7 BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
Menurut Sutabri (2012:2) menyimpulkan bahwa:
terdapat dua kelompok pendekatan di dalam pendefinisian sistem, yaitu kelompok yang menekankan pada prosedur dan kelompok yang menekankan pada elemen atau komponennya. Pendekatan yang menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai suattu jaringan kerja prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponen mendefinisikan sistem sebagai kumpulan elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
A. Sistem
1 Pengertian Sistem
Munurut Sutabri (2012:6) bahwa “suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”. Dari pengertian di atas dapat kita ambil kesimpulan bahwa suatu sistem pada dasarnya adalah seperangkat unsur-unsur yang terdiri dari manusia, alat, dan prosedur serta konsep-konsep yang dihimpun menjadi satu untuk maksud dan tujuan bersama. Jadi suatu sistem mepunyai sasaran dan tujuan. sasaran dari sitem sangan menentukan sekali masukan yang dibutuhkan dan keluaran sistem yang akan dihasilkan oleh sistem itu sendiri.
2 Karakteristik Sistem
Menurut Sutabri (2012:13) sebuah sistem memiliki karakteristik atau sifat- sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut:
a. Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang bekerja sama membentuk satu kesatuan.
b. Batasan Sistem (Boundary)
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya.
c. Lingkungan Luar Sistem (Environtment)
Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut dengan lingkungan luar sistem.
d. Penghubung Sistem (Interface)
Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lain disebut dengan penghubung sistem atau interface.
e. Masukan Sistem (Input)
Energi yang dimasukan kedalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input).
Sebagai contoh, didalam suatu unit sistem komputer, “program” adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputer.
Sementara “data” adalah signal input yang akan diolah menjadi informasi.
f. Keluaran Sistem(Output)
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain.
Seperti contoh sistem informasi, keluaran yang dihasilkan adalah informasi, dimana informasi ini dapat digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang merupakan input bagi subsistem lainnya.
g. Pengolahan Sistem (Procces)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran. Sebagai contoh, sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibuutuhkan oleh pihak mananjemen.
h. Sasaran Sistem (Objective)
Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengennai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.
3 Informasi
Menurut Sutabri (2012.22) bahwa “informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan untuk proses pengambilan keputusan”. Sistem pengolahan informasi akan mengolah data menjadi informasi atau data dari bentuk tidak berguna menjadi berguna bagi yang menerimanya.
4 Nilai dan Kualitas Informasi
Menurut Sutabri (2012:30), nilai informasi didasarkan atas 10 (sepuluh) sifat, yaitu:
a. mudah diperoleh
sifat ini menunjukan kemudahan an kecepatan untuk memperoleh informasi
b. luas dan lengkap
sifat ini menunjukkankelengkapan informasi. Hal ini tidak hanya volumenya, akan tetapi mengenai keluaran informasinya.
c. Ketelitian
Sifat ini berhubungan dengan tingkat kebebasan dari kesalahan keluaran informasi.
d. Kecocokan
Sifat ini menunjukkan seberapa baik keluaran informasi dalam hubungannya dengan permintaan para pemakai.
e. ketetapan waktu
sifat ini berhubungan dengan waktu yang dilalui, yang lebih pendek dari siklus untuk mendapatkan informasi.
f. Kejelasan
Sifat ini menunjukkan tingkat kejelasan informasi. Informasi hendaknya terbebas dari istilah-istilah yang tidak jelas.
g. Keluwesan
Sifat ini berhubungan dengan apakah informasi tersebut dapat digunakan untuk membuat lebih dari satu keputusan.
h. dapat dibuktikan
Sifat ini menunjukan sejauh mana informasi itu dapat diiuji oleh beberapa pemakai hingga sampai didapatkan kesimpulan yang sama.
i. tidak ada prasangka
Sifat ini berhubungan dengan ada tidaknya keinginan untuk mengubah informasi tetrsebut guna utnuk mendapatkan kesimpulan yang telah diarahkan sebelumnya.
j. dapat diukur
Sifat ini menunjukkan hakikat informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi formal.
5 Kualitas Informasi
Menurut Sutabri (2012:33) kualitas dari suatu informasi tergantung dari 3 (tiga) hal, yaitu:
a. Akurat (accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak menyesatkan. Akurar juga berarti bahwa informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
b. Tepat waktu (timelines)
Informasi yang sampai kepada si penerima tidak boleh terlambat.
Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan.
c. Relevan (relevance)
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk setiap orang berbeda. Menyampaikan infomasi tentang penyebab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan tentunya
kurang relevan, akan lebih relevan bilaa ditunjukkan kepada ahli teknik perusahaan.
6 Sistem Informasi
Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information system).
7 Pengertian Sistem Informasi
Menurut sutabri (2012:38) sistem informasi adalah suuatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar tertentu.
8 Komponen Sistem Informasi
Menurut Sutabri (2012:39) sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block), yang terdiri dari:
a. Blok masukan (input block)
Blok masukan termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
b. Blok model (model block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang terimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
c. Blok keluaran (output block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang bberguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem
d. Blok teknologi (technology block)
Teknologi merupakan tool box dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membatu pengendalian sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 (tiga) bagian utama, yaitu teknisi (brainware), perangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardware).
e. Blok basis data (database block)
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lainnya, terssimpan diperangkat keras komputer danperangkat lunak dibuat untuk memanipulasinya.
f. Blok kendali (control block)
Beberapa pengendali perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkanbahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dicegah dan bila terlanjur terjadi maka kesalahan-kesalahan dengan cepat diatasi.
B. Basis Data
Menurut Pahlevi (2013:1) basis data adalah sekumpulan data yang saling berhubungan secara logis beserta deskripsinya, yang digunakan secara bersama- sama dan dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi di suatu tempat. Basis data merupakan salah satu komponen utama pendukung program aplikasi. Basis
data telah banyak digunakan oleh berbagai jenis aplikasi, mulai dari aplikasi sederhana, sampai dengan aplikasi kompleks seperti aplikasi persedian bahan baku.
1 Microsoft Office Access
Menurut Mangkulo (2010:1) Microsoft Access adalah salah satu program aplikasi database produksi dari Microsoft. Microsoft Access merupakan bagian dari aplikasi Microsoft Office. Microsoft Access sering digunakan pada pengembangan aplikasi database, khususnya aplikasi database berskala kecil.
2 Visual Basic
Menurut Madcoms (2008:2) “Visual Basic 6.0 merupakan bahasa pemrograman yang cukup populer dan mudah untuk di pelajari. Anda dapat membuat program dengan aplikasi GUI (Graphical User Interface) atau program yang memungkinkan pemakai komputer berkomunikasi dengan menggunakan modus grapik ataau gambar”
C. Metode Perancangan Perangkat Lunak
Metode yang digunakan pada pengembangan perangkat lunak ini menggunakan model waterfall (Rosa dan Shalahudin,2014:28) sering juga disebut model sekuensial linier (sequential linear) atau alur hidup klasik (classic life cycle). Model ini terbagi menjadi beberapa tahapan, yaitu:
tabel n Desaintabel n Pengkodeantabel n Pengujiantabel n Analisis
Sistem/ Rekayasa Informasi
Sumber: Rosa dan Shalahuddin (2014:29)
Gambar II.1 Model Waterfall
1. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak
Proses pengumpulan data dibutuhkan dilakukan secara intensif untuk menspesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami perangkat lunak seperti apa yang dibutuhkan oleh user. Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak pada tahapan itu perlu didokumentasikan.
2. Desain
Desain perangkat lunak adalah proses multi langkah yang fokus pada desain pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi antarmuka, dan prosedur ppengkodean.
Tahapan ini mentranslasi kebuutuhan perangkat lunak dari tahap analisi kebutuhan ke representasi desain agar dapat diimplementasikan menjadi program pada tahap selanjutnya. Desain perangkat lunak yang dihasilkan pada tahap ini juga perlu didokumentasikan.
3. Pembuatan Kode Program
Desain harus ditranslasikan ke dalam program perangkat lunak. Hasil dari tahapan ini adalaah program komputer sesuai dengan desain yaang telah dibuat pada taahaapaan desain.
4. Pengujian
Pengujian fokus pada perangkat lunak secara dari sei lojik daan fungsionaal dan memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir kesalahan (error) dan memastikan keluaran yang dihasilkan keluaran yang dihasilkan dengan yang diinginkan.
5. Pendukung (support) atau pemeliharaan (maintenance)
Tahaap pendukung atau pemeliharaan dapat mengulangi proses pengembangan mulai dari analisis spesifikasi untuk perubahan perangkat lunaak yaang sudah ada, tapi tidak untuk membuat perangkat lunak baru.
2.2. Teori Pendukung
A. DAD (Data Flow Diagram)
Menurut Kendall dan Kendall (2010:263) Data Flow Diagram atau diagram alir data menggambarkan pandangan sejauh mungkin mengenai masukan, proses, dan keluaran sistem. Bahwa “suatu teknik analisa data terstruktur disebut diagram alir data (DAD)”.
1 Simbol Diagram Alir Data
Adapun simbol-simbol DAD menurut Kendall dan Kendall (2010:40) Beberapa simbol yang digunakan dalam membuat DAD adalah:
a. Lingkungan Luar (external Entity)
Digambarkan dengan dua kotak rangkap dua. External entity dapat berupa orang, kelompok, departemen atau sistem yang bisa menerima informasi atau data-data awal.
b. Proses (Process)
Digambarkan dengan simbol bujue sangkar dengan sudut membulat, proses dimana beberapa tindakan atau sekelompok tindakan dijalankan.
c. Arus Data (Data Flow)
Digambarkan dengan tanda panah yang digunakan untuk menunjukkan bahwa informasi sedang melintas dari atau menuju suatu proses.
d. Simpanan Data (Data Store)
Digambarkan dengan simbol bujur sangkar dengan ujung terbuka (tertutup pada sisi sebelah kiri dan terbuka pada sisi sebelah kanan), yang menunjukkan suatu tempat penyimpanan data yang berupa suatu file di sistem komputer, arsip atau catatan manual, kotak tempat data pada meja, table acuan manual dan agenda.
2 ketentuan Diagram Alir Data
Ketentuan yang harus diperhatikan saat menggambar Diagram Alir Data (DAD) menurut Kendall dan Kendall (2010:272) yaitu:
a. Dalam diagram alir data aliran data tidak boleh terbelah menjadi dua atau lebih aliran data yang berbeda.
b. Dalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara external entity dengan external entity secara langsung.
c. Dalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara external entity dengan data store.
d. Dalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara data store dengan data store secara langsung.
e. Dalam diagram alir data setiap proses harus memiliki sedikitnya satu aliran data masuk dan satu aliran data keluar.
3 Langkah-langkah mengembangkan DAD
Menurut Kendall dan Kendall (2010:266) tahapan-tahapan dalam membuat diagram alir data dibagi menjadi 3 (tiga) tahap yaitu:
a. Menciptakan Diagram Konteks
Diagram konteks adalah tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data da n hanya memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan.
Sumber: Kendall dan Kendall(2010:)
Gambar II. 2 Diagram Konteks
b. Menggambar Diagram Nol (Level berikutnya)
Diagram nol adalah pengembangan diagram konteks dan bisa mencakup sampai sembilan proses.
Sumber: Kendall dan Kendall(2010:)
Gambar II. 3 Diagram Nol
c. Menciptakan Diagram Anak (Tingkat yang lebih mendetail)
Diagram anak menggambarkan arus data yang mendetail dalam suatu diagram aliran data.
Sumber: Kendall dan Kendall(2010:)
Gambar II. 4 Diagram Detail/ Anak
B. Kamus Data (Dictionary)
Menurut Kendall dan Kendall (2010:333) ”kamus data adalah suatu aplikasi khusus dari jenis kamus-kamus yang digunakan sebagai referensi kehidupan setiap hari”.
Secara garis besar kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada Diagram Alir Data. Arus data yang ada didalam Diagram Alir Data Usulan sifatnya global dan hanya dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatat.
1 Isi Kamus Data
Menurut Kendall dan Kendall (2010:337) “Aliran data biasanya merupakan komponen pertama yang harus ditetapkan, masukan dan keluaran sistem ditentukan dari wawancara, observasi terhadap pengguna, dan menganalisis dokumen-dokumen dan sistem-sistem yang ada lainnya”.
Dalam perancangan sebuah sistem, kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di DAD. Dikarenakan arus data bersifat global, maka keterangan lebih lanjut tentang struktur data dari suatu arus data diterangkan secara terinci dalam kamus data :
a. Nama Arus Data
Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di data flow diagram, maka nama arus data juga harus dicatat di kamus data sehingga dalam membaca diagram alir data memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu pada diagram alir data dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.
b. Alias
Alias atau nama lain dari data yang harus ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lainnya.
c. Bentuk Data
Diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari kesatuan luar suatu proses, data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen hasil cetakan.
Bentuk dari data yang mengalir dapat berupa : a) Dokumen dasar atau formulir
b) Dokumen hasil cetakan komputer c) Laporan tercetak
d) Tampilan layar monitor e)Variabel
f) Parameter g) Field d. Arus Data
Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu di catat di kamus data agar memudahkan mencari arus data pada diagram alir.
e. Struktur Data
Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari elemen-elemen data.
f. Volume
Volume yang dicatat adalah tentang volume rata-rata yang menunjukan banyaknya data yang mengalir dalam suatu periode tertentu, dan volume puncak yang menunjukan volume terbanyak. Volume ini digunakan untuk mengidentifikasikan besarnya simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan jumlah input, alat proses dan alat output.
g. Periode
Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data. Periode perlu dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasi kapan input data dapat dimasukkan, kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan harus dihasilkan.
h. Penjelasan
Untuk memperjelas lagi tentang makna dan arus data yang dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan- keterangan tentang arus data tersebut.
2 Notasi Kamus Data
Notasi dalam kamus data ada dua macam yaitu : a. Notasi Tipe Data
Notasi tipe data ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output struktur data.
Tabel II.1 Notasi Tipe Data
NOTASI KETERANGAN
X Setiap Karakter
9 Angka Numerik
A Karakter Alphabet
Z Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong . Titik, sebagai pemisah ribuan
, Koma, sebagai pemisah pecahan - Hypen, sebagai tanda penghubung / Slash, sebagai tanda pembagi Sumber : Kendall dan Kendall (2010:367 ) b. Notasi Struktur Data
Notasi struktur data digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data.
Dimana notasi yang umum digunakan adalah Tabel II.2 Notasi Struktur Data
Notasi Arti
= Terdiridari
+ Dan
( ) Menunjukansuatuelemen yang bersifatpilihan { } Menunjukanelemen-elemenrepitif
[ ] Menunjukansalahsatudariduasituasitertentu
@ Field key
Sumber : Kendall dan Kendall (2010:338)
C. Pengertian ERD
Menurut Yasin (2012:276) “Entity Relationsip Diagram (ERD) adalah suatu rancangan atau bentuk hubungan suatu kegiatan di dalam sistem yang berkaitan langsung dan mempunyai fungsi di dalam proses tersebut.
ERD adalah suatu pemodelan dari basis data relasional yang di dasarkan atas persepsi di dalam dunia nyata, dunia ini senantiasa terdiri dari sekumpulan objek yang saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya. Suatu objek disebut entity dan hubungan yang dimilikinya disebut relationship.”
1 Simbol ERD
Menurut Yasin (2012:276) ERD untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk menggambarkan digunakan beberapa notasi dan simbol. Pada dasarnya ada tiga simbol digunakan, yaitu:
a. Entity
Entity merupakan objek yang mewakili suatu yang nyata dan dapat dibedakan dari suatu yang lain. Simbol entity ini biasanya digambarkan dengan persegi panjang.
b. Atribut
Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut yang berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut. Isi dari atribut mempunyai suatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain. Gambar atribut diwakili oleh simbol elips.
c. Hubungan / Relasi
Relasi didefinisikan sebagai hubungan yang terjadi antar entity.
Representasi diagram relasi adalah sebuah garis lurus yang menghubungkan dua buah entity. Jenis-jenis hubungan yang biasa terjadi antar satu entity dengan entity lain dalam sebuah basis data, meliputi :
1) One to One / satu ke satu ( 1 : 1 )
Hubungan relasi satu ke satu yaitu setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B.
1 1
Sumber: Yasin (2012:277)
Gambar II. 5 Relasi One to One 2) One to Many/Satu ke Banyak ( 1 : * )
Setiap entitas pada hubungan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi setiap entitas pada entitas B dapat berhubungan dengan satu entitas pada himpunan entitas A.
1 *
Sumber: Yasin (2012:278)
Gambar II. 6 Relasi One to Many 3) Many to Many/Banyak ke Banyak ( * : * )
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B.
* *
Sumber: Yasin (2012:278)
Gambar II. 7 Relasi Many to Many
Mahasiswa Kartu Mahasiswa
Konsumen Motor
Mahasiswa Mata Kuliah
D. Logical Record Structure (LRS)
Menurut Andriansyah (2016:53) “LRS merupakan transformasi dari penggambaran ERD dalam bentuk yang lebih mudah untuk dipahami.
Penggambaran LRS hampir sama dengan penggambaran normalisasi file, hanya saja tidak digambarkan simbol arsiterix (*) sebagai simbol primary key (kunci utama) atau foreign key (kunci tamu)”
E. Relational Keys
Menurut Pahlevi (2013:5) terdapat lima relational keys, yaitu:
a. Superkey
Superkey adalah satu atau sekelompok kolom yang nilainya secara unik membedakan tuple-tuple pada suatu tabel.
b. Candidate Key
Candidate key (Minimal superkey) adalah dimana superkey dimana tidak ada satupun himpunan bagian dari superkey tersebut dapat menjadi superkey lagi.
c. Primary Key
Primary key adalah (satu) dari candidate key yang dipilih untuk membedakan tuple-tuple secara unik pada tabel.
d. Alternate Key
Alternate key adalah candidate yang tidak dijadikan primary key.
e. Foreign Key
Foreign key adalah satu atau sekelompok kolom yang nilainya saa atau terkait dengan candidate key pada tabel lain atau padaa tabel yang sama
F. Pengkodean
Menurut Jogiyanto (2014:384), “Kode digunakan untuk tujuan mengklasifikasikan data, memasukan data ke dalam komputer untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya”.
1. Cara pembuatan stuktur kode
Dalam pembuatan struktur kode ada petunjuk yang perlu diperhatikan, yaitu:
a. Harus mudah diingat
Agar mudah diingat, maka dilakukan dengan cara menghubungkan kode tersebut dengan obyek yang diwakili dengan kodenya.
Kode yang terlalu panjang sebaiknya dipecah menjadi bagian-bagian yang lebih pendek.
b. Harus unik
Kode harus unik untuk masing-masing item yang diwakili. Unik berarti tidak ada kode yang kembar.
c. Harus fleksibel
Kode harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan atau penambahan item baru dapat diwakili oleh kode.
d. Harus efisien
Kode harus sependek mungkin, agar mudah diingat juga akan efisien bila direkam disimpan di luar komputer.
e. Harus konsisten
Kode harus distandarisasi oleh semua tingkatan dan departemen dalam organisasi. Kode yang tidak standar akan mengakibatkan kebingungan
dalam pengertian dan dapat cenderung terjadi kesalahan pemakai bagi yang menggunakan kode tersebut.
f. Harus distandardisasi
Kode harus distandardisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam organisasi. Kode yang tidak standar akan mengakibatkan kebingungan, salah pengertian dan dapat cenderung terjadi kesalahan pemakaian bagi yang menggunakan kode tersebut.
g. Spasi dihindari
Spasi dalam kode sebaiknya dihindari, karena dapat menyebabkan kesalahan di dalam menggunakannya.
h. Hindari karakter yang mirip
Karakter-karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapan sebaiknya tidak digunakan dalam kode.
i. Panjang kode harus sama
Masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama.
Misalnya panjang dari kode adalah 6 digit, maka kode 6001F sebaiknya ditulis 06001F.
2. Tipe Kode
Menurut Jogiyanto (2014:386) ada beberapa macam tipe dari kode yang dapaat digunakan dalam sistem informasi, diantaranya adalah:
a. Kode Mnemonik (Mnemonic Code)
Kode mnemonik dapat digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat.
Kode mnemonik dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item yang akan diwakili dengan kode ini. Misalnya kode”P”
untuk mewakili Pria dan kode “W” untuk mewaili wanita. Umumnya kode mnemonik menggunakan huruf. Akan tetapi dapat juga menggunakan gabungan huruf dan angka.\
b. Kode Urut (Sequential Code)
Kode urut (sequential code) disebuut juga kode seri (serial code) merupakan kode yang nilainya urut antara satu kode dengan kode berikutny, contoh:
001 Kas
002 Piutang Dagang
003 Persedian Produk Selesai c. Kode Blok (Block Code)
Kode blok (block code) mengklasifikasikan item kedalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang diharapkan.
d. Kode Group (Group Code)
Kode grup (group code) merupakan kode yang berdasarkan field-field dan tiap field kode mempunyai arti. Contoh ISBN (International Standard Book Number) yang terdiri dari 10 digit terbagi dalam 4 field. ISBN merupakan kode group yang masing-masing field mempunyai arti tertentu.
e. Kode Desimal (Decimal Code)
Kode desimal (decimal code) mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka desimal dimulai dari angka 0 sampai dengan angka 9 atau dari 00 sampai dengan 99 tergantung dari banyaknya kelompok.
G. Hierarchy Plus Input-Process-Output (HIPO)
Menurut Jogiyanto (2014:787) HIPO (Hierarchy plus Input-Process-Output) merupakan metodologi yang dikembangkan dan didukung oleh IBM. HIPO sebenarnya adalah alat dokumentasi program. HIPO berbasis pada fungsi, yaitu tiap-tiap modul di dalam sistem digambarkan oleh fungsi utamanya.
A. Diagram Dalam Paket HIPO
Menurut Jogiyanto (2014:788) fungsi-fungsi dari sistem digambarkan oleh HIPO dalam tiga tingkatan.HIPO menggunakan tiga macam diagram untuk masing-masing tingkatannya, yaitu sebagai berikut:
1 Visual Tabel Of Contents (VTOC)
Diagram ini menggambarkan hubungan dari fungsi-fungsi di sistem secara berjenjang.
Sumber: Jogiyanto (2014:788)
Gambar II. 8 Visual Tabel of Contents
Gambar II. 10 Menunjukkan terdapat tujuah buah fungsi didalam sistem.
Fungsi dengan nomor 1.0, 2.0, dan 3.0 merupakan tingkatan yang tertinggi.
Fungsi 2.1 dan 2.2 merupakan fungsi dibawah fungsi 2.0 dan fungsi 2.2.1 dan 2.2.2 merupakan fungsi dibawh fungsi 2.2.
2 Overview diagrams.
Overview diagrams menunjukkan secara garis besar hubungan dari input, process dan output. Bagian input menunjukkan item-item data yang akan digunakan oleh bagian proses. Bagian proses berisi sejumlah langkah-langkah yang menggambarkan kerja dari fungsi. Bagian output berisi dengan item- item data yang dihasilkan atau dimodifikasi oleh langkah-langkah proses.
3 Detail diagrams.
Detail diagrams merupakan diagram tingkatan yang paling rendah di diagram HIPO. Diagram ini berisi dengan elemen-elemen dasar dari paket yang menggambarkan secara rinci kerja dari fungsi.
