4. PERANCANGAN IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU

(1)

4.1. Tahap Persiapan

Tahap persiapan adalah tahap pengenalan perusahaan akan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 dan pembentukan tim ISO untuk melakukan perancangan implementasi ISO 9001:2000. Dalam tahap ini tim ISO mulai melakukan peninjauan terhadap sistem perusahaan untuk mengetahui kesesuaian antara proses yang ada dalam perusahaan dan persyaratan ISO 9001:2000. Selain itu juga ditetapkan komitmen dari top management untuk ikut terlibat dan mendukung setiap hal yang berkaitan dengan perancangan implementasi dan sistem manajemen mutu.

Pengenalan ISO 9001:2000 kepada perusahaan dilakukan dengan mengadakan rapat pada tanggal 14 Maret 2006 yang dihadiri oleh semua kepala departemen yang ada di dalam P.T. X. Dalam rapat ini diperkenalkan mengenai ISO 9001:2000 dan dilakukan pembahasan terhadap klausul-klausul yang tertuang di dalamnya. Setelah itu top management dibantu oleh tim ISO menetapkan hal- hal sebagai berikut, sebagai persiapan awal perancangan implementasi dan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000:

4.1.1. Penetapan Pernyataan Visi, Misi, dan Kebijakan Mutu

Pernyataan mengenai visi, misi, dan kebijakan mutu perusahaan merupakan komitmen dari top management untuk memenuhi persyaratan sistem manajemen mutu, peningkatan terus menerus, dan membangun perilaku manajemen yang konsisten dalam menerapkan prosedur-prosedur kerja yang ada.

Dari hasil rapat diperoleh visi, misi, dan kebijakan mutu. Adapun visi P.T. X adalah sebagai berikut:

• Menjadi distributor plastik dengan pangsa pasar sebesar 40 % di Indonesia.

(2)

Misi P.T. X:

• Kepuasan Pelanggan

1. Mengirim produk sesuai dengan order dari pelanggan.

2. Menjamin mutu produk yang akan dikirim kepada pelanggan.

3. Ketepatan waktu dalam pengiriman produk.

• Ketepatan waktu pembayaran

Waktu pembayaran harus sesuai dengan perjanjian, baik secara cash atau kredit (7 hari, 2 minggu, dan 1 bulan).

• Motivasi karyawan

1. Menentukan tujuan yang berkaitan dengan mutu.

2. Tim kerja.

Kebijakan mutu P.T. X:

• P.T. X berusaha memenuhi kepuasan pelanggan dengan mempertahankan ketepatan waktu pengiriman dalam mendistribusikan produk plastik ke semua pelanggan.

• P.T. X memberikan pelayanan yang sama dan produk dengan mutu yang terbaik kepada semua pasar yang memiliki aspek yang berbeda-beda.

• P.T. X memberikan kesempatan kepada semua orang yang mempunyai keinginan untuk belajar dan memiliki kontribusi pada perusahaan.

• P.T. X memastikan pelaksanaan dan pengembangan sistem manajemen mutu.

4.1.2. Penunjukkan Perwakilan Manajemen

Perwakilan manajemen berfungsi sebagai koordinator untuk mengembangkan program sistem manajemen mutu. Perwakilan manajemen mengkoordinasikan pertemuan-pertemuan manajemen yang harus dihadiri oleh semua kepala departemen yang merupakan anggota tim ISO. Kemudian semua kepala departemen tersebut memberikan pengarahan kepada semua bawahannya tentang ISO 9001:2000. Perwakilan manajemen ini bertanggung jawab kepada top management untuk menjamin kesesuaian dari sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 yang diterapkan oleh perusahaan terhadap persyaratan-persyaratan yang ada. Tanggung jawab dan wewenang dari perwakilan manajemen adalah sebagai berikut:

(3)

• Memastikan proses yang dibutuhkan untuk sistem manajemen mutu dibuat, diterapkan, dan dipelihara.

• Memastikan promosi kepedulian akan persyaratan customer kepada semua bagian di dalam perusahaan.

• Melaporkan kepada manajemen puncak tentang kinerja sistem manajemen mutu dan kebutuhan apa pun untuk peningkatannya.

• Menjalin hubungan dengan pihak luar dalam masalah yang berkaitan dengan sistem manajemen mutu.

4.1.3. Identifikasi Tujuan Mutu Perusahaan

Identifikasi tujuan mutu perusahaan perlu dilakukan untuk mengarahkan tujuan yang jelas bagi perusahaan dan peningkatan terus menerus dalam memenuhi persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Berikut ini adalah tujuan mutu perusahaan:

• Pengajuan untuk pemesanan barang ke pabrik atau supplier harus dilakukan pada hari konsumen memesan barang tersebut atau maksimal 1 hari setelahnya.

• Barang yang dipesan dari pabrik atau supplier harus tiba maksimal 1 hari sebelum pengiriman ke konsumen.

• Keterlambatan pengiriman maksimal satu hari.

• Jenis dan jumlah barang yang dikirim harus sesuai dengan order konsumen dan tanpa selisih.

• Melakukan pemilihan dan evaluasi terhadap supplier sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan konsumen.

• Mengurangi jumlah kecacatan barang yang dikirim ke konsumen sebesar 1 % setiap tahunnya.

• Waktu pembayaran piutang konsumen harus sesuai dengan perjanjian, baik secara cash atau kredit (7 hari, 2 minggu, dan 1 bulan).

• Meminimalkan keluhan dari pelanggan hingga 0 % keluhan.

• Memberikan pelatihan kepada karyawan jika dibutuhkan.

• Mencapai target peningkatan penjualan produk sebesar 30 % sampai akhir tahun 2006.

(4)

4.1.4. Identifikasi Struktur Organisasi dan Company Business Model

Mengidentifikasi struktur organisasi dan company business model perusahaan dilakukan dengan melakukan pengamatan dan interview secara langsung mengenai kondisi perusahaan kepada setiap departemen yang ada di P.T.

X. Struktur organisasi dan company business model berguna agar setiap employee mengetahui hubungan kerja pada setiap bagian dalam perusahaan. Berikut ini adalah struktur organisasi dan company business model di P.T. X:

(5)

Gambar 4.1. Struktur Organisasi P.T. X

(6)

Gambar 4.2. Company Business Model P.T. X

(7)

Gambar 4.2 diatas merupakan company business model P.T. X. Berikut ini adalah penjelasan dari gambar tersebut:

1. Bagian marketing menawarkan barang ke customer untuk mendapatkan order. Selain itu order juga didapatkan ketika customer melakukan pemesanan barang kepada bagian marketing dan pesanan tersebut kemudian dicatat dalam nota order. Apabila barang tidak sesuai atau cacat maka customer melakukan komplain kepada marketing. Bagian marketing juga memberikan informasi mengenai produk ke customer.

2. Bagian marketing melaporkan komplain customer ke CRM untuk ditangani dan kemudian CRM akan memberikan form keluhan pelanggan ke marketing untuk ditindaklanjuti, dimana tindak lanjut tersebut mencakup barang-barang yang berasal dari factory.

3. CRM memberikan form keluhan pelanggan ke bagian purchasing untuk ditindaklanjuti, dimana tindak lanjut tersebut mencakup barang-barang yang berasal dari supplier.

4. CRM menghubungi customer untuk menyelesaikan komplain.

5. Bagian marketing menerima laporan dari customer mengenai barang yang akan diretur. Barang-barang retur ini kemudian ditangani oleh bagian return.

Bagian marketing melakukan konfirmasi ke factory untuk mengembalikan produk yang cacat dan setelah itu memberitahu bagian return, Bagian return membuat form pengembalian barang retur. Bagian return memberikan laporan retur ke bagian marketing.

6. Bagian marketing menerima form daftar barang dari bagian logistic. Bagian marketing memberikan informasi order pelanggan ke bagian logistic untuk dilakukan pengecekan inventory di gudang. Jika barang di gudang tidak mencukupi maka marketing melakukan pemesanan produk ke factory.

7. Bagian logistic memberikan informasi kekurangan stok barang yang tidak diproduksi oleh factory dan barang-barang yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional kepada bagian purchasing.

8. Bagian purchasing melakukan pemesanan barang ke supplier sesuai dengan permintaan dari bagian logistic.

(8)

9. Bagian marketing dan logistic melakukan penerimaan barang yang dikirim oleh factory. Marketing mencocokkan dengan nota order produksi dengan surat jalan dari factory. Sedangkan logistic menghitung barang yang diterima dan melakukan inspeksi.

10. Bagian purchasing dan logistic melakukan penerimaan barang yang dikirim oleh supplier. Purchasing mencocokkan dengan purchase order dengan surat jalan dari supplier. Sedangkan logistic menghitung barang yang diterima dan melakukan inspeksi.

11. Bagian logistic melakukan penyimpanan dan penataan barang di gudang.

12. Bagian purchasing memberikan form penerimaan barang ke cashier yang akan digunakan untuk melakukan pembayaran ke supplier.

13. Bagian purchasing memberitahukan supplier mengenai barang retur.

Pengembalian barang retur kemudian ditangani oleh bagian return. Bagian return membuat form pengembalian barang retur. Bagian return memberikan laporan retur ke bagian purchasing.

14. Jika barang di gudang cukup untuk melakukan pengiriman maka bagian marketing memberikan nota order kepada bagian sales administration untuk dibuat surat jalan dan invoice.

15. Bagian sales Administration memberikan surat jalan dan invoice kepada bagian logistic untuk persiapan pengiriman.

16. Bagian logistic mengeluarkan barang dari gudang sesuai dengan surat jalan dan memberikan informasi pengiriman kepada bagian transportation.

17. Bagian transportation menentukan kendaraan yang akan digunakan untuk pengiriman dan memberikan informasi pengiriman kepada driver. Setelah itu driver akan mempersiapkan kendaraan untuk pengiriman barang ke customer.

18. Bagian sales administration memberikan surat jalan dan invoice ke bagian account receivable, yang kemudian akan digunakan untuk melakukan penagihan ke customer. Jika piutang customer telah lunas dibayar maka bagian account receivable akan memberikan DPP ke bagian sales administration.

(9)

19. Bagian account receivable menyiapkan dan memberikan faktur-faktur yang diperlukan untuk melakukan penagihan kepada collector untuk melakukan penagihan ke ke customer.

20. Collector melakukan pengecekan faktur ke bagian finance and accounting sebelum melakukan penagihan ke customer.

21. Collector melakukan penagihan dan melaporkan hasil penagihan piutang ke account receivable untuk dicatat dalam pelunasan. Sebelumnya collector mengambil rangkapan DPP yang ditinggalkan di bagian finance and accounting sebelum melakukan penagihan ke customer.

22. Collector melaporkan pembayaran piutang dan menyerahkan uang pembayaran kepada cashier.

23. Customer melakukan pembayaran ke cashier atas barang yang telah dibeli.

24. Cashier memberikan laporan pemasukan dan pengeluaran perusahaan ke bagian finance and accounting.

25. Bagian finance and accounting menerima laporan dari sales administration dan cashier dan kemudian membuat pembukuan untuk setiap pengeluaran dan pemasukan perusahaan.

26. Bagian finance and accounting melakukan audit uang tunai bersama-sama dengan cashier.

27. Bagian finance and accounting memberikan laporan penjualan dan pembelian kepada bagian legal.

28. Bagian legal melakukan pelaporan pajak setiap tahun sekali dan menangani semua hal yang berhubungan dengan government.

29. Bagian finance and accounting, sales administration, dan account receivable memberikan laporan yang diperlukan kepada bagian internal audit untuk dilakukan audit piutang pelanggan.

30. Bagian logistic, purchasing, dan sales administration memberikan laporan yang diperlukan kepada bagian internal audit untuk dilakukan audit mutasi barang di gudang.

31. Bagian marketing mengontrol penjualan dan pemasaran untuk branch office (cabang perusahaan yang berada di Malang).

(10)

32. Branch office melakukan penjualan dan pemasaran produk kepada customer di Malang.

33. HRD menangani semua hal yang berhubungan dengan karyawan perusahaan.

34. Semua departemen yang ada dalam P.T. X menentukan kepuasan pelanggan (customer satisfaction) terhadap P.T. X.

4.1.5. Identifikasi Function Business Model 4.1.5.1. Bisnis Proses Fungsi Marketing

Gambar 4.3. Bisnis Proses Fungsi Marketing

Bagian marketing mencari order dari customer dengan melakukan negosiasi harga, jenis, jumlah, dan waktu pengiriman barang, serta melakukan berbagai promosi. Kemudian menerima order dari customer berupa purchase order sebagai kontrak penjualan. Jika order dari customer merupakan barang yang berasal dari factory maka bagian marketing melakukan pemesanan barang ke factory dengan membuat nota order produksi yang akan diterima oleh factory sebagai purchase order. Dan jika oder dari customer bukan barang yang berasal dari factory maka bagian marketing melakukan pemberitahuan ke bagian logistic untuk membuat permohonan pembelian ke purchasing. Setelah itu bagian logistic

(11)

menerima dan mengecek barang dari factory kemudian bagian marketing membuat form penerimaan barang jika surat jalan dari factory telah sesuai dengan nota order produksi. Namun jika barang tidak sesuai dengan nota order produksi maka akan dilakukan pengembalian barang yang tidak sesuai tersebut dan bagian marketing membuat form pengembalian barang ke factory.

Bagian marketing membuat nota order dan diberikan kepada bagian sales administration untuk dibuatkan surat jalan dan invoice sebagai persiapan pengiriman ke customer. Bagian marketing membuat jurnal penjualan sebagai laporan penjualan perusahaan. Selain itu bagian marketing juga menerima keluhan dan masukan pelanggan dari customer dan memberitahukan keluhan tersebut kepada customer relationship management untuk ditangani. Setelah melakukan identifikasi terhadap keluhan pelanggan, CRM kemudian memberikan form keluhan pelanggan ke bagian marketing untuk ditindaklanjuti. Setelah itu bagian marketing memberikan laporan ke CRM. Bagian marketing mengontrol juga penjualan dan pemasaran untuk branch office. HRD menangani semua hal yang berkaitan dengan employee.

4.1.5.2. Bisnis Proses Fungsi Customer Relationship Management

Gambar 4.4. Bisnis Proses Fungsi Customer Relationship Management

(12)

Customer relationship management (CRM) menerima laporan keluhan customer dari bagian marketing. Kemudian CRM menangani keluhan dari customer dan memberikan form keluhan pelanggan ke bagian marketing dan purchasing untuk ditindaklanjuti. Setelah itu bagian marketing dan purchasing memberikan laporan ke CRM. Bagian CRM kemudian menghubungi customer baik melalui telepon atau kunjungan langsung ke customer untuk menyelesaikan keluhan yang ada. HRD menangani semua hal yang berkaitan dengan employee.

4.1.5.3. Bisnis Proses Fungsi Finance and Accounting

Gambar 4.5. Bisnis Proses Fungsi Finance and Accounting

Bagian finance and accounting melakukan pengecekan atas faktur-faktur yang akan dibawa oleh collector untuk melakukan penagihan piutang customer.

Setelah collector melakukan penagihan, collector akan melaporkan hasil penagihan dengan mengambil rangkapan DPP yang ditinggalkan oleh collector ketika akan melakukan penagihan ke customer di bagian finance and accounting.

Bagian cashier memberikan Bukti Kas Masuk (BKM), Surat Permintaan (SP), dan Surat Pertanggung Jawaban (SPJ) ke bagian finance and accounting yang diperlukan untuk membuat Laporan Kas Harian (LKH). Setiap bulan cashier dan bagian finance and accounting melakukan audit uang tunai, dengan melakukan pengecekan antara LKH dengan uang tunai secara fisik dan giro. Bagian finance and accounting membuat laporan rugi laba setiap bulan berdasarkan laporan penjualan yang diterima dari bagian sales administration. Bagian HRD menangani semua hal yang berkaitan dengan employee.

(13)

4.1.5.4. Bisnis Proses Fungsi Collector

Gambar 4.6. Bisnis Proses Fungsi Collector

Collector bertugas untuk melakukan penagihan terhadap piutang customer. Collector melakukan penagihan ke customer dengan mengambil faktur- faktur yang diperlukan seperti invoice dan DPP di bagian account receivable dan setelah itu collector akan ke bagian finance and accounting untuk melakukan pengecekan kesesuaian antara DPP dan invoice yang akan ditagihkan serta memberikan rangkapan DPP. Jika pada saat melakukan pengecekan faktur terdapat ketidaksesuaian antara DPP dan invoice, maka collector akan kembali ke bagian account receivable untuk melaporkan ketidaksesuaian yang terjadi tersebut dan bagian account receivable akan melakukan penyesuaian antara DPP dan invoice tersebut. Dari bagian account receivable, collector kembali ke bagian finance and aacounting untuk melakukan pengecekan faktur kembali. Setelah melakukan pengecekan faktur-faktur, collector kemudian melakukan penagihan ke customer. Customer kemudian melakukan pembayaran kepada collector sesuai invoice yang ditagihkan. Setelah melakukan penagihan piutang, collector melaporkan hasil penagihan dengan mengambil rangkapan DPP yang ditinggalkan pada waktu akan melakukan penagihan di bagian finance and accounting. Setelah itu collector melaporkan hasil penagihan ke bagian account receivable dan kemudian melakukan perhitungan hasil penagihan di cashier. Bagian HRD menangani semua hal yang berkaitan dengan collector.

(14)

4.1.5.5. Bisnis Proses Fungsi Sales Administration

Gambar 4.7. Bisnis Proses Fungsi Sales Administration

Bagian marketing memberikan nota order ke bagian sales administration untuk dibuatkan surat jalan yang diperlukan untuk melakukan pengiriman barang ke customer. Bagian sales administration kemudian membuat surat jalan berdasarkan nota order dan memberikan ke bagian logistic untuk mengatur pengiriman barang ke customer. Invoice dibuat berdasarkan surat jalan.

Invoice dapat diberi bersama-sama dengan surat jalan pada waktu melakukan pengiriman barang atau diberikan pada waktu melakukan penagihan, tergantung dari pemintaan customer. Surat jalan dikelompokan berdasarkan daerah dan diberikan ke bagian account receivable. Jika piutang customer telah lunas dibayar maka bagian account receivable akan memberikan DPP ke bagian sales administration untuk dilakukan pelunasan piutang melalui komputer. Bagian HRD menangani semua hal yang berkaitan dengan employee.

(15)

4.1.5.6. Bisnis Proses Fungsi Account Receivable

Gambar 4.8. Bisnis Proses Fungsi Account Receivable

Bagian account receivable adalah bagian yang bertugas untuk menangani piutang customer. Bagian account receivable menerima invoice dari bagian sales administration dan kemudian membuat kartu piutang. Setelah membuat kartu piutang, bagian account receivable membuat Daftar Penerimaan Piutang (DPP). Collector melakukan penagihan piutang ke tempat customer dengan mengambil faktur-faktur yang diperlukan di bagian account receivable dan setelah itu melaporkan hasil penagihan ke bagian account receivable. Jika ada customer yang piutangnya belum lunas dibayar, maka bagian account receivable akan menelepon customer tersebut untuk menagih piutang customer. Hasil dari penagihan collector akan dicatat dalam kartu piutang dan DPP. Bagian account receivable menerima mutasi harian dari bank yang berisi jumlah uang yang ditransfer oleh customer sebagai pembayaran piutangnya. Setelah menerima mutasi harian, bagian account receivable akan mencatat mutasi harian tersebut pada kartu piutang dan DPP. Jika piutang customer telah lunas terbayar, maka bagian penagihan akan memberikan DPP ke bagian sales administration. Bagian HRD menangani semua hal yang berkaitan dengan employee.

(16)

4.1.5.7. Bisnis Proses Fungsi Purchasing

Gambar 4.9. Bisnis Proses Fungsi Purchasing

Bagian purchasing menerima permohonan pembelian dari bagian logistic.

Setelah itu bagian purchasing melakukan pemesanan barang ke supplier dengan membuat purchase order. Bagian purchasing menerima barang yang dikirim oleh supplier dengan melakukan pengecekan antara purchase order dengan surat jalan yang berasal dari supplier. Setelah itu bagian purchasing memberikan surat jalan tersebut ke bagian logistic untuk dilakukan pengecekan barang. Hasil pengecekan barang dikonfirmasikan ke bagian purchasing dan setelah itu bagian purchasing membuat form penerimaan atau pengembalian barang sesuai dengan hasil pengecekan tersebut. Form penerimaan atu pengembalian barang diberikan ke pihak supplier yang melakukan pengiriman barang. Bagian purchasing memberikan form penerimaan barang ke bagian cashier. Supplier memberitahukan setiap hal yang berhubungan dengan produk kepada bagian purchasing. Bagian purchasing menerima form keluhan pelanggan dari CRM dan setelah itu menindaklanjuti keluhan pelanggan. Bagian purchasing memberikan laporan ke CRM mengenai keluhan pelanggan tersebut. HRD menangani semua hal yang berkaitan dengan employee.

(17)

4.1.5.8. Bisnis Proses Fungsi Cashier

Gambar 4.10. Bisnis Proses Fungsi Cashier

Bagian cashier menerima pembayaran dari customer, collector, dan account receivable. Setelah menerima pembayaran cashier kemudian membuat pembukuan yang diperlukan baik berupa buku agenda giro dan Bukti Kas Masuk (BKM). Bukti kas masuk kemudian diberikan ke bagian finance and accounting.

Bagian cashier mengatur pengeluaran perusahaan yang digunakan untuk keperluan operasional. Jika employee membutuhkan uang untuk keperluan operasional, maka employee tersebut harus mengisi surat permintaan terlebih dahulu. Setelah itu cashier akan memberikan uang sesuai dengan surat permintaan. Employee harus memberikan pertanggung jawaban kepada cashier atas pengeluaran yang dilakukan yang berupa surat pertanggung jawaban dan disertai dengan bon-bon pengeluaran. Bagian cashier kemudian melakukan pengecekan pengeluaran. Surat permintaan dan surat pertanggung jawaban diberikan ke bagian finance and accounting. Bagian cashier melakukan audit uang tunai bersama-sama dengan bagian finance and accounting yang meliputi seluruh pemasukan dan pengeluaran perusahaan. Bagian HRD menangani semua hal yang berkaitan dengan employee.

(18)

4.1.5.9. Bisnis Proses Fungsi Logistic

Gambar 4.11. Bisnis Proses Fungsi Logistic

Bagian logistic melakukan pengecekan stok barang untuk mengetahui jika ada kekurangan stok barang di gudang. Jika barang di gudang tidak mencukupi maka bagian logistic melakukan pengadaan barang dengan memesan ke bagian marketing untuk barang yang berasal dari factory dan ke bagian purchasing untuk barang yang berasal dari supplier. Bagian logistic menerima barang yang dikirim oleh factory atau supplier kemudian melakukan pengecekan kualitas barang tersebut dan memberitahukan penerimaan barang ke bagian marketing atau bagian purchasing untuk dicocokkan antara surat jalan dengan purchase order perusahaan. Jika telah sesuai maka bagian logistic menyimpan dan menata barang di gudang. Namun jika barang tidak sesuai maka bagian logistic memberitahukan ke bagian return untuk pengembalian barang ke factory atau supplier tempat barang tersebut berasal. bagian logistic memberikan surat jalan ke bagian transportation untuk penentuan kendaraan. Kemudian bagian logistic melakukan pengiriman barang. Bagian logistic membuat laporan stok harian agar bagian internal audit dapat melakukan audit mutasi persediaan barang

(19)

setiap bulannya. Bagian HRD menangani semua hal yang berkaitan dengan employee.

4.1.5.10. Bisnis Proses Fungsi Return

Gambar 4.12. Bisnis Proses Fungsi Return

Bagian return menerima pemberitahuan penerimaan barang customer yang diretur dari bagian marketing. Kemudian melakukan penerimaan barang retur dari customer tersebut dan mencatat dalam buku retur yang kemudian akan direkap dalam form proses retur barang. Bagian return juga menerima pemberitahuan pengembalian barang retur ke factory atau supplier dari bagian marketing atau bagian purchasing dan membuat form pengembalian barang retur untuk diberikan ke bagian marketing dan purchasing. Setelah barang dikembalikan ke factory atau supplier, bagian return mencatat ke dalam buku retur yang kemudian direkap ke dalam form proses retur barang. Bagian return memberikan form proses retur barang ke bagian marketing dan purchasing.

Bagian return berkoordinasi dengan bagian logistic untuk melakukan penyimpanan barang retur di gudang retur dan pengeluaran barang retur dari gudang untuk dikembalikan ke factory atau supplier. Bagian HRD menangani semua hal yang berkaitan dengan employee.

(20)

4.1.5.11. Bisnis Proses Fungsi Human Resources Development

Gambar 4.13. Bisnis Proses Fungsi Human Resources Development

Human Resources Development (HRD) melakukan perekrutan employee dan penempatannya dalam perusahaan. HRD melakukan penggajian kepada employee sesuai dengan absensi, pencapaian target penjualan, dan daftar utang employee di perusahaan. HRD memberikan pinjaman uang kepada setiap employee yang membutuhkan dengan persyaratan tertentu. Bagian HRD melakukan pelatihan kepada setiap employee baru dan employee yang membutuhkan pelatihan. HRD mengurus proses pengajuan cuti tahunan bagi setiap employee.

4.1.5.12. Bisnis Proses Fungsi Legal

Gambar 4.14. Bisnis Proses Fungsi Legal

Bagian legal menerima faktur-faktur penjualan dan pembelian dari bagian finance and accounting untuk dibuat Surat Pajak Tahunan Masa PPn (SPT

(21)

Massa PPn) sebagai laporan pajak tiap tahunnya kepada kantor pelayanan pajak.

Bagian legal menangani perolehan merk, perolehan Jamsostek, pengajuan ijin pendirian perusahaan, pengajuan ijin gangguan, dan perpanjangan tanda daftar perusahaan. Bagian legal berhubungan langsung dengan government dalam menangani semua hal dalam perusahaan yang berhubungan dengan pemerintahan.

Bagian HRD menangani semua hal yang berkaitan dengan employee.

4.1.5.13. Bisnis Proses Fungsi Transportation

Gambar 4.15. Bisnis Proses Fungsi Transportation

Bagian transportation menerima surat jalan dari bagian logistic untuk menentukan kendaraan yang akan digunakan untuk pengiriman. Kemudian melakukan konfirmasi ke bagian logistic dan mengembalikan surat jalan tersebut serta memberitahukan kepada driver. Bagian Transportation melakukan pemberian uang parkir kepada driver dengan membuat surat permintaan uang ke cashier. Setelah itu driver memberikan surat pertanggungjawaban penggunaan uang parkir ke bagian transportation. Dan bagian transportation melaporkan kembali ke cashier. Bagian transportation melakukan pengecekan pengiriman barang yang telah dikirim ke customer dengan memeriksa laporan driver ke dalam buku pengiriman. Bagian transportation menerima laporan kerusakan kendaraan dari driver dan kemudian menangani kerusakan kendaraan dengan membuat surat permintaan uang untuk perbaikan kerusakan kendaraan ke cashier dan memberikan uang tersebut ke driver. Driver memberikan surat

(22)

pertanggungjawaban penggunaan uang ke bagian transportation. Kemudian bagian transportation melaporkan kembali ke cashier. Bagian HRD menangani semua hal yang berkaitan dengan employee.

4.1.5.14. Bisnis Proses Fungsi Driver

Gambar 4.16. Bisnis Proses Fungsi Driver

Driver menerima pemberitahuan kendaraan yang akan digunakan untuk pengiriman dari bagian transportation dan menyiapkan kendaraan tersebut.

Driver menerima surat jalan dan mengirimkan barang tersebut sampai ke konsumen dan melaporkan kembali hasil pengiriman barang ke bagian transportation. Driver melaporkan jika ada kerusakan kendaraan kepada bagian transportation dan menerima uang untuk perbaikan kendaraan. Bagian HRD menangani semua hal yang berkaitan dengan employee.

(23)

4.1.5.15. Bisnis Proses Fungsi Internal Audit

Gambar 4.17. Bisnis Proses Fungsi Internal Audit

Bagian Internal audit melakukan audit piutang dan audit mutasi persediaan barang. Bagian ini menerima kartu piutang dari bagian account receivable, laporan penjualan kredit dari bagian sales administration, dan Laporan Kas Harian (LKH) dari bagian finance and accounting yang kemudian digunakan untuk melakukan audit piutang. Bagian ini juga menerima saldo awal quantity barang dari bagian logistic, laporan pembelian dari bagian pembelian, dan laporan penjualan dari bagian sales administration yang digunakan untuk melakukan audit mutasi persediaan barang. Bagian HRD menangani semua hal yang berkaitan dengan employee.

4.1.6. Penetapan Tanggung Jawab dan Wewenang

Tanggung jawab dan wewenang setiap bagian dalam perusahaan ditetapkan untuk setiap employee yang ada dalam perusahaan agar setiap employee dapat mengetahui tanggung jawab dan wewenangnya masing-masing melalui job description yang ada. Job description terdapat pada lampiran 4.

4.1.7. Review Management

Dokumentasi mengenai review management harus dibuat dan diketahui oleh setiap bagian yang ada dalam perusahaan. Review management diadakan setiap tahun sekali untuk mengkaji ulang dan memastikan bahwa sistem manajemen mutu dilakukan dengan efektif dan efisien. Hasil dari review management ini digunakan oleh top management sebagai masukan peningkatan kinerja perusahaan (lihat SOP no. X/SOP/08 pada lampiran 2).

(24)

4.1.8. Pemetaan Awal

Pemetaan awal dilakukan dengan menggunakan checklist yang berisi pertanyaan-pertanyaan tentang persyaratan yang terdapat dalam klausul-klausul ISO 9001:2000. Tahap ini digunakan untuk mengetahui gap antara kondisi awal perusahaan dengan persyaratan-persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Cara mengisi pemetaan awal dengan memberi tanda ( ) sesuai dengan kondisi awal perusahaan dengan ketentuan sebagai berikut:

• Jika kondisi perusahaan sesuai dengan persyaratan-persyaratan ISO 9001:2000 yang terdapat dalam tiap klausul maka diberi tanda ( ) pada kolom “Y”.

• Jika kondisi perusahaan tidak sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2000 yang terdapat dalam tiap klausul maka diberi tanda ( ) pada kolom “T”.

• Jika persyaratan-persyaratan ISO 9001:2000 yang terdapat dalam tiap klausul tidak dapat diterapkan di perusahaan maka diberi tanda ( ) pada kolom “TD”.

Berikut ini adalah hasil dari pemetaan awal yang dilakukan di P.T. X:

(25)

Tabel 4.1. Pemetaan Awal Klausul 4

* Status Evaluasi

KL. PERSYARATAN-PERSYARATAN

Y T TD (%) 4.0 SISTEM MANAJEMEN MUTU

4.1 Persyaratan umum

Apakah perusahaan telah menetapkan langkah- langkah untuk implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 dan kebutuhan peningkatan terus-menerus, melalui:

a) Mengidentifikasi proses yang dibutuhkan untuk sistem manajemen mutu, dan aplikasi pada keseluruhan perusahaan?

b) Menetapkan sekuens dan interaksi dari proses-proses ini?

c) Menetapkan kriteria dan metode-metode yang dibutuhkan untuk menjamin efektivitas operasional dan pengendalian proses di atas?

d) Menjamin ketersediaan sumber-sumber daya dan informasi yang diperlukan guna mendukung operasional dan pemantauan dari proses-proses ini?

e) Mengukur, memantau, dan menganalisis proses-proses ini?

f) Menerapkan tindakan-tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil-hasil yang direncanakan dan peningkatan terus-menerus dari proses-proses ini?

4.2 Persyaratan dokumentasi 4.2.1 Umum

Apakah perusahaan telah menetapkan dokumentasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 yang dibutuhkan?

Dokumentasi sistem manajemen mutu harus mencakup:

a) Pernyataan tertulis tentang kebijakan mutu dan tujuan mutu?

b) Manual (buku panduan) mutu?

c) Prosedur-prosedur tertulis yang dibutuhkan oleh Standar Internasional ISO 9001:2000, seperti: pengendalian dokumen (4.2.3), pengendalian catatan mutu (4.2.4), audit internal (8.2.2), pengendalian produk nonkonformans (8.3), tindakan korektif (8.5.2), dan tindakan preventif (8.5.3)?

d) Dokumen-dokumen yang dibutuhkan oleh perusahaan agar menjamin efektivitas

0

(26)

Tabel 4.1. Pemetaan Awal Klausul 4 (lanjutan)

* Status Evaluasi

Y T TD (%) perencanaan, operasional dan pengendalian

proses-proses, termasuk proses-proses di luar perusahaan (outsource), apabila proses itu mempengaruhi mutu produk sesuai persyaratan yang ditetapkan?

e) Catatan-catatan yang dibutuhkan oleh standar internasional ISO 9001:2000 (lihat klausul 4.2.4)?

4.2.2 Manual (buku panduan) Mutu

Apakah perusahaan telah menetapkan dan memelihara Manual (buku panduan) Mutu?

Apakah Manual Mutu ini telah menspesifikasikan dan mempertimbangkan:

a) Ruang lingkup dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000?

b) Hal-hal yang berkaitan dengan bagian 7.0 (Product Realization) yang dikeluarkan berdasarkan pertimbangan karena tidak dapat diterapkan dalam perusahaan?

c) Prosedur-prosedur tertulis atau referensi- referensi yang terkait dengan prosedur- prosedur itu?

Deskripsi dari sekuens dan interaksi dari proses yang tercakup dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000, berkaitan dengan relevansi terhadap aktivitas perusahaan, cakupannya, kompleksitas operasional dan kompetensi personel?

4.2.3 Pengendalian dokumen

Apakah ada prosedur tertulis yang diterapkan untuk mengendalikan semua dokumen yang dibutuhkan oleh Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000?

Apakah prosedur tertulis itu telah mencakup pengendalian untuk:

a) Persetujuan kesesuaian dokumen sebelum dikeluarkan?

b) Peninjauan-ulang, pembaharuan apabila diperlukan, dan persetujuan-ulang dokumen- dokumen?

c) Identifikasi status revisi dari dokumen- dokumen?

d) Menjamin bahwa versi yang relevan dari

(27)

* Status Evaluasi

Y T TD (%) dokumen yang diterapkan itu tersedia pada

tempat-tempat yang diperlukan?

e) Menjamin bahwa dokumen-dokumen itu dapat dibaca, teridentifikasi dan mudah untuk ditemukan kembali?

f) Menjamin bahwa dokumen-dokumen yang berasal dari eksternal adalah teridentifikasi dan pendistribusiannya terkendali?

g) Mencegah penggunaan dokumen-dokumen yang usang atau tidak berlaku lagi, dan menerapkan cara identifikasi yang tepat untuk dokumen-dokumen itu apabila masih dipertahankan untuk maksud tertentu?

4.2.4 Pengendalian Catatan Mutu

Apakah prosedur tertulis telah ditetapkan untuk identifikasi, penyimpanan, pengambilan kembali, pencegahan, waktu pemeliharaan dan disposisi dari catatan-catatan mutu?

Apakah perusahaan telah mengidentifikasi catatan-catan mutu yang diperlukan untuk memberikan bukti kesesuaian terhadap persyaratan-persyaratan dan efektivitas operasional dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000?

Periksa catatan-catatan mutu berikut ini:

• Hasil-hasil peninjauan-ulang manajemen (5.6.1);

• Hasil-hasil dari pendidikan dan pelatihan, ketrampilan dan pengalaman, kompetensi personel (6.2.2);

• Bukti-bukti bahwa realisasi proses dan produk yang dihasilkan telah memenuhi persyaratan (7.1)

• Hasil-hasil dari peninjauan-ulang persyaratan- persyaratan yang terkait dengan produk dan tindak-lanjut tindakan-tindakan dari hasil peninjauan-ulang itu (7.2.2);

• Hasil-hasil dari input desain dan pengembangan yang terkait dengan persyaratan produk (7.3.2)

• Hasil-hasil peninjauan-ulang desain dan pengembangan beserta tindakan-tindakan yang diperlukan (7.3.4);

(28)

* Status Evaluasi

Y T TD (%)

• Hasil-hasil vertifikasi desain dan pengembangan beserta tindakan-tindakan yang diperlukan (7.3.5);

• Hasil-hasil validasi desain dan pengembangan beserta tindakan-tindakan yang diperlukan (7.3.6);

• Hasil-hasil peninjauan-ulang perubahan desain dan pengembangan beserta tindakan- tindakan yang diperlukan (7.3.7);

• Hasil-hasil evaluasi pemasok beserta tindak- lanjut yang diperlukan berdasarkan hasil evaluasi itu (7.4.1);

• Apabila diperlukan oleh perusahaan guna menunjukkan bahwa validasi dari proses yang menghasilkan output tidak dapat diverifikasi oleh subsekuens pemantauan atau pengukuran (7.5.2);

• Identifikasi unik dari produk, apabila kemampuan telusur (traceability) produk itu diperlukan (7.5.3);

• Barang-barang milik pelanggan yang hilang, rusak, atau lainnya yang ditemukan menjadi tidak sesuai untuk penggunaan (7.5.4)

• Kriteria-kriteria dasar yang digunakan untuk kalibrasi atau verifikasi peralatan pengukuran apabila tidak ada standar pengukuran nasional atau internasional (7.6)

• Validasi dari hasil-hasil pengukuran terdahulu apabila peralatan pengukuran yang ditemukan tidak sesuai dengan persyaratan (7.6);

• Hasil-hasil dari kalibrasi dan verifikasi peralatan pengukuran (7.6);

• Hasil-hasil audit internal beserta tindak-lanjut yang dilakukan berdasarkan hasil audit internal itu (8.2.2);

• Pernyataan dari orang yang berwenang mengeluarkan atau meluluskan produk (8.2.4);

• Keadaan dari ketidaksesuaian produk beserta tindakan-tindakan yang diambil, termasuk konsesi atau kelonggaran yang diperoleh (8.3);

• Hasil-hasil dari tindakan korektif (8.5.2);

(29)

* Status Evaluasi

Y T TD (%)

• Hasil-hasil dari tindakan pencegahan (8.5.3).

(30)

* Status Evaluasi

Y T TD (%) 5.0 TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

5.1 Komitmen Manajemen

Adakah bukti komitmen dari manajemen puncak menuju pengembangan dan peningkatan Sistem Manajemen Mutu melalui hal-hal berikut:

a) Apakah terdapat kesadaran yang cukup terhadap persyaratan-persyaratan dan peraturan-peraturan yang ada serta diterapkan pada lingkup organisasi dari produk yang ditawarkan?

b) Apakah manajemen puncak memulai atau mengajukan tindakan/ukuran-ukuran serta mengkomunikasikannya ke seluruh organisasi tentang pentingnya memenuhi kebutuhan pelanggan?

c) Apakah manajemen puncak telah menetapkan Kebijakan Mutu (Quality Policy) dan Tujuan Mutu (Quality Objectives)?

d) Apakah manajemen puncak meninjau-ulang persyaratan-persyaratan sumber daya atau telah memiliki ukuran-ukuran dan mengumpulkan data serta pada saat yang sama menyediakan sumber-sumber daya guna mencapai tujuan-tujuan mutu?

e) Apakah tindakan-tindakan manajemen memberikan bukti bahwa telah menerapkan prinsip-prinsip manajemen mutu?

f) Apakah manajemen puncak melakukan Peninjauan-ulang Manajemen (Management Review) pada Sistem Manajemen Mutu?

5.2 Fokus Pelanggan

Apakah manajemen puncak memiliki metodologi yang menjamin bahwa: kebutuhan-kebutuhan dan ekspektasi pelanggan telah diterapkan melalui Sistam Manajemen Mutu dan dikonversikan ke dalam persyaratan-persyaratan serta sesuai dengan tujuan untuk mancapai kepuasan pelanggan?

Apakah tanggung jawab yang terkait dengan produk, termasuk persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan telah diidentifikasi dan ukuran-ukuran telah ditetapkan untuk memenuhi kepuasan pelanggan?

0

(31)

* Status Evaluasi

Y T TD (%) 5.3 Kebijakan Mutu

Apakah terdapat hal-hal berikut ini:

a) Kebijakan Mutu dari perusahaan?

b) Kebijakan Mutu itu ditandatangani oleh manajemen puncak?

c) Kebijakan Mutu itu sesuai dengan tujuan dari perusahaan?

d) Kebijakan Mutu itu mencakup pernyataan komitmen untuk memenuhi persyaratan- persyaratan, kepuasan pelanggan dan peningkatan terus-menerus?

e) Apakah Kebijakan Mutu itu dikomunikasikan dan dipahami pada tingkat yang tepat dalam organisasi melalui ukuran-ukuran yang sesuai?

f) Apakah mekanisme untuk meninjau-ulang kesesuaian Kebijakan Mutu itu telah ditetapkan oleh manajemen puncak?

g) Apakah Kebijakan Mutu itu dikendalikan?

(4.2.3) 5.4 Perencanaan 5.4.1 Tujuan Mutu

Apakah tujuan-tujuan mutu ditetapkan oleh manajemen puncak pada fungsi-fungsi yang relevan dan tingkat-tingkat dalam perusahaan?

Apakah tujuan-tujuan mutu itu dapat diukur guna menjamin efektivitas dan efisiensi dari perusahaan?

Apakah tujuan-tujuan mutu itu sesuai dengan Kebijakan Mutu termasuk komitmen untuk peningkatan terus-menerus?

Apakah tujuan-tujuan mutu yang dirumuskan itu telah mencakup tujuan yang relevan untuk memenuhi persyaratan dari produk?

5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu

Apakah perencanaan sistem manajemen mutu telah dilakukan agar memenuhi persyaratan yang diberikan dalam klausul 4.1 serta memenuhi tujuan mutu (lihat persyaratan 4.1)?

Apakah perencanaan sistem manajemen mutu telah mencakup:

i. Proses-proses dari Sistem Manajemen Mutu, serta mempertimbangkan proses-

(32)

* Status Evaluasi

Y T TD (%) proses dari persyaratan-persyaratan dalam

bagian 7 (Product Realization) dari ISO 9001:2000 yang dikeluarkan karena tidak dapat diterapkan dalam perusahaan (Bagian 1.2 dari ISO 9001:2000)?

ii. Penilaian sari sumber-sumber daya yang diperlukan?

iii. Peningkatan terus-menerus dari Sistem Manajemen Mutu?

Apakah integritas dari Sistem Manajemen Mutu tetap terpelihara apabila perubahan-perubahan dari sistem manajemen mutu itu direncanakan dan diimplementasikan?

5.5 Tanggung Jawab, Wewenang, dan Komunikasi 5.5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang

a) Apakah perusahan telah mengidentifikasi fungsi-fungsi dan hubungan keterkaitannya guna memudahkan efektivitas manajemen mutu?

b) Apakah organisasi telah mendefinisikan komposisi dari manajemen puncak?

c) Apakah struktur organisasi telah dibuat untuk mengidentifikasi berbagai hubungan keterkaitan fungsional?

d) Apakah tanggung jawab dan wewenang telah didefinisikan dan dikomunikasikan kepada mereka yang terlibat dalam operasional dari Sistem Manajemen Mutu?

5.5.2 Wakil Manajemen

Apakah manajemen puncak telah menetapkan Management Representative?

Apakah Wakil Manajemen memiliki tanggung jawab dan wewenang yang meliputi:

a) Jaminan bahwa proses-proses dari Sistem Manajemen Mutu ditetapkan dan dipelihara?

b) Laporan kepada manajemen tentang kinerja dari Sistem Manajemen Mutu, termasuk kubutuhan-kebutuhan untuk peningkatan?

c) Promosi kesadaran tentang usaha-usaha memenuhi kebutuhan pelanggan keseluruh organisasi?

5.5.3 Komunikasi Internal

Apakah manajemen puncak menjamin bahwa

(33)

* Status Evaluasi

Y T TD (%) proses-proses komunikasi yang tepat ditetapkan

dalam organisasi dan bahwa komunikasi itu berkaitan dengan proses-proses dari sistem manajemen mutu beserta efektivitasnya?

5.6 Peninjauan-Ulang Manajemen 5.6.1 Umum

Apakah manajemen puncak meninjau-ulang Sistem Manajemen Mutu agar menjamin kelangsungan kesesuaian, kelengkapan, dan efektifitas?

Apakah periode peninjauan-ulang telah direncanakan dan ditetapkan?

5.6.2 Input Peninjauan-Ulang

Apakah input peninjauan-ulang manajemen meliputi kinerja sekarang dan kesempatan untuk peningkatan, yang berkaitan dengan:

a) Hasil-hasil audit?

b) Umpan-balik pelanggan?

c) Kinerja proses dan kesesuain produk?

d) Status dari tindakan korektif dan preventif?

e) Tindak-lanjut dari peninjauan-ulang manajemen yang lalu?

f) Perubahan-perubahan yang dapat mempengaruhi Sistem Manajemen Mutu?

5.6.3 Output Peninjauan-Ulang

Apakah output dari peninjauan-ulang manajemen mancakup tindakan-tindakan yang berkaitan dengan:

a) Peningkatan Sistem Manajemen Mutu beserta proses- prosesnya?

b) Peningkatan produk yang terkait dengan kebutuhan pelanggan?

c) Sumber-sumber daya yang diperlukan?

(34)

* Status Evaluasi

Y T TD (%) 6.0 MANAJEMEN SUMBER DAYA

6.1 Penyediaan Sumber Daya

Apakah perusahaan-perusahaan menerapkan metode-metode untuk menentukan dan menyediakan sumber-sumber daya yang dibutuhkan?

Apakah sumber-sumber daya itu dibutuhkan untuk:

a) Menerapkan dan meningkatkan proses-proses dari Sistem Manajemen Mutu?

b) Mencapai kepuasan pelanggan?

Apakah sumber-sumber daya itu dialokasikan tepat waktu?

6.2 Sumber Daya Manusia 6.2.1 Umum

Apakah personel yang bertanggung jawab dalam tugas telah didefinisikan dalam Sistem Manajemen Mutu serta memiliki kompetensi yang berkaitan dengan:

• Pendidikan yang relevan?

• Pelatihan?

• Ketrampilan?

• Pengalaman?

6.2.2 Kompetensi, Kesadaran, dan Pelatihan

a) Apakah kebutuhan kompetensi untuk personel yang melaksanakan pekerjaan yang mempengaruhi mutu produk telah diidentifikasikan dan diterapkan?

b) Apakah diberikan pelatihan atau tindakan lain yang diambil untuk memenuhi kebutuhan kompetensi itu serta apakah telah dilakukan evaluasi efektivitas dari tindakan yang dilakukan itu?

c) Apakah organisasi menjamin bahwa karyawannya sadar akan relevansi serta pentingnya aktivitas mereka dan bagaimana mereka berkontribusi pada pencapaian tujuan- tujuan mutu?

d) Apakah catatan-catatan pendidikan, pelatihan, ketrampilan, dan pengalaman kerja dari personel itu dipelihara (6.2.2e)?

6.3 Infrastruktur

Apakah perusahaan telah menetapkan,

44.4

(35)

* Status Evaluasi

Y T TD (%) menyediakan, dan memelihara infrastruktur yang

diperlukan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk?

Apakah infrastruktur itu mencakup:

a) Bangunan, ruang kerja, dan fasilitas yang sesuai?

b) Peralatan proses (hardware dan software)?

c) Pelayanan pendukung (seperti transportasi dan komunikasi)?

6.4 Lingkungan Kerja

a) Apakah lingkungan kerja yang sesuai untuk proses operasional telah didefinisikan?

b) Apakah organisasi telah menetapkan dan mengelola lingkungan kerja yang diperlakukan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk?

(36)

* Status Evaluasi

Y T TD (%) 7.0 REALISASI PRODUK

7.1 Perencanaan Realisasi Produk

a) Apakah perusahaan telah menetapkan hal-hal berikut secara tepat dalam perencanaan proses untuk realisasi produk:

• Tujuan mutu untuk produk, proyek atau kontrak?

• Kebutuhan untuk menerapkan proses- proses dan dokumentasi serta memberikan sumber-sumber daya dan fasilitas yang spesifik terhadap produk?

• Aktivitas-aktivitas verifikasi dan validasi serta kinerja untuk penerimaan produk?

• Catatan-catatan yang diperlukan agar memberikan keyakinan akan kesesuaian dari proses-proses dan produk yang dihasilkan?

b) Apakah perencanaan realisasi produk telah konsisten dengan persyaratan-persyaratan lain dari Sistem Manajemen Mutu perusahaan serta telah didokumentasikan dalam bentuk yang sesuai dengan metode-metode operasional yang digunakan oleh perusahaan?

c) Apakah ada klausul-klausul dalam Bagian 7.0 (Realisasi Produk) dari ISO 9001:2000 yang tidak dapat diterapkan oleh perusahaan dan telah dipertimbangkan untuk dikeluarkan serta telah dinyatakan dan didefinisikan dalam Manual Mutu (4.2.2)?

7.2 Proses yang Terkait dengan Pelanggan

7.2.1 Identifikasi Persyaratan yang Terkait dengan Produk

Apakah proses penentuan kebutuhan pelanggan telah mancakup hal-hal berikut:

a) Persyaratan-persyaratan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan, tetapi dianggap perlu untuk dispesifikasikan atau diterapkan dalam penggunaan, seperti: ketersediaan, penyerahan, petunjuk penggunaan produk, dukungan teknikal, dan lain-lain?

b) Persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang terkait dengan produk?

3

(37)

* Status Evaluasi

Y T TD (%) c) Persyaratan tambahan lain yang ditentukan

oleh organisasi?

7.2.2 Peninjauan-Ulang Persyaratan yang Terkait dengan Produk

a) Apakah perusahaan telah meninjau ulang persyaratan-persyaratan dari pelanggan dan persyaratan lain yang ditentukan oleh organisasi sebelum komitmen untuk menawarkan produk?

b) Apakah tahap-tahap peninjauan ulang (seperti pengajuan tender, penerimaan kontrak atau pesanan) telah ditetapkan?

c) Apakah proses peninjauan ulang telah menjamin hal-hal berikut:

• Persyaratan produk telah didefinisikan dengan tepat?

• Dalam hal pelanggan memberikan persyaratan berbentuk pernyataan tidak tertulis, maka persyaratan itu telah dikonfismasikan sebelum persyaratan diterima?

• Persyaratan kontrak atau pesanan yang berbeda dari persyaratan-persyaratan terdahulu yang dispesifikasikan (misalnya dalam tender) telah diselesaikan kembali?

• Organisasi memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan yang didefinisikan?

d) Apakah proses peninjauan ulang menjamin bahwa perubahan persyaratan-persyaratan produk telah dilakukan dan disadari oleh personel yang relevan dalam organisasi?

e) Apakah hasil-hasil peninjauan ulang dan tindak lanjut yang berkaitan telah dicatat dan didokumentasikan?

7.2.3 Komunikasi Pelanggan

Apakah peraturan untuk komunikasi dengan pelanggan telah diidentifikasi dan diterapkan oleh organisasi berkaitan dengan:

a) Informasi produk?

b) Pencarian informasi, kontrak atau penanganan pesanan termasuk tambahan-tambahan persyaratan yang ada?

(38)

* Status Evaluasi

Y T TD (%) c) Umpan-balik dari pelanggan, termasuk

keluhan-keluhan pelanggan?

7.3 Desain dan Pengembangan

7.3.1 Perencanaan Desain dan Pengembangan

a) Apakah organisasi telah merencanakan dan mengendalikan desain dan pengembangan produk?

b) Apakah perencanaan desain dan pengembangan telah menetapkan:

• Tahap-tahap proses dan pengembangan?

• Aktivitas-aktivitas peninjauan-ulang, verifikasi dan validasi yang tepat pada setiap tahap desain dan pengembangan?

• Tanggung jawab dan wewenang untuk melakukan aktivitas desain dan pengembangan?

c) Apakah organisasi mengelola keterkaitan antara kelompok-kelompok yang berbeda yang terlibat dalam aktivitas desain dan pengembangan, agar menjamin efektivitas komunikasi dan kejelasan tanggung jawab?

d) Apakah output dari aktivitas perencanaan desain dan pengembangan itu diperbaharui, demikian pula kemajuannya?

7.3.2 Input Desain dan Pengembangan

a) Apakah input yang berkaitan dengan persyaratan-persyaratan produk telah didefinisikan, didokumentasikan, dan ditinjau ulang secara tepat?

b) Apakah input desain dan pengembangan telah mencakup hal-hal berikut:

• Persyaratan-persyaratan fungsional dan kinerja?

• Persyaratan hukum dan peraturan- peraturan yang dapat diterapkan?

• Informasi relevan yang diturunkan dari desain dan pengembangan produk serupa terdahulu?

• Persyaratan lain yang penting untuk desain dan pengembangan?

c) Apakah semua ketidaklengkapan, ketidakjelasan atau persyaratan-persyaratan yang saling bertentangan telah diidentifikasi

(39)

* Status Evaluasi

Y T TD (%) selama peninjauan-ulang dan diselesaikan

kembali?

7.3.3 Output Desain dan Pengembangan

a) Apakah organisasi telah mendokumentasikan output desain dan pengembangan dalam cara yang memungkinkan dilakukan verifikasi terhadap input desain dan pengembangan?

b) Apakah output desain dan pengembangan telah memperhatikan hal-hal berikut:

• Memenuhi persyaratan input desain dan pengembangan?

• Memberikan informasi yang tepat untuk pengoperasikan distribusi dan pelayanan?

• Memiliki kriteria penerimaan produk?

• Mendefinisikan karakteristik produk yang penting berkaitan dengan keamanan dan penggunaan yang tepat?

c) Apakah semua dokumen output desain dan pengembangan memperoleh persetujuan terlebih dahulu sebelum diterbitkan?

7.3.4 Peninjauan-ulang Desain dan Pengembangan a) Apakah organisasi telah mengidentifikasi

tahap-tahap yang sesuai untuk sistematika peninjauan-ulang desain dan pengembangan, berkaitan dengan hal-hal berikut:

• Evaluasi kemampuan untuk memenuhi persayaratan-persyaratan?

• Identifikasi masalah-masalah dan mengajukan tidak-lanjut yang sesuai?

b) Apakah personel yang terlibat dalam peninjauan-ulang merupakan wakil-wakil dari fungsi yang terkait dengan tahap-tahap desain dan pengembangan yang sedang ditinjau- ulang itu?

c) Apakah hasil-hasil peninjauan-ulang dan tindak-lanjut yang sesuai dicatat dan didokumentasikan?

7.3.5 Verifikasi Desain dan Pengembangan

a) Apakah verifikasi desain dan pengembangan yang dilakukan telah menjamin bahwa output memenuhi persyaratan input desain dan pengembangan?

b) Apakah hasil-hasil verifikasi dan tindak-lanjut

(40)

* Status Evaluasi

Y T TD (%) yang sesuai dicatat dan didokumentasikan?

7.3.6 Validasi Desain dan Pengembangan

a) Apakah validasi desain dan pengembangan yang dilakukan mengkonfirmasikan bahwa produk yang dihasilkan akan mampu memenuhi persyaratan-persyaratan penggunaan dari produk itu?

b) Apabila tidak mungkin untuk melakukan validasi secara penuh sebelum penyerahan atau implementasi, maka apakah organisasi melakukan validasi parsial sesuai dengan yang dapat diterapkan?

c) Apakah hasil-hasil validasi dan tindak-lanjut yag sesuai dicatat dan didokumentasikan?

7.3.7 Pengendalian Perubahan-perubahan Desain dan Pengembangan

a) Apakah proses-proses yang ditetapkan telah mengidentifikasi, mendokumentasikan dan mengendalikan perubahan-perubahan desain dan pengembangan?

b) Apakah dampak dari perubahan-perubahan dievaluasi pada komponen yang utama dan produk yang telah diserahkan?

c) Apakah semua perubahan desain dan pengembangan ditinjau-ulang, diverifikasi, divalidasi secara tepat dan disetujui sebelum implementasi?

d) Apakah hasil-hasil; dari peninjauan-ulang perubahan-perubahan dan tindak-lanjut yang sesuai dicatat dan didokumentasikan?

7.4 Pembelian 7.4.1 Proses Pembelian

a) Apakah organisasi mengendalikan proses pembeliannya agar menjamin produk yang dibeli sesuai dengan persyaratan?

b) Apakah organisasi mengevaluasi dan memilih pemasok berdasarkan kemampuan mereka menawarkan produk berkaitan dengan persyaratan-persyaratan organisasi?

c) Apakah kriteria untuk pemilihan dan evaluasi periodikal terhadap pemasok telah didefinisikan?

d) Apakah hasil-hasil dari evaluasi pemasok dan

(41)

* Status Evaluasi

Y T TD (%) tindak-lanjut yang sesuai dicatat dan

didokumentasikan?

7.4.2 Informasi Pembelian

a) Apakah organisasi telah mendefinisikan hal- hal yang pokok dan penting dalam dokumen pembelian?

b) Apakah dokumen pembelian berisi informasi yang menjabarkan produk yang dibeli, termasuk hal-hal berikut:

i. Persyaratan untuk persetujuan atau kualifikasi dari:

• Produk

• Proses

• Prosedur

• Peralatan

• Personel

ii. Persyaratan-persyaratan Sistem Manajemen Mutu

7.4.3 Verifikasi Produk yang Dibeli

a) Apakah organisasi telah mengidentifikasi dan menerapkan aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk verifikasi produk-produk yang dibeli?

b) Apakah organisasi telah menspesifikasikan peraturan verifikasi yang diinginkan (melalui organisasi atau pelanggan) dan metode pengeluaran produk?

7.5 Ketentuan Distribusi dan Pelayanan

7.5.1 Ketentuan Pengendalian Distribusi dan Pelayanan Apakah organisasi mengendalikan distribusi dan pelayanan melalui:

a) Ketersediaan informasi yang menspesifikasikan karakteristik dari produk?

b) Apabila diperlukan, ketersediaan instruksi- instruksi kerja?

c) Penggunaan dan pemeliharaan peralatan yang sesuai untuk distribusi dan pelayanan?

d) Ketersediaan dan penggunaan peralatan pengukuran dan pemantauan?

e) Implementasi dari aktivitas pemantauan?

f) Implementasi dari proses-proses yang didefinisikan untuk pengeluaran produk, penyerahan dan aktivitas setelah penyerahan

(42)

* Status Evaluasi

Y T TD (%) apabila diterapkan?

7.5.2 Validasi dari Proses untuk Ketentuan Distribusi dan Pelayanan

Apakah organisasi telah mengidentifikasi proses- proses distribusi dan pelayanan yang perlu untuk divalidasi?

Catatan: Proses-proses membutuhkan validasi apabila menghasilkan produk yang tidak dapat diverifikasi oleh pengukuran atau pemantauan pada proses berikut. Hal ini mencakup setiap proses di mana kekurangan-kekurangan atau kelemahan-kelemahan dari produk itu baru akan munsul atau diketahui setelah produk itu digunakan atau setelah pelayanan itu diberikan.

Apakah proses-proses yang divalidasi telah menunjukkan kemampuannya untuk mencapai hasil-hasil yang direncanakan?

Apakah peraturan validasi didefinisikan dan mencakup hal-hal berikut, apabila diterapkan:

a) kriteria yang didefinisikan untuk peninjauan- ulang dan persetujuan dari proses-proses?

b) persetujuan peralatan dan kualifikasi personel?

c) penggunaan prosedur dan metode yang dispesifikasikan?

d) kebutuhan untuk catatan-catatan?

e) validasi ulang?

7.5.3 Identifikasi dan Kemampuan-Telusur (Traceability)

Apakah organisasi telah mengidentifikasi produk, apabila diterapkan, melalui cara-cara yang tepat sepanjang proses-proses distribusi dan pelayanan?

Apakah status dari produk yang berhubungan dengan pengukuran dan pemantauan telah diidentifikasi?

Apakah organisasi mengendalikan dan mencatat identifikasi yang unik dari produk, jika kemampuan-telusur merupakan suatu persyaratan yang diterapkan?

7.5.4 Hak Milik Pelanggan

Apakah organisasi telah menetapkan proses- proses untuk memelihara hak milik pelanggan

(43)

* Status Evaluasi

Y T TD (%) apabila itu berada di bawah pengendalian

organisasi atau sedang digunakan oleh organisasi?

Apakah proses-proses yang ditetapkan berkaitan dengan hak milik pelanggan telah memperhatikan hal-hal berikut:

• Verifikasi

• Proteksi

• Pemeliharaan

Apakah proses menjamin bahwa kejadian yang terkait dengan hak milik pelanggan seperti:

kehilangan, kerusakan atau hal yang lain yang ditemukan tidak sesuai untuk penggunaan, itu dicatat atau dilaporkan kepada pelanggan?

7.5.5 “Penjagaan/Pemeliharaan” Produk

Apakah organisasi telah menetapkan metode dan pengendalian agar menjaga kesesuaian produk dengan persyaratan pelanggan selama pemrosesan internal dan penyerahan sampai tujuan yang diinginkan?

Apakah metode dan pengendalian itu mencakup:

• Identifikasi

• Penanganan

• Pengepakan

• Penyimpanan

• Proteksi

Apakah pengendalian diperluas sampai pada komponen utama dari produk?

7.6 Pengendalian Peralatan Pengukuran dan Pemantauan

Apakah organisasi telah mengidentifikasi pengukuran-pengukuran yang dibuat beserta peralatan-peralatan pengukuran dan pemantauan yang diperlukan untuk menjamin kesesuaian produk terhadap persyaratan yang dispesifikasikan?

Apakah peralatan pengukuran dan pemantauan digunakan dan dikendalikan agar menjamin bahwa kapabilitas pengukuran konsisten dengan persyaratan pengukuran?

Apabila diterapkan, apakah alat-alat pengukuran dan pemantauan itu:

a) Dikalibrasi dan disesuaikan secara periodik atau sebelum dipergunakan, terhadap alat-alat

(44)

* Status Evaluasi

Y T TD (%) yang memiliki standar nasional atau

internasional; dalam hal tidak ada standar kalibrasi yang sesuai, maka landasan yang digunakan untuk kalibrasi itu harus dicatat dan didokumentasikan;

b) Dijaga dari penyesuaian-penyesuaian yang dapat mengakibatkan kalibrasi menjadi tidak sahih;

c) Dijaga dari kerusakan dan penurunan keandalan (kemerosotan) selama penanganan, pemeliharaan, dan penyimpanan;

d) Memiliki catatan tentang hasil-hasil kalibrasi;

e) memiliki validitas dari hasil-hasil terdahulu yang dinilai ulang, jika pada peralatan pengukuran dan pemantauan itu ditemukan bahwa waktu kalibrasi telah lewat atau jatuh tempo, dan tindakan korektif dilakukan.

Apakah perangkat lunak (softwares) yang digunakan untuk pengukuran dan pemantauan terhadap persyaratan yang dispesifikasikan itu divalidasi sebelum dipergunakan?

(45)

* Status Evaluasi

Y T TD (%) 8.0 PENGUKURAN, ANALISIS, DAN

PENINGKATAN 8.1 Umum

Apakah organisasi telah menetapkan rencana- rencana untuk menerapkan aktivitas pengukuran dan pemantauan yang diperlukan agar menjamin kesesuaian dan mencapai peningkatan?

Apakah organisasi mendefinisikan proses-proses untuk aktivitas pengukuran dan pemantauan termasuk penentuan tentang kebutuhan untuk, dan penggunaan dari, metodologi yang dapat diterapkan seperti teknik-teknik statistika?

8.2 Pengukuran dan Pemantauan 8.2.1 Kepuasan Pelanggan

Apakah organisasi telah menentukan metodologi untuk memperoleh informasi tentang kepuasan/ketidakpuasan pelanggan?

Apakah informasi yang dimonitor itu merupakan salah satu dari pengukuran-pengukuran kinerja yang terdapat dalam Sistem Manajemen Mutu?

8.2.2 Audit Internal

Apakah organisasi telah menetapkan prosedur- prosedur tertulis tentang audit internal, yang meliputi:

• Tanggung jawab?

• Persyaratan-persyaratan untuk melakukan audit?

• Menjamin kebebasan dan obyektivitas audit?

• Mencatat hasil-hasil audit?

• Melaporkan kepada manajemen?

Apakah audit yang direncanakan dalam bentuk program audit telah mempertimbangkan hal-hal berikut:

• Status dan kepentingan dari aktivitas-aktivitas serta area yang diaudit?

• Hasil-hasil dari audit terdahulu?

Apakah frekuensi audit telah didefinisikan?

Apakah rencana-rencana audit ditinjau-ulang pada selang waktu periodikal?

Apakah proses audit internal memiliki tujuan- tujuan berikut guna menentukan apakah Sistem Manajemen Mutu:

• Sesuai dengan persyaratan dari standar

0

(46)

* Status Evaluasi

Y T TD (%) internasional ini?

• Telah diimplementasikan dan dipelihara secara efektif?

Apakah manajemen melakukan tindakan korektif secara tepat waktu atas ketidaksesuaian yang ditemukan selama audit?

Apakah tindak-lanjut merupakan bagian dari proses audit dan meliputi:

• Verifikasi dari implementasi tindakan korektif?

• Pelaporan dari hasil-hasil verifikasi?

8.2.3 Pengukuran dan Pemantauan Proses-Proses Apakah organisasi telah menetapkan metode- metode yang sesuai untuk pengukuran dan pemantauan dari proses-proses realisasi produk yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan?

Apakah metode-metode itu sesuai dengan kemampuan dari setiap proses untuk memenuhi tujuan yang diinginkan?

8.2.4 Pengukuran dan Pemantauan Produk

Apakah organisasi telah menetapkan tahap-tahap yang tepat untuk mengukur dan memantau karakteristik produk?

Apakah ada bukti-bukti yang mengkonfirmasikan bahwa karakteristik produk memenuhi persyaratan untuk produk itu?

Apakah ada bukti-bukti kesesuaian dengan kriteria penerimaan yang didokumentasikan?

Apakah catatan-catatan pengukuran dan pemantauan menunjukkan kewenangan personel yang bertanggung jawab untuk mengeluarkan atau meluluskan produk?

Apakah produk akan diserahkan kepada pelanggan, apabila semua aktivitas yang dispesifikasikan telah diselesaikan secara memuaskan—kecuali hal-hal lain yang disetujui oleh pelanggan?

8.3 Pengendalian Produk Nonkonformans

Apakah organisasi telah menetapkan prosedur tertulis yang mendefinisikan proses-proses yang dilibatkan dalam pengendalian nonkonformans (ketidaksesuaian)?