i
PROSEDUR PENDISTRIBUSIAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM) KE SPBU PADA PT.PERTAMINA (PERSERO) TERMINAL BBM
PONTIANAK
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli Madya( A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi
Disusun Oleh : Desrira Ratih Heraldin
D1516023
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA 2019
ii
iii
iv
v MOTTO
“Janganlah hendaknya kamu kuatir tentang apapun juga, tetapi nyatakanlah dalam segala hal keinginanmu kepada Allah dalam doa dan permohonan dengan ucapan
syukur”
(Filipi 4:6-7)
“Apa saja yang kamu kerjakan, kerjakanlah dengan sepenuh hati, seperti untuk Tuhan dan bukan untuk manusia”
(Kolose 3:23)
“Kehidupanmu adalah buah dari tindakan yang kamu lakukan. Tidak ada yang bisa disalahkan selain dirimu sendiri”
(Joseph Campbell)
“Setiap orang pasti mempunyai mimpi, begitu juga saya, namun bagi saya yang paling penting adalah bukan seberapa besar mimpi yang kamu punya, tapi adalah
seberapa besar usaha kamu untuk mewujudkan mimpi itu”
(Nazril Irham)
vi
KATA PENGANTAR
Segala puji, hormat, dan syukur kepada Tuhan Yesus Kristus yang telaah memberikan anugerah – Nya kepada penulis, sehingga tugas dengan judul
“Prosedur Pendistribusian Bahan Bakar Minyak (BBM) ke SPBU pada PT.
Pertamina (Persero) Terminal BBM Pontianak” dapat terselesaikan.
Penulisan tugas akhir ini disusun dan digunakan sebagai persyaratan guna memperoleh gelar Ahli Madya Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret.
Penulis menyadari bahwa terselesainya Tugas akhir ini tidak terlepas dari bimbingan, arahan, bantuan, serta dukungan dari berbagai pihak. Oleh karena itu pada kesempatan ini perkenankanlah penulis menyampai rasa terimakasih kepada :
1. Bapak Drs.Sakur. S.U , selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir yang telah memberikan bimbingan dan arahan selama penyusunan Tugas Akhir ini.
2. Ibu Endang K Maharani, S.Sos,M.Si , selaku Penguji yang telah bersedia meluangkan waktunya untuk menguji dan memberikan arahan dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.
3. Bapak Drs.Ali, Msi, selaku Ketua Program Diploma III Manajemen Administrasi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni , M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
5. Bapak & Ibu dosen Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik yang telah memberikan ilmu kepada penulis selama mengikuti perkuliahaan di Universitas Sebelas Maret Surakarta.
6. Bapak Fauzi Gusti selaku Operation Head PT. Pertamina (Persero) TBBM Pontianak
7. Bapak Henra Perdana selaku Supervisor Sales Service PT. Pertamina (Persero) TBBM Pontianak yang telah membimbing, dan mengarahkan penulis selama melakukan kegiatan magang.
vii
8. Bapak Fahrul, Bapak Suandi, Pita Anggraini, Zain, Abidin, dan seluruh staff PT. Pertamina (Persero) TBBM Pontianak terimakasih atas segala bimbingan, saran, dan bantuan selama saya melaksanakan kegiatan magang.
9. Kedua Orang Tua saya, terimakasih untuk doa, kasih, dukungan, dan semangat yang tidak pernah berhenti mengalir.
10. Kakak dan Adik saya, terimakasih selalu memberikan dukungan, semangat, perhatian, serta doa kepada saya.
11. Sahabat sahabat saya Heni Rismauli Siahaan, Lutfita Rizky Khotijah, Juwita Maharani, Nina Angraini dan sahabat - sahabat saya yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu terimakasih telah memberi kasih dalam hidup saya serta memberikan semangat dan dukungan kepada saya sehingga tugas akhir ini dapat terselesaikan dengan lancar.
12. Teman – teman mahasiswa DIII Manajemen Administrasi A angkatan 2016 13. Serta pihak – pihak lain yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah
membantu dan memberikan semangat selama ini.
Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan penulisan Tugas Akhir ini masih terdapat kekurangan baik dari materi pembahasan dan tata bahasanya. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun untuk kesempurnaan Tugas Akhir dan pengetahuan bagi penulis dan pembaca. Saya berharap semoga laporan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi pembaca.
Surakarta,
Penulis
viii DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
PERSETUJUAN ... ii
PENGESAHAN ... iii
PERNYATAAN ... iv
MOTTO ... v
PERSEMBAHAN ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xiii
DAFTAR BAGAN ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xv
ABSTRAK ... xvi
BAB I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah ... 3
C. Tujuan Pengamatan ... 3
D. Manfaat Pengamatan ... 4
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN A. Tinjauan Pustaka ... 5
1. Pengertian Prosedur ... 5
2. Pengertian Standard Operasional Prosedur ... 7
3. Manfaat Prosedur ... 10
4. Pengertian Distribusi ... 11
5. Fungsi Saluran Distribusi ... 12
6. Macam –Macam Saluran Distribusi ... 12
7. Pengertian Persediaan ... 14
ix
8. Pengertian Delivery Order ... 16
B. Metode Pengamatan 1. Lokasi Pengamatan ... 15
2. Jenis Pengamatan ... 16
3. Teknik Pengumpulan Data ... 17
BAB III. DESKRIPSI PERUSAHAAN A. Sejarah dan Perkembangan Pertamina ... 19
B. Visi, Misi, dan Logo Perusahaan ... 20
C. Sejarah Singkat Perusahaan... 21
D. Tugas Pokok dan Fungsi Perusahaan ... 22
E. Struktur Organisasi Perusahaan ... 23
F. Fasilitas Perusahaan ... 32
BAB IV. PEMBAHASAN A. Prosedur Pendistribusian BBM ke SPBU ... 35
B. Hambatan Pendistribusian BBM ke SPBU ... 49
BAB V. PENUTUP 1. Kesimpulan... 50
2. Saran ... 51
DAFTAR PUSTAKA ... 52
LAMPIRAN – LAMPIRAN ... 53
x
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Lembaga Penyalur BBM ... 22
Tabel 3.2 Fasilitas Perusahaan ... 32
Tabel 3.3 Fasilitas Tangki Timbun Perusahaan ... 32
Tabel 3.4 Fasilitas Dermaga ... 33
Tabel 3.5 Fasilitas Mobil Tangki ... 33
Tabel 3.6 Fasilitas Filling Point ... 34
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Logo PT. Pertamina (Persero) ... 20
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan ... 24
Gambar 4.1. Bukti Setoran Pembayaran ... 37
Gambar 4.2 Manajemen Stok SPBU ... 39
Gambar 4.3 No SO dan No DO ... 40
Gambar 4.4 Rencana Penyaluran BBM ... 42
Gambar 4.5 SIOD (Sistem Informasi Operaso Distribusi) ... 44
Gambar 4.6 Surat Loading Intruction ... 45
Gambar 4.7 Surat Pengantar Pengiriman ... 48
xii
DAFTAR BAGAN
Bagan 4.1 Prosedur Pendistribusian BBM ke SPBU ... 20
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 : Surat Tugas
Lampiran 2 : Surat Penerimaan Magang
Lampiran 3 : Surat Keterangan Selesai Magang Lampiran 4 : Form Penilaian Magang
Lampiran 5 : Form Monitoring Magang
Lampiran 6 : Contoh Bukti Setoran Pembayaran Lampiran 7 : Contoh OSDS Customer Payment Lampiran 8 : Contoh Manajemen Stok SPBU Lampiran 9 : Contoh OSDS No SO dan No DO Lampiran 10 : Contoh Rencana Penyaluran BBM
Lampiran 11 : Contoh Sitem Informasi Operasi Distribusi Lampiran 12 : Surat Loading Intruction
Lampiran 13 : Surat Pengantar Pengiriman Lampiran 14 : Data SPBU TBBM Pontianak Lampiran 15 : Gambar Anjungan Validasi Mandiri Lampiran 16 : Gambar Pengisian BBM ke Mobil Tangki Lampiran 17 : Gambar Pintu Keluar (Gate Out)
Lampiran 18 : Gambar Pemeriksaan dan Penyegelan BBM Lampiran 19 : Gambar Tangki Timbun TBBM Pontianak
xiv ABSTRAK
Desrira Ratih Heraldin, D1516023. PROSEDUR PENDISTRIBUSIAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM) KE SPBU PADA PT PERTAMINA (PERSERO) TERMINAL BBM PONTIANAK, Tugas Akhir, Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial Dan Politik, Universitas Sebelas Maret, 2019
Pengamatan ini bertujuan untuk mengetahui prosedur pendistribusian bbm ke SPBU di PT. Pertamina (persero) Terminal BBM Pontianak. Metode yang digunakan dalam pengamatan ini adalah metode pengamatan deskriptif kualitatif dimana data yang dikumpulkan menggunakan teknik pengumpulan data melalui wawancara, observasi, mengkaji dokumen, dan perekeman. Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan, selanjutnya data di analisis menggunakan analisis deskriptif, yaitu data yang menggambarkan secara rinci tentang objek pengamatan menurut kondisi aslinya.
Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan, bahwa Prosedur pendistribusian BBM ke SPBU di PT. Pertamina (persero) Terminal BBM Pontianak dimulai dari tahap konsumen melakukan pembayaran terlebih dahulu pada bank yang telah ditentukan oleh Pertamina, selanjutnya customer melakukan pemesanan dan pelaporan stok BBM melalui SMS kepada Pertamina, setelah itu pihak pertamina akan membuat rencana penyaluran untuk SPBU, kemudian pihak transportir akan menentukan armada mobil tangki yang akan mengangkut BBM tersebut dan pihak transporter akan menginput data penyaluran tersebut kedalam sistem SIOD (Sistem Informasi Operasi Distribusi, selanjutnya pihak transportir akan menerbitkan Surat Loading Intruction (LI) untuk awak mobil tangki (AMT).
Setelah Surat Loading Intruction terbit, mobil tangki diberi intruksi untuk memasuki area pengisian, kemudian mobil tangki akan melakukan pengisian BBM sesuai dengan data yang terdapat pada Surat Loading Intruction, setelah selesai melakukan pengisian bbm, mobil tangki keluar dari area pengisian BBM menuju pintu keluar yang nantinya akan dilakukan pemeriksaan produk oleh petugas Quality dan Quantity dan juga akan diterbitkan surat pengantar pengiriman untuk mobil tangki tersebut, prosedur yang terakhir yaitu BBM diantar dan diterima oleh SPBU. Dalam melakukan pendistribusian bbm ke spbu, seringkali mengalami hambatan, hambatan yang dihadapi PT. Pertamina (Persero) Terminal BBM Pontianak yaitu sulitnya akses jalan menuju SPBU yang terletak di daerah plosok.
Kata Kunci: Prosedur, Pendistribusian BBM ke SPBU
