IV. PENGOLAHAN DATA. Tabel 4.1 Hasil Sortir Supplier Berdasarkan Perusahaan Pengguna. Jumlah supplier WIM 1860 Gelora 2194 Gawih 363 Total 4417

(1)

IV. PENGOLAHAN DATA

Cleaning supplier merupakan salah satu cara yang dapat dilakukan oleh departemen procurement dalam manajemen supplier. Hal yang serupa juga dilakukan pada PT Gawih Jaya dan PT Gelora Djaja. Cleaning supplier pada PT Wismilak Inti Makmur (WIM) tidak dilakukan karena keterbatasan waktu penelitian yang diberikan oleh perusahaan.

4.1 Sortir Supplier

Pengambilan data supplier dilakukan dari sistem online yang dimiliki oleh perusahaan yang biasa disebut dengan SAP. Data yang telah diambil dari SAP akan dilakukan penyortiran berdasarkan perusahaan pengguna. Supplier yang memiliki transaksi dengan setiap perusahaan akan digabungkan dengan supplier lainnya yang memiliki transaksi dengan perusahaan tersebut. Hasil pengelompokkan tersebut dapat dilihat dalam Tabel 4.1.

Tabel 4.1 Hasil Sortir Supplier Berdasarkan Perusahaan Pengguna

Company Jumlah supplier

WIM 1860

Gelora 2194

Gawih 363

Total 4417

Data seluruh supplier yang ada berjumlah 4417 supplier yang terdiri dari 3

perusahaan pengguna. Data tersebut kemudian disortir berdasarkan nilai transaksinya

pada masing-masing perusahaan penggunanya. Hasil pengelompokkan tersebut dapat

dilihat pada Tabel 4.2

(2)

Tabel 4.2 Hasil Sortir Supplier Berdasarkan Nilai Transaksi

Company Status Jumlah

WIM to be saved 208

to be blocked 1652

Gelora to be saved 782 to be blocked 1412

Gawih to be saved 147

to be blocked 216

Total 4417

Data supplier yang telah disortir berdasarkan nilai transaksi dikelompokkan menjadi dua yaitu to be saved dan to be blocked. Tabel tersebut menunjukkan bahwa sebagian jumlah supplier yang tidak memiliki transaksi dari masing-masing perusahaan jauh lebih besar dibandingkan dengan yang memiliki transaksi. Jumlah supplier yang tidak memiliki transaksi kurang lebih dua kali lipat lebih dibandingkan dengan supplier yang memiliki transaksi.

Gambar 4.1 Diagram Venn Sortir Supplier Berdasarkan Perusahaan Pengguna

(3)

Diagram Venn adalah diagram yang paling tepat dalam menggambarkan jumlah dan keadaan supplier yang dimiliki oleh perusahaan. Menurut diagram Venn pada Gambar 4.1, jumlah supplier sebenarnya adalah 2649. Hal tersebut dikarenakan beberapa supplier digunakan secara bersamaan, seperti supplier milik WIM ada yang digunakan juga oleh Gawih dan Gelora begitu juga sebaliknya.

4.1.1 Identifikasi Supplier

Identifikasi dilakukan oleh staf procurement untuk supplier yang ada di sheet

“to be blocked”. Data supplier dalam sheet “to be blocked” akan di cek kembali oleh staf procurement dari masing-masing perusahaan untuk supplier yang memang masih digunakan dan yang sudah tidak digunakan. Staf procurement diminta untuk memberikan keterangan supplier mana saja yang merupakan milik procurement dan yang bukan milik procurement. Staf procurement juga diminta untuk memberikan keterangan pada setiap supplier sesuai dengan kategori barang yang disuplai.

Supplier yang sudah tidak digunakan lagi, akan diberi status “Block” dan supplier yang masih digunakan, diberikan status “Save”. Data yang ditentukan sebagai supplier milik departemen procurement akan dikelompokkan ke dalam “Within Scope”

dan dikelompokkan ke dalam “Out of Scope” jika supplier tersebut adalah milik

departemen lain.

(4)

Tabel 4.3 Hasil Identifikasi Supplier

Company Status Jumlah

Supplier

PT Gelora Djaja

Block 74

Save 860

Within Scope 934 Out of Scope 1260

Total

Supplier 2194

PT Gawih Jaya

Block 39

Save 100

Within Scope 139 Out of Scope 224

Total

Supplier 363

Tabel 4.3 menunjukkan hasil ringkasan identifikasi oleh staf procurement dari

masing-masing perusahaan. Total supplier yang dimiliki oleh PT Gelora Djaja adalah

2194 supplier. Jumlah supplier milik departemen procurement ada 934 dan 74

diantaranya telah direkomendasikan untuk pemblokiran. Di PT Gawih Jaya, total

supplier yang dimiliki adalah 363 supplier dan 139 supplier adalah milik departemen

procurement. Rekomendasi pemblokiran telah dilakukan pada 39 supplier Gawih dan

hanya tinggal menunggu persetujuan dari pihak-pihak terkait.

(5)

4.1.2 Hasil Persetujuan Rekomendasi Pemblokiran Supplier

Hasil identifikasi yang telah dilakukan oleh staf procurement kemudian akan dibuatkan persetujuan yang akan ditandatangani oleh piahk-pihak terkait. Persetujuan dilakukan untuk memastikan bahwa tidak ada purchase order yang belum terbayar.

Hasil persetujuan rekomendasi pemblokiran supplier dapat dilihat pada Tabel 4.4.

Tabel 4.4 Hasil Persetujuan Rekomendasi Pemblokiran

Company Status Jumlah

Supplier Persentase

PT Gelora Djaja

Block 72 8%

Save 862 92%

Total 934 100%

PT Gawih Jaya

Block 39 28%

Save 100 72%

Total 139 100%

Hasil persetujuan dari pihak-pihak yang terkait, terdapat 2 supplier PT Gelora Djaja yang tidak dapat diblok karena masih ada proses yang menggantung atau belum diselesaikan, selain itu supplier telah berhasil diblok. Proyek cleaning supplier berhasil melakukan efisiensi kinerja dengan cara mengurangi jumlah supplier pada PT Gelora Djaja sebesar 8% dan sebesar 28% untuk jumlah supplier di PT Gawih Jaya. Proses cleaning supplier berdasarkan legalitas dan otorisasi distributor yang dimiliki oleh supplier tidak jadi dilakukan. Hal tersebut kemungkinan dikarenakan banyak supplier yang belum dimintai legalitas dan otorisasi distributor pada saat pendaftaran supplier.

4.2 Rasionalisasi Pembelian

Perusahaan ingin melakukan rasionalisasi pada proses pembelian khususnya

pembelian alat tulis kantor. Pada umumnya rasionalisasi berarti mengubah sesuatu

yang telah ada menjadi lebih rasional dan logis. Rasionalisasi pembelian yang akan

dilakukan oleh perusahaan adalah mengubah prosedur pembelian dengan melakukan

(6)

kontrak dengan supplier. Seluruh pembelian yang dilakukan oleh perusahaan harus

menggunakan prosedur purchase order yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Berikut

ini adalah prosedur yang telah ada untuk pembelian alat tulis kantor dan barang cetakan

yang ditetapkan oleh perusahaan.

(7)

Purchaser Order Penawaran

User Staf Sekretariat Staf Procurement Supervisor

Procurement Supplier Staf Accounting Manager Procurement

Membuat SPB

SPB START

PR Menerima SPB

Membuat PR SPB

PR Menerima PR

Membuat permintaan

Barang Menghubungi Vendor melalui email/phone/

online

Permintaan Barang

Menerima Permintaan

Barang

Surat Penawaran

Membuat Surat Penawaran Permintaan Barang

Surat Penawaran

Menerima Surat Penawaran

Ya Surat Penawaran

Approval Surat Penawaran

Approval?

Tidak

Gambar 4.2 Document Flow Diagram Purchase Order dengan Penawaran

(8)

Purchaser Order Penawaran

Procurement Supplier Staf Accounting ^Manager Procurement

Surat Penawaran

Menerima Surat Penawaran

Surat Penawaran

Tidak

Membuat PO Lebih dari 5

jt?

Pengecekan Nominal

PO Nominal

BPPO Membuat

BPPO

PO Mengirim PO

Mengirim Barang

PO Menerima PO

Dokumen Barang

Membuat Good Receipt Menerima

Barang

Good Receipt

Good Receipt Menerima Good Receipt

Menerima Good Receipt

Good Receipt Good Receipt

Good Receipt

END

Gambar 4.2 Document Flow Diagram Purchase Order dengan Penawaran (lanjutan)

(9)

Gambar 4.2 adalan Document Flow Diagram yang menjelaskan tentang prosedur umum dalam melakukan pembelian suatu barang. Masukan dari proses tersebut adalah Surat Permintaan Barang yang dibuat oleh user. Surat Permintaan Barang (SPB) kemudian akan diberikan kepada gudang atau sekretariat dan akan dibuatkan Process Requisition (PR) untuk diberikan ke procurement. Supervisor procurement akan menghubungi supplier untuk melakukan permintaan barang dan meminta supplier untuk membuat penawaran. Penawaran yang telah diterima kemudian akan dilakukan pengecekan kepada user untuk memastikan barang yang ditawarkan oleh supplier sesuai dengan permintaan user. Jika penawaran sesuai dengan permintaan, maka surat penawaran akan diberikan kembali kepada supervisor dan penawaran jika tidak sesuai dengan permintaan maka supervisor akan melakukan permintaan kembali ke supplier. Surat penawaran yang telah kembali ke procurement kemudian akan dicek apakah nilai barang lebih dari 5 juta rupiah atau tidak, jika melebihi akan dibuatkan Bukti Pendukung Purchase Order (BPPO) dan jika tidak, langsung dibuatkan Purchase Order (PO). Purchase Order kemudian akan diberikan kepada supplier dan supplier akan mengirimkan barangnya. Barang akan diterima oleh gudang dan dibuatkan Good Receipt (GR) kemudian diberikan kepada user dan procurement untuk memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan permintaan. Good Receipt juga diberikan kepada accounting untuk menyelesaikan pembayaran.

Adanya rasionalisasi pembelian pada alat tulis kantor dan barang cetakan akan mengurangi beberapa proses yang terjadi dalam pembuatan Purchase Order.

Rasionalisasi dilakukan dengan cara mengadakan kontrak kepada supplier selama satu

tahun. Adanya rasionalisasi membuat proses pada saat Process Requisition diterima

oleh procurement dapat langsung dilakukan pengecekan nominal dan dibuatkan

Purchase Order. Efisiensi yang dihasilkan antara lain adalah efisiensi waktu lead time

pembelian yang bisa berkurang sekitar 2 hari dan juga efisiensi biaya. Beberapa proses

yang dianggap tidak memberikan nilai tambah, setelah adanya rasionalisasi,

dihilangkan seperti meminta penawaran pada supplier dan melakukan konfirmasi

spesifikasi pada pengguna.

(10)

Purchaser Order Penawaran

Procurement Supplier Staf Accounting Manager Procurement

Membuat SPB

SPB START

PR Menerima SPB

Membuat PR SPB

PR Menerima PR

Tidak Membuat PO

Lebih dari 5 jt?

Pengecekan Nominal

PO Nominal

BPPO Membuat

BPPO

PO Mengirim PO

Mengirim Barang

PO Menerima PO

Dokumen Barang

Membuat Good Receipt Menerima

Barang

Good Receipt

Good Receipt Menerima Good Receipt

Menerima Good Receipt

Good Receipt Good Receipt

Good Receipt

END

Gambar 4.3 Document Flow Diagram Purchase Order dengan Penawaran Setelah

Perbaikan

(11)

Pembelian alat tulis kantor pada PT Gawih Jaya dan PT Gelora Djaja sebelumnya dilakukan berdasarkan permintaan pengguna. Meminta penawaran pada beberapa supplier perlu dilakukan jika barang belum pernah di order sebelumnya. Permintaan penawaran tersebut akan membutuhkan waktu untuk menunggu balasan dari supplier.

Rasionalisasi pembelian yang dilakukan yaitu berupa kontrak, sehingga secara tidak langsung perusahaan telah melakukan standarisasi merek atau tipe alat tulis yang disediakan. Adanya standarisasi merek atau tipe alat tulis kantor menyebabkan staf procurement tidak perlu meminta konfirmasi spesifikasi dari pengguna. Hal tersebut juga akan berdampak pada pencapaian Key Performance Index dari departemen procurement yang telah ditetapkan yaitu Improve PO Processing time (lihat Lampiran 1).

Gambar 4.4 Diagram Lead Time Purchase Order Alat Tulis Kantor di PT Gelora Djaja

Lead Time Purchase Order adalah waktu yang diperlukan dari penerimaan Process Requisition hingga Purchase Order jadi. Rasionalisasi pembelian alat tulis kantor mulai diterapkan pada bulan Februari. Adanya rasionalisasi pembelian alat tulis

Januari Februari Maret

LT PO 2016 5,03 7,17 5,82

LT PO 2017 4,36 4,72 4,09

0,00 1,00 2,00 3,00 4,00 5,00 6,00 7,00 8,00

Chart Title

LT PO 2016 LT PO 2017

(12)

kantor membuat lead time menjadi lebih singkat sekitar 2,09 hari dibandingkan dengan sebelum dilakukannya rasionalisasi pembelian. Lead time di PT Gawih Jaya tidak begitu berubah karena di Gawih tidak memiliki departemen sekretariat sehingga jika ada permintaan alat tulis kantor, langsung ke proses pembuatan Purchase Order.

Rasionalisasi tidak hanya berdampak pada kecepatan pembuatan purchase order tetapi juga pada efisiensi biaya dalam pembelian dikarenakan adanya kerja sama yang terjalin dengan supplier berupa perjanjian kontrak selama satu tahun. Perusahaan ingin mengetahui berapa persen saving dari harga beli terakhir dan budget dari hasil rasionalisasi, oleh karena itu diperlukan perhitungan biaya pembelian alat tulis kantor.

4.2.1 Perhitungan Estimasi Efisiensi Biaya Alat Tulis Kantor

Berdasarkan kriteria yang telah diberikan, maka staf procurement telah memilih dua supplier yang akan menjadi supplier prioritas yaitu CV Sinar Mulia Sakti dan PT Data Center Indonesia. Pemilihan barang mana saja yang diambil dari CV Sinar Mulia Sakti dan PT Data Center Indonesia ditentukan berdasarkan supplier mana yang menawarkan harga yang lebih murah. Penyetaraan pembagian proyek dilakukan dengan menyeimbangkan nilai transaksinya. Negosiasi dan konfirmasi telah dilakukan dan kesepakatan telah dicapai. Hasil dari negosiasi dan konfirmasi tersebut kemudian digunakan untuk menghitung saving dari perusahaan.

Tabel 4.5 Hasil Kalkulasi Cost per Bulan untuk Barang yang Akan Dibeli di CV

Sinar Mulia Sakti

(13)

Tabel 4.5 menunjukkan cuplikan perhitungan biaya untuk barang yang akan di beli di CV Sinar Mulia Sakti. Hasil kalkulasi biaya pembelian alat tulis kantor yang dibeli dari CV Sinar Mulia Sakti didapatkan dengan mengonversikan harga menjadi per piece terlebih dahulu karena jumlah pemakaian per bulan satuannya adalah per piece. Konversi harga dilakukan dengan cara Unit Price Gelora dan Gawih dibagi dengan Qty Per Unit. Langkah berikutnya adalah mengalikan harga yang telah dikonversikan dengan Jumlah Pemakaian per bulan (PC) dan akan didapatkan biaya per bulan untuk Gawih dan Gelora.

Contoh perhitungan cost per bulan Tinta Whiteboard Hitam di Gelora:

Cost per bulan = (11.750 / 1) × 4 = Rp 47.000

Hasil dari perhitungan biaya per bulan dari alat tulis kantor yang akan dibeli di CV Sinar Mulia Sakti adalah Rp 3.649.138 untuk Gelora dan Rp 469.050 untuk Gawih.

Tabel 4.6 Hasil Kalkulasi Cost per Bulan untuk Barang yang Akan Dibeli di PT Data Center Indonesia

Tabel 4.6 menunjukkan cuplikan perhitungan biaya untuk barang yang akan

di beli di PT Data Center Indonesia. Hal yang sama dilakukan untuk perhitungan biaya

per bulan untuk alat tulis kantor yang dibeli dari PT Data Center Indonesia. Biaya per

bulan untuk alat tulis kantor yang akan dibeli dari PT Data Center Indonesia adalah Rp

2.431.911 untuk Gelora dan Rp 928.000 untuk Gawih. Perhitungan biaya per bulan

diperlukan untuk mengetahui berapa persen saving yang dihasilkan dari rasionalisasi

pembelian alat tulis kantor.

(14)

4.2.2 Perhitungan Saving To P/L Alat Tulis Kantor

Perhitungan Saving to P/L dilakukan untuk mengetahui efisiensi biaya yang didapatkan dengan membandingkan harga pembelian terakhir dengan harga penawaran baru. Manajer procurement ingin mengetahui berapa saving to P/L dari alat tulis kantor yang dibeli dari masing-masing supplier. Manajer juga ingin mengetahui efisiensi biaya yang terjadi dari masing-masing perusahaan.

Tabel 4.7 Hasil Kalkulasi Saving to P/L Alat Tulis Kantor dari CV Sinar Mulia Sakti

Tabel 4.7 menunjukkan cuplikan data dari alat tulis kantor yang dibeli dari CV Sinar Mulia Sakti. Kosongnya kolom pada Unit Price Gawih dan Gelora dikarenakan tidak adanya histori pembelian barang tersebut. Perhitungan dilakukan dengan cara menyamakan satuan harga tiap barang terlebih dahulu. Langkah berikutnya adalah mengurangkan Unit Order Price dari CV Sinar Mulia Sakti dengan Unit Price pembelian terakhir dari tiap perusahaan dan menghasilkan Saving per item.

Saving per item kemudian akan dikalikan dengan jumlah pemakaian per bulan dari Gawih dan Gelora untuk masing-masing item dan menghasilkan Saving to P/L per bulan.

Contoh perhitungan Saving to P/L per bulan Spidol Besar (G12) Biru di Gawih:

Saving to P/L per bulan = (5600 – 4600) × 1 = Rp 1000

Hasil perhitungan saving to P/L setiap bulan dari CV Sinar Mulia Sakti adalah Rp

18.394 untuk Gelora dan -Rp 1.066 untuk Gawih.

(15)

Tabel 4.8 Hasil Kalkulasi Saving to P/L Alat Tulis Kantor dari PT Data Center Indonesia

Tabel 4.8 menunjukkan cuplikan data dari alat tulis kantor yang dibeli dari PT Data Center Indonesia. Hal yang sama juga dilakukan untuk menghitung saving to P/L untuk alat tulis kantor yang dibeli dari PT Data Center Indonesia. Saving to P/L untuk pembelian alat tulis kantor dari PT Data Center Indonesia setiap bulan adalah Rp.

239.083 untuk Gelora dan Rp. 54.617 untuk Gawih. Nilai saving di Gelora jauh lebih besar dikarenakan jumlah kebutuhan alat tulis kantor dari Gelora yang lebih besar juga dibandingkan dengan Gawih.

4.2.3 Perhitungan Saving to Budget Alat Tulis Kantor

Perhitungan Saving to Budget dilakukan untuk mengetahui efisiensi biaya yang didapatkan dengan membandingkan harga pembelian terakhir dengan budget pembelian alat tulis kantor 2017. Peningkatan budget dari setiap tahun telah ditetapkan oleh perusahaan yaitu 10% lebih besar dibandingkan dengan budget 2016. Berikut ini adalah hasil perhitungannya.

Tabel 4.9 Hasil Kalkulasi Saving to Budget dari CV Sinar Mulia Sakti

Tabel 4.9 menunjukkan cuplikan dari data kalkulasi Saving to Budget untuk

alat tulis kantor yang dibeli di CV Sinar Mulia Sakti. Langkah pertama yang dilakukan

(16)

adalah menghitung Budget 2017. Langkah berikutnya adalah membandingkan Budget 2017 dengan Unit Order Price dari CV Sinar Mulia Sakti dan didapatkan Saving per item to Budget 2017. Nilai Saving per item to Budget 2017 kemudian dikalikan dengan jumlah pemakaian per bulan akan menghasilkan saving to budget per month. Hasil perhitungan Saving to Budget per bulan untuk alat tulis kantor yang dibeli dari CV Sinar Mulia Sakti adalah Rp 175.928 untuk Gelora dan Rp 33.009 untuk Gawih.

Tabel 4.10 Hasil Kalkulasi Saving to Budget dari PT Data Center Indonesia

Perhitungan yang sama juga dilakukan untuk alat tulis kantor yang dibeli dari PT Data Center Indonesia. Saving to Budget untuk pembelian alat tulis kantor dari PT Data Center Indonesia adalah Rp 428.090 untuk Gelora dan Rp 134.475 untuk Gawih.

Seluruh hasil perhitungan baik Cost per bulan, Saving to P/L maupun Saving to Budget kemudian dijadikan per tahun dengan cara dikalikan 12 untuk mengetahui saving per tahunnya.

4.2.4 Hasil Perhitungan Rasionalisasi Pembelian Alat Tulis Kantor

Hasil perhitungan efisiensi biaya yang terjadi dengan adanya rasionalisasi

pembelian alat tulis kantor dari masing-masing perusahaan dan supplier telah

dikompilasikan. Hal tersebut dilakukan untuk mempermudah dalam menganalisa

efisiensi biaya secara keseluruhan. Berikut ini adalah hasil rasionalisasi pembelian

untuk alat tulis kantor.

(17)

Tabel 4.11 Hasil Rasionalisasi Pembelian Alat Tulis Kantor

Tabel 4.11 menunjukkan hasil saving yang diperoleh dari rasionalisasi pembelian alat tulis kantor di PT Gawih Jaya dan PT Gelora Djaja. Saving percentage adalah persentase dari Saving to P/L dibandingkan dengan biaya pengeluaran untuk alat tulis kantor per tahun. Saving to P/L yang bernilai negatif dapat terjadi karena merek barang yang digunakan sebelumnya sudah tidak diproduksi dan digantikan dengan merek lain dan tentunya dengan kualitas yang lebih baik. Dapat dinyatakan bahwa dengan adanya rasionalisasi pembelian alat tulis kantor perusahaan telah melakukan efisiensi biaya sebesar Rp 3.732.333. Efisiensi biaya juga terjadi jika dibandingkan budget tahun 2017 yaitu sebesar Rp 9.258.017.

Melihat perubahan-perubahan positif yang terjadi setelah adanya rasionalisasi pembelian alat tulis kantor, sangat disarankan bagi perusahaan untuk melakukan rasionalisasi pembelian untuk barang cetakan. Rasionalisasi pembelian barang cetakan akan dilakukan dengan cara yang sama yaitu melakukan kontrak dengan beberapa supplier. Perhitungan potensi saving akan dilakukan untuk pembuktian bahwa rasionalisasi pembelian barang cetakan benar-benar perlu dilakukan.

4.2.5 Pengumpulan Data Barang Cetakan

Barang cetakan menjadi masalah yang serius di kedua anak perusahaan Wismilak. Permasalahan tersebut adalah banyaknya jenis barang cetakan yang ada pada PT Gelora Djaja dan besarnya nilai transaksi barang cetakan pada PT Gawih Jaya.

Berikut ini adalah hasil pengumpulan data untuk barang cetakan.

Company Supplier Saving to P/L /

year Cost / year Saving Percentage

Saving to Budget 2017 / year Sinar Mulia Rp 220.724 Rp 43.789.656 1% Rp 2.111.136 Data Center Rp 2.868.996 Rp 29.182.932 10% Rp 5.137.080 Total Rp 3.089.720 Rp 72.972.588 4% Rp 7.248.216 Sinar Mulia -Rp 12.787 Rp 5.628.600 0% Rp 396.108 Data Center Rp 655.400 Rp 11.136.000 6% Rp 1.613.700 Total Rp 642.613 Rp 16.764.600 4% Rp 2.009.808

3.732.333 Rp Rp 89.737.188 4% Rp 9.258.024 PT GELORA DJAJA

PT GAWIH JAYA

SUBTOTAL

(18)

Tabel 4.12 Hasil Pengumpulan Data Barang Cetakan untuk PT Gelora Djaja

Tabel 4.12 menunjukkan cuplikan hasil pengumpulan data barang cetakan untuk PT Gelora Djaja beserta kuantitas pemakaian tiap bulannya. Terdapat dua jenis barang cetakan yaitu inventori dan non inventori. Barang inventori akan tetap dilakukan pemesanan walaupun belum ada permintaan dari pengguna sedangkan barang non inventori harus menunggu ada permintaan dari pengguna baru dipesankan.

Berdasarkan pengumpulan data barang cetakan tersebut, terdapat 412 jenis barang cetakan yang terdiri dari 53 jenis barang inventori dan 359 jenis barang non inventori.

Perhitungan biaya per bulan dilakukan dengan mengalikan Quantity (per bulan) dengan Harga Beli Terakhir. Biaya per tahun didapatkan dari Biaya per bulan dikalikan 12.

Tabel 4.13 Hasil Pengumpulan Data Barang Cetakan untuk PT Gawih Jaya

Pengumpulan data juga dilakukan untuk barang cetakan yang dimiliki PT

Gawih Jaya. Data berikut dibuat berdasarkan perkiraan dari staf procurement yang

menerima permintaan dari masing-masing pengguna. Berdasarkan data barang cetakan

tersebut, terdapat 48 jenis barang cetakan dengan 40 jenis barang inventori dan 8 jenis

(19)

barang non inventori. Dapat dilihat dari data tersebut bahwa Nota Penjualan VS masuk ke dalam jenis barang non inventori padahal jumlah pemakaiannya adalah jumlah yang terbesar yaitu 7300 buku per bulan. Hal tersebut dapat terjadi karena Nota Penjualan VS digunakan oleh semua area sehingga tercantum alamat masing-masing area dan jika alamat kantor di salah satu area dapat berubah maka sisa nota penjualan tidak dapat dipakai.

Tabel 4.14 Hasil Pengumpulan Data Barang Cetakan

Tabel 4.14 menunjukkan data barang cetakan sebelum dilakukan rasionalisasi jumlah barang cetakan. Rasionalisasi jumlah dilakukan berdasarkan barang cetakan yang sangat jarang digunakan atau sudah tidak digunakan dapat disederhanakan dengan barang cetakan yang sejenis atau dihilangkan. Data menunjukkan bahwa barang cetakan yang dimiliki oleh PT Gelora Djaja jauh lebih banyak dibandingkan dengan PT Gawih Jaya. Hal tersebut dikarenakan di PT Gelora Djaja setiap departemen dapat membuat barang cetakan baru tanpa adanya persetujuan dari manapun. Besarnya variasi barang cetakan yang dimiliki oleh PT Gelora Djaja tidak sebanding dengan pengeluarannya. Hal tersebut membuktikan bahwa jumlah barang cetakan yang dipesan oleh PT Gelora Djaja sangat kecil sehingga sulit untuk menemukan perusahaan percetakan yang berkompeten. Kebanyakan perusahaan percetakan memiliki kuantitas order minimal untuk setiap jenis cetakan sehingga banyak yang menolak menyuplai kebutuhan form cetakan di PT Gelora Djaja. Meeting dilakukan untuk membahas barang cetakan yang mana saja yang dapat dihilangkan atau disederhanakan pada masing-masing perusahaan. Berikut ini adalah hasil dari meeting yang dilakukan dengan pihak-pihak pengguna barang cetakan.

Perusahaan Form Kuantitas Persentase Biaya per bulan Biaya per tahun inventory 53 11% Rp 2.065.843 Rp 24.790.115 non inventory 363 78% Rp 6.647.390 Rp 79.768.677 Total 416 90% Rp 8.691.752 Rp 104.301.020 inventory 40 9% Rp 39.276.450 Rp 471.317.400 non inventory 8 2% Rp 94.710.000 Rp 1.136.520.000

Total 48 10% Rp 133.986.450 Rp 1.607.837.400

464 100% Rp 142.699.683 Rp 1.712.396.192 Gelora Djaja

Gawih Jaya

SUBTOTAL

(20)

Tabel 4.15 Hasil Pengumpulan Data Barang Cetakan Setelah Meeting

Tabel 4.15 menunjukkan jumlah data barang cetakan yang telah disederhanakan atau yang masih dipakai. Dapat dilihat bahwa dengan adanya rasionalisasi jenis barang cetakan saja, biaya pengadaan barang cetakan dapat berkurang hingga 40 juta rupiah per tahun. Penyederhanaan yang disarankan dapat berupa pengalihan kepada sistem komputerisasi atau menjadikan dua jenis barang cetakan yang memiliki format serupa menjadi satu.

4.2.6 Perhitungan Potensi Saving To P/L Barang Cetakan

Perhitungan potensi saving to P/L juga dilakukan pada barang cetakan yang disarankan untuk dilakukan rasionalisasi. Perhitungan dilakukan dengan cara yang sama dengan perhitungan yang dilakukan pada alat tulis kantor. Berikut ini adalah hasil perhitungan saving to P/L untuk barang cetakan.

Tabel 4.16 Hasil Perhitungan Potensi Saving to P/L Barang Cetakan Perusahaan Form Kuantitas Persentase Biaya per bulan Biaya per tahun

inventory 53 12% Rp 2.065.843 Rp 24.790.115 non inventory 291 63% Rp 6.139.991 Rp 73.679.892 Total 416 91% Rp 8.691.752 Rp 104.301.020 inventory 38 8% Rp 37.676.450 Rp 452.117.400 non inventory 5 1% Rp 92.970.000 Rp 1.115.640.000 Total 43 9% Rp 130.646.450 Rp 1.567.757.400 459 100% Rp 139.338.202 Rp 1.672.058.420 Gelora Djaja

Gawih Jaya

SUBTOTAL

(21)

Tabel 4.16 menunjukkan cara perhitungan potensi Saving to P/L barang cetakan jika rasionalisasi pembelian barang cetakan dilakukan. Harga Baru merupakan harga terendah yang dipilih dari harga lama barang cetakan yang memiliki spesifikasi sama. Saving to P/L per bulan didapatkan dengan cara Harga Baru dikurangi Harga Beli Terakhir kemudian dikalikan dengan Kuantitas per bulan. Saving to P/L per tahun didapatkan dengan cara Saving to P/L per bulan dikalikan 12.

4.2.7 Perhitungan Potensi Saving To Budget Barang Cetakan

Perhitungan potensi saving to budget juga dilakukan pada barang cetakan yang disarankan untuk dilakukan rasionalisasi. Perhitungan dilakukan dengan cara yang sama dengan perhitungan yang dilakukan pada alat tulis kantor. Berikut ini adalah hasil perhitungan saving to budget untuk barang cetakan.

Tabel 4.17 Hasil Perhitungan Potensi Saving To Budget Barang Cetakan

Tabel 4.17 menunjukkan cara perhitungan potensi Saving to budget barang cetakan jika rasionalisasi pembelian barang cetakan dilakukan. Sama seperti budget alat tulis kantor, budget untuk barang cetakan adalah 10% lebih besar dari tahun sebelumnya. Perhitungan Saving to budget per bulan didapatkan dengan cara Budget 2017 dikurangi dengan Harga Baru kemudian dikalikan dengan Kuantitas per bulan.

Saving to budget per tahun didapatkan dengan mengalikan Saving to budget per bulan

dikalikan 12.

(22)

4.2.8 Hasil Perhitungan Potensi Saving Rasionalisasi Pembelian Barang Cetakan

Hasil perhitungan potensi efisiensi biaya dengan adanya rasionalisasi pembelian barang cetakan dari masing-masing perusahaan telah dikompilasikan. Hal tersebut dilakukan sebagai bukti pendukung bahwa rasionalisasi pembelian barang cetakan harus sesegera mungkin. Berikut ini adalah hasil rasionalisasi pembelian untuk barang cetakan.

Tabel 4.18 Hasil Perhitungan Potensi Efisiensi Biaya Rasionalisasi Pembelian Barang Cetakan

Tabel 4.18 menunjukkan hasil perhitungan potensi efisiensi biaya yang terjadi jika rasionalisasi pembelian terhadap barang cetakan dilakukan. Efisiensi biaya yang terjadi jika dibandingkan dengan pembelian barang cetakan dengan harga lama (Saving to P/L) adalah sebesar Rp 326.040.726 per tahun. Efisiensi biaya juga terjadi jika dibandingkan dengan anggaran yang disediakan pada tahun 2017 (Saving to Budget) untuk pembelian barang cetakan yaitu sebesar Rp 503.442.418 per tahun. Rasionalisasi barang cetakan tidak dapat berjalan jika masih ada penolakan dari pihak-pihak yang bersangkutan. Penolakan terjadi karena pihak tersebut khawatir dengan adanya rasionalisasi akan menimbulkan masalah seperti terlambatnya supplier dalam memenuhi kebutuhan perusahaan. Upaya yang dapat dilakukan perusahaan dalam mengatasi masalah tersebut adalah menghitung safety stock dan reorder point untuk setiap barang.

4.2.9 Contoh Perhitungan Safety Stock dan Reorder Point

Penambahan supplier merupakan sebuah solusi di masa lampau untuk masalah ketidakmampuan supplier menyuplai barang cetakan area. Manajer

Company Kuantitas Saving to P/L per

tahun Biaya per tahun Persentase Saving to Budget

per tahun

Gelora Djaja 344 Rp 1.512.732 Rp 104.301.020 1% Rp 11.069.340

Gawih Jaya 43 Rp 324.527.994 Rp 1.607.837.400 20% Rp 492.373.078

Total 387 Rp 326.040.726 Rp 1.712.138.420 19% Rp 503.442.418

(23)

procurement ingin melakukan rasionalisasi pembelian untuk barang cetakan dengan melakukan kontrak pada beberapa supplier yang diprioritaskan. Adanya safety stock dapat membantu mengurangi terjadinya kehabisan stok barang sehingga aktivitas perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Berikut ini adalah contoh perhitungan safety stock dan reorder point dari barang cetakan yang kemudian dapat diterapkan di PT Gawih Jaya.

Gambar 4.5 Contoh Perhitungan Safety Stock dan Reorder Point

Contoh perhitungan dilakukan di dalam software Microsoft Excel untuk memudahkan staf procurement menjalankan kesehariannya dikarenakan mereka telah terbiasa mengerjakan perkejaannya dengan komputer. Perhitungan safety stock dan reorder point dilakukan pertama-tama dengan membuat satuan lead time sama dengan periode kebutuhan. Langkah kedua adalah menentukan periodic review atau periode pengamatan stok barang cetakan. Periode pengamatan ditetapkan setiap 1 hari agar safety stock tidak semakin besar. Langkah berikutnya adalah mengalikan rata-rata kebutuhan dengan lead time untuk mendapatkan rata-rata permintaan selama lead time.

Standar deviasi merupakan besar perbedaan dari nilai sampel terhadap rata-rata. Nilai

service level ditentukan oleh perusahaan berdasarkan seberapa besar kemungkinan

perusahaan dapat memenuhi kebutuhan dan juga besar safety stock. Nilai service factor

(24)