Negara Nomor 3892);
2. Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan
Negara yang Bersih dari Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 75, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3851);
3. Undang-Undang Nomor 31 Tahun 1999 tentang Pemberantasan
Tindak Pidana Korupsi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun
1999 Nomor 140 Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 387) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang
Nomor 20 Tahun 2001 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun
2001 Nomor 134 Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 4150);
4. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4286);
5. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 5,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4355);
-3-
Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 66, Tambahan
Lembaran Republik Indonesia Negara Nomor 4400);
7. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan
Pembangunan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun
2004 Nomor 104, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 4421);
8. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 Tahun 2008
tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (Lembaran Negara
Tahun 2008 Nomor 127, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4890);
9. Peraturan Pemerintah Nomor 53 Tahun 2010 tentang Peraturan Disiplin
Pegawai Negeri Sipil Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 2010 Nomor 74, Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 5135);
10. Peraturan Presiden Nomor 53 Tahun 2010 tentang Perubahan Atas
Keputusan Presiden Nomor 42 Tahun 2002 tentang Pedoman
Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2002 Nomor 73, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4214);
11. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah;
12. Keputusan Presiden Nomor 42 Tahun 2002 tentang Pedoman
Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (Lembaran
Negara Tahun 2002 Nomor 73 Tambahan Lembaran Negara Nomor
4212) sebagaimana telah diubah dengan Keputusan Presiden Nomor
72 Tahun 2004 (Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 93, Tambahan
Lembaran Negara Nomor 4418);
13. Peraturan
Kepala
Lembaga
Sandi
Negara
Nomor
OT.001/PERKA.122/2007 Tahun 2007 tentang Organisasi dan Tata
Kerja Lembaga Sandi Negara;
-4-
C. Maksud dan Tujuan
1. Maksud
Perangkat penilaian evaluasi penyelenggaraan SPIP ini dimaksudkan
untuk memberikan panduan bagi APIP Lembaga Sandi Negara dalam
merencanakan,
melaksanaka
dan
melaporkan
hasil
evaluasi
penyelenggaraan SPIP di lingkungan Lembaga Sandi Negara.
2. Tujuan
Tujuan dari penyusunan perangkat penilaian evaluasi penyelenggaraan
SPIP ini adalah untuk menyatukan persepsi diantara APIP dan
evaluatan agar diperoleh kesatuan arah, pelaksanaan yang sistematis
dan objektif dalam rangka meningkatkan efektifitas dan efisiensi
pelaksanaan evaluasi penyelenggaraan SPIP di lingkungan Lembaga
Sandi Negara.
D. Ruang Lingkup
Ruang lingkup evaluasi penyelenggaraan SPIP di lingkungan Lembaga
Sandi Negara meliputi persiapan, pelaksanaan dan pelaporan..
Entitas yang dievaluasi adalah unit kerja Eselon I Lembaga Sandi Negara.
E. Pengertian Umum
1. Unit Kerja adalah Sekretariat Utama, Deputi I, Deputi II, Deputi III,
Pusat Pendidikan dan Pelatihan (Pusdiklat), Sekolah Tinggi Sandi
Negara (STSN) dan Inspektorat.
2. Inspektorat adalah unsur pengawasan di lingkungan Lembaga Sandi
Negara yang berada dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada
Kepala.
3. Auditor adalah pegawai negeri sipil yang mempunyai jabatan fungsional
auditor dan/atau pihak lain yang diberi tugas, wewenang, tanggung
jawab dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang
melaksanakan Pengawasan pada instansi pemerintah untuk dan atas
nama APIP.
-5-
5. Sistem Pengendalian Intern adalah proses yang integral pada tindakan
dan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan dan
seluruh pegawai untuk memberikan keyakinan memadai atas
tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang efektif dan efisien,
keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara, dan
ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan
.
6. Sistem Pengendalian Intern Pemerintah yang selanjutnya disingkat
SPIP adalah Sistem Pengendalian Intern yang diselenggarakan secara
menyeluruh di lingkungan pemerintah pusat dan pemerintah daerah.
7. Sistem Pengendalian Intern Pemerintah di Lingkungan Lembaga Sandi
Negara yang selanjutnya disingkat SPIP Lembaga Sandi Negara
adalah Sistem Pengendalian Intern yang diselenggarakan secara
menyeluruh di lingkungan Lembaga Sandi Negara.
8. Pengawasan Intern adalah seluruh proses kegiatan audit, reviu,
evaluasi, pemantauan, dan kegiatan pengawasan lain terhadap
penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi dalam rangka
memberikan keyakinan yang memadai bahwa kegiatan telah
dilaksanakan sesuai dengan tolok ukur yang telah ditetapkan secara
efektif dan efisien untuk kepentingan pimpinan dalam mewujudkan tata
kepemerintahan yang baik.
9. Audit adalah proses identifikasi masalah, analisis, dan evaluasi bukti
yang dilakukan secara independen, objektif dan profesional
berdasarkan standar audit untuk menilai kebenaran, kecermatan,
kredibilitas, efektifitas, efisiensi, dan keandalan informasi pelaksanaan
tugas dan fungsi instansi pemerintah.
10. Reviu adalah penelaahan ulang bukti-bukti suatu kegiatan untuk
memastikan bahwa kegiatan tersebut telah dilaksanakan sesuai
dengan ketentuan, standar, rencana, atau norma yang telah ditetapkan.
11. Evaluasi adalah rangkaian kegiatan membandingkan hasil atau prestasi
suatu kegiatan dengan standar, rencana, atau norma yang telah
ditetapkan, dan menentukan faktor yang mempengaruhi keberhasilan
atau kegagalan suatu kegiatan dalam mencapai tujuan.
-6-
BAB II
PELAKSANAAN EVALUASI
A. Tujuan Evaluasi
1. Memastikan penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah
pada masing-masing unit kerja telah sesuai dengan ketentuan;
2. Mengidentifikasi permasalahan dan hambatan yang terjadi dalam
penyelenggaraan SPIP serta membantu evaluatan dalam penyusunan
rencana tindak pengendalian.
B. Ruang Lingkup Evaluasi
Ruang lingkup penilaian penyelenggaraan SPIP di Lingkungan Lembaga
Sandi Negara difokuskan pada program quick wins Lembaga Sandi
Negara. Quick Wins Lembaga Sandi Negara adalah suatu kegiatan yang
memberikan dampak yang signifikan dan dirasakan langsung oleh
masyarakat atau stakeholder. Quick Wins Lembaga Sandi Negara antara
lain :
1. Operasi Kontra Penginderaan dalam negeri.
2. Sosialisasi kesadaran pentingnya keamanan infromasi.
3. Pengembangan dan penerapan sistem pengamanan komunikasi dan
dokumentasi pada sistem pengadaan barang/jasa secara elektronik.
Selain itu juga mencakup program unggulan yang menjadi core bisnis tiap
Unit Kerja di lingkungan Lembaga Sandi Negara.
Kriteria penilaian penyelenggaraan SPIP berdasarkan tahapan
persiapan, penerapan 5 (lima) Unsur SPIP dan tahapan pelaporan yang
meliputi:
1. Tahapan Persiapan
a. Pembentukan Satgas Penerapan SPIP
b. Grand design Penerapan SPIP
c. Pemahaman (
knowing
)
d. Pemetaan (
mapping
)
2. Lima Unsur SPIP
a. Lingkungan Pengendalian
b. Penilaian Resiko
-7-
d. Informasi dan Komunikasi
e. Pemantauan
3. Tahap Pelaporan
a. Laporan berkala (bulanan/triwulanan)
b. Laporan tahunan
Untuk penilaian terhadap tahapan persiapan tidak dinilai untuk setiap Unit
Kerja tetapi secara kelembagaan yaitu Lembaga Sandi Negara sebagai 1
(satu) Satker.
C. Sasaran Evaluasi
Sasaran evaluasi yang akan dilaksanakan adalah seluruh unit kerja yang
menyelenggarakan SPIP dalam hal ini adalah penanggung jawab
pelaksana program/kegiatan di masing-masing unit kerja sebagai
responden.
D. Waktu Pelaksanaan Evaluasi
Evaluasi terhadap penyelenggaraan SPIP di Lingkungan Lembaga Sandi
Negara dilaksanakan setiap satu tahun sekali.
E. Pelaksana Evaluasi
Pelaksana evaluasi penyelenggaraan SPIP di lingkungan Lembaga Sandi
Negara adalah Pejabat Fungsional Auditor (PFA) Inspektorat Lembaga
Sandi Negara.
F. Strategi Evaluasi
Strategi yang akan dijalankan dalam evaluasi penyelenggaraan SPIP di
lingkungan Lembaga Sandi Negara menggunakan prinsip:
1. Partisipasi dan
coevaluation
dengan pihak yang dievaluasi. Keterlibatan
pihak yang dievaluasi pada proses evaluasi ini sangat penting untuk
meningkatkan efektivitas evaluasi;
-8-
G. Metodologi Evaluasi
Evaluasi atas penyelenggaraan SPIP dilaksanakan melalui metode
kuantitatif (pemberian nilai) dengan menggunakan daftar pertanyaan yang
didasarkan atas uraian unsur-unsur SPIP di dalam PP Nomor 60 Tahun
2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP).
1.
Metode Kuantitatif
Dalam evaluasi penyelenggaraan SPIP ini diterapkan metode kuantitatif
yaitu melakukan pengukuran dengan menggunakan instrumen daftar
pertanyaan.
2.
Daftar Pertanyaan
Penyusunan daftar pertanyaan didasarkan atas unsur-unsur dan sub
unsur serta daftar uji yang sesuai dengan lampiran PP Nomor 60
Tahun 2008.
Unsur yang dievaluasi meliputi:
a. Persiapan
Unsur yang dinilai meliputi pembentukan Satgas, penyusunan
Grand Design
, Pemahaman (
Knowing
) melalui sosialisasi, dan
Pemetaan (
Mapping
) melalui Inventarisasi semua peraturan yang
berhubungan dengan Unit Kerja, Survei Pemahaman SPIP
Pimpinan dan Pegawai Instansi Pemerintah, Survei terhadap
penerapan SPIP, dan Identifikasi area yang memerlukan perbaikan
(
area of improvement
).
b. Pelaksanaan, meliputi 5 unsur berikut:
1) lingkungan pengendalian,
2) penilaian risiko,
3) kegiatan pengendalian,
4) informasi dan komunikasi, dan
5) pemantauan pengendalian intern.
c. Pelaporan
-9-
H. Teknis Evaluasi
Teknik evaluasi yang dilakukan antara lain dengan wawancara, observasi,
analisis, penggunaan daftar pertanyaan, pengujian dokumen, dan lain-lain.
Dokumen yang digunakan antara lain Renstra, Penetapan Kinerja (Tapkin),
Renja, Rencana Kerja Tahunan (RKT), Laporan Akuntabilitas Kinerja,
Laporan Keuangan.
I.
Instrumen Pengumpulan Data
Instrumen pengumpulan data yang digunakan adalah daftar pernyataan
yang mencakup penilaian atas tahap persiapan, penyelenggaraan 5 unsur
SPIP, dan pelaporan, sebagai berikut:
1. Daftar
Pernyataan
Tahap
Persiapan;
2. Daftar
Pernyataan
Tahap Penyelenggaraan 5 Unsur SPIP, yang terdiri
dari:
a. Daftar Pernyataan Unsur Lingkungan Pengendalian;
b. Daftar Pernyataan Unsur Penilaian Risiko;
c. Daftar Pernyataan Unsur Kegiatan Pengendalian:
d. Daftar Pernyataan Unsur Informasi dan Komunikasi;
e. Daftar Pernyataan Unsur Pemantauan Pengendalian intern;
3.
Daftar
Pernyataan
Tahap Pelaporan.
Daftar pernyataan atas penilaian tahap persiapan, tahap peyelengaraan 5
(lima) unsur SPIP dan tahap pelaporan menggunakan instrumen (lembar
kerja evaluasi) berupa checklist sebagaimana dapat dilihat pada Lampiran I
s.d. Lampiran VII pedoman ini. Lembar kerja evaluasi ini juga didukung
dengan kuesioner untuk pernyataan-pernyataan tertentu sebagaimana
dapat dilihat pada Lampiran VIII pedoman ini.
Dalam penilaian pada instrumen tersebut harus ada verifikasi dan
pengesahan dari Inspektorat sebagai tim penilai/tim evaluasi/evaluator dan
responden
yang
merupakan
penanggung
jawab
pelaksana
program/kegiatan di masing-masing unit kerja serta diketahui oleh
pimpinan unit kerja.
-10-
No
Uraian/Tahapan
Bobot
1.
Persiapan
5
2.
Unsur Lingkungan Pengendalian
20
3.
Unsur Penilaian Risiko
20
4.
Unsur Kegiatan Pengendalian
20
5.
Unsur Informasi dan Komunikasi
15
6.
Unsur Pemantauan Pengendalian Intern
15
7.
Pelaporan
5
Total
100
Setiap tahap terdiri dari beberapa pertanyaan dengan
jawaban “ya”
,
“sebagian”, atau “tidak”. Untuk setiap jawaban “ya” diberi nilai 1 (satu),
untuk jawaban “sebagian” diberi nilai 0,5 (setengah)
dan untuk jawaban
“tidak” diberi nilai 0 (nol)
.
Selain itu pada setiap jawaban “ya”
dan
“sebagian”
harus disertai dengan bukti berupa dokumen pendukungnya.
Dalam memberikan penilaian “ya”, “sebagian” atau “tidak” eval
uator harus
menggunakan
professional judgement
-nya dengan mempertimbangkan
hal-hal yang mempengaruhi setiap parameter dan didukung dengan suatu
kertas kerja evaluasi.
Nilai setiap tahapan dihitung dari jumlah nilai jawaban “ya” dan “sebagian”
dibagi dengan banyaknya pertanyaan dikalikan 100% yang hasilnya
dikalikan dengan bobot masing-masing tahapan.
Adapun rumus perhitungannya ditunjukan sebagai berikut:
�� �
� ℎ
=
=
�
�
ℎ � �
ℎ �
�
" "
� ℎ
"
�� "
×
% ×
-11-
No
Kategori
Nilai
Angka
Interpretasi
1.
A
86
–
100
Sangat Baik
2.
B
71
–
85
Baik, perlu sedikit perbaikan
3.
C
56
–
70
Cukup, perlu banyak perbaikan
termasuk yang mendasar
4.
D
<55
Kurang, perlu banyak sekali
-12-
BAB III
PELAPORAN HASIL EVALUASI
A.
Bentuk Laporan
Laporan hasil evaluasi (LHE) per unit kerja dan laporan kompilasi yang
ditujukan kepada Kepala Lemsaneg disusun dalam bentuk surat.
B.
Waktu Penyerahan Laporan
Laporan penilaian penyelenggaraan SPIP disusun oleh Inspektorat
Lembaga Sandi Negara dan dilaporkan kepada pimpinan unit kerja paling
lambat bulan Agustus tahun berjalan untuk Semester I dan bulan Februari
tahun berikutnya untuk Semester II.
C.
Format Laporan
Sistematika LHE bentuk surat sebagai berikut:
Halaman Judul
Nomor dan tanggal laporan
Lampiran
Hal
Pimpinan Evaluatan yang dituju
A. Umum
1. Dasar evaluasi
2. Tujuan evaluasi
3. Ruang lingkup evaluasi
4. Metodologi dan teknik evaluasi
5. Data umum evaluatan
B. Hasil Evaluasi
1. Evaluasi atas Penyelenggaraan SPIP
a. Persiapan
b. Pelaksanaan
1) Lingkungan Pengendalian
2) Penilaian Risiko
3) Kegiatan Pengendalian
4) Informasi dan Komunikasi
-13-
c. Pelaporan
2. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan
C. Saran
Penjelasan atas isi LHE adalah sebagai berikut:
Halaman Judul.
Pada halaman ini ditulis judul, nomor dan tanggal laporan hasil evaluasi.
Nomor dan tanggal laporan.
Pada bagian ini ditulis nomor dan tanggal laporan.
Lampiran.
Pada bagian ini ditulis jumlah set/berkas lampiran yang disertakan dalam
laporan
Hal.
Pada bagian ini ditulis perihal laporan hasil evaluasi penyelenggaraan SPIP
unit kerja (Sekretariat Utama, Deputi I, Deputi II, Deputi III, STSN,
Pusdiklat, Inspektorat).
Pimpinan evaluatan yang dituju.
Pada bagian ini ditulis pimpinan unit kerja yang dievaluasi.
A. Umum
Pada bagian ini diuraikan mengenai dasar evaluasi, tujuan evaluasi,
ruang lingkup evaluasi, metodologi dan teknik evaluasi, serta data
umum instansi.
1. Dasar Evaluasi
-14-
2. Tujuan Evaluasi
Pada bagian ini diuraikan tujuan dilaksanakannya evaluasi, yaitu:
a. Memberikan informasi kepada Pimpinan Lemsaneg dan Kepala
Unit Kerja atas penyelenggaraan SPIP di unit kerja di lingkungan
Lemsaneg;
b. Mengidentifikasi faktor-faktor dan penyebab yang menghambat
penyelenggaraan SPIP;
c. Memberikan masukan yang bersifat konstruktif kepada kepala
unit kerja dalam rangka perbaikan penyelenggaraan SPIP.
3. Ruang Lingkup Evaluasi
Pada bagian ini diuraikan:
a. Cakupan evaluasi;
b. Periode yang dievaluasi;
c. Tanggal pelaksanaan evaluasi.
4. Metode dan Teknik Evaluasi
Pada bagian ini diuraikan metode pengumpulan data/informasi
melalui
DE
dan
fieldwork
dengan teknik evaluasi antara lain:
a. Daftar pertanyaan;
b. Pengujian dokumen;
c. Wawancara;
d. Observasi;
e. Analisa.
5. Data Umum Unit Kerja Lemsaneg
Pada bagian ini diuraikan secara ringkas data umum evaluatan.
B. Hasil
Evaluasi
1. Evaluasi penyelenggaraan SPIP
Pada bagian ini diuraikan hasil evaluasi berdasarkan daftar
pertanyaan.
2. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan
-15-
bagian ini juga memuat permasalahan yang perlu ditindaklanjuti
melalui mekanisme audit.
C. Saran
Pada bagian ini diuraikan saran-saran perbaikan atas evaluasi
penyelenggaraan SPIP dan hal-hal lain yang perlu diperhatikan yang
dijumpai dalam pelaksanaan evaluasi.
Format Laporan Penilaian Penyelenggaraan SPIP dapat dilihat pada
Lampiran VIII.
D.
Pemanfaatan Laporan
Hasil Evaluasi Penyelenggaraan SPIP unit kerja dikomunikasikan dalam
bentuk penyampaian Laporan Hasil Evaluasi dengan rincian sebagai
berikut:
1. Laporan Individual disampaikan kepada Evaluatan, yaitu unit kerja yang
dievaluasi
2. Laporan Kompilasi disampaikan kepada Kepala Lemsaneg
Dengan penyampaian Laporan Hasil Evaluasi kepada pihak yang berkaitan
tersebut diharapkan adanya manfaat yang dapat diperoleh, yaitu:
1. Evaluatan
Untuk perbaikan internal dalam rangka kemajuan penyelenggaraan
SPIP untuk peningkatan kinerja.
2. Kepala Lemsaneg
-16-
BAB IV
PENUTUP
1. Pedoman Inspektur ini merupakan acuan dalam melaksanakan evaluasi
atas penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah di Lembaga
Sandi Negara.
2. Pedoman ini secara berkala akan dilakukan reviu dan dilakukan
perubahan-perubahan sesuai dengan perkembangan penyelenggaraan
sistem pengendalian internal pemerintah.
3. Pedoman Inspektur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di Jakarta
Pada tanggal 18 Agustus 2014
INSPEKTUR,
Lampiran I
Nomor
:
Tanggal
:
DAFTAR PERTANYAAN EVALUASI PENERAPAN SPIP PADA LEMBAGA SANDI NEGARA TAHUN 20XX
NAMA EVALUATAN :
TAHAPAN : PERSIAPAN
NO UNSUR/SUB UNSUR/PARAMETER
BUKTI YANG HARUS DIDAPAT
BUKTI YANG DIDAPAT
HASIL
PENGUJIAN NILAI
PARAMETER KETERANGAN
1 0.5 0
I. TAHAPAN PERSIAPAN (5%)
A. PEMBENTUKAN SATGAS/SATLAK SPIP (1%)
1. Pembentukan Satgas/Satlak Penerapan SPIP di Lemsaneg. Surat Keputusan (SK) Kepala Lemsaneg tentang pembentukan Satgas/Satlak
0 = belum
dibentuk satgas/satlak 0,5 = telah dibentuk satgas/satlak tetapi belum ditetapkan dengan SK 1 = telah dibentuk satgas/satlak didukung bukti SK Pembentukan 2. Satgas/Satlak telah melaksanakan kegiatan sesuai dengan tugasnya. Rencana
kegiatan satgas/satlak, Laporan kegiatan Satgas/Satlak
0 = satgas/satlak belum
melaksanakan kegiatan sesuai tugasnya 0,5 =
satgas/satlak belum
kegiatan telah dilaksanakan) 1 = satgas/satlak telah
melaksanakan seluruh kegiatan sesuai tugasnya (>80% kegiatan telah
dilaksanakan)
B. GRAND DESIGN PENYUSUNAN KEBIJAKAN (1%)
1. Kebijakan implementasi SPIP di Lembaga Sandi Negara SK
Penyelenggaraan SPIP di
Lemsaneg
0 = belum ada
SK
penyelenggaraan SPIP
1 = ada SK penyelenggaraan SPIP
C. PEMAHAMAN (KNOWING) (2%)
1. Sosialisasi PP Nomor 60 Tahun 2008/SPIP. Permintaan keterangan terkait pemahaman pegawai terhadap PP Nomor 60 Tahun 2008, Dokumentasi sosialisasi
0 = belum
dilaksanakan sosialisasi SPIP 0,5 = telah dilaksanakan sosialisasi SPIP tetapi belum seluruhnya pegawai memahami PP Nomor 60 Tahun 2008 (50% sd 60% pegawai yang disampling telah memahami) 1 = telah
2. Diklat/Workshop/ Seminar/ Sosialisasi SPIP. Surat Perintah mengikuti Diklat/Workshop/ Seminar/
Sosialisasi SPIP
0 = belum
dilaksanakan Diklat/Workshop/ Seminar/
Sosialisasi SPIP 0,5 = telah dilaksanakan Diklat/Workshop/ Seminar/
Sosialisasi SPIP pada seluruh pejabat struktural eselon I, II, III, IV 1 = telah
dilaksanakan Diklat/Workshop/ Seminar/
Sosialisasi SPIP pada seluruh pegawai Lemsaneg (>50% pegawai telah mengikuti)
D. PEMETAAN (MAPPING) (1%)
1. Inventarisasi peraturan, pedoman, SOP yang terkait tupoksi unit kerja. Daftar peraturan, pedoman, SOP yang ada di unit kerja
0 =Unit kerja
belum memiliki peraturan, pedoman dan SOP
0,5 = 50% sd 70% kegiatan utama Unit kerja telah memiliki pedoman dan SOP
2. Identifikasi area yang memerlukan perbaikan (area of improvement). Permintaan keterangan apakah unit kerja telah melakukan identifikasi area yang memerlukan perbaikan, Hasil identifikasi.
0 =Unit kerja
belum melakukan identifikasi area yang
memerlukan perbaikan 0,5 = Unit kerja telah melakukan identifikasi area yang
memerlukan perbaikan tetapi belum
terdokumentasi 1 = Unit kerja telah melakukan identifikasi area yang
Lampiran II
Nomor
:
Tanggal
:
DAFTAR PERTANYAAN EVALUASI PENERAPAN SPIP PADA LEMBAGA SANDI NEGARA TAHUN 20XX
NAMA EVALUATAN :
TAHAPAN : PELAKSANAAN UNSUR LINGKUNGAN PENGENDALIAN
NO UNSUR/SUB UNSUR/PARAMETER
BUKTI YANG HARUS DIDAPAT
BUKTI YANG DIDAPAT
HASIL
PENGUJIAN NILAI
PARAMETER KETERANGAN
1 0.5 0
II. LINGKUNGAN PENGENDALIAN (20%)
A. PENEGAKAN INTEGRITAS DAN NILAI ETIKA (2.5%)
1. Unit kerja telah menyusun dan menerapkan aturan perilaku serta kebijakan lain yang berisi tentang standar perilaku etis, praktik yang dapat diterima, dan praktik yang tidak dapat diterima
termasuk benturan kepentingan.
a. Aturan perilaku tersebut sifatnya menyeluruh dan langsung berkenaan dengan hal-hal seperti pembayaran yang tidak wajar, kelayakan penggunaan sumber daya, benturan kepentingan, kegiatan politik pegawai, gratifikasi, dan penerapan kecermatan profesional.
Pakta integrtias pegawai, kode etik pegawai
0 = tidak ada
bukti (pakta integritas, kode etik pegawai) 1 = ada bukti (pakta integritas, kode etik
pegawai)
b. Secara berkala pegawai menandatangani pernyataan komitmen untuk menerapkan aturan perilaku tersebut.
Permintaan keterangan apakah pegawai pernah/telah menandatangani aturan perilaku atau sejenisnya (misalnya pakta integritas) dan dapatkan bukti dokumen serta bukti lainnya
0 = tidak pernah
c Pegawai memperlihatkan bahwa yang bersangkutan mengetahui perilaku yang dapat diterima dan tidak dapat diterima, hukuman yang akan dikenakan terhadap perilaku yang tidak dapat diterima dan tindakan yang harus dilakukan jika yang bersangkutan mengetahui adanya sikap perilaku yang tidak dapat diterima
Adanya aturan absensi, Aturan jam kerja (pemberlakuan jam buka tutup pintu masuk gerbang), Permintaan keterangan apakah pernah mendapatkan sosialisasi terkait aturan perilaku dan aturan lainnya, serta bukti lainnya
0 = tidak ada
aturan perilaku dan sejenisnya 0.5 = ada aturan tetapi pegawai belum paham dan belum seluruhnya dilaksanakan 1 = ada aturan, pegawai paham dan
melaksanakann ya
2. Suasana etis
dibangun pada setiap tingkat pimpinan Unit Kerja dan
dikomunikasikan di unit kerja yang bersangkutan.
a. Kepala Unit Kerja membina serta mendorong terciptanya budaya yang menekankan pentingnya nilai-nilai integritas dan etika melalui komunikasi lisan dalam rapat, diskusi, dan melalui keteladanan dalam kegiatan sehari-hari.
Permintaan keterangan terkait pembinaan oleh Kepala Unit Kerja, Adanya notulen rapat atau pimpinan memberi nasihat baik secara formal dan informal (Pejabat struktural hadir dalam acara keagamaan, ikut senam,
pengarahan dalam upacara bendera, dll (dokumen dapat dalam bentuk foto dll.) dan bukti lainnya
0 = tidak ada
bukti pembinaan oleh Kepala Unit Kerja
1 = ada bukti bentuk
b. Pegawai memperlihatkan adanya dorongan sejawat untuk menerapkan sikap perilaku dan etika yang baik.
Permintaan keterangan terkait adanya dorongan rekan sejawat dalam penerapan perilaku dan etika yang baik, adanya acara keagamaan yang dilakukan
(pengajian, kebaktian, perayaan hari raya keagamaan) dan bukti lainnya
0 = tidak ada
kegiatan yang dapat
c. Kepala unit kerja melakukan tindakan yang cepat dan tepat segera setelah timbulnya gejala masalah.
Permintaan keterangan terkait respon Kepala Unit Kerja dalam
menghadapi masalah, misalnya pengenaan sanksi setelah ada pelanggaran (pemotongan tunjangan penghasilan) dan bukti lainnya
0 = Kepala Unit
Kerja tidak melakukan tindakan ketika timbul masalah 0,5 = Kepala Unit Kerja mengambil tindakan setelah timbul masalah namun lambat dan kurang tepat (tindakan belum
mempertimbang kan waktu penyelesaian masalah dan tindakan yang diambil belum seluruhnya tepat/efektif menyelesaikan masalah) 1 = Kepala Unit Kerja
mengambil tindakan dengan cepat dan tepat setelah timbul masalah 3. Pekerjaan yang terkait
dengan masyarakat, pegawai, rekanan, auditor, dan pihak lainnya dilaksanakan dengan tingkat etika yang tinggi.
a. Laporan Realisasi Anggaran dan Capaian Kinerja yang disampaikan kepada pihak yang membidangi di Lemsaneg disajikan dengan wajar dan akurat.
Laporan Realisasi Anggaran dan Capaian Kinerja (Laporan Bulanan dan LAKIP), Hasil Evaluasi LAKIP Unit Kerja oleh Inspektorat
0 = tidak ada
laporan
bulanan, LAKIP yang disusun unit kerja 1 = ada laporan bulanan, LAKIP dan
b. Kepala unit kerja telah mengungkapkan masalah dalam unit kerja yang
bersangkutan serta menerima rekomendasi pada saat auditor dan evaluator melakukan tugasnya.
Permintaan keterangan kepada Kepala Unit Kerja apakah permasalahan yang ada telah diungkapkan dan telah menerima rekomendasi pada saat audit atau evaluasi dilakukan, Dokumen Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan dan bukti lainnya
0 = Kepala Unit
kerja tidak mengungkapan masalah ketika proses audit atau evaluasi 0.5 = Kepala Unit Kerja telah menerima rekomendasi tetapi tidak dilanjuti
1 = Kepala Unit Kerja telah menerima rekomendasi dan
melaksanakan tindak lanjut (baik sebagian maupun seluruhnya) c. Unit kerja memiliki proses penanganan
tuntutan dan kepentingan pegawai secara cepat dan tepat.
Permintaan keterangan terkait adanya sarana penyampaian keluhan/saran dari pegawai misalnya berupa Kotak Saran atau bentuk media, proses
penanganannya lainnya serta bukti lainnya
0 = tidak ada
proses
penanganan/bel um memiliki sarana/media penanganan tuntutan dan kepentingan pegawai 0.5 = telah ada proses
a, proses penanganan belum
seluruhnya tepat menyelesaikan tuntutan dan kepentingan pegawai) 1 = telah ada proses penanganan dan telah memiliki sarana/media penanganan tuntutan dan kepentingan pegawai, penanganannya telah cepat dan tepat
4. Tindakan disiplin yang tepat dilakukan terhadap
penyimpangan atas kebijakan dan prosedur atau atas pelanggaran aturan perilaku.
a. Kepala Unit Kerja mengambil tindakan atas pelanggaran kebijakan, prosedur, atau aturan perilaku.
Permintaan keterangan terkait tindakan yang diambil Kepala Unit Kerja atas
pelanggaran, kepka pelanggaran disiplin dan bukti lainnya
0 = Kepala Unit
Kerja tidak mengambil tindakan atas pelanggaran 1 = Kepala Unit Kerja telah mengambil tindakan atas pelanggaran b. Jenis sanksi dikomunikasikan kepada
seluruh pegawai di lingkungan Unit Kerja sehingga pegawai mengetahui
konsekuensi dari penyimpangan dan pelanggaran yang dilakukan.
Permintaan keterangan apakah jenis sanksi telah dikomunikasikan ke seluruh pegawai, uji petik pemahaman pegawai
0 = Jenis sanksi
tidak
dikomunikasikan , pegawai tidak mengetahui jenis sanksi 1 = Jenis sanksi telah
5. Kepala Unit Kerja menghapus kebijakan atau penugasan yang dapat mendorong perilaku tidak etis.
a. Kepala Unit Kerja menetapkan tujuan yang realistis dan dapat dicapai dan tidak menekan pegawai untuk mencapai tujuan lain yang tidak realistis.
Permintaan keterangan terkait ada/tidak penetapan tujuan, ada tapkin dan bukti lainnya
0 = Kepala Unit
Kerja belum menetapkan tujuan yang realistis 1 = Kepala Unit Kerja telah menetapkan tujuan yang realistis b. Kepala Unit Kerja, sesuai dengan
kewenangannya, memberikan penghargaan untuk meningkatkan penegakan integritas dan kepatuhan terhadap nilai-nilai etika.
Usulan pemberian penghargaan misalnya; satya lencana 10 tahun, 20 tahun, 30 tahun dan sanapati 10 tahun, 20 tahun,30 tahun dan bukti lainnya
0 = Tidak ada
usulan pemberian penghargaan oleh Kepala Unit Kerja 1 = Kepala Unit Kerja telah mengusulkan pemberian penghargaan
B. KOMITMEN TERHADAP KOMPETENSI (2.5%)
1. Kepala Unit Kerja mengidentifikasi dan menetapkan kegiatan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas dan fungsi pada masing-masing posisi dalam Unit Kerja.
a. Kepala Unit Kerja menganalisis tugas yang perlu dilaksanakan atas suatu pekerjaan dan memberikan pertimbangan serta pengawasan yang diperlukan.
Permintaan keterangan terkait analisis yang dilakukan atas
tugas/pekerjaan dan
pertimbangan yang diberikan, PKPT/RKT, Monev RKT dan bukti lainnya
0 = Kepala Unit
Kerja tidak melakukan analisis dan tidak
memberikan pertimbangan dan
pengawasan 1 = Kepala Unit Kerja telah melakukan analisis dan tidak
memberikan pertimbangan dan
b. Kepala Unit Kerja menetapkan dan memutakhirkan uraian jabatan atau perangkat lain untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan tugas khusus.
Permintaan keterangan terkait pemutakhiran uraian jabatan, surat usulan pemutakhiran urjab, dan bukti lainnya
0 = tidak ada
pemutakhiran uraian jabatan 0.5 = ada pemutakhiran uraian jabatan tetapi belum diusulkan 1 = ada pemutakhiran dan telah diusulkan 2. Unit Kerja menyusun
standar kompetensi untuk setiap tugas dan fungsi pada masing-masing posisi dalam Unit Kerja.
a. Pengetahuan, keahlian, dan kemampuan yang diperlukan untuk setiap jabatan diidentifikasi dan diberitahukan kepada pegawai.
Permintaan keterangan terkait ada/tidaknya sosialisasi Urjab melalui PKS atau disebarkan hard copy untuk tiap pegawai, usulan formasi pegawai berdasarkan kompetensi dan bukti lainnya
0 =
pengetahuan, keahlian dan kemampuan belum
diidentifikasi dan belum
dikomunikasikan 0.5 =
pengetahuan, keahlian dan kemampuan sudah diidentifikasi (ada bukti dokumen) tetapi belum
dikomunikasikan 1 =
pengetahuan, keahlian dan kemampuan telah diidentifikasi (ada bukti dokumen) dan telah
b. Terdapat proses untuk memastikan bahwa pegawai yang terpilih untuk menduduki suatu jabatan telah memiliki pengetahuan, keahlian, dan kemampuan yang
diperlukan.
Permintaan keterangan terkait usulan nama-nama pegawai yang akan menduduki suatu jabatan apakah telah diverifikasi dengan persyaratan jabatan yang akan diduduki dan bukti lainnya
0 = tidak
dilaksanakan proses verifikasi usulan nama-nama pegawai yang akan menduduki suatu jabatan dengan persyaratan jabatannya 0.5 = sudah dilaksanakan verifikasi namun masih terdapat pegawai yang yang belum memenuhi persyaratan tetap diusulkan 1 = sudah dilaksanakan verifikasi dan pegawai yang diusulkan menduduki suatu jabatan telah memenuhi persyaratan 3. Unit Kerja
menyelenggarakan pelatihan dan pembimbingan untuk membantu pegawai mempertahankan dan meningkatkan
kompetensi pekerjaannya.
a. Terdapat program pelatihan yang memadai untuk memenuhi kebutuhan pegawai.
Rencana in house training, RKT dan bukti lainnya
0 = Unit Kerja
tidak
mengusulkan/m emiliki program pelatihan peningkatan kompetensi pegawai 1 = Unit Kerja telah
b. Unit Kerja sudah menekankan perlunya pelatihan berkesinambungan dan memiliki mekanisme pengendalian untuk
membantu memastikan bahwa seluruh pegawai sudah menerima pelatihan yang tepat.
Permintaan keterangan terkait mekanisme pengendalian yang dilakukan, Hasil Analisis Kebutuhan Diklat, dan bukti lainnya
0 = Unit Kerja
belum memiliki mekanisme pengendalian dan belum melaksanakan analisis
kebutuhan diklat 1 = Unit Kerja telah memiliki mekanisme pengendalian, ada bukti dokumen misalnya hasil analisis
kebutuhan diklat c. Kepala Unit Kerja memiliki keahlian
manajemen yang diperlukan dan sudah dilatih untuk memberikan pembimbingan yang efektif bagi peningkatan kinerja.
Pejabat Struktural memiliki sertifikat PIM, sertifikat pelatihan manajemen dan bukti lainnya. Verifikasi data pada Daftar Urutan Kepangkatan (DUK)
0 = Kepala Unit
Kerja belum sepenuhnya memenuhi persyaratan jabatan
d. Pegawai mendapat pembimbingan yang obyektif dan konstruktif untuk peningkatan kinerja.
Permintaan keterangan terkait bentuk pembimbingan dalam rangka peningkatan kinerja misalnya adanya kegiatan Pelatihan di Kantor Sendiri (PKS) mencakup seluruh pegawai, arahan dalam rapat dan bukti lainnya
0 = tidak ada
pembimbingan dalam
peningkatan kinerja 1 = telah dilakukan pembimbingan dalam
peningkatan kinerja misalnya adanya PKS dan arahan Kepala Unit Kerja dalam rapat internal
C. KEPEMIMPINAN YANG KONDUSIF (2.5%)
1. Kepala Unit Kerja memiliki sikap yang selalu mempertimbangkan risiko dalam pengambilan keputusan.
Permintaan keterangan bentuk pertimbangan risiko atas pengambilan keputusan, hasil penyebaran kuesioner ke staf, identifikasi risiko yang disusun dan bukti lainnya
0 = Kepala Unit
2. Kepala Unit Kerja menerapkan manajemen berbasis kinerja. Analisis Beban Kerja (ABK), SKP Individu dan bukti lainnya
0 = Kepala Unit
Kerja belum menerapkan manajemen berbasis kinerja 1 = Kepala Unit Kerja telah menerapkan manajemen berbasis kinerja, salah satunya misalnya telah menyusun ABK, pemberlakuan SKP Individu 3. Kepala Unit Kerja
mendukung fungsi tertentu dalam penerapan SPIP, antara lain pencatatan dan pelaporan
keuangan, sistem manajemen informasi, pengelolaan pegawai, dan pengawasan baik intern maupun ekstern
a. Kepala Unit Kerja menyelenggarakan akuntansi dan anggaran untuk pengendalian kegiatan dan evaluasi kinerja.
Laporan bulanan capaian target & realisasi
anggaran dan bukti lainnya
0 = Kepala Unit
Kerja belum menyelenggarak an akuntansi dan anggaran dalam rangka pengendalian kegiatan 1 = Kepala Unit Kerja telah menyelenggarak an akuntansi dan anggaran dalam rangka pengendalian kegiatan (ada laporan bulanan) b. Bagian Tata Usaha di Unit Kerja memiliki
tanggung jawab membuat laporan kepada bagian yang membidangi.
Laporan bulanan capaian target & realisasi
anggaran perbulan ke bagian yang membidangi dan bukti lainnya
0 = Bagian Tata
c. Kepala Unit Kerja menggunakan fungsi manajemen informasi untuk mendapatkan data operasional yang penting dan
mendukung upaya penyempurnaan sistem informasi sesuai perkembangan teknologi informasi.
Permintaan keterangan terkait SIM yang digunakan oleh setiap unit kerja, dan bukti lainnya
0 = Kepala Unit
Kerja belum memanfaatkan SIM (Unit Kerja belum memiliki SIM)
0.5 = Kepala Unit Kerja belum sepenuhnya memanfaatkan SIM (Unit Kerja telah memiliki SIM namun belum
diimplementasik an)
1 = Kepala Unit Kerja telah memanfaatkan SIM (Unit Kerja telah memiliki dan
mengimplement asikan SIM) d. Kepala Unit Kerja memberi perhatian yang
besar pada pegawai operasional dan menekankan pentingnya pembinaan sumber daya manusia (SDM) yang baik.
Permintaan keterangan untuk memastikan bahwa pegawai operasional telah mendapat pelatihan sesuai bidangnya, notulensi kegiatan PKS dan bukti lainnya
0 = Kepala Unit
Kerja tidak/kurang memberi perhatian terkait pembinaan SDM
1 = Kepala Unit Kerja telah mendukung/me mberi perhatian terkait
e. Kepala Unit Kerja memandang penting dan merespon informasi hasil
pengawasan.
Menindaklanjuti hasil
pengawasan intern dan ekstern (Laporan Tindak Lanjut Hasil
Pengawasan) dan bukti lainnya
0 = tidak ada
respon dari Kepala Unit Kerja atas hasil pengawasan 0.5 = Kepala Unit Kerja merespon hasil pengawasan dan
melaksanakan tindak lanjut walaupun masih belum selesai sepenuhnya (proses) 1 = Kepala Unit Kerja merespon hasil
pengawasan dan telah selesai melaksanakan tindak lanjut 4. Perlindungan atas aset dan informasi dari akses dan penggunaan yang
tidak sah.
Permintaan keterangan terkait bentuk perlindungan atas aset misalnya ada SOP peminjaman/ pemanfaatan aset/ penjagaan aset penting dan bukti lainnya
0 = Unit kerja
belum memiliki mekanisme/bent uk perlindungan aset dari akses tidak sah 0.5 = Unit kerja telah memiliki mekanisme/bent uk perlindungan aset dari akses tidak sah namun belum
tidak sah dan telah
menerapkan secara konsisten 5. Interaksi yang intensif dengan pimpinan pada tingkatan yang lebih
rendah.
Permintaan keterangan untuk menggali
informasi apakah terdapat interaksi dengan pimpinan pada tingkatan lebih rendah misalnya adanya rapat /diskusi antara pimpinan dan bawahannya dibuktikan dengan notulen, dan bukti lainnya
0 = interaksi
intensif belum dilakukan dengan pimpinan pada tingkatan yang lebih rendah 1 = interaksi intensif telah dilakukan dengan pimpinan pada tingkatan yang lebih rendah misalnya
dengan kegiatan rapat/diskusi didukung dengan bukti notulensinya 6. Kepala Unit Kerja
memiliki sikap yang positif dan responsif terhadap pelaporan yang berkaitan dengan keuangan, penganggaran, program, dan kegiatan.
a. Kepala Unit Kerja mengetahui dan ikut berperan dalam isu penting pada laporan keuangan serta mendukung penerapan prinsip-prinsip dan estimasi akuntansi yang konservatif.
Permintaan keterangan terkait peran Kepala Unit Kerja terkait pelaporan misalnya ada persetujuan laporan bulanan, capaian target & realisasi
anggaran ditandatangani oleh Kepala Unit Kerja, surat permohonan pencairan anggaran dan bukti lainnya
0 = Kepala Unit
program, dan kegiatan misalnya selalu memberi pertimbangan/ persetujuan atas suatu laporan b. Kepala Unit Kerja mengungkapkan semua
informasi keuangan, anggaran, dan program yang diperlukan agar kondisi kegiatan dan keuangan Unit Kerja tersebut dapat dipahami sepenuhnya.
Permintaan keterangan terkait ada/tidaknya komunikasi atas informasi keuangan, anggaran, dan program kepada seluruh pegawai, Adanya POK, laporan capaian kinerja & realisasi anggaran yang dikomunikasikan kepada pegawai dan bukti lainnya
0 = informasi
keuangan, anggaran, dan program tidak dikomunikasikan kepada
pegawai. 1 = informasi keuangan, anggaran, dan program telah dikomunikasikan kepada
pegawai.
c. Pegawai tidak menyampaikan laporan pencapaian target yang tidak tepat atau tidak akurat.
Permintaan keterangan ke pegawai terkait proses
penyusunan laporan pencapaian target dan sumber data kinerjanya, adanya progress report, laporan bulanan dan bukti lainnya
0 = laporan
capaian target yang
disampaikan pegawai tidak tepat/tidak akurat 1 = laporan capaian target yang
d. Fakta tidak dibesar-besarkan dan estimasi anggaran tidak ditinggikan sehingga menjadi tidak wajar.
Permintaan keterangan terkait proses perencanaan maupun pelaporan anggaran, Laporan capaian kinerja & realisasi anggaran
(laporan bulanan) disajikan secara wajar, Laporan hasil
pengawasan dan bukti lainnya
0 =
perencanaan dan pelaporan anggaran dinilai belum wajar (tidak sesuai kondisi yang sebenarnya) 1 =
perencanaan dan pelaporan anggaran dinilai sudah wajar (telah sesuai kondisi yang sebenarnya) 7. Tidak ada mutasi
pegawai yang berlebihan di fungsi-fungsi kunci, seperti pengelolaan kegiatan operasional dan program, akuntansi atau pemeriksaan intern, yang mungkin menunjukkan adanya masalah dengan perhatian Unit Kerja terhadap
pengendalian intern.
a. Pegawai yang menduduki posisi penting tidak keluar (mengundurkan diri).
Permintaan Keterangan terkait ada/tidaknya pegawai yang mengundurkan diri dan bentuk perhatian Unit Kerja kepada pegawai untuk mempertahankan pegawai yang berkompeten agar tidak mengundurkan diri, dan bukti lainnya
0 = Unit Kerja
kurang memberikan perhatian terkait pengendalian intern sehingga terdapat pegawai yang menduduki posisi penting mengundurkan diri
1 = Unit Kerja telah
memberikan perhatian terkait pengendalian intern sehingga pegawai yang menduduki posisi penting tidak
b. Adanya tingkat perputaran (turnover) pegawai yang tinggi yang dapat melemahkan pengendalian intern.
Permintaan keterangan terkait kondisi perputaran pegawai di Unit Kerja didukung dengan SK Penempatan, dan bukti lainnya
0 = perputaran <
2 tahun dinilai tingkat
perputarannya tinggi
1 = perputaran > 2 tahun dinilai tidak terlalu tinggi tingkat perputarannya (perputaran dilihat dalam kurun waktu tahunan) c. Perputaran pegawai yang tidak berpola
yang mengindikasikan kurangnya perhatian Kepala Unit Kerja terhadap pengendalian intern.
Permintaan keterangan terkait pola perputaran pegawai di Unit Kerja didukung dengan dokumen misalnya terdapat kebijakan rolling antar bidang secara tertulis dan telah
dilaksanakan dan bukti lainnya
0 = perputaran
D. PEMBENTUKAN STRUKTUR ORGANISASI YANG SESUAI KEBUTUHAN (2.5%)
1. Kepala Unit Kerja memberikan kejelasan wewenang dan tanggung jawab.
a. Kepala Unit Kerja yang bertanggung jawab atas kegiatan atau fungsi utama sepenuhnya menyadari tugas dan tanggung jawabnya.
Kepala Unit Kerja menandatangani pakta integritas, penetapan kinerja dan bukti lainnya
0 = Kepala Unit
Kerja tidak menyadari tugas dan
tanggungjawabn ya (tidak bersedia menandatangan i pakta
integritas, penetapan kinerja atau dokumen lain yang menjadi tanggungjawabn ya)
1 = Kepala Unit Kerja
bertanggungjaw ab atas kegiatan dan fungsi utamanya didukung dengan bukti dokumen b. Perubahan terkait organisasi disampaikan
kepada semua pegawai.
Permintaan keterangan terkait apakah perubahan organisasi disosialisasikan kepada seluruh pegawai misalnya melalui papan struktur
organisasi dan pejabat yang menduduki, selebaran, pks dan bukti lainnya
0 = perubahan
organisasi tidak dikomunikasikan kepada
pegawai. 1 = perubahan organisasi telah dikomunikasikan kepada
pegawai.
c. Kepala Unit Kerja memahami pengendalian intern yang menjadi tanggung jawabnya dan memastikan
Permintaan keterangan terkait
0 = Kepala Unit
bahwa pegawainya juga memahami tanggung jawab masing-masing.
tanggungjawab Kepala Unit Kerja dana apakah telah memastikan seluruh
pegawainya telah memahami, Ada sosialisasi atas Urjab dan SOP yang ada di unit kerja, dan bukti lainnya
tanggungjawabn ya dan tidak memastikan pegawainya juga memahami (tidak ada upaya untuk
mensosialisasik an Urjab, SOP dan lain-lain) 1 = Kepala Unit Kerja telah memahami tanggungjawabn ya dan
memastikan pegawainya juga memahami (ada upaya untuk
mensosialisasik an Urjab, SOP dan lain-lain) 2. Kejelasan hubungan
dan jenjang pelaporan intern dalam Unit Kerja.
a. Hubungan dan jenjang pelaporan ditetapkan serta secara efektif
memberikan informasi yang dibutuhkan Kepala Unit Kerja untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.
Permintaan keterangan atas proses
penyusunan laporan, Adanya SOP dan bukti lainnya
0 = tidak
b. Pegawai memahami hubungan dan jenjang pelaporan yang telah ditetapkan.
Permintaan keterangan atas proses
penyusunan laporan ke pegawai dan bukti lainnya
0 = Pegawai
tidak
mengetahui/me mahami mekanisme pelaporan 0.5 = Pegawai mengetahui dan memahami mekanisme pelaporan namun belum melaksanakann ya secara konsisten 1 = Pegawai mengetahui dan memahami mekanisme pelaporan serta telah
melaksanakann ya secara konsisten c. Kepala Unit Kerja dapat dengan mudah
saling berkomunikasi.
Ada rapat pimpinan, hasil rapat RKAU, disposisi dan bukti lainnya
0 = Kepala Unit
Kerja tidak saling
berkomunikasi (kurang
berkomunikasi) 1 = Kepala Unit Kerja secara intensif saling berkomunikasi didukung dengan bukti sarana
komunikasi dan hasil
3. Kepala Unit Kerja melaksanakan evaluasi dan penyesuaian secara periodik terhadap struktur organisasi sehubungan dengan perubahan lingkungan strategis.
Dokumen Renstra, SMO, PMO, hasil evaluasi organisasi dan bukti lainnya
0 = Kepala Unit
Kerja tidak melaksanakan evaluasi 0.5 = Kepala Unit Kerja melaksanakan evaluasi tetapi belum
ditindaklanjuti 1 = Kepala Unit Kerja
melaksanakan evaluasi dan telah
ditindaklanjuti 4. Unit Kerja
menetapkan jumlah pegawai yang sesuai, terutama untuk posisi pimpinan.
a. Kepala Unit Kerja memiliki waktu yang cukup untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.
Permintaan keterangan terkait beban kerja Kepala Unit Kerja didukung dengan hasil Analisis Beban Kinerja dan bukti lainnya
0 = Kepala Unit
Kerja kelebihan beban kerja sehingga tidak cukup waktu untuk
melaksanakan tugasnya 1 = Kepala Unit Kerja memiliki beban kerja yang sesuai dengan
b. Pegawai tidak boleh bekerja lembur secara berlebihan untuk menyelesaikan tugas yang diberikan.
Permintaan keterangan terkait beban kerja pegawai didukung dengan hasil Analisis Beban Kinerja, peraturan lembur dan bukti lainnya
0 = Pegawai
melaksanakan lembur secara berlebihan (melebihi kapasitas waktu jam lembur yang diijinkan)
1 = Pegawai melaksanakan lembur tidak melebihi
kapasitas waktu jam lembur yang diijinkan
E. PENDELEGASIAN WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB YANG TEPAT
(2.5%)
1. Wewenang diberikan kepada pegawai yang tepat sesuai dengan tingkat tanggung jawabnya dalam rangka pencapaian tujuan Unit Kerja.
a. Wewenang dan tanggung jawab ditetapkan dengan jelas di dalam Unit Kerja dan dikomunikasikan kepada semua pegawai.
Permintaan keterangan apakah
wewenang dan tanggungjawab telah
dikomunikasikan keapda seluruh pegawai, adanya Sosialisasi Urjab kepada semua pegawai (PKS, menyebarkan fotocopy urjab), dan bukti lainnya
0 = Wewenang
dan tanggung jawab tidak ditetapkan serta tidak
dikomunikasikan kepada seluruh pegawai 0.5 =
b. Kepala Unit Kerja memiliki tanggung jawab sesuai kewenangannya dan bertanggung jawab atas keputusan yang diambilnya.
Permintaan keterangan terkait tanggung jawab Kepala Unit Kerja, adanya Urjab dan bukti lainnya
0 = Kepala Unit
Kerja tidak menyadari tugas dan
kewenangannya serta kurang bertanggungjaw ab atas
keputusan yang diambil (tidak berkomitmen atas keputusan yang diambil, tidak
melaksanakan keputusan yang diambilnya) 1 = Kepala Unit Kerja
menyadari tugas dan
kewenangannya dan
bertanggungjaw ab atas
keputusan yang diambil
(berkomitmen atas keputusan yang diambil dan
c. Kepala Unit Kerja memiliki prosedur yang efektif untuk memantau hasil kewenangan dan tanggung jawab yang didelegasikan.
Permintaan keterangan terkait ada/tidaknya prosedur untuk memantau kewenangan dan tanggungjawab yang
didelegasikan, terdapat
pertanggungjawa ban atas
pelimpahan wewenang misalnya pendelegasian wewenang ke jajaran pimpinan dibawahnya, laporan atas pelaksananaan kegiatan termasuk progress report, disposisi dan bukti lainnya
0 = Kepala Unit
Kerja belum memiliki mekanisme untuk memantau pendelegasian wewenang dan tanggung jawab 0.5 = Kepala Unit Kerja telah memiliki mekanisme untuk memantau pendelegasian wewenang dan tanggung jawab tetapi belum konsisten dilaksanakan 1 = Kepala Unit Kerja telah memiliki mekanisme untuk memantau pendelegasian wewenang dan tanggung jawab dan telah konsisten dilaksanakan 2. Pegawai yang diberi
wewenang memahami bahwa wewenang dan tanggung jawab yang diterimanya terkait dengan pihak lain dalam Unit Kerja yang bersangkutan.
a. Uraian tugas secara jelas menunjukkan tingkat wewenang dan tanggung jawab yang didelegasikan pada jabatan yang bersangkutan.
Urjab pegawai dan bukti lainnya
0 = Tidak ada
3. Pegawai yang diberi wewenang memahami bahwa pelaksanaan wewenang dan tanggung jawab terkait dengan penerapan SPIP.
a. Pegawai, sesuai dengan wewenang dan tanggung jawabnya, diberdayakan untuk mengatasi masalah atau melakukan perbaikan.
Permintaan Keterangan bentuk kontribusi pegawai dalam mengatasi masalah di Unit Kerja, Laporan Monev, Surat Perintah dan bukti lainnya
0 = Pegawai
tidak
diberdayakan/dil ibatkan dalam membantu mengatasi masalah di Unit Kerja
1 = Pegawai diberdayakan/dil ibatkan dalam membantu mengatasi masalah di Unit Kerja
b. Untuk penyelesaian pekerjaan, terdapat keseimbangan antara pendelegasian kewenangan yang diterima dengan keterlibatan pimpinan yang lebih tinggi.
Permintaan Keterangan tentang
dukungan atasan dalam
pelaksanaan pekerjaan, Adanya Surat Perintah, deskripsi
pembagian tugas dan bukti lainnya
0 = tidak ada
uraian
tugas/tanggungj awab secara jelas
F. KEBIJAKAN DAN PRAKTIK PEMBINAAN SUMBER DAYA MANUSIA (2.5%)
1. Penetapan kebijakan dan prosedur sejak rekrutmen sampai dengan
pemberhentian pegawai.
a. sanksi disiplin atau tindakan
pembimbingan diberikan atas pelanggaran kebijakan atau kode etik.
SK hukuman disiplin dan bukti lainnya
0 = tidak ada
sanksi atas pelanggaran kebijakan atau kode etik 0.5 = ada sanksi atas
pelanggaran kebijakan atau kode etik namun belum konsisten dilaksanakan 1 = ada sanksi atas
pelanggaran kebijakan atau kode etik dan telah konsisten dilaksanakan b. usulan pemberhentian pegawai dilakukan
sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.
Permintaan keterangan pemahamam proses usulan pemberhentian pegawai, dokumen usulan pemberhentian pegawai beserta dokumen pendukungnya dan bukti lainnya
0 = usulan
pemberhentian pegawai belum sesuai dengan ketentuan perundang-undangan (persyaratan administrasi dan prosedur belum sesuai)
2. Supervisi periodik yang memadai terhadap pegawai.
a. Kepala Unit Kerja memberikan panduan, penilaian, dan pelatihan di tempat kerja kepada pegawai untuk memastikan ketepatan pelaksanaan pekerjaan, mengurangi kesalahpahaman, serta mendorong berkurangnya tindakan pelanggaran.
Permintaan keterangan terkait panduan yang diberikan kepala Unit Kerja dalam
pelaksanaan kegiatan, Hasil penilaian kinerja individu, notulensi rapat dan bukti lainnya
0 = Kepala Unit
Kerja tidak memberikan panduan, penilaian dan pelatihan dalam pelaksanaan tugas
1 = Kepala Unit Kerja secara aktif
memberikan panduan, penilaian dan pelatihan dalam pelaksanaan tugas b. Kepala Unit Kerja memastikan bahwa
pegawai memahami dengan baik tugas, tanggung jawab, dan harapan Kepala Unit Kerja.
Permintaan keterangan ke Kepala unit kerja terkait upaya memberikan pemahaman kepada pegawai dan bukti lainnya
0 = Kepala Unit
G. PERWUJUDAN PERAN APARAT PENGAWASAN INTERN PEMERINTAH YANG EFEKTIF (2.5%)
1. Di dalam Unit Kerja telah menerapkan manajemen risiko dalam penyelenggaraan tugas dan fungsi Unit Kerja.
Permintaan keterangan terkait penerapan amanjemen risiko, bukti penilaian risiko, dan bukti lainnya
0 = Unit Kerja
belum menerapkan manajemen risiko
0.5 = Unit Kerja telah
melaksanakan penilaian risiko tapi tidak terdokumentasi 1 = Unit Kerja telah
melaksanakan penilaian risiko dan
terdokumentasi 2. Di dalam Unit Kerja, terdapat upaya memelihara dan meningkatkan
kualitas tata kelola penyelenggaraan (good governance) tugas dan fungsi Unit Kerja.
Permintaan Keterangan terkait upaya peningkatan kualitas tata kelola
penyelenggaraan tugas dan fungsi Unit Kerja, Ada Lakip, Renstra, dan RKT/TAPKIN dan bukti lainnya
0 = Unit Kerja
tidak memiliki upaya
meningkatkan kualitas tata kelola
penyelenggaraa n tugas dan fungsinya 1 = Unit Kerja memiliki upaya meningkatkan kualitas tata kelola
H. HUBUNGAN KERJA YANG BAIK DENGAN UNIT KERJA TERKAIT (2.5%) 1. Hubungan kerja yang
baik dengan Unit Kerja yang mengelola anggaran, akuntansi dan perbendaharaan sehingga tercipta mekanisme saling uji.
a. Kepala Unit Kerja memiliki hubungan kerja yang baik dengan Unit Kerja yang
melaksanakan tanggung jawab pengendalian yang bersifat lintas unit kerja.
Kepka Tim Lintas Unit Kerja, surat permintaan personil, kerjasama kegiatan dan bukti lainnya
0 = Kepala Unit
Kerja kurang menjalin hubungan kerjasama yang baik dengan unit kerja lain (kurang
Lampiran III
Nomor
:
Tanggal
:
DAFTAR PERTANYAAN EVALUASI PENERAPAN SPIP PADA LEMBAGA SANDI NEGARA TAHUN 20XX
NAMA EVALUATAN :
TAHAPAN : PELAKSANAAN UNSUR PENILAIAN RISIKO
NO UNSUR/SUB UNSUR/PARAMETER
BUKTI YANG HARUS DIDAPAT
BUKTI YANG DIDAPAT
HASIL
PENGUJIAN NILAI
PARAMETER KETERANGAN
1 0.5 0
III. PENILAIAN RISIKO (20%)
A. PENETAPAN TUJUAN UNIT KERJA SECARA KESELURUHAN (4%)
1. Kepala Unit Kerja menetapkan tujuan Unit Kerja dengan berpedoman pada peraturan perundang-undangan.
a. Kepala Unit Kerja menetapkan tujuan Unit Kerja secara keseluruhan dalam bentuk misi, tujuan dan sasaran/program, sebagaimana dituangkan dalam rencana strategis dan rencana kinerja tahunan.
Ada Renstra, LAKIP, TAPKIN, dan RKT dan bukti lainnya
0 = tidak ada
penetapan misi, tujuan dan sasaran/progra m pada Renstra dan RKT 1 = ada
penetapan misi, tujuan dan sasaran/progra m pada Renstra dan RKT b. Tujuan Unit Kerja secara keseluruhan
disusun sesuai dengan persyaratan program yang ditetapkan dengan peraturan perundang-undangan.
Ada Renstra 0 = tujuan Unit
telah disusun sesuai dengan persyaratan program c. Tujuan Unit Kerja secara keseluruhan
harus cukup spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan terikat waktu.
Ada Renstra dan hasil evaluasi LAKIP
0 = tujuan Unit
Kerja seluruhnya belum memenuhi kriteria spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan terikat waktu
0,5 = tujuan Unit Kerja sebagian telah memenuhi kriteria spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan terikat waktu
1 = tujuan Unit Kerja
seluruhnya telah memenuhi kriteria spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan terikat waktu 2. Seluruh tujuan Unit Kerja secara jelas dikomunikasikan pada semua
pegawai sehingga Kepala Unit Kerja mendapatkan umpan balik, yang menandakan bahwa komunikasi tersebut berjalan secara efektif.
Permintaan keterangan terkait apakah tujuan Unit Kerja telah
dikomunikasikan ke seluruh pegawai, Sosialisasi Renstra, TAPKIN, dan RKT dan bukti lainnya
0 = tujuan Unit
Kerja belum dikomunikasikan ke seluruh pegawai 1= tujuan Unit Kerja telah dikomunikasikan ke seluruh pegawai
3. Kepala Unit Kerja menetapkan strategi operasional yang konsisten dengan rencana strategis Unit Kerja dan rencana penilaian risiko.
a. Rencana strategis mendukung tujuan Unit Kerja secara keseluruhan.
Tujuan selaras dengan visi dan misi, hasil evaluasi LAKIP, dan bukti lainnya
0 = seluruh
tujuan yang ditetapkan tidak selaras dengan visi dan misi 0,5 = sebagian tujuan yang ditetapkan telah selaras dengan visi dan misi 1 = seluruh tujuan yang ditetapkan telah selaras dengan visi dan misi b. Rencana strategis mencakup alokasi dan
prioritas penggunaan sumber daya.
Terdapat alokasi sumber daya dalam renstra dan bukti lainnya
0 = Renstra
tidak
menjabarkan alokasi dan prioritas penggunaan sumber daya 1 = Renstra telah
menjabarkan alokasi dan prioritas penggunaan sumber daya c. Rencana strategis dan anggaran
dirancang secara rinci sesuai dengan tingkatan manajerial.
Renstra mencakup program masing-masing bidang dan bukti lainnya
0 = Renstra
d. Asumsi yang mendasari rencana strategis dan anggaran Unit Kerja, konsisten dengan kondisi yang terjadi sebelumnya dan kondisi saat ini.
Renstra memuat analisis-analisis seperti SWOT, BSC,dll.
0 = Penyusunan
Renstra belum didasarkan analisis (misalnya dengan SWOT, BSC)
1 = Penyusunan Renstra telah didasarkan analisis (misalnya dengan SWOT, BSC)
B. PENETAPAN TUJUAN PADA TINGKATAN KEGIATAN (4%)
1. Penetapan tujuan pada tingkatan kegiatan harus berdasarkan pada tujuan dan rencana strategis Unit Kerja.
a. Semua kegiatan penting didasarkan pada tujuan dan rencana strategis Unit Kerja secara keseluruhan.
RKT sejalan dengan Renstra (lihat hasil evaluasi LAKIP) dan bukti lainnya
0 = Semua
kegiatan pada RKT tidak sejalan dengan tujuan dan Renstra Unit Kerja
b. Tujuan pada tingkatan kegiatan dikaji ulang secara berkala untuk memastikan bahwa tujuan tersebut masih relevan dan berkesinambungan.
Adanya pembahasan kembali tujuan kegiatan, bukti misalnya berupa notulen rapat, hasil SMO, dan bukti lainnya
0 = tujuan pada
tingkatan kegiatan tidak dikaji
0,5= tujuan pada tingkatan kegiatan telah dikaji (ada bukti pembahasannya ) namun belum ditindaklanjuti (ditetapkan) 1= tujuan pada tingkatan kegiatan telah dikaji (ada bukti pembahasannya ) dan telah ditindaklanjuti (ditetapkan) 2. Tujuan pada tingkatan kegiatan saling melengkapi, saling menunjang,
dan tidak bertentangan satu dengan lainnya.
Tidak terdapat kegiatan yang saling
bertentangan (analisis renstra misalnya dengan bukti laporan SMO), hasil evaluasi LAKIP, dan bukti lainnya
0 = tujuan pada
tingkatan kegiatan masih ada yang bertentangan 1 = tujuan pada tingkatan kegiatan tidak ada yang bertentangan 3. Tujuan pada tingkatan
kegiatan relevan dengan seluruh kegiatan utama Unit Kerja.
a. Tujuan pada tingkatan kegiatan ditetapkan untuk semua kegiatan operasional penting dan kegiatan pendukung.
Ada penetapan tujuan per kegiatan dan bukti lainnya
0 = seluruh
4. Tujuan pada tingkatan kegiatan mempunyai unsur kriteria pengukuran. Indikator kinerja kegiatan (dalam Tapkin/RKT ada target output) dan bukti lainnya
0 = seluruh
kegiatan tidak memiliki
indikator kinerja 0,5 = sebagian kegiatan telah memiliki
indikator kinerja 1 = seluruh kegiatan telah memiliki
indikator kinerja 5. Tujuan pada tingkatan
kegiatan didukung sumber daya Unit Kerja yang cukup.
a. Sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan sudah diidentifikasi.
Hasil Analisis BSC (dalam renstra), RKT, dan bukti lainnya
0 = belum
dilakukan identifikasi sumber daya yang diperlukan dalam
pencapaian tujuan 1 = telah dilakukan identifikasi sumber daya yang diperlukan dalam
pencapaian tujuan b. Jika tidak tersedia sumber daya yang
cukup, Kepala Unit Kerja harus memiliki rencana untuk mendapatkannya.
Permintaan keterangan terkait ada/tidaknya upaya memenuhi sumber daya yang tidak tersedia, Usulan kebutuhan sumber daya, dan bukti lainnya
0 = Kepala Unit
Kerja tidak mengusulkan kebutuhan sumber daya yang diperlukan 1 = Kepala Unit Kerja secara aktif
