Analisa Kebutuhan Aplikasi e-gampong: Tata Kelola dan Diseminasi Informasi Desa Berbasis TIK

214

Analisa Kebutuhan Aplikasi

e-Gampong

: Tata Kelola dan Diseminasi

Informasi Desa Berbasis TIK

Fathia Sabrina

1)

Khairul munadi

2)

Rahmad Dawood

3)

1)

Jurusan Teknik Elektro, Universitas Syiah Kuala,

Jl. Syech Abdur Rauf No. 10, Banda Aceh, Indonesia

email : fathia_sabrina@hotmail.com

2)

Jurusan Teknik Elektro, Universitas Syiah Kuala

Jl. Syech Abdur Rauf No. 7, Banda Aceh, Indonesia

Pusat Studi Telematika, Universitas Syiah Kuala

Jl. Syech Abdur Rauf No. 10, Banda Aceh, Indonesia

email : munadi@unsyiah.net

3)

Jurusan Teknik Elektro, Universitas Syiah Kuala

Jl. Syech Abdur Rauf No. 7, Banda Aceh, Indonesia

Pusat Studi Telematika, Universitas Syiah Kuala

Jl. Syech Abdur Rauf No. 10, Banda Aceh, Indonesia

email : rahmad,dawood@unsyiah.ac.id

ABSTRAK

Desa atau Gampong, dalam bahasa daerah Aceh, merupakan kesatuan masyarakat hukum terkecil yang berwenang dalam batasan wilayah dan sistem tata kelola tersendiri. Sistem diseminasi informasi dan komunikasi dalam tata kelola ini biasanya masih bersifat konvensional sehingga belum efektif dan efisien. Untuk menyikapi ketidakefektifan dan ketidakefesienan ini, Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dapat memberikan kontribusi positif bagi penyampaian informasi dan komunikasi yang lebih efektif pada pengelolaan gampong di Aceh. Tulisan ini mengusulkan suatu rancangan aplikasi diseminasi dan komunikasi informasi bagi perangkat desa di Aceh sebagai bagian dari aplikasi e-gampong. Rancangan aplikasi ini digali berdasarkan analisa kebutuhan pengguna pada struktur pemerintahan desa di Aceh dengan memakai metode pengembangan perangkat lunak berbasis Contextual Design.

Key words

E-Government, Contextual Design, ICT4D, Aceh

1. Pendahuluan

Desa atau yang biasa dikenal oleh masyarakat Aceh sebagai gampong merupakan kesatuan masyarakat hukum yang berwenang untuk mengatur kepentingan masyarakat setempat dalam batas-batas wilayahnya. Saat ini sistem

diseminasi informasi dan komunikasi yang manual masih dipergunakan pada tata kelola pemerintahan gampong, misalnya penyampaian pengumuman dilakukan oleh kepala desa dengan datang ke rumah warga satu-persatu atau melalui pengeras suara mesjid / meunasah terdekat. Sistem seperti ini sering kali menyebabkan keterlambatan (delay) dalam penyampaiannya sehingga informasi–informasi penting terkait data dan layanan masyarakat pada gampong tersebut juga tidak dapat diakses dan diterima dengan baik. Untuk menyikapi keadaan diatas pada gampong, makalah ini mengusulkan suatu perancangan aplikasi TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi) pada cakupan wilayah gampong.

Perancangan dari aplikasi ini dilakukan dengan menangkap kebutuhan para pengguna saat ini baik yang akan menggunakan sistem secara langsung maupun para pihak yang terlibat dengan sistem secara tidak langsung. Kebutuhan pengguna tersebut ditangkap dengan menerapkan pendekatan perancangan sistem secara Contextual. Proses analisa kebutuhanini dilakukan dengan cara mewawancarai dan mengamati beberapa anggota perangkat desa dan masyarakat yang nantinya akan menggunakan aplikasi ini, kemudian menganalisa hasil wawancara dan menggali visi sistem yang sesuai dengan hasil wawancara dan pengamatan tersebut.

2. Landasan Teori

Struktur pemerintahan desa di Indonesia saat ini masih melakukan segala pekerjaan dan tata kelolanya dengan cara yang konvensional seperti dengan sistem manual dan tanpa teknologi terkini yang menjadi media antara pemerintah dengan masyarakat desa. Sistem dan tata kelola ini membuat pemerintah pusat berinisiatif untuk membuat suatu sistem dengan teknologi informasi dan komunikasi dalam pengaturan pemerintahan ini. Sistem tersebut salah satunya adalah SIAK (sistem informasi administrasi kependudukan) pada bagian kependudukan.

SIAK dilandasi oleh Keputusan Presiden (Keppres) No.88 tahun 2004 tentang Pengelolaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan [1], Undang-Undang (UU) No. 23 tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan [2], Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) No. 18 tahun 2005 tentang Kode dan Tata Wilayah Administrasi Pemerintah [3], dan Peraturan Pemerintah (PP) No. 37 tahun 2007 tentang administrasi kependudukan [4]. Sistem informasi ini bertanggung jawab dalam pengelolaan data kependudukan mulai dari masyarakat desa/kelurahan hingga tingkat nasional yang terhimpun dalam sebuah data center pada Direktorat Jendral Administrasi Kependudukan.

Sistem informasi SIAK juga telah diaplikasikan secara merata di seluruh Indonesia, termasuk provinsi Aceh. Di Aceh sendiri, pemerintahan desa disebut sebagai sebuah gampong yang dipimpin oleh seorang geuchik beserta beberapa perangkat desa yang berbeda dengan struktur pemerintahan pada desa di provinsi lainnya di Indonesia. Struktur pemerintahan yang berbeda ini pula yang menyebabkan tata kelola pada pemerintahan desa di Aceh membutuhkan sistem yang berbeda dengan sistem lainnya.

Sistem informasi SIAK itu sendiri belum mampu diaplikasikan di seluruh gampong di wilayah Aceh dikarenakan tidak semua wilayah memiliki koneksi internet yang memadai. Oleh karena itu dibutuhkan aplikasi baru yang mampu membantu aplikasi dari pemerintah yang telah ada saat ini namun penggunaannya belum optimal.

Pembuatan/perancangan aplikasi baru dengan fitur-fitur baru dalam kondisi tertentu menurut holtzblatt dapat dilakukan dengan menggunakan metode Contextual Design [5]. Contextual Design adalah perancangan sistem berbasis pada kepuasan pelanggan atau pengguna, yang terstruktur dan terdefinisi dengan baik. Dalam metode ini dibutuhkan sebuah analisa kebutuhan pengguna untuk mendapatkan hasil rancangan sistem sesuai dengan keadaan dan lingkungan pengguna.

Proses analisa kebutuhan yang ditawarkan oleh metode Contextual Design terdapat dalam diagram pada Gambar 1.

Pada tahapan Contextual Design dapat dilihat bahwa tahapan dimulai dengan mewawancarai dan mengamati user dan lingkungan tempat ia melakukan kerja di dalam

sistem. Kemudian data hasil pengamatan tersebut dikumpulkan dan diinterpretasikan kedalam poin-poin penting yang menjadi inti dari pengamatan tersebut. Selanjutnya mengumpulkan poin-poin dari keseluruhan user tersebut ke dalam suatu bentuk/ pemodelan yang baik untuk menjadi acuan dalam pembuatan rancangan sistem. Rancangan sistem ini berbentuk ide sistem baru yang berasal dari sistem yang sudah ada ditambah dengan implementasi dari teknologi/ aplikasi yang memudahkan kerja user dalam sistem tersebut.

Gambar 1. Proses analisa kebutuhan dalam Contextual Design [5].

3. Metodelogi

Analisa kebutuhan sistem ini dilakukan dengan mengimplementasikan metode Contextual Design, yaitu dengan mewawancarai para kelompok user pada mekanisme sistem sekarang. Kelompok-kelompok user yang telah diidentifikasi adalah sebagai berikut: Perangkat Desa dan Masyarakat Desa.

3.1. Perangkat Desa

Perangkat desa meliputi:

a. Geuchik Gampong sebagai pihak yang bertanggung jawab dalam tata kelola gampong. Memiliki prioritas tinggi karena user ini mengetahui keseluruhan sistem kerja yang dilakukan di struktur pemerintahan desa. b. Sekretaris Gampong sebagai pihak yang bertanggung

jawab atas dokumentasi dan kesekretariatan gampong. Memiliki prioritas tinggi karena user ini mengetahui segala informasi yang terdapat pada gampong.

c. Kepala dusun sebagai pihak yang bertanggung jawab atas penyebaran informasi di wilayah dusun. Memiliki prioritas tinggi karena user mengetahui informasi di tingkat dusun.

3.2. Masyarakat Desa

Masyarakat desa meliputi:

a. Masyarakat Tetap sebagai pihak yang menerima dan membutuhkan informasi dan pelayanan dari perangkat gampong dalam jangka waktu yang panjang. Memiliki prioritas tinggi karena user ini yang mengetahui bagaimana proses penyampaian informasi dari dan

sampai ke warga secara langsung maupun tidak langsung serta bagaimana sebaiknya informasi tersebut disampaikan.

b. Masyarakat tidak tetap sebagai pihak yang menerima dan membutuhkan informasi dan pelayanan dari gampong dalam jangka waktu yang pendek. Memiliki prioritas tinggi karena user ini juga mengetahui interaksi antara masyarakat tidak tetap (kos) khususnya mahasiswa dengan pihak pemerintah gampong.

Kelompok masyarakat diatas dipisahkan menjadi dua katagori karena daerah gampong yang dijadikan objek penelitian, yaitu desa Tanjung Selamat Kecamatan Darussalam Aceh Besar, memiliki daerah cakupan yang cukup luas dengan penduduk sekitar 1000 kepala keluarga. Selain itu juga karena letaknya yang berdekatan dengan kampus UNSYIAH dan IAIN maka banyak mahasiswa dari luar daerah Banda Aceh dan Aceh Besar yang menyewa tempat tinggal di desa ini. Oleh karena itu 30% dari keseluruhan penduduk desa Tanjung Selamat adalah mahasiswa yang tinggal sementara dalam kurun waktu 1-5 tahun.

4. Persona dan Skenario

Dari hasil wawancara yang telah dijelaskan di atas, dapat disimpulkan 4 peran penting yang berpengaruh dalam implementasi rancangan aplikasi ini. Peran-peran tersebut akan diuraikan dalam bentuk sebuah persona bagi setiap peranannya. Persona adalah fakta mengenai user pada penelitian yang ditampilkan berupa penjelasan masalah dari seorang user yang fiktif. Bagian dari persona terdiri atas latar belakang kehidupan user, kebutuhannya serta scenario kegiatannya dalam menggunakan sistem sehari-hari. [6]

4.1. Persona: Geuchik

Pak Amin adalah seorang pria berusia 58 tahun, lahir dan tinggal menetap di daerah tanjung selamat Aceh Besar bersama seorang istri dan 2 orang anaknya. Ia berprofesi sebagai petani meskipun dulu pernah mengecam pendidikan di perguruan tinggi selama 3 tahun di sebuah fakultas keguruan universitas Muhammadiyah. Selain bekerja di sawah, pak amin juga menjabat sebagai kepala desa setempat, karena dikenal sebagai seorang yang bijaksana.

Sebagai seorang kepala desa, pak Amin bertugas mengatur segala urusan masyarakat desa yang berhubungan dengan pemerintahan, serta menyelesaikan masalah yang kerap terjadi di lingkungan desa. Pak Amin juga berperan dalam menjembatani segala kebutuhan masyarakat desanya dengan pihak pemerintahan kecamatan.

Untuk segala pekerjaan mengenai kearsipan dan surat, beliau menyerahkan sepenuhnya kepada pak Ilyas selaku sekretaris desa. Pak ilyas bertanggung jawab dalam pembuatan surat keluar dan pengarsipan surat masuk.

Jika ada informasi yang harus disebarkan kepada masyarkat luas, Pak Amin bertanggung jawab dalam penyampaian tersebut. Namun dengan wilayah desa yang luas dan penduduk yang begitu banyak, pak amin tidak mampu datang ke rumah masyarakatnya satu persatu untuk menyampaikan informasi tersebut disela-sela kesibukannya sebagai kepala desa, Karena itu ia berinisiatif untuk menyebarkannya lewat kepala dusun agar masing-masing kepala dusun tersebut dapat menyampaikan langsung kepada masyarakat.

4.2. Persona: Kepala Dusun (Kadus)

Pak Yunus, begitu ia biasa disapa, adalah seorang pria berusia 54 tahun yang berprofesi sebagai dokter dan pengajar di salah satu fakultas kedokteran universitas Serambi Mekah. Ia telah tinggal di daerah tanjung selamat selama 20 tahun dan sangat mengenal daerah tempat tinggalnya. Oleh karena itu, pak yunus diangkat sebagai kepala dusun yang menjadi perantara bagi geuchik dengan masyarakat di daerah dusunnya.

Selama 2 tahun menjabat sebagai kepala dusun, pak Yunus bertugas menyampaikan segala informasi yang dibutuhkan oleh masyarakat atau dari masyarakat. Karena masyarakat di dusun tersebut tidak semuanya menempuh jenjang pendidikan yang tinggi, maka dibuthkan kemampuan komunikasi yang baik agar tidak terjadi miskomunikasi antara pihak pemerintah dan masyarakat. Untuk menyampaikan informasi yang diperoleh dari pak geuchik, beliau harus mendatangi rumah penduduk satu per satu. Penyampaian dengan cara ini menghabiskan banyak waktu dan tenaga, karena disamping sebagai kadus, pak Yunus juga memiliki kesibukan tersendiri sebagai seorang dokter. Karena itu selain dengan datang ke rumah penduduk, pak yunus biasanya menyebarkan informasi yang didapatnya kepada warga yang setelah shalat berjamaah di masjid, dengan begitu ia dapat menghemat waktu disela kesibukannya.

4.3. Persona: Warga Tetap

Ibu Diana adalah seorang perawat berusia 45 tahun, tinggal di daerah tanjung selamat bersama dengan suami dan 4 orang anaknya. Ia bekerja di salah satu puskesmas di Aceh Besar. Selain bekerja, ibu Diana juga harus mengurusi keempat anaknya karena sang suami sering dinas ke luar kota. Dengan kesibukan yang demikian padat, ia hanya memiliki waktu luang di sore hari.

Ketika kepala dusun datang ke rumah Ibu Diana untuk menyampaikan surat atau informasi tertentu di pagi/siang

hari, sering kali beliau dan anggota keluarganya tidak ada di rumah. Disamping itu kepala dusun harus mendatangi rumah lainnya, oleh karena itu surat dan informasi tidak dapat disampaikan kepala dusun tepat pada waktunya.

Ibu Diana pernah memiliki pengalaman kehilangan sepeda motor, karena itu beliau harus mengurus surat kehilangan sebagai salah satu syarat melaporkan kejadian tersebut ke kepolisian. Awalnya Ibu Diana datang ke kantor desa untuk mencari informasi format surat dan kelengkapan yang dibutuhkan. Kemudian beliau harus kembali keesokan harinya untuk membawa data diri tersebut, sehingga surat yang hanya membutuhkan 1 hari dalam pengerjaannya harus menghabiskan 2 hari.

4.4. Persona: Warga Kos

Nita, begitulah ia biasa disapa oleh orang di sekitarnya. Mahasiswi tingkat akhir di Universitas Syiah Kuala ini sudah 3 tahun tinggal di kos daerah tanjung selamat dengan beberapa teman-temannya. Ia adalah sosok mahasiswi yang rajin dan waktunya banyak dihabiskan di kampus, baik itu untuk mengikuti perkuliahan maupun aktif di organisasi kampus.

Meskipun ia telah tinggal cukup lama di kawasan tanjung selamat, ia tidak pernah mengurus surat atau keperluan tertentu di kantor desa. Nita hanya pernah melewati jalan di depan masjid yang dekat dengan kantor desa untuk sekedar melihat pengumuman. Komunikasi antara perangkat desa dengan Nita dan teman-temannya sangat jarang terjadi, hanya pada saat pendataan mahasiswa yang tinggal di kos setempat.

Jika ada informasi yang dibutuhkan oleh Nita dan teman-temannya seperti informasi cara mengurus surat pindah, atau jika ada himbauan dari pihak desa, informasi tersebut disampaikan melalui seorang wanita yang sering mereka panggil sebagai “Ibu Kos”, pemilik asli tempat tinggal mereka. Nita selaku salah satu mahasiswi yang tinggal di desa setempat mengharapkan adanya media komunikasi yang baik antara perangkat desa dan mahasiswa kos yang tinggal di desa tersebut, tidak hanya melalui pemilik rumah atau masyarakat lainnya.

4.5. Skenario: Penyampaian Informasi

Informasi awalnya diperoleh oleh geuchik dari masyarakat maupun pihak pemerintah kecamatan. Setelah diterima oleh geuchik, informasi tersebut harus disampaikan kembali kepada masyarakat lainnya dengan tiga media utama, yaitu melalui pengeras suara mesjid, ditempelkan di papan pengumuman yang terletak di depan kantor desa dan ditempelkan di setiap lorong desa, atau disampaikan melalui masing-masing kepala dusun. Pada diagram diatas, penyampaian informasi kepada geuchik ditandai dengan garis berwarna biru, sedangkan proses

penyampaian informasi dari geuchik ke masyarakat ini ditandai dengan garis berwarna merah.

Berikut adalah bagan yang menjelaskan proses penyampaian informasi di desa setempat:

Gambar 2. Diagram proses Penyampaian informasi

4.6. Skenario: Pembuatan Surat

Untuk tahap awal pemohon surat (masyarakat) dapat langsung mendatangi kantor desa yang berlokasi dekat dengan masjid setempat. Kantor desa biasanya buka sehabis shalat ashar, dan geuchik beserta sekretarisnya selalu ada di tempat hingga waktu magrib tiba. Pemohon dapat menanyakan informasi terkait data yang diharus disertakan dalam proses pembuatan surat pada kepala desa atau sekretarisnya. Namun jika pemohon telah mengetahui data diri yang harus disertakan, pemohon dapat memberikan informasi jenis surat apa yang ingin diajukan beserta data diri berupa KTP (e-KTP), Kartu Keluarga, maupun surat keterangan diri lainnya untuk langsung diproses.

Setelah isi surat dan segala kelengkapan data diri telah terpenuhi, geuchik memberikan data tersebut kepada sekretaris desa untuk diketikkan surat sesuai dengan format resmi dari kecamatan. Namun jika sekretaris desa ada keperluan lain dan tidak ada di tempat, geuchik dapat membuat langsung surat tersebut tanpa harus menunggu sekretarisnya. Ada pula surat-surat dengan format tertentu yang harus diisi langsung (tidak diketikkan di komputer) oleh geuchik, seperti formulir pengusulan surat keterangan pindah datang WNI, surat keterangan asal usul, surat-surat untuk membuat buku nikah dan sebagainya. Untuk surat-surat tersebut data pemohon harus diisi langsung oleh geuchik selaku kepala desa.

Setelah surat / permohonan surat selesai, surat tersebut dicetak atau disalin dalam beberapa rangkap sesuai dengan kebutuhan pemohon. Kemudian surat tersebut disahkan dengan tanda tangan maupun stempel dari desa setempat. Untuk surat yang harus diteruskan ke pihak kecamatan, surat diserahkan langsung oleh pemohon dan bukan tanggung jawab pihak desa. Surat yang dibuat oleh pihak desa akan langsung siap di tempat, tidak ada jarak waktu tertentu dalam proses pembuatannya.

Proses pembuatan surat dapat diilustrasikan dalam diagram dibawah ini:

Gambar 3. Diagram proses pembuatan surat

5. Permasalahan

Dari hasil analisa diatas, terdapat sejumlah permasalahan utama dalam penggunaan sistem di pemerintahan desa tersebut.

1. Pendataan masyarakat kos, khususnya mahasiswa, sangat sulit karena kesadaran mahasiswa kos dalam mengurus surat pindah;

2. Daerah cakupan dalam desa desa tanjung selamat sangat luas sehingga sulit untuk memastikan masyarakatnya 100% telah menerima informasi dengan baik;

3. Dalam penyampaian informasi dengan selebaran yang ditempelkan: pengumuman cepat rusak dan banyak masyarakat yang tidak membaca pengumuman tersebut.

6. Desain Sistem

Gambar 4. Rancangan sistem secara umum

Dengan mempertimbangkan hasil analisa hasil wawancara dan kebutuhan user yang telah dijelaskan pada sub bab sebelumnya, maka dapat ditawarkan sebuah rancangan sistem untuk memperbaiki beberapa kekurangan dari sistem yang telah ada, lihat Gambar 4.

Sistem ini terdiri atas 2 sistem yang saling terhubung dengan database, yaitu sistem diseminasi informasi lewat sms gateway dan situs www.tanjungselamat.desa. Situs ini nantinya akan memiliki dua konten utama, format surat beserta kelengkapan yang harus dipenuhi untuk surat tersebut, serta informasi dari desa secara umum. Sedangkan sistem diseminasi informasi yang berbasis sms gateway dirancang untuk memiliki tiga fitur utama, yaitu sms broadcast, sms query dan sms per group. Sms broadcast berfungsi apabila ada informasi dari pihak tertentu kepada geuchik yang harus disebarkan kepada seluruh masyarakat dalam satu waktu tertentu. Isi sms ini nantinya akan ditampilkan pula melalui interface situs

www.tanjungselamat.desa. Sms query akan digunakan untuk sms yang masuk dari masyarakat untuk mencari informasi tertentu. Isi sms dari masyarakat tersebut akan dianalisis, query yang dimaksud dalam isi sms tersebut akan dideteksi, dan jawaban akan dikirim secara otomatis oleh sistem berdasarkan query tersebut. Sms per group tidak jauh berbeda dengan cara kerja sms broadcast, hanya saja sms tersebut dikirimkan ke beberapa nomor dalam suatu grup tertentu.

Gambar 5. Proses penyampaian informasi dalam sistem baru

Gambar 6. Proses pembuatan surat dalam sistem baru

Jika kedua sistem ini diimplementasikan ke dalam skenario kerja pemerintah desa, maka skenario tersebut akan menjadi sistem kerja baru yang akan diilustrasikan dalam Gambar 5 dan Gambar 6.

7. Kesimpulan

Dari penjelasan di atas didapat beberapa kesimpulan sebagai berikut:

1. Hasil Analisa Kebutuhan user mendapatkan beberapa user yang berperan penting dalam jalannya sistem, yaitu kepala desa (geuchik), kepala dusun, masyarakat tetap dan masyarakat tidak tetap.

2. Masalah utama yang terjadi di sistem pemerintahan desa adalah penyebaran informasi dan pembuatan dokumen seperti surat masuk dan keluar.

3. Dari masalah tersebut diusulkan 2 sistem baru sebagai tambahan pada sistem yang lama, sistem tersebut adalah diseminasi informasi dengan sms gateway dan situs desa.

REFERENSI

[1] Presiden Republik Indonesia, Keputusan presiden No. 88 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan. 2004.

[2] Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia, Undang-Undang No. 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan. 2006.

[3] Menteri Dalam Negeri, Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 18 Tahun 2005 tentang Kode dan Tata Wilayah Administrasi Pemerintah. 2005.

[4] Presiden Republik Indonesia, Peraturan Pemerintah No. 37 Tahun 2007 tentang Pelaksanaan Undang-Undang No. 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan. 2007. [5] K. Holtzblatt and H. R. Beyer, “Contextual Design,” in

Encyclopedia of Human-Computer Interaction, M. Soegaard and R. F. Dam, Eds. Aarhus, Denmark: The Interaction-Design.org Foundation, 2011.

[6] A. Maedche, A. Botzenhardt, and L. Neer, Eds., Software for People: Fundamentals, Trends and Best Practices. Berlin, Heidelberg, Germany: Springer-Verlag, 2012.