APLIKASI DISPOSISI SURAT
PADA PUSLITBANG tekMIRA BADUNG
Drs.Maryono 1, Adi Widia Putra 2Konsentrasi Sistem Informasi, Program Studi Manajemen Informatika, Politeknik Komputer Bisnis LPKIA Jl. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. +6222-75642823, Fax. +6222-7564282
1myonosis@gmail.com2 adiwiaputra188@gmail.co m
Abstrak
Surat merupakan alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain.Terdapat masalah dala m penyimapanan berkas sehingga permasalah tersebut dapat terjadi penumpukan berkas yang dapat menimbulka n
sulitnya dalam pencarian berkas.Aplikasi Disp osisi surat ini menggunakan metodelogi prototype untuk
merancangnya dan untuk pengumpulan datanya menggunakan metode wawancara dan observasi. Untuk
menganalisis proses bisninsnya dengan menggunakan UML yang diantaranya menggunakan Usecase Diagram,
Sequeen Diagram, Class Diagram, Actifity Diagram. Aplikasi ini dirancang berbasis web dengan menggunakan
Framework CodeIgniter dan menggunakan database MySQL.Model prototype (prototype model) adalah
metodologi perangkat lunak yang digunakan pada Aplikasi Monitoring Persediaan, dimulai dari pengumpulan kebutuhan petugas laboratorium terhadap perangkat lunak hingga pembuatan program agar perusahaan lebih terbayang dengan apa yang sebenarnya diinginkan.Dengan adanya Aplikasi Disposisi Surat berbasis web ini, diharapkan bisa membantu perusahaan dalam memudahkan dalam memonitor surat pada saat ditindak lanjuti sehingga dapat terkontrol dengan baik.
Kata kunci : Aplik asi disposisi surat, prototype
1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang
Pusat Penelitian Pengembangan Teknologi Minera l dan Batubara atau di singkat dengan Puslitbang
tekMIRA, Memiliki banyak pengalaman dala m
melaksanakan penelitian dan pengembangan minera l
dan batubara yang di dukung tenaga yang
professional terutama dalam bidang pers uratan yang mendukung jalannya informasi. Proses berjalannya surat yaitu pertama melalui Tata Persuratan dan tugas Bagian Tata Persuratan yaitu menerima proses datangnya surat masuk dari antar sub bidang kemudian setelah di proses di bagian Tata Persuratan langsung di kirimkan ke Kepala Pusat (Kapus) dan tugas Kepala Pusat yaitu mendisposisi datangnya surat dari Tata Persuratan kemudian surat tersebut di kirimkan ke bagian sub bidang yang ada di tekMIRA . Dalam kepengurusan surat organisasi seperti instansi pemerintah ataupun swasta, dituntut terjaganya kepengurusan surat guna menunjang ke efektifan kinerja dan terpenuhi akan manfaat yang di inginkan,
salah satunya adalah tugas kepengurusan surat yang berkaitan dengan mencatat, mengolah, mengirim, dan menyimpan keterangan surat menyurat. Oleh karena itu kepengurusan surat sering disebut pekerjaan tulis menulis yang kemudian terkumpul menjadi arsip. Prosedur pegolahan surat perlu di terapkan karena merupakan sumber data informasi yang bermanfaat untuk kemajuan organisasi tersebut secara maksima l sumber data atau informasi yang digunakan adalah surat.Pada kenyataannya pengelolaan surat bukanlah suatu hal yang sangat mudah dan salah satu masalah pada tekMIRA Bandung yaitu tentang sulitnya proses pencarian surat dikarenakan adanya penumpukan berkas. Oleh karena itu proses pencarian suratpun sedang diupayakan dapat di operasikan dengan menggunakan perangkat komputer yang melalu i sistem aplikasi,
1.2 Indentifikasi Persoalan
Berdasatkan latar belakang masalah yang telah di uraikan di atas, maka dapat di rumuskan beberapa permasalahan yang yang terjadi yaitu :.
1. Penumpukan berkas surat di 1 ruang penyimpanan yang mengakibatkan sulitnya dalam pencarian
1.3 Ruang Lingkup Permasalahan
Agar permasalahan yang terjadi dapat ditangani dengan baik dan terarah maka penulis membatas i permasalahan yang ada pada :
1. Pembangunan aplikasi disposisi surat ini berbasis web, di mulai pencatatan surat masuk, surat kelua r dan disposisi surat
2 Aplikasi ini hanya di gunakan oleh Puslitbang tekMIRA Bandung
1.4 Tujuan Perancangan
Tujuan yang ingin di capai dalam pembuatan laporan ini yaitu:
1. Membangun aplikasi disposisi surat yang di peruntukan memudahkan pencarian data surat atau berkas surat
II. Dasar Teori
II.1 Teori Tentang Permasalahan II.1.1 Aplikasi
“Aplikasi merupakan komponen yang bermanfaa t sebagai media untuk menjalankan pengolahan data
ataupun berbagai kegiatan lainnya seperti
pembuatan ataupun pengolahan dokumen dan file.”[1]
II.1.2 Tahapan aplikasi
1. “Mendefinisikan masalah / defining the problem Masalah / Probem disini adalah kompenan apa saja yang diperlukan agar program ini jalan dikenal dengan masukan/inputnya apa saja, mendefinisika n apa yang nanti akan dilakukan oleh program dan bagaimana keluaran dari program yang kita harapkan nantinya. Pada tahap ini juga dikenal requirement analisis atau analisa kebutuhan. 2. Perencanaan / Planning / Desain sistem
Pada tahap ini adalah medefinisikan langkah -langkah apa saja yang dilakukan oleh program dala m menyelesaikan permasalahan yang ada. Bentuk dari perencanaan itu bisa berupa flowchart ataupun algoritma dari program, sehingga kita akan tahu proses apa saja yang ada dalam program tersebut. semakin detail flowchart atau algoritma yang dibuat
semakin mudah juga pada tahap
implementasi/coding nantinya. 3. Implementasi / Koding / Programin
Kini saatnya anda menulis program, tahap ini juga mencakup tahap perbaikan error dan testing. Menulis program dengan terstruktur dan sesuai dengan flowchart yang telah kita buat.
4. Dokumentasi / Documentation
Setelah tahap coding selesai, sangat disarankan bagi
anda untuk membuat semacam dokumentasi.
Tambahkan komentar-komentar pada program anda dan “bukukan” program yang akan anda buat. Hal ini akan bermanfaat jika anda sudah membuat program yang begitu banyak, dan suatu ketika nanti (mungkin
bertahun-tahun kemudian) anda ingin mengamb il sebagian dari code program anda yang lama untuk disisipkan pada program anda yang baru. Bayangkan jika anda tidak membuat dokumentasi, waktu anda akan sangat terbuang dengan menelusuri program-program lama anda satu-persatu.
5. Testing a.UnitTesting
Menguji setiap unit dan modul yang terdapat dalam program tersebut
b.IntegrationTesting
Menguji integrasi yang dilakukan kepada program seperti halnya ketika program tersebut sudah diinstall di client kita yang membutuhkan integrasi dengan sisitem yang lain seperti halnya integrasi dengan database.
c.ValidationTesting
menguji masukan yang diberikan kepada program.
apapun masukannya program harus bisa
menyelesaikan dengan baik.[1]
II.1.3 Surat
“Surat sebagai suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Dengan lebih jelasnya, Surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain yang
memiliki persyaratan khusus yaitu penggunaan
kertas, penggunaan model/bentuk, penggunaan kode dan notasi, pemakaian bahasa yang khas serta pencantuman tanda tangan.[2]
II.2 Metodologi Yang Digunakan II.2.1 Prototype
“Prototype Model adalah salah satu pendekatan dalam rekayasa perangkat lunak yang secara langsung mendemontrasikan sebuah perangkat lunak atau komponen-komponen perangkat lunak akan bekerja dalam lingkungannya sebelum tahapan konstruksi actual dilakukan”[3]
“Model yang cocok digunakan untuk menggali spesifikasi kebutuhan pelanggan secara lebih detail tetapi beresiko tinggi terhadap membengkakny a biaya dan waktu proyek”
Model prototype (prototyping model) dimulai dari
mengumpulkan kebutuhan pelanggan terhadap
perangkat lunak yang akan dibuat. Lalu dibuatlah
program prototype agar pelanggan lebih terbayang
dengan apa yang sebenarnya diinginkan. Program
prototype biasanya merupakan program yang belum jadi. Program ini biasanya menyediakan tampila n simulasi alur perangkat lunak sehingga tampak seperti perangkat lunak yang sudah jadi. Program
prototype ini dievaluasi oleh pelanggan atau user
sampai ditemukan spesifikasi yang sesuai dengan
Gambar II.1 Model Prototype
II.2.2 UML
“UML (Unified Modelling Language) adalah
‘bahasa’ pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang berparadigma ‘berorientasi objek’
pemodelan (modeling) sesungguhnya digunakan
untuk penyederhanaan permasalahan-permasalahan yang kompleks sedemikiann rupa sehingga lebih mudah dipelajari dan dipahami. Dalam pemodelan
perangkat lunak (software modeling) bekerja dengan
cara yang cukup serupa layaknya seorang arsitek atau insinyur teknik sipil yang akan membuat sebuah bangunan atau gedung yang berskala besar.[5]
II.2.4 Framework CI
CodeIgniter adalah sebuah framework PHP yang dapat membantu mempercepat developer dala m pengembangan aplikasi web berbasis PHP dibanding jika menulis semua kode program dari awal. CodeIgniter pertama kali dibuat oleh Rick Ellis , CEO Ellislab, Inc. (http://ellislab.com), sebuah perusahaan yang memproduksi CMS (Content Management System) yang cukup handal, yaitu ExpressionEngine(http://www.expressionengine.co m). Saat ini, CodeIgniter dikembangkan dan dimaintain oleh Expression Engine Development Team. [6]
III.1.1 Usecase Diagram
Gambar III.1 UseCase Diagram Disposisi Surat
III.2 Aliran Kerja III.2.1Acti vityDi agram
Gambar III-2 Ak tifity Diagram Surat Masuk III.3 Pemodelan Data
III.3.1 Class Diagram
Gambar III. 3 Class diagram Disposisi surat
login surat masuk <<include>> surat keluar persuratan <<include>> kapus kabag disposisi surat <<include>> subag KBK tindak lanjuti <<include>> korlak
III.4 Struktur Organisasi Obyek dan Pesan III.4.1 Sequence Diagram
Gambar III.4 Sequence Diagram Login
Gambar III.5 Sequence Diagram surat masuk
Gambar III.6 Sequence Diagram Disposisi
III.5 Perancangan Antarmuka
Gambar III.7Dialog Screen Login
Gambar III.8Dialog Surat masuk
: user : user
UI
UI : adictrl : adictrl : adictrls : adictrls
1: masuk halaman login
4: input username & password
6: login( ) 2: index( )
5: tekan tombol login
7: index( ) 3: menampilkan menu login
8: login gagal menampilkan halaman login
9: login( ) : user : user : s urat_mas uk : s urat_mas uk : surat_masuks : surat_masuks 1: aks i 2: s_mas uk( )
3: menampilkan halaman perusuratan
4: klik menu surat m asuk
9: isi field field & tekam tombol input
5: csurat( )
6: idsurat( )
7: insdata( )
8: menampilkan form surat m asuk
10: klik m enu tampilan surat mas uk
11: tampil( )
12: tampil( )
13: m enampilkan data data s urat masuk
14: klik link pdf 15: tfiles m( ) 16: tampil_f( ) 17: m enampilkan pdf : user : user : disposisi
: disposisi : disposisis : disposisis
1: aks i
4: menam pilkan form disposis i
5: klik tombol buka
6: buka( )
10: divisi( )
13: lanjuti( )
15: pilih tujuan divisi
2: tampil( ) 3: tampil( )
7: tindak( ) 8: menam pilkan popup
9: klil tom bol lanjuti
11: nosu( ) 12: tampil_div( )
14: m enampilkan form tindak lanjuti
16: iddivisi( ) 17: ids urat( ) 18: c_catatan( ) 19: t_catatan( ) 20: updatekode( ) 21: updates tat( ) 22: updatecat( ) 23: dis pos( ) 24: data terkirim
Gambar III.9Dialog Screen Disposisi
Gambar III.10Dialog Screen Disposisi Kabag
IV. Implementasi IV.1 Logical Mapping
Gambar IV.2 Logical mappng
IV.2 Jadwal Kegiatan
Gambar IV.2 Jadwa Kegiatan
IV.3 Implemetasi Antarmuka
Sub bab ini memperlihatkan hasil dari implementa s i yang telah dilakukan. Hasil implementasi ini diperlihatkan per dialog screen.
Gambar IV.3 Dialog screenTampilan Login
Gambar IV.4 Dialog screen Surat Masuk
Gambar IV.5 Dialog screenDisposisi
V.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengujian terhadap aplikasi yang telah dibuat, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Setelah di bangunnya Aplikasi disposisi surat, terdapat perubahan dalam pencarian data surat, Pencarian berkas surat menjadi lebih cepat
V.2 Saran
Tahapan pengembangan berikutnya yang di lakukan
oleh programmer terhadap aplikasi ini yaitu
menambahkan fitur backup data di home dasboard agar menjadi lebih mudah meng backup data perbulan ataupun pertahunya
DAFTAR PUSTAKA
[1] Edi Winarno ST, M. (2013). Belajar
Pemrograman VB6 dalam Sek ejap.
[2] Agus Sugiarto, 2. (2005). [3] Mulyarto, A. R. (2010).
[4] Rosa A.S dan M. Salahuddin . (2014).
[5] Nugroho, A. (2010). Rek ayasa Perangk at Lunak
Menggunak an UML dan Java.
Yogyakarta: Andi.
[6] Hakim, L. (2010). 9 Langk ah Menjadi Master
Framework Codeigniter. Yogyakarta: LOKOMEDIA.
