JURNAL ILMIAH RANGGAGADING
Volume 7 No. 2, Oktober 2007 : 74 - 79
PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DALAM
EFEKTIVITAS PELAKSANAAN PENGENDALIAN INTERN
PENJUALAN
Studi kasus pada PT. Astra Internasional
Oleh :
H. Moermahadi Soerja Djanegara* dan Yonathan Danusaputra
*Dosen Tetap Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Kesatuan BogorABSTRACT
The structure of selling system and procedure encompasses all policies and procedures determined by management to control selling, either by credit or cash, in suited number and to appropriate consumers. It's required of internal control to support the smoothness of selling system and procedure.
PT Astra International-Daihatsu Sales Operation has owned a very good and proper selling accounting information system. It can be observed from the ability of PT Astra International-Daihatsu Sales Operation in increasing effectiveness in carrying out internal control of its selling. The internal control of selling embraces control environment, risk estimate, control activity, communication and information, and monitoring. It can be known from the fact that PT Astra International-Daihatsu Sales Operation has achieved three categories of goal of internal control, namely: (a) operation effectiveness and efficiency, (b) accounting data reliability and accuracy, and (c) adherence to the prevailing rules and law.
Keywords: Accounting information system; Internal control of selling.
PENDAHULUAN
Aktvitas penjualan merupakan sumber pendapatan memerlukan pengelolaan yang baik karena apabila terdapat kekurangan dalam pengelolaan aktivitas penjualan akan menyebabkan sasaran penjualan tidak tercapai, yang berarti keuntungan perusahaan berkurang. Untuk mengembangkan volume penjualan dan laba, perusahaan disamping melakukan penjualan secara tunai (Cash) juga melakukan penjualan secara kredit atau pembayaran yang ditangguhkan. Penjualan kredit ini pada akhirnya menyebabkan timbulnya piutang dagang atau usaha. Piutang merupakan penerimaan kas yang tertunda yang ditentukan oleh jangka waktu tertentu. Oleh karena itu piutang memiliki semacam resiko
yang mungkin terjadi, misalnya seperti pembayaran piutang yang tidak
tepat waktu atau terlambat dari jangka waktu yang telah ditentukan dan tidak dapat tertagihnya piutang dikarenakan konsumennya mengalami kebangkrutan atau meninggal dunia.
Pembayaran piutang yang tidak tepat pada jangka waktu yang telah ditentukan dan konsumen yang gagal bayar akibat bangkrut atau meninggal dunia menyebabkan timbulnya kerugian atas bunga bank, terganggunya cash flow, kredibilitas perusahaan terganggu, dan penjualan menurun akibat biaya operasional terhambat.
Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang atau pembayaran piutang tidak tepat waktunya maka perusahaan memerlukan suatu sistem dan prosedur penjualan yang memadai,
75
misalnya perusahaan harus membuat persyaratan-persyaratan sebelum memberikan kredit kepada konsumennya yaitu dengan melakukan analisa terhadap kemampuan konsumen tersebut untuk membayar piutangnya, menilai jaminan yang diberikan oleh konsumen atau menerapkan 5 C (Character, Capacity, Collatera, Condition, Capital), melakukan analisa terhadap umur piutang untuk menilai piutang.
Struktur sistem dan prosedur penjualan mencakup semua kebijakan dan prosedur yang ditetapkan oleh manajemen guna pengendalian terhadap penjualan baik secara tunai maupun kredit yang diberikan dalam jumlah dan konsumen yang tepat. Dengan menggunakan sistem dan prosedur penjualan yang baik atau memadai maka dapat membantu meningkatkan efektivitas pelaksanaan pengendalian intern penjualan dan piutang.
METODOLOGI PENELITIAN
Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini dengan metode deskriptif yaitu kegiatan yang meliputi pengumpulan data dalam rangka menguji hipotesis atau menjawab pertanyaan yang menyangkut keadaan pada waktu sekarang yaitu melakukan riset mengenai penerapan sistem informasi penjualan dan pengelolaan piutang. Untuk memperoleh data serta informasi yang relevan dengan pembahasan maka penelitian dilakukan observasi atau peninjauan langsung kepada objek dengan cara mencatat data-data yang berhubungan dengan objek yang diteliti.
Analisa data yang dilakukan dengan cara pendekatan secara kualitatif, dengan mengasumsikan bahwa perusahaan yang dijadikan sebagai obyek penelitian apakah telah menerapkan sistem dan prosedur penjualan kredit kepada para pelanggannya. Sehingga dapat diambil hipotesa apakahh dengan sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang baik, maka akan membantu meningkatkan pengendalian intern piutang yang efektif. Yang pada akhirnya mengakibatkan terealisasi piutang pada penerimaan kas pada waktu dan jumlah yang tepat.
HASIL DAN PEMBAHASAN
1. Sistem Penjualan PT. AstraInternational-Daihatsu Sales Operation
Sistem penjualan yang dilakukan oleh PT. Astra International-Daihatsu Sales Operation
adalah sistem penjualan Tunai dan Kredit akan tetapi karena PT. Astra International-Daihatsu
Sales Operation merupakan perusahaan pusat, maka sistem penjualan yang paling banyak dilakukan yaitu sistem penjualan kredit ke dealer, Fleet User (perusahaan), Pemerintah. Untuk penjualan kredit ini PT. Astra International-Daihatsu Sales Operation
bekerjasama dengan ACC dan bank, seperti Bank Permata, BCA, Bank Niaga dan lain-lain, tujuannya tak lain untuk mengurangi resiko yang cukup tinggi seperti piutang tak tertagih. Untuk penjualan dealer yang bekerjasama dengan bank disebut dengan program dealer financing.
2. Pengendalian Intern Pada PT. Astra International-Daihatsu Sales Operation
Telah kita ketahui bahwa setiap perusahaan harus memiliki pengendalian intern yang baik dalam setiap kegiatan operasinya. Pengendalian intern ini diperlukan dalam upaya untuk mengamankan harta perusahaan dari praktek kecurangan, meningkatkan efisiensi dan efektifitas kegiatan operasi perusahaan, kehandalan dalam data akuntansi. Demikian juga dengan PT. Astra International-Daihatsu Sales Operation sudah memiliki pengendalian intern yang sangat baik.
Ciri-ciri pokok pengendalian intern pada PT. Astra International-Daihatsu Sales Operation.
a. Lingkungan Pengendalian
Setiap karyawan yang bekerja pada PT. Astra International-Daihatsu Sales Operation pada umumnya dapat dipercaya dan memiliki integritas yang tinggi. Setiap karyawan memiliki hubungan baik dan solidaritas yang tinggi, mereka saling membantu bekerjasama dalam melakukan pekerjaannya. Hubungan antara atasan dan bawahan juga sangat erat mereka
76
selalu berkomunikasi di dalam menyelesaikan suatu masalah.
b. Penaksiran Resiko
PT. Astra International-Daihatsu
Sales Operation telah membuat suatu kebijakan bagi setiap karyawan harus mengikuti pelatihan tentang penggunaan program SAP. Sistem informasi SAP ini akan berubah, setiap bulan sekali untuk dilakukan penyempurnaan yang tujuannya untuk memperbaiki setiap kekurangan yang ada pada sistem SAP. Untuk itu pihak manajemen PT. Astra International-Daihatsu Sales Operation membentuk suatu tim khusus yang sering disebut IT CARE
yang tugasnya menangani problem dari para karyawan di dalam penggunaan program SAP.
Pengumuman atau pernyataan akuntansi, perubahan prinsip akuntansi akan mempengaruhi resiko di dalam penyusunan laporan keuangan. Misalnya pihak akuntansi melakukan perubahan di dalam menghitung ACP (rata-rata perputaran piutang) tadinya bagian akuntansi menetapkan standar dari ACP yaitu 15 hari kemudian mereka melakukan perubahan menjadi 30 hari. Untuk menghindari kesalahan di dalam penerapan kebijakan ini maka bagian akuntansi akan menginformasikan kepada setiap bagian melalui e-mail.
c. Aktivitas Pengendalian
Sistem pengendalian yang baik harus mempunya pengendalian secara independent memeriksa kinerja individual. Sistem informasi pada PT. Astra International-Daihatsu Sales Operation
sudah meliputi budget atau anggaran yang ditetapkan setiap tahun oleh bagian
Treasury and Budget. Tujuan dari penetapan anggaran ini adalah untuk menilai kinerja aktual dari cabang-cabangnya. Jika kinerja aktual cabang melebihi dari anggaran yang telah ditetapkan maka perlu dilakukan perbaikan kinerja dari setiap individunya.
d. Informasi dan Komunikasi
Dalam melaksanakan prosedur pencatatannya PT. Astra International-Daihatsu Sales Operation sudah menggunakan sistem yang terkomputerisasi yaitu menggunakan
sistem SAP, sistem ini sifatnya sudah terintegrasi secara otomatis atau online. Sistem SAP ini mencakup Production Planning, Material Master, Sales Distribution, HRD, FICO (Finance dan Accounting). Sistem SAP ini cenderung digunakan untuk distribusi barang, karena kegiatan utama PT. Astra International-Daihatsu
Sales Operation adalah distribusi unit kendaraan ke cabang-cabangnya. Sistem ini sudah dirancang sesuai prinsip akuntansi yang berlaku. Pada sistem SAP ini laporan akuntansi sudah disajikan secara jelas. Mulai dari transaksi sampai dengan laporan akhir.
e. Pemantauan (Monitoring)
Dalam melakukan kegiatan pemantauan PT. Astra Internasional-Daihatsu Sales Operation mengharuskan setiap cabang-cabangnya untuk mengirimkan laporan kegiatan operasionalnya. Misalnya setiap bulan setiap cabang-cabang harus membuat atau menyusun laporan penjualan baik tunai maupun kredit dan kemudian mengirimkannya ke PT. Astra International-Daihatsu Sales Operation head office melalui e-mail yang bertujuan untuk memudahkan di dalam memonitoring kegiatan penjualan di cabang-cabang. Apabila cabang belum mengirimkan laporan penjualannya maka pihak manajemen PT. Astra International-Daihatsu Sales Operation head office akan menghubungi kepada kepala cabangnya melalui telepon agar segera mengirimkan laporan penjualannya.
PT. Astra International-Daihatsu
Sales Operation head office juga akan melakukan follow up atau mereview laporan penjualan dari setiap cabang dengan kepala cabang masing-masing. Sedangkan pada setiap cabang PT. Astra International-Daihatsu Sales Operation pada tiap minggunya akan melakukan review
penjualan antara sales, marketing dan
supervisior untuk memberikan laporan kepada kepala cabang.
77 3. Peranan Sistem Informasi Akuntansi
Penjualan Terhadap Peningkatan Efektifitas Pelaksanaan Pengendalian Intern Penjualan
PT. Astra International-Daihatsu Sales Operation telah memiliki sistem informasi akuntansi penjualan yang sangat baik dan memadai, hal ini tercermin dari kemampuan PT. Astra International–Daihatsu Sales Operation di dalam menciptakan :
a. Efektifitas dalam pelaksanaan pengendalian intern penjualannya.
Kemampuan PT Astra International-Daihatsu Sales Operation untuk menciptakan efektifitas dalam pelaksanaan pengendalian intern ini didukung dengan digunakannya sistem informasi akuntansi yang sudah terkomputerisasi dan bersifat
online / terintegrasi yaitu sistem SAP, disamping itu pula menggunakan fasilitas internet dalam setiap kegiatan operasionalnya. Dengan tersedianya sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi dan bersifat online serta fasilitas internet ini, telah memberi kemudahan bagi setiap karyawan PT.Astra International-Daihatsu Sales Operation di dalam melakukan komunikasi dan mendapatkan informasi dari cabang-cabangnya (efektifitas dalam melakukan komunikasi dan memperoleh informasi), misalnya saja dalam melakukan perpindahan unit secara sistem ke cabang-cabangnya (Cetak IRIS) PT. Astra International-Daihatsu Sales Operation
pusat menggunakan fasilitas internet yaitu melalui e-mail mengirimkan informasi bahwa telah dilakukan pengiriman unit ke cabang. Begitu juga cabang akan menginformasikan tentang piutang yang ada yaitu laporan penjualan mengirimkan melalui e-mail. Dengan adanya sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi juga memberikan kemudahan pihak manajemen PT. Astra International– Daihatsu Sales Operation(Head Office) dalam melakukan monitoring atau pemantauan setiap kegiatan operasional penjualan dari cabang-cabangnya (dengan kata lain kegiatan monitoring menjadi lebih efektif),
artinya setiap kegiatan transaksi penjualan yang terjadi dapat dilihat secara langsung laporannya setiap saat yaitu melalui bank data yang ada di server pusat dan manajemen dapat melakukan review atas kegiatan penjualan setiap waktu.
b. Efektitas dalam melakukan kegiatan operasionalnya.
Karena di dalam setiap bagian tidak terdiri atas satu personil saja, tetapi terdiri atas beberapa personil sehingga pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat tanpa ada terjadinya penumpukan pekerjaan dan dapat menghindari tindakan kecurangan (menjaga integritas dari para karyawan).
Dari hal diatas dapat dikatakan bahwa sistem informasi akuntansi penjualan yang dimiliki oleh PT. Astra International-Daihatsu Sales Operation mampu meningkatkan efektifitas pelaksanaan pengendalian intern yang mencakup unsur : lingkungan pengendalian, penaksiran resiko, aktivitas pengendalian, komunikasi dan informasi serta pemantauan. Hal ini dapat dilihat dari PT. Astra International-Daihatsu Sales Operation yang sudah memiliki pengendalian intern yang baik, yang tercermin dari tercapainya tiga golongan tujuan dari pengendalian intern yaitu a. Efektivitas dan efisiensi operasi.
b. Keandalan dan keakuratan data akuntansi c. Kepatuhan terhadap peraturan dan
hukum yang berlaku
Sistem informasi akuntansi penjualan dan pengendalian intern yang diterapkan pada PT. Astra International-Daihatsu Sales Operation saat ini telah memberikan keuntungan diantaranya adalah mendorong ketertarikan konsumen untuk membeli kendaraan pada PT. Astra International-Daihatsu Sales Operation, hal ini dikarenakan proses kegiatan penjualannya dapat berjalan dengan cepat dan tanpa berbelit-belit. Semakin banyak konsumen yang tertarik untuk membeli unit kendaraan maka akan mendorong peningkatan jumlah volume penjualan yang pada akhirnya akan meningkatkan laba atau profit. Keuntungan yang kedua yaitu membantu PT. Astra International-Daihatsu Sales Operation dalam mengurangi resiko piutang tak tertagih. Hal ini dikarenakan dalam melakukan penjualan kreditnya PT. Astra International-Daihatsu
78
Sales Operation bekerjasama dengan pihak ACC dan bank, sehingga yang menanggung setiap resiko kredit macet adalah pihak ACC dan bank.
Pada akhirnya dengan sistem informasi akuntansi yang baik dan memadai maka tujuan dari sistem informasi akuntansi akan dapat tercapai. Dimana tujuan dari sistem informasi akuntansi adalah :
a. Untuk mendukung manajemen di dalam pengambilan keputusan : sistem informasi akuntansi membantu manajemen dalam memberikan informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan.
b. Untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan hari perhari : Sistem informasi akuntansi menyediakan informasi bagi personil untuk membantu mereka dalam melakukan tugas setiap hari dengan efektif dan efisien.
KESIMPULAN
Dari hasil penelitian dan pembahasan serta analisa terhadap pelaksanaan atau penerapan sistem informasi akuntansi dalam efektivitas pelaksanaan pengendalian intern penjualan pada PT. Astra International-Daihatsu Sales Operation, maka kesimpulan adalah sebagai berikut :
1. Sistem informasi akuntansi penjualan yang diterapkan oleh PT. Astra
International-Daihatsu Sales Operation
sudah cukup baik, karena didukung oleh sistem informasi akuntansi yang sudah terkomputerisasi dan bersifat online yaitu program SAP, di samping itu pula dalam sistem penjualannya sudah terdapat adanya prosedur-prosedur operasional penjualan yang bertujuan untuk menghindari terjadinya penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi dan menghindari terjadinya penumpukkan tugas.
2. Pengendalian intern penjualan dan piutang yang dimiliki oleh PT. Astra International-Daihatsu Sales Operation sudah cukup baik dan memadai, yaitu yang mencakup unsur : lingkungan pengendalian, penaksiran resiko, aktivitas pengendalian, komunikasi dan informasi serta pemantauan. Hal ini dapat dilihat dari adanya struktur
organisasi dan job description yang jelas, dalam prosedur penjualan sudah ada pemisahan fungsi yang jelas antara yang melakukan penjualan, mengirimkan barang, melakukan penagihan, memberikan otorisasi atas penjualan kredit, membuat faktur penjualan dan melakukan pencatatan, sudah di gunakannya formulir-formulir yang bernomor urut tercetak (prenumbered) dan price list (daftar harga jual) dalam kegiatan penjualannya, setiap pendistribusian ke cabang akan dibuat aging stock hal ini dilakukan untuk kegiataan monitoring.
3. Sistem informasi akuntansi penjualan yang diterapkan pada PT. Astra International-Daihatsu Sales Operation memiliki pengaruh terhadap terciptanya efektivitas pelaksanaan pengendalian intern (khususnya unsur monitoring, komunikasi dan informasi), dan membantu dalam meningkatkan volume penjualan.
DAFTAR PUSTAKA
Arens Alvin A and James K. Loebbecke,
Auditing An Integrated Approach, Eight Edition, Prentice-hall,inc, Upper-Saddle-River New Jersey 07458, 1997.
Baridwan Zaki Dr.,MSc.,Ak, Sistem Akuntansi : Penyusun, Prosedur dan Metode, Edisi Kelima, Penerbit BPFE Yogyakarta, 1994.
Baridwan Zaki Dr.,MSc.,Ak, Intermediate Accounting, Edisi Ketujuh, Penerbit BPFE Yogyakarta, 1992.
Bodnar George H and William S. Hopwood,
Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Salemba Empat, 2000.
Hall James A, Sistem Informasi Akuntansi,
Penerbit Salemba Empat, Jakarta 2001
Horne, James C. Van, Prinsip-prinsip Manajemen Keuangan diterjemahkan oleh Heru Sutojo, Edisi Kesembilan, Salemba Empat. Jakarta, 1997.
79 Internal Control Integrated FrameWork, Committee
Of Sponsoring Organization Of The Tread Way,1992.
Jusuf Haryono AL, Dasar-Dasar Akuntansi
Edisi Kelima, Jilid satu, Bagian Penerbit Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, 1997.
Jusuf Amir Abadi, Rudi Tambunan, Sistem Informasi Akuntansi Edisi Keenam, Salemba Empat, Jakarta, 2000.
Mulyadi, Sistem Akuntansi, Edisi Kelima, Penerbit Salemba Empat, Jakarta, 2001.
Niswonger, Warren, Reeve and Fess, Prinsip-Prinsip Akuntansi, Penerbit Erlangga, 1999.
Pege John, Parl Hooper, Accounting And Information System, Fourth Edition Prentice Hall International, Inc, 1992.
Romney.B Marshall and Paul John Stembart,
Accounting Information System, Edisi Kesembilan, Penerbit Salemba Empat, 2003.
Sutojo Siswanto, Manajemen Penjualan yang Efektif, Penerbit Damar Mulia Pustaka, Jakarta,2003
Syamsuddin Lukman, Manajemen Keuangan Perusahaan, PT.Raja Grafindo Persada, Jakarta, 2001.
Saputra Sulaiman Lea, Laporan Teknis Berkala,
Vol 9 No 2, Penerbit Bina Nusantara, 2001.
Tuanakota Theodorus M, Auditing: Petunjuk Pemeriksaan Akuntan Publik ,Edisi Kedua, Penerbit Pendidikan Indonesia, 1997.
Tunggal W Amin, Internal Auditing (Suatu Pengantar), Penerbit Harvarindo Jakarta, 2000.
Tunggal W Amin, COSO –Based Auditing,
Penerbit Harvarindo, Jakarta, 2000.
Wilkinson Joseph W, Sistem Akuntansi dan Informasi, diterjemahkan oleh Agus Maulana, Edisi Ketiga. Jilid 1. Bumi Aksara Rupa, Jakarta, 1993
