1 BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Populasi penduduk di kota Jakarta mengalami peningkatan yang pesat. Hal tersebut dinyatakan oleh Aznira dan Darmawan (2012, pp. 1-2) pada jurnal Vertical Low Costs Housing untuk Kalangan Pekerja di Bendungan Hilir, Jakarta. Berdasarkan survei dari Badan Pusat Statistik Provinsi DKI Jakarta jumlah penduduk pada tahun 2010 adalah 9.607.787 jiwa. Pada bulan Agustus tahun 2012 jumlah angkatan kerja di Provinsi DKI Jakarta adalah sebesar 5,37 juta, jumlah ini meningkat sebesar 224.740 dari tahun sebelumnya yang berjumlah 5,14 juta orang. Peningkatan jumlah angkatan kerja yang besar ini salah satunya diakibatkan oleh tingginya urbanisasi. Tingkat kepadatan penduduk Jakarta yang tinggi menyebabkan keterbatasan lahan, sehingga di Jakarta ditemukan kendala pada perusahaan, yaitu minimnya kapasitas ruang kerja. Hal ini disebabkan oleh keterbatasan, dan mahalnya harga lahan untuk memperluas gedung, sedangkan semakin berkembang suatu perusahaan umumnya jumlah karyawan juga akan semakin bertambah.
Berdasarkan survei yang dilakukan oleh cushmanwakefield.com (2013), terdapat konsep workplace transformation yang dapat digunakan untuk mengatasai keterbatasan ruang dan telah banyak diterapkan oleh perusahaan-perusahaan di berbagai negara seperti Amerika, Jepang, serta negara-negara lain di Eropa. Workplace transformation merupakan perubahan konsep pada tempat kerja untuk meningkatkan efisiensi, menghemat biaya, dan memberikan manfaat tertentu bagi karyawan seperti mendukung komunikasi yang baik antar karyawan. Faktor pendukung bertumbuhnya konsep ini adalah globalisasi, dan teknologi informasi.
Salah satu perubahan konsep pada workplace transformation yang banyak diterapkan oleh perusahaan adalah konsep hoteling seperti unassigned seating. Unassigned seating juga dikenal dengan istilah non-territorial office, di mana karyawan dapat memilih meja kerja masing-masing tanpa ditetapkan oleh perusahaan. Konsep unassigned seating atau non-territorial office memiliki dua
manfaat efisiensi penggunaan sumber daya di ruang kerja, dan menstimulasi komunikasi antar karyawan (Inamizu, 2014, pp.105).
PT Revo Solusindo mengalami masalah keterbatasan ruang. Perusahaan ini bergerak pada penyediaan jasa, dan produk dalam instalasi jaringan, serta infrastuktur perusahaan. Dua divisi utama perusahaan ini merupakan divisi Sales and Marketing, dan divisi Networking. Karyawan yang bekerja sebagai sales, pre-sales, dan engineer seringkali tidak berada di kantor, sementara sistem kerja yang digunakan saat ini adalah assigned seating di mana setiap karyawan memiliki meja masing-masing sehingga apabila karyawan yang ditetapkan untuk menempati meja tersebut sedang tidak berada di kantor, meja tersebut tidak akan digunakan oleh karyawan lain.
Dalam mengatasi masalah di atas, penulis telah mewawancarai perusahaan PT IBM Indonesia yang menyediakan tempat kerja khusus bagi karyawan mereka yang sering bertugas di luar kantor atau disebut juga karyawan mobile sebagai solusi untuk meningkatkan efektivitas pemanfaatan ruang. Tempat kerja khusus ini menggunakan sistem unassigned seating, di mana extension telepon karyawan dapat berpindah-pindah (ter-assign secara dinamis) pada IP phone di meja-meja yang terdapat di tempat tersebut. Setelah penulis melakukan wawancara kepada karyawan yang bekerja di PT IBM Indonesia, tempat kerja khusus tersebut sangat berguna dan mampu meningkatkan efektivitas pemanfaatan ruangan.
Implementasi konsep pada PT IBM dibutuhkan perangkat seperti IP phone, dan CUCM (Cisco Unified Communications Manager) yang mendukung fitur extension mobility. Kedua perangkat tersebut merupakan perangkat yang menggunakan teknologi Voice over IP (VoIP). Menurut Nama dan Septama (2014, pp. 86) VoIP merupakan teknologi yang memungkinkan pengiriman paket data suara dari satu tempat ke tempat lainnya melalui jaringan berbasis Internet Protocol (IP). Untuk menerapkan fitur extension mobility, login IP-Phone dilakukan dengan menggunakan keypad telepon yang terdapat pada IP phone. Akan tetapi karyawan mengalami kesulitan untuk melakukan login menggunakan keypad yang tersedia, dikarenakan user id, dan password dapat memiliki karakter alphabet. Oleh sebab itu diperlukan alternatif lain untuk mempermudah proses login pada IP phone tersebut.
Terdapat hambatan untuk menerapkan konsep unassigned seating di perusahaan PT Revo Solusindo, yaitu IP phone pada setiap meja karyawan ter-assign secara static ke sebuah extension telepon. Ter-ter-assign secara static artinya sebuah IP phone terhubung secara khusus dengan sebuah extension, dan extension tersebut hanya dapat diubah oleh network administrator. Untuk menerapkan konsep unassigned seating perlu dilakukan implementasi dan konfigurasi pada CUCM yang mendukung fitur extension mobility. Setelah diimplementasi, dilakukan perubahan konfigurasi dari statis menjadi dinamis untuk mekanisme assign extention IP phone.
Setelah menerapkan unassigned seating pada PT Revo Solusindo, terdapat kendala yang kedua seperti yang dihadapi oleh PT IBM Indonesia, yakni bagaimana cara mempermudah melakukan login di IP phone. Penulis mengusulkan untuk membuat aplikasi khusus untuk mempermudah karyawan untuk melakukan login. Dengan perkembangan teknologi yang ada saat ini, kebutuhan akan hal tersebut dapat dipenuhi. Terdapat beberapa aspek yang perlu diperhatikan dalam menerapkan unassigned seating workplace pada PT Revo Solusindo, yakni konfigurasi perangkat IP phone, dan CUCM, serta pembuatan aplikasi untuk melakukan pengaturan penggunaan meja kerja agar mempermudah aktivitas login pada workplace ini.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang, berikut rumusan masalah yang akan dibahas yaitu sebagai berikut:
1. PT Revo Solusindo memiliki masalah keterbatasan ruang kerja dikarenakan keterbatasan lahan, dan jumlah karyawan yang bertambah.
2. IP phone pada PT Revo Solusindo terkonfigurasi secara static atau khusus
dengan sebuah extension, dan extension tersebut hanya dapat diubah oleh network administrator.
3. Mekanisme login pada IP phone dilakukan melalui keypad yang terdapat pada phone, menyebabkan sulitnya memasukkan username, dan password yang berupa alfabet.
1.3 Ruang Lingkup
1. Konfigurasi call-manager yang mengatur IP phone.
2. Pengembangan aplikasi yang dapat mengatur penggunaan meja kerja. 3. Instalasi, dan interaksi aplikasi dengan call-manager.
4. Uji coba, dan evaluasi implementasi sistem unassigned seat workplace pada PT. Revo Solusindo.
1.4 Tujuan dan Manfaat 1.4.1 Tujuan
1. Mengatasi masalah keterbatasan ruang kerja pada PT Revo Solusindo. 2. Mengkonfigurasi CUCM (Cisco Unified Communication Manager)
agar extension pada IP phone dapat di-assign secara dinamis atau berubah sesuai dengan extension user yang melakukan login.
3. Membuat aplikasi yang dapat mengatur penggunaan meja kerja dengan efektif, dan efisien.
1.4.2 Manfaat
1. Meningkatkan fleksibilitas, dan kenyamanan bagi karyawan untuk bekerja di ruang kerja.
2. Meningkatkan efektifitas serta keteraturan dalam penggunaan ruang kerja di PT Revo Solusindo.
3. Komunikasi antar karyawan dapat dilakukan secara efisien meskipun menggunakan konsep unassigned seat.
4. Mempermudah user dalam melakukan login, dan logout pada IP phone.
1.5 Metode Penelitian
Metodologi yang digunakan dalam penulisan skripsi ini terbagi menjadi beberapa tahap berikut:
1.5.1 Metode Pengumpulan Data
Wawancara
Penulis akan melakukan wawancara dengan pihak yang terkait dalam PT Revo Solusindo untuk mengetahui masalah, dan kebutuhan perusahaan, karyawan, dan pimpinan.
Penulis melakukan observasi untuk mengenali sistem yang sedang berjalan di perusahaan.
Studi Pustaka
Mempelajari konsep Cisco Connected Workplace, fitur, dan jenis perangkat serta teknik, dan metode yang digunakan dengan membaca buku-buku, jurnal ilmiah, artikel di internet, serta berbagai sumber lainnya.
1.5.2 Metode Pengembangan
Dalam pengembangan sistem, penulis menggunakan model prototype, dikarenakan lebih fleksibel untuk menangani permasalahan yang belum diprediksi.
Prototype dapat digunakan sebagai stand alone process model, metode ini lebih umum digunakan sebagai teknik yang dapat diimplementasikan dengan konsep dari beberapa process model. Terlepas dari cara penerapannya, prototype membantu software engineer dan customer untuk lebih mudah mengerti apa yang ingin dibangun ketika kebutuhan dari user belum jelas. (Pressman, 2010, pp.83)
Prototype memiliki empat kelompok fase, berikut merupakan kelompok dari fase prototype;
1. Communication
Pada fase ini customer dan software engineer bertemu dan mendefinisikan tujuan dari pembuatan software. Di tahap komunikasi, customer akan mengemukakan kebutuhan-kebutuhan yang telah diketahui.
2. Quick plan and Modeling Quick design
Pada fase ini dilakukan perancangan berdasarkan aspek software yang telah diketahui.
3. Construction of Prototype
Pada fase ini dilakukan pembuatan software dari rancangan-rancangan yang sebelumnya telah dibuat.
4. Deployment, Delivery & Feedback
Pada fase ini prototype diperkenalkan kepada customer dan dievaluasi. Feedback atau evaluasi yang diterima akan digunakan untuk mengembangkan kembali software tersebut.
1.6 Sistematika Penulisan BAB 1 : PENDAHULUAN
Pada bab ini menjelaskan mengenai latar belakang permasalahan yang menjadi dasar dalam pembuatan sistem Smart Workplace. Bab ini juga membahas mengenai ruang lingkup, tujuan, dan manfaat, metodologi penelitian serta sistematika penulisan.
BAB 2 : TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini menjelaskan mengenai teori-teori dasar yang akan digunakan dalam pembuatan, dan pengembangan sistem Smart Workplace.
BAB 3 : DESKRIPSI UMUM
Pada deskripsi umum dijelaskan latar belakang perusahaan, kondisi saat ini, dan identifikasi masalah yang dihadapi perusahaan. Selain itu solusi yang
diusulkan, ruang lingkup sistem, dan peran-peran yang terdapat dalam perusahaan juga dicantumkan di dalam bab ini.
BAB 4 : HASIL DAN PEMBAHASAN
Bab ini menjelaskan mengenai hasil penelitian dari studi lapangan yang telah dilakukan berdasarkan metode penelitian. Data-data tersebut berupa data survei, dan wawancara yang bertujuan untuk menjelaskan sistem Smart Workplace yang akan diimplementasikan. Dalam bab ini juga dijelaskan perancangan sistem (berupa Use Case, Activity Diagram, dan DFD), perancangan layar (storyboard), dan hasil implementasi sistem pada perusahaan, serta evaluasi dari penggunaan sistem tersebut.
BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi kesimpulan dari hasil implementasi sistem, dan pencapaian dari tujuan pada bab 1, serta saran-saran untuk mengembangkan sistem menjadi lebih baik.
