RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN
BARANG INVENTARIS PADA CV. NEW SURABAYA TENT
Achmad Syarif 1) Muhammad Arifin 2) Tony Soebijono 3)
S1 / Jurusan Sistem Informasi, STIKOM Surabaya, email :
Email: 1)syariefsamlan@msn.com , 2) marifin@stikom.edu, 3)tonys@stikom.edu
Abstract: The development of information technology is now a great development in the history of technology created by man. If the first, to record information digunanakan paper media, now information can be recorded, stored, and distributed quickly thanks to advances in computer technology and the Internet. One example is the recording of inventory items. The recording system is usually done manually by humans now been replaced by technology that can do it and save it in digital form. The problem faced is the recording of inventory is still done manually, record covers and inventory of goods, while the checking of goods, the company still match the purchase order and permit. Checking stock inventory conducted routinely at the end of the month. So the new period of one month inventory information obtained. Checks are not carried out in detail this causes inventory management company is not going well, so often the difference in the number of goods. Damaged goods or goods out for repairs or maintenance items can not be detected. Based on the experiments performed can be concluded that the system can meet the needs of the other applications can display detailed inventory reports. In addition to asset management, this system can be used for ordering goods transactions, and historical treatment of the goods
.
Keyword
: Inventory, Management, New Surabaya Tent., Information System
New Surabaya Tent merupakan perusahaan jasa yang bergerak di bidang persewaan alat pesta untuk berbagai kegiatan. Alat-alat yang disewakan antara lain: perayaan pernikahan, gathering, acara seremonial,
launching product, dan perayaan ulang tahun.
Adapun alat pesta yang disewakan antara lain: tenda, kursi, AC, meja, lampu-lampu, kain-kain dekorasi dan sebagainya. Pengelolaan dan pencatatan barang inventaris merupakan hal yang penting bagi perusahaan, terutama bagi perusahaan yang bergerak dalam bidang persewaan alat pesta seperti New Surabaya Tent.
Pada New Surabaya Tent, pencatatan inventaris masih dilakukan secara manual, pencatatan meliputi stok barang dan keluar masuk barang, sedangkan untuk pengecekan keluar masuk barang, perusahaan masih mencocokkan purchase order dan surat jalan.
Pengecekan stok barang inventaris dilakukan rutin pada akhir bulan. Sehingga baru pada jangka waktu satu bulan informasi inventarisasi didapatkan. Keterbatasan informasi ini menyebabkan perusahaan tidak mempunyai informasi tentang posisi dan kondisi barang secara detail. Pengecekan yang tidak dilakukan secara detail ini menyebabkan pengelolaan barang inventaris perusahaan tidak berjalan dengan baik, sehingga sering terjadi selisih jumlah barang. Barang yang rusak atau barang yang keluar karena perbaikan atau perawatan barang tidak dapat terdeteksi. Selain itu, proses pencatatan inventaris yang masih manual dirasa kurang maksimal untuk pengelolaan inventaris.
Berdasarkan uraian diatas maka diperlukan suatu sistem informasi pengelolaan barang inventaris yang dapat dikelola secara efektif dan efisien untuk mengetahui laporan
barang inventaris secara detail. Selain untuk pengelolaan aset, sistem ini dapat digunakan untuk transaksi pemesanan barang, maupun historis perawatan barang. Dengan sistem informasi pengelolaan barang inventaris diharapkan dapat memudahkan dalam pengelolaan barang inventaris tersebut, baik karena pergantian, pemesanan, perawatan maupun penghapusan barang, sehingga inventarisasi pada New Surabaya Tent dapat berjalan secara maksimal.
Metode
INVENTARISASI
Inventaris
menurut
Krajewski
(1999:543) definisinya inventaris mengacu
pada persediaan segala barang sumber daya
yang digunakan dalam sebuah organisasi
yang dapat
berbentuk bahan mentah,
pekerjaan dalam proses, barang jadi, suku
cadang
komponen,
atau
persediaan.
Inventaris
ada
untuk
memungkinkan
perusahaan memenuhi kebutuhan nasabah.
Inventaris
biasanya
juga
ada
untuk
memperlancar arus barang melalui proses
produksi khususnya bagi pusat pekerjaan
yang mempunyai ketergantungan. Inventaris
merupakan daftar yang memuat semua
barang milik perusahaan yang dipakai dalam
melaksanakan tugas
.Manajemen Jasa
Schneider (2004) menegaskan bahwa manajemen jasa merupakan bidang multi-disiplin praktik dan riset berkenaan dengan kualitas jasa. Bidang-bidang terkait di dalamnya mencakup
pemasaran jasa, manajemen operasi jasa, dan manajemen sumber daya manusia jasa. Schneider (2004) menekankan bahwa pemasaran jasa berfokus pada pelanggan dan atribut jasa, manajemen operasi jasa berfokus pada proses penyampaian jasa, sedangkan manajemen sumber daya manusia jasa berfokus pada karyawan penyampaian jasa (human service delivers) (Fandy Tjiptono dan Gregorius Chandra 2005: 50).
Konsep Dasar Sistem Informasi
Dalam perancangan sistem terlebih dahulu harus mengerti sub sistem. Sub sistem yaitu serangkaian kegiatan yang dapat ditentukan identitasnya, yang berhubungan dengan suatu sistem. Sistem adalah suatu kebulatan dari bagian-bagian atau unsur-unsur yang saling berhubungan menurut suatu pengaturan yang tertib guna mencapai maksud tertentu. Dari pendapat yang dikemukakan mempunyai maksud bahwa sistem bertanggung jawab memproses masukan (input) dan kemudian menghasilkan keluaran (Output).
Sistem Informasi
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari data item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Di dalam dunia
bisnis, kejadian-kejadian nyata yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut transaksi.
Sistem adalah sekumpulan komponen yang dirangkai untuk suatu tujuan tertentu. Sistem merupakan buatan manusia yang terdiri dari himpunan yang terintegrasi dari komponen-komponen manual dan komponen-komponen-komponen-komponen terkomputerisasi yang bertujuan untuk mengumpulkan, menyimpan, memproses data dan menghasilkan informasi yang digunakan untuk menentukan keputusan bagi user.
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Sistem informasi mempunyai komponen-komponen yaitu :
1. Blok masukan, input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi.
2. Blok manual, terdiri dari kombinasiprosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input.
3. Blok teknologi, untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan data, dan mengakses data.
4. Blok basis data, kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di perangkat lunak.
5. Blok kendali untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan yang dapat merusak suatu sistem.
Data Flow Diagram
Model sistem logika dari sistem
informasi
menjelaskan
kepada
user
bagaimana nantinya fungsi-fungsi di sstem
informasi secara logika akan bekerja. Logika
model
dapat
digambarkan
dengan
menggunakan diagram arus data (data
flow
diagram / DFD).
Pemodelan Basis Data
Basis data adalah data yang terstruktur dan terintegrasi. Pembentukan basis data dimaksudkan untuk mengidentifikasi kebutuhan
file-fle basis data yang diperlukan dalam
pembuatan perangkat lunak.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam perancangan basis data sebagai berikut:
a. Basis data Relasional
Model data yang akan digunakan dalam perancangan basis data adalah model data relasional, karena kemudahan dalam penerapan
dan kemampuannya dalam mengakomodasi berbagai kebutuhan pengolahan basis data yang ada di dunia nyata. Sebuah basis data relasional terdiri dari sekumpulan tabel yang ditandai dengan nama unik. Setiap tabel terdiri atas lajur mendatar yang disebut dengan basis data dan lajur vertikal yang disebut dengan kolom. Tabel merupakan bentuk alamiah dalam menyatakan fakta data yang sering kita gunakan.
b. Diagram Entitas Relasi
Model Entitas-Relasi yang berisi komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang mempresentasikan seluruh fakta dari dunia nyata yang ditinjau. c. Normalisasi
Normalisasi adalah suatu pendekatan untuk mencari bentuk yang baik dengan melakukan pengujian data dan kelompok data. Salah satu tujuan dari proses normalisasi adalah menghasilkan relasi yang tidak redudansi. Redudansi adalah kejadian berulangnya data atau kumpulan data yang sama dalam sebuah database yang mengakibatkan pemborosan media penyimpanan
PHP Hypertext Preprocessor
Menurut Nugroho (2004:369) PHP adalah program aplikasi yang bersifat server side, yang artinya hanya dapat berjalan pada sisi server saja dan tidak dapat berfungsi tanpa adanya
sebuah server di dalamnya. PHP juga bukan sebuah bahasa pemrograman yang lengkap. Maksudnya program ini tidak menyertakan sebuah compiler tersendiri yang membuat program hasilnya menjadi program .exe yang dapat dijalankan sendiri. Program ini akan selalu membutuhkan sebuah server pendukung yang disebut Web Server dan program PHP itu sendiri untuk menjalankan semua script program. PHP merupakan sebuah bahasa pemrograman yang berlisensi open source. Script ini dapat bercampur dengan Script Tag HTML sehingga karena kemampuannya tersebut, ia disebut sebagai bahasa yang embeded pada Tag HTML.
MySQL
Menurut Nugroho (2004:1) MySQL adalah sebuah program database server yang mampu menerima dan mengirimkan datanya dengan sangat cepat, multi user serta menggunakan perintah standar SQL (Structured Query Language). MySQL juga dapat berperan sebagai client/server, yang pen source dengan kemampuan dapat berjalan baik di OS (Operating System) manapun. Selain itu database ini memiliki kelebihan dibanding database lain, diantaranya adalah :
1. MySQL sebagai Database Management System (DBS)
2. MySQL sebagai Relation Database Management System (RDBMS)
yang bebas digunakan oleh siapa saja tanpa harus membeli dan membayar lisensi kepada pembuatnya.
4. MySQL merupakan database server, jadi dengan menggunakan database ini, dapat dihubungkan ke media internet sehingga dapat diakses dari jauh.
5. Selain menjadi server yang melayani permintaan, MySQL juga dapat melakukan query yang mengakses database pada server. 6. Mampu menerima query yang bertumpuk
dalam satu permintaan atau yang disebut Multi-Threading.
7. Mampu menyimpan data yang berkapasitas besar hingga berukuran gigabyte sekalipun. 8. Memiliki kecepatan dalam pembuatan tabel
maupun update tabel.
9. Menggunakan bahasa permintaan standar yang bernama SQL (Structure Query Language) yaitu sebuah bahasa permintaan yang distandarkan pada beberapa database server seperti oracle.
Dengan beberapa kelebihan yang dimiliki, MySQL menjadi sebuah program database yang sangat terkenal digunakan. Pada umumnya MySQL digunakan sebagai database yang diakses melalui web.
Context Diagram
Context Diagram merupakan langkah pertama dalam pembuatan DFD. Pada context diagram dijelaskan sistem apa yang dibuat dan eksternal entity apa saja yang terlibat. Dalam context diagram harus ada arus data yang masuk dan arus data yang keluar.
Laporan Brg Hilang Rus ak
Laporan Hasil Pendapatan Lap Biaya Pemeliharaan
Lap Customer Lap Stoc k Barang Lap Pemesanan
Lap Peng iriman Lap Penerimaan Lap Pemeliharaan Lap Penerimaan
Lap Penerimaan Data Penerimaan
Data Peng iriman
Lap Stok Barang Data Pemes anan
Lap Peng iriman Lap Pemeliharaan
Data Pemeliharaan Data Barang
Lap Peng iriman Lap Pemesanan
Data Cus tomer
0
SI Peng elolaan Barang Inventaris
+
Cus tomer Admin
Gudang
Keuang an
Manag er
Gambar 1.context diagram
HASIL DAN PEMBAHASAN
Input Data Barang
Form Barang digunakan untuk
maintenance data barang. Didalam Form Barang
terdapat inputan yang digunakan untuk menambah data barang dan mengubah data barang. Untuk desain Form Barang pada aplikasi bisa dilihat pada Gambar 1.
Form Input Pemesanan
Form Pemesanan digunakan untuk memasukkan data pemesanan barang dari customer. Didalam Form Customer terdapat inputan yang digunakan untuk menambah data pemesanan barang. Untuk desain Form Pemesanan pada aplikasi bisa dilihat pada Gambar 2.
Gambar 2 Form Input Pemesanan
Form Input Pengiriman
Form Pengiriman digunakan untuk memasukkan data pengiriman barang berdasarkan proses pemesanan barang. Didalam Form Pengiriman terdapat inputan yang digunakan untuk menambah data pengiriman barang. Untuk desain Form Pengiriman pada aplikasi bisa dilihat pada Gambar 3.
Gambar 3 Input Pengiriman
Form Input Pengembalian
Form Pengembalian digunakan untuk memasukkan data pengembalian barang berdasarkan proses pemesanan dan pengiriman barang. Didalam Form Pengembalian terdapat inputan yang digunakan untuk menambah data pengembalian. Untuk desain Form Pengembalian pada aplikasi bisa dilihat pada Gambar 4.
Gambar 4 Input Pengembalian
Form Input Maintenance
Form Maintenance digunakan untuk memasukkan data maintenance barang
berdasarkan proses pengembalian barang. Didalam Form Maintenance terdapat inputan yang digunakan untuk menambah data maintenance barang. Untuk desain Form Maintenance pada aplikasi bisa dilihat pada Gambar 5.
Gambar 5 Input Maintenance
Laporan Stock Barang
Form Laporan Stock Barang berfungsi untuk menampilkan semua data stock barang agar perusahaan dapat mengetahui stock barang secara detail. Form Laporan Stock Barang dapat dilihat pada Gambar 6
.
Gambar 6 Laporan Stock Barang
Laporan Pemesanan
Form Laporan Stock Barang berfungsi untuk menampilkan semua pemesanan dalam periode yang ditentukan agar perusahaan dapat mengetahui hasil pendapatan. Form Laporan Pemesanan dapat dilihat pada Gambar 7.
.
Gambar 7 Laporan Pemesanan.
Laporan Pengiriman
Form Laporan Pengiriman berfungsi untuk menampilkan semua data pengiriman barang dalam periode yang ditentukan agar perusahaan dapat mengetahui keluarnya barang. Form Laporan Pengiriman dapat dilihat pada Gambar 8.
.
Gambar 8 Laporan Pengiriman.
Laporan Pengembalian
Form Laporan Pengembalian berfungsi untuk menampilkan semua data barang yang kembali agar perusahaan dapat mengetahui barang kembali yang hilang atau rusak. Form Laporan Pemesanan dapat dilihat pada Gambar 9
.
Gambar 9 Laporan Pengembalian
Laporan Maintenance
Form Laporan Maintenance berfungsi untuk menampilkan semua data barang yang diperbaiki agar perusahaan dapat mengetahui barang yang rusak dan barang yang diperbaiki serta pengeluaran untuk pemeliharaan barang. Form Laporan Pemesanan dapat dilihat pada Gambar 10
.
Gambar 10 Laporan Maintenance
KESIMPULAN
Berdasarkan hasil uji coba dan analisa yang telah dilakukan dalam pembuatan sistem informasi pengelolaan barang inventaris pada CV. New Surabaya Tent, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Aplikasi dapat memberikan informasi stok barang yang tersedia untuk pelanggan, informasi stok barang yang dipesan pelanggan, informasi stok barang yang sedang dalam perbaikan dan infomasi stok barang yang ada di gudang.
2. Aplikasi dapat memberikan informasi mutasi barang.
3. Aplikasi dapat memberikan informasi biaya pemeliharaan barang.
4. Aplikasi dapat memberikan informasi hasil pendapatan.
DAFTAR RUJUKAN
Chendramata, Aidil dan Priambodo, Adhityo., 2009, Keamanan Aplikasi dan Database
Server, Departemen Komunikasi dan
Gronroos, christian., 2000, service management
and marketing. Gava Media
Yogyakarta
Herlambang, Soendoro, dan Haryanto Tanuwijaya, 2005. Sistem Informasi:
Konsep, Teknologi, dan Manajemen,
Graha Ilmu, Yogyakarta.
Jogiyanto, H, M., 1995, Analisa dan Desain
Sistem Informasi, Andi
Yogyakarta
Kadir, Abdul., 2003, Dasar Pemrograman Web
Dinamis Menggunakan PHP, Andi
Yogyakarta
Krajewski, Lee J, P, Larry., 1999, Inventory Management Operations
Management: Strategy and Analysis Edisi 5
Kristanto, Adri., 2003, Perancangan Sistem dan
Aplikasinya, Gava Media
Yogyakarta.
McLeod, Raymond, 2001, Sistem Informasi
Manajemen, PT. Prenhalindo, Jakarta.
Nugroho, Bunafit., 2005, Pengembangan
Pemrogram WAP dan PHP, Gaya
Media, Yogyakarta.
Romeo., 2003, Testing dan Implementasi Sistem,
Edisi Pertama, STIKOM,
Surabaya.
Rizky, Soetam, 2006. Interaksi Manusia dan
Komputer. Surabaya : STIKOM.
Tjiptono, Fandy dan Gregorius Chandra., 2005,
Service, Quality dan Satisfaction.
