ABSTRAK
PT POS INDONESIA merupakan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di bidang jasa kurir, logistik dan transaksi keuangan. PT POS INDONESIA sudah menerapkan teknologi informasi sebagai salah satu cara untuk mencapai tujuan atau proses bisnis agar investasi yang telah dikeluarkan sebanding dengan tujuan yang akan di capai oleh PT POS INDONESIA. Oleh karena itu, penegakan IT Governance pada proses APO07 (Manage Human Resource) berdasarkan COBIT 5 menjadi suatu kebutuhan yang mendasar. Selama ini PT POS INDONESIA terus melakukan pengembangan di dalam pengelolaan sumber daya manusia (SDM) khususnya pada Divisi Perencanaan dan Pengembangan Teknologi Informasi, namun hal tersebut belum menjamin bahwa perusahaan sudah benar-benar menerapkan standar yang baku mulai dari proses perekrutan, pelatihan, pengembangan karir sampai masa akhir jabatan pada PT POS INDONESIA. Atas dasar tersebut, penulis melakukan audit proses APO07 (Manage Human Resource) untuk menilai sejauh mana proses pengelolaan sumber daya manusia (Manage Human Resource) yang selama ini berjalan pada pada PT POS INDONESIA dengan menggunakan framework COBIT 5. Dari hasil analisis APO07 (Manage Human Resource) PT. POS INDONESIA berada pada level 3.
ABSTRACT
(PT POS INDONESIA is a State-Owned Enterprises (BUMN) engaged in courier, logistics and financial transactions. PT POS INDONESIA already applying information technology as one way to achieve the goals or the business process so that the investments made in proportion to the objectives to be achieved by PT POS INDONESIA. Therefore, enforcement IT Governance processes APO07 (Manage Human Resource) based on COBIT 5 becomes a fundamental requirement. During PT POS INDONESIA continue to develop in the human resource management (HRM), especially in the Division of Planning and Development of Information Technology, but it does not guarantee that the company has actually implementing the basic standard ranging from recruitment, training, career development until the end of the term of office of PT POS INDONESIA. On this basis, the authors conducted an audit process APO07 (Manage Human Resource) to assess the extent to which the process of human resource management (Manage Human Resource), which is running on the PT POS INDONESIA using COBIT 5 framework. From the analysis APO07 (Manage Human Resource) PT POS INDONESIA is at level 3.
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ... i
PERNYATAAN ORISINALITAS LAPORAN PENELITIAN ... ii
PERNYATAAN PUBLIKASI LAPORAN PENELITIAN ... iii
PRAKATA ... iv
1.1 Latar Belakang Masalah ... 16
1.2 Rumusan Masalah ... 17
1.3 Tujuan Pembahasan ... 17
1.4 Ruang Lingkup Kajian ... 17
1.5 Sumber Data ... 18
1.6 Sistematika Penyajian ... 19
BAB 2. KAJIAN TEORI ... 20
2.1 Pengertian Audit Sistem Informasi ... 20
2.1.1 Tujuan audit sistem informasi ... 20
2.4 COBIT 5 ... 28
2.4.1 Capability Dimension ... 30
2.4.2 Assesment Indicators ... 32
2.4.3 Rating Scales ... 33
2.4.4 RACI Chart ... 34
2.4.5 Work Product ... 37
2.5 APO07 (Manage Human Resource) ... 39
2.5.1 APO07.01 Maintain Adequate and Appropriate Staffing ... 39
2.5.2 APO07.02 Identify Key IT Personnel ... 40
2.5.3 APO07.03 Maintain The Skills and Competencies of Personnel 40 2.5.4 APO07.04 Evaluate Employee Job Performance ... 42
2.5.5 APO07.05 Plan and Track The Usage of IT and Business Human Resource ... 43
2.5.6 APO07.06 Manage Contract Staff ... 43
BAB 3. ANALISIS ... 45
3.1 PT Pos Indonesia... 45
3.1.1 Profil PT Pos Indonesia ... 45
3.1.2 Bidang Usaha ( Proses Bisnis) PT Pos Indonesia ... 48
3.1.3 Visi, Misi dan Motto Perusahaan ... 52
3.1.4 Struktur Organisasi ... 53
3.1.5 Tata KerjaDirektorat Teknologi Informasi ... 56
3.2 Tahap Analisis ... 69
3.2.1 Manage Human Resource (APO07) ... 69
1. APO07.01 Maintain Adequate and Appropriate Staffing ... 69
2. APO07.02 Identify Key IT Personnel ... 75
3. APO07.03 Maintain The Skills and Competencies of Personnel 79 4. APO07.04 Evaluate Employee Job Performance ... 84
5. APO07.05 Plan and Track The Usage of IT and Business Human Resource ... 89
6. APO07.06 Manage Contract Staff ... 95
3.2.3 Analisis GAP APO07 (Manage Human Resources) ... 121
BAB 4. SIMPULAN DAN SARAN ... 122
4.1 Simpulan ... 122
4.2 Saran ... 122
DAFTAR PUSTAKA ... 123
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2. 1 Gambar Pemetaan Domain dan Proses pada Cobit 5 ... 28
Gambar 2. 2 Capability Levels and Process Atributes ... .29
Gambar 2. 3 Assesment Indicators ... .31
Gambar 2. 4 Rating Scales ... .32
Gambar 2. 5 RACI Chart APO07 (Manage Human Resource) ... .34
Gambar 3. 1 Struktur Perusahaan PT. Pos Indonesia ... .51
DAFTAR TABEL
Tabel 2. 1 Work Product APO07 ... 35
Tabel 3. 1 APO07.01 Maintain Adequate and Appropriate Staffing ... 66
Tabel 3. 2 RACI Chart APO07.01 ... .71
Tabel 3. 3 Workproduct APO07.01 ... 71
Tabel 3. 4 APO07.02 Identify Key IT Personnel ... .72
Tabel 3. 5 RACI Chart APO07.02 Identify Key IT Personnel ... 74
Tabel 3. 6 APO07.03 ... 75
Tabel 3. 7 RACI Chart APO07.03 ... .79
Tabel 3. 8 Workproduct APO07.03 ... 79
Tabel 3. 9 APO07.04 Evaluate Employee Job Performance ... 80
Tabel 3. 10 RACI Chart APO07.04 Evaluate Employee Job Performance .. .83
Tabel 3. 11 Work Product APO07.04 Evaluate Employee Job Performance 84 Tabel 3. 12 APO07.05 ... 84
Tabel 3. 13 RACI Chart APO07.05 ... .88
Tabel 3. 14 Work Product APO07.05 ... 88
Tabel 3. 15 APO07.06 Manage Contract Staff ... 89
Tabel 3. 16 RACI Chart APO07.06 Manage Contract Staff ... .91
Tabel 3. 17 Work Product APO07.06 Manage Contract Staff ... 92
Tabel 3. 18 Capability Level ... .93
Tabel 3. 19 Hasil Perhitungan Rating pada Proses APO07 ... 113
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran AA.Hasil Wawancara APO07.01 ... 118
Lampiran BB.Hasil Wawancara APO 07.02 ... 120
Lampiran CC.Hasil Wawancara APO 07.03 ... .121
Lampiran DD.Hasil Wawancara APO 07.04 ... 123
Lampiran EE.Hasil Wawancara APO 07.05 ... .125
Lampiran FF.Hasil Wawancara APO 07.06 ... 127
Lampiran A. Job Requirement ... .129
Lampiran B. Keputusan Direksi Tentang Tenaga Kerja Outsourcing ... 136
Lampiran C. KPI (Key Performance Indicator) ... .141
Lampiran D. Aplikasi Web Wahana (knowledge center) Pos Indonesia ... 144
Lampiran E. Keputusan Direksi tentang pedoman pembuatan jobdesk ... .146
Lampiran F. Rencana jangka panjang pt. pos indonesia ... 148
Lampiran G. perjanjian kerjasama dengan pihak ketiga (vendor) ... .156
Lampiran H. Struktur organisasi dan tata kerja ... 160
Lampiran I. Keputusan Direksi tentang sistem perekrutan ... .165
Lampiran J. Keputusan Direksi tentang pelatihan ... .167
Lampiran K. Keputusan Direksi tentang sistem pola karir ... 172
Lampiran L. Aplikasi Sistem Informasi Manajemen SDM ... .174
Lampiran M. Tujuan Perusahaan ... .175
DAFTAR SINGKATAN
APO Align, Plan and Organise
COBIT Control Objectives For Information & Related Technology IT Information Technology
PT Perseroan Terbatas
ISO International Organization For Standardization IEC International Electrotechnical Commission PAM Process Assesment Model
RACI Responsibility, Accountable, Consuland Inform KPI Key Performance Indicator
DAFTAR ISTILAH
Audit Pemeriksaan dengan seksama pada sebuah
organisasi dengan pencarian bukti nyata berupa dokumen fisik atau elektronik untuk pembuktiannya.
IT Governance Proses yang mengarahkan dan mengatur organisasi dalam rangkai mencapai tujuannya dengan memberikan nilai tambah dari pemanfaatan teknologi informasi
Stakeholder Pihak-pihak yang terkait dengan lembaga mulai dari tanggung jawab kegiatan, proses kegiatan, serta hasil kegiatan.
Work Product Diartikan sebagai sebuah hasil produk yang terkait dengan pelaksanaan proses (ISO / IEC 15504: 1, 3.55)
BAB 1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Seiring berjalannya waktu dan pesatnya perkembangan Teknologi Informasi yang terjadi di sekarang ini khususnya di Indonesia, teknologi sudah tidak menjadi barang yang aneh, bahkan sangat diperlukan untuk mendukung kinerja suatu organisai atau pun perusahaan. Karena teknologi informasi dipercaya dapat membantu meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses bisnis organisasi atau pun perusahaan itu sendiri, tak terkecuali dengan PT POS INDONESIA (Persero).
Salah satu metode untuk pengelolaan teknologi informasi itu sendiri untuk digunakan secara luas terdapat pada COBIT (Control Objective for Information and Related Technology). COBIT itu sendiri berfungsi untuk memberikan manager, auditor, dan pengguna teknologi informasi dengan kumpulan umum tindakan, indikator, proses dan praktik terbaik untuk membantu memaksimalkan keuntungan yang akan diperoleh melalui penggunaan teknologi informasi yang sesuai dengan control dalam sebuah organisasi ataupun perusahaan. Di samping itu, COBIT juga dirancang agar bisa menjadi alat bantu yang akan dapat memecahkan permasalahan dalam memahami dan mengelola segala resiko serta keuntungan yang akan di timbulkan dan berhubungan dengan sumber daya informasi suatu organisasi atau perusahaan.
17
terus melakukan pengembangan di dalam pengelolaan sumber daya manusia (SDM) khususnya pada Divisi Perencanaan dan Pengembangan Teknologi Informasi, namun hal tersebut belum menjamin bahwa perusahaan sudah benar-benar menerapkan standar yang baku mulai dari proses perekrutan, pelatihan, pengembangan karir sampai masa akhir jabatan pada PT POS INDONESIA (Persero). Atas dasar tersebut, penulis ingin melakukan audit APO07 (Manage Human Resource) untuk menilai sejauh mana proses pengelolaan sumber daya manusia (Manage Human Resource) yang selama ini berjalan pada pada PT POS INDONESIA (Persero) khususnya pada Divisi Perencanaan dan Pengembangan Teknologi Informasi dengan menggunakan framework COBIT 5.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas maka penulis mendapatkan rumusan masalah yaitu:
- Sejauh mana PT POS INDONESIA (Persero) mengelola sumber daya manusia (Manage Human Resource) dengan menggunakan
framework COBIT 5 (berdasarkan hasil penilaian Capability Level)?
1.3 Tujuan Pembahasan
Adapun tujuan dari penelitian ini yaitu :
- Melakukan audit dan mendeskripsikan menggunakan proses APO07 Manage Human Resource untuk menilai sejauh mana PT POS INDONESIA (Persero) mengelola sumber daya manusia (Manage Human Resource) dengan menggunakan framework
COBIT 5 (berdasarkan hasil penilaian Capability Level).
1.4 Ruang Lingkup Kajian
18
1. Menilai sejauh mana pengelolaan sumber daya manusia (Manage Human Resource) pada PT. POS INDONESIA (persero) khususnya pada Divisi Perencanaan dan Pengembangan Teknologi Informasi berdasarkan framework COBIT 5 yang diukur melalui penilaian dari
Capability Level.
Tahap pengumpulan data untuk mengindentifikasi masalah dalam laporan Tugas Akhir diperoleh dari :
1. Observasi dan Wawancara
Yaitu tahap dimana diusahakan untuk mengumpulkan data-data seperti : Profil perusahaan yang mencakup (sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi perusahaan, struktur organisasi perusahaan divisi IT dan proses bisnis yang terkait dengan APO07 (Manage Human Resource) menggunakan
framework COBIT 5) dengan melakukan pengamatan dan berkomunikasi dengan PT POS INDONESIA (Persero) agar lebih terinci dalam mendefinisikan masalah.
2. Studi Kepustakaan
19
4. Diskusi dan Konsultasi
Yaitu metode yang dilakukan dengan cara berdiskusi dengan pembimbing eksternal/internal maupun pihak-pihak luar yang dapat memberikan saran tentang Tugas Akhir yang akan dibuat.
1.6 Sistematika Penyajian
Penulis telah menyusun sistematika penyajian dalam penyusunan laporan Tugas Akhir ini yang berguna untuk mempermudah memahami laporan. Adapun sistematika penulisan adalah sebagai berikut:
BAB 1 PENDAHULUAN
Bab ini akan menguraikan mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan pembahasan, ruang lingkup kajian, sumber data, sistematika penyajian, dan waktu dan tempat.
BAB 2 KAJIAN TEORI
Bab ini akan membahas tentang teori-teori yang akan mendukung penelitian. Yaitu definisi dan penjelasan pustaka-pustaka yang akan digunakan untuk menjadi referensi dalam penyusunan penelitian ini.
BAB 3 ANALISIS
Bab ini berisi analisis yang akan akan menguraikan tentang bagaimana menerapkan standarisasi pengelolaan sumber daya manusia (SDM) sesuai dengan proses APO07 (Manage Human Resource) dengan menggunakan framework COBIT 5.
BAB 4 SIMPULAN
122
BAB 4. SIMPULAN DAN SARAN
4.1 Simpulan
Berdasarkan hasil analisis penilaian Proses APO07 Manage Human Resource pada PT Pos Indonesia khususnya pada Divisi Perencanaan dan Pengembangan Teknologi Informasi berdasarkan framework COBIT 5, hasil yang diperoleh untuk Capability Level menunjukkan berada di skala level 3 (Established Process). Analisis Pengelolaan Sumber Daya Manusia (Manage Human Resource) ini belum sepenuhnya terpenuhi dari hasil assesment
yang dilakukan pada APO07 Manage Human Resource, sehingga PT Pos Indonesia khususnya pada Divisi Perencanaan dan Pengembangan Teknologi Informasi perlu meningkatkan kembali Capability Level yang ingin dicapai dan sehingga tujuan dari proses APO07 Manage Human Resource
dapat tercapai dengan baik.
4.2 Saran
DAFTAR PUSTAKA
[1] R. A. Weber, Information Systems Control and Audit, Prentice Hall, 1998. [2] S.Gondodiyoto, Pengelolaan Fungsi Audit Sistem Informasi, Mitra
Wacana Media, 2009.
[3] Drs. B. Wahyudi, Manajemen Sumber Daya Manusia, Bandung: Sulita, 2002.
[4] S. D. H. Wim Van Grembergen, Business Strategy and Applications in Enterprise IT Governance, IGI Global; 1 edition, 2012.
[5] I. G. Institute, COBIT 4.1 Framework Control Objectives, Management Guidelines, Maturity Models, IT Governance Institute, 2007.
[6] ISACA, COBIT 5, Isaca, 2012.
[7] ISACA, COBIT 5 Enabling Processes, Isaca, 2012.
[8] ISACA, COBIT 5 Process Assesment Model (PAM), Isaca, 2012.
