Disusun oleh : Willya Hendra
PANDUAN
STRATEGI
NEGOSIASI
ii
KATA PENGANTAR
Puji Syukur kami panjatkan kepada Allah SWT yang telah memberikan rahmat-Nya sehinggga Buku Panduan Strategi Negosiasi dapat diselesaikan. Buku Panduan Strategi Negosiasi ini merupakan salah satu upaya PT PLN Batubara dalam mewujudkan visi PT PLN Batubara Menjadi Penyedia Batubara Pilihan Utama Bagi Industri.
PT PLN Batubara sebagai anak perusahaan PT PLN (Persero) mempunyai dua peran utama dalam misi portfolio management PT PLN (Persero) yaitu menjaga kelangsungan bisnis dengan mengamankan pasokan batubara serta berkontribusi dalam efisiensi Biaya Pokok Penyediaan Ketenagalistrikan. Cost efficiency yang didapat PT PLN Batubara dari biaya pokok penyediaan batubara yang rendah diperoleh melalui biaya pembelian batubara yang rendah dari pemasok batubara, namun tetap memberikan kualitas prima kepada pelanggan yaitu PLTU-PLTU milik PT PLN (Persero) dan IPP di seluruh Indonesia.
Salah satu upaya yang dapat dilakukan untuk memperolah batubara dengan harga yang reasonable adalah dengan melakukan negosiasi dengan mitra pemasok batubara. Negosiasi yang mengedepankan prinsip kemitran, hubungan yang baik, komunikasi dua arah untuk mencapai kesepakatan yang menguntungkan bagi keduabelah pihak.
Semoga Buku Panduan Strategi Negosiasi ini dapat menjadi panduan bagi para negosiator di lingkungan PT PLN Batubara, khususnya Divisi Kemitraan, sehingga diharapkan PLN Batubara dapat meningkatkan profitabilitas dari tahun ke tahun dan tetap memberikan layanan prima bagi industri terutama kepada Pemegang Saham, PT PLN (Persero).
Jakarta, Oktober 2020
Direktur Pengembangan PT PLN Batubara
iii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR GAMBAR ... iv
BAB I ... 1
PENDAHULUAN... 1
1.1. Latar Belakang ... 1
1.2. Maksud & Tujuan ... 2
BAB II ... 3
DEFINISI NEGOSIASI & ELEMENNYA ... 3
2.1. Definisi Negosiasi ... 3
2.2. Elemen Penting Dalam Negosiasi ... 3
BAB III ... 7 STRATEGI NEGOSIASI ... 7 3.1. Teknik Negosiasi ... 7 3.2. Checklist Negosiasi ... 8 3.3. Simulasi Negosiasi ... 8 3.4. Negosiasi Online ... 11 BAB IV ... 12 PENUTUP ... 12
iv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Strategi Portfolio Management PT PLN (Persero) ... 1
Gambar 2. Data Margin PLN Batubara... 2
Gambar 3. 7 Elemen Penting dalam Negosiasi ... 3
Gambar 4. Skema dan Teknik Negosiasi ... 7
Gambar 5. Contoh Negosiasi 1 ... 9
v
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
PLN Batubara (PLNBB) adalah satu anak perusahaan PT PLN (Persero) (PLN) yang bertugas untuk memenuhi kebutuhan pasokan batubara ke seluruh PLTU-PLTU berbahan bakar batubara di seluruh wilayah Indonesia. Dalam strategi manajemen portfolio PLN terbaru, yaitu SOLID (Securing Business Sustainability, Optimizing Cost Efficiency, Leading Industry Capabilities, Increasing Profit Contribution, Developing New Edge), PLNBB memiliki dua peran utama yaitu :
1. Securing Business Sustainability : PLNBB bertugas mengamankan kelangsungan bisnis PLN Group dengan memastikan keamanan pasokan batubara serta memperhatikan kualitas, kuantitas dan ketepatan waktu. 2. Optimizing Cost Efficiency : PLNBB memberikan kontribusi untuk efisiensi
biaya energi primer PLN yaitu dengan memberikan pasokan dengan harga yang efisien serta mendapatkan margin yang terkonsolidiasi ke Laporan Keuangan Konsolidasi PLN.
Gambar 1. Strategi Portfolio Management PT PLN (Persero)
2
1.2. Maksud & Tujuan
Berdasarkan data Laporan Keuangan PT PLN Batubara 3 tahun terakhir, diketahui bahwa gross profit margin dan net profit margin PLNBB adalah sebagai berikut :
Gambar 2. Data Margin PLN Batubara
Sumber : Laporan Keuangan Audited PT PLN Batubara 2017, 2018 & 2019
Untuk memberikan kontribusi lebih baik bagi PLN Group, PLNBB berpeluang dapat lebih mengoptimalkan margin dengan melakukan negosiasi harga dengan mitra sehingga dapat meningkatkan margin PLNBB.
2017 2018 2019
Gross Profit Margin (%) 1.60% 2.20% 3.60%
Net Profit Margin (%) 1.10% 1.70% 2.64%
0.00% 0.50% 1.00% 1.50% 2.00% 2.50% 3.00% 3.50% 4.00%
3
BAB II
DEFINISI NEGOSIASI & ELEMENNYA
2.1. Definisi Negosiasi
Negosiasi adalah proses dimana dua pihak atau lebih secara bersama-sama memformulasikan kesepakatan mengenai sebuah issue atau perselisihan (Rubin & Brown, 1975)
Negosiasi yang sering dilakukan di lingkungan PLNBB adalah dalam rangka untuk mendapatkan kesepakatan kontrak jual beli batubara yang meliputi antara lain harga, termin pembayaran, volume batubara yang diperjualbelikan, dasar transaksi dan kesepakatan lainnya. Salah satu hal menjadi concern utama dalam negosiasi adalah mengenai kesepakatan harga.
2.2. Elemen Penting Dalam Negosiasi
Gambar 3. 7 Elemen Penting dalam Negosiasi
Sumber : Diadaptasi dari buku Getting to Yes, Fischer & Ury, 1981, ilustrasi Ahmad Yuniarto
Beberapa ahli dari sekolah bisnis terkemuka di dunia telah memformulasikan mengenai hal-hal yang perlu diperhatikan dalam sebuah negosiasi, ada 7 elemen (Fisher & Ury, 1981), yaitu :
4
i. Dalam sebuah negosiasi yang baik, negosiator harus tetap dapat menjaga hubungan baik, meskipun adanya perbedaan pendapat dan konflik.
ii. Dapat memisahkan antara masalah mengenai orang/pihak lain dengan substansi pada negosiasi yang dibahas.
iii. Merencanakan dan mempersiapkan membangun hubungan yang baik dengan pihak lain.
iv. Bersikap saling percaya, saling menghormati, serta menjaga hubungan yang konstruktif.
b. Communication (Komunikasi)
i. Communication skills yang dibutuhkan dalam negosiasi antara lain: 1. Active listening : Mendengarkan dengan aktif dengan tidak
memotong pembicaraan pihak lain.
2. Acknowldeging : Menangkap pembicaraan pihak lain dan menyimpulkan pembicaraan orang tersebut.
3. Listen to understand, Speak to Understood : Memastikan bahwa mengerti apa yang disampaikan pihak lain, dan sebaliknya.
4. Speak for a Purpose : Berbicara pada waktu yang tepat dan mempertimbangkan dampak dari hal yang disampaikan. ii. Communication skills untuk menggali informasi dan mengetahui
kepentingan dari pihak lain :
1. Clarifying and Probing Skills :
a. Menggunakan pertanyaan dasar untuk menggali informasi, misalnya : “Bisakah anda menjelaskan…..?” b. Menggunakan pertanyaan lanjutan untuk menggali
informasi dari sisi lain, misalnya : “Kira-kira apa yang dibutuhkan dari …….?”
2. Integrative Framing Skills :
a. Paraphrasing : Memberikan umpan balik dengan menggunakan kata-kata sendiri sebagai bentuk
5
pemahaman atas apa yang disampaikan pihak lain dan memahami kepentingan dari pihak lain.
b. Summarizing : Menyimpulkan secara akurat poin-poin penting dalam pembicaraan.
c. Interest (Kepentingan)
i. Secara aktif mengidentifikasi dan mengumpulkan kepentingan, perhatian, dan hal-hal relevan yang dibutuhkan semua pihak. Perlu diketahui bahwa pada setiap negosiasi.
ii. Menggali lebih dalam hal-hal yang mendasari kepentingan pihak lain (underlying interest).
iii. Mengklarifikasi kepentingan keduabelah piahk untuk menghindari spekulasi.
iv. Mengidentifikasi kepentingan yang sama dari keduabelah pihak (common interest) untuk menghasilkan beberapa opsi/pilihan-pilihan. d. Options (Pilihan-pilihan)
i. Tentukanlah pilihan bukan posisi dari masing-masing pihak.
ii. Buatlah pilihan-pilihan yang memenuhi kepentingan dari semua pihak iii. Pastikan pilihan-pilihan yang diambil memaksimalkan pemenuhan
kepentingan dari keduabelah pihak. e. Alternatives (Alternatif/Jalan Lain)
i. Temukanlah BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement), yaitu alternatif terbaik yang dimiliki jika perundingan pilihan-pilihan yang ditawarkan keduabelah pihak mengalami kebuntuan.
ii. Pahami implikasi, konsekuensi, risiko dan biaya atas alternatif yang dibuat.
iii. Kembangkan BATNA menjadi lebih baik selama proses negosiasi. f. Legitimacy (Legitimasi/Keterangan yang Mengesahkan)
i. Fairness (kejujuran) adalah hal yang selalu mendasari setiap langkah di negosiasi, yang didasari pada peraturan dan etika yang berlaku. ii. Menggunakan kriteria eksternal misalnya standar dan best practice,
untuk meligitimasi pilihan-pilihan yang dibuat ketika bernegosiasi dengan pihak lain.
6
g. Commitment (Komitmen)
i. Dapatkan komitmen atau kesepakatan bersama saat akhir negosiasi. ii. Perhatikan implementasi dari semua kesepakatan yang dibuat.
Kesepakatan yang dibuat harus jelas agar tidak menjadi dispute di kemudian hari.
iii. Buatlah timeframe untuk mengimplementasikan keputusan yang dibuat.
2.3. Interest vs Position
Seringkali negosiasi terjebak dalam perdebatan antara Interest / Kepentingan dengan Position / Posisi. Menurut Bazerman & Neale, 1993 pada buku nya Negotiating Rationally, Posisi adalah sesuatu yang diminta pada saat negosiasi, sedangkan kepentingan adalah sesuatu yang benar-benar diinginkan, walaupun sering tidak diungkapkan pada saat negosiasi. Untuk lebih dapat memudahkannya dapat dilihat dari contoh berikut :
Sebelum kesepakatan Camp David antara Israel dan Mesir tahun 1978 untuk mendamaikan pihak Israel dan Mesir, keduabelah pihak bersikukuh atas posisi mereka mengenai kepemilikan daerah Semenanjung Sinai. Keduabelah pihak memiliki tujuan yang berbeda. Mesir ingin Sinai Kembali sebagai daerah kedaulatannya, sementara Israel menolak karena telah menguasi Sinai sejak perang tahun 1967. Usaha menuju kompromi gagal, keduabelah pihak tidak mau membagi wilayah Sinai menjadi dua bagian. Negosiasi menjadi buntu karena keduabelah pihak bersikukuh atas posisinya atas kepemilikan Semenanjung Sinai.
Akhirnya negosiasi dapat tercapai, Ketika keduabelah pihak memahami interest / kepentingan nya. Bahwa Mesir menginginkan kepemilikan lahan, sedangkan Israel menginginkan keamanan militer.
Oleh karena itu penting bagi seorang negosiator mengetahui kepentingannya dan mencoba menggali kepentingan pihak lain.
7
BAB III
STRATEGI NEGOSIASI
3.1. Teknik Negosiasi
Dalam melakukan negosiasi diperlukan strategi negosiasi yang tepat agar dapat memaksimalkan kepetingan PLNBB. Untuk itu perlu diketahui beberapa hal-hal sebagai berikut :
1. Zone of Possible Agreement (ZOPA) adalah zona atau dimana terjadi kesepakatan antara penjual dan pembeli.
2. Best Alternative to a Negotiated Agreement (BATNA) adalah alternatif terbaik yang dapat dilakukan jika negosiasi mengalami kebuntuan.
3. Reservation Point adalah
a. Sisi Pembeli : harga tertinggi yang dapat dibayar oleh pembeli. b. Sisi Penjual : harga terendah yang dapat dijual oleh penjual. 4. Aspiration Point adalah
a. Sisi Pembeli : harga terendah yang dapat diinginkan oleh pembeli. b. Sisi Penjual : harga tertinggi yang dapat ditawarkan oleh penjual.
Gambar 4. Skema dan Teknik Negosiasi
8
3.2. Checklist Negosiasi
Checklist yang harus dipersiapkan saat negosiasi (Siedel, 2014) yang terdiri dari : 1. Tujuan Negosiasi.
2. Mengetahui apa isu terpenting dalam mencapai tujuan, dan mengapa isu tersebut penting.
3. Siapkan BATNA.
4. Siapkan Reservation Point.
5. Siapkan target harga yang ingin dicapai. 6. Siapkan Aspiration Point.
3.3. Simulasi Negosiasi
Untuk memudahkan pemahaman mengenai strategi negosiasi, berikut adalah contoh simulasi dari negosiasi.
Contoh 1 :
Untuk contoh 1 adalah penerapan strategi negosiasi dalam kehiduan sehari-hari. Ahmad berencana membeli mobil baru dan menjual mobil lamanya. Kemudian Ahmad memasang iklan di situs jual beli mobil bekas. Dari obervasinya, harga mobil bekas yang setipe adalah di angka Rp. 100 Juta. Ahmad butuh uang minimal Rp 80 Juta untuk membeli mobil baru.
Disisi lain karena harus berangkat ke kantor tiap hari, Ahamd ingin tetap mobilnya masih bisa dipergunakan selama 3 minggu sampai mobil barunya datang. Jika tidak ada yang berminat membeli mobil Ahmad dengan harga sekitar Rp. 90 Juta, dia akan menjual mobilnya seharga Rp. 80 Juta ke Badu, tetangganya. Badu bersedia jika Ahmad masih menggunakan mobil tersebut 3 minggu sampai mobil baru datang. Setelah memasang iklan ada satu orang yang berminat membeli mobil Ahmad, yaitu Doni. Diasumsikan Doni mau membeli mobil dengan harga termahal sekitar Rp. 105 Juta, dengan harga yang kira-kira wajar menurut Doni adalah sekitar Rp. 90 Juta, ekspektasi Doni untuk harga terendah adalah Rp. 75 Juta.
Sebelum melakukan negosiasi Ahmad membuat checklist pertanyaan negosiasi sebagai berikut :
9
1. Tujuan : tujuan yang ingin dicapai Ahmad dalan negosiasi adalah untuk menjual mobilnya. Dengan uang yang didapatkan dari penjualan mobil, Ahmad dapat membeli mobil baru
2. Isu terpenting dalam negosiasi : isu terpenting adalah harga, sehingga uang yang didapatkan dapat digunakan untuk membeli mobil baru
3. BATNA : Menjual mobil kepada Badu dengan harga Rp. 80 Juta. Ahmad mau menjual lebih murah ke Badu karena Badu bersedia jika Ahmad memakai mobil selama 3 minggu. Hal ini dimungkinkan karena Relationship/Hubungan yang baik mereka sebagai tetangga.
4. Reservation Point : Harga terendah yang diinginkan Badu sebagai penjual adalah Rp. 90 Juta
5. Harga yang wajar : berdasarkan obeservasi harga mobil bekas mobil dengan tipe yang sama adalah Rp. 100 Juta
6. Aspiration Point : Ahmad mengasumsikan, dia masih bisa menaikkan harga jual menjadi Rp. 110 Juta
Gambar 5. Contoh Negosiasi 1 Aspiration Point Ahmad = 110 Juta
Respiration Point PLNBB = 90 Juta Aspiration Point Mitra = 75 Juta Respiration Point PLNBB = 105 juta ZOPA = 90 – 105 juta
10
Jika tidak terjadi kesepakatan Ahmad mempunyai alternatif (BATNA):
- Menjual kepada Badu pada harga Rp 80 Juta dan Ahmad boleh memakai mobil selama 3 minggu.
- Jika sepakat dengan Doni pada harga ZOPA (90-105 Juta), namun Doni perlu memakai mobil segera untuk pergi ke kantor, Ahmad bisa menawarkan tumpangan ke Doni selama 3 minggu sampai mobil barunya datang.
Contoh 2 :
Untuk contoh 2 adalah negosiasi harga batubara yang sering dilakukan di lingkungan PT PLN Batubara :
Misalnya ada mitra yang menawarkan batubara kalori 4200. Berdasarkan HBA terakhir harga batubara kalori 4200 adalah 29 USD/ton. Mitra memasukkan penawaran dengan harga diskon 3.5% dari harga HBA yaitu pada harga 27.99 USD/ton, kemudian PLNBB menawar dengan diskon 5% pada harga 27.55 USD/ton. PLNBB mempunyai batas terendah pada harga 28,18 yaitu diskon 3% dari harga HBA.
Gambar 6. Contoh Negosiasi 2
Aspiration Point PLNBB = 27.55 Respiration Point PLNBB = 28.13 Aspiration Point Mitra = 27.99 Respiration Point PLNBB = 27.12 ZOPA = 27.55 – 27.99
11
Jika tidak terjadi kesepakatan PLNBB mempunyai alternatif (BATNA): - Eliminasi biaya preshipment, karena memang tidak setiap dilakukan - Tidak sepakat dan mencari mitra lain
3.4. Negosiasi Online
Dalam kondisi ideal, negosiasi dilakukan secara langsung dan tatap muka. Pada saat kondisi negosiasi tatap muka, negosiator dapat mengembangkan hubungan yang baik, dapat membaca apa yang kepentingan dari pihak lain serta dapat berkomunikasi secara efektif.
Namun dalam situasi tertentu, negosiasi tidak dapat dilangsungkan secara tatap muka, seperti dalam keadaan wabah covid-19 saat ini. Di lingkungan PLNBB dilakukan secara online.
Ada kesulitan dan hambatan yang dijalani saat melakukan negosiasi online antara lain hambatan untuk berkomunikasi secara efektif dan untuk mengembangkan hubungan lebih intim dengan pihak lain, terutama apabila negosiasi dilakukan via email.
Perkembangan teknologi saat ini, memungkinkan negosiasi dilakukan melalui video call, dimana negosiator dapat saling melihat wajah, ekspresi dan berkomunikasi layaknya duduk berhadap-hadapan. Meskipun tidak sesempurna negosiasi secara langsung, hal ini dapat dilakukan negosiator agar dapat memperolah kesepakatan yang saling menguntungkan. Pihak-pihak dapat memaksimalkan pemenuhan atas kepentingannya masing-masing.
12
BAB IV
PENUTUP
Negosiasi adalah upaya para pihak untuk mendapatkan kesepakatan atas sebuah issue atau menyelesaikan perselisihan. Dalam sebuah negosiasi, para pihak berekspektasi untuk memaksimalkan kepentingannya. Negosiasi diawali dari hubungan dan komunikasi yang baik.
Dalam prosesnya, tiap-tiap pihak mengemukakan interest / kepentingannya bukan hanya sekedar position / posisi. Interest/kepentingan adalah hal-hal yang mendasari posisi. Seorang negosiator yang baik, bersikeras pada kepentingan bukan pada posisi.
Saat memenuhi kepentingannya, para pihak sepakat dengan pilihan-pilihan yang muncul selama bernegosiasi. Selain itu, negosiasi harus didasari oleh fairness atau kejujuran, bahwa negosiator mengemukakan fakta-fakta yang ilmiah, best practice dan sesuai peraturan yang berlaku, sehingga tidak berpotensi menjadi dispute di masa depan.
Adakalanya negosiasi berhasil, namun terkadang bisa saja negosiasi mengalami kebuntuan. Seorang negosiator harus memiliki BATNA yang kuat, sehingga punya alternatif atas hal yang dinegosiasikan dan tetap dapat memenuhi interest/kepentingannya.
13
DAFTAR PUSTAKA
Bazerman, M. H., & Neale, M. A. (1993). Negotiating rationally. Simon and Schuster.
Fisher, R., Ury, W. L., & Patton, B. (1981). Getting to yes: Negotiating agreement without giving in. Penguin.
Rubin, J. Z., & Brown, B. R. (2013). The social psychology of bargaining and negotiation. Elsevier.
Siedel, G. J. (2014). Negotiating for Success: Essential Strategies and Skills. Van Rye Publishing, LLC.
