Tugas Kelompok Mata Kuliah Manajemen
“Tugas Akhir Manajemen – PT. Ayalis Property”
Disusun Oleh:
Nadira Noorzalika (1206250531) Pratikto Listio Wibowo (1406533693)
Elleinara (1406535156) Sheila Andreina (1406611480)
Dosen: Imbuh S.
Faculty of Economics and Business Universitas Indonesia
KATA PENGANTAR
Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan rahmat-Nya, makalah yang berjudul “Tugas Akhir Manajemen – PT. Ayalis“ dapat terwujud.
Makalah ini dibuat sebagai tugas setelah UTS tahun ajaran 2014/2015. Dalam kesempatan ini pula, penulis ingin mengucapkan terima kasih dan menyampaikan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam pembuatan makalah, yaitu:
1. Orang tua dan keluarga penulis yang senantiasa memberikan dukungan 2. Ibu Imbuh sebagai pengajar kelas Manajemen-H kami
3. Kak Kirana Ririh sebagai asisten dosen kelas Manajemen-H kami
4. Teman-teman sekelas yang bersedia membantu dan bertukar pikiran dalam menyelesaikan makalah ini.
Semoga makalah ini membantu menambah pengetahuan dan pengalaman bagi para pembaca, sehingga kami dapat memperbaiki bentuk maupun isi makalah ini sehingga kedepannya dapat lebih baik.
Makalah ini kami akui masih banyak kekurangan karena pengalaman yang kami miliki sangat kurang. Oleh kerena itu kami harapkan kepada para pembaca untuk memberikan masukan-masukan yang bersifat membangun untuk kesempurnaan makalah ini.
KATA PENGANTAR... i
DAFTAR ISI... ii
BAB I PENDAHULUAN 1.A Latar Belakang... 1
1.B Profil Perusahaan... 1
BAB II LANDASAN TEORI TEORI 2.A Unit Kecil dan Menengah... 3
2.B Planning... 4
2.C Organizing... 4
2.D Leading. ... 8
2.E Controlling...10
BAB III PEMBAHASAN 3.A Planning... 12
3.B Organizing... 12
3.C Leading... 17
3.D Controlling... 18
BAB IV PENUTUP 5.1 Kesimpulan.... 19
5.2 Saran... 19
LAMPIRAN.... 20
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Dalam sebuah perekonomian, perusahaan adalah salah satu bagian yang bertujuan menyelenggarakan sebagian besar dari suatu proses produksi masayarakat agar memperoleh keuntungan atau penghasilan. Dalam menjalankan kegiatan usahanya terdapat berbagai persoalan yang sering muncul dalam setiap perusahaan pada umumnya, yaitu bagaimana perusahaan dapat mengatur proses manajemen seperti perencanaan, pengorganisasian, pengimplementasian, dan pengontrolan, bagaimana memperoleh bahan baku dengan mudah dan dengan biaya yang rendah, bagaimana perusahaan dapat melakukan kegiatan proses produksi, bagaimana peruahaan dapat membuat karyawan-karyawannya mematuhi dan bekerja serta tentunya dengan biaya seminimal mungkin.
Kami melakukan kunjungan ke PT. Ayalis dikarenakan untuk memenuhi tugas akhir manajemen kelas H. Tugas akhir manajemen membahas tentang Planning, Organizing, Leading dan Controlling sebuah perusahaan dan menganalisanya. Kami memilih PT. Ayalis karena PT. Ayalis melaksanakan proyek di dekat rumah salah satu anggota dari kelompok kami yaitu di Batu Tulis Residence, Condet.
B. Profil Perusahaan
PT. Ayalis Langgeng Wisesa adalah perusahaan yang bergerak di bidang properti sebagai developer & contractor. PT. Ayalis sendiri terbentuk pada tahun 2013. Bapak Listiawan Widiatmoko adalah Direktur Utama dan juga selaku pemilik dari PT. Ayalis. Kantor dari PT. Ayalis berada di Jalan Mardani Raya No.1D, Cempaka Putih, Jakarta Pusat. PT. Ayalis memilik cabang di daerah Kudus dalam pengembangan properti yang kantornya berlokasi di Jalan Bakti No.10. PT. Ayalis memiliki karyawan tetap total sebanyak 21 orang dan karyawan tidak tetap sebanyak sekitar 50-70 orang. Jam kerja dari PT. Ayalis adalah dari hari Senin sampai hari Minggu dari jam 9 pagi hingga jam 5 pagi untuk karyawan tetap di Jakarta. Sedangkan untuk karyawan lain (Karyawan Kudus dan semua karyawan tidak tetap) ialah dari hari Senin sampai hari Sabtu.
Proyek dalam tahap pembangunan : - Bakti Residence, Kudus
President
Director
General
Manager
Operational
Manager
Project
Manager
Finance
Manager
Proyek dalam tahap pemasaran :- Batu Tulis Residence, Condet - Griya Rawa Kompeni, Kamal - Ruko Mardani, Cempaka Putih - Ruko Asnawi, Kudus
- Ruko Bakti, Kudus
BAB II
LANDASAN TEORI A. UNIT USAHA KECIL DAN MENENGAH (UKM)
Menurut Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2008 tentang Usaha Mikro, Kecil dan Menengah (UMKM):
Usaha Kecil adalah usaha ekonomi produktif yang berdiri sendiri, yang dilakukan oleh orang perorangan atau badan usaha yang bukan merupakan anak perusahaan atau bukan cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai, atau menjadi bagian baik langsung maupun tidak langsung dari usaha menengah atau usaha besar yang memenuhi kriteria Usaha Kecil sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang ini.
Usaha Menengah adalah usaha ekonomi produktif yang berdiri sendiri, yang dilakukan oleh orang perseorangan atau badan usaha yang bukan merupakan anak perusahaan atau cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai, atau menjadi bagian baik langsung maupun tidak langsung dengan Usaha Kecil atau usaha besar dengan jumlah kekayaan bersih atau hasil penjualan tahunan sebagaimana diatur dalam Undang-Undang ini.
1. Usaha kecil. Usaha ekonomi produktif yang berdiri sendiri, yang dilakukan oleh orang perorangan atau badan usaha yang bukan merupakan anak perusahaan atau bukan cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai, atau menjadi bagian baik langsung maupun tidak langsung dari usaha menengah atau usaha besar yang memiliki kekayaan bersih lebih dari Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha atau memiliki hasil penjualan tahunan lebih dari Rp300.000.000,00 (tiga ratus juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp2.500.000.000,00 (dua milyar lima ratus juta rupiah).
2.
Usaha Menengah. Usaha ekonomi produk yang berdiri sendiri, yang dilakukan oleh orang perorangan atau badan usaha yang bukan merupakan anak perusahaan atau cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai, atau menjadi bagian baik langsung maupun tidak langsung dengan usaha kecil atau usaha besar yang memiliki kekayaan bersih lebih dari Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp10.000.000.000,00 (sepuluh milyar rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha atau memiliki hasil penjualan tahunan lebih dari Rp2.500.000.000,00 (dua milyar lima ratus juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp50.000.000.000,00 (lima puluh milyar rupiah).B. PLANNING
Perencanaan adalah penentuan segala sesuatu sebelum dilakukan kegiatan dan aktivitas yang akan dilaksanakan. Fungsi perencanaan meliputi usaha pemilihan berbagai alternatif tujuan, strategi, kebijaksanaan, serta taktik yang akan dijalankan. Usaha tersebut merupakan pengambilan keputusan yang mempengaruhi jalannya perusahaan di waktu-waktu yang akan datang. Proses pengambilan keputusan ini haruslah bersifat ilmiah, rencana yang dibuat haruslah juga memenuhi sifat- sifat serta tujuan tertentu. Setelah itu selanjutnya kebijaksanaan, taktik dan strategi perlu digariskan, dan kemudian pelaksanaan rencana tersebut haruslah konsisten dan konsekuen.
dilakukan secara cermat, akurat serta meyakinkan. Tolak ukur dari sebuah usaha yang akan dijalankan adalah adanya perencanaan bisnis yang tepat dalam membangun sebuah usaha. Perencanaan ini merupakan kumpulan dokumen yang menyatakan keyakinan akan kemampuan sebuah bisnis untuk menjual barang ataupun jasa dengan menghasilkan profit yang tinggi dan menarik bagi investor, untuk menanamkan modalnya kepada perusahaan kita. Didalam konsep perencanaan bisnis digunakan perincian-perincian yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk jangka pendek dan jangka panjang. Sehingga calon investor ataupun mitra usaha akan merasa yakin pada usaha yang akan kita jalankan.
C. ORGANIZING
Pengorganisasian adalah pengelompokan sumber data dan kegiatan untuk mengorganisasi semua karyawan dengan menetapkan pembagian kerja, hubungan kerja, delegasi wewenang, integrasi dan juga koordinasi dalam bagan organisasi. Organisasi adalah alat untuk mencapai tujuan. Dengan organisasi yang baik, akan membantu terwujudnya tujuan secara efektif.
Dalam suatu organisasi dituntut adanya kerja sama antara dua orang atau lebih untuk mencapai suatu tujuan secara efektif dan efisien. Organisasi merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, pengelompokan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara para anggota organisasi agar tujuan organisasi dapat tecapai. Untuk mencapai tujuan tersebut maka perlu dipilih orang yang memiliki kemampuan dan kompetensi dalam melaksanakan tugas. Oleh karena itu, perlu memilih dan menentukan orang yang akan dipercaya atau diposisikan dalam posisi tersebut. Sehubungan dengan hal tersebut, perlu diperhatikan dalam hal proses penarikan, penempatan, pemberian latihan dan pengembangan anggota- anggota organisasi.
G.R. Terry berpendapat bahwa pengorganisasian adalah: “Tindakan mengusahakan hubungan-hubungan kelakuan yang efektif antara orang-orang, sehingga mereka dapat bekerja sama secara efesien dan dengan demikian memperoleh kepuasan pribadi dalam hal melaksanakan tugas-tugas tertentu dalam kondisi lingkungan tertentu guna mencapai tujuan atau sasaran tertentu (Hasibuan, 2001: 23).”
1. Spesialisasi Kerja
Spesialisasi kerja adalah kegiatan membagi pekerjaan ke dalam tugas-tugas terpisah atau biasa dikenal juga dengan division of labor. Pekerja individu berspesialisasi dalam melakukan satu bagian aktivitas bukan keseluruhan aktivitas demi output kerjanya bertambah.
2. Departementalisasi
Departementalisasi adalah proses penentuan cara bagaimana kegiatan yang dikelompokkan.
Lima bentuk umum departementalisasi:
a. Departementalisasi berdasarkan konsumen
Perusahaan akan melakukan pembagian penjualan produk ke pelanggan,biasanya ada yang bagian produk laki-laki ataupun perempuan atau tua dan muda. Contohnya adalah pembagian penjualan produk Rexona ada pembagian untuk produk remaja, laki-laki , perempuan ataupun yang extra berkeringat. Dengan dilakukannya pembagian ini penjualan akan lebih tepat sasaran dan efisien.
b. Departementalisasi berdasarkan produk
Perusahaan akan mengelompokan departemen sesuai dengan kelompok produk yang dihasilkan misalkannya pembagian departeman barang untuk mengurusi produksi produk berupa barang dan departemen jasa untuk menangani produk yang berupa jasa.
c. Departementalisasi berdasarkan proses
Pembagian departemen berdasrkan proses pengkerjaannya, misalnya pada perusahaan meubel dibagi atas divisi untuk pengolahan kayu mentah, divisi pembuatan kursi atau meubel kemudian divisi pengecatan.
Pembagian departeman berdasarkan lokasi penjualan produk misalnya departemen yang mengawasi di jawa dan Bali, di Kalimantan maupun di Sumatara.
e. Departementalisasi berdasarkan fungsi
Pembagian departemann berdasarkan aktifitas perusahaan dalam menjalankan bisnisnya, misalnya departemen produksi, departemen penjualan, departemen pemasaran dan lain-lain.
3. Rantai Komando
Rantai komando merupakan hierarki wewenang dari tingkat organisasi yang tinggi hingga ke rendah, yang menegaskan siapa lapor ke siapa.
4. Rentang Pengendalian
Rentang pengendalian Adalah batas jumlah bawahan langsung yang dapat dipimpin dan dikendalikan secara effektif oleh seorang manager.
5. Sentralisasi dan Desentralisasi
Sentralisasi adalah kadar dimana pengambilan keputusan dilangsungkan pada tingkat yang lebih tinggi dalam organisasi sedangkan desentralisasi adalah kadar dimana pekerja level bawah bisa memberikan input atau bahkan membuat keputusan. 6. Formalisasi
Formalisasi adalah tingginya standardisasi atau pembakuan tugas-tugas maupun jabatan dalam suatu organisasi. Semakin tinggi derajat formalisasi maka semakin teratur perilaku bawahan dalam suatu organisasi.
B. Macam - macam Desain Organisasi • Desain Organisasi Tradisional
- Struktur yang simpel : departemensialisasi rendah
- Struktur yang divisional : terdiri dari beberapa divisi dengan terbatasnya otonomi dibawah koordinasi dan kontrol dari bagian atas perusahaan
• Desain Organisasi Kontemporer
- Tim Terstruktur : terdiri dari beberapa grup kerja dengan memberi wewenang kepada karyawan untuk memanajemen diri sendiri
- Matriks dan Struktur Proyek : Para spesialis ditugaskan untuk mengerjakan proyek yang dipimpin oleh seorang project managers : Matrix and Project Participants mempunyai dua managers dan karyawan terus berkerja pada proyek, dan akan pindah setelah proyeknya selesai
- Organisasi tanpa batas-batas organisasi yang jelas : desain organisasi yang fleksibel dan tidak terstruktur yang cenderung untuk tidak terdapat penghalang antara organisasi dengan para pelanggan dan supplier
- Menghapus penghalang (horizontal)
- Menghapuskan batas-batas external, mendekat ke stakeholder C. Perencanaan Sumber Daya Manusia
D. LEADING
Pengarahan adalah keinginan untuk membuat orang lain mengikuti keinginannya dengan menggunakan kekuatan pribadi atau kekuasaan jabatan secara efektif dan pada tempatnya demi kepentingan jangka panjang perusahaan. Termasuk didalamnya memberitahukan orang lain apa yang harus dilakukan dengan berbagai macam cara, mulai dari ketegasan bahkan dengan hukuman. Tujuannya adalah agar tugas-tugas dapat terselesaikan dengan baik.
Para ahli banyak berpendapat kalau suatu pengarahan merupakan fungsi terpenting dalam manajemen. Karena merupakan fungsi terpenting maka hendaknya pengarahan ini benar-benar dilakukan dengan baik oleh seorang pemimpin. Seorang manajer yang baik hendaknya sering memberi masukan kepada anggotanya karena hal tersebut dapat menunjang prestasi kerja anggota. Biasanya seorang anggota akan senang dengan adanya suatu perhatian atau penghargaan atas yang dikerjakan. Dari definisi diatas terdapat suatu cara yang tepat untuk digunakan yaitu:
1. Melakukan orientasi tentang tugas yang akan dilakukan 2. Memberikan petunjuk umum dan khusus
3. Mempengaruhi anggota 4. Memotivasi
Cara-cara diatas adalah hal utama yang sering digunakan oleh banyak manajer, salah satu alasan pentingnya pelaksanaan fungsi pengarahan dengan cara tersebut terhadap anggota adalah:
a) Motivasi secara netral dan ter-arah, yakni pimpinan organisasi berada di tengah-tengah para bawahannya dengan demikian dapat memberikan bimbingan, instruksi, nasehat dan koreksi jika diperlukan.
para anggota.
c) Secara eksplisit terlihat bahwa para pelaksana operasional organisasi dalam memberikan jasa-jasanya memerlukan beberapa perangsang atau insentif.
Pengarahan merupakan fungsi manajemen yang membuat tindakan-tindakan agar semua pekerjaan dapat dilaksanakan dengan sebaik mungkin. Oleh karena tindakan-tindakan itu dilakukan oleh orang, maka pengarahan meliputi pemberian perintah-perintah dan motivasi pada anggota yang melaksanakan perintah-perintah-perintah-perintah tersebut. Biasanya fungsi ini dikenal sebagai leading, directing,motivating atau actuating. Pengarahan memiliki beberapa karakteristik:
1. Pervasive Function, yaitu pengarahan diterima pada berbagai level organisasi. Setiap manajer menyediakan petunjuk dan inspirasi kepada bawahannya.
2. Continous Activity, pengarahan merupakan aktivitas berkelanjutan disepanjang masa organisas
3. Human Factor, fungsi pengarahan berhubungan dengan bawahan dan oleh karena itu berhubungan dengan human factor. Human factor itu sendiri adalah perilaku manusia yang kompleks dan tidak bisa diprediksi.
4. Creative Activity, fungsi pengarahan yang membantu dalam mengubah rencana ke dalam tindakan. Tanpa fungsi ini, seseorang dapat menjadi inaktif dan sumber fisik menjadi tak berarti.
5. Executive Function, Fungsi pengarahan dilaksanakan oleh semua manajer dan eksekutif pada semua level sepanjang bekerja pada sebuah perusahaan, bawahan menerima instruksi hanya dari atasannya.
6. Delegated Function, pengarahan seharusnya adalah suatu fungsi yang berhadapan dengan manusia. Atasan harus dapat mengetahui bahwa perilaku manusia merupakan suatu hal tidak dapat diprediksi dan alami sehingga atasan seharusnya dapat mengkondisikan perilaku seseorang ke arah tujuan yang diharapkan.
Pengarahan mempunyai cara-cara sendiri untuk dilakukan, yaitu dapat berupa : 1. Orientasi
Merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik.
2. Perintah
Merupakan permintaan dri pimpinan kepada orang yang berada di bawahnya untuk melakukan atau mengulangi suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu.
3. Delegasi wewenang
Dalam pendelegasian wewenang ini pimpinan melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahannya.
E. CONTROLLING
Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan kejalan yang benar dengan maksud dengan tujuan yang telah digariskan semula. Controlling merupakan fungsi keempat dari seorang pemimpin.
Fungsi ini merupakan fungsi pimpinan yang berhubungan dengan usaha menyelamatkan jalannya kegiatan atau perusahaan kearah pulau cita-cita yakni kepada tujuan yang telah direncanakan (Manullang, 1982: 171).
Controlling diperlukan untuk mengetahui:
1. Apakah semua kegiatan telah dapat berjalan sesuai dengan rencana sebelumnya (planning)
2. Apakah didalam pelaksanaan terjadi hambatan, kerugian, penyalahgunaan kekuasaan dan wewenang, penyimpangan dan pemborosan.
3. Untuk mencegah terjadinya kegagalan, kerugian, penyalahgunaan kekuasaan dan wewenang penyimpangan, dan pemborosan.
4. Untuk meningkatkan efisien dan efektifitas organisasi. Tujuan dari pengawasan adalah:
1. Menentukan dan menghilangkan sebab-sebab yang menimbulkan kesulitan sebelum kesulitan itu terjadi.
2. Mengadakan pencegahan dan perbaikan terhadap kesalahan-kesalahan yang terjadi. 3. Mendapatkan efisiensi dan efektifitas.
Untuk menjadi efektif, sistem pengawasan harus memenuhi kriteria tertentu. Kriteria-kriteria utama adalah bahwa sistem seharusnya 1) mengawasi kegiatan-kegiataan yang benar, 2) tepat waktu, 3) dengan biaya yang efektif, 4) tepat akurat, dan 5) dapat diterima oleh yang bersangkutan. Semakin dipenuhinya kriteriakriteria tersebut semakin efektif sistem pengawasan (Handoko, 1999: 373).
berlangsung atau untuk memperbaiki program kegiatan berikutnya sehingga tujuan yang telah direncanakan tercapai dengan baik.
Proses Pengendalian Tahap 1: Pengukuran
Untuk menentukan apakah kinerja actual itu, pertama-tama seorang manajer harus mendapat informasi tentang hal tersebut.
Tahap 2: Perbandingan
Langkah perbandingan menentukan variasi antara kinerja actual dan standar. Tahap 3: Mengambil tindakan manajerial
Sebagai perusahaan baru, PT. Ayalis, belum memiliki tujuan yang dinyatakan (stated goals) yang diyakini oleh para pemangku kepentingan tetapi PT. Ayalis. PT. Ayalis juga tidak memiliki Long-term goals, terbukti bapak Arif Budianto, Manajer Operasional, tidak dapat menjawab pertanyaan rencana PT. Ayalis 5 tahun kedepan. Walaupun begitu, PT. Ayalis tetap memiliki tujuan sebenarnya (real goals). Tujuan sebenarnya yang sedang dikerjakan oleh PT. Ayalis adalah pembebasan tanah di Kemayoran seluas 1 Hektar untuk dijadikan apartemen dan fokus untuk penjualan rumah yang belum terjual.
Jenis rencana berdasarkan landasan teori yang ada di dalam PT. Ayalis adalah rencana operasional dan rencana arahan.
Rencana operasional biasa dilakukan sebelum melaksanakan sebuah proyek perumahan. Rencana operasional ini meliputi RAB (Rencana Anggaran Bangunan) dan blue-print dari perumahan yang akan dibuat.
Rencana arahan yang dilakukan seperti panduan umum dalam perizinan IMB (Izin Mendirikan Bangunan) di dinas tata ruang kota, pemasaran di internet, kerjasama dengan agency properti lain seperti ray white dan century.
mengambil keputusan berdasarkan apa yang ia pikirkan. Sama halnya dengan penetapan tujuan apa yang akan dilakukan ditetapkan oleh beliau.
ORGANIZING
Berdasarkan landasan teori diatas struktur organisasi memiliki 6 elemen yaitu spesialisasi kerja, departementalisasi, rantai komando, rentang kendali, sentralisasi dan desentralisasi, serta formalisasi.
Kami akan membahas penerapan ke-enam elemen dari struktur organisasi ini dalam manajemen PT. Ayalis.
1) Spesialisasi kerja. Menurut hasil wawancara kami dengan Bapak Arif Budianto, selaku Manajer Operasional PT. Ayalis, PT. Ayalis telah menerapkan spesialisasi kerja. Spesialisasi kerja ini terlihat dari adanya pembagian-pembagian kerja di dalam PT. Ayalis. Disini terdapat 2 divisi yaitu divisi keuangan dan operasional dan didalam divisi ini terdapat pembagian-pembagian kerja yang lebih spesifik. Di dalam departemen keuangan terdapat pembagian kerja antara bagian administrasi yang bertugas melakukan pembayaran-pembayaran langsung dan bagian pencatatan yang bertugas melakukan pengolahan dan analisis pencatatan laporan keuangan. Di dalam divisi operasional pembagian pekerjaan lebih spesifik lagi karena bagian ini memiliki jumlah staff yang lebih banyak dibanding dengan divisi keuangan. Dalam divisi operational terdapat tiga pembagian kerja yaitu berkaitan dengan operation, marketing dan juga SDM. Ketiga fungsi manajemen ini dilebur menjadi suatu divisi yaitu divisi operational. Pembagian kerja yang berkaitan dengan kegiatan operasi adalah perizinan, survey lokasi, dan pembangunan. Untuk pembagian kerja yang berkaitan dengan marketing adalah pencarian partner untuk memasarkan property dan untuk pembagian kerja yang berkaitan dengan SDM adalah mengenai perekrutan karyawan. Pembagian kerja ini akan lebih jelas terlihat ketika ketika melihat bagan organisasi dari PT. Ayalis.
President Director
General Manager
Operational Manager
Project
Manager Staf
Finance Manager
Staf
pembagiannya pun masih sederhana. Hambatan Perusahaan dalam departementalisasi ini adalah tenaga kerja yang relative sedikit dibandingkan dengan kebutuhan perusahaan sendiri, tetapi karena ini merupakan perusahaan baru maka sulit bagi perusahaan untuk merekrut pegawai dengan jumlah yang diinginkan karena sumber dana perusahaan yang masih terbatas. Dibaginya perusahaan menjadi departemen operational dan finance dengan alasan kegiatan perusahaan saat ini lebih focus dalam melakukan kegiatan-kegiatan operation yaitu membangun proyek. Serta Finance yang memiliki tugas untuk mengurus keuangan dan administrasi perusahaan.
teori yang ada. Terjadi penyimpangan di PT. Ayalis hal ini disebabkan oleh Direktur Utama yang sering turun lapangan dan memberikan instruksi langsung kepada bawahannya. Hal ini kadang menyebabkan miskomunikasi antara karyawan dan juga perubahan planning secara mendadak. Sebenarnya hal ini mengganggu kinerja Operasional membawahi 50-70 karyawan termasuk labour di lapangan. Sedangkan Manajer Keuangan membawahi 5-10 karyawan.
5) Sentralisasi. Berdasarkan wawancara dengan Bapak Arif Budianto selaku Manajer Operasional. Keputusan-keputusan yang diambil oleh PT. Ayalis lebih banyak berdasarkan keputusan bapak Listiawan Widiatimoko selaku Direktur Utama sepihak oleh karena itu kami dapat menyimpulkan bahwa perusahaan ini memiliki sistem sentralisasi.
6) Formalisasi-sestandar apa pekerjaan-pekerjaan organisasi dan taraf dimana perilaku pekerja dipandu oleh beragam aturan atau prosedur.
Selain struktur organisasi kami juga akan membahas mengenai design organisasi. Dalam membuat keputusan structural, manajer memiliki design umum yang dapat dipilih dalam penerapannya PT. Ayalis menerapkan design organisasi tradisional.
Seperti yang telah dijelaskan dalam landasan teori diatas, terdapat 3 design organisasi tradisional, yaitu Struktur simple, struktur fungsional dan struktur divisional. PT Ayalis menerapkan struktur simple sebagai design organisasinya. Hal ini terbukti dengan departementalisasi yang masih rendah, rentang pengendalian yang luas, wewenang yang tersentralisasi pada Direktur Utama dan sedikitnya formalisasi.
Setelah struktur organisasi ditetapkan, langkah selanjutnya adalah memilih orang-orang yang tepat untuk menempati posisi yang telah diciptakan. Disinilah manajemen sumber daya manusia berperan dalam sebuah perusahaan.
Kami akan membahas Manajemen sumber daya manusia dalam PT. Ayalais berdasarkan proses manajemen sumber daya manusia.
akan memimpin proyek-proyek di lapangan. Perusahaan juga memiliki spesifikasi dalam memilih pegawai perusahaan sesuai kriteria yang dibutuhkan, misalnya saat kekurangan karyawan di divisi Finance maka PT. Ayalis akan merekrut lulusan S1 jurusan Akuntansi yang berpengalaman minimal 2 tahun dibidangnya.
Langkah kedua adalah melakukan Rekrutmen dan Dekrutmen Perusahaan melakukan rekrutmen dengan sumber internal dan eksternal. Cara eksternal yang telah ditempuh oleh perusahaan adalah dengan Rujukan karyawan. Biasanya perusahaan menerima rujukan dari orang-orang yang telah bekerja disana dan biasanya orang yang dirujuk ini adalah saudara atau kerabat karyawan yang telah bekerja terlebih dahulu. Hal ini karena biasanya orang dalam akan memberikan rekomendasi saudara atau kerabat yang telah ia percaya, dan jika kinerja orang-orang yang direkomendasi kurang baik maka secara tidak langsung hal ini akan menjadi tanggung jawab orang dalam yang merekomendasikan orang ini. Rujukan karyawan diterapkan karena bias memberikan kandidat yang potensial karena rujukan yang baik mencerminkan orang yang merekomendasikannya. Selain itu melalui sumber eksternal, PT. Ayalis melakukan Rekrutmen melalui kampus. Saat ini PT. Ayalis telah bekerja sama dengan salah satu universitas swasta di Jawa Tengah yaitu UNISULA. Alasan dari dipilihnya kampus ini karena dulu pemilik PT. Ayalis adalah lulusan dari universitas ini. PT. Ayalis meminta rekomendasi dari universitas berdasarkan indeks prestasi mahasiswa yang tertinggi.
Selain melakukan rekrutmen PT. Ayalis juga mengendalikan penawaran tenaga kerja dengan melakukan dekrutmen. PT. Ayalis pernah melakukan salah satu bentuk dekrutmen yaitu pemecatan. Pemecatan ini dilakukan karena karyawan dirasa tidak memiliki kinerja yang baik. PT. Ayalis telah melakukan dua kali pemecatan satpam, beberapa kasus yang terjadi karena satpam di PT. Ayalis ini lalai dalam melakukan tugasnya, barang-barang di kantor hilang seperti laptop yang berisi data-data penting perusahaan dan keamanan disana menjadi tidak terjamin. Lalu pemecatan kedua karena satpam ini tidak melakukan pekerjaan secara baik dan benar, satpam ini bekerja malas-malasan lebih banyak tidur dan bermain gadget daripada bekerja. Selain pemecatan yang dilakukan pada satpam, PT. Ayalis pernah memecat mandor dari suatu proyek dan menggantinya dengan orang lain karena mandor ini telah membuat penghitungan yang salah dan membuat perusahan menjadi over budget yang menyebabkan kerugian pada perusahaan.
mengadakan tes tertulis, simulasi kerja karena perusahaan belum memiliki sumber daya manusia yang memadai untuk melakukan semua tahap seleksi yang ada. Selain itu, perekrtutan perusahaan melalui sumber internal dan eksternal dirasa cukup bagi perusahaan untuk menyeleksi perusahaanya sehingga tidak perlu menerapkan semua alat seleksi.
Setelah melakukan seleksi maka karyawan akan mengidentifikasi dan menyeleksi kandidat karyawan yang kompeten. Setelah perusahaan menerima perusahaan seharusnya dilakukan orientasi pegawai. Namun, karena bagian manajemen sumber daya manusia masih bergabung dengan bagian operation maka orientasi tidak dapat dilakukan oleh karena seiring dengan berjalannya waktu karyawan akan terbiasa dengan pekerjaannya dan melakukan pekerjaan dengan sebaik mungkin.
Untuk menjaga semangat kerja karyawan, PT. Ayalis menetapkan system reward and punishment. Tetapi saat ini sistem belum sepeuhnya dilaksanakan, Manajer Operasional PT. Ayalis sebelumnya telah mengajukan proposal mengenai tata cara pemberian bonus yaitu beberapa persen dari keuntungan perusahaan namun sampai saat ini proposal tersebut belum di ACC oleh presiden direktur. Saat ini bonus tetap ada tetapi hanya berdasarkan penilaian dari presiden direktur. Untuk system punishment sendiri PT. Ayalis telah memiliki SOP (standar operational procedure) yaitu memberikan 3 kali surat teguran bagi karyawan yang melanggar peraturan perusahaan. Sebagai contoh ada karyawan yang membangkang dan tidak melaksanakan perintah atasannya maka karyawan ini akan diberikan SP. Jika karyawan melakukan kesalahan yang sangat fatal secara berulang maka karyawan akan langsung dipecat seperti contoh satpam di bagian dekrutmen.
LEADING
Jika dilihat dari teori University of Michigan, bapak Listiawan lebih kepada Employee oriented. Beliau selalu ingin karyawannya mendapatkan added value dari perusahaan PT. Ayalis ini. Beliau memberdayakan mereka agar suatu saat mereka menjadi pengusaha juga. Hal ini terbukti dari mantan supirnya yang sudah berusaha di bidang distributor cappuccino cincau dan beberapa karyawan mempunyai usaha sampingan selain bekerja di PT. Ayalis. Walaupun beliau sangat tegas tetapi beliau selalu waktu untuk berkumpul dengan seluruh karyawan. Beliau tidak keberatan untuk makan bersama tukang-tukang di warteg.
Dalam memotivasi pekerjanya, bapak Listiawan menggunakan salah satu job design yaitu job rotation dan job scope. Dikarenakan PT. Ayalis masih baru terbentuk, karyawannya mendapat tugas di berbagai bidang sekaligus. Hal ini dapat terlihat bawah tugas Human Resource Development, Marketing dan Operating sekaligus berada dibawah Manajer Operasional. Karyawan PT. Ayalis secara bergantian mengambil tugas dari divisi Finance dan divisi Operation. Sayangnya, PT. Ayalis belum melaksanakan sistem bonus beberapa persen dari keuntungan seperti yang diminta oleh karyawan.
CONTROLLING
Manager harus mengawasi aktivitas kerja untuk memastikan aktivitas tersebut dilakukan sesuai rencana dan memperbaiki penyimpangan yang terjadi. Proses yang terakhir adalah Controlling. Proses pengendalian meliputi 3 hal yaitu mengukur kinerja actual, membandingkan kinerja actual dengan standar, dan mengambil tindakan manajerial.
contoh controlling yang dilakukan PT. Ayalis adalah tahun lalu, PT. Ayalis mengerjakan suatu proyek di daerah Rawa Kompeni ketika proyek itu berjalan ternyata menurut laporan lisan dari bagian keuangan ternyata pengeluaran yang dilakukan tidak sesuai dengan budget yang dimiliki perusahaan, mandor proyek ini menghabiskan budget yang sudah dibuat perusahaan padahal proyeknya masih belum selesai. Berdasarkan laporan ini perusahaan mengecek ulang laporan pengeluaran dan dan rencana pengularan perusahaan ternyata memang overbudget oleh karena itu perusahaan mengambil tindakan managerial berupa pemecatan mandor. Dan selanjutnya perusahaan mencari mandor baru untuk melanjutkan proyek. Hal ini sangat merugikan perusahaan.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan
Berdasarkan penulisan diatas dan data yang telah disajikan sebelumnya, manajemen dari PT. Ayalis dapat disimpulkan :
1. PT. Ayalis belum mempunyai stated goals dan long-term goals. PT. Ayalis hanya fokus pada penjualan rumah dan pembangunan proyek saat ini.
2. PT. Ayalis hanya memiliki 2 divisi yaitu Divisi Operational dan Divisi Finansial yang dimana tugas seperti SDM, administrasi, akuntansi, pemasaran menjadi job description dari 2 divisi tersebut.
3. Bapak Listiawan selaku Direktur Utama sekaligus Pemilik menganut pandangan Autocratic Style dimana beliau menjadi pusat dari seluruh keputusan.
4. PT. Ayalis belum menerapkan bonus gaji berdasarkan keuntungan seperti yang diminta oleh karyawan.
5. PT. Ayalis belum melakukan evaluasi kerja terhadap karyawannya secara rutin.
B. Saran
Berdasarkan simpulan dari pembahasan sebelumnya di atas, maka penulis menyarankan kepada perusahaan PT. Ayalis hal-hal berikut :
2. Bapak Listiawan selaku Direktur Utama sekaligus Pemilik harus mulai mendelegasikan tugasnya kepada bawahannya, tidak melakukan semuanya sendiri. Beliau harus percaya kepada bawahannya, mulai meminta saran kepada bawahannya dan mendenger aspirasi dari bawahannya demi kemajuan dari PT. Ayalis.
3. PT. Ayalis sebaiknya melakukan rapat rutin minimal sebulan sekali untuk mengevaluasi kerja karyawannya.
LAMPIRAN 1. Wawancara dengan Bapak Ayic, Manager Operational
3. Perumahan Griya Rawa Kompeni di Kamal
DAFTAR PUSTAKA
-
http://www.kajianpustaka.com/2013/01/usaha-mikro-kecil-dan-menengah.html-
Robbins, Stephen P. and Couler, Mary. 2014. Management 12th Edition. PearsonSTATEMENT OF AUTHORSHIP
“Kami yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan bahwa tugas ini adalah murni hasil pekerjaan kami sendiri. Tidak ada pekerjaan orang lain yang kami gunakan tanpa menyebutkan sumbernya.
Materi ini tidak atau belum pernah disajikan atau digunakan sebagai bahan untuk makalah pada mata ajar lain, kecuali kami menyatakan dengan jelas bahwa kami menggunakannya.
Kami memahami bahwa tugas yang kami kumpulkan ini dapat diperbanyak, dan atau dikomunikasikan untuk mendeteksi adanya plagiarism.”
Nama : Nadira Noorzalika (1206250531) Pratikto Listio Wibowo (1406533693) Elleinara (1406535156)
Sheila Andreina (1406611480) Dosen : Imbuh S.
Nadira Noorzalika (1206250531) Elleinara (1406535156)
