Sistem Informasi, Organisasi, dan Strategi
Oleh
Fazril Azi Nugraha
Mahasiswa Pasca Sarjana Program Magister Akuntansi Dosen Pengampu
Prof. Dr. Ir. H. Hapzi Ali, MM Universitas Mercubuana Jakarta
Abstrak
Dalam perkembangan teknologi dan informasi yang semakin pesat telah mengubah pasar menjadi kompetitif, dalam menjalankan operasional perusahaan saat ini, perusahaan membuat sistem informasinya dengan sangat detail mengenai seluruh kegiatan operasional serta keuangan sehingga dapat digunakan sewaktu-waktu untuk membuat laporan yang dapat digunakan untuk mengambil keputusan oleh manajemen untuk mengelola sumberdaya perusahaan secara efektif dan efisien. Sehingga sistem informasi yang baik dapat menjadi sebuah competitive advantage dari perusahaan sehingga sistem informasi menjadi sebuah hal yang penting.
Kata kunci: Sistem informasi, Sistem informasi manajemen, pasar kompetitif
Pendahuluan
trading (perdagangan) . Perkembangan teknologi (tele)komunikasi dan komputer menyebabkan terjadinya perubahan kultur kita sehari-hari. Dalam era yang disebut “information age” ini, media elektronik menjadi salah satu media andalan untuk melakukan komunikasi dan bisnis.E commerce merupakan extensiondari commerce dengan mengeksploitasi media elektronik. Meskipun penggunaan media elektronik ini belum dimengerti, akan tetapi desakan bisnis menyebabkan para pelaku bisnis mau tidak mau harus menggunakan media elektronik ini. Pendapat yang sangat berlebihan tentang bisnis ‘dotcom’ atau bisnis on-line seolah-olah mampu menggantikan bisnis tradisionalnya (off-line). Kita dapat melakukan order dengen cepat diinternet – dalam orde menit – tetapi proses pengiriman barang justru memakan waktu dan koordinasi yang lebih rumit, bisa memakan waktu mingguan.
Beberapa waktu lalu beberapa perusahaan taksi raksasa kewalahan karena adanya kompetitor baru yang menggunakan sistem informasi dalam operasinya seperti dilansir di media masa salah satunya, OPINI: Ekonomi Indonesia Hadapi Lawan-Lawan Tak KelihatanLawan-Lawan Tak Kelihatan “yang jelas para usahawan tengah menghadapi kompetisi baru yang identitasnya tak begitu kelihatan. Seperti Blue Bird dan Express yang kecolongan Grab dan Uber.Lawan itu datang tanpa logo, tanpa pelat nomor kuning, dan tak ada tulisan taksi.Tahu-tahu armada itu sudah besar dan menggerogoti penerimaan perusahaan.Akibatnya, Express rugi Rp 81 miliar per kuartal ketiga 2016. Sedangkan laba Blue Bird turun dari Rp 625,42 miliar ke Rp 360
miliar pada kuartal ketiga 2016. Sumber:
http://bisnis.liputan6.com/read/2688829/opini-ekonomi-indonesia-hadapi-lawan-lawan-tak-kelihatan
investasi menjadi hal yang sangat penting dalam suatu organisasi (Nunamaker dan Ralph, 1996; Reick dan Izak, 1996 dalam rini handayani, 2005).
Dengan semakin besarnya pasar e-commerce dimana pengguna internet semakin meningkat, menjadi sebuah tantangan bagi banyak perusahaan yang bersaing dalam merebut pasar yang besar ini.Dalam persaingan pasar yang kompetitif dan ketat ini pelayanan dari perusahaan ataupun bisnis menjadi kompetitif.Oleh karenanya banyak perusahaan yang rela mengeluarkan investasi besar pada pengembangan sistem informasi demi meningkatkan layanan mereka serta membuat alur operasional mereka lebih cepat, efisien dan efektif.Sistem informasi yang baik menjadi sebuah keunggulan kompetitif bagi perusahaan saat ini.
Berdasarkan uraian diatas penelitian ini bertujuan seberapa besar peran dari sistem informasi pada perkembangan bisnis serta bagaimana perusahaan menggunakan sistem informasi.
Landasan Teori Sistem
Sistem didefinisikan secara berbeda menurut para ahli, namun semuanya memiliki pendapat bahwa sistem bekerja sama untuk mencapai tujuan. Berikut definisi sistem menurut beberapa ahli :
Sistem adalah kumpulan dari sub-sub sistem, elemen-elemen, prosedur-prosedur yang saling integrasi untuk mencapai tujuan tertentu, seperti informasi target atau goal(Hapzi Ali,2010).
Menurut (Al-Bahra Bin Ladjamudin,2005) karakteristik dari suatusistem, sebagai berikut:
1) Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponensistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa subsistem atau bagian-bagiandari sistem.
2) Batasan Sistem
3) Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar dari sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.Lingkungan luar sistem dapat bersifatmenguntungkan dan juga merugikan.
4) Penghubung Sistem
Penghubung merupakan media yang menghubungkan antara satu subsistem dengan subsistem lainya.Melalui penghubung ini memungkinkan sumber sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainya.Denganpenghubung satu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang lainnyamembentuk satu kesatuan.
5) Masukan Sistem
Masukan adalah energi yang di masukan ke dalam sistem.Masukan dapat berupa masukan perawatan dan masukan sinyal.maintenance input adalahenergi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat berjalan. Sinyal inputadalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran dari sistem.
6) Keluaran Sistem
Keluaran sistem adalah energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistemyang lain. 7) Pengolahan Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendirisebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
8) Sasaran Sistem
Suatu sistem mempunyai tujuan atau sasaran, kalau sistem tidak mempunyai sasaran maka sistem tidak akan ada. Suatu sistem dikatakan berhasil bilamengenai sasaran atau tujuannya.Sasaran sangat berpengaruh pada masukandan keluaran yan dihasilkan.
Sistem Informasi
Sistem informasi adalah sebuah kombinasi terorganisasi apapun dari manusia, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, sumberdata, dan kebijakan serta prosedur yang terorganisasi yang menyimpan mengambil, mengubah, dan memisahkan informasi dalam sebuah organisasi (O’brien & George, 2014).
Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.Pengolahan sistem informasi merupakan faktor kunci bagi keterlaksanaan dan keberhasilan manajemen.Pengelolaan sistem informasi berpangkal pada Sistem Informasi Manajemen (Tukino, 2014).
Kategori Sistem informasi (anonym, 2017):
1. Sistem Pakar: Sistem berbasis pengetahuan (Knowledge-based) yang menyediakan nasihat atau advice dari para ahli dibidang tertentu dan bertindak sebagai konsultan ahli kepada para pemakai. Contoh: Penasehat Permintaan kredit, memonitor proses, dan sistem diagnostik pemeliharaan.
2. Sistem Manajemen Pengetahuan: adalah sistim informasi berbasiskan pengetahuan (knowledge-based) yang mendukung penciptaan , organisasi, dan pendistribusian pengetahuan bisnis kepada para karyawan dan para manajer keseluruh perusahaan. Contoh: Intranet mengakses praktek bisnis terbaik, strategi proposal penjualan, dan sistem penyelesaian/pemecahan masalah pelanggan. 3. Sistem Bisnis Fungsional: Mendukung berbagai aplikasi managerial dan
operasional dalam mendukung fungsi bisnis dasar suatu perusahaan. Contoh: Sistim informasi yang mendukung aplikasi akuntansi, keuangan, pemasaran, manajemen operasi, dan manajemen sumber daya manusia.
pengiriman barang, dan Sistem perdagangan secara elekronik dengan memakai Web.
5. Sistim Informasi lintas Fungsi : adalah Sistim Informasi yang terintegrasi yang mengkombinasikan seluruh sistim informasi bisnis diperusahaan, dengan begitu setiap unit kerja menggunakan sumber daya informasi secara bersama.
Jenis Jenis sistem informasi berdasarkan proses bisnis fungsional (Yudhi,2015)
Beberapa sistem informasi yang diperlukan untuk yaitu :
1. Sistem informasi Produksi/manufaktur
2. Sistem Informasi Akuntansi
Pada sistem ini informasi yang diberikan yaitu mengenai fungsi akuntansi atau pencatatan.Merupakan sistem yang mencatat historis seluruh kejadian yang berkaitan keuangan.Dimana informasi yang diberikan atau disajikan dapat berupa arus kas perusahaan dan laporan posisi keuangan serta informasi lainnya yang berkaitan dengan keuangan.data ini dapat dianalisis dalam berbagai cara untuk memenuhi sebagian kebutuhan informasi manajemen.
3. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Pada sistem ini informasi yang diberikan yaitu mengenai fungsi sumberdaya manusia/HRD.Tak dapat dipungkiri bahwa sumber daya manusia adalah salah satu asset terbesar perusahaan dalam operasinya, oleh karenanya perusahaan harus memiliki informasi yang akurat terkait dengan sumberdaya manusia.
Menurut fungsi dari sebuah sistem informasi menurut (O’brien & George, 2014) terdapat tiga alasan fundamental untuk semua aplikasi bisnis dari teknologi informasi. Tiga alas an tersebut terdapat dalam tiga peran penting yang dapat dilakukan oleh sistem informasi bagi sebuah perusahaan bisnis :
1. Mendukung proses bisnis dan kegiatan operasi bisnis
Mulai dari akuntansi sampai dengan penelusuran pesanan pelanggan, sistim informasi menyediakan dukungan bagi manajemen dalam operasi/kegiatan bisnis sehari-hari. Ketika tanggapan/respon yang cepat menjadi penting, maka kemampuan Sistim Informasi untuk dapat mengumpulkan dan mengintegrasikan informasi keberbagai fungsi bisnis menjadi kritis/penting .
2. Mendukung pengambilan bisnis oleh karyawan dan manajer
akanmembantu para manajer membuat keputusan yang lebih baik, lebih cepat, dan lebih bermakna.
3. Mendukung strategi bagi keuntungan kompetitif
Sistim informasi yang dirancang untuk membantu pencapaian sasaran strategis perusahaan dapat men-ciptakan keunggulan bersaing di pasar
Dari sisi internal perusahaan, penggunaan sistem informasi bukan saja akan meningkatkan kualitas serta kecepatan informasi yang dihasilkan bagi manajemen, tetapi juga dapat menciptakan suatu sistem informasi manajemen yang mampu meningkatkan integrasi di bidang informasi dan operasi diantara berbagai pihak yang ada di perusahaan. Sistem ini dapat berjalan dengan baik apabila semua proses didukung dengan teknologi yang tinggi, sumberdaya yang berkualitas, dan yang paling penting adalah komitmen perusahaan. Sistem informasi secara umum memiliki beberapa peranan dalam perusahaan (O’Brien,2005) diantaranya sebagai berikut :
1. Minimize Risk
Setiap bisnis memiliki resiko, terutama berkaitan dengan faktor-faktor keuangan. Pada umumnya resiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada diuar kontrol perusahaan. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk mengurangi resiko-resiko yang kerap diahadapi oleh bisnis, seperti forecasting, financial advisory, planning expert, dan lain-lain. Selain itu, kehadiran teknologi informasi merupakan sarana bagi manajemen dalam mengelola resiko yang dihadapi. 2. Reduce Cost
Peran teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha pengurangan biaya operasional perusahaan akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Terdapat empat cara untuk mengurangi biaya operasional melalui penerapan sistem informasi, yakni eliminasi proses yang dirasa tidak perlu, simplifikasi proses, integrasi proses sehingga lebih cepat dan praktis, serta otomatisasi proses.
Teknologi informasi dapat menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Penciptaan value ini tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi juga untuk menciptakan loyalitas pelanggan dalam jangka panjang.
4. Create New Realities
Pesatnya teknologi internet menghasilkan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan di dunia maya. Hal ini ditunjukkan dengan maraknya penggunaan e-commerce, e-loyalty, e-customer, dan lain-lain dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.
Peranan sistem informasi menurut (anonym, 2017) adalah meningkatkan pelayanan secara global/menyeluruh antara lain:
1. Mampu meningkatkan persaingan bisnis secara global (melakukan pengelolaan dan pengawasan pasar global.pengawasan tingkat pelayanan dan tingkat biaya, pelayanan penyebaran informasi dengan menggunakan global network.
2. Perencanaan strategi peruahaan dan kebijakan (mengetahui selera konsumen, peluang pasar di tempat lain.
3. Pengambilan keputusan untuk pengembangan produk dan ekspansi (dgn adanya strategi perusahaan maka akan bisa mengembangkan produk dan mapu bersaing di pasar global dan terbetnuk kelompok kerja yang meluas dn membentuk sistem delivery yang luas)
4. Mampu bersaing di pasar global (terjadinya perdagangan bebas, mengetahui peluang pasar, pemanfaatan internet.
5. Membentuk kelompok kerja yang luas (merger dengan perusahaan lain, perusahan pusat dengan cabang)
6. Membentuk sistem delivery yang meluas (adanya perwakilan delivery disetiap cabang, dibentuk pelaksanaan transaksi melalui internet)
8. meningkatkan produktivitas dengan perencanaan jadwal kerja, perencanaan jumlah produksi, mengurangi waktu menganggur.
9. meningkatkan produk dan pelayanan yang inovatif dan kreatif serta peningkatan daya saing kita lihat dari jasa informasi, mengetahui selera masyarakat, meningkatkan kepuasan pelanggan.
Dampak Implementasi Sistem Informasi
Dalam model kompetisi klasik Michael poter, bisnis manapun yang ingin dapat bertahan dan berhasil secara efektif mengembangkan dan menerapkan strategi untuk menghadapi (1) Rivalitas pesaing dalam industrinya, (2) ancaman dari pemain baru dalam sebuah industry dan pasar-pasarnya, (3) ancaman yang dimiliki oleh produk pengganti yang mungkin dapat mengambil pangsa pasar, (4) Daya tawar-menawar (bargaining Power) dari pelanggan dan (5) daya tawar tawar-menawar dari pemasok (O’Brien, 2014). Keuntungan Keuntungan dalam penerapan Sistim Informasi adalah mampu bersaing secara kompetitif dan bisa bertahan dengan rincian antara lain :
a. Efisiensi dan efektivitas
b. Pelayanan mutu kepada pelanggan dapat ditingkatkan c. Pengembangan / kreasi-kreasi produk dapat ditingkatkan
d. Dapat mengubah basis kompetisi karena dapat mengantisipasi setiap perubahan pada lingkungan
e. Dengan bantuan akses informasi yang cepat saji (real time information system).
f. Mampu untuk dapat mengidentifikasi dan mengeksploitasi peluang bisnis dengan lebih cepat
g. Memudahkan dalam menyebar luaskan informasi secara lokal maupun global dengan biaya yang murah, cepat dan tepat
h. Membentuk citra produk (barang dan jasa) yang positif dimata pelanggan
Keunggulan kompetitif dan sistem informasi
a. Low Cost / Biaya rendah
Menjadi sebuah produsen produk ataupun layanan berbiaya rendah dalam suatu indutri atau mencari cara untuk membantu pemasok dan layanan berbiaya rendah atau mencari cara untuk membantu pemasok atau pelanggan mengurangi biaya mereka. Dengan sistem informasi untuk secara substansial mengurangi biaya dari proses bisni dan untuk mengurangi biaya pelanggan dan pemasok.
b. Diferensiasi
Sistem informasi mengembangkan cara untuk mendiferensiasikan produk dan layanan perusahaan dari produk dan layanan pesaing atau mengurangi keuntungan diferensiasi dari pesaing. strategi ini memungkinkan sebuah perusahaan untuk memfokuskan produk dan layanannya untuk memberikan sebuah keuntungan dalam segmen khusus dan ceruk pasarnya.
c. Inovatif
Sistem informasi dapat digunakan untuk menemukan keunggulan kompetitif inovasi yaitu dengan memberikan data data untuk mengembangkan produk dan layanan baru yang berbeda.
d. Mempromosikan pertumbuhan
Sistem informasi yang baik secara langsung berkontribusi pada pertumbuhan perusahaan, terbukti dengan meluasnya transportasi online yang awalnya hanya ada di Jakarta sekarang tersebar di beberapa kota besar. semuanya karena sistem yang dibuat mampu mempercepat pertumbuhan perusahaan tersebut
Sistem informasi yang baik juga mampu membawa perbaikan hubungan dan penambahan hubungan baru dengan pelanggan, pemasok, pesaing, konsultan dan yang lainnya.
Tantangan dari penerapan sistem Informasi
Dalam penerapan sistem informasi terdapat beberapa tantangan yang muncul darinya antara lain :
a. Tantangan investasi sistem informasi
Pentingnya sistem informasi sebagai investasi yang memproduksi nilai bagi perusahaan. Ditunjukkan pula bahwa tidak semua perusahaan menyadari nilai yang kembali (good return) dari investasi sistem informasi tersebut.
b. Tantangan globalisasi
i. Pertumbuhan yang cepat dalam perdagangan internasional dan timbulnya ekonomi global memerlukan sistem informasi yang mendukung produksi dan menjual produk di berbagai negara yang berbeda.
ii. Untuk membangun sistem informasi yang multinasional dan terintegrasi, maka bisnis harus membangun standar global hardware, software dan komunikasi, menciptakan akuntansi dan struktur laporan yang antar budaya serta mendesain proses bisnis transnasional.
c. Tantangan infrastruktur teknologi informasi
i. Banyak perusahaan yang dibebani dengan program TI yang mahal, sistem informasi yang kompleks dan rapuh, serta tindakan mereka yang merupakan hambatan bagi strategi dan pelaksanaan bisnisnya.
ii. Untuk membangun infrastruktur TI baru merupakan tugas berat yang khusus, banyak perusahaan yang berjuang mengintegrasikan pulau teknologi dan sistem informasi mereka.
i. Meskipun sistem informasi memberikan keuntungan dan efisiensi yang besar, mereka juga menciptakan masalah dan tantangan sosial dan etis baru, seperti ancaman ke individual privacy dan hak kepemilikan intelektual, masalah kesehatan yang berhubungan dengan komputer, kejahatan komputer dan eliminasi pekerjaan.
ii. Tantangan besar dari pengelolaan (manajer) adalah membuat keputusan terinformasi yang sensitif sampai ke konsekuensi negatif dari sistem informasi sampai ke yang negatif.
Metodologi
Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan melakukan kajian pustakayang meliputi kajian dari berbagai literature tentang sistem informasi dalam persaingan bisnis saat ini. Sistem informasi sebagai solusi perencaan keunggulan kompetitif, perbaikan efisiensi dan efektifitas mengenai operasional perusahaan berdasarkan kajian literature tersebut selanjutnya dilakukan analisis dan dideskripsikan tentang kebutuhan system informasi dalam persaingan bisnis saat ini.
Hasil dan diskusi
Bersamaan terus berkembangnya teknologi serta sarana dan prasarana informasi kecepatan informasi dan pengambilan keputusan menjadi hal yang penting dalam persaingan bisnis saat ini. Jika perusahaan terlambat mengambil keputusan maka kompetitor lain akan langsung menguasai pasar.
dan selalu memiliki konsekuensi. Empat komponen infrastruktur sistem informasi menjadi kunci strategi sistem informasi.
5. Minimize Risk
Setiap bisnis memiliki resiko, terutama berkaitan dengan faktor-faktor keuangan. Pada umumnya resiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada diuar kontrol perusahaan. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk mengurangi resiko-resiko yang kerap diahadapi oleh bisnis, seperti forecasting, financial advisory, planning expert, dan lain-lain. Selain itu, kehadiran teknologi informasi merupakan sarana bagi manajemen dalam mengelola resiko yang dihadapi.
6. Reduce Cost
Peran teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha pengurangan biaya operasional perusahaan akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Terdapat empat cara untuk mengurangi biaya operasional melalui penerapan sistem informasi, yakni eliminasi proses yang dirasa tidak perlu, simplifikasi proses, integrasi proses sehingga lebih cepat dan praktis, serta otomatisasi proses.
7. Added Value
Teknologi informasi dapat menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Penciptaan value ini tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi juga untuk menciptakan loyalitas pelanggan dalam jangka panjang.
8. Create New Realities
Pesatnya teknologi internet menghasilkan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan di dunia maya. Hal ini ditunjukkan dengan maraknya penggunaan e-commerce, e-loyalty, e-customer, dan lain-lain dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi
Kesimpulan dan Rekomendasi
DAFTAR PUSTAKA
Afandi Ahmad, https://www.academia.edu/8177298/SISTEM_INFORMASI_ MENJADI_ TANTANGAN_ MANAJEMEN Diakses tanggal 18 Maret 2017
Ali, Hapzi dan Wangdra, Tonny. (2010).Sistem Informasi Bisnis SI-Bis: Dalam Prospektif Keunggulan Kompotitif.Jakarta: Praninta Offset
Anonim, (2017). https://riankostans.wordpress.com/sistem-informasi-dalam-dunia-bisnis/ Diakses tanggal 18 Maret
Hall., J, A., (2004). Sistem informasi Akuntansi, Jakarta:Salemba empat
Handayani rini, (2005), ANALISIS FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI MINAT PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI DAN PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI, Universitas Diponegoro.
James A. O’Brien dan George M. Marakas.(2014). Sistem informasi manajemen, Edisi 9. Jakarta: Salemba4
O’Brien JA. 2005. Introduction to Information System 12th ed. Boston: McGraw-Hill Companies, Inc
Romney, M., Steinbart P. J, (2005). Accounting System Information System 9th Edition Jakarta:Salemba Empat
Tukino. (2014), Pengaruh Kualitas Sistem Informasi Manajemen Dan StrukturOrganisasi Terhadap Efektivitas Pengambilan Keputusan Pada PT UT Quality Indonesia, CBIS Journal, Volume 2 No 1, ISSN 2337-8794.
Yudhi Herliansyah, (2015), Modul ajar dan E-learning Sistem informasi dan pengendalian internal, universitas mercubuana Jakarta
