BAB IV
HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS
4.1 Analisa Kondisi
Setiap awal bulan, Staff Bagian Logistik akan membuat dokumen pencatatan produk (STO). STO yang telah dicetak nantinya akan digunakan oleh checker untuk mendata seluruh persediaan yang ada di gudang. Setelah seluruh data persediaan sudah berhasil didapatkan, selanjutnya staff Bagian Logistik akan menginput data dari STO ke dalam lembar kerja Ms. Excel. Dalam proses penginputan ke dalam lembar kerja Ms. Excel, tidak menutup kemungkinan terjadi kesalahan dan ketidakkonsistenan terjadi. Selain menginput kedalam lembar kerja, staff Bagian Logistik juga harus menghitung umur tiap-tiap produk. Umur produk sendiri dikategorikan menjadi tiga golongan, yaitu: produk yang masih bagus (GOOD), produk yang hampir kadaluarsa (ALMOST EXPIRED), dan produk yang sudah kadaluarsa (EXPIRED). Tentu saja staff Bagian Logistik juga harus membuat laporan ketiga golongan produk tersebut ditambah laporan rekap dari ketiga golongan tersebut. Meskipun perusahaan sudah menggunakan sistem yang sudah terintegrasi yang bernama SAP, akan tetapi sistem SAP tidak diatur untuk masalah perhitungan umur produk, maka dari itu perlu mengolah data terlebih dahulu menggunakan MS. Excel, agar data yang dimiliki benar-benar relevan.
Apabila proses penghitungan umur produk dilakukan secara manual, bisa dibayangkan betapa rumit dan susahnya menghitung dengan ratusan jenis produk yang ada. Juga belum tentu hasil perhitungan dan laporan yang telah dibuat sudah benar. Padahal waktu yang dibutuhkan untuk menghitung umur produk dan membuat laporan sangatlah terbatas. Dengan adanya sistem pengklasifikasian umur produk ini, diharapkan dapat mempermudah dan menefisiensikan waktu kerja saat peghitungan umur produk, pencatatan dari STO ke dalam aplikasi Ms. Excel,maupun saat pembuatan laporan.
Tabel 1.2 sistem pemberian kode batch Kode Bulan A 1 B 2 C 3 D 4 E 5 F 6 G 7 H 8 I 9 J 10 K 11 L 12 Kode Tahun A 2000 B 2001 C 2002 D 2003 E 2004 F 2005 G 2006 H 2007 I 2008 J 2009 K 2010 L 2011 M 2012 N 2013 O 2014 P 2015 Q 2016 R 2017 S 2018 T 2019 U 2020 V 2021 W 2022 X 2023 Y 2024 Z 2025
Pada tabel diatas telah ditunjukkan mengenai sistem pemberian kode
batchproduk. Jadi misalkan produk diproduksi bulan april tahun 2012, maka kode
batch-nya MD. Huruf pertama mewakili tahun, dan huruf kedua mewakili bulan.
Dalam pengelompokan umur produk, dibagi menjadi tiga kelompok yaitu:
1. Produk yang masih bagus (GOOD)
Produk dianggap masih dalam kedaan bagus, apabila umurnya masih lebih dari dua belas bulan dari bulan produksi
2. Produk yang hampir kadaluarsa (ALMOSTEXPIRED)
Produk dianggap hampir kadalursa apabila umurnya kurang dari dua bulan tetapi masih lebih dari 2 bulan dari bulan produksi
3. Produk yang sudah kadaluarsa (EXPIRED)
Produk sudah dianggap kadaluarsa apabila umurproduk kurang dari dua bulan.
4.2 Kebutuhan 4.2.1 Ms. Excel
Aplikasi Ms. Excel dirancang untuk tujuan mempermudah dalam pengolahan umur produk melalui nomor batch. Selain dapat mengolah data secara akurat, program ini juga dituntut untuk bisa menyajikan laporan yang mudah dipahami semua pihak yang membutuhkan. Program ini membutuhkan Ms. Excel versi 2000, untuk bisa menjalankan fungsi macro. Program yang terdapat dalam aplikasi ini adalah:
Penginputan data menggunakan form
Penyortiran data
Pembuatan laporan
4.2.2 Sistem Operasi
Untuk menjalankan Aplikasi Ms. Excel dibutuhkan sistem operasi yang mendukung, agar program yang dibuat dapat berjalan seperti yang dikehendaki. Seperti sistem berbasis Windows maupun sistem Macintosh berbasis Mac OS. Minimal menggunakan sistem operasi Microsoft Windows XP Service Pack (SP) 2, Microsoft Windows Server 2003 atau Microsoft Windows Vista.
4.2.3 Perangkat Hardware
a. Komputer dengan kecepatan processor 500 megahertz (MHz) atau lebih tinggi
b. Memori (RAM) minimal 256 megabyte (MB)
c. Harddisk dengan memori yang tersisa minimal 2 gigabyte (GB) d. Layar monitor dengan resolusi 800 x 600; 1024 x 768 atau yang
mempunyai resolusi lebih tinggi e. Minimal sebuah DVD Drive
4.3 Perancangan 4.3.1 Usecase Diagram
Menginput persediaan barang
Membuat laporan umur produk
Membuat rekap dari laporan umur produk
Menyortir data yang telah diinput
Secara garis besar user dapat melakukan ketiga hal tersebut diatas. Yaitu Menginput persediaan barang dari dokumen STO. Membuat laporan umur produk, laporan umur produk sendiri ada tiga macam. Membuat rekap umur produk dari ketiga golongan laporan yang telah dibuat sebelumnya. Dan terakhir menyortir data yang telah diinputkan.
4.3.2 Data Flow Diagram
DEPARTEMEN LOGISTIK PENGKLASIFIKASIAN UMUR PRODUK MEMBUAT LAPORAN UMUR PRODUK DEPARTEMEN PPIC DEPARTEMEN AKUNTING DATA PRODUK
PRODUK YANG SUDAH DIKLASIFIKASIKAN LAPORAN UMUR PRODUK LAPORAN UMUR PRODUK LAPORAN UMUR PRODUK Gambar 4.3.2 DFD Aplikasi
User memasukkan data produk dari STO ke dalam lembar kerja Excel yang sudah berisi program pengklasifikasian produk. Setelah semua data sudah diinput user tinggal mengklik tombol report, maka otomatis akan tercipta tiga sheet yang berisikan masing-masing kategori laporan. Setelah laporan sudah jadi, laporan tersebut akan digunakan oleh beberapa departemen, yaitu Departemen Akunting, Departemen PPIC, dan Departemen Logistik sendiri.
4.4 Data
Rincian data yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:
Tabel 1.3 Data penginputan produk
Nama Keterangan
Kode Material Nomor barang yang sudah terdapat pada masing-masing item barang
Material Description Nama barang
Size Ukuran barang. Biasanya dalam ukuran mililiter (ml) Isi Jumlah barang dalam 1 karton (kardus)
Batch Kode Material (KM) Kode barang yang diambil dari dua karakter dari nomor barang
Batch Kode Tahun (KT) Tahun pembuatan barang Batch Kode Bulan (KB) Bulan pembuatan barang
Batch Kode Produksi (KP) Berapa kali barang tersebut telah diproduksi Quantity Carton Jumlah karton (kardus)
Quantity Pieces Jumlah per item barang
4.5 Rancangan User Interface
Agar memudahkan pengguna berinteraksi dengan program, maka diperlukan sebuah Interface. Tidak hanya memudahkan, tetapi user interface
tersebut juga dapat meminimalisir kesalahan pada saat penginputan. 4.5.1 Tampilan User InterfaceMenu
INPUT
REPORT SORT
Gambar 4.5.1 Form inputan produk
Saat pertama kali user membuka aplikasi, akan tampil 3 tombol seperti gambar diatas. Tombol INPUT berfungsi sebagai sarana penginputan ke dalam lembar kerja. Tombol SORT berfungsi sebagai pengurutan data yang telah diinputkan ke dalam lembar kerja. Terakhir tombol REPORT berfungsi untuk menciptakan laporan umur produk beserta hasil rekapan dari laporan umur tesebut ke dalam empat sheet yang berbeda.
4.5.2 Tampilan User InterfaceInput Produk
Gambar 4.5.2 Form inputan produk
Pada saat tombol INPUT di klik, maka akan muncul form seperti gambar diatas. Textbox Kode Material diisi sesuai namanya yaitu kode produk, misalkan: 1815030. Setelah kode produk diinputkan, klik tombol cari untuk mencari namaproduk, ukuran produk (Size), isi, beserta kode nama (misalkan: Sumber Ayu -> SA) yang akan ditampilkan pada textbox dibawahnya. Kemudian isi
Quantity Carton dan Quantity Pcs yang ada.Setelah quantity sudah diisi,
selanjutnya isi nomor batch.Khusus untuk penginputan batch, menggunakan
combo box karena dalam penomoran batch sudah ditentukan batasan nilai yang
digunakan (lihat tabel sistem pemberian kode batch).Combo box pertama berisi tahun pembuatan produk, combo box kedua berisi bulan pembuatan produk, dan
textfield yang diisi sesuai dengan barapa kali produk tersebut diproduksi.Dan
terakhir isi textbox lokasi sesuai dengan data yang ada. Setelah semua data sudah diinputkan ke dalam form selanjutnya klik tombol OK untuk memindahkan data
INPUT
REPORT SORT
Kode Material CARI
Nama Material Size Isi Kode Material
Qty Pcs Qty Carton Batch No Lokasi TUTUP INPUT MIX
ke dalam lembar kerja yang telah tersedia. Tombol tutup adalah untuk menutup form input produk.
4.5.3 Tampilan awal penginputan produk
Pada tampilan awal penginputan produk terdapat beberapa nama kolom yang disesuaikan dengan data produk. Lembar ini lah yang nanti akan menjadi tempat diisikannya data produk.
Material Material Description siz
e Isi BATCH BATCH BATCH BATCH QTY QTY LOKASI Material Material Description Siz
e Isi KM KT KB KP CTN PCS LOKASI
Gambar 4.5.3Tampilan awal penginputan produk
4.5.4 Tampilanproduk berlabel MIX
Dalam lembar ini, semua produk yang berlabel mix akan disimpan dalam lembar ini. Perbedaan dengan produk yang biasa adalah tidak diikutsertakannya kolom batch, karena memang produk ini tidak mempunyai batch yang signifikan.
Kode Material size isi QTY QTY LOKASI
Material Description CTN PCS
4.5.5 Tampilanlaporan produk
Tampilan laporan ini tidak terlalu berbeda dengan tampilan pada saat penginputan produk. Walaupun ada kolom yang kosong, karena kolom tersebut mempunyai nama yang sama, akan tetapi tidak diperbolehkan adanya penyatuan sel (merge) karena akan mengganggu proses program pembuatan laporan.
Kode Material Description size Isi BATCH QTY LOKASI
Material KM KT KB KP CTN PCS
Gambar 4.5.4 Tampilan laporan produk
4.5.6 Tampilan rekap laporan produk
Ketika ketiga laporan sudah selesai dibuat, maka selanjutnya adalah merekap hasil laporan tersebut. Tampilan untuk rekap produk dapat ditunjukkan seperti gambar dibawah
4.6 Implementasi
Dari tahap-tahap perancangan yang telah dilakukan sebelumnya, maka dihasilkan aplikasi sebagai berikut:
a. Tampilan menu awal
Pada tampilan ini, terdapat tiga tombol yaitu tombol INPUT, tombol SORT, dan tombol REPORT.
Gambar 4.6.1 Tampilan penginputan produk
b. Form Inputan produk
Pada gambar tampilan menu awal yang telah ditunjukkan
sebelumnya, ketika pengguna mengklik tombol Input, akan muncul tanpilan form seperti gambar di bawah
c. Saat mengisi form inputan produk (Gambar 4.6.2) jika Checkbox MIX di klik, maka data akan disimpan di lembar MIX seperti di bawah ini.
Gambar 4.6.3 Tampilan penginputan produk mix
d. Tampilan lembar produk yang masih bagus (GOOD).
Lembar ini dihasilkan saat pengguna mengklik tombol REPORT di lembar tampilan inputan produk (Gambar 4.6.1)
e. Tampilan lembar produk yang expired (almost expired).
Lembar ini dihasilkan saat pengguna mengklik tombol REPORT di lembar tampilan inputan produk (Gambar 4.6.1)
Gambar 4.6.5 Tampilan laporan produk yang hampir expired (almost expired)
f. Tampilanlembar produk yang sudah expired (expired).
Lembar ini dihasilkan saat pengguna mengklik tombol REPORT di lembar tampilan inputan produk (Gambar 4.6.1)
g. Tampilan lembar rekap laporan produk
Lembar ini dihasilkan saat pengguna mengklik tombol REPORT di lembar tampilan inputan produk (Gambar 4.6.1), dan setelah tiga laporan sudah dibuat.
Gambar 4.6.7 Tampilan hasil rekap laporan produk
4.6 Analisis
Di Departemen Logistik Unza Vitalis, tidak menggunakan tanggal dalam mencantumkan masa expired Produk, tetapi menggunakan nomor batch yang mengidentifikasi tanggal dan tahun kapan produk tersebut akanexpired. Meski begitu, belum ada sistem yang bisa mengelompokkan umur produk.Laporan umur produk tersebut tidak hanya diperlukan di Departemen Logistik saja, tetapi juga di departemen lainnya. Program ini dibuat agar setiap memasukkan data produkakan langsung tertera kelompok umur produk tersebut. Kelompok tersebut meliputi: produk yang masih bagus (GOOD), produk yang hampir expired (ALMOST
Ketika user memasukkan data dari dokumen STO ke dalam lembar kerja di Ms. Excel, terdapat beberapa kriteria yang harus dimasukkan, yaitu: kode material, namaproduk, size, isi, batch (terdiri dari kolom: Kode material, Kode tahun pembuatan, kode bulan pembuatan, dan nomor produksi), Quantity karton, Quantity per item (pcs), dan Lokasi.
Selain kriteria diatas, terdapat satu kriteria lagi, yaitu mix. Mix sendiri yaitu dalam satu karton terdapat beberapa nomor batch. Saat pencatatan di STO hanya dicantumkan jumlah mix-nya, tidak dicantumkan berapa batch-nya.Sehingga tidak dapat diidentifikasi umur produk tersebut. Oleh karena itu, saat penginputan ke dalam lembar kerja Excel, produk mix harus disendirikan di lembar kerja lain agar tidak mengganggu sistem pengklasifikasian umur produk. Salah satu kelemahan program ini yaitu dalam pemformatan laporan maupun saat penginputan produk tidak diijinkan adanya penyatuan sel (merge), agar tidak menyulitkan program dalam mengolah data.
