PENDAHULUAN
Perusahaan dalam proses mencapai tujuannya tidak lepas dari kegiatan penjualan yaitu penyerahan suatu produk baik dalam bentuk barang maupun jasa kepada konsumennya. Adapun tujuan dari kegiatan perusahaan ini adalah untuk memperoleh pendapatan yang nantinya akan digunakan untuk menjalankan aktivitas perusahaan itu sendiri. Beberapa perusahaan ada yang menganut sistem penjualan kredit, yang nantinya akan menimbulkan akun piutang didalamnya.
Di setiap perusahaan baik perusahaan dagang maupun jasa, piutang merupakan suatu proses penting yang dapat menunjukkan satu bagian yang besar dari harta likuid perusahaan. Piutang merupakan harta lancar perusahaan yang berada di pihak lain dan perusahaan berkewajiban untuk menarik kembali. PT. Perusahaan Listrik Negara (PLN) merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa pelayanan penyediaan listrik di Indonesia. Tujuan dari perusahaan ini adalah sebagai perusahaan yang menyediakan serta melayani kebutuhan dan kepentingan pelanggan akan tenaga listrik. PT. PLN sebagai sebuah perusahaan publik yang menyediakan kebutuhan hajat hidup orang banyak harus menyediakan kualitas layanan jasa terbaiknya kepada para pelanggan, yaitu dapat melayani setiap kepentingan pelanggan.
Disisi lain PT. PLN juga perlu mempertimbangkan dampak atau akibat dari piutang tersebut yang memungkinkan adanya konsumen yang menunggak pembayaran atas pemakaian jasa atas listrik yang sudah digunakan. Hal ini menimbulkan piutang tak tertagih bagi PT. PLN yang nantinya harus ada penanganan yang serius dari perusahaan karena kalau tidak hal ini bisa mengakibatkan kerugian bagi PT. PLN itu sendiri.
pelanggan, dan itu bisa memperburuk citra PT PLN di hadapan para pelanggannya.
Pengendalian internal piutang merupakan suatu rangkaian komponen yang aktivitasnya dilakukan ditempat yang sama, tetapi di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan D. I. Yogyakarta terpisah. Sebagian aktivitas pengendalian internal dilakukan di Kantor APJ (Area Pelayanan Jaringan) dan sebagian lagi dilakukan di KD (Kantor Distribusi), akan tetapi pemagang hanya menganalisi aktivitas pengendalian pada Kantor Distribusi saja. Maka dari itu pengendalian internal atas piutang usaha menjadi topik magang yang diambil oleh pemagang di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan D. I. Yogyakarta.
Tujuan dari pengendalian internal di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah & D. I. Yogyakarta sangat luas tetapi pemagang fokus kepada salah satu tujuan yaitu untuk keandalan pelaporan keuangan. Laporan keuangan yang handal demi untuk mencapai tujuan perusahaan yaitu memperoleh keuntungan atau laba supaya dapat membiayai pengembangan perusahaan.
Posisi magang di PT. PLN yaitu di bagian akuntansi, yang terbagi menjadi dua yaitu akuntansi umum dan AT PDP (aktiva tetap dan pekerjaan dalam pelaksanaan). Dari kedua bagian tersebut yang menarik pemagang ambil adalah bagian akuntansi umum dan mengambil topik piutang pelanggan. Akuntansi umum di PT. PLN ini adalah bagian yang berhubungan dengan verifikasi semua akun yang ada di neraca kecuali akun aktiva dan persediaan karena merupakan bagian AT PDP, aktivitas di akuntansi umum ini adalah memonitoring antara System Application and Product in data processing (SAP) dengan Aplikasi
Pelayanan Pelanggan Terpusat (AP2T). SAP merupakan package software Enterprise Resource Planning (ERP) yang dipilih oleh PLN. Sedangkan ERP
AP2T adalah Aplikasi Pelayanan Pelanggan Terpusat untuk distribusi Jawa dan Bali. Nanti yang akan pemagang kerjakan disana adalah mencocokkan piutang antara SAP dan AP2T, jika ada perbedaan maka harus dicari penyebabnya dengan mengecek ulang jurnal manual. Alasan terjadinya perbedaan antara piutang di SAP dan AP2T diduga karena AP2T merupakan program yang masih baru sehingga aplikasinya masih belum sempurna, jadi unsur piutang yang ada di AP2T belum terinterface di SAP semua, begitupun sebaliknya. Saat ini aplikasi AP2T masih dalam proses penyempurnaan. Hal-hal tersebut mengakibatkan perbedaan saldo piutang SAP dan AP2T.
Sejak AP2T mulai diterapkan pada tanggal 24 Mei 2011, menurut Ibu Dini selaku supervisor akuntansi umum kendala yang sering dihadapi adalah salah penginputan data yang berakibat error pada sistem, sehingga pekerjaan terganggu. Yang kedua adalah ketika terdapat beberapa orang yang membuka file yang sama, file tersebut tidak bisa dibuka, walaupun sistem memberi tahu status file yang ingin dibuka tersebut sedang dibuka oleh pegawai lain, tetapi pegawai akan membutuhkan waktu yang lama hanya untuk membuka file tersebut.
Adapun yang menjadi tujuan melakukan magang adalah untuk mengetahui dan melakukan analisis serta terlibat langsung dalam salah satu kegiatan akuntansi yang mendukung pengendalian internal atas piutang pelanggan pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan D.I.Yogyakarta.
Kegiatan yang diperoleh pemagang selama melakukan magang di PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan D.I.Yogyakarta ini diharapkan akan memberikan manfaat atau kontribusi bagi pemagang yaitu memperoleh informasi, menambah pengetahuan dan pengalaman mengenai akuntansi di perusahaan jasa khususnya di bagian piutang, mampu mengembangkan dan menerapkan ilmu yang didapatkan dan dipelajari di bangku kuliah ke dalam dunia perusahaan.
Piutang menurut Ratma et al. (2010: 36), piutang adalah suatu tagihan terhadap perusahaan atau orang-orang tertentu yang timbul akibat penjualan jasa/barang secara kredit atau tagihan yang disebabkan perusahaan telah memberikan jasa tertentu. Sedangkan menurut Warren et al. (1999: 324) piutang (receivable) meliputi semua klaim dalam bentuk uang terhadap entitas lainnya, termasuk individu, perusahaan, atau organisasi lainnya.
Pada umumnya piutang bersumber dari kegiatan operasi normal perusahaan, tetapi selain itu masih banyak sumber-sumber yang dapat menimbulkan piutang. Oleh karena itu (Noviyanti, Suzy dan Rita Widayanti, 2003: 19) menguraikan klasifikasi piutang kedalam 2 kategori, yaitu piutang usaha dan piutang lain-lain.
1. Piutang usaha
Piutang usaha adalah suatu aktiva berwujud tagihan yang timbul dari penjualan barang-barang atau jasa-jasa yang dihasilkan perusahaan dari kegiatan pokok (utama) perusahaan.
2. Piutang lain-lain
Piutang lain-lain adalah aktiva yang timbul dari transaksi diluar kegiatan pokok perusahaan. Misalnya piutang pegawai, piutang pesanan pembelian saham.
ini dibebankan pada periode yang bersangkutan sehingga dapat dihubungkan antara kerugian piutang dengan penjualan-penjualan yang mengakibatkan timbulnya piutang tersebut. Pencatatan kerugian piutang sebelah debit akan dikreditkan ke rekening cadangan kerugian piutang, sehingga tidak diperlukan perubahan-perubahan dalam buku pembantu piutang (Baridwan, 2004: 125).
Piutang yang diperkirakan tidak dapat tertagih akan dicatat dengan menggunakan dua metode (Warren et al. 1999: 327) yaitu :
1. Metode Penyisihan (Allowance Method)
Kebanyakan perusahaan besar menggunakan metode penyisihan untuk mengestimasi besarnya piutang tak tertagih.
a. Penghapusan Akun Penyisihan
Apabila piutang usaha dari pelanggan dapat dipastikan tidak dapat tertagih sama sekali, maka piutang tersebut dihapuskan dari akun penyisihan. Piutang usaha yang telah dihapuskan dari akun penyisihan mungkin saja dapat ditagih di kemudian hari. Jika itu terjadi, piutang tersebut harus ditimbulkan kembali dengan ayat jurnal yang merupakan kebalikan dari ayat jurnal penghapusan. Kas yang diterima sebagai pembayaran harus dicatat sebagai penerimaan pembayaran piutang.
b. Estimasi Piutang Tak Tertagih
Estimasi piutang tak tertagih pada akhir periode fiskal didasarkan pada pengalaman perusahaan di masa lalu dan prediksi kegiatan perusahaan di masa depan. Estimasi piutang tak tertagih biasanya didasarkan pada : 1. Jumlah penjualan
Piutang usaha diperoleh dari hasil penjualan kredit. Oleh karenanya, jumlah penjualan kredit selama suatu periode bisa digunakan untuk mengestimasi jumlah beban piutang tak tertagih.
Dalam hal ini, kita dapat menggunakan proses yang dinamakan penentuan umur piutang usaha (aging the receivable). Titik awal dalam menentukan umur piutang adalah tanggal jatuh tempo piutang tersebut. Jumlah hari dinyatakan telah jatuh tempo adalah ditentukan dari tanggal jatuh tempo sampai tanggal skedul umur piutang dibuat. 2. Metode Penghapusan Langsung Dalam Akuntansi Untuk Piutang Tak
Tertagih
Jika sebuah perusahaan menjual sebagian besar barang dan jasanya secara tunai, maka jumlah beban dari piutang tak tertagih biasanya kecil. Dalam hal ini, jumlah piutang juga merupakan bagian kecil dari total aktiva lancar. Metode yang digunakan untuk mencatat beban piutang tak tertagih adalah metode penghapusan langsung (direct write-off method).
Pengendalian internal (internal control) menurut Romney et al. (2011:229) adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah diterapkan.
Selanjutnya, masih menurut Romney et al. Pengendalian internal melaksanakan tiga fungsi penting, yaitu :
1. Pengendalian untuk pencegahan (preventive control)
Mencegah timbulnya suatu masalah sebelum mereka muncul. Mempekerjakan personil akuntansi yang berkualifikasi tinggi, pemisahan tugas pegawai yang memadai, dan secara efektif mengendalikan akses fisik atas aset, fasilitas dan informasi, merupakan pengendalian pencegahan yang efektif. Oleh karena tidak semua masalah mengenai pengendalian dapat dicegah
Dibutuhkan untuk mengungkap masalah begitu masalah tersebut muncul. Contoh dari pengendalian untuk pemeriksaan adalah pemeriksaan salinan atas perhitungan, mempersiapkan rekonsiliasi bank dan neraca saldo setiap bulan. 3. Pengendalian korektif (corrective control)
Memecahkan masalah yang ditemukan oleh pengendalian untuk pemeriksaan. Pengendalian ini mencakup prosedur yang dilaksanakan untuk mengidentifikasi penyebab masalah, memperbaiki kesalahan atau kesulitan yang ditimbulkan, dan mengubah sistem agar masalah di masa mendatang dapat diminimalisasikan atau dihilangkan. Contoh dari pengendalian ini termasuk pemeliharaan kopi cadangan (backup copies) atas transaksi di file utama, dan mengikuti prosedur untuk memperbaiki kesalahan memasukkan data, seperti juga kesalahan dalam menyerahkan kembali transaksi untuk proses lebih lanjut.
Masih dalam buku Romney at al. yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi, pengendalian internal memberikan jaminan yang wajar, bukan yang absolute, karena kemungkinan kesalahan manusia, kolusi, dan penolakan
manajemen atas pengendalian, membuat proses ini menjadi tidak sempurna. COSO (Committee of Sponsoring Organizations) adalah kelompok sektor swasta yang terdiri dari American Accounting Association (AAA), AICPA, Institute of Internal Auditors, Institute of Management Accountants, dan Financial Executives
Institute. Penelitian COSO mendefinisikan pengendalian internal sebagai proses
yang diimplementasikan oleh dewan komisaris, pihak manajemen, dan mereka yang berada di bawah arahan keduanya, untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa tujuan pengendalian dicapai dengan pertimbangan hal-hal berikut : efektivitas dan efisiensi operasional organisasi, keandalan pelaporan keuangan, kesesuaian dengan hukum dan peratursan yang berlaku. Berikut adalah lima komponen model pengendalian internal COSO yang saling berhubungan:
1. Lingkungan Pengendalian
beroperasi. Mereka adalah mesin yang mengemudikan organisasi dan dasar tempat segala hal terletak.
2. Aktivitas Pengendalian
Kegiatan-kegiatan pengendalian merupakan kebijakan dan peraturan yang menyediakan jaminan yang wajar bahwa tujuan pengendalian pihak manajemen, dicapai. Kegiatan-kegiatan pengendalian yang dimaksud; otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadai, pemisahan tugas, desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadai, penjagaan aset dan catatan yang memadai, dan pemeriksaan independensi atas kinerja.
3. Penilaian Risiko
Dalam hal ini akuntan memainkan peran yang penting dalam membantu manajemen mengontrol bisnis dengan mendesain sistem pengendalian yang efektif, dan mengevaluasi system yang ada untuk memastikan bahwa system tersebut berjalan dengan efektif.
4. Informasi dan Komunikasi
Tujuan utama dari SIA adalah mencatat, memproses, menyimpan, meringkas, dan mengkomunikasikan informasi atas suatu organisasi. Hal ini berarti bahwa akuntan harus memahami bagaimana (1) transaksi diawali, (2) data didapat dalam bentuk yang dibaca oleh mesin, atau data diubah dari dokumen sumber ke bentuk yang dapat dibaca oleh mesin, (3) file komputer diakses dan diperbarui, (4) data diproses untuk mempersiapkan sebuah informasi, dan (5) informasi dilaporkan ke para pemakai internal dan pihak eksternal.
5. Mengawasi Kinerja
METODOLOGI PEMAGANGAN
Teknik pengumpulan data yang digunakan penulis untuk memperoleh dan mengumpulkan data adalah :
1. Wawancara
Pemagang melakukan wawancara langsung dengan Ibu Liana Ariadini, SE.Akt sebagai Supervisor Akuntansi Umum. Pemagang melakukan wawancara untuk mengetahui sejarah dari PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan Daerah Istimewa Yogyakarta.
2. Praktek kerja
Pemagang melakukan praktek kerja atau ikut serta secara langsung dalam kegiatan di lingkungan kerja (PT. PLN) khususnya di bidang akuntansi untuk memperoleh data tentang prosedur administrasi piutang di PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan Daerah Istimewa Yogyakarta.
Berikut adalah tabel aktivitas magang di PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan Daerah Istimewa Yogyakarta
No. Tanggal Keterangan
1. 1 – 6 Mei 2012
Pengenalan lingkungan perusahaan, terutama staff bagian akuntansi
Mempelajari Pedoman Kebijakan Akuntansi PT PLN (Persero)
2. 7 – 13 Mei 2012
Mereview laporan posisi keuangan tahunan PT. PLN (Persero) dan dokumen-dokumen lain terkait piutang
Mempelajari laporan piutang pelanggan gabungan per area
Mempelajari laporan piutang pelanggan ragu-ragu per area
3. 14 – 20 Mei 2012
Menghitung jumlah piutang dari nota kredit
Mempelajari prosedur pencatatan piutang di PT. PLN
Mempelajari metode penyisihan piutang yang tak tertagih di PT. PLN
Mempelajari pengakuan piutang di PT. PLN (Persero)
Mencocokkan piutang di SAP dengan AP2T
4. 21 – 27 Mei 2012
Menghitung jumlah piutang dari nota kredit Membuat kertas kerja piutang per golongan Membantu mencocokkan gaji dibayar dimuka per
area
Membantu merekap realisasi biaya-biaya bulan Februari 2012
5. 28 Mei – 3 Juni 2012
Menghitung jumlah piutang dari nota kredit
Membuat laporan rekonsiliasi piutang langganan berdasarkan golongan dan piutang ragu-ragu Membantu merekap realisasi biaya-biaya bulan
Maret 2012
6. 4 – 10 Juni 2012
Mencocokkan piutang di SAP dengan AP2T Membuat kertas kerja piutang per golongan Membuat laporan rekonsiliasi piutang langganan
berdasarkan golongan dan piutang ragu-ragu Membantu merekap hutang pajak PPh 21 per area
7. 11 – 17 Juni 2012
Menghitung jumlah piutang dari nota kredit Membuat kertas kerja piutang per golongan Membuat laporan rekonsiliasi piutang langganan
berdasarkan golongan dan piutang ragu-ragu Merekap saldo piutang berdasarkan tingkat
8. 18 - 24 Juni 2012
Menghitung jumlah piutang dari nota kredit Membuat kertas kerja piutang per golongan Membantu entry saldo awal untuk LK semester I Membantu merekap rekening koran
9. 25 Juni – 1 Juli 2012
Membantu entry saldo awal untuk LK semester I Membantu mencocokkan gaji dibayar dimuka area
purwokerto
Membantu mencocokkan utang di Laporan dengan SAP
10. 2 – 8 Juli 2012
Membuat Laporan piutang usaha berdasarkan unsur
Membuat laporan penghapusan piutang tahun berjalan dan penerimaan kembali piutang yang telah dihapus
11. 9 – 15 Juli 2012
Membuat laporan rincian piutang ragu-ragu Membuat perhitungan penyisihan piutang usaha Membuat laporan rincian piutang macam-macam
12. 16 – 22 Juli 2012
Membuat laporan piutang pegawai PUMP KPR / BPRP per 30 Juni 2012
Membuat laporan piutang usaha berdasarkan umur
13. 23 – 31 Juli 2012
Merekap piutang Mitra Binaan Bersih
[image:11.595.102.519.110.618.2] Merekap saldo piutang berdasarkan tingkat kolektibitas
Tabel 3.1 Aktivitas Magang
HASIL KEGIATAN MAGANG
Profil Perusahaan
pusat di Jakarta memiliki anak perusahaan. Salah satu cabang dari PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah & D.I.Yogyakarta yang berada di Jalan Teuku Umar No. 47, Semarang.
Wilayah usaha PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah & D.I.Yogyakarta dibagi menjadi beberapa daerah Pelayanan yang melayani wilayah administrasi propinsi Jawa Tengah & D.I. Yogyakarta. Karenanya PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah & D.I.Yogyakarta membawahi 11 Area Pelayanan Jaringan (APJ) dan 1 Area Pengatur Distribusi (APD) Semarang, yaitu APJ Kudus, Surakarta, Yogyakarta, magelang, Purwokerto, Tegal, Semarang, Salatiga, Klaten, Pekalongan, Cilacap, dan APD Semarang.
Terdapat 6 bidang di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah & D.I.Yogyakarta yaitu bidang perencanaan, distribusi, keuangan, Sumber Daya Manusia (SDM) dan organisasi, kom. Hukum dan adm, niaga. Dalam bidang keuangan memiliki 4 bagian, antara lain pengelola biaya, pengelola pendapatan, akuntansi, pengendalian anggaran. Pada bagian akuntansi telah memiliki 3 sistem informasi yaitu AP2T (Aplikasi Pelayanan Pelanggan Terpusat), ERP (Enterprise Resource Planning), dan SAP (Systems Applications Product) yang telah diterapkan dalam pengolahan data laporan keuangan. Karena dengan melihat area bisnis di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan D.I.Yogyakarta membawahi 11 Area Pelayanan Jaringan (APJ) dan 1 Area Pengatur Distribusi (APD) Semarang, sehingga data dari semua kantor APJ dan APD yang ada di seluruh wilayah Jawa Tengah dan D.I.Yogyakarta akan diverifikasi di kantor PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan D.I.Yogyakarta pada bagian Akuntansi.
Menjalankan usaha penyediaan tenaga listrik yang meliputi kegiatan pembangkitan, penyaluran, distribusi tenaga listrik, perencanaan dan pembangunan sarana penyediaan tenaga listrik.
Menjalankan usaha penunjang dalam penyediaan tenaga listrik yang meliputi kegiatan konsultasi, pembangunan, pemasangan, pemeliharaan peralatan ketenagalistrikan. Pengembangan teknologi peralatan yang menunjang penyediaan tenaga listrik.
Menjalankan kegiatan pengelolaan dan pemanfaatan sumber daya alam dan sumber energi lainnya untuk kepentingan penyediaan tenaga listrik. Melakukan pemberian jasa operasi dan pengaturan (dispatcher) pada pembangkitan, penyaluran, distribusi dan retail tenaga listrik. Menjalankan kegiatan perindustrian perangkat keras dan perangkat lunak bidang ketenagalistrikan dan peralatan lain yang terkait dengan tenaga listrik. Melakukan kerja sama dengan badan lain atau pihak lain atau badan penyelenggara bidang ketenagalistrikan baik dari dalam negeri maupun luar negeri di bidang pembangunan, operasional, telekomunikasi dan informasi yang berkaitan dengan ketenagalistrikan.
Struktur Organisasi Perusahaan
1. Deputi Manager Akuntansi
Tugasnya adalah melaksanakan kegiatan administrasi keuangan sesuai dengan kebijaksanaan pimpinan, mencakup bidang-bidang penyusunan anggaran yang menggunakan metodologi serta data yang akurat, pembelanjaan dan pengendalian keuangan, baik konstruksi maupun pengusahaan, tata usaha 30 langganan, termasuk sistem pelaporan dan akuntansi juga membuat laporan dalam bidangnya.
2. Supervisor Akuntansi Umum Tugasnya adalah :
a. Mengevaluasi dan verifikasi nota masuk dan nota keluar wilayah atau distribusi lain.
b. Mengevaluasi dan verifikasi hasil rekonsiliasi utang pajak, piutang pegawai, piutang rekening listrik, bank, dana pensiun, Yayasan Pendidikan dan Kesejahteraan (YPK).
c. Mengevaluasi dan verifikasi pembuatan Laporan Kantor Distribusi bulanan, triwulan, semester dan tahunan.
d. Melaksanakan inventarisasi fisik material, Aset Tetap (AT) dan Pekerjaan Dalam Pelaksanaan (PDP), rekening listrik, kas dan bank sampai pembuatan dan penandatanganan berita acara.
3. Supervisor Akuntansi AT dan PDP (Aset Tetap dan Pekerjaan Dalam Pelaksanaan)
Tugasnya adalah :
a. Menerima laporan cabang-cabang untuk selanjutnya didistribusikan ke staf akuntansi AT dan PDP untuk diproses lebih lanjut.
b. Menerima hasil verifikasi dari staf akuntansi AT dan PDP mengenai daftar B, C, D, E, F, DPAT dan PMAT.
d. Melaksanakan inventarisasi fisik material, AT dan PDP, rekening listrik, kas dan bank sampai pembuatan dan penandatanganan berita acara.
e. Membuat laporan hasil inventarisasi.
f. Melaksanakan tugas lainnya sesuai perintah dari atasan. 4. Juru Utama Akuntansi Umum
a. Memonitor piutang rekening listrik ;
Mencocokan data akuntansi dengan data bagian niaga untuk selanjutnya digabung sebagai bahan menyusun Laporan Keuangan. b. Memonitor biaya penyambungan (BP).
c. Memonitor uang jaminan langganan.
d. Verifikasi LK cabang serta melaporkan hasil verifikasi kepada supervisor verifikasi.
e. Melaksanakan inventarisasi fisik material, AT dan PDP, rekening listrik, kas dan bank sampai pembuatan dan penandatanganan berita acara.
f. Melaksanakan tugas lainnya sesuai perintah dari atasan. 5. Juru Utama Akuntansi AT dan PDP
a. Membuat laporan aktiva tetap :
Diinput dan diverifikasi lalu diproses ke dalam aplikasi AT-DTE. b. Memonitor laporan daftar F :
Setelah dicocokan dengan LP, PMAT dan DPAT selanjutnya hasilnya untuk dilaporkan.
c. Verifikasi LP dan LK cabang serta melaporkan verifikasi ke supervisor verifikasi.
d. Melaksanakan inventarisasi fisik material, AT dan PDP, rekening listrik, kas dan bank sampai pembuatan dan penandatanganan berita acara.
Piutang pelanggan adalah kewajiban pelanggan yang harus dibayar oleh pelanggan kepada PLN yang berkaitan dengan penjualan tenaga listrik. Piutang pelanggan terdiri dari :
a. Piutang listrik (Biaya Beban, Pemakaian kWh, kelebihan kVArh) b. Piutang Biaya Pemakaian Trafo /Piutang sewa trafo/sewa kapasitor c. Piutang Biaya Penyambungan
Biaya yang harus dibayar kepada PLN oleh calon pelanggan atau pelanggan untuk memperoleh penyambungan baru atau tambah daya. d. Piutang Uang Jaminan pelanggan (UJL)
Uang yang disetorkan sebagai jaminan saat pertama kali menjadi pelanggan. Tetapi mulai 2011 UJL dihapuskan karena dirasa tidak terlalu diperlukan.
e. Piutang Tagihan Susulan
Sebagai akibat adanya penyesuaian dengan ketentuan atau sebagai akibat adanya pelanggaran.
f. Piutang Biaya Keterlambatan (BK)
Biaya yang dibebankan pada pelanggan karena tidak memenuhi kewajiban membayar tagihan PLN tepat pada waktunya.
g. Piutang Pajak Penerangan Jalan Umum (PPJU)
Pajak yang dibayar oleh semua pelanggan PLN, dipungut oleh PLN dan selanjutnya disetor ke kas Pemerintah Daerah.
h. Piutang Pajak Pertambahan Nilai (PPn) i. Piutang Bea Materai
j. Piutang Biaya Pelayanan Informasi Tagihan Listrik (piutang invoice)
TNI, PEMDA, BUMN/BUMD. Setelah dihitung tagihan listriknya per pelanggan selanjutnya dibukukan ke bagian pembukuan dan rekap dari pembukuan tersebut dikirimkan ke bagian akuntansi dan bagian niaga. Pada fungsi akuntansi akan dicatat sebagai transaksi untuk membukukan piutang listrik, sedangkan pada fungsi niaga akan dicatat dalam kartu pengawasan piutang listrik. Semua piutang dikirimkan ke bagian penagihan untuk ditagih ke pelanggan. Fungsi pelayanan pelanggan, pembacaan meter, pembuatan rekening, pembukuan pelanggan, penagihan dan pengawasan kredit seperti yang telah dijelaskan dilakukan pada PT PLN (Persero) APJ di setiap wilayah. PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan Daerah Istimewa Yogyakarta mencakup beberapa kantor Area Pelayanan Jaringan (APJ) diantaranya adalah APJ Kudus, Surakarta, Yogyakarta, magelang, Purwokerto, Tegal, Semarang, Salatiga, Klaten, Pekalongan, Cilacap, dan Semarang. Fungsi dari bagian akuntansi di PT PLN (Persero) Distribusi adalah melakukan monitoring terhadap piutang di 12 wilayah kantor APJ tersebut. Selain itu PT PLN (Persero) distribusi juga menotakan piutang dari pelanggan hanya dari golongan TNI/Polri dimana setiap terbit piutang bulanan langsung dikirim ke PT PLN (Persero) Distribusi dengan dibuat nota buku, dan untuk rekening pemakaian listrik kantor PLN itu sendiri diperhitungkan dengan beban kantor PLN.
Kegiatan monitoring inilah yang dianggap sebagai pengendalian internal untuk piutang pelanggan pada PT PLN. Kegiatan tersebut diantaranya adalah mencocokkan antar Tata Usaha Pelanggan (TUL), sebelumnya TUL itu sendiri adalah Sistem Pelayanan Pelanggan yang meliputi kegiatan pelayanan kepada Pelanggan/Calon Pelanggan dan masyarakat lainnya baik dengan sistem manual maupun dengan sistem computer yang membutuhkan tenaga listrik serta hal – hal yang berhubungan dengan penjualan tenaga listrik, yang terdiri dari :
1. Pelayanan Pelanggan (TUL Fungsi I)
6. Pelayanan Pengawasan Kredit (TUL Fungsi VI)
Aktivitas dalam pengendalian internal piutang pelanggan dilaksanakan di Area Pelayanan Jaringan (APJ) dan Kantor Distribusi (KD). Aktivitas pengendalian piutang pelanggan di APJ dilakukan oleh fungsi pembukuan pelanggan, fungsi penagihan, dan fungsi pengawasan kredit, sedangkan di KD dilakukan oleh bagian akuntansi. Berikut adalah aktivitas pengendalian piutang pelanggan di Area Pelayanan Jaringan (APJ) :
Fungsi Pembukuan Pelanggan
Melakukan pengendalian terhadap piutang pelanggan (pada akhir triwulan), biaya keterlambatan, piutang ragu-ragu dan angsuran piutang.
Fungsi Penagihan
Melakukan pengendalian dalam kegiatan pengurusan penagihan piutang pelanggan, terhadap piutang pelanggan (pada akhir bulan), mengawasi saldo piutang pelanggan di tempat pembayaran, mengawasi saldo piutang di loket kantor PLN, mengawasi saldo piutang pelanggan di loket kantor PLN setelah tanggal 20.
Fungsi Pengawasan kredit
Melakukan pengendalian terhadap pelanggan yang telah diputus sementara tetapi belum membayar, memeriksa pelaksanaan pemutusan sementara, mengawasi penyambungan kembali, mengawasi pemutusan rampung bagi pelanggan yang terlambat membayar piutang pelanggan, dan menyelesaikan penghapusan piutang ragu-ragu yang tidak disetujui penghapusannya.
pengendalian piutang pelanggan di bagian akuntansi PT PLN (Persero) Distribusi dibagi menjadi 3 yaitu :
a. Pengendalian pada Buku Besar Fungsi Akuntansi
Pemeriksaan pada Buku Besar Piutang Pelanggan :
o Memeriksa transaksi-transaksi yang terkait dengan perubahan pada Piutang Pelanggan seperti : piutang baru, piutang perbaikan, pembatalan piutang, dipindahkan ke piutang ragu-ragu, dan sebagainya. Kemudian mencocokkan dengan Daftar memorialnya yang diterima dari fungsi TUL.
o Memeriksa Buku Besar Piutang dan dicocokkan dengan Laporan Piutang Pelanggan (TUL IV-04) dan Ikhtisar Mutasi Rekening Listrik (TUL V-02)
Pemeriksaan pada Buku Besar Kas :
o Memeriksa transaksi-transaksi yang terkait pelunasan Piutang Pelanggan dengan Buku Besar Piutang dan Buku Besar Kas. b. Pengendalian piutang ragu-ragu yang sudah dihapus.
Penghapusan hanya pada sisi administrasi akuntansi. Melaksanakan pembukuan ex piutang ragu-ragu tersebut.
Walaupun piutang tersebut sudah dihapus, namun tetap diusahakan penagihannya.
Pembukuan terhadap piutang-ragu-ragu yang sudah dihapus. Namun apabila ex pelanggan tersebut membayar, maka dibukukan ke pendapatan macam-macam.
Pencatatan ex piutang ragu-ragu digunakan sebagai alat pengendalian pemasangan baru.
c. Konsolidasi dan rekonsiliasi data.
Setiap Kantor Distribusi membangun dan mengoperasikan sistem aplikasi pengelolaan Data Piutang Pelanggan (DPP) dengan memperhatikan proses rekonsiliasi dan konsolidasi data antara APJ, Kantor Distribusi dan Kantor Pusat.
Kantor distribusi membuat laporan rekonsiliasi piutang pelanggan dengan mencocokkan pada bagian niaga.
Analisis Pengendalian Internal atas Piutang Pelanggan pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan Daerah Istimewa Yogyakarta
Berdasarkan hasil magang di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah & D. I. Yogyakarta atau bisa disebut Kantor Distribusi (KD) yang dilakukan oleh pemagang terhadap pengendalian internal atas piutang pelanggan, pemagang mengadopsi lima komponen model pengendalian internal atas piutang usaha dari COSO dan yang saling berhubungan, adalah sebagai berikut :
1. Lingkungan pengendalian piutang usaha
Berikut ini ada beberapa faktor yang membentuk lingkungan pengendalian piutang usaha :
a. Integritas dan nilai-nilai etika tercermin dari sikap karyawan dalam menangani piutang usaha dan juga mencakup sikap terhadap pentingnya pengendalian internal piutang usaha. Pimpinan perusahaan harus memperjelas bahwa laporan piutang yang bersifat jujur lebih penting daripada laporan yang sesuai dengan keinginan pihak manajemen, maka diharapkan karyawan dapat diajak untuk bekerja sama menjunjung tinggi integritas dan nilai-nilai etika sehingga resiko yang mungkin terjadi atas piutang dapat diminimalisir.
dimana nantinya dapat diharapkan karyawan bagian piutang dapat menangani segala administrasi piutang sehingga mereka dapat menghasilkan informasi mengenai piutang usaha dengan baik dan benar.
c. Perusahaan harus mempunyai komite audit dewan komisaris yang independen atau yang berasal dari luar perusahaan (non pegawai) yang terlibat dalam lingkungan pengendalian piutang usaha. Komite audit dewan komisaris memonitor tingginya jumlah piutang usaha yang tertunggak atau bahkan yang tidak dapat tertagih. Hal ini dapat menjadi acuan untuk mereka dalam menilai kinerja karyawan yang diberi tanggung jawab atas administrasi piutang usaha.
d. Struktur organisasi harus disusun dengan sebaik mungkin untuk menetapkan garis otoritas dan tanggung jawab karena akan sangat berpengaruh dalam pelaksanaan pengendalian internal piutang usaha. Dalam hal ini lebih ditekankan pada bagian penagihan piutang agar tidak terjadi masalah. Adanya pemisahan fungsi pada bagian piutang usaha sudah menunjukkan bahwa pengendalian internal di perusahaan tersebut sudah baik.
2. Aktivitas pengendalian piutang usaha
Terdapat beberapa faktor yang termasuk dalam aktivitas-aktivitas pengendalian piutang usaha :
a. Otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadai
Penggunan dokumen dengan terkomputerisasi dan sistem online bisa mempermudah pengambilan data yang diperlukan kapan saja dan bisa diakses secara cepat. Penggunaan sistem online yaitu menciptakan dokumen elektronik, menstransfernya melalui internet dan hanya sedikit menggunakan dokumen kertas. Jadi sistem ini membantu manajemen untuk melakukan pengendalian yang efektif. Akses yang mudah dan cepat dalam memperoleh data tentang piutang pelanggan dan dapat menghubungi pihak-pihak terkait dengan piutang pelanggan. c. Penjagaan aset dan catatan yang memadai
penggunaan sistem online membantu manajemen untuk melakukan pengendalian yang efektif. Akses yang mudah dan cepat dalam memperoleh data tentang piutang pelanggan dan dapat menghubungi pihak-pihak terkait dengan piutang pelanggan, dan data tersebut aman karena untuk mengaksesnya diperlukan password.
d. Pemisahan tugas yang memadai
Pengendalian internal yang baik mensyaratkan bahwa tidak ada karyawan yang diberi tanggung jawab terlalu banyak. Dalam pengendalian internal piutang, maka fungsi pembukuan piutang, penagihan piutang, dan pengawasan kredit harus dipisahkan. Hal ini bertujuan untuk meminimalisasi masalah yang terjadi hanya karena dua atau lebih fungsi tersebut merupakan tanggung jawab satu orang. Hal ini juga akan mengurangi kemungkinan terjadinya pencatatan piutang yang tidak wajar karena bisa saja untuk menutup-nutupi penyalahgunaan piutang usaha tersebut.
e. Pemeriksaan independen atas kinerja
seharusmya mempunyai saldo yang sama merupakan jenis pemeriksaan independen.
Melakukan review terhadap laporan piutang usaha berdasarkan umur piutang maka dapat terlihat posisi piutang yang sudah melewati batas umur piutang yang sudah ditentuka perusahaan. Jika jumlah piutang sudah melewatinya, maka pihak penagihan piutang harus mengusahakan penagihannya dengan lebih aktif lagi.
3. Penilaian risiko piutang usaha
Bentuk penyelewengan sering terjadi dalam pencatatan piutang, terlebih jika karyawan mengetahui password dari fungsi lain dan memanipulasi data tersebut. Bentuk resiko yang lain adalah resiko piutang tak tertagih, manajemen melakukan pencatatan pelanggan-pelangan yang tidak bisa membayar piutangny lalu catatan tersebut dijadikan pengendalian untuk pemasangan penyambungan listrik kembali oleh pelanggan tersebut. Sehingga pelanggan harus melunasi tagihan terlebih dahulu baru bisa melakukan penyambungan kembali.
4. Informasi dan komunikasi tentang piutang usaha
Penggunaan sistem online merupakan cara yang efektif bagi mereka memungkinkan orang-orang dalam organisasi untuk mendapat dan bertukar informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan, mengelola, dan mengendalikan operasinya.
5. Pengawasan terhadap piutang usaha
Pengawasan terhadap piutang usaha dilakukan oleh pihak internal audit untuk memastikan bahwa pengendalian internal piutang telah dilakukan sesuai aturan yang berlaku untuk memenuhi tujuan dari pengendalian internal yaitu keandalan dalam penyusunan laporan keuangan.
terdapat temuan yang membuat perbedaan saldo antara divisi niaga dan akuntansi. Perbedaan tersebut disebabkan oleh aplikasi yang digunakan oleh PT PLN (Persero) Distribusi masih baru, padahal aplikasi tersebut yang mendukung pengendalian untuk piutang pelanggan.
Dari lima komponen yang mengadopsi dari COSO, pemagang lebih fokus pada salah satu komponen yaitu Aktivitas-Aktivitas pengendalian. Aktivitas pengendalian di Kantor Distribusi (KD) yang dilaksanakan secara komputerisasi merupakan salah satu komponen pengendalian dari COSO yang cukup penting untuk mengurangi resiko perbedaan saldo piutang pelanggan dan nantinya akan berpengaruh terhadap keandalan pelaporan keuangan. Aktivitas pengendalian atas piutang pelanggan dilakukan di dua kantor yaitu di Kantor Distribusi (KD) dan Area Pelayanan Jaringan (APJ). Berikut adalah tabel aktivitas-aktivitas pengendalian atas piutang pelanggan.
Kategori dari komponen
pengendalian COSO Keadaan di PT. PLN (Persero) Otorisasi transaksi dan
kegiatan yang memadai
Otorisasi di Kantor distribusi (KD) masih kurang memadai karena dalam mengakses data yang ada di sistem, semua pegawai akuntansi dapat mengakses yang bukan kewajibannya karena mereka mengetahui semua password termasuk password atasan mereka. Hal ini jelas menyimpang karena bisa saja data diotorisasi oleh pihak yang tidak berwenang.
monitoring dan rekonsiliasi dilakukan.
Desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadai
Dalam hal desain dan penggunaan dokumen yang memadai, pada Kantor distribusi (KD) dokumen laporan rekonsiliasi sudah memadai karena sudah terkomputerisasi dan bisa mempermudah dalam pengendalian atas piutang pelanggan.
Penjagaan aset dan catatan yang memadai
PT PLN (Persero) menggunakan sistem online yaitu menciptakan dokumen elektronik, menstransfernya melalui internet dan hanya sedikit menggunakan dokumen kertas. Jadi sistem ini membantu manajemen untuk melakukan pengendalian yang efektif. Akses yang mudah dan cepat dalam memperoleh data tentang piutang pelanggan dan dapat menghubungi pihak-pihak terkait dengan piutang pelanggan, dan data tersebut aman karena untuk mengaksesnya diperlukan password. Tetapi pada Kantor Distribusi sering
menghadapi masalah tentang perbedaan saldo piutang pelanggan, maka dari itu perlu dilakukan sinkronisasi.
Pemeriksaan independen atas kinerja
meliputi kegiatan audit penggunaan dan pengelolaan anggaran, keuangan, pelayanan pelanggan, serta mengevaluasi hasil pemeriksaan Laporan Keungan yang sudah dilaksanakan.
Tabel 4.1 Aktivitas pengendalian atas piutang pelanggan
PENUTUP
Kesimpulan
Setelah melakukan magang kurang lebih tiga bulan di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah & D.I.Yogyakarta, penulis dapat menyimpulkan bahwa :
1. Aktivitas dalam pengendalian piutang pelanggan dilaksanakan di Area Pelayanan Jaringan (APJ) dan Kantor Distribusi (KD). Aktivitas pengendalian piutang pelanggan di APJ dilakukan oleh fungsi pembukuan pelanggan, fungsi penagihan, dan fungsi pengawasan kredit, sedangkan di KD dilakukan oleh bagian akuntansi.
2. Pengendalian piutang pelanggan di bagian akuntansi PT PLN (Persero) Distribusi dibagi menjadi 3 yaitu : pengendalian pada buku besar fungsi akuntansi, pengendalian piutang ragu-ragu yang sudah dihapus, konsolidasi dan rekonsiliasi data.
Implikasi Terapan
Berdasarkan praktek kerja yang sudah dilaksanakan, pengendalian internal atas piutang pelanggan pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah & D.I.Yogyakarta sudah memadai, namun masih ditemukan aktivitas disana yang menyimpang dari peraturan yang berlaku, seperti misalnya password yang menjadi rahasia semua pegawai. Sebaiknya para karyawan mengikuti aturan yang telah ditetapkan yaitu tidak menyebarluaskan password yang seharusnya menjadi rahasia pemakai program komputer tersebut demi keamanan data yang berada didalamnya dan tidak ada penyalahgunaan data tersebut diluar otorisasi.
Keterbatasan Pemagangan
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki, 2004, Intermediate Accounting, Edisi Kedelapan, BPFE-YOGYAKARTA, Yogyakarta.
Mulyadi, 2010, Sistem Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta.
Munawir, S. 2005, Auditing Modern buku II, Edisi Pertama, BPFE-YOGYAKARTA, Yogyakarta.
Niswonger, Warren, Reeve, Fess, 1999, Prinsip-Prinsip Akuntansi Jilid 1, Erlangga, Jakarta
Noviyanti, Suzy dan Rita Widayanti, 2003, Akuntansi 2, Fakultas Ekonomi Universitas Kristen Satya Wacana, Salatiga
Ratma B.P, Junaedi A, Suryana, 2010, Akuntansi keuangan, Ghalia Indonesia, Bandung.
