Modul ke:
Fakultas
Program Studi
PENULISAN PR INTERNAL
Pokok Pembahasan: SIARAN PERS
Syerli Haryati, S.S. M.IKom
FIKOM
Public Relations
Bagian Isi
• Deskripsi mata kuliah
• Mengulas tentang penulisan siaran pers,
perbedaan siaran pers dengan publikasi media dan syarat-syarat dan cara penulisan siaran
Bagian Isi
Tujuan Instruksional
Setelah mengikuti mata kuliah ini diharapkan mahasiswa memahami teknik penulisan siaran pers dan perbedaan siaran pers dengan
publikasi media. Selain itu juga mahasiswa diharapkan mengerti dan memahami cara penulisan siaran pers yang baik.
Pengantar
Siaran pers atau Press Release adalah kegiatan penulisan public relations yang banyak
Pengertian Siaran Pers
Warren K. Agee dkk dalam bukunya; An
Introduction to Mass Communications
mendefinisikan siaran pers atau sering disebut
release/rilis adalah sebuah berita atau
informasi yang disusun oleh sebuah
organisasi/perusahaan yang menggambarkan kegiatannya. (a piece of news written by the organization whose activities it describes). Definisi lain dari press release adalah:
Pengertian Siaran Pers
Press Release adalah informasi dalam bentuk berita yang dibuat oleh Public Relations suatu
organisasi/perusahaan yang disampaikan kepada pengelola pers/redaksi media massa (tv, radio, suratkabar, majalah) untuk dipublikasikan dalam media massa tersebut. (Soleh Soemirat dkk,
Pengertian Siaran Pers
Frank Jefkins memberikan definisi yang lebih luas, release bukan sekedar tulisan dalam bentuk berita tetapi juga dalam bentuk artikel atau foto-foto
caption yang memiliki nilai berita yang tinggi (1995:104)
Pengertian Siaran Pers
Kesimpulan
segala bentuk informasi (baik dalam bentuk tulisan maupun gambar/foto) yang
menggambarkan kegiatan perusahaan (baik individu, kegiatan, pelayanan, produk) yang dikirimkan kepada media massa untuk
Jenis-jenis Siaran Pers
Thomas Bavins dalam bukunya Handbook for Public Relations
Writing (1991:40) menyebutkan tiga jenis siaran pers yaitu:
1. Basic Press Release
Merupakan informasi umum yang memiliki nilai berita tinggi untuk disampaikan kepada media lokal, regional maupun
nasional.
2. Product Release
Informasi yang disampaikan berkaitan dengan peluncuran produk baru atau berkaitan dengan produk perusahaan. 3. Financial Release
Informasi yang berkaitan dengan kinerja perusahaan, neraca keuangan dan kepentingan pemegang saham
Jenis Siaran Pers
Terence Shrimp membagi press release ke dalam tiga jenis yaitu 1. Product Release.
Mengumumkan produk-produk baru, memberikan informasi yang relevan mengenai fitur dan manfaat produk serta
memberitahukan bagaimana tambahan informasi dapat diperoleh.
2. Executive Statement Release
Adalah press release mengenai CEO dan para eksekutif perusahaan lainnya.
3. Feature Articles.
Merupakan penjelasan yang rinci mengenai produk atau program lain yang layak diberitakan.
Jenis Siaran Pers
Tiga jenis lainnya selain yang telah disebutkan diatas adalah: 1. Relational Release.
Berisi informasi yang ditujukan untuk menjaga hubungan
dengan publik. Misalnya release tentang ucapan terima kasih. 2. Response Release.
Rilis yang ditujukan untuk merespon komplain atau keluhan masyarakat terhadap perusahaan.
3. Bad news release.
Rilis yang digunakan untuk mengkonter berita-berita negative tentang perusahaan yang muncul di media. Termasuk
perstiwa-peristiwa yang terjadi secara spontan seperti kebakaran atau pembajakan pesawat.
Perbedaan antara Berita dan Siaran Pers
Berita Siaran Pers
Tujuannya untuk
menginformasikan, mendidik, membimbing, meyakinkan dan membantu perkembangan ekonomi
Tujuannya untuk membina dan menumbuhkan sikap atau
pendapat atau citra yang baik dari anggota masyarakat kepada
perusahaan Memberitahukan tentang
peristiwa, gagasan dan masalah yang bersifat umum.
Memberitahukan tentang
peristiwa, gagasan dan masalah yang terkait dengan perusahaan. Melaporkan fakta yang
sesungguhnya sebagaimana adanya.
Tujuannya mengalihkan perhatian publik dari fakta yang merugikan perusahaan/organisasi dan
memusatkan kepada fakta yang menguntungkan perusahaan. Dampaknya tidak selalu
membangun sikap yang
menguntungkan bahkan bisa saja yang merugikan.
Dampaknya dapat membangun image yang baik terhadap
Pengelolaan Siaran Pers oleh Media
Ada empat cara:
1. Siaran Pers dimuat sebagaimana adanya, jika
formatnya sudah sesuai dengan kebijakan media massa yang bersangkutan.
2. Siaran Pers ditulis ulang untuk disesuaikan dengan
format berita pada media massa yang bersangkutan.
3. Siaran Pers dipadatkan, jika susunannya bertele-tele. 4. Informasi dalam siaran Pers dilacak lebih lanjut oleh
wartawan untuk kelengkapan berita (Andi Baso Mappatoto, 1993:92)
Hal-hal yang menjadi kriteria
editor dalam menyeleksi Siaran
Pers
1. Melihat siapa yang mengirimkan siaran pers, bagaimana track record Anda di masa lalu. Apakah Anda memiliki kredibilitas sebagai pemberi informasi yang di percaya, bersikap terbuka, apakah berita siaran pers relevan dan sesuai kebutuhan media dan khalayaknya.
2. Judul yang diangkat dalam siaran pers, menarik perhatian dan mewakili isi berita.
3. Kalimat pembuka mengandung unsur 5W + 1H 4. Akurasi.
Editor akan mengecek akurasi berita yang disampaikan public relations.
5. Bahasa.
6. Eksklusifitas
Berita eksklusif seharusnya diberikan hanya pada satu media saja.
Kesalahan dalam penulisan Siaran Pers
1. Release tidak mengandung news value.
Marguerite H. Sullivan berpendapat “ Press
Release are a summary of facts about a
program or issue on which you want media attention The main criteria for a press release is that it must contain news.” (Press Release
adalah kesimpulan dari fakta-fakta tentang suatu program atau isu yang Anda ingin
media memberi perhatian. Kriteria pokok
press release adalah harus mengandung
2. Teknik Penulisan release yang jelek.
3. Pengiriman rilis salah media dan salah
sasaran.
4. Terlalu sering mengirim rilis.
5. Public Relations gagal membuat “beda”
dengan kompetitor.
6. Rilis terkesan sebagai alat promosi
langsung.
Petimbangan dalam menulis
Siaran Pers
• Mengapa peristiwa ini layak disampaikan kepada media? Siapa yang akan tertarik
• Apa materi pokok informasi yang akan
disampaikan?Apakah akan memberikan informasi baru?
• Apakah informasinya dapat dicek oleh media? Apakah tersedia data pendukung?
• Siapa yang berwenang untuk dikutip sebagai sumber berita?
• Siapa yang berwenang untuk dikutip sebagai sumber berita?
• Apakah memerlukan backgrounders atau fact
sheets?
• Media apa yang akan mencapai audiens yang tertarik dengan peristiwa ini? (pemilihan
Teknik Penulisan Siaran Pers
1. Menentukan satu tema (key issue atau news value) 2. Penulisan dibuat sesuai dengan piramida terbalik. 3. Rilis harus informatif.
Tulisan harus bisa menjelaskan peristiwa secara jelas dan detail sehingga editor media memahaminya.
4. Hindari pesan-pesan menjual.
5. Paragraf singkat, jangan terlalu panjang. Usahakan siaran pers dibuat dalam satu lembar halaman atau sekitar 40-50 kata. Paragraf jangan lebih dari 6 baris. 6. Siaran Pers Diberi Judul
7. Format jangan ditulis tangan.
8. Identifikasi. Berikan identitas pengirim secara jelas, berupa nama, jabatan, nomor telp yang bisa
dihubungi seperti nomor seluler dan telpon kantor. 9. Tanggal Rilis.
10. Waktu Pengiriman.
11. Pilih Media pengiriman yang tepat.
12. Pilih asesoris yang menarik seperti bentuk huruf, gaya penulisan, jenis kertas yang bisa membedakan dengan rilis lainnya.
13. Undang Media.
14. Tulisan Eksklusif ditujukan pada satu media saja yang dianggap memiliki pengaruh luas dan sasaran pembaca yang tepat dengan isi rilis.
15. Beri tanda di akhir rilis seperti “finish” atau “cukup sekian”.
16. Periksa kembali penulisan agar menghindari salah ketik.
16. Gunakan rumus tujuh unsur (SOLAADS) yaitu:
• Subject (subyek), apa yang disampaikan oleh penulis?
• Organization (perusahaan), apa nama perusahaan/organisasi
yang membuat rilis?
• Location (lokasi), dimana alamat perusahaan?
• Advantages (keuntungan), apa nilai lebih dari subyek? Apa
news value?
• Applications (Penerapan), apa saja manfaatnya? SIapa yang
dapat menggunakan manfaat itu?
• Details (rincian), apa rincian dari subyek yang disampaikan?
Hal-hal penting dalam penulisan Siaran Pers: 1. Subyek selalu dinyatakan di awal kalimat
pembuka. Subyek adalah bidang kegiatan atau apa yang tengah dikerjakan oleh
perusahaan. Misalkan kegiatan “kampanye menabung sejak usia dini”, Pembukaan rute penerbangan baru dari sebuah maskapai
Tanda yang biasa dikenal dalam Siaran Pers: 1. Untuk Diterbitkan Segera.
2. Untuk Diterbitkan sebelum Tanggal…..
3. Khusus untuk harian pagi atau harian sore. 4. Embargo, sebelum tanggal….jam….
2. Paragraf pertama biasanya berisi rangkuman pesan.
Tujuannya adalah untuk memudahkan
pembaca mengetahui dengancepat informasi yang terbaru dan terkini. Ingat pembaca
adalah orang yang sibuk sehingga perlu menangkap dengan cepat inti dari berita.
Pedoman Dasar Penulisan Siaran
Pers
• Akurasi/ketelitian. Informasi berdasarkan
Laporan peristiwa atau fakta sesungguhnya. • Tulisan singkat dan sederhana. Gunakan
kata-kata, kalimat dengan susunan yang sederhana, gunakan istilah umum.
• Jujur. Informasi siaran pers didasarkan pada fakta dan mengandung kejujuran.
• Jauhkan informasi siaran pers dari hal-hal yang menimbulkan dampak negatif, kekacauan,
Informasi dalam Siaran Pers
• Aktifitas/peristiwa terkini dari sebuah Institusi/Perusahaan/Individu.
• Kebijakan/Peraturan baru. • Inovasi/produk terbaru. • Human interest.
• Tokoh terkenal atau formasi baru manajemen sebuah institusi/perusahaan.
Bagaimana informasi Siaran Pers
diperoleh?
• Manajemen/jajaran Pimpinan institusi/perusahaan.
• Agenda kegiatan institusi/Perusahaan.
• Pengalaman dan pengamatan aktifitas internal. • Riset
• Kebijakan/peraturan • Divisi-divisi lain
Media/Press Kit
• Sekumpulan materi yang diberikan kepada media massa/pers.
Isi Media Kit: 1. Siaran Pers
2. Informasi lengkap tentang Produk atau isu pokok siaran pers.
3. Informasi Latar (Backgroud informations) 4. Foto, gambar, audiovisual.
5. Materi Biografi dari Juru bicara 6. Brosur, leaflet, suvenir dsb
Distribusi Siaran Pers
• Surat
• Faksimili
Pemilihan Media Target Siaran
Pers
Penting bagi Public Relations untuk mengirimkan siaran pers kepada media massa yang tepat.
Media Target dapat dipilih berdasarkan: • Media Cetak: Surat kabar atau majalah • Media Elektronik : Televisi atau radio • Media Online
• Karakteristik audience Media Massa sesuai
• Oplah/tiras
• Jangkauan Geografis
• Unsur Demografis: umur, Jenis Kelamin, Pekerjaan, Penghasilan, hobi/minat dsb.
