BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Konsep Peranan
Pengertian peranan (role) menurut Soerjono Soekanto (2003;243) adalah sebagai berikut:
“Peranan merupakan aspek dinamis kedudukan (status). Apabila seseorang melaksanakan hak dan kewajiban sesuai dengan kedudukan, maka dia menjalankan suatu peranan”.
Sedangkan pengertian peranan (role) menurut Komarrudin (1994;768) adalah sebagai berikut:
1. Bagian dari tugas utama yang harus dilaksanakan seseorang dalam manajemen.
2. Pola perilaku yang diharapkan dapat menyertai suatu status.
3. Bagian atau fungsi yang diharapkan dari seseorang atau menjadi karakteristik yang apa adanya.
4. Fungsi setiap variabel dalam hubungan sebab akibat.
Dari kedua definisi di atas, dapat diartikan secara keseluruhan bahwa peranan adalah bagian dari tugas utama, status, fungsi, karakteristik, dan variabel dalam hubungan sebab-akibat dari seseorang atau sekelompok orang dalam organisasinya.
2.2 Sistem Pengendalian Manajemen 2.2.1 Pengertian Sistem
Pengertian sistem menurut Anthony dan Govindarajan (2005;7) adalah: “sistem merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitif untuk melaksanakan suatu atau sekelompok aktivitas”.
Sedangkan pengertian sistem menurut Abdul Halim dkk (2003;3) :
“sistem adalah suatu kegiatan yang telah ditentukan caranya dan biasanya dilakukan berulang-ulang”.
Sistem memiliki karakteristik berupa rangkaian langkah-langkah yang berirama, terkoordinasi, dan berulang yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2.2.2 Pengertian Pengendalian
Fungsi manajemen dengan pengendalian saling berkaitan erat dimana fungsi manajemen dimulai dari proses perencanaan yaitu penetapan dan tujuan perusahaan secara umum. Lalu selanjutnya adalah menentukan kebijakan-kebijakan apa yang akan akan dilakukan oleh manajemen untuk mencapai tujuan perusahaan yang biasa disebut strategi. Setelah strategi diterapkan, manajemen perusahaan membutuhkan keyakinan bahwa kegiatan operasi perusahaan telah terarah sesuai dengan tujuan perusahaan dan strategi yang telah diterapkan sebelumnya. Dan agar tujuan perusahaan dapat tercapai dengan efektif dan efisien, maka proses selanjutnya yang diperlukan oleh manajemen adalah proses pengendalian.
Pengendalian menurut Hansen dan Mowen yang di alihbahasakan oleh Abdul Halim dkk (2003;4) adalah sebagai berikut:
“Pengendalian adalah proses penetapan standar, dengan menerima umpan balik berupa kinerja sesungguhnya, dan mengambil tindakan yang diperlukan jika kinerja sesungguhnya berbeda secara signifikan dengan apa yang telah direncanakan”.
Proses pengendalian meliputi tiga langkah yaitu: 1. menentukan standar
2. mengevaluasi pelaksanaan kerja 3. melakukan tindakan koreksi.
Jadi dengan demikian pengendalian merupakan aktivitas yang menyangkut tindakan dan evaluasi, yang berarti implementasi dari perencanaan dan penggunaan umpan balik agar supaya sasaran dicapai secara total. Pengendalian dilakukan untuk mengarahkan aktivitas perusahaan agar sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan dan dapat tercapai dengan efektif dan efisien.
Dengan itu pula dapat dinyatakan bahwa pengendalian merupakan fungsi manajemen yang melakukan pengukuran dan koreksi terhadap aktivitas perusahaan untuk menjamin bahwa operasi perusahaan telah berjalan sesuai dengan rencana dan beroperasi dengan efektif dan efisien.
2.2.2.1Elemen-Elemen Proses Pengendalian
Setiap sistem pengendalian sedikitnya memiliki empat elemen. Anthony dan Govindarajan (2005;3) mengemukakan empat elemen tersebut sebagai berikut:
1. Pelacak (detector) atau sensor 2. Penilai (assessor)
3. Effector
4. Jaringan Komunikasi
Elemen-elemen system pengendalian tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Pelacak (detector) atau sensor adalah suatu perangkat yang mengukur apa
yang sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.
2. Penilai (assessor) adalah suatu perangkat yang menentukan signifikansi dari peristiwa actual dengan cara membandingkannya dengan beberapa standar atau ekspetasi dari apa yang seharusnya terjadi.
3. Effector adalah suatu perangkat (yang sering disebut dengan “umpan balik”) yang mengubah perilaku jika assessor mengindikasikan kebutuhan untuk melakukan hal tersebut.
4. jaringan komunikasi adalah perangkat yang meneruskan informasi antara detector dan assessor dan antara assessor dengan effector.
Gambar 2.2.2.1
Elemen-elemen sistem pengendalian Perangkat Kendali 2.Assessor Perbandingan dengan ukuran standar 1.Detector Informasi mengenai apa yang sedang
terjadi 3.effector Perubahan perilaku jika diperlukan Perusahaan yang sedang dikendalikan 2.2.3 Pengertian Manajemen
Pengertian manajemen menurut Robbins dan Coulter yang dialihbahasakan oleh Harry Slamet (2007;8) :
“Manajemen adalah proses pengordinasian kegiatan-kegiatan pekerjaan sehingga pekerjaan tersebut terselesaikan secara efisien dan efektif dengan dan melalui orang lain.”
Robbins dan Coulter yang dialihbahasakan oleh Harry Slamet (2007;9) juga menjelaskan fungsi-fungsi manajemen sebagai berikut:
1. Fungsi perencanaan
Fungsi manajemen yang mencangkup proses menentukan tugas apa yang harus dilakukan, siapa yang harus melakukan, bagaimana cara mengelompokkan tugas-tugas itu, siapa harus melapor ke siapa dan dimana keputusan harus dibuat.
2. Fungsi pengorganisasian
Fungsi manajemen yang mencangkup proses memotivasi bawahan, mempengaruhi individu atau tim sewaktu mereka bekerja, memiliki saluran komunikasi yang paling efektif dan memecahkan dengan berbagai cara masalah perilaku karyawan.
3. Fungsi kepemimpinan
Fungsi manajemen yang mencangkup proses memantau kinerja actual, membandingkan actual dengan standar dan membuat koreksinya jika perlu.
4. Fungsi pengendalian
Fungsi manajemen yang mencakup proses mendefinisikan sasaran, menetapkan strategi untuk mencapai sasaran itu dan menyusun rencana dan untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan sejumlah kegiatan.
Robbins dan Coulter yang dialihbahasakan oleh Harry Slamet (2007;35) mengungkapkan 14 prinsip manajemen menurut Fayol:
1. Pembagian keja.
Spesialisasi meningkatkan output dengan membuat para karyawan menjadi lebih efisien.
2. Wewenang
Para manajer harus mampu member perintah, wewenang memberi mereka hak tersebut namun bersamaan dengan wewenang ikut pula tanggung jawab.
3. Disiplin
Para karyawan harus menaati dan mnghormati peraturan-peraturan yang mengatur organisasi itu.
4. Kesatuan komando
Setiap karyawan harus menerima perintah dari satu orang atasan saja 5. Kesatuan arah
Organisasi harus mempunyai rencana tindakan tunggal untuk membimbing manajer dan pekerja.
6. Mengesampingkan kepentingan individu dan mngedepankan kepentingan umum
Kepentingan satu karyawan atau sekelompok karyawan tidak boleh didahulukan daripada kepentingan organisasi secara keseluruhan.
7. Balas jasa
Para pekerja harus mendapatkan upah yang wajar bagi jasa-jasa mereka. 8. Sentralisasi
Istilah ini mengacu pada hingga derajat mana anak buah terlibat dalam pengambilan keputusan.
9. Rantai scalar
Garis wewenang dari pucuk pimpinan hingga jajaran yang paling rendah merupakan rantai scalar.
10.Tatanan
Manusia dan barang-barang harus berada di tempat yang tepat pada waktu yang tepat.
11.Kesamaan
Para manajer harus bersikap baik hati dan adil terhadap semua bawahan mereka.
12.Stabilitas personalia sehingga tidak ada kekosongan jabatan
Pemimpin harus mengadakan perencanaan personalia secara berjenjang dan menjamin agar tersedia pengganti untuk mengisi lowongan.
13.Inisiatif
Karyawan yang diizinkan untuk memprakarsai dan menjalankan rencana akan menunjukkan tingkat usaha yang tinggi.
14.Semangat korps
Meningkatkan semangat tim akan membina keselarasan dan kesatuan di dalam organisasi itu.
Pengertian proses manajemen menurut Robins dan Coulter yang dialihbahasakan oleh Hary Slamet (2007;8):
“Proses manajemen adalah serangkaian keputusan dan kegiatan kerja yang sedang terjadi yang dialami oleh para manajer sewaktu mereka merencanakan, mengorganisasi, memimpin dan mengendalikan.”
2.2.4 Pengertian Pengendalian Manajemen
Pengendalian manajemen merupakan suatu proses untuk mendeteksi dan mengkoreksi kesalahan-kesalahan untuk kerja yang tidak disengaja dan ketidakberesan yang disengaja. Pengendalian manajemen juga merupakan proses untuk memotivasi dan memberi semangat anggota organisasi dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
Pada perusahaan yang relative kecil, pimpinan perusahaan dapat melaksanakan pengelolaan kegiatan perusahaan secara langsung. Tetapi dalam perusahaan yang cukup besar pimpinan perusahaan memerlukan bantuan staf lain untuk melaksanakan sebagian fungsinya dengan cara delegasi wewenang kepada staf tersebut. Untuk memastikan bahwa operasi perusahaan telah berjalan sesuai dengan rencana maka di perlukan pengendalian manajemen.
Pengertian pengendalian manajemen menurut Anthony dan Govindarajan yang dialihbahasakan oleh Kurniawan Tjakrawala (2005;8) adalah sebagai berikut:
“Pengendalian manajemen merupakan proses dimana para manajer mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi.”
Pengendalian manajemen terdiri dari beberapa kegiatan, meliputi: o Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan organisasi.
o Mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas dari beberapa bagian organisasi o Mengkomunikasikan informasi
o Mengevaluasi informasi
o Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika ada o Mempengaruhi orang-orang untuk mengubah perilaku mereka Proses dari pengendalian manajemen adalah:
d. Penyusunan program (Perencanaan Strategi)
Penyusunan program adalah proses pembuatan keputusan mengenai program-program utama yang akan dilaksanakan oleh organisasi untuk mengimplementasikan strategi-strategi dan penaksiran jumlah sumber-sumber yang akan digunakan untuk setiap program.
e. Penyusunan anggaran
Penyusunan anggaran adalah proses pembuatan keputusan mengenai peran para manajer pusat pertanggung jawaban dalam melaksanakan program. Sedangkan anggaran adalah rencana terinci yang dinyatakan secara formal dalam ukuran-ukuran kuantitatif biasanya dalam satuan moneter. Mengenai perolehan dan penggunaan sumber-sumber organisasi beserta pusat pertanggung jawabannya untuk jangka waktu tertentu biasanya satu tahun.
f. Pelaksanaan dan pengukuran
Pada tahap pelaksanaan dan pengukuran ini diperlukan adanya pengendalian manajemen operasi yang meliputi metode, prosedur dan cara-cara yang digunakan oleh manajemen untuk mempengaruhi aktivitas-aktivitas atau tindakan-tindakan para anggota organisasinya agar dilaksanakan secara efisien dan efektif.
g. Pelaporan dan analisis (Evaluasi Kinerja)
Pelaporan dan analisis adalah suatu proses untuk menyusun dan menyajikan laporan untuk pihak-pihak yang berkepentingan, laporan tersebut disusun untuk setiap pusat pertanggung jawaban yang akan menunjukkan informasi yang sesungguhnya dibandingkan dengan anggarannya dalam ukuran-ukuran kinerja keuangan maupun non keuangan serta informasi eksternal maupun internal. Sedangkan analisis adalah proses untuk mengetahui penyebab perbedaan antara informasi yang sesungguhnya dengan anggaran jika terdapat perbedaan antara anggaran dengan informasi yang sesungguhnya
Dalam melaksanakan pengendaliannya, manajemen menggunakan metode dan prosedur termasuk didalamnya system pengendalian manajemen yang terdiri atas struktur organisasi, wewenang, tanggung jawab, dan informasi untuk melaksanakan pengendalian yang memastikan bahwa organisasi telah berfungsi untuk mencapai tujuan.
Tujuan pengendalian manajemen adalah menjamin bahwa strategi yang dijalankan sesuai dengan tujuan organisasi yang akan dituju. Jadi apabila seorang manajer menemukan cara yang lebih baik dalam operasi sehari-harinya, pengendalian manajemen seharusnya tidak melarang manajer tersebut melakukan dengan cara yang menurut dia benar.
Pengendalian manajemen merupakan alat bagi manajemen dalam mengimplementasikan rencana dan strategi dengan cara mempengaruhi anggota organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. Untuk mengembangkan pengendalian manajemen yang efektif, organisasi harus memiliki tujuan, strategi, program dan kebijakan yang jelas dan realistis. Pengendalian manajemen yang efektif pada dasarnya memerlukan prosedur-prosedur yang tepat sehingga memungkinkan bagi manajer untuk melakukan pengawasan dan pengevaluasian atas masukan dan keluaran secara optimum.
2.2.5 Pengertian Sistem Pengendalian Manajemen 2.2.5.1Definisi Sistem Pengendalian Manajemen
Menurut Anthony dan Govindarajan yang dialihbahasakan oleh Kurniawan Tjakrawala (2005;8) definisi sistem pengendalian manajemen adalah:
“Sistem pengendalian manajemen adalah sebagai suatu proses untuk memotivasi dan memberikan inspirasi kepada orang-orang dalam suatu organisasi untuk melaksanakan aktivitas didalam organisasi tersebut yang akan mendorong kepada pencapaian tujuan organisasi.”
Sedangkan definisi sistem pengendalian manajemen menurut R.A Supriyono (2000;27):
“Sistem pengendalian manajemen adalah sistem yang digunakan oleh manajemen untuk mempengaruhi anggota organisasinya agar melaksanakan strategi dan kebijakan organisasi secara efisien dan efektif dalam rangka mencapai tujuan organisasi, system pengendalian manajemen terdiri atas struktur dan proses.”
Suatu sistem dapat diciptakan untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem pengendalian manajemen dirancang untuk mencapai tujuan perusahaan yang ditetapkan dalam proses yang disebut perencanaan stratejik. Dalam proses ini manajemen menetapkan tujuan perusahaan dan memutuskan berbagai strategi yang telah ditetapkan, manajemen memerlukan suatu sistem untuk mengalokasikan penggunaan berbagai sumber ekonomi perusahaan secara efektif dan efisien.
Jadi dapat dikatakan bahwa sistem pengendalian manajemen merupakan suatu sistem yang digunakan oleh para manajer untuk mengarahkan anggota organisasi agar melaksanakan kegiatan secara efektif dan efisien sesuai strategi pokok yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan dan sasaran. Aktivitas sistem pengendalian manajemen meliputi aktivitas untuk merencanakan tujuan yang hendak dicapai dan strategi yang harus dilaksanakan serta mengendalikan dan mengarahkan operasi organisasi sesuai rencana dan tujuan perusahaan. Jadi sistem pengendalian manajemen adalah merupakan suatu sistem yang dirancang untuk menjamin bahwa organisasi telah melaksanakan strateginya secara efektif dan efisien melalui para manajernya. Dua unsur yang penting dalam sistem pengendalian manajemen adalah lingkungan pengendalian dan proses manajemen.
2.2.5.2Struktur Sistem Pengendalian Manajemen
Pengendalian manajemen dipengaruhi oleh faktor-faktor lingkungan, dua aspek penting dari lingkungan tersebut adalah faktor internal yaitu struktur organisasi, struktur program, struktur rekening, faktor administratif, faktor perilaku dan faktor budaya. Aspek penting kedua adalah faktor eksternal.
Sistem pengendalian manajemen dipusatkan pada berbagai jenis pusat pertanggung jawaban. Definisi pusat pertanggung jawaban menurut Anthony dan Govindarajan (2005;171):
“Pusat tanggung jawab merupakan organisasi yang dipimpin oleh seorang manajer yang bertanggung jawab terhadap aktivitas yang dilakukan.”
Sedangkan menurut Abdul Halim dkk (2003;74):
“Pusat pertanggung jawaban adalah suatu unit organisasi yang dipimpin oleh seorang manajer pusat pertanggung jawaban.”
Jenis-jenis pusat pertanggung jawaban menurut Anthony dan Govindarajan (2005;175):
1. Pusat pendapatan
Merupakan pusat pertanggung jawaban yang manajernya diukur prestasinya berdasarkan pendapatannya. Manajer pusat pendapatan tidak dimintai pertanggung jawaban mengenai masukannya, karena dia tidak mempengaruhi pemakaian masukan tersebut. Pusat pendapatan bertanggung jawab terhadap pencapaian yang ditargetkan tanpa harus dibebani tanggung jawab pencapaian pendapatan mengenai biaya yang terjadi di departemennya. Karena biaya sering kali tidak mempunyai hubungan dengan pendapatan yang diperoleh oleh departemen tersebut. Pada umumnya, biaya-biaya yang terjadi dalam pusat pendapatan merupakan biaya kebijakan, maka pusat pendapatan pada umumnya juga merupakan pusat biaya kebijakan.
2. Pusat biaya
Merupakan pusat pertanggung jawaban yang manajernya diukur prestasinya atas dasar biayanya (nilai masukannya). Setiap pusat pertanggung jawaban mengkonsumsi masukan dan menghasilkan keluarannya tidak dapat atau tidak perlu diukur dalam bentuk pendapatan. Hal ini disebabkan karena kemungkinan keluaran pusat biaya tersebut tidak bertanggung jawab atas keluaran pusat biaya tersebut. Berdasarkan hubungan antara keluaran dan masukannya. Pusat biaya di bagi lagi menjadi:
o Pusat biaya teknik
Pusat biaya teknik adalah pusat pertanggung jawaban yang sebagian besar masukannya mempunyai hubungan yang nyata dan erat dan keluarannya. Manajer pusat biaya teknik diukur
prestasinya atas dasar seberapa jauh dia dapat mempertahankan efisiensinya.
o Pusat biaya kebijakan
Pusat biaya kebijakan adalah pusat pertanggungjawaban yang sebagian besar masukannya tidak mempunyai hubungan dengan keluarannya. Pusat biaya kebijakan tidak dapat diukur prestasinya dari susut efisiensinya. Pengendalian pusat biaya kebijakan dilakukan dengan menggunakan anggaran sebagai pedoman bagi manajer.
3. Pusat laba
Merupakan pusat pertanggungjawaban yang manajernya diukur dari selisih antara pendapatan dengan biaya untuk memperoleh pendapatan tersebut. Dalam pusat laba, masukan dan keluarannya diukur dalam satuan uang untuk menghitung laba yang merupakan dasar pengukuran prestasi manajer. Dalam akuntansi keuangan, pendapatan diakui dan dicatat pada saat terjadi transaksi penjualan. Suatu pusat pertanggungjawaban merupakan pusat laba jika manajemen menghendaki untuk mengukur keluaran pusat pertanggungjawaban tersebut dalam satuan uang dan manajer pusat pertanggungjawaban tersebut diukur prestasinya atas dasar selisih antara pendapatan dengan harganya.
4. Pusat investasi
Adalah pusat laba yang prestasi manajernya diukur dengan menghubungkan laba yang diperoleh pusat pertanggung jawaban tersebut dengan investasi yang bersangkutan. Ukuran prestasi manajer pusat investasi dapat berupa rasio antara laba dengan investasi yang digunakan untuk memperoleh laba (ROI =Return On Investment). Prestasi dapat juga diukur dengan menggunakan residual income (laba dikurangi beban modal/ capital charge)
2.2.5.3Proses Sistem Pengendalian Manajemen
Menurut Abdul Halim dkk (2003;15) menyatakan bahwa proses system pengendalian manajemen formal meliputi tahap-tahap sebagai berikut ini: 1. Perencanaan strategi (pemrograman)
Adalah proses memutuskan program-program utama yang akan dilakukan suatu organisasi dalam rangka implementasi strategi dan menaksir jumlah sumber daya yang akan dialokasikan untuk tiap-tiap program jangka panjang beberapa tahun yang akan datang. Keluaran dari proses perencanaan strategi berbentuk dokumen yang dinamakan strategic plan (atau sering juga disebut pemrograman). Informasi tentang program meliputi beberapa tahun yang akan datang, biasanya meliputi tiga atau lima tahun. Dalam perusahaan yang berorientasi laba, setiap produk utama atau lini produk disebut sebagai program. Sedangkan dalam organisasi nirlaba, bentuk utama jasa organisasi yang ditawarkan merupakan suatu program.
2. Penyusunan anggaran
Proses pengoperasionalan rencana dalam bentuk pengkuantifikasikan, biasanya dalam unit moneter, untuk kurun waktu tertentu. Hasil dari penyusunan anggaran adalah anggaran. Anggaran merupakan rencana yang diungkapkan secara kuantitatif, biasanya dalam unit moneter, meliputi periode waktu, biasanya satu tahun. Program atau strategic plan yang telah disetujui pada tahap sebelumnya, merupakan titik awal dalam mempersiapkan anggaran. Anggaran menunjukkan jabaran dari program denggan menggunakan informasi terkini. Dalam anggaran program dihubungkan terhadap pusat pertanggungjawaban, bukannya program secara individual. Anggaran menggambarkan biaya-biaya yang dikeluarkan oleh setiap manajer yang bertanggungjawab terhadap sebuah program atau bagian dari program. Proses penyusunan anggaran pada dasarnya merupakan suatu proses negosiasi antara manajer pusat pertanggungjawaban dan atasannya. Hasil akhir proses negosiasi adalah persetujuan tentang perkiraan biaya yang akan terjadi selama satu tahun
(untuk pusat biaya) atau anggaran laba atau ROI yang disyaratkan (untuk pusat laba atau pusat investasi).
3. Pelaksanaan
Selama satu tahun anggaran manajer melakukan program atau bagian dari program yang menjadi tanggung jawabnya. Laporan yang dibuat hendaknya menunjukkan dan menyediakan informasi tentang program dan pusat pertanggungjawaban. Laporan pusat pertanggungjawaban juga harus menunjukkan informasi untuk mengukur kinerja keuangan maupun non keuangan, informasi internal maupun informasi eksternal.
4. Evaluasi kinerja
Kegiatan terakhir dari proses pengendalian manajemen adalah menilai kinerja manajer pusat pertanggungjawaban. Prestasi kerja pada intinya bisa dilihat dari efisiensi dan efektif tidaknya suatu pusat pertanggungjawaban menjalankan tugas yang menjadi tanggungjawabnya. Evaluasi dilakukan dengan cara membandingkan antara realisasi anggaran dengan anggaran yang sudah ditetapkan sebelumnya.
2.3 Controller
Pada perusahaan kecil, seluruh kegiatan perusahaan dapat secara langsung diikuti dan diawasi oleh pimpinan, namun bagi perusahaan besar dimana orang yang terlibat dalam perusahaan semakin banyak, maka pimpinan perusahaan akan sulit untuk dapat secara langsung mengawasi perusahaan. Oleh karena itu pimpinan memerlukan bantuan controller dalam perencanaan, pengendalian, serta pelaporan bagi kegiatan perusahaan.
Tugas controller tidak selalu dilaksanakan oleh pejabat dengan sebutan controller, tetapi juga dilaksanakan oleh Manajer Kantor atau di banyak organisasi di sebut chief financial officer (CFO) dan ada juga di beberapa perusahaan disebut sebagai head of control intregrated management system.
2.3.1 Pengertian Controller
Menurut Anthony dan Govindarajan yang dialih bahasakan oleh Kurniawan Tjakrawala (2005;123) pengertian controller adalah:
“Controller adalah orang yang bertanggung jawab dalam merancang dan mengoperasikan system pengendalian manajemen”.
Sedangkan pengertian controller menurut Carter dan Ursy yang dialihbahasakan oleh Krista (2004;9) :
“Controller adalah manajer eksekutif yang bertanggung jawab atas fungsi akuntansi. Controller mengkoordinasikan partisipasi manajemen dalam perencanaan dan pengendalian untuk pencapaian tujuan, dalam menentukan efektivitas dari kebijakan dan dalam menciptakan struktur organisasi dan proses.
Controller juga bertanggung jawab untuk melakukan observasi atas metode perencanaan dan pengendalian di seluruh perusahaan dan untuk mengusulkan perbaikan atas metode-metode tersebut.
2.3.2 Fungsi Controller
Menurut Anthony dan Govindarajan (2005;123) controller biasanya menjalankan fungsi-fungsi sebagai berikut:
1. Merancang dan mengoperasikan informasi serta system pengendalian.
2. Menyiapkan pernyataan keuangan dan laporan keuangan (termasuk pengembalian pajak) kepada para pemegang saham dan pihak-pihak eksternal lainnya.
3. Menyiapkan dan menganalisis laporan kinerja, menginterpretasikan laporan-laporan ini untuk para manajer, menganalisis program dan proposal-proposal anggaran dari berbagai segmen perusahaan serta mengkonsolidasikannya ke dalam anggaran tahunan secara keseluruhan.
4. Melakukan supervisi audit internal dan mencatat prosedur-prosedur pengendalian untuk menjamin validitas informasi, menetapkan pengamanan yang memadai terhadap pencurian dan kecurangan serta menjalankan audit operasional.
Mengembangkan personel dalam organisasi pengendali dan berpartisipasi dalam pendidikan personel manajemen dalam kaitannya dengan fungsi pengendali.
Sedangkan fungsi-fungsi dasar controller menurut Wilson dan Campbell yang dialih bahasakan oleh Felix Tjendera (1997;12):
1. Perencanaan (planning)
Menetapkan dan memelihara suatu rencana operasi yang terintegrasi sejalan dengan sasaran dan tujuan perusahaan, baik jangka pendek maupun jangka panjang, menganalisa, merevisi (bila perlu), mengkomunikasikan kepada semua tingkat manajemen serta menggunakan system-sistem dan prosedur-prosedur yang cocok.
2. Pengendalian (control)
Mengembangkan dan merevisi norma-norma yang memuaskan sebagai ukuran pelaksanaan dan mnyediakan pedoman serta bantuan kepada para anggota manajemen yang lain dalam menjamin adanya penyesuaian hasil pelaksanaan yang sebenarnya terhadap norma standar.
3. Pelaporan (reporting)
Menyusun, menganalisa dan menginterpretasikan hasil-hasil keuangan untuk digunakan oleh manajemen dalam proses pengambilan keputusan, mengevaluasi data dalam hubungannya dengan tujuan perusahaan dan tujuan satuan organisasinya;menyiapkan dan menyampaikan berkas-berkas laporan ekstern yang diperlukan untuk memenuhi permintaan instansi pemerintah, para pemegang saham, institusi keuangan, para pelanggan dan masyarakat umum.
4. Akuntansi (accounting)
Mendesain, menetapkan dan memelihara system akuntansi keuangan dan biaya pada semua jenjang perusahaan, termasuk untuk perusahaan secara menyeluruh, per divisi, per pabrik dan per satuan untuk dapat mencatat secara wajar semua transaksi keuangan dalam pembukuan agar sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang sehat disertai dengan pengendalian internal yang memadai.
5. Tanggungjawab utama lainnya
Mengelola dan mengawasi fungsi-fungsi misalnya fungsi perpajakan, termasuk saling berhadapan dengan inspeksi pajak; memelihara hubungan yang sesuai dengan auditor intern dan ekstern, menata dan mengadakan program-program asuransi, mengembangkan dan memelihara system dan prosedur, mengembangkan program penyimpanan catatan, mengawasi fungsi kebendaharaan yang telah dilimpahkan membentuk program mengenai hubungan dengan para investor dan dengan masyarakat umum, serta mengarahkan fungsi-fungsi lain yang telah dilimpahkan.
Tugas controller bukanlah suatu fungsi yang mudah dilaksanakan, terdapat beberapa karakteristik dan persyaratan tertentu yang harus diketahui oleh controller pada setiap saat. Yang terpenting dari itu adalah sebagai berikut:
1. Controller terutama merupakan seorang eksekutif staf, yang fungsi utamanya adalah mengembangkan suatu organisasi dan system perkiraan, kebijaksanaan, catatatan, dan prosedur yang akan menyediakan data yang dapat dianalisa dan diintrepretasikan oleh para pimpinan fungsional lain dalam pengambilan keputusan untuk mencapai sasaran dan tujuan perusahaan.
2. Meskipun tanggung jawab untuk mengarahkan operasi dilimpahkan pada para pimpinan fungsional yang lain, tetapi controller harus sanggup memahami dan menjalin hubungan dan masalah-masalah mereka, agar dia efektif dan dapat membantu untuk memecahkan masalahnya.
3. Agar dapat berguna, fakta-fakta, informasi dan data harus dikomunikasikan sedemikian rupa sehingga mudah dimengerti oleh mereka yang membutuhkannya.
4. Controller harus memiliki kesanggupan untuk menerjemahkan fakta dan data statistik ke dalam bentuk trends (arah) dan hubungan-hubungannya. Dalam lingkungan perusahaan masa sekarang, adalah merupakan hal yang sangat perlu agar trends dan
hubungan-hubungannya dapat dilihat sedini mungkin dan dipertimbangkan tindakan yang akan diambil.
5. Controller juga harus cermat dalam temuan (findings) dan pelaporannya, akan tetapi dia juga harus memiliki kesanggupan untuk melihat kedepan dan sanggup memberi penilaian terhadap masa yang akan datang.
6. Pada umumnya perusahaan mempunyai kemampuan untuk mengisolasi masalah pokoknya akan tetapi perusahaan yang sukses selalu mengambil tindakan positif tepat pada waktunya.oleh karena itu controller harus dapat mengembangkan dan menyediakan informasi secepatnya.
7. Controller harus mengadakan tindak lanjut (follow-up) terhadap penelitian dan interpretasinya.
8. Controller harus dapat diandalkan oleh para pimpinan dengan menyediakan informasi yang cermat, dan segera disertai suatu sikap ingin membantu. Jika dia bersikap diktator atau tercela maka dia segera kehilangan nilainya dalam proses pengambilan keputusan. 9. Controller harus jujur dan tidak memihak. Dia perlu melaporkan
semua fakta yang relevan. Fungsi controller mempunyai tugas mengukur semua pelaksanaan dari semua satuan perusahaan dan harus melaporkannya dengan cermat. Perlu dipelihara integritas dari fungsi itu agar ada gunanya.
10. Controller harus sanggup memasarkan atau menjual ide kemampuan analitis dan fungsi totalnya. Oleh karena itu adalah penting bahwa semua output disediakan dalam suatu bentuk yang dapat dipergunakan dengan mudah.
11. Meskipun menyadari tujuan penuh dari tugasnya, controller harus juga menyadari keterbatasannya. Informasi statistik yang telah dikumpuk, dianalisa, dan diinterpretasikan dengan bagaimana cermatnya bukan merupakan suatu pengganti bagi kemampuan pimpinan.
Meskipun seorang controller biasanya bertanggung jawab untuk merancang maupun mengoperasikan system yang mengumpulkan dan melaporkan informasi, tetapi pemanfaatan informasi ini adalah tanggung jawab jajaran manajemen. Dan controller tidak membuat ataupun mendorong pihak manajemen untuk mengambil keputusan.
2.3.3 Kualifikasi Controller
Menurut Wilson dan Campbell yang diterjemahkan oleh Felix Tjendera(1997;21) kualifikasi dari seorang controller yang efektif adalah sebagai berikut:
1. Dasar teknis yang sangat baik dalam akuntansi dan akuntansi biaya, disertai suatu pengertian dan pengetahuan yang menyeluruh mengenai prinsip-prinsip akuntansi.
2. Pemahaman terhadap prinsip-prinsip perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian.
3. Pemahaman umum mengenai jenis industri mana perusahaan tergolong, dan pemahaman terhadap kekuatan sosial, ekonomi, dan politik yang terlibat.
4. Pemahaman yang mendalam mengenai perusahaan, termasuk teknologi, produk, kebijakan, tujuan, sejarah, organisasi, dan lingkungannya.
5. Kemampuan untuk berkomunikasi dengan semua tingkat manajemen dan suatu pemahaman dasar terhadap masalah fungsional lainnya yang berhubungan dengan teknik, produksi, pembelian, hubungan masyarakat dan pemasaran.
6. Kemampuan untuk menyatakan ide dengan jelas, secara tertulis ataupun dalam penyajian yang informatif.
7. Kemampuan menggerakan orang lain untuk mencapai tindakan dan hasil yang positif.
Seorang controller mungkin memiliki kemampuan teknis dan dapat merencanakan tugas yang telah dilimpahkan padanya serta dapat mengawasi dan mengarahkan para staffnya, tetapi dia juga harus memiliki integritas dan kemampuan untuk berkomunikasi jika dia ingin berhasil dalam tugasnya. Dia harus jujur, wajar, dan tulus dalam menghadapi siapa saja yang berhubungan dengannya, agar pentingnya fungsi controller dapat ditanggapi.
Sebagaimana dengan jabatan pimpinan yang lain, controller harus mampu bekerjasama dengan orang-orang pada semua tingkatan, menghargai ide-ide dan
pendapat orang lain dan memiliki kemampuan mencari jalan keluar untuk menghadapi semua tantangan.
2.4 Efektivitas
Efektivitas merupakan suatu ukuran keberhasilan yang dicapai oleh suatu organisasi atas kegiatan yang dijalankan. Efektivitas menunjukan keberhasilan dari segi tercapai tidaknya sasaran yang telah ditetapkan, jika hasil kegiatan makin mendekati sasaran, berarti makin tinggi efektivitasnya. Efektivitas juga selalu berhubungan dengan tujuan organisasi.
Syahril (2003;326) mendefinisikan efektivitas sebagai berikut:
“efektivitas adalah tingkat dimana kinerja yang sesungguhnya (actual) sebanding dengan kinerja yang ditargetkan.”
Sedangkan Reider (2002;23) menjelaskan mengenai efektivitas sebagai berikut: “Efektivitas berkaitan dengan hasil operasi. Apakah suatu perusahaan telah mencapai hasil yang diharapkan, sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.”
2.5Efektivitas Sistem Pengendalian Manajemen
Definisi Efektivitas menurut Anthony dan Govindarajan (2003;150): “Effectiveness is the relationship between a responsibility center’s outputs and it’s objective.”
Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa efektivitas berarti hubungan antara output yang dihasilkan dan tujuan yang hendak dicapai oleh perusahaan. Pada dasarnya, efektivitas merupakan derajat keberhasilan bagi suatu perusahaan, sampai berapa jauh suatu perusahaan dinyatakan berhasil dalam usahanya mencapai tujuan perusahaan tersebut. Semakin besar kontribusi output terhadap tujuan, maka semakin efektif unit tersebut.
Tercapainya efektivitas sistem pengendalian manajemen dapat dilihat dari beberapa faktor berikut ini:
1. Para manajer unit-unit bekerja untuk mencapai tujuan organisasi secara keseluruhan bukan untuk tujuan mereka sendiri-sendiri.
2. Tercapainya tujuan perusahaan yang telah ditetapkan oleh manajemen sebelumnya.
3. Mendorong efektivitas dan efisiensi kerja karyawan dalam perusahaan. 4. Dipatuhinya seluruh peraturan dan kebijakan perusahaan yang telah
ditetapkan.
2.6 Peranan Controller dalam menunjang efektivitas sistem Pengendalian Manajemen
Dalam perusahaan atau organisasi yang kecil, manajer atau pemilik dapat mengamati dan mengendalikan sendiri semua operasi perusahaannya. Akan tetapi dengan berkembangnya perusahaan, pemilik perusahaan tidak bisa lagi mengendalikan semua aktivitas perusahaanya. Dengan demikian diperlukan cara pengendalian untuk dapat mengelola secara efektif, yaitu melalui bantuan seorang controller.
Salah satu faktor yang dapat menentukan tercapainya tujuan dalam suatu kegiatan manajemen adalah pemeliharaan hubungan yang baik antara manajemen dan para pekerja. Controller dan para staffnya dapat mendorong dan mewujudkan hubungan menjadi seperti itu.
Para controller juga memainkan peranan penting dalam mempersiapkan perencanaan strategis dan anggaran. Maka controller sering diminta untuk melakukan penelitian secara cermat atas laporan kinerja untuk menjamin akurasi dan untuk menarik perhatian jajaran para manajer terhadap pos-pos yang membutuhkan penyelidikan lebih lanjut. Dalam kapasitas ini para controller bertindak seperti layaknya manajer. Perbedaannya adalah bahwa keputusan mereka dapat dibatalkan oleh jajaran manajer.
Adapun kontribusi atau peranan controller terhadap sistem pengendalian manajemen menurut Anthony dan Govindarajan (2005;123):
1. Merancang dan mengoperasikan informasi serta sistem pengendalian.
2. Menyiapkan dan menganalisis laporan kinerja manajemen dan mnginterpretasikan laporan-laporan ini untuk para manajer.
3. Melakukan supervisi audit internal dan mencatat prosedur-prosedur pengendalian untuk menjamin validitas informasi.
4. Menetapkan pengamanan yang memadai terhadap pencurian dan kecurangan serta menjalankan audit operasional.
Meskipun seorang controller biasanya bertanggung jawab untuk merancang maupun mengoperasikan sistem yang mengumpulkan informasi, pemanfaatan informasi ini adalah tanggung jawab jajaran manajemen. Seorang pengendali barangkali bertanggung jawab untuk mengembangkan dan menganalisis tolak ukur yang digunakan untuk melakukan pengendalian serta merekomendasikan tindakan-tindakan yang diperlukan ke pihak manajemen. Kemungkinan-kemungkinan lainnya mencakup memonitor ketaatan pada batas-batas pengeluaran yang sudah ditetapkan oleh kepala eksekutif, mengendalikan integritas system pencatatan serta menjaga aktiva perusahaan dari pencurian dan penipuan.
Controller mempunyai andil yang cukup besar dalam pelaksanaan system pengendalian manajemen walaupun sebagaimana yang sudah dinyatakan diatas controller tidak membuat ataupun mendorong pihak manajemen untuk mengambil keputusan. Tanggung jawab untuk menjalankan pengendalian sesungguhnya berasal dari CEO lalu turun ke bawah melalui jalur organisasi.
Karena itu agar efektivitas dalam sistem pengendalian manajemen dapat tercapai, dibutuhkan peranan controller dalam pengendalian aktivitas manajemen. Controller yang menerapkan sistem pengendalian manajemen dengan baik dan melaksanakan fungsinya dengan baik akan menunjang efektivitas sistem pengendalian manajemen yang baik pula.
