Sistem Informasi Penjualan Roti Kazuka Bakery
Andiani 1, Sukma Wijaya2
Program Studi Teknik Informatika, Universitas Pancasila Jakarta
Jl. Srengseng Sawah, Jagakarsa, Jakarta selatan, 12640, Tlp. (021) 78880305, 7270086 1
andiani@univpancasila.ac.id, 2izay.gibo@gmail.com
Abstrak
Sistem Informasi Penjualan Roti Kazuka Bakery adalah sistem yang dibuat untuk memudahkan pengguna baik sebagai pemilik maupun pembeli, selain juga sebagai ajang promosi. Selama ini, penjualan roti Kazuka bakery kurang berkembang, karena masih menggunakan paper based dan masyarakat kurang mengenal keberadaan roti tersebut. Aplikasi yang dibuat untuk meningkatkan produksi dan promosi, sehingga masyarakat mengenal dan mudah melakukan pemesanan, yaitu melalui delivery order. Pengolahan Database nya menggunakan MySql, Arsitektur Perangkat Lunak (APL) sebagai landasan dalam mendukung metode pengembangannya, sedangkan perancangannya menggunakan Unified Modelling Language (UML) dan Entity Relationship Diagram (ERD) semuanya di desain dengan menggunakan Adobe Photoshop 5 dan Pencil.
Kata kunci: Sistem Informasi, Penjualan Roti, Produksi dan Promosi
Abstract
Kazuka Bakery Bread Sales Information System is a system created to facilitate users both as owners and buyers, as well as promotional events. During this time, bread sales Kazuka bakery less developed, because it is still using paper-based and people are less familiar with the existence of the bread. Applications created to increase production and promotion, so that people know and easy to make reservations, namely through delivery order. Its Database Processing uses MySql, Software Architecture (APL) as the foundation in supporting its development method, while its design using Unified Modeling Language (UML) and Entity Relationship Diagram (ERD) are all designed using Adobe Photoshop 5 and Pencil.
Keywords: Information System, Baking Sales, Production and Promotion
1. Pendahuluan
Perusahaan “Kazuka Bakery” sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan roti aneka rasa dengan harga yang terjangku. Menyadari bahwa sistem penjualan dalam perusahaannya belum menggunakan sistem yang berteknologi masa kini, menyebabkan kurang berkembangnya penjualan bahkan keberadaan perusahaan tersebut kurang diketahui masyarakat di wilayahnya. Perusahaan “Kazuka Bakery” selama ini belum memanfaatkan komputer sebagai alat bantunya, jadi dari masalah transaksi hingga penyusunan laporan masih dilakukan dengan cara sederhana.
Perkembangan era komputerisasi telah melanda perusahaan ini, dan dicoba untuk diambil alih peran mesin hitung kalkulator yang selama ini digunakan. Sistem yang dibuat pada perusahaan ini hanya terbatas pada sistem penjualannya yaitu transaksi sehari-hari dan laporan penjualan yang telah habis, laporan keuangan untuk waktu kapan saja sesuai dengan keinginan pemilik, pengelolaan member dan agen untuk memudahkan setiap pelanggan yang akan akses aplikasi, agen dan member dapat melakukan pesanan roti sesuai dengan kebutuhannya, selain itu juga promo ke member dan agen bila ada produk-produk dengan rasa baru melalui media internet.
Penjualan roti dilakukan dengan cara berkeliling memakai kendaraan baik roda empat maupun roda dua dari perumahan ke perumahan. Belum adanya sistem yang menangani secara efisien baik dari sisi pemesanan, delivery maupun promosi dan keuangan, bahkan pengelolaan karyawan yang merupakan hal penting, masih dilakukan cara sederhana. Pengelolaan selain data user adalah pengelolaan data roti yang terdiri dari; nama roti, berat roti, harga roti, tanggal buat dan tanggal kedaluwarsa. Data order, antara lain; nama pelanggan, jenis roti, jumlah order, jam antar dan total harga. Data resep meliputi; nama resep, komposisi dan cara membuat.
Pelanggan Armada Cheker Bendahara Start Membeli roti Membuat laporan penjualan Setoran Terima setoran Menerima laporan setoran End Pesan Roti Membagi Roti Menerima Uang Bayar Menjual Roti Mencatat hasil penjualan
Gambar 1. Workflow Bisnis Yang Sedang Berjalan
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka gagasan pembangunan sistem digambarkan dalam kerangka pemikiran sebagai berikut:
Analisa kebutuhan sistem
Perancangan sistem informasi penjualan roti kazuka online
Perancangan interface
Pembuatan sistem informasi penjualan
roti kazuka online
implementasi
Sistem informasi penjualan roti kazuka
online Observasi
Studi pustaka
Edraw UML diagram 7.9 Arsitektur perangkat
lunak
Pencil 2.0.5
Hyper Text Markup Language 5 Cascading Style Sheet 3 Sublime text 3 Users Info_stok Google crome Google crome Composer Laravel 4 Photoshop CS4 Unified Modeling Language Entity relationship diagram Wawancara Breads Keranjang belanja XAMPP v3.2.1 Orders Armadasales Bukti bayar Info_armada Analisa Kazuka Bakery Brands Stockofficers Stocks Booths Recipes Info_Master Info_stok armada Info_stok Info_lokasi Info_recipes Levels Info_master
2. Landasan Teoritis
Di Indonesia terdapat berbagai macam perusahaan roti diantaranya yaitu Holland Bakery, Sari Roti, BreadTalk, Majestyk Bakery, Panera Bread dan lain-lain. Selain itu terdapat berbagai macam perusahaan roti yang diproduksi oleh asli warga indonesia diantaranya yaitu Kazuka Bakery, Java Bakery, Happy Bread, Swans Bakery, dan lain sebagainya. Kazuka Bakery memproduksi berbagai macam roti diantaranya yaitu roti tawar dan roti manis. Roti tawar terdiri dari tawar kulit dan tawar kupas, sedangkan roti isi terdiri dari roti isi nanas, srikaya, kelapa, coklat, keju, keju coklat, sosis, daging, pizza, strawberry, bluberry, pisang dan lain-lain.
2.1. Proses Penjualan
Mempersiapkan tenaga penjual dengan memberikan pengertian tentang produk yang dijualnya, dan teknik-teknik penjualan yang harus dilakukan. Pendekatan pendahuluan, berbagai macam informasi yang perlu dikumpulkan untuk mendukung penawaran produknya kepada pembeli, misalnya tentang kebiasaan pembeli, kesukaan, dan sebagainya. Semua kegiatan ini dilakukan sebagai pendekatan pendahuluan terhadap pelanggan. Bermula dari suatu usaha untuk memikat perhatian calon pembeli, kemudian untuk menarik daya tarik pembeli, dan akhirnya melakukan penjualan produk kepada pembeli. Penjual harus berusaha mengatasi berbagai macam keluhan atau tanggapan yang kurang baik dari pembeli. Pelayanan penjualan ini dimaksudkan untuk memberikan jaminan kepada pembeli bahwa keputusan yang diambilnya tepat dan barang yang dibelinya betul-betul bermanfaat. Aktivitas penjualan produk merupakan pendapatan utama perusahaan jika dikelola dengan baik.
2.2. Dokumen-Dokumen Penjualan
Order penjualan barang (sales order) merupakan penghubung antara beragam fungsi yang diperlukan untuk memproses langganan dengan menyiapkan peranan penjualan. Nota penjualan barang merupakan catatan atau bukti atas transaksi penjualan barang yang telah dilakukan oleh pihak perusahaan dan sebagai dokumen bagi pelanggan. Perintah penyerahan barang (delivery order) merupakan suatu bukti dalam pengiriman barang untuk diserahkan kepada pelanggan setelah adanya pencocokan rangkap slip. Faktur penjualan (invoice) adalah dokumen yang menunjukan jumlah yang berhak ditagih kepada pelanggan yang menunjukan informasi kuantitas, harga dan jumlah tagihannya. Dapat disimpulkan bahwa dokumen-dokumen penjualan terdiri dari: order penjualan barang, nota penjualan barang, perintah penyerahan barang, faktur penjualan, surat pengiriman barang dan jurnal penjualan.
2.3. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Penjualan
Aktivitas penjualan banyak dipengaruhi oleh faktor tertentu yang dapat meningkatkan aktivitas perusahaan, oleh karena itu manajer penjualan perlu memperhatikan faktor-faktor yang mempengaruhi penjualan antara lain: Kondisi dan kemampuan terdiri dari pemahaman atas beberapa masalah penting yang berkaitan dengan produk yang dijual. Kondisi pelanggan atau pihak yang menjadi sasaran dalam penjualan dan dapat pula mempengaruhi kegiatan penjualannya. Modal atau dana sangat diperlukan dalam rangka untuk mengangkut barang dagangan serta pengembangan perusahaan.
Pada perusahan besar, biasanya masalah penjualan ditangani oleh bagian tersendiri, yaitu bagian penjualan yang dipegang oleh orang-orang yang ahli dibidang penjualan. Faktor-faktor lain seperti periklanan, peragaan, promosi, dan pemberian hadiah sering mempengaruhi penjualan karena diharapkan dengan adanya faktor-faktor tersebut pembeli akan kembali membeli lagi barang yang sama
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa ada beberapa faktor yang mempengaruhi kegiatan penjualan, yaitu: kondisi dan kemampuan penjualan, kondisi pasar, modal, kondisi organisasi perusahaan, dan faktor-faktor lain.
2.4. Perancangan Sistem Informasi
Perancangan adalah proses pengembangan spesifikasi baru berdasarkan rekomendasi hasil analisis sistem. Pengertian Perancangan menurut Jogianto (2010) dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi: “Tahapan perancangan memiliki tujuan untuk mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif sistem yang terbaik”.
2.5. Sistem Informasi Penjualan
Adalah sistem yang digunakan seseorang atau perusahaan untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisa, dan menyebarkan informasi dari kegiatan bisnis yang dihubungkan dengan penyediaan barang, pelayanan customer, dan pengecekan pembayaran.
Berdasarkan defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi penjualan adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi dari keseluruhan kegiatan usaha yang terdiri dari penjualan barang atau jasa agar dapat mencapai tujuan organisasi. Dengan kata lain, perancangan sistem informasi penjualan menyangkut masalah pencatatan dan pelaporan yang dilakukan dengan proses transaksi oleh perusahaan tersebut.
2.6. Penelitian Sejenis
Penelitian tentang pengembangan aplikasi untuk penanganan penjualan telah banyak dilakukan. Artoni (2015) meneliti tentang penggunaan aplikasi sistem informasi untuk penjualan Suku Cadang Kendaraan bermotor [2]. Prieyadie (2014) meneliti tentang penggunaan RAD dalam pembangunan Sistem Informasi Penjualan Tiket Bus [3], Novita (2015) meneliti tentang Sistem Informasi Penjualan Pupuk [4], serta Hasanah (2017) dalam penelitian mengenai Apliksi Sistem Informasi Penjualan Furniture [5].
3. Metodologi
Pengembangan sistem mengadopsi sistem SDLS (System Development Life Cycle), dengan menggunakan tools pengembangan Unified Modeling Language (UML).
4. Hasil dan Pembahasan Arsitektur Program
Perancangan arsitektur perangkat lunak merupakan gambaran dari aplikasi yang akan dibuat, terdiri dari pemodelan sistem, spesifikasi proses, perancangan basis data, uml (Unified Modeling Language), perancangan input-output dan perancangan menu.
Input Proses Output
Users Login Register Armadasales Orders Breads Master Stok Pembelian Transaksi Info_user Info_master Info_stok Keranjang belanja Bukti bayar Input Armada Info_armada Brands Levels Sockofficers Stocks Booths Recipes Stok Armada Lokasi Resep Info_stok armada Info_lokasi Info_resep
Entity Relationship Diagram
Pada entity relationship diagram tabel-tabel yang digunakan untuk membangun sistem penjualan roti bakery Kazuka diidentifikasi, lalu dibuatkan pemodelan struktur data dan hubungan antar datanya serta hubungan antar relasi.-relasinya digambarkan pada gambar 2.
Users 1 n 1 n Breads Memiliki brands Bucketlists n 1 1 n username password email id_level alamat telp ktp id_user jumlah total id_bread id id_brand berat harga id nama id_order id_user total pembayaran status kode_bayar Levels nama 1 n fullname id id status id nama foto Stocks id_bread id jumlah tgl_buat tgl_kadaluarsa n 1 alamat tgl_kirim id id id_petugas kode_paket status keterangan Stockofficers id_bread id jumlah Detailreceives Id_receive id Id_stockofficers Jumlah_receive Receives id id_user 1 n 1 n n 1 1 n Memiliki armadasales id Id_user Id_receive Total_jual Created_at Detailsales Leftover id Id_detailreceive Id_armadasales Jumlah_terjual Total id Id_detailreceive Jumlah_sisa Memiliki n 1 n 1 n 1 Memiliki Konfirms id id_user nama_nasabah no_rek bukti_bayar n 1 Tgl_buat Tgl_kadaluarsa Memiliki Memiliki Memiliki Orders Deliveries Memiliki Memiliki
Gambar 2. Entity Relationship Diagram
Rancangan Database
Data yang telah ternormalisasi dipecah kedalam beberapa tabel yang berelasi satu sama lainnya. Digambarkan sebagai berikut.
deliveries id : int (10) id_kurir : (11) kode_paket : varchar(20) status: ('DIPROSES','PERJALANAN','SAMPAI') keterangan:text created_at:date leftovers id : int (10) id_detailreceive: int(10) jumlah_sisa: int(11) detailsales id : int (10) id_detailreceive: int(11) id_armadasales: int(11) jumlah_terjual: int(11) total : double created_at: datetime stocks id : int (10) id_bread: int(11) jumlah: int(11) tgl_buat: date tgl_kadaluarsa: date created_at breads id : int (10) id_brand: (11) nama: varchar(20) berat: int(11) harga: double foto: varchar(255) brands id : int (10) nama: varchar(20) detailreceives id : int (10) id_receive: int(11) id_stockofficer: int(11) jumlah_receive: int(11) created_at :date recipes id : int (10) nama_resep: varchar(50) cara_buat: text komposisi: text foto: varchar(255) armadasales id : int (10) id_user: int(11) id_receive(11) total_jual: double stockofficers id : int (10) id_bread: int(11) jumlah: int(11) tgl_buat: date tgl_kadaluarsa: date created_at : date orders id : int (10) id_bread: int(11) id_user: int(11) jumlah: int(11) total: double status: enum('WISH','FIKS') users id : int (10) username: varchar(50) password: varchar(255) fullname: varchar(50) email: varchar(50) alamat: text telp: varchar(50) id_level: int(11) ktp: varchar(50) file_foto: varchar(255) levels id : int (10) nama: varchar(20) created_at: date konfirms id : int (10) id_user: int(11) nama_nasabah: varchar(50) no_rek: int(11) bukti_bayar: varchar(255) created_at: date bucketlists id : int (10) id_order: int(11) id_user: int(11) kode_bayar: varchar(20) total: double tgl_kirim: date alamat: text pembayaran:enum('COD','TRANSFER') status: varchar(20) created_at: date booths id : int (10) id_agen: int(11) alamat: text telp: varchar(50) panjang: int(11) lebar: int(11) bentuk: varchar(20) status: varchar(255) file_ktp: varchar(255) created_at: date 1 ∞ receiove id : int (10) id_user:int(11) created_at: date 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 ∞ ∞ ∞ ∞ ∞ ∞ ∞ ∞ ∞ ∞ ∞ ∞ ∞ ∞
Use Case Diagram
Pada use case terdapat 3 aktor dan 5 proses yang menggambarkan kebutuhan sistem penjualan roti Kazuka.
Login Karya wan memb er Agen Pembelian Transaksi Breads Brands Laporan pesan setiap item 1 minimal pesan 40
pesan setiap item 10 minimal pesan 150
extend include extend include Stok extend uses uses uses uses Armada include uses
Gambar 4. Use Case Diagram
Activity Diagram
login karyawan ?
Brands Recipes Breads Stocks yes
View Add Edit Delete
no
stockofficers Karyawan
Order Jenis Produk ? Member ? Pilih Roti Form Pesan Pesan ? Daftar Belanja Pesan > = 40 yes yes yes yes no no no no member
Gambar 6. Activity Order Member
Order Jenis Produk ? Agen ? Pilih Roti Form Pesan Pesan ? Daftar Belanja Pesan > = 150 yes yes yes yes no no no no Agen
Transaksi Bayar ? Dicek Karyawan ? Belum Bayar Order yes yes no no member
Gambar 8. Activity Transaksi Member
Transaksi Bayar ? Belum Bayar yes no konfirmasi pembayaran agen
Gambar 9. Activity Transaksi Agen
5. Kesimpulan dan Saran Kesimpulan:
Sistem Informasi Penjualan Roti Kazuka Bakery telah selesai dibuat, dengan terlebih dahulu direncanakan dalam kerangka pemikiran, kemudian dibuat beberapa rancangan dan pemodelan. Terakhir diimplementasikan, sehingga didapat beberapa kesimpulan sebagai berikut:
Sistem dibangun untuk meningkatkan kinerja pegawai dan mempermudah transaksi penjualan dan pembelian. Laporan keuangan untuk waktu kapan saja sesuai dengan keinginan pemilik, pengelolaan member dan agen untuk memudahkan setiap pelanggan yang akan akses aplikasi, agen dan member dapat melakukan pesanan roti sesuai dengan kebutuhannya, selain itu juga promo ke member dan agen bila ada produk-produk dengan rasa baru melalui media internet telah dapat dilakukan.
Saran:
Dalam proses pembuatan Sistem Informasi Penjualan Roti Kazuka Bakery masih banyak terdapat kekurangan, oleh karenanya dapat menjadi saran sebagai berikut:
1. Belum adanya pengelolaan stok barang pada gudang, maka perlu ditambahkan sehingga dapat diketahui persediaan stok barang di gudang.
2. Pada aplikasi belum ada pengelolaan gaji karyawan, maka perlu ditambahkan menu pengelolaan gaji bagi karyawan.
3. Penambahan fitur-fitur baru yang dapat diintegrasikan ke dalam sistem informasi berbasis Web.
Daftar Pustaka
[1] Jogiyanto, H.M. (2010). Analisis dan Desain Sistem Informasi, Edisi III. Andi: Yogyakarta.
[2] Artoni, A., Irfani, A., & Rosmawanti, N. (2015). Model Aplikasi Sistem Penjualan Suku
Cadang Pada PT. Kobexindo Tractors Cabang Banjarmasin. JUTISI, 4(1). Pp.689-698
[3] Frieyadie, F. (2014). Penggunaan Model Rad Untuk Pembangunan Sistem Informasi
Penjualan Tiket Bus Online. Jurnal Pilar Nusa Mandiri, 10(2), 204-208.
[4] Novita, R., & Sari, N. (2015). Sistem Informasi Penjualan Pupuk Berbasis
E-Commerce. Jurnal TeknoIf ISSN 2338-2724, 3(2).pp.1-6
[5] Hasanah, U., Natarsyah, S., & Rahmi, R. (2017). Model Aplikasi Penjualan Furniture Pada
