P
P
E
E
N
N
T
T
I
I
N
N
G
G
N
N
Y
Y
A
A
A
A
D
D
M
M
I
I
N
N
I
I
S
S
T
T
R
R
A
A
S
S
I
I
P
P
A
A
D
D
A
A
M
MA
A
N
N
A
A
J
J
E
E
M
M
E
E
N
N
P
P
E
E
N
N
D
D
I
I
D
D
I
I
K
K
A
A
N
N
! " !# # # #
Disusun oleh :
Nama : DWI WIJAYANTI
E-mail :
wijayanti88@yahoo.co.id
MTs ASSULTHONIYAH
Alamat : Jl. KH. Sulthon No.1 Kel. Triwung kidul
Kota Probolinggo 67224
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahi Robbil Alamin puji Syukur kehadirat Allah SWT. Yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya kepada kami sehingga kami bisa menyelesaikan tugas makalah yang berjudul “Pentingnya Administrasi pada Manajemen Pendidikan” dalam Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas Pelatihan Jardiknas yang diselenggarakan pada tanggal 31 Desember 2007 sampai dengan 04 Januari 2008 di SMK Negeri 2 Probolinggo.
Sholawat dirangkai salam kami limpahkan keharibaan baginda agung Nabi Muhammad SAW yang telah membawa kita dari alam jahiliyah menuju ke era globalisasi pada saat ini, sehingga kita bisa membedakan mana yang sah dan mana yang fatal.
Terimakasih kami sampaikan kepada semua rekan-rekan yang telah membantu menyusun fikirannya demi tersusunnya makalah ini.
“Innal Insana wal khoto’iwan Nisyan” sesungguhnya manusia itu adalah tempatnya kesalahan dan lupa dari makolah tersebut kami sadar bahwa selaku manusia biasa kami tidak akan luput dari kehilafan ataupun kekurangannya, oleh karena itu kami mengharap partisipasi dari rekan-rekan mahasiswa untuk ikut menyumbang fikirannya lewat kritik dan saran para pembaca setia. Demikian dari kami dan terimakasih.
Wassalam, Wr.Wb. Probolinggo, 05 Januari 2008
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL KATA PENGANTAR DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
a. Latar Belakang
b. Perumusan Masalah
BAB II PEMBAHASAN
1. Peranan Pedoman Administrasi dalam dunia pendidikan
2. Apa yang termuat dalam Pedoman Administrasi Pendidikan a. Administrasi Program Pengajaran
b. Administrasi Kesiswaan c. Administrasi Kepegawaian d. Administrasi Keuangan
e. Administrasi Perlengkapan / barang
BAB III PENUTUP
a. Kesimpulan
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Adminiatrasi suatu lembaga pendidikan merupakan suatu sumber utama manajemen dalam mengatur proses belajar mengajar dengan tertib sehingga tercapainya suatu tujuan terpenting pada lembaga pendidikan tersebut.
Yang sangat diperlukan oleh para pelaku pendidikan untuk melakukan tugas dan profesinya. Kepala Sekolah dan guru disekolah sangat memerlukan data-data tentang siswa, kurikulum, sarana dan sebagainya untuk pengelolaan sekolah sehari-hari. Pengaws tingkat MTs/SMP/SMPLB memerlukan data-data tersebut sebagai bahan sarana supervisi. Untuk tingkat yang lebih tinggi misalnya Dinas Penididikan mulai tingkat kecamatan sampai propinsi memerlukan data-data tersebut untuk pelaporan yang lebih tinggi, untuk melakukan pembinaan, serta untuk menyusun rencana atau program pendidikan pada masa mendatang. Di tingkat pusat (nasional) data pendidikan diperlukan untuk perencanaan yang lebih makro, melakukan pembinaan, pengawasan, penilaian (evaluasi), dan keperluan administrasi lainnya.
Data pendidikan yang terdapat disekolah sangat banyak macam dan jenisnya. Ada yang bersifat relatif tetap dan ada yang selalu berubah. Untuk mendapatkan gambaran perubahan data dari waktu ke waktu, perlu dilakukan pencatatan yang teratur dan berkelanjutan dengan menggunakan sistem yang baku dalam satu sistem. Agar pencatatan data lebih akurat dan benar sesuai yang diharapkan tenaga administrasi yang terampil dan mengetahui apa yang menjadi tugasnya.
B. Perumusan Masalah
Latar belakang diatas, penulis bertolak dari merumuskan masalah sebagai berikut : 1. Bagaimana peranan pedoman administrasi dalam dunia pendidikan ?
BAB II PEMBAHASAN
1. Peranan Pedoman Administrasi dalam dunia pendidikan
Administrasi dalam pendidikan yang tertib dan teratur, sangat diperlukan untuk meningkatkan kemampuan pengelolaan pendidikan bagi Kepala Sekolah dan Guru. Penigkatan kemampuan tersebut akan berakibat positif, yaitu makin meningkatnya efisiensi, mutu dan perluasan pada kinerja di dunia pendidikan tersebut. Untuk memperlancar kegiatan di atas agar lebih efektif dan efisien perlu informasi yang memadai. Sistem informasi di dunia pendidikan ini menyangkut dua hal pokok yaitu kegiatan pencatatan data(recording system) dan pelaporan (reporting system).
Untuk memperlancar dua kegiatan tersebut diperlukan faktor-faktor penunjang antara lain :
1. Format-format yang dipergunakan 2. Petunjuk dan aturan yang berlaku 3. Ketrampilan personil yang memadai
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan di Sekolah itu sering disebut kegiatan administrasi. Pencatatan dan perekaman data dan pengaturan sumber data di sekolah yang rapi / teratur dan benar sangat diperlukan dalam sistem informasi. Untuk itu pedoman administrasi secara tertulis memegang peranan yang penting dalam kegiatan administrasi. Kepala Sekolah memiliki patokan-patokan untuk menjabarkan lebih lanjut kebijakan-kebijakan pemerintah dalam penyelenggaraan pendidikan.
2. Apa yang termuat dalam Pedoman Administrasi Pendidikan
Data pendidikan yang terdapat di Sekolah khususnya tingkat menengah sangat banyak macam dan jenisnya. Agar pencatatan data lebih mudah dan sederhana sehingga memperlancar kegiatan administrasi, data yang banyak jenisnya itu dapat dikelompokkan menjadi 5 jenis yaitu :
a. Administrasi Program Pengajaran b. Administrasi Kesiswaan
c. Administrasi Kepegawaian d. Administrasi Keuangan
A. ADMINISTRASI PROGRAM PENGAJARAN
Sebagai kelengkapan administrasi pengajaran di sekolah dasar dipelukan 17 format yang harus diisi oleh Kepala Sekolah maupun Guru secara rutin, teratur dan benar. Untuk itu disediakan format serta petunjuk pengisiannya.
Format-format ini adalah sebagai berikut : PK-1 = Jadwal Pelajaran Sekolah
PK-2 = Daftar Pembagian Tugas Mengajar Bagi Guru PK-3 = Daftar Pemeriksaan Tugas Mengajar Bagi Guru PK-4 = Daftar Penyelesaian Kasus di Sekolah
PK-5 = Daftar Hasil Evaluasi Belajar Tahap Akhir PK-6 = Rekapitulasi Kenaikan Kelas / Kelulusan
PK-7 = Daftar Penyerahan STTB kepada Lulusan EBTA/EBTANAS PK-8 = Rekapitulasi Pelaksanaan Supervisi Kelas
PK-9 = Hubungan Kemasyarakatan
PK-10 = Laporan Penelitian Hasil Belajar Siswa SD PK-11 = Jawa Pelajaran
PK-12 = Program Caturwulan Guru PK-13 = Persiapan Mengajar PK-14 = Program Bimbingan PK-15 = Daftar Nilai
PK-16 = Pencapaian Target dan Daya Serap Kurikulum PK-17 = Daftar Penyerahan Raport
B. ADMINISTRASI KESISWAAN
Dalam buku Pedoman Administrasi Kesiswaan selama satu tahun pelajaran dibagi dalam tiga tahap waktu., terdapat beberapa jenis kegiatan . Untuk setiap macam jenis kegiatan diperlukan beberapa format pencatatan data.
Untuk itu satu tahun pelajaran dibagi dalam tiga tahapan waktu dengan delapan jenis kegiatan dan dua puluh satu jenis format.
1. Awal Tahun Pelajaran a. Penerimaan Siswa Baru
S-2 Daftar Calon Siswa Baru Kelas I S-3 Daftar Siswa Baru Kelas I 2. Selama Tahun Pelajaran
a. Penyusun Data Siswa S-4 Buku Induk Siswa S-5 Buku Klapper
b. Keadaan Siswa Awal Tahun
S-6 Jumlah Siswa menurut Kelas, Asal dan Jenis Kelamin S-7 Jumlah Siswa menurut Kelas, Jenis Kelamin dan Usia c. Kehadiran Siswa
S-8 Papan Absensi Harian Siswa (kelas) S-9 Papan Absensi Harian Siswa (sekolah) S-10 Buku Absensi Siswa
S-11 Rekapitulasi Absensi Siswa dalam Sebulan d. Mutasi Siswa
S-12 Surat Permohonan Pindah Sekolah S-13 Surat Keterangan Pindah Sekolah S-14 Mutasi Siswa selama Caturwulan 3. Akhir Tahun Pelajaan
a. Pelaksanaan Ujian Akhir
S-15 Daftar vClon Peserta Ujian S-16 Tanda Peserta Ujian
S-17 Daftar Peserta Ujian dan Prestasinya S-18 Daftar Masuk SLTP
b. Kenaikan Kelas
S-19 Daftar Sswa yang Naik Tingkat
S-20 Rekapitulasi Siswa Naik Tingkat dan Behasil EBTA
Agar data mengenai kesiswaan itu sampai pada investasi di jenjang atas, digunakan beberapa format laporan, yaitu :
C. ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
Buku Pedoman Administrasi Kepegawaian menguraikan kegiatan yang berkaitan dengan kepegawaian, tugas dan tanggung jawab pengelolaan satuan pendidikan dan peningkatan tata usaha kepegawaian di sekolah. Sebagai perlengkapan tata laksana kepegawaian disediakan format-format untuk menata pelaksanaan kegiatan tertentu yang diperlukan. Sesuai dengan prinsip tata laksana kepegawaian sekolah dasar yang menyeluruh dan berkelangsungan. Untuk itu telah diusahakan bentuk-bentuk pelayanan hak-hak pegawai/guru yang bertugas di seklah tertentu, pindah tempat, sampai yang bersangkutan berhenti menjadi pegawai / guru. Penggunaan frmat sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan suatu kegiatan pelayanan administrasi dalam rangka pembinaan pegawai/guru berkelangsungan, berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Dalam hubungan itu telah disediakan sejumlah 24 format, yaitu :
1. PEG 1 = Rencana Kebutuhan Pegawai / Guru 2. PEG 2 = Usul Pengadaan Pegawai / Guru
3. PEG 3a = Usul Pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil. 4. PEG 3b = Daftar Riwayat Hidup
5. PEG 4 = Usul Kenaikan Gaji
6. PEG 5 = Daftar Usul Penetapan Angka Kredit (DUPAK) 7. PEG 6 =Buku Catatan Penilaian Pegawai Negeri Sipil
8. PEG 7 = Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) Pegawai Negeri Sipil 9. PEG 8 = Daftar Usul Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil (DUK)
10. PEG 9 = Buku Cuti Pegawai /Guru
11. PEG 10 = Contoh Surat Permintaan Berhenti dari Calon Pegawai Negeri Sipil/ Pegawai Negeri Sipil Hak Pensiun
12. PEG 11a = Contoh Surat Permintaan Pensiun Pegawai Negeri Sipil 13. PEG 11b = Contoh daftar susunan keluarga
17. PEG 14 = Contoh Permintaan Pensiun Janda/Duda bagi anak-anak Yang diajukan wali
18. PEG 15 = Contoh Surat Pengaduan Permohonan Pensiun Bekas Pegawai Negeri Sipil/ Permohonan Pembayaran Pensiun
19. PEG 16 = Contoh Surat Pengaduan untuk Pensiun Janda/Duda 20. PEG 17a = Daftar Hadir/Tidak Hadir Pegawai/Guru
21. PEG 17b =Dafatr Rangkuman Tidak Hadir Pegawai/Guru(Bulanan) 22. PEG 17c = Dafatr Rangkuman Tidak Hadir Pegawai/Guru (Triwulan) 23. PEG 18 = Data Kepegawaian
24. PEG 19 = Kartu Pribadi Pegawai/Guru
D. ADMINISTRASI KEUANGAN
Di dalam buku pedoman ini ijelaskan dasar/asas dan pengertian administrasi dalam pengelolaaan keuangan di sekolah dasar. Di dalamnya dibahas antara lain :
1. Asas pemisahan tugas (Otorisator, Ordonator, dan Bendaharawan) 2. Perencanaan anggaran tahunan sekolah
3. Ketata usahaan keuangan sekolah meliputi : a. Dasar hukum,
b. Pembukuan setiap transaksi c. Pertanggungjawaban d. Pelaporan, dan e. Pendapatan 4. Pengawasan
5 Jadwal kegiatan pelaksanaan administrasi keuangan sekolah
6 Contoh-contoh mengenai ketata usahaan keuangan sekolah dan format pelaporan
E. ADMINISTRASI PERLENGKAPAN / BARANG
PERL-1 = Buku Pemeriksaan Perlengkapan / Barang PERL-2 = Kartu Inventaris Ruangan
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan
Dari hasil pembahasan di atas bahwa sangat penting dan juga sangat berarti administrasi pada suatu pendidikan untuk mencapai tujuan yang optimal, yang sebagaian besar pengelolaan manajemen pada pendidikan terutama tingkat menengah sangat meluas dan abstrak sehingga dapat terperinci terbagi 5 pengelompokan, mulai dari Program pengajaran, kesiswaan, kepegawaian, keuangan dan perlengkapan inventaris/barang. Sehingga dengan pembagian jenis tersebut dapat di bedakan macamnya, untuk memudahkan dalam penataan dan akan menciptakan suasana tertib, rapid an aman.
B. Saran-saran
