12/9/2016 BIODATA. : Dra. Sulistyowati,MM NIP :

(1)

Oleh Oleh ::

Dra. Sulistyowati, MM

Disampaikan Pada Pelatihan PENGELOLAAN ARSIP PERGURUAN TINGGI MUHAMMADIYAH

Yogyakarta,1 -2 Desember 2016

Nama : Dra. Sulistyowati,MM

NIP : 19650215 199303 2 001

Pangkat/Gol. : Pembina Tk.I/ IV b Instansi : Arsip Nasional RI

Alamat kantor : Jl. Ampera Raya No.7 Cilandak Timur, Jakarta Selatan (12560)

Ri P k j /J b 1 CPNS ANRI 1993

BIODATA

Riwayat Pekerjaan/Jabatan : 1. CPNS ANRI 1993 3. PNS ANRI 1994 – sekarang 4. Arsiparis 1995 – 1999

5. Kasubag. Adm. Pegawai 1999 - 2001 6. Kasubag. Adm .dan Mutasi Pegawai 2001 – 2003 7. Kasubag. Perenc. dan Mutasi Pegawai 2003 – 2007 8. Kabag. Kepegawaian 2007 - 2011

9. Kabid. Penyeleng Diklat Kar 2011 – 2015 10. Kasubdid Pusat III 2016 sd Sekarang

1. Melindungi fisik dan informasi arsip dinamis

dari kerusakan dan kehilangan sehingga

kebutuhan akan ketersediaan, keterbacaan,

keutuhan, otentisitas dan reliabilitas arsip

tetap dapat terpenuhi;

2.Mengatur akses arsip dinamis sehingga dapat

dicegah terjadinya penyalahgunaan arsip

oleh pihak-pihak yang tidak berhak untuk

tujuan dan kepentingan yang tidak sah.

1.Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis:

penggololngan arsip dinamis berdasarkan

pada tingkat keseriusan dampak yang

ditimbulkan terhadap kepentingan dan

keamanan negara, publik dan perorangan.

2.Klasifikasi Akses Arsip Dinamis: penggolongan

pengaturan ketersediaan arsip dinamis

sebagai hasil kewenangan hukum dan otoritas

legal pencipta arsip untuk mempermudah

pemanfaatan arsip.

(2)

Memperhatikan tingkat keseriusan

dampak yang timbul apabila informasi

yang terdapat dalam arsip dinamis

disalahgunakan oleh pihak-pihak yang

tidak berhak untuk tujuan dan

k

ti

tid k

h

kepentingan yang tidak sah.

Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis:

1. Biasa/Terbuka: bila dibuka untuk umum

tidak membawa dampak apapun bagi

Lanjutan Prinsip Klasifikasi Keamanan...

tidak membawa dampak apapun bagi

kepentingan dan keamanan negara

2. Terbatas: bila diketahui oleh pihak yang

tidak berhak dapat mengakibatkan

terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi

lembaga pemerintah

3. Rahasia: bila diketahui oleh pihak yang

tidak berhak dapat mengakibatkan

terganggunya pelaksanaan fungsi

penyelenggaraan negara, sumber daya

nasional dan/atau kepentingan umum

Pengaksesan arsip dinamis hanya dapat dilakukan

oleh pejabat yang mempunyai kewenangan untuk

akses;

Pejabat yang lebih tinggi kedudukannya dapat

mengakses arsip yang dibuat oleh pejabat di

bawahnya sesuai dengan hierarki kewenangannya

dalam struktur organisasi; dan

Pejabat yang lebih rendah kedudukannya tidak

dapat mengakses arsip yang dibuat oleh pejabat di

atasnya dan yang satu level di luar unit kerjanya

kecuali sebelumnya telah diberikan izin oleh

pejabat yang berwenang.

Penggolongan pengguna yang berhak mengakses

arsip dinamis :

1 Pengguna yg berhak di lingkungan internal :

Lanjutan Prinsip Akses ...

1. Pengguna yg berhak di lingkungan internal :

a. Penentu kebijakan

- Pimpinan tingkat tertinggi : Menteri/kepala

lembaga berhak mengakses seluruh arsip dinamis

di lingkungannya

- Pimpinan tingkat tinggi (satu tingkat di

Pimpinan tingkat tinggi (satu tingkat di

bawah level tertinggi) : Sekjen./ Sestama,

Dirjen./Deputi.

- Pimpinan tingkat menengah (satu tingkat di

bawah level tinggi): Pejabat Eselon II

(3)

b. Pelaksana kebijakan

- Pejabat eselon III, eselon IV pejabat

fungsional tertentu dan pejabat fungsional

Lanjutan Prinsip Akses ...

fungsional tertentu dan pejabat fungsional

umum

c. Pengawas internal

- Pengawasan yang dilakukan oleh Inspektorat

2. Pengguna yg berhak di lingkungan eksternal ANRI:

. e ggu a yg be a d l g u ga e ste al N :

a. Publik

b. Pengawas ekternal: BPK, PBKP

c. Aparat Penegak hukum

Tingkat Kl ifik i Penentu Kebijakan Pelaksana Kebijakan (E l III Pengawas Internal P k No. Klasifikasi Keamanan dan Akses j (Ka.ANRI, Esl.I dan Esl. II) (Esl. III, Esl.IV, pejabat fungsional) (Inspektorat)/ Eksternal (BPK & BPKP) Publik Penegak Hukum 1. Biasa/ Terbuka √ √ √ √ √ 2. Terbatas √ - √ - √ 3. Rahasia √ - √ - √ NO JENIS PENGAMANAN KLASIFIKASI KEAMANAN

BIASA TERBATAS RAHASIA

1 Pemberian Tak ada a Setiap arsip yang Setiap arsip yang

Tanda perlaku

an khusus

berklasifikasi keamanan TERBATAS diberikan tanda teks “TERBATAS” yang diletakkan di tengah-tengah bagian paling atas dan bagian paling bawah dari tiap h l

berklasifikasi keamanan RAHASIA diberikan tanda teks “RAHASIA” yang diletakkan di tengah-tengah bagian paling atas dan bagian paling bawah dari tiap h l

halaman. halaman.

b Tanda teks harus dengan huruf kapital,dicetak tebal dan berwarna merah.

Tanda teks harus dengan huruf kapital,dicetak tebal dan berwarna merah.

NO JENIS PENGAMANAN

KLASIFIKASI KEAMANAN

2 Penomoran Tak ada a Penciptaan dokumen Penciptaan dokumen

Lanjutan Pengamanan Fisik ...

perlaku an khusus

yang memiliki lebih dari 1 halaman diberikan nomor halaman dengan format: <nomor

halaman>/<jumlah halaman seluruhnya>.

yang memiliki lebih dari 1 halaman diberikan nomor halaman dengan format: <nomor

halaman>/<jumlah halaman seluruhnya>.

b N d k dib i N d k dib i

b Nomor dokumen diberi tanda”T-” di depan format nomor. Contoh: T-PW.00/13/2013

Nomor dokumen diberi tanda”R-” di depan format nomor. Contoh: R-PW.00/13/2013

(4)

3 Pengiriman Tak ada

perlaku an

a Internal Internal

Apabila disampaikan Apabila disampaikan Lanjutan Pengamanan Fisik ...

an

khusus secara tidak langsung, maka dokumen harus dimasukkan ke dalam amplop tidak tembus pandang yang disegel, diberi label TERBATAS & diberi nomor serta tgl.

secara tidak langsung, maka dokumen harus dimasukkan ke dalam amplop tidak tembus pandang yang disegel, diberi label RAHASIA dan diberi nomor serta tgl. Apabila disampaikan Apabila disampaikan Apabila disampaikan

secara langsung, maka dokumen dapat tanpa tertutup, dengan syarat bahwa pengiriman tersebut dilakukan ...

Apabila disampaikan secara langsung, maka dokumen dapat tanpa tertutup, dengan syarat bahwa pengiriman tersebut dilakukan ...

secara langsung di antara orang-orang yang memiliki hak perlu

secara langsung di antara orang-orang yang memiliki hak perlu Lanjutan Pengamanan Fisik ...

memiliki hak perlu mengetahui dan dalam suatu area yang aman.

b Eksternal Eksternal

Dokumen harus dimasukkan ke dalam amplop tidak tembus

Dokumen harus dimasukkan ke dalam amplop tidak tembus pandang yg disegel,

diberi label TERBATAS dan diberi no, tgl serta cap. Pengiriman dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:

pandang yg disegel, diberi label RAHASIA dan diberi no, tgl serta cap. Pengiriman dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:

1.Disampaikan langsung oleh orang yang memp n ai hak perl

1.Disampaikan secara langsung oleh orang

ang memp n ai hak Lanjutan Pengamanan Fisik ...

mempunyai hak perlu mengetahui.

2.Dikirimkan oleh suatu jasa kurir yang telah mendapat pengakuan. 3.Dikirimkan melalui jasa pos.

yang mempunyai hak perlu mengetahui. 2.Dikirimkan oleh suatu jasa kurir yang telah mendapat pengakuan. 3.Dikirimkan melalui jasa pos.

4 Pemberkasan Tak ada

perlaku an khusus

a Di depan dan belakang sampul berkas dan label sampul berkas diberi tanda teks “TERBATAS” dengan huruf kapital.

Di depan dan belakang sampul berkas dan label sampul berkas diberi tanda teks “RAHASIA” dengan huruf kapital.

b Tanda teks “TERBATAS” menggunakan warna merah dan k rann a

Tanda teks “RAHASIA” menggunakan warna merah dan k rann a Lanjutan Pengamanan Fisik ...

merah dan ukurannya disesuaikan dengan ukuran sampul berkas dan labelnya.

5 Penggunaan Tak ada

perlaku an khusus a Penggunaan arsip berklasifikasi keamanan TERBATAS hanya diperbolehkan untuk Penggunaan arsip berklasifikasi keamanan RAHASIA hanya diperbolehkan untuk khusus diperbolehkan untuk

orang yang memiliki hak perlu mengetahui.

diperbolehkan untuk orang yang memiliki hak perlu mengetahui. b Di luar ketentuan tersebut, penggunaan arsip berklasifikasi keamanan TERBATAS Di luar ketentuan tersebut, penggunaan arsip berklasifikasi keamanan RAHASIA

(5)

harus berdasarkan ketentuan administrasi

harus berdasarkan ketentuan administrasi Lanjutan Pengamanan Fisik ...

dan peraturan perundang-undangan.

6 Pemindahan Tak ada

perlaku an khusus

Pemindahan harus seizin kepala unit kerja yang bertanggung jawab terhadap penyimpanan arsip tersebut.

Pemindahan harus seizin kepala unit kerja yang bertanggung jawab terhadap penyimpanan arsip tersebut. 7 Pemeriksaan penyimpanan Tak ada perlaku an khusus

Tidak harus dilakukan Pemeriksaan harus dilakukan secara periodik

8 Penggandaan Tak ada

perlaku

a Pembuat dokumen dapat melarang penggandaan

Pembuat dokumen dapat melarang penggandaan Lanjutan Pengamanan Fisik ...

an khusus arsip berklasifikasi keamanan TERBATAS arsip berklasifikasi keamanan RAHASIA b Penggandaan di luar kebutuhan tidak diiizinkan. Penggandaan di luar kebutuhan tidak diiizinkan.

9 Penyimpanan tempat penyimpanan

terkunci dan dalam suatu

tempat penyimpanan terkunci dan dalam

area yang aman. suatu area yang aman.

10 Penyusutan Tak ada

perlaku an khusus

Penyusutan dilakukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Penyusutan dilakukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 1. P t 5. • Aspek ketentuan peraturan perundang-undangan dan NSPK • analisis fungsi Pimpinan pencipta arsip yg berwenang mengesahkan SKKAAD Penentuan Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses 2. Pencantuman Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses pada kolom daftar 4. Menentukan unit pengolah Pengesahan oleh Pimpinan Organisasi analisis fungsi • Aspek analisis risiko;

kolom daftar 3. Pencantuman dasar pertimbangan untuk mengetahui alasan mengapa arsip dikategorikan pada tingkat/derajat klasifikasi keamanan sangat rahasia, rahasia dan terbatas.

unit yg bertanggung jawab terhadap keamanan fisik dan informasi arsip yang dikategorikan sangat rahasia, rahasia dan terbatas.

NOMOR KODE

KLASIFIKASI JENIS ARSIP KLASIFIKASI KEAMANAN HAK AKSES DASAR PERTIMBANGAN UNIT PENGOLAH

1 2 3 4 5 6 7

Pengesahan:

Tempat, tanggal. bulan, tahun Jabatan

Tanda tangan pejabat yang mengesahkan Nama

(6)

Keterangan:

1. Kolom “Nomor”, diisi dengan nomor urut;

2. Kolom “Kode Klasifikasi”, diisi dengan kode angka, huruf atau gabungan angka dan huruf yang akan berguna untuk mengintegrasikan antara penciptaan, penyimpanan, dan penyusutan arsip dalam satu kode yang sama sehingga memudahkan pengelolaan;

sama sehingga memudahkan pengelolaan;

3. Kolom “Jenis Arsip” diisi dengan judul dan uraian singkat yang menggambarkan isi dari jenis/seri arsip;

4. Kolom “Klasifikasi Keamanan”, diisi dengan tingkat keamanan dari masing-masing jenis/seri arsip yaitu sangat rahasia, rahasia, terbatas atau biasa/terbuka;

5. Kolom “Hak Akses”, diisi dengan nama jabatan yang dapat melakukan pengaksesan terhadap arsip berdasarkan tingkat/ derajat klasifikasi; 6. Kolom dasar pertimbangan, diisi dengan uraian yang menerangkan

alasan pengkategorian arsip sebagai sangat rahasia, rahasia dan terbatas;

7. Kolom unit pengolah, diisi dengan unit kerja yang bertanggung jawab terhadap keselamatan dan keamanan fisik dan informasi arsip yang dikategorikan sangat rahasia, rahasia dan terbatas.

Siapakah yang menetapkan

SKKAAD

• Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip

Dinamis (SKKAAD) harus ditetapkan oleh

pimpinan pencipta arsip.

• Pencipta Arsip yang dimaksud adalah lembaga

negara, pemerintahan daerah, lembaga

pendidikan pe sahaan o ganisasi politik

pendidikan, perusahaan, organisasi politik,

organisasi kemasyarakatan.

PRINSIP DASAR PENETAPAN

KLASIFIKASI KEAMANAN ARSIP

DINAMIS ADALAH

:

1. Memperhatikan tingkat keseriusan dampak yang

timbul apabila informasi yang terdapat dalam arsip

dinamis disalahgunakan oleh pihak-pihak yang tidak

berhak untuk tujuan dan kepentingan yang tidak sah;

2. Pengklasifikasian keamanan arsip dinamis harus

dituangkan dalam suatu ketetapan pimpinan berupa

t

t t li

di

t i l

b

i d

pernyataan tertulis yang disertai alasan sebagai dasar

pertimbangan dalam menentukan tingkat klasifikasi.

Prinsip dasar dalam penetapan hak akses arsip dinamis

adalah:

PRINSIP DASAR PENETAPAN

AKSES ARSIP DINAMIS

1. Pengaksesan arsip dinamis hanya dapat dilakukan oleh

pejabat dan staf yang mempunyai kewenangan untuk

akses;

2. Pejabat yang lebih tinggi dapat mengakses arsip yang

dibuat oleh pejabat atau staf di bawahnya sesuai dengan

hierarki kewenangannya dalam struktur organisasi; dan

3 Pejabat atau staf yang lebih rendah kedudukannya tidak

3. Pejabat atau staf yang lebih rendah kedudukannya tidak

dapat mengakses arsip yang dibuat oleh pejabat di

atasnya kecuali sebelumnya telah diberikan izin oleh

pejabat yang berwenang.

(7)

menghambat proses penegakan hukum; k k mengungkapkan memorandum yang dirahasiakan.

ARSIP BOLEH

DIAKSES

APABILA, TIDAK:

mengganggu kepentingan pelindungan HAKI membahayakan hankam negara; mengungkapkan isi

akta autentik yang bersifat pribadi mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang dilindungi merugikan ketahanan ekonomi nasional; merugikan kepentingan

politik dan hubungan luar negeri; NO FUNGSI JENIS ARSIP KLASIFIKASI KEAMANAN HAK AKSES

DAFTAR KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS PADA DIRJEN TANAMANN PANGAN

KEMENTERIAN PERTANIAN RI

Dirjen Setditjen Eselon I Eselon II Es. III Es. IV staf SPI Penegak hukum LSM/ masy Dapat menga kses Seluruh inform asi Dapat mengaks es seluruh informas i dibawah nya, kecuali deputi hrs Dapat mengaks es seluruh informas i dibawah nya, kecuali deputi hrs hrs mendap at ijin hrs mendap at ijin NO KODE KLASIFIKAS I

JENIS ARSIP KLASIFIKASI

KEAMAN AN HAK AKSES PERTIMBANGANDASAR PENGOLAHUNIT

1 KP.07.00 LHPKPN Rahasia Ka.ANRI, Sestama, Karo Hukum dan Kepeg, Kabag Kepeg, yang bersangkutan. Brdasarkan UU No. 14/2008 ps. 17 termasuk dikecualikan krn dapat mengungkap rahasia pribadi Biro Hukum dan Kepega waian Pengesahan: Jakarta, 24 Oktober 2013 Karo Hukum dan Kepegawaian

Zita

Zita Asih Suprastiwi

Nomor _KlasifikasiKode Jenis Arsip _KeamananKlasifikasi _AksesHak _PertimbanganDasar _PengolahUnit

1. DL.01.02 Diklat Pengelolaan

Arsip Dinamis terbuka Semua unit kerja terkait

- Bag Diklat

2. KP.02.02 DP3 Rahasia Kapus Kondite

personal pegawai

Tata Usaha Pusdiklat pegawai

(8)