Erik Perdana Ibrahim, S.Kom 1

Manajement Proyek & Resiko

- Konsep dasar manajemen proyek meliputi : - Definisi Proyek

a. Berdasarkan hakekatnya proyek dapat didefinisiskan sebagai

" Rangkaian usaha dalam jangka waktu tertentu yang bertujuan untuk menghasilkan sebuah produk atau jasa/pelayanan unik tetentu, dilaksanakan oleh manusia dengan memanfaatkan berbagai sumber daya, melalui rangkaian proses perencanaan, eksekusi, dan kontrol "

b. Proyek memilki jangak waktu tertentu, yang berarti bahwa rangkaian aktivitas tersebut memiliki titik mulai dan titik selesai yang pasti (ditargetkan), dan

c. Bersifat unik, yang berarti bahwa tidak ada proyek yang menghasilkan produk atau jasa/ pelayanan yang identik.

- Proyek sistem informasi dan teknologi informasi

a. Memakai bebagai fasilitas dan perlengkapan / bahan mentah (raw materials) yang telah dapat didigitasi semacam teks, gambar, audio, dan video

b. Menggantungkan diri pada standard - standard kualitas yang belum baku karena sangat sulit dimengerti dan dipahami bersama antara berbagai pihak yang berkepentingan dalam proyek

c. Mendasarkan proses pada rencana atau kontrak kerja yang sangat sulit dikembangkan sehingga tidak terjadi keraguan dalam menentukan telah selesainya sebuah proyek atau tidak.

- Manajemen proyek

a. definisi manajemen proyek sebagai berikut;

" Penerapan pengetahuan, kompetensi, keahlian, peralatan, metodologi, dan teknik didalam proses pengelolaan sebuah proyek sehingga dapat memenuhi kebutuhan dan harapan berbagai pihak yang berkepentingan (stakebolders) dari proyek tersrbut.

b. Biasanya, pemenuhan kepentingan berbagai pihak tersebut berkisar pada hal- hal utama sebagai berikut;

- Aspek-aspek keseimbangan antara kualitas proyek yang diharapkan dengan keterbatasan uang dan waktu.

c. Aspek-aspek mempertemukan kebutuhan/keinginan dan harapan pihak-pihak yang terlibat langsung maupun tidak langsung dalam proyek yang kerap kali berbeda dan saliing bertolak belakang

- Karakteristik khusus yang membedakan proyek dari kegiatan rutin lainnya

- Sistem organisasi - Budaya organisasi - Struktur organisasi

- Manajemen dan gaya kepemimpinan

1. Yang membedakan proyek teknologi informasi dengan proyek lain pada umumnya proyek teknologi informasi yaitu;

- Proyek analisa kebutuhan sistem informasi manajemen perusahaan - proyek perencanaan sistem data bagian akuntansi dan keuangan - proyek pengembangan perangkat lunak sumber daya manusia - Proyek implementasi aplikasi siap pakai semacam oracle,SAP,atau

microsoft office, proyek lain pada umumnya - Proyek pengembangan produk-produk baru - proyek perubahan struktur organisasi perusahaan - proyek pelatihan manajemen dan karyawanperusahaan - proyek pengadaan barang kebutuhan disebuah divisi usaha - proyak konstruksi bangunan kantor cabang.

2. Saat ini pemerintah lengah dengan pembangunan jalan yang tata letaknya kurang menyenangkan tuk dilihat dari segi keindahan cukup baik, akan tetapi dari segi keramahan lingkungan maupun segi ketangguhan waktu sangat buruk. Maka dari itu saat ini pemerintah gencar kepada para departemen pekerjaan umum dalam membangun sarana maupun pra sarana agar lebih di ukur dari segi kelayakan maupun keindahan. Contohnya jalan yang tahun ini yang katanya akan amblas dikarenakan pengikisan air tanah

Manajamen Proyek Sebagai Suatu Pengantar

Era sekarang ini banyak kita menemukan contoh adanya proyek baik itu proyek skala kecil maupun besar, proyek komersial maupun pelayanan umum. Pembangunan pelabuhan, pembangunan bandar udara dan lain-lain disebut proyek, sementara itu kegiatan manusia yang lain seperti menanam padi, pembayaran gaji bulanan dan pelaksanaan perkuliahan tidak dinamakan proyek. Apa yang dimaksud dengan proyek ?

Jawaban dari pertanyaan ini dapat dilihat dari aspek tujuan, siklus hidup, kompleksitas, keunikan dan konflik sumber daya yang terjadi.

 Tujuan

Suatu proyek biasanya mempunyai suatu aktivitas yang berlangsung dlam waktu tertentu dengan hasil akhir tertentu. Proyek dapat dibagi dalam sub-sub pekerjaan yang harus diselesaikan untuk memcapai tujuan proyek secara keseluruhan.

 Kompleksitas

Proyek biasanya melibatkan beberapa fungsi organisasi karena diperlukan bermacam-macam keahlian dan bakat dari berbagai disiplin ilmu.

 Keunikan

Suatu proyek mempunyai ciri tersendiri yang berbeda dari apa yang sudah dikerjakan sebelumnya.

 Tidak permanen

Proyek adalah aktivitas temporer artinya suatu proyek memiliki batasan waktu tertentu

 Ketidakbiasaan

Proyek biasanya menggunakan teknologi baru dan memiliki elemen yang tidak pasti dan beresiko.

 Siklus Hidup

Selama proses, proyek akan melewati beberapa fase yang disebut siklus hidup proyek

Dari penjelasan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa proyek adalah suatu jenis program yang disusun secara terperinci sebagai suatu bentuk kegiatan yang akan dilaksanakan dan didalamnya secara konkrit ditetapkan tujuan dan hasil yang akan dicapai, lokasi jelas, organisasi pelaksana, biaya dan jadwal waktu serta anggarannya tertuang dalam suatu dokumen

Komponen Proyek

Suatu proyek terdiri atas beberapa komponen yang mendukung yaitu :

 Kemampuan

Berhubungan dengan pengetahuan tentang projek yang akan dikerjakan, kemampuan dalam mengerjakan proyek tersebut, dan pengalaman yang dibutuhkan yang bertujuan untuk mengurangi faktor resiko yang terjadi dari suatu proyek yang akan dikerjakan

 Perangkat Bantu

Alat bantu yang dibutuhkan oleh seorang manajer proyek untuk meningkatkan kemampuan menangani suatu proyek dalam bentuk perangkat lunak maupun perangkat keras, seperti dalam hal dokumentasi, perencanaan, permodelan, audit maupun pengevaluasian proyek

 Proses

Adalah suatu teknis dan urutan kebutuhan yang dapat di monitor dan di kontrol dalam waktu tertentu meliputi waktu, dana, kualitas, resiko maupun bidang garapan proyek.

Manajemen Proyek

 Secara tradisional pengertian manajemen adalah meliputi kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penempatan orang, pengendalian dan pengarahan.

 Manajemen Proyek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan sumberdaya organisasi untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumberdaya tertentu.

 Manajemen Proyek mempergunakan personil untuk ditempatkan pada tugas tertentu dalam proyek

Ciri-ciri Manajemen Proyek

Mekanisme proyek dalam hubungannya dengan pengelolaan, organisasi dan sumber daya mempunyai ciri-ciri tertentu sebagai berikut :

 Memimpin organisasi proyek dan beroperasi secara independen.

 Pembawa tunggal untuk mencapai satu tujuan proyek.

 Memerlukan bermacam-macam keahlian dan sumber daya.

 Bertanggung jawab menyatukan orang-orang dari berbagai fungsi/disiplin yang bekerja.

 Memfokuskan pada ketepatan waktu dan biaya.

Macam-macam Proyek

 Proyek Kapital

Proyek ini biasanya berupa pengeluaran biaya untuk pembebasan tanah, pembelian peralatan, pemasangan fasilitas dan konstruksi gedung

 Proyek Penelitian dan Pengembangan

Proyek ini bisa penemuan produk baru, temuan alat baru dll. proyek ini dapat muncul dilembaga komersial maupun pemerintah.

 Proyek yang berhubungan dengan manajemen service

Proyek ini sering uncul dalam perusahaan maupun instansi pemerintah.

Proyek ini bisa berupa perancangan struktur organisasi, pembuatan sistem informasi manajemen, peningkatan produktifitas perusahaan.

Batasan suatu proyek

Batasan suatu proyek menurut teori klasik menyatakan bahwa proyek terdiri atas 3 hal yaitu :

 Ruang Lingkup

 Waktu

 Dana

Seiring dengan perkembang jaman, manajemen proyek memiliki beberapa batasan yang mencakup :

 Ruang Lingkup

Ruang lingkup proyek meliputi tata cara untuk menentukan waktu proyek dimulai, perencanaan lingkup proyek yang akan di garap, pendefinisian ruang lingkup proyek, verifikasi proyek serta kontrol atas perubahan yang mungkin terjadi saat proyek tersebut di mulai.

 Waktu

Meliputi tata cara mendefinisikan suatu aktifitas, menentukan urutan- urutan kejadian atas proyek, mendefinisikan durasi/lama waktu dari setiap pekerjaan, pengembangkan suatu skedul serta merencanakan kontrol atas skedul tersebut

 Dana

Meliputi tata cara untuk merencanakan sumber dana proyek, mengestimasikan harga dan sumber daya, mendefinisikan budget, serta mengontrol keuangan

 Kualitas

Meliputi kegiatan perencanaan kualitas, perencanaan jaminan atas suatu kualitas berdasarkan standar tertentu, serta pengontrolan atas kualitas

 Resiko

Meliputi perencanaan atas manajemen resiko,mengidentifikasikan resiko yang timbul dari suatu proyek, menganalisa kuantitatif dan kualitatif suatu resiko, merencanakan tindakan yang akan diambil dari suatu resiko yang timbul serta memonitor setiap resiko yang mungkin muncul dari suatu proyek

 Sumber Daya Manusia

Manajemen sumber daya manusia meliputi kegiatan perencanaan atas sumber daya manusia yang akan mengerjakan proyek, perekrutan tenaga kerja, serta pembangunan team

 Logistik

Manajemen logistik meliputi tahapan perencanaan kebutuhan sumber daya untuk kegiatan proyek, perencanaan tender, proses tender dan penentuan pemenang tender, administrasi atas kontrak pembelian, dan tata cara penutupan kontrak.

 Komunikasi

Meliputi kegiatan perencanaan komunikasi atas level sumber daya, distribusi informasi, laporan kemajuan proyek dan pembuatan administrasi akhir proyek sebelum diserah terimakan.

 Manajemen Integrasi

Merupakan kegiatan yang meliputi perencanaan pengembangan, perencanaan tata pelaksanaan suatu proyek dan kontrol atas perubahan secara terintegrasi dari suatu proyek

Adapun batasan dari manajemen proyek tersebut di gambarkan sebagai berikut :

1. Spektrum Manajemen

Manajemen proyek Perangkat Lunak (PL) yang efektif berfokus pada 1.1 People ( Manusia)

SEI telah mengembangkan suatu model kematangan kemampuan manajemen manusia (People Management Capability Manurity Model ( PM – CMM ) ) untuk mempertinggi kesiapan organisasi PL dalam membuat aplikasi yang semakin kompleks sehingga menarik, menumbuhkan, memotivasi, menyebarkan dan memelihara bakat yang dibutuhkan untuk mengembangkan kemapuan mengembangkan PL mereka.

Model kematangan manajemen manusia membatasi pada :

Rekruitmen, Seleksi, Manajemen unjuk kerja, Pelatihan Kompensasi, Pemgembangan karir, Desain kerja & organisasi, Perkembangan karir tim / kultur

Manusia dalam pengembangan PL terdiri dari : A.Player (Pemain)

 Manajer Senior :menentukan isu bisnis yang mempengaruhi dalam proyek

 Manajer Proyek : merencanakan, memotivasi, mengorganisir, mengontrol aplikasi/produk

 Pelaksana : mempunyai ketrampilan teknik untuk merekayasa aplikasi

 Pelanggan : menentukan jenis kebutuhan bagi PL yang akan dibuat

 Pemakai : akhir yang berinteraksi dengan PL yang dibuat B.Team Leader (Pimpinan Tim)

Manajemen proyek merupakan kegiatan manusia intensif sehingga memerlukan praktisi yang cakap.

Model Kepemimpinan (MOI yaitu Motivasi, Organisasi, gagasan & Inovasi) menurut Jerry Weinberg Karakteristik yang menentukan manajer proyek efektif yaitu :

- Pemecahan Masalah - Prestasi

- Identitas manajerial - Pengaruh & pembentukan tim C.The Software Team ( Tim PL)

Sumber daya manusia kepada sebuah proyek yang akan membutuhkan n manusia yang bekerja selama k tahun , ada beberapa alternatif untuk menentukan sumber daya tersebut :

- n orang mengerjakan tugas fungsional berbeda sebanyak m dengan sedikit kombinasi kerja & koordinasi tanggung jawab manajer proyek - n orang mengerjakan tugas fungsional berbeda sebanyak m (m<n) , seorang pemimpin tim ad hoc dapat dipilih, koordinasi bertanggung jawab manajer PL

- n orang diatur di dalam tim , setiap orang mengerjakan >= 1 tugas fungsional, setiap tim mempunyai sebuah struktur spesifik yang ditentukan untuk semua tim yang bekerja pada sebuah proyek, koordinasi dikontrol oleh tim itu sendiri dan oleh manajer proyek PL (sistem ini paling produktif) 7 faktor proyek yang harus dipertimbangkan dalam merencanakan tim RPL yaitu :

1. Kesulitan pada masalah

2. Ukuran program yang dihasilkan (LOC / function) 3. Waktu tim (umur)

4. Tingkat dimana dapat dimodularitasi 5. Kualitas serta keandalan

6. Kepastian tanggal penyampaian 7. tingkat sosiabilitas / komunikasi

Constantine, mengusulkan 4 paradigma organisasional bagi tim RPL:

1. Paradigma Tertutup : Membentuk hirarki otoritas tradisional ( mirip tim CC) tetapi kurang inovatif

2. Paradigma Random : Membentuk tim longgar & tergantung pada inisiatif individual tim, untuk inovasi sangat baik (unggul) bila unjuk kerja tim teratur.

3. Paradigma Terbuka : Membentuk tim dengan cara tertentu sehingga banyak kontrol,

inovasi banyak . Cocok untuk masalah yang kompleks tetapi tidak seefesien tim lainnya

4. Paradigma Sinkron Mengorganisasikan tim untuk bekerja pada bagian-bagian kecil

masalah dengan komunikasi aktif pada tim

D. Coordinatian & Communication Issue (masalah koordinasi &

komunikasi)

Proyek PL mengalami kesulitan dikarenakan :

- Skala usaha pengembangan yang besar sehingga kesulitan dalam mengkoordinasi anggota tim & Kompleksitas yang semakin besar - Ketidakpastian mengakibatkan perubahan terus menurus pada proyek - Interoperabilitas merupakan ciri dari sistem dan menyesuaikan dengan

batasan system

1.2 Problem / Product

Analisis yang mendetail mengenai kebutuhan PL akan memberikan informasi untuk menghitung perkiraan kuantitatif & perencanaan organisasi. Tetapi itu sulit karena informasi yang diberikan customer tidak lengkap. Ruang lingkup masalah dibatasi dengan :

 Konteks : PL yang dibangun memenuhi sistem, produk / konteks bisnis yang lebih besar serta batasan yang menentukan hasilnya

 Tujuan informasi : Objek pelanggan yang dihasilkan sbg output dr PL yang dapat digunakan sebagai input

 Fungsi & unjuk kerja : PL digunakan untuk mentransformasikan input menjadi output Pernyataan ruang lingkup dibatasi (data jumlah pemakai simultan, ukuran pengiriman, waktu mak respon ), batasan /& jangka waktu dicatat (biaya produk membatasi jumlah memori) & factor mitigasi (algoritma yang dibutuhkan software aplikasi (pemograman))

Dekomposisi Masalah / pembagian masalah diterapkan pada : - Fungsionalitas yang disampaikan

- Proses yang dipakai 1.3 Process

Proses PL memberikan suatu kerangka kerja dimana rencana komprehensip bagi pengembangan PL yang dapat dibangun dengan :

 Sejumlah kumpulan tugas yang berbeda, kemampuan penyampaian

& jaminan kualitas

 Aktifitas pelindung, jaminan kualitas PL, manajemen konfigurasi PL & pengukuran

Tahap process ini berhubungan dengan metode pengembangan perangkat lunak.

1.4 Proyek

Merupakan Penggabungan semua kerja untuk membuat produk menjadi kenyataan. proyek terkadang mengalami kesulitan dikarenakan :

1. Kemajuan mengalami kecacatan

2. Tidak ada cara untuk mengkalibrasi kemajuan karena tidak memperoleh matrik kuantitatif

3. Rencana proyek belum dirancang untuk mengakomodasi sumber daya yang diperlukan pada akhir sebuah proyek

4. Resiko-resiko belum mempertimbangkan secara eksplisit serta belum dibuat rencana untuk mengurangi, mengatur & memonitor Jadwal yang ada tidak realistis & cacat

Untuk mengatasi masalah tersebut maka diperlukan waktu pada awal proyek untuk membangun rencana yang realistis guna memonitor rencana proyek

selama berjalan & pada keseluruhan proyek serta mengontrol kualitas serta perubahannya.

MANAJEMEN PROYEK : KONTEKS DAN PROSES Siklus Hidup Produk

Pengembangan sebuah produk pada dasarnya mengikuti tahapan yang disebut Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle). Perencanaan sebuah produk yang akan dibuat merupakan fase awal yang dilakukan sebelum produk baru dibuat. Berdasarkan hasil perencanaan ini, fase berikutnya adalah membuat analisa berkaitan dengan pengembangan produk baru.

Kelemahan dan kekurangan dari produk yang sekarang dan studi kelayakan pembuatan produk baru merupakan fokus dari fase analisis. Apabila hasil analisis merekomendasikan kelayakan dikembangkannya produk baru, maka fase kegiatan berikutnya adalah membuat desain produk baru tersebut dari berbagai aspek. Dengan hasil desain ini, maka produk baru pada akhirnya dibuat. Kegiatan ini dapat dilakukan dalam fase implementasi. Setelah produk jadi, fase evaluasi harus dilakukan dengan tujuan untuk melihat apakah produk baru tersebut sesuai dengan perencanaan sebelumnya ataukah tidak. Hasil evaluasi ini akan memungkinkan dilakukannya pengembangan- pengembangan produk yang baru lagi.

Apabila diperhatikan, siklus hidup produk ini sebenarnya tidak terlepas dari pendekatan Siklus Hidup Pengembangan Sistem (Systems Development Life Cycle – SDLC), dengan fase-fase kegiatan :

 Perencanaan (Planning)

 Analisis (Analysis)

 Perancangan (Design)

 Implementasi (Implementation)

 Dukungan (Support)

Dalam penerapannya, beberapa model metodologi pengembangan sistem telah dikembangkan, misalnya :

 Model Waterfall : Model ini terdefisinikan dengan baik dimana pengembangan dan support sistem mempunyai jenjang/tahapan kegiatan secara linier.

 Model Spiral : Pada model ini, perangkat lunak dikembangkan menggunakan pendekatan iteratif atau spiral yang dirasakan lebih baik dibandingkan pendekatan linier.

 Model Incremental Release :

 Model RAD (Rapid Application Development) : Digunakan untuk mengembangkan sistem secara cepat tanpa mengabaikan kualitas.

 Model Prototyping : Digunakan dalam mengembangkan prototipe untuk memperjelas dan memenuhi kebutuhan user.

Pembahasan lebih lanjut dari masing-masing model metodologi pengembangan sistem ini dapat dibaca pada referensi-referensi mengenai analisis dan desain sistem.

Siklus Hidup Proyek

Pengembangan sebuah proyek sebenarnya juga tidak terlepas dari siklus hidup produk. Sebab dalam lingkup yang lebih khusus, suatu proyek pada dasarnya dapat juga dilakukan dalam rangka pengembangan sebuah produk.

Jadi dalam hal ini, suatu proyek juga akan memiliki siklus hidup, yang selanjutnya disebut Siklus Hidup Proyek (Project Life Cycle).

Siklus Hidup Proyek merupakan kumpulan dari fase-fase kegiatan dalam pelaksanaan proyek. Fase-fase kegiatan dalam pengembangan sebuah proyek ini sangat bervariasi dan tergantung pada karakteristik dari proyek itu sendiri atau organisasi yang mengembangkan proyek tersebut. Namun secara umum, fase-fase ini kegiatan dalam siklus hidup proyek terdiri atas :

 Penyusunan Konsep (Concept)

Pada fase ini, manajemen merumuskan perencanaan proyek, persiapan tentang estimasi biaya proyek dan menyusun aktivitas kegiatan dalam proyek.

 Pengembangan (Development)

Kegiatan dalam fase ini bertujuan uuntuk menyusun perencanaan proyek (project plan), estimasi anggaran biaya dan menyusun aktivitas kegiatan dalam proyek secara lebih rinci.

 Pelaksanaan (Implementation)

Fase ini merupakan fase dimana aktivitas kegiatan yang sudah direncakan dalam proyek dilaksanakan. Dalam fase ini juga dibuat estimasi biaya yang sebenarnya. Selain itu, laporan-laporan kinerja dari pelaksanaan berbagai aktivitas dalam proyek juga disusun dalam fase ini.

 Penyerahan Proyek (Close-out)

Fase ini merupakan akhir penyelesaian dari seluruh aktivitas dalam proyek. Dalam fase ini juga akan dipelajari berbagai aktivitas kegiatan yang sudah dilaksanakan, sebelum hasil proyek diserahterimakan kembali kepada stakeholder atau kustomer dan selanjutnya dibubarkan.

Berkaitan dengan siklus hidup produk dan siklus hidup proyek dapat disimpulkan bahwa :

 Siklus hidup proyek dapat diterapkan untuk semua proyek, baik pada proyek pengembangan produk maupun bukan.

 Model siklus hidup produk sangat berbeda-beda tergantung pada sifat/karakteristik produk yang akan dikembangkan.

 Produk IT sebagian besar dikembangkan sebagai deretan proyek.

 Manajemen Proyek pada dasarnya digunakan pada semua fase siklus hidup produk.

Memahami Kepentingan Stakeholder dan Struktur Organisasi Proyek Sebuah proyek akan mencapai keberhasilan melalui tiap fase proyek yang kemudian dilanjutkan pada fase berikutnya. Pertimbangan manajemen muncul dalam setiap fase untuk mengevaluasi kemajuan proyek dan kemudian disesuaikan dengan sasaran organisasi.

Stakeholder proyek adalah orang-orang yang tergabung atau berkepentingan dalam aktivitas proyek. Manajer proyek harus menyisihkan waktunya untuk mengidentifikasi, memahami dan mengelola hubungan dengan stakeholder proyek. Dalam hal ini senior eksekutif merupakan stakeholder yang sangat penting. Untuk membantu memahami kebutuhan dan harapan stakeholder, manajer proyek dapat menggunakan 4 kerangka pemahaman organisasi, yaitu:

 Kerangka Struktural ; Pemahaman pada peran dan tanggungjawab, koordinasi dan kontrol.

 Kerangka Sumber Daya Manusia ; Pemahaman pada hubungan yang harmonis antara kebutuhan organisasi dan kebutuhan sumber daya manusia.

 Kerangka Politis ; Pemahaman bahwa organisasi merupakan koalisi / gabungan dari orang-orang atau kelompok-kelompok. Konflik dan kekuasaan merupakan issue utama dalam kerangka ini.

 Kerangka Simbolik ; Pemahaman pada simbol dan arti berkaitan dengan suatu event. Kultur (budaya) merupakan hal yang sangat penting dalam kerangka ini.

Sebagian besar organisasi memfokuskan pada kerangka struktural. Terdapat 3 macam bentuk struktur organisasi yaitu :

 Struktur Organisasi Fungsional

Struktur organisasi yang berfokus pada garis tanggungjawab, koordinasi dan kontrol secara bertingkat menurut fungsi-fungsi manajemen.

 Struktur Organisasi Proyek

Struktur organisasi yang memandang fungsi-fungsi manajemen sebagai sebuah proyek, dimana konsep manajemen proyek berlaku pada setiap area fungsi organisasi. Dan setiap proyek berada di bawah tanggunngjawab langsung seorang pimpinan (Chief Executive Officer).

 Struktur Organisasi Matriks

Struktur organisasi ini merupakan gabungan dari struktur organisasi fungsional dan struktur organisasi proyek. Para manajer proyek berada di bawah tanggungjawab seorang manajer program. Keterlibatan staf dalam suatu proyek tidak secara langsung di bawah tanggungjawab manajer proyek tetapi di bawah manajer bagian masing-masing.

Perbedaan bentuk struktur organisasi tentunya akan mempunyai pengaruh pada pelaksanaan proyek, khususnya penerapan manajemen proyek. Berikut ini tabel ringkasan bagaimana pengaruh dari macam-macam bentuk struktur organisasi pada pelaksanaan sebuah proyek.

Kunci Keberhasilan Proyek IT

Menurut laporan Standish Group’s tahun 2001, item berikut akan sangat membantu keberhasilan proyek IT :

 Dukungan eksekutif

 Keterlibatan user

 Pengalaman manajer proyek

 Sasaran bisnis yang jelas

 Scope yang minimal (bidang proyek tidak terlalu luas)

 Infrastruktur software

 Kebutuhan dasar perusahaan

 Metodologi formal

 Perkiraan yang baik (akurat)

Project A Manager Project A Manager

CEOCEO

Project B Manager Project B Manager

Staff

Staff StaffStaff

Proyek

Project C Manager Project C Manager

Staff Staff

Program Manager Program Manager

CEOCEO

VP Engineering

VP Engineering VP ITVP IT VP HRVP HR

Staff

Staff StaffStaff StaffStaff StaffStaff

Matriks

Project Manager B Project Manager B Project Manager A Project Manager A

Project Manager C Project Manager C

5 Engineering 5 Engineering 2 Engineering 2 Engineering

1 Engineering 1 Engineering

3 Manufacturing 3 Manufacturing 1 Manufacturing 1 Manufacturing

0 manufacturing 0 manufacturing

3.5 IT 3.5 IT 10 IT 10 IT 4 IT4 IT

0.5 HR 0.5 HR 1 HR1 HR

0.1 HR 0.1 HR VP Manufacturing

VP Manufacturing Staff Staff

Kebutuhan akan Komitmen Top Manajemen

Beberapa studi menyebutkan bahwa komitmen top manajemen merupakan salah satu faktor kunci yang akan menentukan keberhasilan proyek. Top manajemen dapat membantu manajer proyek dalam menjamin dipenuhinya kebutuhan sumberdaya, menggalang kerjasama dari berbagai bagian dan belajar bagaimana menjadi pemimpin yang baik.

Kebutuhan akan Komitmen Organisasi pada IT

Komitmen organisasi terhadap IT sangat penting dan menentukan keberhasilan proyek IT. Sebab jika organisasi mempunyai pandangan yang negatif dengan IT, maka akan berakibat pelaksanaan proyek menjadi tidak terfokus dan motivasi pelaksana juga rendah. Organisasi yang memiliki CIO (Chief Information Officer) sangat membantu kelancaran pelaksanaan proyek IT. Memperbantukan tenaga non-IT pada proyek IT juga akan memperjelas seberapa jauh komitmen organisasi terhadap IT.

Kebutuhan akan Standar Organisasional

Organisasi yang sudah memiliki standar dan petunjuk (guidelines) kegiatan dalam organisasi akan sangat membantu manajer proyek dalam mencapai efektifitas pekerjaan. Sebab berbagai aktifitas pekerjaan akan dapat dilakukan secara sistematis dan menurut prosedur kegiatan yang berlaku.

Namun dalam kenyataannya, belum banyak organisasi yang menerapkan standar dan prosedur ini, kecuali organisasi-organisasi atau perusahaan- perusahaan yang sudah besar dan mapan. Standar organisasi ini dapat bersifat universal (berlaku untuk setiap organisasi)) maupun lokal (hanya berlaku di dalam organisasi). Sertifikasi-sertifikasi manajemen, seperti SII, SNI, ISO dll, saat ini sudah banyak dikeluarkan oleh asosiasi-asosiasi baik tingkat nasional maupun internasional.

Untuk membantu memudahkan pertanggungjawaban setiap aktifitas pekerjaan dalam proyek maka Senior Manajemen dapat menggunakan software dan format standar organisasi untuk aktivitas manajemen proyek, mengembangkan dan menggunakan petunjuk untuk menulis perencanaan proyek atau menyediakan informasi, serta membuat kantor manajemen proyek supaya berbagai pekerjaan koordinasi dan kontrol mudah dilakukan.

Pekerjaan Fungsional Manajemen Proyek

Pada dasarnya banyak sekali cakupan pekerjaan-pekerjaan fungsional manajemen proyek. Pekerjaan-pekerjaan tersebut tentunya akan menyesuaikan karakteristik proyek dan sasaran dari proyek itu sendiri.

Northwest Center for Engineering Technologies memberikan gambaran tentang garis besar pekerjaan fungsional manajemen proyek, meliputi :

 Mendefinisikan scope/lingkup proyek

 Identifikasi stakeholder, pembuat keputusan dan prosedur eskalasi (peningkatan)

 Mengembangkan detil daftar tugas (Work Breakdown Structures – WBS)

 Estimasi kebutuhan waktu

 Mengembangkan flow chart manajemen proyek

 Identifikasi kebutuhan sumber daya dan anggaran biaya

 Evaluasi kebutuhan/persyaratan proyek

 Identifikasi dan evaluasi resiko

 Identifikasi ketergantungan antar aktivitas

 Identifikasi dan menelusuri kegiatan kritis

 Berpartisipasi dalam menggambarkan fase proyek/mengkaji fase proyek

 Menjamin ketersediaan kebutuhan sumber daya

 Mengelola proses kontrol perubahan

 Membuat laporan kemajuan 9status) proyek Keahlian yang Disarankan Bagi Manajer Proyek

 Keahlian Berkomunikasi : Kemampuan listening dan melakukan pendekatan (lobi).

 Keahlian Berorganisasi : Kemampuan membuat perencanaan (planning), merumuskan sasaran (goal setting) dan melakukan analisis (analyzing).

 Keahlian Bekerja Tim : Memiliki empati/ketegasan, motivasi, semangat yang tinggi.

 Keahlian Memimpin : Energik, mempunyai visi, bersikap positif dan memiliki kemampuan pendelegasian.

 Keahlian Menghadapi Masalah : Fleksibel, kreatif, sabar dan tekun.

 Keahlian Teknologi : Memiliki pengalaman dan pengetahuan proyek Ciri-ciri Manajer Proyek

Manajer Proyek Yang Efektif Manajer Proyek Yang Tidak Efektif

 Memberikan contoh-contoh yang baik dalam kepemimpinan

 Berpijak pada visi

 Bekerja dengan keyakinan dan kepastian

 Mampu secara teknis

 Mampu berkomunikasi dengan baik

 Mampu menjadi motivator yang baik

 Memberikan contoh- contoh yang jelek dalam kepemimpinan

 Kurang mampu secara teknis

 Tidak percaya diri

 Tidak komunikatif

 Tidak mampu menjadi motivator

 Koordinasi dengan manajemen tingkat atas hanya bila dibutuhkan

 Selalu memberikan dukungan kepada anggota tim

 Berani dan penuh dengan ide-ide baru

Gugus Proses Manajemen Proyek

Gugus proses manajemen proyek adalah kumpulan kegiatan yang merupakan penjabaran dari siklus hidup proyek (project life cycle), meliputi :

 Proses inisialisasi (initiating)

 Proses perencanaan (planning)

 Proses pelaksanaan (executing)

 Proses pengawasan (controlling)

 Proses penyelesaian/penyerahan (closing)

MANAJEMEN BIAYA PROYEK

Pentingnya Manajemen Biaya Proyek

 Proyek IT mempunyai track record yang buruk dalam hal penggunaan biaya untuk mencapai sasaran proyek

 Hasil studi yang dilakukan oleh CHAOS menjelaskan bahwa sejak tahun 1995, rata-rata penggunaan biaya mencapai 189% diatas perkiraan biaya asli 189%, namun mengalami peningkatan hingga 45% pada studi yang dilakukan pada tahun 2001.

 Pada tahun 1995, proyek IT yang tertunda (dibatalkan) mencapai $81 milyar.

Biaya dan Manajemen Biaya Proyek

 Biaya adalah suatu sumber daya yang dikeluarkan untuk mencapai suatu sasaran yang bersifat khusus

 Biaya-biaya biasanya diukur dengan satuan uang seperti rupiah, olar atau mata uang lainnya.

 Manajemen Biaya Proyek adalah suatu proses atau kegiatan yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek akan dapat diselesaikan dalam suatu anggaran yang telah disetujui.

Proses dalam Manajemen Biaya Proyek

Proses yang dilakukan dalam manajemen biaya proyek meliputi :

 Perencanaan sumber daya : menentukan sumber daya apa saja yang digunakan dan berapa jumlahnya.

 Estimasi Biaya : menyusun suatu perkiraan biaya-biaya dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek.

 Penganggaran Biaya : membuat suatu alokasi perkiraan biaya secara menyeluruh ke dalam rincian pekerjaan untuk menetapkan suatu baseline sebagai ukuran kinerja.

 Pengendalian Biaya : melakukan pengendalian terhadap perubahan- perubahan pada anggaran proyek

Prinsip Dasar dalam Manajemen Biaya Proyek

CEO (Chief Executive Officer) atau manajer eksekutif perusahaan sebagai salah satu stakeholder proyek yang sangat penting perannya, biasanya mengetahui lebih banyak tentang keuangan perusahaan, namun sedikit mengetahui tentang IT. Sehingga manajer proyek IT harus dapat menjembatani antara kebutuhan biaya proyek dengan keuangan perusahaan dalam bahasa mereka. Prinsip yang paling mendasar untuk dapat dipahami oleh seorang manajer proyek antara lain berkaitan dengan :

 Laba : Pendapatan dikurangi biaya

 Siklus Hidup Biaya : Taksiran biaya proyek secara menyeluruh selama umur proyek

 Analisis Arus Kas : Ditunjukkan dengan estimasi aliran-aliran biaya dan manfaatnya untuk suatu proyek

 Biaya dan Manfaat dapat terukur (tangible) dan tidak terukur (intangible), langsung (direct) maupun tidak langsung (indirect)

 Biaya yang dikeluarkan tidak harus selalu menjadi criteria dalam memilih/seleksi proyek

Perencanaan Sumber Daya

Sifat alami dari suatu proyek atau organisasi akan mempengaruhi perencanaan sumber daya. Perencanaan sumber daya ini pada prinsipnya membuat rencana kebutuhan berbagai sumber daya (khususnya material, SDM, biaya dll) berdasarkan aktivitas pekerjaan dalam suatu proyek.

Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain :

 Bagaimana tingkat kesulitan pekerjaan dalam proyek tersebut ?

 Apakah terdapat statemen khusus tentang lingkup (scope) proyek yang akan mempengaruhi penggunaan sumber daya?

 Apakah organisasi tersebut pernah melakukan kegiatan atau proyek yang serupa, sehingga dapat dipakai untuk acuan penggunaan sumber daya ?

 Apakah organisasi mempunyai orang-orang, peralatan, dan material yang tersedia dan mampu untuk melakukan pekerjaan di dalam proyek ?

Estimasi Biaya

 Salah satu keluaran dari manajemen biaya proyek yang paling penting adalah suatu perkiraan (estimasi) biaya.

 Ada beberapa jenis perkiraan biaya dan alat bantu (tool) serta teknik yang dapat digunakan untuk membantu menyusun estimasi biaya.

 Adalah penting juga untuk disusun suatu rencana manajemen biaya yang menguraikan bagaimana variasi pengaturan biaya atas suatu proyek.

Tool dan Teknik Estimasi Biaya

1. Pendekatan atas-bawah : menggunakan harga riil proyek sejenis yang sebelumnya pernah dikerjakan untuk perkiraan biaya yang baru.

2. Pendekatan bawah-atas : menaksir materi pekerjaan secara rinci dan menjumlahkan secara keseluruhan untuk menentukan biaya total proyek.

3. Pendeekatan parametrrik : membuat perkiraan biaya proyek dengan menggunakan model matematika berdasarkan variabel atau karakteristik proyek.

Contoh Tool :

COCOMO (Constructive Cost Model) yang dikembangkan oleh Barry Boehm : software yang digunakan untuk menyusun estimasi biaya proyek

Jenis-jenis Masalah Yang Berkaitan dengan Estimasi Biaya

 Menyusun estimasi untuk suatu proyek yang sangat besar adalah tugas yang sangat kompleks dimana estimasi harus dilakukan pada berbagai langkah-langkah atau aktivitas pekerjaan dalam proyek.

 Banyak orang yang melakukan estimasi hanya mempunyai sedikit pengalaman sebelumnya. Untuk menghindari hal tersebut, mungkin perlu dilakukan pelatihan dan pembimbingan penyusunan anggaran.

 Banyak orang cenderung meremehkan kegiatan estimasi ini sehingga pada akhirnya banyak perkiraan yang bias/menyimpang.

Penyimpangan ini dapat dihindari dengan melakukan review/tinjauan/presentasi anggaran biaya atau dengan pendapat untuk meyakinkan bahwa anggaran biaya tidak menyimpang.

 Pihak manajemen biasanya menginginkan informasi jumlah biaya proyek dan bukan estimasi riil atas suatu proyek. Manajer proyek harus melakukan negosiasi dengan pihak sponsor proyek untuk menentukan biaya proyek yang realistis.

Penganggaran Biaya

 Salah satu keluaran dari manajemen biaya proyek yang paling penting adalah suatu perkiraan anggaran biaya melibatkan alokasi perkiraan

biaya proyek ke item-item materi pekerjaan dan menyediakan suatu pedoman pembiayaan.

 Sebagai contoh : Pada proyek penggantian system bisnis di atas, total anggaran biaya untuk pengadaan hardware dan maintenance pada tahun 97 (FY97) sebesar $270,000, pemeliharaan software sebesar $250,000 dan sebagainya.

Pengendalian Biaya

Pengendalian biaya proyek meliputi :

 Monitoring penggunaan biaya ;

 Memastikan bahwa perubahan biaya proyek sudah tercakup dalam anggaran biaya yang direvisi dalam pedoman anggaran biaya ;

 Memberikan informasi kepada stakeholder proyek terhadap perubahan- perubahan yang mempengaruhi biaya proyek

MANAJEMEN MUTU PROYEK

Menurut organisasi internasional untuk standarisasi, ISO, mutu didefinisikan sebagai keseluruhan karakteristik dari suatu kesatuan yang membawa kepada kemampuan pencapaian standar kebutuhan yang disyaratkan. Manajemen mutu proyek merupakan suatu proses untuk memberikan jaminan bahwa hasil-hasil dari suatu proyek sesuai dengan standar atau sasaran yang telah ditetapkan.

Proses Manajemen Mutu

Proses dalam suatu manajemen mutu proyek terdiri atas :

 Perencanaan Mutu : mengidentifikasi standar mutu yang berkait dengan proyek dan bagaimana cara pencapaiannya.

 Jaminan Mutu : mengevaluasi keseluruhan pencapaian proyek untuk memastikan proyek tersebut sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan.

 Pengendalian mutu : monitoring proyek secara khusus untuk memastikan bahwa pelaksanaan proyek telah memenuhi standar mutu serta uuntuk mengidentifikasi cara meningkatkan mutu secara keseluruhan.

Manajemen Mutu Modern

 Menitikberatkan pada kepuasan pelanggan/stakeholder

 Menyukai pencegahan ke pemeriksaan

 Mengenali tanggung jawab manajemen untuk mutu

Beberapa konsep manajemen mutu modedrn dikembangkan oleh pakar-pakar manajemen mutu seperti Deming, Juran, Crosby, Ishikawa, Taguchi, dan Feigenbaum.

Perencanaan Mutu

 Salah satu kegiatan penting dalam manajemen mutu adalah merancang mutu dan mengkomunikasikan factor-faktor penting yang secara langsung berperan untuk memenuhi kebutuhan kustomer/stakeholder.

 Perancangan berdasarkan eksperimen akan membantu mengidentifikasi variabel yang mempunyai pengaruh pada keseluruhan hasil suatu proses dalam suatu proyek.

 Banyak aspek yang mempengaruhi perancangan mutu seperti kemampuan, corak, keluaran sistem, pencapaian, keandalan, dan sebagainya.

Jaminan Mutu

 Jaminan mutu meliputi semua aktivitas yang berhubungan dengan bagaimana standar mutu uuntuk suatu proyek dapat dicapai.

 Sasaran dari jaminan mutu ini adalah adanya peningkatan mutu yang berkelanjutan.

 Benchmarking dapat digunakan untuk menghasilkan gagasan untuk peningkatan berkwalitas.

 Audit mutu dapat digunakan untuk membantu mengidentifikasi bagaimana cara meningkatkan pencapaian atas proyek pada masa depan atau sekarang.

Pengendalian Mutu

Keluaran dari proses pengendalian mutu yang utama adalah :

 Pengambilan keputusan

 Pengerjaan ulang

 Penyesuaian proses

Beberapa tool dan teknik dalam pengendalian mutu antara lain :

 analisa pareto

 statistik sampling

 diagram kendali mutu (diagram : p, c, R, s, x dll)  Baca buku statistika/manajemen mutu

 pengujian

Upaya Peningkatan Mutu Proyek IT

Beberapa usul untuk meningkatkan mutu proyek IT meliputi :

 Kepemimpinan yang memperhatikan/peduli akan mutu

 Pemahaman ongkos mutu

 Memusatkan pada faktor tempat kerja dan pengaruh organisatoris yang mempengaruhi mutu

 Mengikuti perkembangan model-model untuk meningkatkan mutu

MANAJEMEN SDM PROYEK Pentingnya MSDM

SDM menentukan keberhasilan dan kegagalan organisasi dan proyek. Hasil studi yang dilakukan oleh ITAA menemukan bahwa terdapat lebih dari 844.000 lowongan untuk pekerjaan IT pada tahun 2000. Dan dari hasil survei dinyatakan bahwa 1 dari 14 orang pekerja di Amerika, bekerja di bidang IT.

Selain itu, dari 47% angakatan kerja wanita, 29% diantaranya bekerja di bidang IT.

Beberapa permasalahan yang berkaitan dengan SDM IT :

Beberapa profesional IT bekerja dalam waktu yang panjang dan harus selalu mengikuti perkembangan dan perubahan-perubahan yang terjadi dalam bidang IT.

karena alasan yang klasik, banyak pekerja yang akhirnya meninggalkan karirnya di bidang IT.

kebutuhan untuk meningkatkan manfaat, memperbaiki jam kerja dan insentif, dan menyediakan sumber daya manusia yang lebih baik.

Apakah Manajemen SDM Proyek itu ??

Manajemen SDM proyek meliputi semua proses/kegiatan yang diperlukan untuk mengefektifkan orang–orang yang terlibat dalam proyek. Proses tersebut meliputi :

o Perencanaan organisasi o Pengadaan staff o Pembentukan tim

Pedoman untuk memanajemen orang/SDM :

Ilmu psikologi dan teori manajemen sudah banyak mengasilkan riset dan pemikiran tentang bagaimana cara memanage orang saat bekerja.

Area penting yang berhubungan dengan manajemen proyek meliputi : o motivasi

o pengaruh dan kekuasaan o efektifitas

FAKTOR MOTIVASI

 Abraham Maslow mengembangkan hirarki dari kebutuhan untuk menggambarkan teorinya bahwa perilaku masyarakat/orang berpedoman pada suatu urutan atau hirarki kebutuhan. Hirarki Kebutuhan Maslow meliputi :

 Kebutuhan Fisiologis ; bahwa orang akan bekerja dalam upaya untuk memenuhi berbagai fisiologis seperti berbagai kebutuhan primer (sandang, pangan, papan), kebutuhan biologis dan lainnya.

 Kebutuhan Rasa Aman ; bahwa dalam melakukan pekerjaan, orang membutuhkan adanya rasa aman dan nyaman tanpa mempunyai beban atau tekanan dari orang lain termasuk perasaan cemas, takut dan sebagainya. Terpenuhinya kebutuhan ini akan meningkatkan kinerja dan produktivitas seorang pekerja.

 Kebutuhan Sosial ; bahwa setiap orang (khususnya sebagai makhluk sosial) tidak akan terlepas dari interaksi dengan orang lain. Kerjasama dengan orang lain atau tim work dalam sebuah lingkungan pekerjaan merupakan salah satu wujud kebutuhan sosial dalam rangka untuk memenuhi kebutuhan ini..

 Kebutuhan Harga Diri ; Kebutuhan ini menyangkut penghargaan seseorang, termasuk didalamnya unsur harga diri dan kekuasaan. Selain itu perasaan untuk diperhatikan dan memperhatikan juga merupakan salah satu kunci keberhasilan seseorang dalam melakukan pekerjaan.

 Kebutuhan Aktualisasi Diri ; bahwa setiap orang pada dasarnya suatu saat akan berusaha untuk menunjukkan jati dirinya. Biasanya orang akan berusaha untuk meraih prestasi-prestasi terbaik dalam bidangnya.

Kebutuhan-kebutuhan tersebut di atas dapat dilihat secara hirarki dimana kebutuhan fisiologis merupakan kebutuhan yang paling mendasar dan menuntut untuk dipenuhi terlebih dahulu. Setelah kebutuhan ini terpenuhi, kebutuhan orang akan meningkat ke jenjang kebutuhan yang lebih tinggi yaitu kebutuhan akan rasa aman. Kemudian akan meningkat lagi pada kebutuhan sosial dan kebutuhan harga diri. Dan akhirnya dengan terpenuhinya kebutuhan tersebut maka orang akan lebih mudah melakukan atau memenuhi kebutuhan aktualisasi diri. Kebutuhan ini akan memacu seseorang untuk berprestasi. Maslow berpendapat bahwa manusia mempunyai kualitias yang unik yang memungkinkannya untuk membuat pilihan sendiri, dengan begitu memberikan pada mereka sebuah kendali untuk tujuan mereka.

FAKTOR PENGARUH DAN KEKUASAAN

Unsur-unsur Keberhasilan dari Thamhain dan Wilemon

 Otoritas : adanya hirarki yang jelas dan pasti akan

 Penugasan : manajer proyek harus mampu untuk

 Anggaran : manajer proyek harus mampu untuk mengatur dan memberikan hak penggunaan dana pada orang lain

 Promosi : Manajer harus mampu mempromosikan pekerja pada jenjang posisi tertentu

 Uang : kemampuan untuk menaikkan upah pekerja

 Sanksi : Manajer harus mampu memberikan hukuman/sanksi atas kesalahan pekerja

 Tantangan Pekerjaan : Manajer harus mampu uuntuk menugaskan pekerja dengan tantangan yang lebih besar pada pekerjaan tertentu

 Keahlian : Manajer harus mampu mengenali kemampuan/keahlian orang lain

 Kebersamaan : Manajer harus mampu menjalin kebersamaan dan hubungan personal dengan pekerja dalam lingkungan proyek

Proyek biasanya akan sukses apabila manajer proyek sangat memperhatikan akan unsur keahlian dan tantangan pekerjaan. Sebaliknya akan cenderung gagal apabila manajer proyek lebih berorientasi pada otoritas, uang dan sanksi.

KEKUASAAN

Kekuasaan adalah kemampuan manajer untuk mempengaruhi lingkungan agar pekerja betul-betul mengerjakan apa yang harus dikerjakan dan tidak mengerjakan apa yang seharusnya tidak dikerjakan. Bentuk-bentuk kekuasaan ini haruslah bersifat memaksa, resmi, sesuai keahlian, mengandung imbal balik/penghargaan dan terdapat referensi.

EFEKTIVITAS

7 Upaya Covey untuk meningkatkan Efektivitas :

 Be proactive

 Begin with the end in mind

 Put first things first

 Think win/win

 Seek first to understand then to be uunderstood

 Synergize

 Sharpen the saw

Manajer proyek yang baik adalah pendengar yang serius dan tegas dalam sebuah komunikasi. Mereka mendengarkan dengan seksama untuk memahami sesuatu. Profesional IT hendaknya meningkatkan relasi baik dengan pekerja maupun dengan stakeholder proyek.

PENGADAAN STAFF

 Perencanaan dan prosedur perekrutan staf merupakan hal yang sangat penting.

 Beberapa perusahaan memberikan upah karyawan untuk tiap orang yang membantu bekerja (dipekerjakan) dalam proyek.

 Beberapa organisasi juga mengijinkan orang-orang bekerja dari rumah, tergantung jenis pekerjaannya.

 Faktor-faktor yang menyebabkan pekerja meninggalkan pekerjaannya mungkin disebabkan oleh tidak adanya penghargaan yang jelas atas bidang pekerjaannya, rendahnya upah, tidak dapat bekerja sama baik dengan atasan atau rekan pekerja, kurangnya motivasi dan hanya sekedar mencari uang dan lain-lain.

Pengaturan Sumber Daya

 Pengaturan Sumber Daya adalah suatu teknik untuk memecahkan konflik sumber daya dengan melakukan penundaan tugas.

 Tujuan utama pengaturan sumber daya adalah untuk menciptakan suatu distribusi/alokasi pemakaian sumber daya yang lebih fleksibel sesuai beban pekerjaan dan mengurangi over alokasi.

PEMBENTUKAN TIM PROYEK

 Tim pelaksana proyek merupakan sekumpulan orang yang saling bekerja sama untuk pencapaian keberhasilan proyek.

 Pelatihan dalam tim pelaksana proyek akan membantu pemahaman dan rasa saling kerjasama antara satu dengan yang lain.

 Faktor yang erlu diperhatikan dalam pembentukan timproyek diantaranya adalah perhatian terhadap berbagai tantangan fisik maupun psikologis dalam bidang pekerjaan.

MANAJEMEN WAKTU PROYEK

Waktu proyek atau biasa disebut umur proyek merupakan salah satu atribut proyek yang sangat penting dalam manajemen proyek. Kegagalan mengelola waktu proyek akan berakibat pada penyelesaian proyek yang tidak tepat waktu. Dari hasil studi pada tahun 1995, Standish Group CHAOS menemukan bahwa rata-rata penyelesaian proyek-proyek IT molor hingga 222 persen dari waktu proyek yang direncanakan. Artinya bahwa satu proyek yang semestinya selesai pada tahun ini, baru selesai 2.2 tahun mendatang.

Penyelesaian waktu proyek yang mundur dan kurangnya pengelolaan waktu proyek tentunya akan berakibat pada membengkaknya berbagai sumber daya proyek, khususnya biaya dan SDM proyek. Dengan demikian seorang manajer proyek dituntut untuk dapat mengelola waktu proyek sebaik-baiknya dalam rangka keberhasilan proyek. Dilihat dari fase proyek, penerapan manajemen waktu proyek lebih banyak diterapkan pada fase Planning dan selebihnya pada fase controlling. Kagiatan manajemen waktu proyek pada fase planning meliputi : Mendefinisikan Aktivitas, Pengurutan Aktivitas, Estimasi Lama Aktivitas, dan Penyusunan Jadwal Proyek. Sedangkan pada fase controlling kegiatannya adaah Pengendalian Jadwal Proyek.

Mendefinisikan Aktivitas (Activity Definition)

Merupakan kegiatan untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan aktivitas atau pekerjaan apa saja yang akan dikerjakan pada proyek. Daftar aktivitas ini dapat mengacu pada WBS (Work Breakdown Structure) yang telah disusun sebelumnya pada manajemen scope. Sebagaimana penyusunan WBS, tim proyek dalam mendefinisikan aktivitas ini perlu juga melibatkan stakeholder yang lain untuk memastikan bahwa aktivitas-aktivitas telah terdefinisi secara lengkap untuk keberhasilan penyelesaian proyek. Dari definisi aktivitas ini pula, estimasi biaya, waktu dan kebutuhan sumberdaya lain dapat disusun.

Pengurutan Aktivitas (Activity Sequencing)

Setelah mendefinisikan aktivitas proyek, langkah berikutnya adalah membuat urutan aktivitas yang merupakan detil dari WBS, detil deskripsi produk, asumsi dan batasan-batasan untuk menentukan hubungan antar aktivitas.

Termasuk dalam hal ini penjelasan tentang ketergantungan dan perbedaan bentuk ketergantungan. Ketergantungan dan hubungan akan menentukan urut-urutan aktvitas. Misalnya apakah mulainya satu aktivitas harus menunggu aktivitas lain selesai ? Apakah beberapa aktivitas dapat berjalan bersamaan ? apakah beberapa aktivitas saling overlap ? Ketergantungan atau hubungan antar aktivitas merupakan bahan dasar dalam menyusun penjadwalan proyek. Terdapat 3 (tiga) aturan dasar dalam menyusun urutan aktivitas.

 Ketergantungan Mandatori (Mandatory Dependencies);

ketergantungan yang tidak dapat dipisahkan antar aktivitas/pekerjaan. Misalnya, pengujian program tidak dapat dilakukan sebelum pembuatan program telah diselesaikan.

 Ketergantungan Lepas (Discretionary Dependencies) ; ketergantungan yang ditentukan oleh tim proyek. Sebagai contoh, dalam rangka mendapatkan hasil desai yang baik, tim proyek mungkin belum akan memulai pekerjaan desain selama pekerjaan analisis sistem belum selesai sepenuhnya walaupun sebenarnya desain sistem sudah dapat dimulai tanpa harus menunggu pekerjaan analisis sistem diselesaikan semuanya.

 Ketergantungan Eksternal (External Dependencies) ; ketergantungan antara aktivitas proyek dengan aktivitas non proyek.

Sebagai contoh, pekerjaan instalasi sistem operasi dan program aplikasi mungkin akan tergantung pada ketersediaan hardware baru yang dipasok oleh suplier.

Berdasarkan identifikasi (definisi) aktivitas, dan saling ketergantungannya ini, maka akan memudahkan tim proyek dalam menyusun urutan pekerjaan pada proyek yang pada akhirnya diwujudkan dalam bentuk penjadwalan proyek. Alat bantu yang biasanya digunakan dalam menyusun urutan

aktivitas salah satunya adalah : Diagram Jaringan Proyek (Project Network Diagrams) dan Precedence Diagramming Method (PDM).

Diagram Jaringan Proyek

Adalah skema yang menunjukkan hubungan logis atau urutan aktivitas- aktivitas proyek menggunakan metode AOA (activity-on-arrow) atau ADM (arrow diagramming mehod). Suatu aktivitas disimbolkan dengan anak panah (arrow) sekaligus menunjukkan aliran kerja dan dihubungkan pada suatu titik yang disebut node untuk menggambarkan urutan aktivitas. Node ini sekaligus menunjukkan titik mulai dan titik selesainya suatu aktivitas.

Setiap node di beri nomor secara urut, nomor node pertama (no. 1) menunjukkan awal proyek dan nomor node terakhir menunjukkan akhir proyek.

Langkah-langkah membuat Diagram Jaringan Proyek :

 Tentukan semua aktivitas awal proyek dan tempatkan awal semua aktivitas ini pada node 1. Buat node-node baru sebagai akhir aktivitas dari node 1 dan hubungkan dengan anak panah masing- masing ke node 1. Beri nama atau simbol aktivitas pada anak panah.

Estimasi waktu juga dapat dituliskan pada anak panah. Misalnya A

= 3 artinya aktivitas A dengan alokasi waktu 3 hari (jika satuan waktunya hari).

 Lanjutkan menggambar diagram network, bekerja mengalir dari kiri ke kanan. Perhatikan apakah ada aktivitas yang mengumpul (merger) atau menyebar (burst). Suatu node disebut burst jika dari node ini menghasilkan satu atau lebih aktivitas (sekaligus node) baru. Dan suatu node disebut merger jika dari beberapa aktivitas yang berasal dari beberapa node mengumpul pada satu node sebagai akhir aktivitas.

 Lanjutkan menggambar diagram jaringan proyek sampai seluruh aktivitas tergambarkan pada diagram.

 Sebagai acuan lainnya, semua anak panah sedapat mungkin digambarkan mengalir ke depan atau ke arah kanan, dan hindari anak panah yang saling menyilang antar node. Jika mendapatkan gambar diagram jaringan dengan anak panah saling menyilang, susun ulang gambar diagram jaringan sedemikian sehingga aliran dan urutan pekerjaan mudah dibaca dan dipahami.

Contoh :

Diketahui pekerjaan-pekerjaan proyek sebagai berikut : Nama

Aktivitas

Kode Aktivitas

Aktivitas Yang Mendahulu

i

Durasi (hari)

Analisis Kebutuhan Software A - 1

Pemodelan Sistem B - 2

Analisis Kebutuhan Hardware C - 3

Pengadaan & Instalasi SO & DBMS D A 4

Desain Input, Output, Database E B 5

Persiapan & Pelatihan User F B 4

Pengadaan Hardware G C 6

Programming H D, E 6

Instalasi Hardware I G 2

Implementasi J F, H, I 3

Pengertian Proyek

Proyek adalah serangkaian aktifitas temporer dalam usaha melakukan dan mencapai tujuan unik (Schwalbe K, 2002). Sedangkan manajemen proyek adalah sekelompok alat, proses dan sumber daya manusia yang berkompeten guna mengerjakan aktivitas-aktivitas yang berkaitan, dan berusaha untuk menggunakan sumber daya secara efektif untuk menyelesaikan proyek secara efisien dan tepat waktu.Untuk memahami lebih jauh tentang konsep proyek, berikut merupakan atribut-atribut dari proyek:

 Proyek memiliki tujuan unik. Proyek merupakan pekerjaan yang tidak sederhana dan memiliki tujuan spesifik. Produk atau output yang dihasilkan dari sebuah proyek harus didefinisikan secara jelas tentang. Contohnya, proyek komputerisasi pemilu, memiliki tujuan menyediakan sarana baik hardware, software jaringan untuk perhitungan suara dari tingkat kecamatan sampai pusat secara otomatis.

 Proyek bersifat sementara. Proyek harus didefinisikan kapan dimulai dan kapan selesainya. Proyek bukanlah sebuah proses yang berkelanjutan. Dalam contoh proyek komputerisasi pemilu diatas, perlu ditetapkan kapan proyek harus segera dimulai dan kapan produk harus diselesaikan agar pada saat akan digunakan sudah siap dan dipastikan akan berjalan sesuai yang diharapkan.

 Proyek memerlukan alat bantu kontrol. Alat bantu seperti gantt charts atau PERT charts diperlukan dalam sebuah proyek untuk mengukur dan pengendalian.

 Proyek memerlukan sumber daya yang bersifat ad-hoc dan lintas disiplin ilmu. Proyek membutuhkan sumberdaya dari berbagai area atau bidang meliputi manusia, hardware, software dan aset-aset lainnya yang bersifat sementara. TIM akan dinyatakan bubar setelah proyek selesai. Banyak proyek melibatkan antar departemen atau instansi-instansi lain dan memerlukan tenaga dari berbagai keahlian yang bisa secara full-time pada posisinya. Dalam contoh proyek

komputerisasi pemilu, melibatkan berbagai keahlian antara lain bidang TI, hukum, politik dan sebagainya.

 Proyek memiliki sponsor utama. Kebanyakan proyek terdapat pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholder), tetapi salah satunya ada yang sebagai sponsorship yang menyediakan arahan dan mendanai dari proyek.

 Proyek mengandung ketidakpastian. Karena proyek memiliki karakteristik khusus, sering kali sulit mendefinisikan tujuan secara jelas, mengestimasi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek, berapa biaya yang diperlukan. Faktor-faktor tersebut sering sebagai penyebab munculnya kendala atau tantangan apalagi proyek yang melibatkan teknologi yang relatif baru.

Kerangka Manajemen proyek

Terdapat tiga konteks pemahaman dalam sebuah kerangka proyek, yaitu :

1. Konteks Komponen proyek, yang merupakan deskripsi tentang lingkungan internal dan eksternal dari proyek tersebut, yang mencakup empat komponen seperti telah dibicarakan diatas yaitu ruang lingkup, biaya, kualitas dan waktu.

2. Rangkaian proses manajemen proyek, yang mengacu pada fase-fase dari pelaksanaan proyek : fase pendefinisian proyek, perencanaan awal proyek, pelaksanaan proyek, pengendalian proyek dan penyerahan proyek.

3. Pengetahuan manajemen proyek. Area pengetahuan (Knowledge area) yang diperlukan dalam mengelola sebuah proyek, terdapat delapan aspek pengetahuan yaitu manajemen ruang lingkup, manajemen kualitas, manajemen waktu, manajemen biaya, manajemen komunikasi, manajemen sumberdaya manusia, manajemen resiko dan manajemen pengadaan.

Ketiga konteks tersebut merupakan satu kesatuan dalam memahami proyek dan menyatu dalam manajemen proyek terintegrasi (Integrated Project Management).

Komponen Proyek

Terdapat empat komponen penting dari sebuah proyek, yaitu ruang lingkup (scope) , waktu, biaya dan kualitas. Empat komponen tersebut yang menjadi batasan terhadap pelaksanaan proyek. Bisa dikatakan bahwa kriteria yang harus dipenuhi dari produk yang dihasilkan dari proyek meliputi kriteria atau batasan waktu, batasan ruang lingkup, batasan biaya dan batasan kualitas. Jadi terdapat empat keharusan dalam sebuah proyek yaitu:

1. Proyek harus diselesaikan dan diserahkan dengan tepat waktu.

2. Proyek harus cukup dibiayai dengan dana yang telah ditentukan 3. Proyek harus sesuai dengan ruang lingkup yang disepakati

4. Proyek harus memiliki kualitas hasil sesuai yang kriteria yang disepakati antara pelaksana dan pemberi proyek

Proyek dilaksanakan dengan memperhatikan waktu penyerahan produk atau hasil akhir sesuai kesepakatan pihak-pihak yang berkepentingan.

Keberhasilan dari sebuah proyek dapat diukur dari ketepatan waktu sesuai yang telah direncanakan. Penyelesaian yang terlambat akan berdampak buruknya kredibelitas pelaksana proyek dimata user atau pemberi proyek, karena bagi user proyek tersebut bisa mempengaruhi aktivitas organisasi.

Sehingga waktu merupakan faktor yang sangat penting dari sebuah proyek.

Batasan Ruang lingkup :

Ruang lingkup menyatakan batasan pekerjaan yang perlu diselesaikan dalam sebuah proyek. Ruang lingkup memberi gambaran sejauh mana yang menjadi tanggung jawab pelaksana proyek dan hasil-hasil yang harus dilaporkan atau diserahkan kepada pemberi proyek.

Batasan Biaya :

Biaya menjadi salah satu faktor sebuah proyek yang memiliki potensi resiko tinggi. Proyek dilaksanan dengan biaya yang telah disepakati oleh penyandang dana yang harus digunakan untuk mencover seluruh pembiayaan proyek. Manajer proyek harus memperkirakan dan mendistribusikan ke setiap aktivitas proyek yang membutuhkan dana dan mengendalikan agar realisasi biaya yang digunakan tidak melebihi dari yang telah direncanakan.

Batasan Kualitas.

Kualitas menjadi kriteria yang ditetapkan bersama antara pemberi dan penerima proyek untuk dicapai oleh pelaksanan proyek sebagai standar kualitas dari produk yang dihasilkan. Dengan standar kualitas pelaksana proyek berusaha untuk menetapkan target-target yang harus dipenuhi dari setiap tahap pelaksanaan proyek.

Empat komponen dari proyek tersebut diatas menjadi faktor yang saling mempengaruhi. Sebagai contoh, untuk menghasilkan kualitas yang lebih tinggi maka perlu menaikkan biaya atau ruang lingkup yang dikurangi, jika menginginkan waktu penyelesaian proyek dipercepat maka perlu biaya yang lebih besar, dan sebagainya.

Rangkaian Proses Manajemen Proyek

Untuk merealisasikan agar komponen-komponen proyek dapat tercapai maka pelaksanaan proyek membutuhkan tahapan-tahapan yang terintegrasi, tahapan tersebut dilakukan dengan membagi beberapa fase:

1. Project Definition (Pendefinisian proyek): Mendefinisikan sasaran, tujuan dan faktor-faktor kesuksesan dari proyek.

2. Project Planning (perencanaan awal proyek): Segala sesuatu yang diperlukan untuk merencanakan (setting) proyek sebelum rangkaian pekerjaan dimulai.

3. Project Executing (Pelaksanaan proyek): Proses mengkoordiknasikan sumberdaya yang ada untuk menjalankan sejumlah pekerjaan di dalam proyek agar menhhasilkan produk sesuai yang ditargetkan.

4. Project Control (Pengendalian proyek) : Proses pengawasan setiap aktivitas proyek untuk memantau agar setiap aktivitas tidak menyimpang dari yang telah direncanakan.

5. Project Closing: proses persetujuan secara formal antara pelaksana dan pemberi proyek bahwa proyek telah selesai dan menghasilkan produk sesuai dengan kesepakatan.

Area Pengetahuan Manajemen Proyek

Knowledge area meliputi fungsi utama dan fungsi pendukung atau fasilitas. Fungsi utama memiliki fungsi dalam mewujudkan proyek sesuai dengan kontek manajemen proyek yang meliputi : Manajemen ruang lingkup, manajemen waktu, manajemen biaya, manajemen kualitas. Dan fungsi pendukung memiliki fungsi mencapai efisiensi dan efektivitas dalam penyelesaian proyek. Fungsi pendukung meliputi manajemen sumber daya manusia, manajemen komunikasi, manajemen resiko dan manajemen pengadaan.

Dengan memahami proyek diatas yang meliputi komponen dan fase dari proyek maka sangat diperlukan ilmu dan keahlian tertentu yang harus dimiliki mereka yang terlibat dalam mengerjakan proyek khususnya manajer proyek, agar produk atau jasa yang dihasilkan sesuai dengan yang diharapkan. Ilmu untuk mengelola proyek tersebut disebut dengan manajemen proyek. Jadi manajemen proyek adalah suatu aktivitas penerapan pengetahuan, keahlian, metodologi dan teknik memanfaatkan sumberdaya untuk mengelola sebuah proyek untuk memenuhi harapan pihak-pihak yang berkepentingan terhadap proyek tersebut. Harapan-harapan dari pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholders) meliputi berbagai aspek yang berkaitan dengan komponen-komponen proyek yang sudah dibicarakan diatas, antara lain:

1. Aspek-aspek keseimbangan antara kualitas proyek yang diharapkan dengan keterbatasan biaya dan waktu,

2. Aspek-aspek mempertemukan kebutuhan dan keinginan pihak-pihak yang terlibat langsung maupun tidak langsung dalam proyek dan biasanya saling bertolak belakang,

3. Aspek-aspek mendefinisikan dan menentukan dengan jelas dan tegas sesuatu yang diharapkan dari berlangsungnya sebuah proyek, baik yang nyata (tangible) maupun yang tidak nyata (intangible).

Manager proyek

Manajer proyek adalah seseorang yang memiliki tanggung jawab terbesar atas pelaksanaan proyek. Pekerjaan utama dari manajer proyek adalah mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan proyek dari awal sampai selesai. Hal-hal yang perlu dilakukan seorang manajer proyek adalah :

1. Manajer proyek harus mendefinisikan proyek, membreakdown proyek menjadi serangkaian tugas(tasks) yang mudah dikelola, memperoleh sumberdaya yang dibutuhkan, dan membentuk tim kerja untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut.

2. Manajer proyek harus menetapkan tujuan akhir dari proyek dan memitivasi anggota tim kerja untuk menyelesaikan proyek tepat waktu

3. Manajer proyek harus menginformasikan kepada stakeholder tentang perkembangan pelaksanaan proyek secara periodik.

4. Manajer proyek harus mengenali resiko yang mungkin terjadi dan meminimalkan dampak terhadap penyelesaian proyek.

5. Manajer proyek harus beradaptasi terhadap perubahan-perubahan, karena tidak ada proyek yang 100% berjalan sesuai dengan yang direncanakan.

Berkaitan dengan tugas-tugas seorang manajer, maka area kemampuan yang perlu dimiliki oleh seorang manajer adalah:

kepemimpinan, manajemen orang (konsumen, suplier, manajer dan kolega), komunikasi , negosiasi, perencanaan, manajemen kontrak, pemecahan masalah dan berpikir kreatif). Banyak kesalahan terjadi dalam mengelola sebuah proyek yang menyebabkan sering menjadi hambatan. Hambatan- hambatan yang mungkin terjadi adalah:

1. komunikasi yang tidak baik (Poor communication) 2. persetujuan yang tidak jelas (Disagreement) 3. kesalahpahaman (Misunderstandings) 4. suasana yang tidak mendukung (Bad weather) 5. pemogokan kerja (Union strikes)

6. konflik pribadi (Personality conflicts)

7. manajemen yang tidak baik (Poor management)

8. definisi sasaran dan tujuan tidak jelas (Poorly defined goals and objectives)

Manajer proyek yang baik tidak menghindari semua resiko, tetapi menyiapkan proses dan prosedur standart untuk berusaha mencegah resiko yang mungkin terjadi seperti:

1. Keterlambatan penyelesaian proyek, pembekakkan anggaran atau keingingan konsumen tidak terpenuhi.

2. Tidak konsisten antara proses dan prosedur yang digunakan manajer proyek

3. Proyek tidak bermanfaat dan membuang-buang waktu dan biaya 4. Tidak sinerginya faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi

proyek.

Tabel dibawah ini menampilkan faktor-faktor yang menyebakan kegagalan sebuah proyek :

Faktor Prosentase (%)

Kebutuhan yang tidak jelas 13,1 Kurangnya keterlibatan user 12,4 Kurangnya ketersediaan sumber

daya

10,6 Harapan yang tidak realistis 9,9 Kurangnya dukungan dari pimpinan 9,3 Perubahan kebutuhan dan

spesifikasi

8,7 Kurangnya kualitas proses

perencanaan

8,1 Kurangnya kebutuhan terhadap

hasil proyek

7,5 Kurangnya kemampuan mengelola teknologi informasi

6,2 Rendahnya tingkat pemahaman

teknologi

4,3

Lain-lain 9,9

Proyek Sistem Informasi

Sistem Informasi memiliki pengertian suatu sistem yang memiliki fungsi menghasilkan informasi-informasi yang dibutuhkan pihak user.

Komponen yang termasuk sistem informasi meliputi infrastruktur hardware, Software dan ketersediaan sumber daya manusia bidang teknologi informasi.

Proyek sistem informasi mencakup sebagian atau keseluruhan dari rangkaian aktivitas rekayasa pembangunan sistem informasi.

Contoh-contoh proyek sistem informasi

 Proyek sistem informasi untuk mendukung pelaksanaan pemilu

 Proyek pembangunan infrastruktur E-Government di Jawa Tengah