BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

(1)

23

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

PT. SUMBERDAYA DIAN MANDIRI (untuk selanjutnya disebut sebagai

“SDM”) adalah sebuah perusahaan jasa yang menyediakan layanan yang terintegrasi dibidang Pengelolaan Sumberdaya Manusia. Layanan ini meliputi rekrutmen, seleksi dan penempatan, penyediaan jasa alihdaya (outsourcing), konsultansi psikologi terapan, konsultansi masalah hubungan industrial dan hukum ketenagakerjaan, konsultansi manajemen sumberdaya manusia termasuk penyusunan sistem dan prosedur kerja, analisa jabatan, evaluasi kinerja dan struktur penggajian.

3.1.1 Sejarah Perusahaan

PT. SDM didirikan pada tahun 1999 berdasarkan Akte Notaris Poppy Savitri No.

4 tertanggal 3 Agustus 1999, telah disahkan sebagai lembaga usaha berbadan hukum Perseroan Terbatas oleh Menteri Kehakiman RI No. C.4759 RT.01.TH.2000 tertanggal 3 Maret 2000 dan Keputusan Direktur Jenderal Pembinaan Hubungan Industrial &

Pengawasan Ketenagakerjaan No. : KEP 309/BW/2002 tentang Pendaftaran Konsultan Ketenagakerjaan PT. Sumberdaya Dian Mandiri tertanggal 5 September 2002. Berpusat di Jakarta, tepatnya di Komplek Harmoni Plaza, Jl. Suryopranoto No. 2 Jakarta Pusat. PT.

SDM memiliki beberapa kantor perwakilan diluar kota, antara lain di Bandung, Padang, Palembang, Yogyakarta, Surabaya, Malang, Semarang, Batam, dan Bintan.

PT. SDM melayani Perusahaan Swasta Nasional dan Multinasional, Instansi Pemerintah maupun BUMN, diantaranya seperti: Bank Mandiri, Bank BCA, Bank BRI, Indofood, Indofood CBP, Indomarco, Indolakto, Bogasari, Indorent, CAR, Pertamina, Chevron, PGAS Solution, PGN, TRAC, Hakuhodo, SELOG, dan lain-lain.

Pengalaman perusahaan yakni pada saat ini mengelola 4.981 karyawan outsourcing (as of Des 2012) dengan berbagai macam posisi Tenaga Alih Daya (TAD) sebagai: Mikro Kredit Sales (MKS), Administrasi, Sekretaris, Receptionist, Telesales, Call Center, Data Entry, Casual Operator, Mechanic & Office Support Administration, Customer Service, Teller, Funding Officer, Fasiliti Operasional, Driver, Merchandiser, dll.

(2)

3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan

Tugas dan Fungsi Bidang Kerja

Adapun bidang kerja dari tiap-tiap bagian berdasarkan struktur organisasi perusahaan antara lain sebagai berikut:

a. Direktur

Bertugas untuk memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan. Direktur juga bertugas untuk memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian (manajer), menyetujui anggaran tahunan perusahaan, serta menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan.

b. Controller

Bertugas untuk memilih dan menentukan metode akuntansi yang digunakan, monitoring dan audit internal, mengawasi proses pelaksanaan akuntansi keuangan, mengawasi proses pelaksanaan akuntansi manajemen, serta mengawasi pelaksanaan perpajakan perusahaan.

(3)

c. General Manager

Bertanggung jawab atas implementasi kebijakan perusahaan dan memastikan berjalannya peraturan perusahaan serta kesesuaiannya dengan objektif dan strategi perusahaan sesuai target bisnis perusahaan secara menyeluruh.

d. Divisi Finance

Mempunyai tugas pokok memimpin pelaksanaan tugas di Bagian Keuangan dan menyelenggarakan pengelolaan keuangan yang meliputi penyusunan program anggaran, kegiatan perbendaharaan, mobilisasi dana serta verifikasi dan akuntansi e. Divisi Human Resource Management

Bertanggung jawab untuk menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, manajer dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktifitas organisasi atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Kadiv HRM bertugas melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja (Preparation and Selection), Pengembangan dan Evaluasi Karyawan (Development and Evaluation), dll.

f. Divisi Personalia dan General Affairs

Bertanggungjawab atas pengadaan barang dan jasa yang mendukung seluruh aktivitas operasional kantor dan melakukan pemeliharaan asset fisik kantor serta bekerjasama dengan bagian bisnis, operasional dan keuangan untuk melakukan pengelolaan anggaran atas biaya pengadaan barang/jasa, pemeliharaan serta biaya-biaya lain yang terkait.

g. Divisi Information Management System

Bertugas untuk memberikan layanan teknologi informasi dan komputer, memberikan layanan konsultasi, support hardware, software & interkoneksi ke jaringan backbone, mengadministrasi inventaris perangkat komputer bersama bagian General Affairs, mengelola laman website perusahaan, dll.

h. Departement Payroll & Benefit

Menangani operasional benefit seperti Jamsostek, Askes, dan BPJS karyawan, memastikan pembayaran iuran tepat waktu untuk semua benefit, menangani klaim atas keluhan karyawan, memproses data gaji karyawan mulai dari melakukan perhitungan gaji, overtime, insentif, rapel, tunjangan-tunjangan, dll.

i. Departemen Recruitment

Melakukan pelaksanaan proses perekrutan pegawai dan penempatannya di Client, mengumpulkan rencana permintaan karyawan setiap tahun dan membuat status data karyawan dan turnover setiap bulan dari masing-masing divisi. Memasang iklan

(4)

lowongan kerja, melakukan sortir lamaran, melakukan tes psikologi dan interview awal untuk mendapatkan calon karyawan yang sesuai. Merekomendasikan kandidat berdasarkan hasil tes psikologi dan interview awal, serta mengatur jadwal interview lanjutan.

j. Departemen Customer Relation dan Administration

Bertugas sebagai jembatan penghubung antara perusahaan dengan client dan tenaga kerja outsourcing.

3.2 Analisis Proses Bisnis Berjalan

Pengelolaan data human capital management tenaga kerja outsourcing yang berjalan pada perusahaan terdiri dari tiga tahapan utama yaitu mulai dari proses pendaftaran pencaker, penempatan pencaker, dan penilaian kinerja tenaga kerja outsourcing.

Dalam tiga tahapan proses tersebut, perusahaan masih mengalami beberapa kendala dalam melakukan pengolahan serta pengelolaan data tenaga kerja. Belum terdapatnya sistem yang mampu mengintegerasikan database menjadikan proses kerja menjadi lama.

(5)

3.2.1 Use Case Diagram Proses Bisnis Berjalan

Berikut ini adalah gambar use case diagram proses bisnis berjalan pada perusahaan.

Sistem Informasi HCM Tenaga Kerja Outsourcing

Rekrutmen Officer Form Aplikasi

Pendaftaran Kadiv. Rekrutmen

Hasil Tes Psikotes

& Wawancara Merekap Data

Pendaftaran

«extends» «extends»

Melakukan Kualifikasi Data Pencaker Melakukan Approval

Psikogram

<<include>>

Mengirim Data Pencaker Ke Client

Menerima Data Pencaker Lulus Seleksi

Merekap Data Penempatan Tenaga Kerja

Tandatangan PKWT

Pencaker

<<include>>

Menerima Data Penilaian Kinerja Client

Gambar 3.2 Use Case Diagram Proses Bisnis Berjalan

Prosedur Proses Bisnis Berjalan:

Rekrutmen Officer merekap data pencaker berdasarkan data pendaftaran dan data penilaian hasil psikotes dan wawancara. Rekrutmen Officer kemudian akan melakukan kualifikasi terhadap data pencaker. Jika sesuai dengan kebutuhan, maka akan dibuatkan data psikogram. Data pencaker dan psikogram yang telah di approve oleh Kadiv.

Rekrutmen kemudian dikirim ke Client. Client akan mengirimkan kembali daftar pencaker yang lulus seleksi untuk selanjutnya dibuatkan PKWT sebelum tenaga kerja tersebut ditempatkan diperusahaan Client. Menjelang kontrak berakhir, Client akan mengirimkan data penilaian kinerja kepada tim rekrutmen sebagai bahan evaluasi kinerja karyawan.

(6)

3.2.2 Identifikasi Masalah

a. Kerangka Kerja Menggunakan PIECES Tabel 3.1 Kerangka Kerja PIECES

P

Performance

Permintaan pelayanan dalam mendapatkan informasi data pencaker pada divisi rekrutmen sering memakan waktu yang lama karena data yang disimpan dalam bentuk hardcopy menyulitkan dalam melakukan pencarian.

I

Information

Kurang tersedianya informasi mengenai jumlah pencaker yang mendaftar dan yang telah ditempatkan di Client menjadikan laporan yang dibuat terkadang tidak akurat.

E

Economic

Penyajian informasi data pencaker dan hasil tes pencaker dalam bentuk hardcopy membutuhkan biaya yang tidak sedikit.

C

Control

Belum adanya sistem yang mampu mengontrol keamanan terhadap data pencaker menyebabkan siapa saja dapat mengakses, merubah dan menduplikasi data tsb.

E

Efficiency

Informasi data pencaker terbatas dan hanya dapat diperoleh melalui divisi rekrutmen saja.

S

Services

Pengiriman data pencaker ke Client terkadang memakan waktu yang lama, hal ini disebabkan karena dalam proses pengklasifikasian data pencaker yang dibutuhkan Client masih menggunakan cara-cara manual.

Dengan menggunakan kerangka kerja PIECES seperti pada tabel 3.1 diatas, dapat terlihat jenis permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan. Hal ini akan memudahkan developer dalam merancang usulan perbaikan sistem.

(7)

b. Cause and Effect Analysis

Tabel 3.2 Kerangka Kerja Cause and Effect Analysis Cause and Effect Analysis

Problem or Opportunity Cause and Effects 1. Pengolahan data pencaker di

divisi rekrutmen masih dilakukan dengan cara-cara manual menggunakan bantuan Ms. Office.

- Dalam melakukan penginputan data pencaker, digunakan banyak worksheet yang terpisah sehingga jika terjadi perubahan data, tidak semua data dapat terupdate secara otomatis. Hal ini akan mengakibatkan data menjadi tidak akurat.

- Karena belum adanya integerasi tabel yang saling terhubung satu sama lain menyebabkan pembuatan laporan menjadi sulit. Hal ini juga membawa dampak pengiriman berkas pencaker ke Client menjadi lama.

- Tidak adanya pembatasan terhadap hak askes data pencaker menyebabkan siapa saja dapat mengakses, merubah dan menduplikasi data tersebut.

Berdasarkan kerangka kerja Cause and Effect Analysis seperti yang terdapat pada tabel 3.2 diatas, menunjukan bahwa cara kerja manual yang dilakukan oleh divisi rekrutmen dalam mengolah data human capital management merupakan penyebab utama yang mengakibatkan kinerja karyawan perusahaan menjadi belum maksimal.

3.3 Hasil Analisis

Dari hasil analisis yang telah dilakukan sebelumnya dengan menggunakan kerangka kerja PIECES dan tabel Cause and Effect Analysis, maka dapat dilihat bahwa diperlukan pengembangan sistem untuk memperbaiki sistem yang lama dengan pertimbangan sebagai berikut:

− Dari segi pengolahan data, Rekrutmen Officer sebenarnya sudah menggunakan teknologi komputer dalam melakukan rekap data pencari kerja yakni dengan memanfaatkan bantuan Ms. Office Excel. Namun, data pencari kerja yang jumlahnya tidak sedikit sering menyebabkan kesulitan dalam hal pengelolaan dan melakukan

(8)

update data tenaga kerja dikarenakan Rekrutmen Officer harus membuka satu per satu file yang disimpan secara terpisah. Selain itu dalam pembuatan dan penyajian laporan mengenai kegiatan yang terjadi dalam proses human capital management tenaga kerja outsourcing juga masih memakan waktu yang lama, hal ini disebabkan karena belum adanya sistem yang mampu mengintegerasikan data-data yang ada kedalam sebuah basis data. Oleh karena itu, analisis dan perancangan aplikasi perangkat lunak yang mampu membantu dalam hal penginputan, pemrosesan serta penyajian output berupa laporan-laporan yang berhubungan dengan proses human capital management sangat dibutuhkan guna meningkatkan kinerja karyawan dalam perusahaan.

− Proses pengolahan data human capital managemen tenaga kerja outsourcing dilakukan tidak dari satu pintu, melainkan masih terpisah antara Rekrutmen Officer dan CRO. Hal ini tentu saja mengakibatkan keefektifan kinerja menjadi berkurang, karena data yang di proses berada pada divisi yang berbeda. Dalam hal ini perlu adanya perbaikan dimana semua proses pengolahan data sebaiknya dilakukan dari satu pintu yakni Rekrutmen Officer saja, sehingga data dapat tersentralisasi dan mudah untuk dikelola.

− Dari proses bisnis berjalan dapat terlihat bahwa kurang adanya proses kontrol data yang dilakukan oleh Kadiv. Rekrutmen. Kadiv. Rekrutmen hanya terlibat dalam melakukan proses approval data psikogram. Dalam hal ini, perlu dirancang sebuah alur dimana setiap data yang disajikan perlu diketahui dan dilakukan persetujuan terlebih dahulu oleh Kadiv. Rekrutmen sehingga data yang disajikan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.

− Data yang disimpan dalam bentuk file excel sangat rentan terjadi penduplikasian data. Untuk menjamin keamaanan dan mencegah terjadinya hal-hal yang dapat merusak data, maka perlu adanya kontrol dan peningkatan terhadap keamanan data pencaker di divisi rekrutmen. Blok kendali perlu dirancang dan diterapkan guna meyakinkan bahwa data hanya dapat diakses oleh pihak-pihak tertentu saja.

(9)

3.4 Usulan Perancangan Sistem 3.4.1 Use Case Diagram Usulan

Use case adalah abstraksi dari sebuah interaksi antara sistem dan aktor. Berikut ini adalah gambar use case sistem usulan untuk sistem human capital management pada PT. SDM.

Sistem Informasi HCM Tenaga Kerja Outsourcing

Rekrutmen Officer

Kadiv. Rekrutmen Mengolah Data

Pendaftaran Pencaker

Mengolah Data Hasil Tes

Mengolah Data Penilaian Kinerja

Menyajikan Laporan Login System

Mengolah Data Penempatan Tenaga Kerja

Outsourcing

Melakukan Approval

«extends»

<<include>>

Tandatangan PKWT

«extends»

Gambar 3.3 Use Case Diagram Usulan

Tabel 3.3 Skenario Use Case Login System

(10)

Nama Use Case Login System

Aktor Rekrutmen Officer

Deskripsi Singkat Untuk dapat mengakses aplikasi maka Rekrutmen Officer harus melakukan login system terlebih dahulu dengan memasukan user name dan password.

Tabel 3.4 Skenario Use Case Mengolah Data Pendaftaran Pencaker

Nama Use Case

Mengolah Data Pendaftaran Pencaker

Aktor Rekrutmen Officer

Deskripsi Singkat Setelah berhasil login kedalam sistem aplikasi, Rekrutmen officer dapat melakukan pengolahan data pendaftaran pencaker.

Tabel 3.5 Skenario Use Case Mengolah Data Hasil Tes

Nama Use Case

Mengolah Data Hasil Tes

Aktor Rekrutmen Officer

Deskripsi Singkat Setelah berhasil login kedalam sistem aplikasi, Rekrutmen officer dapat melakukan pengolahan data hasil tes yang diperoleh dari hasil psikotes dan wawancara pencaker.

Tabel 3.6 Skenario Use Case Mengolah Data Penempatan Tenaga Kerja Outsourcing

Nama Use Case

Mengolah Data Penempatan Tenaga Kerja Outsourcing

Aktor Rekrutmen Officer

Deskripsi Singkat Setelah berhasil login kedalam sistem aplikasi,

Rekrutmen officer dapat melakukan pengolahan data

penempatan tenaga kerja outsourcing yang diperoleh

dari Client.

(11)

Tabel 3.7 Skenario Use Case Mengolah Data Penilaian Kinerja

Nama Use Case

Mengolah Data Penilaian Kinerja

Aktor Rekrutmen Officer

Deskripsi Singkat Setelah berhasil login kedalam sistem aplikasi, Rekrutmen officer dapat melakukan pengolahan data penilaian kinerja tenaga kerja outsourcing.

Tabel 3.8 Skenario Use Case Menyajikan Laporan

Nama Use Case

Menyajikan Laporan

Aktor Rekrutmen Officer

Deskripsi Singkat Setelah berhasil login kedalam sistem aplikasi, Rekrutmen officer juga dapat menyajikan laporan yang dibutuhkan perusahaan berdasarkan data-data yang telah diproses sebelumnya.

Tabel 3.9 Skenario Use Case Melakukan Approval

Nama Use Case

Melakukan Approval

Aktor Kadiv. Rekrutmen

Deskripsi Singkat Setiap laporan yang dihasilkan oleh aplikasi maka akan

dilakukan proses approval oleh Kadiv. Rekrutmen agar

dapat dipertanggungjawabkan kebenaran datanya.

(12)

3.4.2 Activity Diagram Usulan 3.4.2.1 Login System

Admin Rekrutmen Officer System

Menampilkan form login

Mengisi form login Form login masih ada yang kosong

Menampilkan pesan field masih kosong Mengautentifikasi data login

Menampilkan pesan login salah Menampilkan halaman utama

Ya Tidak

Gagal

Sukses

ENTRY PROSES LAPORAN CETAK

Start

End Logout Menjalankan Aplikasi

Gambar 3.4 Activity Diagram Usulan Login System

Tabel 3.10 Keterangan Activity Diagram Usulan Login System Nama Activity Diagram Login System

Aktor Administrator, System

Deskripsi Singkat Administrator melakukan login sistem dengan mengisi form login. Jika pada form login terdapat field yang kosong maka sistem akan memunculkan pesan dan meminta untuk mengisi form login kembali. Jika form

(13)

login diisi lengkap, sistem akan mengautentifikasi data login. Jika data benar maka akan menampilkan halaman menu utama, jika salah maka akan kembali ke pengisian form login.

3.4.2.2 Entry Data Pencaker

Menerima Data Pencaker

Input Data Pencaker

Menampilkan Data Pencaker Yang Telah Tersimpan Start

Administrator

End

System

Jalankan Program

Display Form Entry Pencaker Pilih Menu Entry Form Pencaker

Gambar 3.5 Activity Diagram Usulan Entry Data Pencaker

Tabel 3.11 Keterangan Activity Diagram Usulan Entry Data Pencaker Nama Activity Diagram Entry Data Pencaker

Deskripsi Singkat Administrator menerima data pribadi pencaker dan menginput data tsb kedalam form pencaker di system.

Setelah diinput, data kemudian akan tersimpan didalam sebuah database system.

(14)

3.4.2.3 Entry Pendaftaran Pencaker

Menerima Form Aplikasi Pendaftaran

Input Data Pendaftaran

Menampilkan Data Pendaftaran Yang Telah Tersimpan Start

Administrator

End

System

Jalankan Program

Display Form Entry Pendaftaran Pilih Menu Entry Pendaftaran

Gambar 3.6 Activity Diagram Usulan Entry Pendaftaran Pencaker Tabel 3.12 Keterangan Activity Diagram Usulan Entry Pendaftaran Pencaker

Nama Activity Diagram Entry Pendaftaran Pencaker

Deskripsi Singkat Administrator menerima form aplikasi pendaftaran dari pencaker dan menginput data tsb kedalam form pencaker di system. Setelah diinput, data kemudian akan tersimpan didalam sebuah database system.

(15)

3.4.2.4 Entry Data Client

Menerima Data Client

Input Data Client

Menampilkan Data Client Yang Telah Tersimpan Start

Administrator

End System

Jalankan Program

Display Form Entry Client Pilih Menu Entry Form Client

Gambar 3.7 Activity Diagram Usulan Entry Client Tabel 3.13 Keterangan Activity Diagram Usulan Entry Client

Nama Activity Diagram Entry Client

Deskripsi Singkat Administrator menerima data Client berdasarkan perjanjian kerja yang terjalin antara dua pihak dan menginput data tsb kedalam form client di system.

Setelah diinput, data kemudian akan tersimpan didalam sebuah database system.

(16)

3.4.2.5 Entry Data User

Input Data User

Menampilkan Data User Yang Telah Tersimpan Start

Administrator

End

System

Jalankan Program

Display Form Entry User Pilih Menu Entry Form User

Gambar 3.8 Activity Diagram Usulan Entry User Tabel 3.14 Keterangan Activity Diagram Usulan Entry User

Nama Activity Diagram Entry User

Deskripsi Singkat Administrator menginput data User yang berhak mengakses aplikasi system. Setelah diinput, data kemudian akan tersimpan didalam sebuah database system.

(17)

3.4.2.6 Pengolahan Hasil Tes

Menerima Hasil Tes

Input Data Hasil Tes

Menampilkan Data Hasil Tes Yang Telah Tersimpan Start

Administrator

End

System

Jalankan Program

Display Form Proses Data Hasil Tes

Melakukan Kualifikasi Data

Membuat Psikogram sesuai

Tidak sesuai

Meminta Approval Psikogram

Kirim Psikogram Yang Telah Diapprove ke Client Pilih Menu Proses Data Hasil Tes

Gambar 3.9 Activity Diagram Usulan Pengolahan Hasil Tes Tabel 3.15 Keterangan Activity Diagram Usulan Pengolahan Hasil Tes

Nama Activity Diagram Hasil Tes

Deskripsi Singkat Pencaker mengikuti tes yang diadakan di perusahaan.

Hasil tes kemudian diserahkan ke Administrator untuk dilakukan penginputan hasil tes kedalam sistem yang kemudian akan tersimpan didalam database sistem.

Dari hasil tes, administrator akan melakukan kualifikasi sesuai dengan kebutuhan. Data yang tidak sesuai kualifikasi maka akan tetap disimpan didalam database, sedangkan untuk yang memenuhi kualifikasi maka akan dibuatkan psikogram. Data psikogram akan

(18)

diserahkan ke Kadiv. Rekrutmen untuk dilakukan approval. Psikogram yang telah diapprove kemudian dikirimkan ke Client.

3.4.2.7 Pengolahan Data Penempatan Tenaga Kerja

Administrator System

Start

Terima Data Pencaker Lulus Seleksi User

Jalankan Program

Display Form Proses Data Penempatan

Input Data Penempatan

Tampilkan Data Penempatan Yang Telah Tersimpan

End

Pilih Menu Proses Data Penempatan

Membuat Laporan ke CRO

Gambar 3.10 Activity Diagram Usulan Pengolahan Data Penempatan Tabel 3.16 Keterangan Activity Diagram Usulan Pengolahan Data Penempatan

Nama Activity Diagram Data Penempatan

Deskripsi Singkat Administrator menerima data hasil tes yang dikirimkan oleh Client. Dari data tersebut, Administrator akan menginput kedalam system data penempatan tenaga kerja yang telah lulus seleksi. Dari data penempatan tsb kemudian akan dibuatkan laporan ke CRO untuk selajutnya dilakukan proses PKWT.

(19)

3.4.2.8 Pengolahan Data Penilaian Kinerja

Administrator System

Start

Terima Data Hasil Penilaian Kinerja

Jalankan Program

Display Form Proses Data Penilaian Kinerja

Input Data Penilaian Kinerja

Tampilkan Data Penilaian Kinerja Yang Telah Tersimpan

Membuat Laporan Ke CRO Diperpanjang

Tidak Diperpanjang Pilih Menu Proses Data Penilaian Kinerja

Lihat Hasil Akhir Penilaian Kinerja

Gambar 3.11 Activity Diagram Usulan Pengolahan Data Penilaian Kinerja Tabel 3.17 Keterangan Activity Diagram Usulan Pengolahan Data Penilaian Kinerja

Nama Activity Diagram Penilaian Kinerja

Deskripsi Singkat Administrator menerima data hasil penilaian kinerja yang dikirimkan oleh Client. Dari data tersebut, Administrator akan menginput kedalam system data penilaian kinerja. Dari hasil penilaian kinerja, Apabila Client ingin melakukan perpanjangan kerja, maka Admin akan membuatkan laporan ke CRO untuk dilakukan perpanjangan PKWT, jika Client tidak ingin melakukan perpanjangan kerja maka data akan tetap disimpan didalam database sistem.

(20)

3.4.2.9 Menampilkan Laporan

Administrator System Kadiv. Rekrutmen

Jalankan Program Start

Pilih Menu Laporan

Pilih laporan yg ingin dicetak

Display Menu Laporan

Menampilkan Daftar Pilihan Laporan

Cetak Laporan Menerima Laporan

End

Gambar 3.12 Activity Diagram Usulan Cetak Laporan Tabel 3.18 Keterangan Activity Diagram Usulan Cetak Laporan

Nama Activity Diagram Cetak Laporan

Aktor Administrator, System, Kadiv. Rekrutmen

Deskripsi Singkat Administrator memilih menu laporan untuk mencetak laporan yang diinginkan. Hasil dari laporan tsb akan diserahkan kepada Kadiv. Rekrutmen.

(21)

3.2.4.10 Cetak Formulir Aplikasi Kosong

Print Formulir Start

Administrator

End

System

Jalankan Program

Display Cetak Formulir Aplikasi Kerja Pilih Menu Cetak

Gambar 3.13 Activity Diagram Usulan Cetak Formulir Aplikasi Kosong Tabel 3.19 Keterangan Activity Diagram Usulan Cetak Formulir Aplikasi Kosong

Nama Activity Diagram Cetak Formulir Aplikasi Kosong

Deskripsi Singkat Administrator memilih menu cetak untuk mencetak laporan formulir aplikasi pencari kerja yang masih kosong. Formulir tersebut diperuntukan bagi pencaker yang ingin melamar kerja.

(22)

3.4.3 Sequence Diagram Usulan 3.4.3.1 Form Login System

Admin

Form Login Proses Login Database Login Main Menu

Display Login

Insert ID & Password

Check

Not valid

Return to Login Menu Valid

Gambar 3.14 Sequence Diagram Usulan Login System Tabel 3.20 Keterangan Sequence Diagram Usulan Login System

Nama Activity Diagram Login System

Aktor Admin

Deskripsi Singkat Pada sequence ini Administrator melakukan login system dengan memasukkan user id dan password.

Sistem akan memvalidasi data inputan tsb. Jika valid, maka Administrator akan dapat masuk ke menu utama, namun jika tidak valid, maka akan kembali ke login awal.

(23)

3.4.3.2 Form Data Pencaker

Admin

Masuk

Pilih

Tambah

Insert Data

Edit Data

Search Data Delete Data

Save Data

Exit

No_KTP, Nama_Pencaker, Tmp_Lhr Tgl_Lhr, Jenkel, Agama, Alamat_Jalan

Kelurahan, Kecamatan, Kota, Kode_Pos, Telp

Status, Pendidikan, Jurusan

Nama_Universitas, Keahlian_Bhs_Asing

Save

Main Menu Form Pencaker Database System

Gambar 3.15 Sequence Diagram Usulan Data Pencaker Tabel 3.21 Keterangan Sequence Diagram Usulan Data Pencaker

Nama Activity Diagram Data Pencaker

Aktor Admin

Deskripsi Singkat Admin melakukan login system kemudian memilih Data Pencaker. Didalam data pencaker admin dapat melihat semua data yang sudah tersimpan didatabase.

Admin dapat menambahkan data, mengubah data, hapus data, cari data dan menyimpan data pada form data pencaker.

(24)

3.4.3.3 Form Data Pendaftaran

Masuk

Pilih

Tambah

Insert Data

Edit Data

Save Data

Exit

No_KTP, No_Pendaftaran, Tgl_Daftar Lokasi, Pengalaman_Jabatan

Uraian_Pekerjaan, Lama_Kerja

Nm_Pemberi_Kerja, Jabatan_diinginkan

Upah_diinginkan

Save

Main Menu Form Pendaftaran Database System

Administrator

Gambar 3.16 Sequence Diagram Usulan Data Pendaftaran Tabel 3.22 Keterangan Sequence Diagram Usulan Data Pendaftaran

Nama Activity Diagram Data Pendaftaran

Aktor Admin

Deskripsi Singkat Admin telah melakukan login system kemudian memilih Data Pendaftaran. Didalam data pendaftaran admin dapat melihat semua data yang sudah tersimpan didatabase. Admin dapat menambahkan data, mengubah data, hapus data, cari data dan menyimpan data pada form data pendaftaran.

(25)

3.4.3.4 Form Data Client

Masuk

Pilih

Tambah

Insert Data

Save Data

Exit

Save

Main Menu Form User Database System

Edit Data Administrator

ID_Client, Nama_Client, Alamat_Client Kota, Kode_Pos, No_Telp_Client

Gambar 3.17 Sequence Diagram Usulan Data Client Tabel 3.23 Keterangan Sequence Diagram Usulan Data Client

Nama Activity Diagram Data Client

Aktor Admin

Deskripsi Singkat Admin telah melakukan login system kemudian memilih Data Client. Didalam data Client admin dapat melihat semua data yang sudah tersimpan didatabase.

Admin dapat menambahkan data, mengubah data, hapus data, cari data dan menyimpan data pada form data Client.

(26)

3.4.3.5 Form Data User

Masuk

Pilih

Tambah

Insert Data

Save Data

Exit

NIP_Rekrutmen, Nm_Pegawai_Rekrut

Hak_User, Password

Save

Main Menu Form User Database System

Edit Data Administrator

Gambar 3.18 Sequence Diagram Usulan Data User Tabel 3.24 Keterangan Sequence Diagram Usulan Data User

Nama Activity Diagram Data User

Aktor Admin

Deskripsi Singkat Admin telah melakukan login system kemudian memilih Data User. Didalam data User admin dapat melihat semua data yang sudah tersimpan didatabase.

Admin dapat menambahkan data, mengubah data, hapus data, cari data dan menyimpan data pada form data User.

(27)

3.4.3.6 Form Hasil Tes

Masuk

Pilih

Tambah

Insert Data

Save Data

Exit

Intelegensi, Kepribadian, Kecepatan_Kerja

Save

Main Menu Form Hasil Tes Database System

Edit Data

Daya_Tangkap, Analisa_Logis, Hasil_Tes Administrator

No_Pendaftaran

Gambar 3.19 Sequence Diagram Usulan Data Hasil Tes Tabel 3.25 Keterangan Sequence Diagram Usulan Data Hasil Tes

Nama Activity Diagram Data Hasil Tes

Aktor Admin

Deskripsi Singkat Admin telah melakukan login system kemudian memilih Data Hasil Tes. Didalam data Hasil Tes admin dapat melihat semua data yang sudah tersimpan didatabase. Admin dapat menambahkan data, mengubah data, hapus data, cari data dan menyimpan data pada form data Hasil Tes

(28)

3.4.3.7 Form Data Penempatan

Database System

Administrator

Masuk

Pilih

Tambah

Insert Data

Edit Data

Save Data

Exit

Save

Main Menu Form Penempatan

No_Induk_Pegawai, No_KTP, ID_Client

Tgl_Penempatan, Jabatan, Divisi

Lokasi_Kota_Kerja, Gapok

Gambar 3.20 Sequence Diagram Usulan Data Penempatan Tabel 3.26 Keterangan Sequence Diagram Usulan Data Penempatan

Nama Activity Diagram Data Penempatan

Aktor Admin

Deskripsi Singkat Admin telah melakukan login system kemudian memilih Data Penempatan. Didalam data Penempatan admin dapat melihat semua data yang sudah tersimpan didatabase. Admin dapat menambahkan data, mengubah data, hapus data, cari data dan menyimpan data pada form data Penempatan.

(29)

3.4.3.8 Form Penilaian Kinerja

Administrator

Masuk

Pilih

Tambah

Insert Data

Edit Data

Save Data

Exit

No_Induk_Pegawai

Kemampuan_Umum, Kompetensi

Sikap_Perilaku, Total_Nilai, Hasil_Penilaian

Save

Main Menu Form Penilaian Kinerja Database System

Gambar 3.21 Sequence Diagram Usulan Data Penilaian Kinerja Tabel 3.27 Keterangan Sequence Diagram Usulan Data Penilaian Kinerja

Nama Activity Diagram Data Penilaian Kinerja

Aktor Admin

Deskripsi Singkat Admin telah melakukan login system kemudian memilih Data Penilaian Kinerja. Didalam data Penilaian Kinerja admin dapat melihat semua data yang sudah tersimpan didatabase. Admin dapat menambahkan data, mengubah data, hapus data, cari data dan menyimpan data pada form data Penilaian Kinerja

(30)

3.4.3.9 Laporan Data Pendaftaran

Masuk

Pilih

Pilih Periode Laporan

Exit

Print

Main Menu Laporan Data Pendaftaran Database System

Detail Laporan Print

Administrator

Gambar 3.22 Sequence Diagram Usulan Laporan Data Pendaftaran Tabel 3.28 Keterangan Sequence Diagram Usulan Laporan Data Pendaftaran

Nama Activity Diagram Laporan Data Pendaftaran

Aktor Admin & Kadiv. Rekrutmen

Deskripsi Singkat Admin/Kadiv. Rekrutmen telah melakukan login system kemudian memilih Data Laporan Data Pendaftaran. Admin/Kadiv. Rekrutmen dapat mencetak laporan sesuai dengan periode laporan yang diinginkan.

Selain itu juga dapat melihat detail laporan dan mencetaknya.

(31)

3.4.3.10 Laporan Data Penempatan

Masuk

Pilih

Keluar

Print

Main Menu Laporan Data Penempatan Database System

Buka File Download

Administrator

Gambar 3.23 Sequence Diagram Usulan Laporan Data Penempatan Tabel 3.29 Keterangan Sequence Diagram Usulan Laporan Data Penempatan

Nama Activity Diagram Laporan Data Penempatan

Deskripsi Singkat Admin/Kadiv. Rekrutmen telah melakukan login system kemudian memilih Data Laporan Data Penempatan. Admin/Kadiv. Rekrutmen dapat mencetak laporan sesuai dengan periode laporan yang diinginkan.

Selain itu juga Admin/Kadiv. Rekrutmen dapat membuka file tsb dan mendownloadnya.

(32)

3.4.3.11 Laporan Data Penilaian Kinerja

Masuk

Pilih

Exit

Print

Main Menu Laporan Data Penilaian

Kinerja Database System

Buka File Download

Administrator

Gambar 3.24 Sequence Diagram Usulan Laporan Data Penilaian Kinerja Tabel 3.30 Keterangan Sequence Diagram Usulan Laporan Data Penilaian Kinerja

Nama Activity Diagram Laporan Data Penilaian Kinerja

Deskripsi Singkat Admin/Kadiv. Rekrutmen telah melakukan login system kemudian memilih Data Laporan Data Penilaian Kinerja. Admin/Kadiv. Rekrutmen dapat mencetak laporan sesuai dengan periode laporan yang diinginkan. Selain itu juga dapat mendownload file tsb.

(33)

3.4.4 Class Diagram

+Simpan() +Ubah() +Hapus() +Batal() +Cari() +Keluar()

-NIP_Rekrutmen : char -Nm_Pegawai_Rekrut : string -Hak_User : enum -Password : string User

+Simpan() +Ubah() +Hapus() +Batal() +Cari() +Keluar() -ID_Client : char -Nm_Client : string -Alamat_Client : string -Kota : string -Kode_Pos : int -No_Telp_Client : string

Client

+Simpan() +Ubah() +Hapus() +Batal() +Cari() +Keluar() -No_Induk_Pegawai -No_Pendaftaran : char -ID_Client : char -Tgl_Penempatan : Date -Jabatan : string -Divisi : string

-Lokasi_Kota_Kerja : string -Gapok : int

Penempatan

-No_Induk_Pegawai : char -Kemampuan_Umum : double -Kompetensi : double -Sikap_Perilaku : double -Total_Nilai : double -Hasil_Penilaian : double

Penilaian Kinerja

-No_Pendaftaran : char -No_KTP : int -Tgl_Daftar : Date -Pengalaman_Jabatan : string -Uraian_pekerjaan : string -Lama_Kerja : int -Nm_Pemberi_Kerja : string -Lokasi_Kota_diinginkan : string -Jabatan_diinginkan : string -Upah_diinginkan : int -NIP_Rekrutmen : char

Pendaftaran

+Simpan() +Ubah() +Hapus() +Batal() +Cari() +Keluar() -No_KTP : int -Nama_Pencaker : string -Tmp_Lhr : string -Tgl_Lhr : Date -Jenkel : enum -Agama : string -Alamat_Jalan : string -Kelurahan : string -Kecamatan : string -Kota : string -Kode_Pos : int -Telp : int -Status : enum -Pendidikan : string -Jurusan : string -Nama_Universitas : string -Keahlian_Bhs_Asing : string

Pencaker

1 1..* 1 1

1

1 1

1 1..*

-No_Pendaftaran : char -Intelegensi : double -Kepribadian : double -Kecepatan_Kerja : double -Daya_Tangkap : double -Analisa_Logis : double -Hasil_Tes : double

Hasil Tes

1 1..*

Gambar 3.25 Class Diagram

(34)

3.4.5 Rancangan Database 3.4.5.1 ERD

Tabel_User

punya Tabel_Pencaker

No_Pendaftaran No_KTP

No_KTP

Nama_Pencaker Tmp_Lahir

Tgl_Lahir Jenkel

Alamat_Jalan

Kecamatan Kota

Kode_Pos Tgl_Daftar

Pengalaman_Jabatan Uraian_Pekerjaan

Lama_Kerja Nm_Pemberi_Kerja Lokasi_Kota_diinginkan NIP_Rekrutmen Nm_Pegawai_Rekrut

Tabel_Penilaian_Kinerja No_Induk_Pegawai

Kemampuan_Umum Kompetensi

Tabel_Hasil_Tes No_Pendaftaran

Intelegensi

Tabel_Penempatan

No_Induk_Pegawai

No_Pendaftaran ID_Client Tgl_Penempatan

Telp

Jabatan_diinginkan Upah_diinginkan

Jabatan Agama

NIP_Rekrutmen Hak_User

Password

Kelurahan

Tabel_Pendaftaran

punya

Kepribadian

Tabel_Client

ID_Client Nama_Client Alamat_Client

Kota punya

punya

Status

Pendidikan Jurusan

Nama_Universitas

Keahlian_Bhs_Asing

Kode_Pos No_Telp_Client

Divisi Lokasi_Kerja

Gapok Sikap_Perilaku

Total_Nilai Hasil_Penilaian Kecepatan_Kerja

Daya_Tangkap

Analisa_Logis

Hasil_Tes

Gambar 3.26 Entity Relationship Diagram

(35)

3.4.5.2 Klasifikasi Database a. Field Data Pencaker

Nama Tabel : Tabel_Pencaker || Primary Key : No_KTP Tabel 3.31 Desain Tabel Pencaker

No Field Name Type Width Description

1 No_KTP Integer 16 No. KTP

2 Nama_Pencaker Varchar 50 Nama Pencaker

3 Tmp_Lahir Varchar 30 Tempat Lahir Pencaker

4 Tgl_Lahir Date 0 Tanggal Lahir Pencaker

5 Jenkel Enum 0 Jenis Kelamin Pencaker

6 Agama Varchar 25 Agama yang diyakini

7 Alamat_Jalan Varchar 50 Alamat Jalan Pencaker

8 Kelurahan Varchar 50 Nama Kelurahan

9 Kecamatan Varchar 50 Nama Kecamatan

10 Kota Varchar 30 Nama Kota

11 Kode_Pos Integer 5 Kode Pos

12 Telp Varchar 30 Nomor Telepon Pencaker

13 Status Enum 0 Status Perkawinan

14 Pendidikan Varchar 30 Pendidikan Tertinggi

15 Jurusan Varchar 25 Jurusan

16 Nama_Universitas Varchar 30 Nama Instansi Pendidikan 17 Keahlian_Bhs_Asing Varchar 15 Bahasa asing yang dikuasai

(36)

b. Field Data Pendaftaran Pencaker Nama Tabel : Tabel_Pendaftaran

Primary Key : No_Pendaftaran || Foreign Key : No_KTP, NIP_Pegawai_Rekrut

Tabel 3.32 Desain Tabel Pendaftaran

1 No_Pendaftaran Char 5 Nomor Pendaftaran

2 No_KTP Integer 16 No. KTP

3 Tgl_Daftar Date 0 Tanggal Pendaftaran

4 Pengalaman_Jabatan Varchar 50 Jabatan Terakhir

5 Uraian_Pekerjaan Varchar 200 Uraian Tugas

6 Lama_Kerja Integer 0 Lama Bekerja

7 Nm_Pemberi_Kerja Varchar 35 Pemberi Pekerjaan 8 Lokasi_Kota_diinginkan Varchar 50 Lokasi yang diinginkan 9 Jabatan_diinginkan Varchar 50 Jabatan yang diinginkan 10 Upah_diinginkan Integer 0 Upah yang diinginkan

11 NIP_Pegawai_Rekrut Char 9 NIP Pegawai Rekrutmen

c. Field Data Client

Nama Tabel : Tabel_Client Primary Key : ID_Client Tabel 3.33 Desain Tabel Client

1 ID_Client Char 5 ID Client

2 Nama_Client Varchar 50 Nama Client

(37)

3 Alamat_Client Varchar 100 Alamat Client

4 Kota Varchar 30 Nama Kota

5 Kode_Pos Integer 5 Kode Pos

6 No_Telp_Client Varchar 30 Nomor Telp. Perusahaan

d. Field Data User

Nama Tabel : Tabel_User Primary Key : NIP_Rekrutmen Tabel 3.34 Desain Tabel User

1 NIP_Rekrutmen Char 9 Nip Pegawai Rekrutmen

2 Nm_Pegawai_Rekrut Varchar 50 Nama Pegawai Rekrut

3 Hak_User Enum 0 Hak User

4 Password Varchar 15 Password

e. Field Data Penempatan

Nama Tabel : Tabel_Penempatan

Primary Key : No_Induk_Pegawai || Foreign Key : No_Pendaftaran, ID_Client

Tabel 3.35 Desain Tabel Penempatan

1 No_Induk_Pegawai Char 9 Nomor induk pegawai 2 No_Pendaftaran Char 5 Nomor Pendaftaran Pencaker

3 ID_Client Char 5 ID Client

4 Tgl_Penempatan Date 0 Tanggal Penempatan

(38)

5 Jabatan Varchar 50 Jabatan yang diperoleh

6 Divisi Varchar 50 Divisi yang ditempati

7 Lokasi_Kota_Kerja Varchar 50 Lokasi yang ditempati

8 Gapok Integer 0 Gaji yang diperoleh

f. Field Data Penilaian Kinerja

Nama Tabel : Tabel_Penilaian_Kinerja Primary Key : No_Induk_Pegawai Tabel 3.36 Desain Tabel Penilaian Kinerja

1 No_Induk_Pegawai Char 9 NIK Pegawai

2 Kemampuan_Umum Double 0 Nilai Kemampuan Umum

3 Kompetensi Double 0 Nilai Kompetensi

4 Sikap_Perilaku Double 0 Nilai Sikap & Perilaku

5 Total_Nilai Double 0 Total Penilaian

6 Hasil_Penilaian Enum 0 Hasil Penilaian

g. Field Data Hasil Tes

Nama Tabel : Tabel_Hasil_Tes Primary Key : No_Pendaftaran Tabel 3.37 Desain Tabel Hasil Tes

1 No_Pendaftaran Char 5 Nomor pendaftaran

2 Intelegensi Double 0 Nilai intelegensi

(39)

3 Kepribadian Double 0 Nilai kepribadian 4 Kecepatan_Kerja Double 0 Nilai kecepatan kerja

5 Daya_Tangkap Double 0 Nilai daya tangkap

6 Analisa_Logis Double 0 Nilai analisa logis

7 Hasil_Tes Double 0 Hasil tes