SIFAT SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN
1. LATAR BELAKANG
The New Marketting Chalenges menantang para pemilik teori ekonomi klasik yang berorientasikan profit. Bahwa era baru telah dimulai, era dimana service menjadi tujuan utama. Diperlukan sebuah pengelolaan yang profesional. Pengelolaan atau yang sering kita sebut dengan manajemen ini, tentunya tidak akan berjalan dengan mulus tanpa adanya sebuah pengendalian. Pengendalian akan menajemen menjadi sesuatu hal yang sangat penting dalam rangka menyokong kinerja perusahaan yang berorientasi utama pada service atau pelayanan.
Setiap organisasi seharusnya mendesain sistem pengendalian manajemen (SPM) untuk memastikan tujuan strategis organisasi dapat tercapai. Beberapa argumentasi tentang Sistem Pengendalian Manajemen dibawah ini akan memberikan pemahaman awal mengenai Sifat SPM :
a. Perusahaan yang perubahan lingkungannya dapat diprediksi menggunakan proses formal dan rasional untuk mengembangkan strategi terlebih dahulu, dan baru kemudian mendesain sistem Pengendalian manajemen untuk melaksanakan strategi tersebut. Ini artinya Sistem Pengendalian Manajemen harus sesuai dengan strategi perusahaan.
b. Perusahaan yang lingkungannya cepat berubah dan mengalami kesulitan untuk merumuskan strategi perusahaannya terlebih dahulu, pertama kali akan mendesain sistem manajemen untuk melaksanakan strategi yang dipilih. Ini artinya strategi muncul melalui eksperimentasi dan proses diluar rencana yang dipengaruhi oleh sistem manajemen perusahaan.
biaya implementasinya ternyata jauh lebih mahal dan memakan waktu lebih banyak dari apa yang diantisipasi.
d. Dapat dipastikan perusahaan yang berkinerja tinggi berhasil dalam implementasinya. Sebut saja Perusahaan kelas dunia seperti Nucor Corporation, Wal-Mart dan Dell Computer. Keberhasilan jangka panjang mereka tidak hanya karena mengembangkan strategi yang baik, tapi juga merancang sistem dan proses yang berorientasi pada kebutuhan karyawan untuk melaksanakan strategi itu secara efektif.
e. Sedangkan Jatuhnya perusahaan seperti Tyco, Globe Crossing dan World.Com karena kelalaian dalam Pengendalian.
f. Pengendalian manajemen dan pengendalian tugas tidak sama. Kesalahan sering terjadi jika prinsip-prinsip yang dikembangkan ilmuwan manajemen untuk situasi pengendalian tugas diterapkan pada situasi pengendalian manajemen g. Bagi Calon manajer, Ceo maupun manajer dibawahnya, yang akan merancang
sistem perusahaanya, penting memiliki pemahaman konsep-konsep dasar dari pengendalian, manajemen, sistem, pengendalian manajemen dan membedakannya dari kegiatan lain seperti perumusan strategi dan pengendalian tugas.
2. KAJIAN TEORY A. Konsep – konsep Dasar
Suatu sistem merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitif untuk melaksanakan suatu atau sekelompok aktivitas.Pengendalian Manajemen merupakan proses dengan para manajer mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi.
Unsur-unsur sistem pengendalian manajemen meliputi perencanaan strategis, pembuatan anggaran, alokasi sumber daya, pengukuran, evaluasi dan penghargaan atas kinerja, alokasi pusat tanggung jawab dan penetapan harga transfer.
Elemen-elemen Sistem Pengendalian :
1. Pelacak (detector) atau sensor : suatu perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.
2. Penilai (assessor) : suatu perangkat yang menentukan signifikan dari peristiwa actual dengan cara membandingkan dengan beberapa standar atau ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi.
3. Effector : suatu parangkat (yang sering disebut ”umpan balik”) yang mengubah perilaku jika assessor mengindikasikan kebutuhan untuk melakukan hal tersebut.
4. Jaringan komunikasi : perangkat yang meneruskan informasi antara detector dan assessor dan antara assessor dan effector.
B. Batas-Batas Pengendalian Manajemen
Pengendalian Manajemen
Pengendalian manajemen merupakan proses dengan mana para manajer mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi. Beberapa aspek dari proses ini dijelaskan sebagai berikut.
Kegiatan Pengendalian Manajemen meliputi :
- Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi.
- Mengkoordinasikan aktivitas – aktivitas dari beberapa bagian organisasi. - Mengomunikasikan informasi.
- Mengevaluasi informasi.
- Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika ada. - Mempengaruhi orang – orang untuk mengubah perilaku mereka.
Pengendalian manajemen tidak berarti mengharuskan agar semua tindakan sesuai dengan rencana yang ditentukan sebelumnya, seperti anggaran. Rencana tersebut diformulasikan. Dengan kata lain, mematuhi anggaran tidaklah selalu baik, dan penyimpangan dari anggaran tidaklah selalu buruk.
Perangkat Penerapan Strategi
Sistem pengendalian manajemen membantu para manajer untuk menjalankan organisasi ke arah tujuan strategisnya. Dengan demikian, pengendalian manajemen terutama memfokuskan pada pelaksanaan strategi. Pengendalian manajemen merupakan satu –satunya perangkat manajer yang digunakan dalam mengimplementasikan strategi yang diinginkan. Strategi juga di implementasikan melalui struktur organisasi, manajemensumber daya manusia (SDM), dan budayanya. Struktur organisasi menetapkan peranan, hubungan pelaporan, dan pembagian tanggung jawab yang membentuk pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.
pemecatan karyawan guna mengembangkan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan strategi organisasi. Budaya mengacu pada sekelompok, sikap, dan norma umum yang secara eksplisit maupun implisit mengarahkan tindakan manajerial.
Tekanan Finansial dan Nonfinansial
Dimensi finansial memfokuskan pada hasil – hasil moneter, yaitu laba bersih pengembalian atas modal ( return on investment) , seterusnya. Tetapi sebenarnnya seluruh subunit organisasi memiliki tujuan nonfinansial, yaitu mutu produk, pangsa pasar, kepuasan pelanggan, pengantaran tepat waktu, dan semangat kerja karyawan.
Bantuan Dalam Mengembangkan Strategi Baru
Peranan utama pengendalian manajemen adalah untuk memastikan pelaksanaan strategi yang telah dipilih. Dalam industri berbeda dalam lingkungan yang cepat berubah, informasi pengendalian manajemen, terutama yang bersifat nonfinansial, juga dapat menyediakan dasar bagi pertimbangan strategi baru. Fungsi ini disebut sebagai pengendalian interaktif. Mengundang perhatian manajemen pada pengembangan baik negatif (misalnya kehilangan pangsa pasar) maupun positif (misalnya pembukaan pasar baru) yang menunjukan perlu adanya inisiatif strategi baru.
Perumusan Strategi
penting. Strategi menetapkan secara umum arah tujuan pergerakan organisasi yang diinginkan oleh manajemen senior. Suatu keputusan dari satu pabrik mobil untuk memproduksi dan menjual mobil listrik akan menjadi suatu keputusan strategis. Sesungguhnya siapapun memiliki sebuah “gagasan cemerlang”, yang setelah dianalisis dan didiskusikan dapat menjadi dasar bagi strategi yang baru. Tanggung jawab lengkap dalam formulasi strategi seharusnya tidak pernah dibebankan kepada seseorang atau satu unit organisasi saja.
Perbedaan antara Formulasi Strategi dan Pengendalian Manajemen
Formulasi strategi adalah proses pengambilan keputusan strategi baru; sementara pengendalian manajemen adalah proses implentasi strategi tersebut. Dari sudut pandang desain sistem, perbedaan yang paling penting antara formulasi strategi pada dasarnya tidaklah sistematis. Ancaman, kesempatan, dan gagasan baru tidak terjadi pada jangka waktu yang tetap; dengan demikian, keputusan strategis mungkin dapat dibuat kapan pun.
Pengendalian Tugas
Pengendalian tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian tugas berorientasi pada transaksi melibatkan kinerja dari tugas individual sesuai dengan aturan yang ditetapkan dalam proses pengendalian manajemen.
Banyak kegiatan pengendalian tugas yang bersifat ilmiah; yaitu, keputusan optimal atau tindakan yang tepat perlu diambil untuk membawa kondisi di luar kendali kembali kondisi yang diinginkan dapat diprediksikan dalam menghasilkan produk, jumlah jam kerja karyawan, dan jumlah kas yang dikeluarkan.
Perbedaan Antara Pengendalian Tugas dan Pengendalian Manajemen
pengendalian manajemen melibatkan perilaku para manajer, dan hal ini tidak dapat dinyatakan melalui persamaan – persamaan. Dalam pengendalian manajemen, para manajer berinteraksi dengan manajer lainnya dalam pengendalian tugas, manusia tidak terlibat sama sekali (sebagaimana dalam beberapa proses produksi yang terotomatis), atau interaksinya adalah antara seorang manajer dan nonmanajer. Dalam pengendalian manajemen, fokus terletak pada unit organisasional; sementara pada pengendalian tugas fokus terletak pada tugas spesifik dilakukan oleh unit – unit organisasional ini. Pengendalian manajemen berkaitan dengan aktivitas para manajer yang didefinisikan secara luas dalam memutuskan apa yang harus dilakukan dalam kendala strategis secara umum. Pengendalian tugas berhubungan dengan tugas – tugas tertentu, yang sebagian besar membutuhkan sedikit atau tidak sama sekali pertimbangan untuk melaksanakannya.
C. Dampak Intenet Terhadap Manajemen.
Pengaruh internet terhadap dunia bisnis telah menjadi monumental. Kemudian apa yang merupakan pengaruh internet atas pengendalian manajemen dalam sebuah organiasai ? Sistem pengendalian manajemen meliputi informasi dan organiasai memerlukan sebuah infrastruktur untuk meproses informasi tersebut. Internet menyediakan infrastrktur tersebut, sehingga membuat pemrosesan informasi menjadi lebih mudah dan lebuh cepat, dengan kesalahan yang lebih sedikit. Pada situs ewb, seorang manager dapat mengumpulkan data dalam jumlah yang amat besar, menyimpan serta menganalisis data tersebut dengan format yang berbda dan mengirimkannya ke setipa orang dalam organisasi. Para manajer juga menggunakan informasi ini untuk mengubah laporannya secara pribadi.
penerapan strategi melalui pengedalian manajemen secara esensial merupakan sebuah proses sosial, sehingga tidak dapat diotomatisasikan secara penuh. Ketersediaan akses proses secara elektronis ke data base hanya memberikan kontribusi kecil pada penilaian (Judgement) yang diperlukan untuk mendesain dan mengoperasikan suatu system pengendalian yang optimal.
Penilaian tersebut meliputi :
1. Memahami nilai relatif dari pentingnya keanekaragaman dan terkadang bersaing dalam tujuan yang mendorong individu untuk bertindak (misal prestasi pribadi dibandingkan prestasi bersama, penciptaan nilai bagi pelanggan dan pemegang saham daripada diri sendiri dan sebagainya).
2. Penyelarasan tujuan dari beragam individu dengan organisasi.
3. Pengembangan tujuan tertentu melalui unit bisnis, area fungsional dan departemen-departemen yang akan dinilai.
4. Mengkomunikasikan strategi dan tujuan yang spesifik untuk keseluruhan organiasasi.
5. Menjelaskan variable kunci yang akan diukur dalam penilaian kontribusi individual terhadap tujuan organisasi.
6. Mengevaluasi kinerja actual relatif ukuran standar dan pembuatan kesimpulan tentang kinerja manajer.
7. Menyelenggarakan pertemuan untuk meninjau kinerja yang produkstif. 8. Mendesain struktur penghargaan yang tepat.
9. Mempengaruhi individu untuk mengubah perilaku mereka.
melibatkan perilaku dan oleh karenanya tidak dapat digantikan dengan pendekatan formulasi semata.
3. KESIMPULAN
Elemen – elemen sistem Pengendalian
1. Pelacak (detector) atau sensor yaitu suatu perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.
2. Penilai (assessor) yaitu suatu perangkat yang menentukan signifikansi dari peristiwa aktual dengan cara membandingkanya dengan beberapa standar atau ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi.
3. The Effector yaitu suatu perangkat (yang sering disebut dengan “umpan balik”) yangmengubah perilaku jika assessor mengindikasikan kebutuhan untuk melakukan hal tersebut.
4. Jaringan komunikasi yaitu perangkat yang meneruskan informasi antara detector dan assessor dan antara assessor dan effector.
Sistem
Suatu sistem merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitif untuk melaksanakan suatu atau sekelompok aktifitas. Thermostat dan proses pengendalian suhu tubuh merupakan contoh sistem. Penting untuk disadari bahwa proses informal amat dipengaruhi oleh bagaimana cara sistem pengendalian formal organisasi dirancang dan dioperasikan.
Kegiatan Pengendalian Manajemen :
o Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan organisasi.
o Mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas dari beberapa bagian organisasi. o Mengomunikasikan informasi
o Mengevaluasi informasi.
Formulasi strategis merupakan proses memutuskan tujuan organisasi dan strategis untuk mencapai tujuan-tujuan ini. Strategis menetapkan secara umum arah dan tujuan pengerakan organisasi yang diinginkan oleh manajemen senior. Jadi formulasi strategis adalah proses pengambilan keputusan startegi baru, sementara pengendalian menajemen adalah proses implemtasi strategi tersebut.
Pengendalian tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik dilaksanakan secara efektif dan efisien.
Dampak Internet Terhadap Pengendalian Manajemen
Revolusi informasi dipercepat dengan ditemukannya komputer dan internet pada tahun 1990 an. Banyak manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya teknologi internet dewasa ini.
Internet menyediakan manfaat utama yang tidak didapat dari telepon. - Akses secara mudah dan cepat.
- Komunikasi multi – target. - Komunikasi berbiaya rendah.
- Kemampuan menampilkan citra tertentu.
DAFTAR PUSTAKA
Bahan Ajar Dosen Universitas Udayana : A.A. Gde Agung Yana
Bahan Ajar Dosen Universitas Indonesia : : Eris Tri Kurniawati SE.,MM.,Ak
