v ABSTRAK
Prayogo Pangestu Subagio Skripsi
Perancangan Prosedur Mutu dengan Pendekatan Penilaian Risiko berdasarkan ISO 9001:2015
PT. Bondi Syad Mulia adalah perusahaan yang bergerak di bidang hot dip galvanizing. Perusahaan ini berupaya meningkatkan SMM ISO 9001:2008 menjadi ISO 9001:2015. Peningkatan ISO 9001:2008 ke ISO 9001:2015 segera dilakukan karena masa tenggang ISO 9001:2015 yang berakhir pada tahun 2018 dan tuntutan peningkatan ISO 9001:2008 ke ISO 9001:2015 dari pelanggan untuk penjaminan kualitas jasa. Peralatan manajemen risiko yang digunakan Risk Assessment Matrix (RAM). RAM disebarkan kepada 9 departemen. Departemen yang mendapat kuisioner RAM adalah departemen galvanis, gudang, purchasing, document control, quality control, manajemen representatif, personalia, marketing, dan mekanik. Hasil yang didapat dari pengolahan kuisioner meliputi 5 risiko yang memiliki bahaya sedang dan besar dari 76 risiko yang dievaluasi.
Setelah perancangan prosedur mutu terhadap 5 risiko tersebut, diperoleh bahaya risiko yang kecil.
Kata Kunci: Sistem manajemen mutu, ISO 9001:2015, penilaian risiko
vi ABSTRACT
Prayogo Pangestu Subagio Thesis
Designing Quality Procedures with Risk Assessment Approach under ISO 9001:2015
PT. Bondi Syad Mulia is a hot dip galvanizing company. The company would like to upgrade the quality management system of ISO 9001:2008 to ISO 9001: 2015. The upgrading of ISO 9001:2008 to ISO 9001:2015 is done due to the ISO 9001: 2015 expiration on 2018 and the customer’s requirements of ISO 9001:2015 for quality assurance services. Risk management tools used Risk Assessment Matrix (RAM). RAM was distributed to nine departments. The departments that received the RAM questionnaire were the galvanic department, warehouse department, purchasing department, document control department, quality control department, representative management department, human resource development department, marketing department, and mechanics department. The results of questionnaire data processing were 5 medium and large risk hazards of 76 evaluated risks. After the design of quality procedures against these 5 risks, small risk hazard will be obtained.
Keywords: Quality management system, ISO 9001:2015, RAM, risk assessment
vii DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
LEMBAR PENGESAHAN ... ii
LEMBAR PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH ... iii
KATA PENGANTAR ... iv
ABSTRAK ... v
DAFTAR ISI ... vii
DAFTAR TABEL ... x
DAFTAR GAMBAR ... xii
DAFTAR RUMUS ... xiii
1. Pendahuluan ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 2
1.3 Tujuan Penelitian ... 2
1.4 Batasan Masalah ... 2
1.5 Sistematika Penulisan ... 5
2. Tinjauan Pustaka ... 6
2.1 ISO 9001:2015 ... 6
2.2 Pemikiran Berbasis Risiko ... 9
2.3 Manajemen Risiko ... 10
2.3.1 Penentuan Konteks ... ... 11
2.3.2 Penilaian Risiko ... ... 11
2.3.3 Penanganan Risiko ... ... 13
2.3.4 Pemantauan dan Kaji Ulang Risiko ... ... 14
2.4 Risk Assessment Matrix ... 14
2.5 Five Why Analysis ... 19
3. Metode Perancangan ... 20
3.1 Pengkajian Konteks Organisasi ... 21
3.2 Identifikasi Risiko ... 21
viii
3.3 Analisis Risiko... ... 21
3.4 Evaluasi Risiko... ... 22
3.5 Penanganan Risiko... 23
3.6 Validasi Penanganan Risiko ... 23
4. Pengolahan dan Analisis Data ... 24
4.1 Pengkajian Konteks Organisasi ... 26
4.2 Penilaian Risiko ... 36
4.2.1 Penilaian Risiko Prosedur Mutu Persiapan Galvanis ... 26
4.2.2 Penilaian Risiko Prosedur Mutu Galvanis ... 36
4.2.3 Penilaian Risiko Prosedur Mutu Instruksi Kerja Dipping... 42
4.2.4 Penilaian Risiko Prosedur Mutu Permintaan Bahan dan Barang. ... 47
4.2.5 Penilaian Risiko Prosedur Mutu Penerimaan dan Penanganan Material ... 50
4.2.6 Penilaian Risiko Prosedur Mutu Penerimaan dan Penanganan Barang ... 52
4.2.7 Penilaian Risiko Instruksi Kerja Penyerahan Barang Jadi ... 54
4.2.8 Penilaian Risiko Prosedur Mutu Penerimaan dan Penanganan Barang Jadi... 56
4.2.9 Penilaian Risiko Instruksi Kerja Penyerahan Barang ... 57
4.2.10 Penilaian Risiko Instruksi Kerja Pengendalian Produk Cacat ... 60
4.2.11 Penilaian Risiko Instruksi Kerja Laborat ... 62
4.2.12 Penilaian Risiko Prosedur Mutu Permintaan Pembelian ... 65
4.2.13 Penilaian Risiko Prosedur Mutu Pengendalian Dokumen .... 71
4.2.14 Penilaian Risiko Prosedur Mutu Pemusnahan Dokumen ... 74
4.2.15 Penilaian Risiko Prosedur Mutu Pengendalian Rekaman .... 76
4.2.16 Penilaian Risiko Prosedur Mutu Rapat Tinjauan Manajemen ... 78
4.2.17 Penilaian Risiko Prosedur Mutu Audit Mutu Internal ... 81
4.2.18 Penilaian Risiko Prosedur Mutu Tindakan Perbaikan dan Pencegahan ... 83
4.2.19 Penilaian Risiko Prosedur Mutu Evaluasi Karyawan ... 86
4.2.20 Penilaian Risiko Prosedur Mutu Pelatihan Karyawan ... 91
4.2.21 Penilaian Risiko Prosedur Mutu Pemutusan Hubungan Kerja ... 93
4.2.22 Penilaian Risiko Prosedur Mutu Perekrutan Kepala Divisi ... 94
4.2.23 Penilaian Risiko Prosedur Mutu Perekrutan Staf ... 97
4.2.24 Penilaian Risiko Prosedur Mutu Permintaan Barang ATK dan Umum ... 99
4.2.25 Penilaian Risiko Prosedur Mutu Sistem Penggajian Karyawan ... 101
4.2.26 Penilaian Risiko Prosedur Mutu Penanganan Keluhan Pelanggan... 103
4.2.27 Penilaian Risiko Prosedur Mutu Penarikan Order ... 105
4.2.28 Penilaian Risiko Prosedur Mutu Penawaran Harga ... 107
4.2.29 Penilaian Risiko Prosedur Mutu Penerimaan Order ... 109
ix
4.2.30 Penilaian Risiko Prosedur Mutu Penarikan Order ... 111
4.2.31 Penilaian Risiko Prosedur Mutu Pengukuran Kepuasan Pelanggan ... 113
4.2.32 Penilaian Risiko Prosedur Mutu Perbaikan Peralatan dan Mesin ... 115
4.2.33 Penilaian Risiko Prosedur Mutu Perawatan Peralatan dan Mesin ... 118
4.2.34 Penilaian Risiko Prosedur Mutu Peminjaman Peralatan ... 120
4.2.35 Penilaian Risiko Prosedur Mutu Pengecekan Peralatan ... 121
4.2.36 Penilaian Risiko Prosedur Mutu Pengembalian Peralatan... 122
4.2.37 Penilaian Risiko Instruksi Kerja Pengoperasian Forklift... 124
4.2.38 Penilaian Risiko Instruksi Kerja Perbaikan Kompor ... 125
4.2.39 Penilaian Risiko Instruksi Kerja Pengoperasian Kompor .... 127
4.2.40 Penilaian Risiko Instruksi Kerja Perbaikan Crane ... 128
4.2.41 Penilaian Risiko Instruksi Kerja Pengoperasian Crane ... 133
4.2.42 Penilaian Risiko Instruksi Kerja Pengoperasian Genset ... 134
5. Kesimpulan... ... 135
Daftar Referensi.... ... 137
x
DAFTAR TABEL
2.1 Perbedaaan Terminologi ISO 9001:2008 dan ISO 9001:2015 ... 8
2.2 Deskripsi Kriteria Dampak ... 15
2.3 Deskripsi Kriteria Frekuensi ... 16
2.4 Contoh Klasifikasi Occurrence ... 17
2.5 Contoh Hasil Konversi Occurrence ... 18
2.6 Contoh Hasil Klasifikasi Severity ... 18
2.7 Contoh Hasil Konversi Severity ... 19
4.1 Contoh Hasil Kuisioner RAM Departemen Galvanis untuk Proses Penerimaan Barang ... 27
4.2 Hasil Pengolahan Data Kuisioner Persiapan Galvanis ... 32
4.3 Hasil Kuisioner RAM Baru untuk Proses Penerimaan Barang ... 35
4.4 Hasil Pengolahan Data Kuisioner Galvanis ... 40
4.5 Hasil Pengujian Rantai saat Pencelupan Dipping ... 41
4.6 Hasil Kuisioner RAM Baru untuk Proses Dipping ... 41
4.7 Hasil Pengolahan Data Kuisioner Instruksi Kerja Dipping ... 43
4.8 Hasil Kuisioner RAM Baru untuk Proses Catat dan Cocokkan Jumlah Jenis Benda pada Form Kontrol Galvanis ... 46
4.9 Hasil Pengolahan Data Kuisioner Permintaan Bahan dan Barang ... 50
4.10 Hasil Pengolahan Data Kuisioner Penerimaan dan Penanganan Material ... 51
4.11 Hasil Pengolahan Data Kuisioner Penerimaan dan Penanganan Barang ... 53
4.12 Hasil Pengolahan Data Kuisioner Intruksi Kerja Penyerahan Barang ... 55
4.13 Hasil Pengolahan Data Kuisioner Penerimaan dan Penanganan Barang Jadi ... 56
4.14 Hasil Pengolahan Data Kuisioner Pengambilan dan Pemuatan Barang . 59 4.15 Hasil Pengolahan Data Kuisioner Pengendalian Produk Cacat ... 62
4.16 Hasil Pengolahan Data Kuisioner Laborat ... 64
4.17 Hasil Pengolahan Data Kuisioner Permintaan Pembelian ... 68
4.18 Hasil Kuisioner RAM Baru untuk Proses Konfirmasi Barang ... 71
4.19 Hasil Pengolahan Data Kuisioner Pengendalian Dokumen ... 73
4.20 Hasil Pengolahan Data Kuisioner Pemusnahan Dokumen ... 75
4.21 Hasil Pengolahan Data Kuisioner Pengendalian Rekaman ... 77
xi
4.22 Hasil Pengolahan Data Kuisioner Rapat Tinjauan Manajemen ... 80
4.23 Hasil Pengolahan Data Kuisioner Audit Mutu Internal ... 82
4.24 Hasil Pengolahan Data Kuisioner Tindakan Perbaikan Pencegahan ... 84
4.25 Hasil Pengolahan Data Kuisioner Evaluasi Karyawan ... 87
4.26 Kelas Penilaian ... 90
4.27 Hasil Kuisioner RAM Baru untuk Proses Menilai Kinerja Setiap Bawahannya ... 90
4.28 Hasil Pengolahan Data Kuisioner Pelatihan Karyawan... 92
4.29 Hasil Pengolahan Data Kusioner Pemutusan Hubungan Kerja ... 94
4.30 Hasil Pengolahan Data Kusioner Perekrutan Kepala Divisi ... 96
4.31 Hasil Pengolahan Data Kusioner Perekrutan Staf ... 98
4.32 Hasil Pengolahan Data Kusioner Permintaan Barang ATK dan Umum 101 4.33 Hasil Pengolahan Data Kuisioner Prosedur Sistem Penggajian Karyawan ... 102
4.34 Hasil Pengolahan Data Kuisioner Prosedur Penerimaan Keluhan Pelanggan ... 105
4.35 Hasil Pengolahan Data Kuisioner Penarikan Order ... 106
4.36 Hasil Pengolahan Data Kuisioner Penawaran Harga ... 109
4.37 Hasil Pengolahan Data Kuisioner Penerimaan Order ... 111
4.38 Hasil Pengolahan Data Kuisioner Penyerahan Order ... 112
4.39 Hasil Pengolahan Data Kuisioner Pengukuran Kepuasan Pelanggan .... 114
4.40 Hasil Pengolahan Data Kuisioner Perbaikan Peralatan dan Mesin ... 117
4.41 Hasil Pengolahan Data Kuisioner Perawatan Peralatan dan Mesin ... 119
4.42 Hasil Pengolahan Data Kuisioner Peminjaman Peralatan ... 120
4.43 Hasil Pengolahan Data Kuisioner Pengecekan Peralatan ... 122
4.44 Hasil Pengolahan Data Kuisioner Pengembalian Peralatan ... 123
4.45 Hasil Pengolahan Data Kuisioner Instruksi Kerja Pengoperasian Forklift ... 124
4.46 Hasil Pengolahan Data Kuisioner Instruksi Kerja Perbaikan Kompor ... 126
4.47 Hasil Pengolahan Data Kuisioner Instruksi Kerja Pengoperasian Kompor ... 127
4.48 Hasil Pengolahan Data Kuisioner Instruksi Kerja Perbaikan Crane ... 129
4.49 Hasil Pengolahan Data Kuisioner Instruksi Kerja Pengoperasian Crane ... 132
4.50 Hasil Pengolahan Data Kuisioner Instruksi Kerja Pengoperasian Genset ... 133
xii
DAFTAR GAMBAR
2.1 Proses Manajemen Risiko... 11
2.3 Risk Assessment Matrix ... 19
3.1 Metode perancangan ... 20
4.1 Tag Nama... 47
4.2 Form Kontrol Galvanis ... 47
xiii
DAFTAR RUMUS
2.1 Rumus Risk Number/ Risk Priority Number ... 13 2.2 Rumus Severity Index ... 17
