PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI PEMBELIAN, PERSEDIAAN,
DAN UTANG DAGANG BERBASIS WEB
PADA PD. RUKUN TEKNIK
Hendry Julyanto
Binus University, Jakarta Barat, DKI Jakarta, Indonesia
Win Ce, S.Kom., MM
Binus University, Jakarta Barat, DKI Jakarta, Indonesia
Herlin Tundjung Setijaningsih, SE., M.Si., AK
Binus University, Jakarta Barat, DKI Jakarta, Indonesia
ABSTRAK
Tujuan penelitian ini adalah membangun sistem informasi akuntansi yang dapat memecahkan permasalahan pembelian, persediaan, dan utang dangang pada PD. Rukun Teknik. Metode yang digunakan oleh perusahaan adalah metode pengumpulan data, seperti studi kepustakaan, wawancara, observasi, serta metode analisis dan perancangan menggunakan pendekatan Object Oriented Analysis and
Design. Setelah hasil analisis terpenuhi, maka akan dilanjutkan dengan development dan implementation
terhadap sistem informasi akutansi. Analisis masalah yang terjadi pada PD. Rukun Teknik antara lain adalah proses permintaan barang tidak memiliki arus dokumen yang jelas, persediaan barang perusahaan yang kosong atau menumpuk, pencatatan jumlah persediaan yang tidak menggambarkan keadaan persediaan pada gudang, pemilihan pemasok yang tidak tepat, pembayaran utang yang tidak tepat pada tanggal jatuh tempo, pembagian tugas yang memungkinkan lemahnya internal control. Akibat dari masalah-masalah tersebut, perusahaan dapat kehilangan konsumen dan kepercayaan konsumen terhadap perusahaan turun.
Berdasarkan masalah-masalah pada perusahaan, maka hasil yang dapat diberikan adalah membangun suatu sistem informasi akutansi yang dapat membantu dalam mengelola proses pembelian, persediaan, dan pembayaran utang kepada pemasok. Pembangunan sistem informasi tersebut menghasilkan fitur stock opname form, penilaian supplier form, perhitungan ROP, tampilan reminder terhadap pembelian, persediaan dan utang dagang. Kesimpulan sistem informasi akuntansi yang dibangun berbasis web dapat membantu perusahaan dalam menentukan pemasok secara objektif, pemesanan barang tepat jumlah dan waktu, persediaan barang dagangan yang ter-update, tidak ada barang dagang yang menumpuk, dan pengendalian internal perusahaan meningkat. (HJ)
Kata Kunci : Pembangunan, Sistem informasi akutansi, Pembelian, Persediaan, Utang dagang
ABSTRACT
The purpose of this study is to develop an accounting information system that can solve the problems of purchasing, inventory, and debt dangang on PD. Rukun Teknik. The method used by the company is method of data collection, such as the study of literature, interviews, observation, and methods of analysis and design of Object Oriented Analysis and Design. After the results of the analysis are met, it will be followed by development and implementation of the accounting information system. The problem that occurs in PD. Rukun Teknik is the demand for goods does not have a clear flow of documents, a company that has low inventory or pile up, recording the amount of inventory that does not describe the state of inventory at warehouse, improper selection of suppliers, improper debt payments on the due date, segregation of duties that allows the internal control weakness. As a result of these problems, the company may lose customers and consumers' confidence in the company down.
Based on problems at the company, results can be given is to establish an accounting information system that can assist in managing the process of purchasing, inventory, and payment of debts to suppliers. The result of the development is stock opname form, supplier assessment form, ROP calculation, display reminders to purchase, inventory and accounts payable. Conclusion accounting information system built to help web-based system that can assist companies in determining objectively suppliers, ordering goods and the right amount of time, the merchandise inventory updated, no merchandise piled up, and increasing the company's internal controls. (HJ)
Keyword : Development, Accounting information systems, Purchasing, inventory, Accounts payable
1.
Pendahuluan
Proses bisnis berkembang ke arah yang lebih kompetitif dan kompleks, dengan demikian perlu dilakukan perbaikan-perbaikan terhadap proses bisnis untuk mencapai tujuan yang diinginkan oleh pengguna yakni efektifitas dan efesiensi. Perkembangan Sistem Informasi telah menjadi suatu sarana bagi organisasi untuk mendukung bisnis dalam menyediakan sumber daya pengolahan data yang kuat untuk mencapai keunggulan kompetitif perusahaan. Pengolahan data menghasilkan informasi yang berguna untuk membantu pengambilan keputusan bagi perusahaan.
Menurut Heripracoyo (2009: 5), sistem informasi akuntansi digunakan untuk membantu penyelesaian permasalahan-permasalahan proses pembelian dan persediaan dalam perusahaan. Penggunaan dokumen seperti purchase requisition, surat permintaan penawaran harga, purchase order, bukti penerimaan barang, surat retur dan bukti pembayaran. Laporan yang dihasilkan adalah laporan pembelian, laporan retur barang, dan laporan utang dapat disesuaikan dengan permalahan perusahaan PD. Rukun Teknik.
Sistem informasi diperlukan dalam pengadaan persediaan bahan baku untuk kelancaran proses pembelian dari pemasok serta kepada pembeli. Prosedur pembelian merupakan hal yang penting untuk diperhatikan, karena melibatkan beberapa pihak dalam pelaksanaannya. Prosedur pembelian yang tepat dapat menghindari terjadinya kerugian-kerugian yang tidak diharapkan perusahaan. Salah satu cara untuk mengatasi kerugian-kerugian yang mungkin ditimbulkan adalah dengan cara menciptakan pengendalian
intern yang baik dalam mengatur dan mengawasi transaksi.
PD. Rukun Teknik adalah perusahaan yang bergerak pada bidang perdagangan dan distributor barang-barang teknik (baut, bor, tan, dan lain-lain) dengan cara didapatkan dari pemasok. Perusahaan sedang melakukan proses ekspansi sehingga diperlukan sistem informasi yang handal dalam pengelolaan database. Saat ini, perusahaan masih menggunakan pencatatan manual tampa sentuhan sistem informasi. Komponen pokok yang digunakan untuk aktivitas pembelian bahan jadi dari pemasok, kemudian akan didistribusikan kepada toko-toko di sekitar kota Jambi.
PD. Rukun Teknik mengalami permasalahan dalam mengetahui jumlah stock yang dimiliki perusahaan secara real-time dikarenakan expansi bisnis tampa diimbangi dengan kesiapan sistem, yang berdampak terhadap pembelian perusahaan yang tidak tepat waktu dan jumlah. Tujuan dari pembuatan sistem bagi PD. Rukun Teknik adalah agar tercapai pengambilan keputusan yang tepat dalam pembelian dan menggambarkan keadaan persediaan perusahaan secara jelas, sehingga tidak terjadi persediaan barang-barang menumpuk atau kekurangan.
Selain itu perusahan juga menghadapai masalah-masalah persediaan, seperti dimana jumlah stock barang digudang tidak sesuai dengan pencatatan manual yang dilakukan oleh perusahaan, sering terjadi pembelian terhadap vendor yang sama dengan harga yang tidak kompetitif.
Pengendalian intern merupakan salah satu faktor yang perlu diawasi sehingga terhindar dari kesalahan dan penyelewengan, serta menjaga asset perusahaan yang berharga. Dengan adanya Sistem Informasi yang tersambung antar cabang memberikan bantuan kepada perusahaan untuk melakukan pembelian tepat waktu, mengetahui persediaan produk, pemilihan pemasok yang tepat, menentukan
re-order point dari setiap produk, mengetahui jumlah utang dan ketepatan dalam pembayaran utang
sehingga tidak melepaskan diskon.
Perusahaan sering melakukan pembayaran utang kepada vendor yang tidak sesuai dengan tanggal jatuh tempo karena tidak ada sistem yang dapat memberikan informasi dan alert jatuh tempo pembayaran utang dagang. Pembayaran utang yang tepat waktu dapat membantu menjaga nama baik perusahaan, lepasnya diskon yang memiliki jangka waktu, dan pengelolaan cash on hand perusahaan yang tepat.
Berdasarkan masalah-masalah yang terjadi pada PD. Rukun Teknik, maka akan dilakukan analisa terhadap pengembangan Sistem Informasi Akuntansi pembelian, persediaan dan utang dagang, sehingga diharapkan dapat membeikan solusi yang bermanfaat terhadap masalah-masalah perusahaan.
Adapun judul skripsi yang akan dibahas: “PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN, PERSEDIAAN, DAN UTANG DAGANG BERBASIS WEB PADA PD. RUKUN TEKNIK”.
2.
Metode Penelitian
Metode yang digunakan oleh perusahaan adalah metode pengumpulan data, seperti studi kepustakaan, wawancara, observasi, serta metode analisis dan perancangan menggunakan pendekatan
Object Oriented Analysis and Design. Setelah hasil analisis terpenuhi, maka akan dilanjutkan dengan development dan implementation terhadap sistem informasi akutansi.
3.
Hasil Dan Bahasan
3.1 Prosedur Sistem yang Berjalan
Proses bisnis dalam perusahaan ini dimulai ketika perusahaan menerima permintaan jasa dari client. Permintaan jasa dapat diterima melalui penunjukkan langsung oleh client dan melalui kerabat atau relasi.
1. Prosedur pemesanan barang melalui pusat
a Bagian gudang memeriksa keadaan persediaan barang setelah mendapatkan pemesanan barang melalui surat sales order dari bagian penjualan.
b Jika hasil pemeriksaan persediaan merupakan “barang kosong”, maka akan disampaikan informasi tersebut kepada bagian pembelian secara langsung ataupun by phone.
c Berdasarkan permintaan pembelian yang disampaikan bagian gudang, maka bagian pembelian akan segera melakukan pemesanan kepada supplier barang ketika sales dari
supplier datang ke kantor pusat ataupun by phone.
d Setelah negosiasi antara bagian pembelian dan sales dari supplier mencapai kata mufakat, bagian pembelian akan segera membuat surat order barang sebanyak 2 rangkap. Surat rangkap pertama akan dijadikan arsip sementara untuk digunakan kembali oleh bagian pembelian dalam pengecekan pada proses penerimaan barang, surat rangkap kedua akan segera dikirimkan ke bagian keuangan/ akuntansi.
e Namun apabila proses negosiasi tidak berjalan lancer/ gagal, maka bagian pembelian akan memberitahukan informasi tersebut kebagian gudang bahwa barang yang diinginkan tidak dapat disediakan. Proses negosiasi ini dapat gagal karena disebabkan oleh beberapa hal, yakni :
• Barang yang dijual oleh supplier naik secara tiba-tiba, sehingga bagian pembelian harus melakukan survey kembali untuk mengetahui supplier mana yang memiliki penawaran harga terbaik pada saat tersebut.
• Barang yang dipesan oleh bagian pembelian sulit ditemukan (langkah), ataupun memerlukan waktu yang lama untuk impor sehingga tidak relevan dengan waktu yang diinginkan oleh bagian gudang.
2. Prosedur Pemesanan Melalui Cabang
a Supervisor logistic bagian cabang memeriksa keadaan persediaan barang setelah mendapatkan pemesanan barang melalui surat sales order dari bagian penjualan atau keadaan stock barang di cabang sudah menipis.
b Jika hasil pemeriksaan persediaan merupakan “barang kosong/ tipis”, maka akan disampaikan informasi tersebut kepada kepala cabang. Berdasarkan informasi yang diterima dari dari supervisor logistic, kepala gudang akan melakukan analisa dan cross check kebenaran barang kosong. Apabila informasi yang diterima benar, kepala cabang akan segera menyampaikan informasi kepada bagian pembelian secara langsung ataupun by
phone.
c Berdasarkan permintaan pembelian yang diterima dari cabang, maka bagian pembelian akan segera melakukan pemesanan kepada supplier barang ketika sales dari supplier datang ke kantor pusat ataupun by phone. Namun jika stock di gudang masih tersedia, maka bagian pembelian akan mendistribusikan stock gudang ke cabang.
d Setelah negosiasi antara bagian pembelian dan sales dari supplier mencapai kata mufakat, bagian pembelian akan segera membuat surat order barang sebanyak 2 rangkap. Surat
rangkap pertama akan dijadikan arsip sementara untuk digunakan kembali oleh bagian pembelian dalam pengecekan pada proses penerimaan barang, surat rangkap kedua akan segera dikirimkan ke bagian keuangan/ akuntansi.
e Namun apabila proses negosiasi tidak berjalan lancer (gagal), maka bagian pembelian akan memberitahukan informasi tersebut kepada cabang bahwa barang yang diinginkan tidak dapat disediakan. Proses negosiasi ini dapat gagal karena disebabkan oleh beberapa hal, yakni :
• Barang yang dijual oleh supplier naik secara tiba-tiba, sehingga bagian pembelian harus melakukan survei kembali untuk mengetahui supplier mana yang memiliki penawaran harga terbaik pada saat tersebut.
• Barang yang dipesan oleh bagian pembelian sulit ditemukan (langkah), ataupun memerlukan waktu yang lama untuk impor sehingga tidak relevan dengan waktu yang diingikan oleh bagian gudang.
3. Prosedur penerimaan barang di gudang
a Ekspedisi (pihak ketiga) mengirimkan barang dari supplier beserta dengan surat jalan yang dibuat oleh pihak ekspedisi.
b Setelah barang sampai di gudang, pihak ekspedisi melakukan serah terima barang berserta dengan surat jalan kepada bagian gudang.
c Bagian gudang akan memeriksa jumlah barang yang dikirimkan oleh pihak ekspedisi dengan cara menyesuaikan jumlah barang yang dikirimkan dengan surat jalan oleh pihak ekspedisi.
d Jika nama dan jumlah barang yang dikirimkan sesuai dengan nama dan jumlah dalam surat jalan maka bagian gudang akan segera menandatangani surat jalan , namun apabila barang yang dikirimkan oleh ekspedisi tidak sesuai dengan surat jalan yang dibuat maka bagian pembelian akan membuat laporan kepada bagian pembelian untuk segera dilakukan retur. e Surat jalan yang telah ditandatangani akan dikirimkan ke bagian pembelian dan copy akan
diambil kembali oleh pengirim (ekspedisi).
f Setelah barang diterima, maka bagian gudang akan segera membuat surat bukti penerimaan barang sebanyak 2 rangkap. Rangkap pertama akan dikirimkan ke bagian pembelian sebagai bukti dari penerimaan barang di gudang, sedangkan rangkap copy akan dijadikan arsip oleh bagian gudang.
4. Prosedur pembayaran utang dagang perusahaan
a Perusahaan mendapatkan invoice dan surat tanda terima dari supplier, surat tanda terima berisikan kumpulan dari invoice pembelian yang telah dilakukan oleh perusahaan.
b Bagian Keuangan akan segera memeriksa dan menandatangani surat tanda terima invoice pembelian perusahaan.
c Kemudian bagian keuangan akan melakukan pemeriksaan dan validasi terhadap surat tanda terima, invoice pembelian, surat bukti penerimaan barang dan surat order pembelian (purchase order). Jika hasil pemeriksaan menyatakan bahwa dokumen-dokumen tersebut sudah tepat, dan tidak ada kesalahan yang terjadi maka akan segera menyampaikan informasi tersebut kepada direktur/ pemilik perusahaan.
d Direktur/ pemilik perusahan melakukan pemeriksaan terhadap dokumen faktur dan surat terima dari supplier, kemudian direktur akan menetukan jenis pembayaran yang akan dilakukan perusahaan sesuai dengan keadaan perusahaan.
e Setelah menerima sejumlah dana dari direktur, bagian keuangan akan membayarkan dana tersebut ketika sales dari supplier datang untuk melakukan penagihan terhadap utang dagang perusahaan.
5. Prosedur retur barang.
a Apabila pemeriksaan dokumen terbukti cocok antara dokumen pemesanan (surat order barang) dengan dokumen penerimaan barang (surat jalan dan surat bukti penerimaan barang) maka bagian pembelian akan menandatangani surat bukti penerimaan barang untuk selanjut diserahkan kepada bagian keuangan.
b Namun jika pemeriksaan dokumen terbukti tidak cocok antara dokumen pemesanan (surat order barang) dengan documen penerimaan barang (surat jalan dan surat bukti penerimaan
barang), maka bagian pembelian akan membuat surat permintaan retur (rangkap 3) dan surat jalan (rangkap 2).
c Barang yang akan diretur segera dikirimkan kepada ekspedisi (sebagai pihak ketiga) beserta dengan surat permintaan retur dan surat jalan. Surat jalan akan ditandatangani oleh kurir ekspedisi sebagai bukti serah terima barang antara supir toko dengan kurir ekspedisi. Surat permintaan retur akan dikirimkan bersama dengan barang yang akan diretur oleh kurir ekspedisi kepada supplier barang tersebut.
d Surat jalan yang telah ditandatangani oleh kurir ekspedisi akan diambil kembali oleh karyawan (gudang) dan akan dipegang oleh karyawan gudang yang melakukan pengiriman barang.
3.2 Analisis dan Rekomendasi Terhadap Permasalahan yang Ditemukan.
Berikut ini adalah beberapa masalah yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan pada PD. Rukun Teknik, beserta dengan usulan pemecahan atas masalah yang terjadi :
1. Tidak ada perpindahan dokumen pada beberapa aktivitas perusahaan
Pada beberapa bagian aktivitas perusahaan tidak terjadi perpindahan dokumen, hal ini dapat menimbulkan hal-hal yang merugikan perusahaan dari yang sederhana sampai yang krusial. Sebagai contoh pada proses pemeriksaan persediaan barang, dimana bagian gudang akan meminta bagian pembelian untuk melakukan pembelian terhadap barang yang persediaannya telah menipis ataupun kosong.
Proses permintaan masih dilakukan secara manual ataupun by phone, hal ini dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan karena dokumen digunakan sebagai salah satu bukti yang sah terjadinya suatu aktivitas, membantu pengambilan keputusan pembelian, dan mengurangi penjualan yang tertunda karena jenis dan ukuran barang yang banyak.
Kerugian lain yang mungkin timbul adalah pesanan pelanggan tidak dapat dipenuhi karena bagian pembelian lupa untuk melakukan pembelian barang, kesalahan pemesanan pembelian oleh bagian pembelian yang berdampak pada proses pemesanan, penerimaan dan pembayaran utang. Dengan adanya sistem informasi akuntansi akan membantu untuk meminimalkan permasalahan tersebut, sehingga proses pemesanan, penerimaan dan pembayaran utang tidak tertunda.
2. Pengedalian persediaan barang yang tepat
Persediaan barang yang memadai merupakan hal yang penting dalam memenuhi pesanan pelanggan. Perusahaan sering mengetahui barang kosong pada saat pelanggan ingin melakukan pembelian terhadap produk tertentu. Jika hal ini sering terjadi, tentunya dapat mengurangi tingkat kepuasan pelanggan terhadap pelayanan yang diberikan.
Pencatatan yang masih manual dan tidak ter-update antar cabang dan pusat merupakan salah salah permasalahan persediaan yang dihadapi perusahaan. Sistem yang
ter-update secara real-time, maka kapanpun perusahaan dapat mengetahui persediaan yang
dimiliki (gudang, cabang dan pusat). Dengan pengendalian persediaan yang efektif tentu dapat meningkat kualitas pembelian, pelayanan terhadap pelanggan, dan pengambilan keputusan perusahaan yang tepat sasaran.
Tabel 3.1 Transaksi Batal Karena Stock Kosong
Tahun / Bulan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 2010 0 0 6 7 10 6 6 0 0 0 9 7
2011 0 0 7 5 9 5 10 1 1 0 7 5
2012 7 5 3 0 0 1 1 5 7 12 7 12 Total Transaksi yang batal pada tahun :
a. Tahun 2010 terjadi sebanyak 51 transaksi yang batal karena stock barang perusahaan kosong.
b. Tahun 2011 terjadi sebanyak 50 transaksi yang batal karena stock barang perusahaan kosong.
c. Tahun 2012 terjadi sebanyak 60 transaksi yang batal karena stock barang perusahaan kosong.
Setiap transaksi pada perusahaan berkisar antara 2 juta rupiah sampai dua puluhan juta rupiah. Jadi perusahaan diperkirakan akan kehilangan minimal nilai penjualan sebesar :
a. Tahun 2010 sebanyak 51 transaksi X Rp. 2.000.000 = Rp. 102.000.000 b. Tahun 2011 sebanyak 50 transaksi X Rp. 2.000.000 = Rp. 100.000.000 c. Tahun 2012 sebanyak 60 transaksi X Rp. 2.000.000 = Rp. 120.000.000 Sedangkan maximal kerugian yang akan diderita oleh perusahaan pada tahun yakni sebesar :
a. Tahun 2010 sebanyak 51 transaksi X Rp. 20.000.000 = Rp. 1.020.000.000 b. Tahun 2010 sebanyak 50 transaksi X Rp. 20.000.000 = Rp. 1.000.000.000 c. Tahun 2010 sebanyak 60 transaksi X Rp. 20.000.000 = Rp. 1.200.000.000 Jadi, jika perusahaan tidak dapat memenuhi permintaan pelanggan karena stock barang yang kosong maka perusahaan akan kehilangan omset penjualan dari 100 juta rupiah sampai 1,2 milliar rupiah per tahunnya.
3. Perusahaan salah dalam memilih supplier yang terbaik pada proses pembelian
Proses pemilihan supplier masih dilakukan secara subjektif oleh bagian pembelian, dimana selama ini bagian pembelian tidak pernah melakukan evaluasi terhadap supplier yang menjadi pemasok barang perusahaan. Perusahaan tidak memiliki prosedur pembelian yang akurat, sehingga perusahaan tidak bisa mendapatkan barang dengan mutu maksimal dan harga yang minimal.
Kecurangan lainnya yang dapat ditimbulkan karena pemilihan supplier secara subjektif menimbulkan resiko terjadinya kerjasama antara bagian yang berkaitan. Supplier dapat memberikan sejumlah insentif kepada bagian pembelian. Tujuan dari pemberian insentif adalah untuk meningkatkan jumlah kuantitas pembelian barang oleh bagian pembelian dan produk mereka terpilih, walaupun harga dan kualitas barang yang ditawarkan
supplier bukan merupakan pilihan yang terbaik.
Berdasarkan hasil wawancara dengan kepala cabang, penjualan beberapa produk yang harganya kurang kompetitif mengurangi daya saing perusahaan. Sistem penilaian terhadap kredibilitas supplier dari harga dan service diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan pembelian barang.
Pemecahan masalahnya adalah dengan membangun sistem informasi pemilihan terhadap supplier melalui surat permintaan penawaran harga untuk supplier. Dengan adanya dokumen yang jelas sebagai bukti dalam pemilihan supplier yang tepat dapat mengurangi terjadinya kecurang yang dilakukan bagian pembelian.
4. Ketepatan jumlah dan waktu pembayaran utang
Dalam proses pembayaran utang, bagian keuangan harus mengecek daftar utang yang jatuh tempo satu per satu dengan cara membandingan dokumen secara manual, dimana jumlah tagihan sangat banyak. Permasalahan ini sering membuat bagian keuangan kesulitan dalam menentukan utang mana yang harus dibayarkan terlebih dahulu, karena sebagian besar utang yang diberikan oleh supplier memiliki waktu jatuh tempo yang berbeda dan terkadang memberikan sejumlah diskon terhadap pembayaran yang tepat waktu.
Pemecahan masalah ini adalah dengan memberikan sebuah sistem pengingat kepada user agar tagihan tidak menumpuk pada posisi tunggu (pending), dan jumlah pembayaran tepat pada nominal yang semestinya dibayarkan.
5. Tidak ada pembagian tugas pada proses penginputan dan pembayaran utang (internal
control).
Perusahaan selama ini menggunakan jasa dari bagian keuangan untuk melakukan penerimaan invoice, pengarsipan dan pembayaran utang. Proses ini menimbulkan resiko terhadap manipulasi data dan informasi keuangan perusahaan.
Solusi terhadap permasalah tersebut adalah dengan membangun suatu sistem informasi yang mampu untuk menjawab pembagian tugas dan otorisasi akses data. Pada sistem akan diberikan batasan akses data, dimana yang melakukan input data terhadap
invoice adalah bagian pembelian, sedangkan yang melakukan pembayaran utang/ invoice
3.3 Perancangan Sistem yang Diusulkan
Berdasarkan hasil analisa maka akan dibuat perancangan terhadap sistem informasi akuntansi pada PD. Rukun Teknik. Penyelesaian masalah-masalah dilakukan dengan perancangan fitur-fitur pada aplikasi yang membantu dan mempermudah penguna. Berikut beberapa fitur yang disediakan : Form Master Barang :
Form Master Barang digunakan untuk mencatat ketersediaan stock cabang, pusat dan gudang.
Form Stock Opname :
Form Stock Opname digunakan untuk melakukan pengecekan dan perhitugan terhadap stock barang perusahaan.
Form Invoice:
Form Perhitungan ROP digunakan untuk menentukan nilai dari ROP, nilai ROP digunakan untuk menetukan kapan akan dilakukan pemesan persediaan kembali.
Form Utang Dagang
Form Utang Dagang digunakan untuk memberikan informasi dan mengingatkan bagian keuangan jika ada utang dagang yang akan jatuh tempo dalam 1 minggu kedepan.
Form SPPH (Surat Permintaan Penawaran Harga)
Form Surat Permintaan Penawaran Harga digunakan untuk melakukan permintaan penawaran harga kepada supplier
dengan tujuan mengetahui update harga dari supplier.
4.
Simpulan Dan Saran
Berdasarkan hasil analisa pada sistem berjalan, dapat disimpulkan bahwa perusahaan mengalami kesulitan dalam penelusuran informasi monitoring terhadap keadaan stock barang pada masing-masing cabang dan gudang, sehingga timbul distribusi barang yang tidak merata baik penumpukan maupun kekurangan stock barang. Oleh karena itu, sistem yang dirancang sebagai pemecahan masalah tersebut adalah sistem informasi yang dapat mengintegrasikan keadaan stock barang antar cabang, pusat dan gudang. Serta membuat fitur penilaian terhadap supplier sehingga dapat melakukan pembelian yang tepat dari sisi qualitas dan harga barang. Memberikan pengingat kepada bagian keuangan untuk mempermudah dan mengingatkan tanggal pembayaran utang dagang perusahaan dengan tujuan mengendalikan arus kas perusahaan.
Adapun saran yang dapat diberikan, karena sistem yang dirancang dengan tujuan mengetahui persediaan barang perusahaan secara update antar cabang, pusat dan gudang maka perlu dilakukan pengendalian terhadap stock barang secara berkala dengan mengadakan kegiatan stock opname yang telah disediakan oleh sistem (minimal 1 kali setahun). Serta diharapkan di masa yang akan datang perusahaan melakukan pengembangan sistem informasi akuntansi yang lebih luas, seperti human
resource management, budgeting, sehingga dapat memberikan informasi secara lengkap serta
meningkatkan pengambilan keputusan tepat. Dan tentunya karena perusahaan membuat sistem berbasis web, sehingga internet merupakan bagian penting dari aplikasi berbasis web. Perlu diperhatikan bahwa aplikasi tidak hanya membutuhkan koneksi internet yang kuat, namun perlu diperhatikan hal terpenting adalah koneksi yang jarang putus sehingga dapat terhubung secara berkesinambungan. Koneksi yang selalu berjalan dengan lancer dapat meningkatkan daya guna dan fungsi dari sistem informasi akuntansi tersebut.
Referensi
Anwar, C. (2009). The Risk Based Internal Auditing and Its Implementation at PT IBF. Journal The Winners Vol.10 No.2, 90.
Assauri, Sofjan. (2008). Manajemen Produksi dan Operasi. Jakarta: Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
Bookbinder, James H., Gumus Mehmet., & Jewkes, Elizabeth M. (2010). Calculating the benefits of vendor managed inventory in a manufacturer-retailer system. International Journal of Production Research Vol. 48, No. 19
Gelinas, U. J., Dull, R. B., & Wheeler, P. R. (2008). Accounting Information System. Mason, OH: South-Western Cengage Learning.
Hall, James A. (2011). Introduction to Accounting Information Systems. Canada: South-Western College Publishing.
Heizer, J., & Render, B. (2011). Operations Management. New Jersey: Pearson.
Heripracoyo, S. (2009). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan
Persediaan pada PT. Oliser Indonesia. Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2009,
B93.
Indrajani. (2011). Perancangan Basis Data dalam All in 1. Jakarta: Elex Media Komputindo. Jones, F. L., & Rama, D. V. (2009). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
Jones, F. L., & Rama, D. V. (2009). Sistem Informasi Akuntansi. Canada: Thomson South-Western. Kieso, Donald E., Weygandt, Jerry J., Warfield, Terry D. (2008). Intermediate accounting. United States:
John Wiley & Sons, Inc
Laudon, Kenneth C., Laudon, Jane P. (2010). Management Information Systems : Canada: Pearson
Education.
Monczka, Robert M., Handfield, Robert B. dan Giunipero, Larry C., (2009). Purchasing Supply Chain
Management. South-Western. USA.
Mulyadi. (2010). Sistem Akuntansi, (Edisi 5). Jakarta: Salemba Empat.
Romney, M. B., & Steinbart, P. J. (2009). Accounting Information Systems. Woodinville, WA: Pearson Prentice Hall.
Ross, David F. (2003). E-Supply Chain Management. New York: ST. Lucie Press.
Satzinger, J. W., Jackson, R. B., and Burd S. D. (2005). Object Oriented Analysis and Design with the
Unified Process. Boston: Course Technology.
Setijaningsih, H. T., Pratiwi, C. D. (2009). Pengaruh Beberapa Variabel Terhadap Pemilihan Metode
Penilaian Persediaan pada Perusahaan Manufaktur. Journal The Winners Vol.10 No.1, 50.
Stair, Ralph M., Reynolds, George W. (2010). Principles of Information Systems : a Managerial
Approach. Boston: Course Technology.
Stice, Earl K., Stice, James D. (2011). Intermediate Financial Accounting. South-Western: Cengage Learning.
Turban, E., King, D., Lee, J., Liang, T. P., and Turband, D. (2010). Eletronic Commerce 2010: A
Managerial Persepctive. New Jersey : Pearson.
Weygandt, Jerry J., Kimmel, Paul D., and Kieso, Donald E. (2011). Financial Accounting IFRS Edition. United States of America: John Wiley & Sons.
Riwayat Penulis
Hendry Julyanto lahir di Pekanbaru, provinsi Riau pada tanggal 13 juli 1989. Penulis menamatkan pendidikan S-1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang sistem informasi dan akuntansi pada tahun 2013.
