Ima Yudha Perwira, SPi, MP
Setiap organisasi perlu melakukan suatu
perencanaan dalam setap kegiatan organisasinya,
baik perencanaan produksi, perencanaan rekrutmen
karyawan baru, program penjualan produk baru,
maupun perencanaan anggarannya.
Perencanaan (planning) merupakan proses dasar
bagi organisasi untuk memilih sasaran dan
menetapkan bagaimana cara mencapainya.
Perencanaan merupakan proses terpenting dari
semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan
fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan,
dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.
Pada dasarnya yang dimaksud perencanaan yaitu
memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa
(what), siapa (who), kapan (when), dimana (where),
mengapa (why), dan siapa (who).
Perencanaan (Planning) didefinisikan sebagai
menentukan sebelumnya apa yang harus dilakukan
dan bagaimana cara melakukannya.
Perencanaan meliputi tindakan memilih dan
menghubungkan fakta-fakta dan membuat serta
menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang
akan datang dalam hal memvisualisasi serta
merumuskan aktivitas-aktivitas yang diusulkan yang
dianggap perlu untuk mencapai hasil-hasil yang
diinginkan.
Perencanaan berdasarkan jangka waktunya terbagi
menjadi 3, yaitu perencanaan jangka pendek,
perencanaan jangka menengah dan perencanaan
jangka panjang.
Elemen Perencanaan (Sasaran dan Rencana)
Sasaran adalah hal yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh organisasi. Sasaran sering pula
disebut tujuan. Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan.
Sasaran dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu
sasaran yang dinyatakan (stated goals) dan sasaran riil. Stated goals adalah sasaran yang dinyatakan organisasi
kepada masyarakat luas. Sasaran seperti ini dapat dilihat di piagam perusahaan, laporan tahunan, pengumuman humas, atau pernyataan publik yang dibuat oleh
Seringkali stated goals ini bertentangan dengan
kenyataan yang ada dan dibuat hanya untuk
memenuhi tuntutan stakeholder perusahaan.
Sedangkan sasaran riil adalah sasaran yang
benar-benar dinginkan oleh perusahaan. Sasaran riil hanya
dapat diketahui dari tindakan-tindakan organisasi
beserta anggotanya.
Ada dua pendekatan utama yang dapat digunakan organisasi untuk mencapai sasarannya: pendekatan tradisional dan
management by objective.
Pada pendekatan tradisional, manajer puncak memberikan sasaran-sasaran umum, yang kemudian diturunkan oleh
bawahannya sampai dengan yang paling bawah menjadi sub-tujuan (subgoals) yang lebih terperinci.
Pendekatan ini mengasumsikan bahwa manajer puncak adalah orang yang tahu segalanya karena mereka telah
melihat gambaran besar perusahaan. Kesulitan utama terjadi pada proses penerjemahan sasaran atasan oleh bawahan.
Seringkali, atasan memberikan sasaran yang cakupannya
terlalu luas seperti "tingkatkan kinerja," "naikkan profit," atau "kembangkan perusahaan," sehingga bawahan kesulitan
menerjemahkan sasaran ini dan akhirnya salah mengintepretasi maksud sasaran itu
Pada pendekatan ini, sasaran dan tujuan organisasi tidak ditentukan oleh manajer puncak saja, tetapi juga oleh
karyawan. Manajer dan karyawan bersama-sama
membuat sasaran-sasaran yang ingin mereka capai.
Dengan begini, karyawan akan merasa dihargai sehingga produktivitas mereka akan meningkat.
Namun ada beberapa kelemahan dalam pendekatan MBO. Pertama, negosiasi dan pembuatan keputusan dalam pendekatan MBO membutuhkan banyak waktu, sehingga kurang cocok bila diterapkan pada lingkungan bisnis yang sangat dinamis.
Kedua, adanya kecenderungan karyawan untuk
bekerja memenuhi sasarannya tanpa memedulikan
rekan sekerjanya, sehingga kerjasama tim
Rencana atau plan adalah dokumen yang
digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan.
Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya,
jadwal, dan tindakan-tindakan penting lainnya.
Rencana dapat dibagi menjadi beberapa klasifikasi,
antara lain: berdasarkan sifatnya dan berdasarkan
jangka waktunya.
Perencanaan Berdasarkan Jangka Waktu
Perencanaan Jangka Pendek adalah perencanaan yang meliputi jangka waktu sampai satu atau dua tahun dan tidak membutuhkan perincian yang sangat
mendetail. Contoh : Perencanaan kebutuhan pokok kita tiap hari atau tiap minggu.
Perencanaan jangka menengah adalah perencanaan yang dilaksanakan dalam kurun waktu antara 4-7 tahun atau 4-10 tahun. Perencanaan jangka menengah ini
merupakan penjabaran dari perencanaan jangka panjang dan perlu dijabarkan pada perencanaan jangka pendek.
Perencanaan Jangka Panjang adalah
perencanaan yang meliputi kurun waktu 10, 20 atau
25 tahun. Parameter atau ukuran keberhasilannya
bersifat sangat umum, global dan tidak terperinci.
Semakin panjang jangka waktunya semakin banyak
variabel dan parameter yang sulit diukur
pencapaiannya. Namun demikian perencanaan
jangka panjang dapat memberi arah untuk
perencanaan jangka menengah maupun jangka
pendek.
Perencanaan Berdasarkan Sifatnya
Rencana strategis yaitu rencana yang dikembangkan untuk mencapai tujuan strategis. Tepatnya, rencana
strategis adalah rencana umum yang mendasari
keputusan alokasi sumber daya, prioritas, dan langkah-langkah tindakan yang diperlukan untuk mencapai
tujuan strategis.
Rencana Taktis adalah rencana ditujukan untuk mencapai tujuan taktis, dikembangkan untuk
mengimplementasikan bagian tertentu dari rencana
strategis. Rencana strategis pada umumnya melibatkan manajemen tingkat atas dan menegah dan jika
dibandingkan dengan rencana strategis, memiliki jangka waktu yang lebih singkat dan suatu fokus yang lebih
Rencana Kontinjensi adalah perencanaan
kontinjensi (contingency planning) yaitu penentuan
serangkaian tindakan alternatif jika suatu rencana
tindakan secara tidak terduga tergganggu atau
Tujuan dan Fungsi Perencanaan
Tujuan pertama adalah untuk memberikan
pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan
non manajerial. Dengan rencana, karyawan dapat
mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan
siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang
harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi.
Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin
akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan,
sehingga kerja organisasi kurang efesien.
Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan
menyusun rencana untuk menghadapinya.
Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan
dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.
Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan
tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi
selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan
pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau
evaluating adalah proses membandingkan rencana
dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana,
manajer tidak akan dapat menilai kinerja
Empat Tahap Dasar Perencanaan
Tahap 1: Menentukan tujuan atau serangkaian tujuan. Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan
tentang keinginan atau kebutuhan perusahaan. Tanpa rumusan tujuan yang jelas, penggunaan sumber daya perusahaan tidak efektif.
Tahap 2: Merumuskan keadaan saat ini. Pemahaman akan kondisi perusahaan sekarang dan tujuan yang hendak dicapai atau sumber daya-sumber daya yang
tersedia untuk pencapaian tujuan, adalah sangat penting. Karena tujuan dan rencana menyangkut waktu akan
datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencana dapat dirumuskan untuk
menggambarkan kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi terutama keuangan dan data statistik.
Tahap 3: Mengindentifikasikan segala kemudahan dan hambatan. Segala kekuatan dan kelemahan serta
kemudahan dan hambatan perlu di identifikasikan, untuk mengukur kemampuan organisasi dalam
mencapai tujuan.
Tahap 4: Menetapkan dan Mengembangkan rencana (Keputusan) atau serangkaian kegiatan untuk
pencapaian tujuan. Tahap akhir dalam proses
perencanaan meliputi pengembangan berbagai pilihan kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian pilihan kegiatan terbaik (paling memuaskan) di antara pilihan yang ada.
Keputusan dalam Menentukan Rencana
Keputusan bersifat melekat pada proses pneyusunan
rencana.
Setelah tiga tahapan awal perencanaan sudah
dilakukan, maka tugas Top manajer untuk
menentukan keputusan rencana yang akan
ditetapkan dan digunakan dalam menjalankan roda
organisasi.
Tipe Keputusan
Keputusan yang di program(programmed decisions)
adalah satu keputusan yang dibuat menurut
kebiasaan, aturan dan prosedur.keputusan ini rutin
dan dilakukan berulang-ulang.
Keputusan-keputusan yang tidak di
program(non-programmed decisions)adalah suatu keputusan yang
berkenan dengan masalah-masalah khusus , khas
dan tidak terbiasa.
Keputusan-keputusan dengan kepastian , resiko dan
ketidak pastian, dimana pembuatan keputusannya
untuk masa depan atau masa yang akan datang.
Jenis Keputusan Berdasarkan Situasi dan Kondisi
Dalam kondisi kepastian(certainly),bahwa menejer dapat mengetahui apa yang akan terjadi diwaktu yang akan
datang sebab tersedia informasi yang akurat, terpecaya dan dapat diukur sebagai dasar keputusan.
Dalam kondisi resiko/risk, bahwa manajer mengetahui besarnya probabilitas kemungkinan hasil ,tetapi
informasi yang lengkap tidak tersedia.
Kondisi ke tidakpastian (uncertainty),bahwa manajer tidak dapat mengetahui probabilitas dan tidak
mengetahui hasil-hasil dan menyangkut keputusan kritis dan yang paling menarik.keputusan dapat diambil
dengan menggunakan metode kuantitatif(perhitungan statistik) untuk mengantisipasidan memperkirakannya.
