ANALIS IS S IS TEM BERJALAN
3.1 Profil perusahaan
CV. Dwi Sarana M andiri adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang bahan baku Herbal dan Tea Extract yang didirikan pada tahun 1999. Saat ini CV. Dwi
Sarana M andiri berlokasi di Taman Tekno BSD tahap 3, Bumi Serpong Damai.
Pada awal pendiriannya, perusahaan ini hanya berkonsentrasi pada bidang bahan baku Herbal dengan pangsa pasar perusahaan farmasi modern di Jabotabek dan Bandung. Namun sejak tahun 2002, perusahaan ini mulai mengembangkan bidang usaha Tea Extract dengan memperluas pangsa pasar pada perusahaan makanan dan minuman.
Ada pun untuk bahan baku nya, perusahaan ini mengambil dari kebun yang dikelola sendiri dan bermitra dengan petani. Total karyawan CV. Dwi Sarana M andiri sampai dengan saat ini berjumlah 20 orang.
3.2 S truktur organisasi perusahaan
CV. Dwi Sarana M andiri mempunyai struktur organisasi sebagai berikut ini.
Gambar 3.1 : Struktur organisasi CV. Dwi Sarana M andiri Produksi
Direktur
Akuntansi
Berikut adalah penjabaran mengenai tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari masing-masing bagian yang terdapat dalam struktur organisasi CV. Dwi Sarana M andiri.
Direktur
Direktur merupakan jabatan tertinggi di perusahaan. Jabatan ini dipegang oleh pemilik perusahaan. Berikut adalah tugas dan tanggung jawab direktur :
• Membuat perencanaan strategis perusahaan. • Membuat kebijakan perusahaan.
• Melakukan kegiatan marketing untuk memperluas pasar perusahaan. • Otorisasi schedule produksi.
• Membuat rekap P.O. Akuntansi / Finance
Berikut adalah tugas dan tanggung jawab bagian akuntansi / finance : • Membuat laporan keuangan.
• Otorisasi laporan produksi harian, memo pengiriman produk jadi. • Otorisasi memo pengambilan bahan baku.
Produksi
Berikut adalah tugas dan tanggung jawab bagian produksi : • Memproduksi barang jadi.
• Membuat laporan produksi harian.
• Membuat memo pengambilan bahan baku, memo pengiriman produk jadi. • Membuat schedule produksi
Gudang
Berikut adalah tugas dan tanggung jawab bagian gudang : • Membuat surat jalan bahan baku.
• Otorisasi surat jalan bahan baku dan surat jalan produk jadi.
3.3 Gambaran S istem Berjalan 3.3.1 Kondisi Umum Perusahaan
• Saat ini CV. Dwi Sarana Mandiri mempunyai 20 orang karyawan yang pembagian tugasnya sebagai berikut :
¾ 3 orang menangani proses ekstraksi. ¾ 3 orang menangani proses evaporasi.
¾ 3 orang menangani proses pengeringan dan pengemasan. ¾ 4 orang di bagian gudang.
¾ 2 orang di bagian sopir.
¾ 5 orang di bagian akuntansi & finance.
• Hari kerja karyawan adalah senin – jumat, dalam 1 bulan ada 22 hari kerja, • Jam kerja karyawan untuk 1 hari kerja adalah 8 jam, berlaku untuk seluruh
karyawan.
• Gaji yang dibayarkan kepada karyawan adalah UMR.
• Setiap masuk kerja karyawan harus absen, dengan mengisi daftar hadir. • Letak pabrik dan gudang tidak pada satu lokasi.
• Setiap pelanggan harus memasukkan P.O satu bulan sebelumnya, atau paling lambat 2 minggu sebelumnya.
3.3.2 Proses Produksi • Proses Ekstraksi
M erupakan proses pencampuran antara bahan baku teh kering dengan air, dengan tujuan untuk memperoleh larutan teh. Proses ini melibatkan penggunaan tenaga kerja dan mesin. Proses ini membutuhkan waktu selama 2 jam.
• Proses Evaporasi
M erupakan proses pemekatan larutan teh yang dihasilkan dari proses ekstraksi. Proses ini melibatkan penggunaan tenaga kerja dan mesin. Proses ini membutuhkan waktu selama 4 jam.
• Proses Pengeringan
M erupakan proses dimana larutan pekat teh yang dihasilkan dari proses evaporasi, akan diolah sehingga dihasilkan ekstrak teh dalam bentuk bubuk. Proses ini melibatkan penggunaan tenaga kerja, mesin dan bahan pembantu M altodextrim. Proses ini membutuhkan waktu 10 jam.
• Proses Pengemasan
Pada proses ini ekstrak teh bubuk yang dihasilkan dari proses pengeringan dibungkus dalam kemasan berukuran 10 kg.
3.3.3 Prosedur Sistem Berjalan • Prosedur order produksi
Prosedur ini diawali dengan membuat schedule produksi yang berlaku untuk satu bulan. Ada pun schedule produksi dibuat berdasarkan rekap P.O. Rekap P.O berisi pesanan pelanggan yang dalam kilogram (Kg). Kemudian pesanan pelanggan tersebut dikonversikan ke dalam batch, karena satuan produksi adalah batch. Dimana satu batch berisi 100 K g ekstrak teh.
• Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang
Prosedur ini merupakan prosedur untuk meminta bahan baku dan bahan pembantu dari gudang. Karena gudang dan pabrik tidak terletak di lokasi yang sama, maka CV. Dwi Sarana M andiri memakai sopir sebagai perpanjangan tangan antara bagian produksi dengan bagian gudang. Bagian produksi membuat memo pengambilan bahan baku untuk meminta bahan baku dan bahan pembantu ke bagian gudang. Bagian gudang membuat surat jalan sebagai bukti pengeluaran barang gudang.
• Prosedur produk selesai
Prosedur ini adalah prosedur yang digunakan untuk mencatat produksi produk jadi yang telah selesai dilakukan. Bagian produksi melalui kepala produksi membuat laporan produksi harian untuk merekam produksi yang telah dilakukan. Penyerahan produk jadi dilakukan oleh bagian produksi kepada bagian gudang dengan menggunakan memo pengiriman produk jadi.
3.3.4 Dokumen Sistem Berjalan • Schedule produksi
M erupakan dokumen yang dijadikan acuan kegiatan produksi dilakukan. Dokumen ini dibuat secara bulanan. Dokumen ini dibuat oleh bagian produksi yang diotorisasi oleh bagian produksi dan direktur.
• Memo pengambilan bahan baku
M erupakan dokumen yang digunakan untuk meminta bahan baku dan bahan pembantu ke bagian gudang. Dokumen ini dibuat oleh bagian produksi, kemudian diotorisasi oleh bagian produksi, bagian akuntansi, sopir, dan gudang. Dokumen ini dibuat rangkap 1.
• Surat jalan bahan baku
Adalah dokumen yang digunakan untuk menyertai sopir untuk mengambil bahan baku dan bahan pembantu.
• Laporan produksi harian
Dokumen ini digunakan untuk mencatat kegiatan produksi yang telah dilakukan. Dokumen ini dibuat oleh bagian produksi. Dokumen ini diotorisasi oleh bagian produksi dan bagian akuntansi.
• Memo pengiriman produk jadi
Adalah dokumen yang digunakan untuk menyertai sopir untuk mengantar produk jadi ke gudang. Dokumen ini dibuat 3 rangkap. Rangkap ke-1 untuk bagian akuntansi, rangkap ke-2 untuk bagian gudang, dan rangkap ke-3 untuk bagian pabrik.
3.4 Analisis Masalah
1. Fungsi bagian akuntansi dan bagian finance yang digabung.
Untuk tercapainya pengendalian intern yang baik seharusnya bagian akuntansi dan bagian finance dipisahkan.
Pada CV. Dwi Sarana M andiri fungsi bagian akuntansi dan bagian finance digabung, karena pemilik perusahaan tidak menginginkan terlalu banyak orang yang terlibat dalam organisasi perusahaan.
Bahaya yang mungkin timbul dari digabungkannya bagian akuntansi dan bagian finance adalah terjadinya penyimpangan dalam penggunaan uang perusahaan dan pencatatannya.
2. Kode batch produksi tidak dimuat dalam memo pengambilan bahan baku. Kode batch pada memo permintaan bahan baku ditujukan agar pengambilan bahan baku mencerminkan kebutuhan produksi dari kode batch tersebut.
Sebab dari tidak dimuatnya kode batch pada memo pengambilan bahan baku adalah karena menurut pimpinan perusahaan hal tersebut tidaklah diperlukan. M emo pengambilan bahan baku yang tidak dilengkapi dengan kode batch produksi akan mengakibatkan ketidakjelasan terhadap permintaan bahan yang kemudian dapat berakibat pada tidak akuratnya pencatatan terhadap biaya masing-masing batch produksi.
3. Tidak dimasukkannya biaya-biaya overhead dalam perhitungan biaya produksi. Biaya produksi merupakan hasil penjumlahan biaya bahan baku langsung, biaya tenaga kerja langsung, dan biaya overhead. Sehingga dalam biaya produksi terdiri dari komponen biaya diatas.
M enurut pimpinan perusahaan alasan tidak dimasukkannya overhead dalam biaya produksi, adalah agar biaya produksi tidak terlalu besar dan tidak memberatkan harga jual.
Namun tanpa biaya overhead, maka biaya produksi akan terlihat lebih rendah. Hal ini membuat bias biaya produksi. Perusahaan bisa mengalami kerugian yang besar, karena ada biaya yang tidak diperhitungkan dalam harga jual produk.
4. Tidak lengkapnya dokumentasi terhadap biaya produksi.
Seharusnya setiap kali produksi selesai dilakukan, maka disertai dengan dokumen yang berisi perhitungan biaya produksi yang dilakukan. Bahkan seharusnya laporan biaya tersebut dibuat untuk setiap departemen produksi yang terlibat.
Namun CV. Dwi Sarana M andiri tidak mempunyai dokumentasi biaya terhadap produksi yang telah dilakukan, baik dokumentasi biaya secara keseluruhan maupun dokumentasi biaya untuk setiap departemen produksi nya. M enurut pimpinan perusahaan, hal tersebut dikarenakan diinginkannya kepraktisan dalam perhitungan biaya.
Hal ini mengakibatkan perusahaan kesulitan dalam membuat analisa biaya produksi, terutama untuk setiap departemen produksi.
5. Tidak pernah dilakukannya analisis varians biaya produksi.
Untuk melakukan analisis terhadap biaya produksi, maka haruslah dihitung varians biaya antara biaya standar dan biaya aktual.
Karena CV. Dwi Sarana M andiri tidak mempunyai dokumentasi biaya produksi yang lengkap, maka sulit untuk melakukan analisis varians biaya
produksi. Biaya produksi yang selalu berubah, sementara harga jual cenderung tetap, mendorong pemilik perusahaan untuk melakukan analisis terhadap varians biaya produksi.
Secara langsung tidak ada bahaya yang timbul dengan tidak dilakukannya analisis varians biaya produksi. Namun dengan analisis varians setidaknya dapat membantu pimpinan perusahaan untuk membuat keputusan strategis yang berkenaan dengan biaya produksi.
6. Tidak lengkapnya laporan produksi yang dihasilkan.
Dokumentasi kegiatan produksi setidaknya harus dapat mencerminkan pemakaian faktor-faktor produksi yang digunakan secara lebih jelas dan rinci. Laporan produksi yang saat ini digunakan tidak dapat mencerminkan pemakaian faktor-faktor produksi secara rinci.
Kesulitan yang dihadapi jika laporan produksi tidak disajikan secara rinci adalah ketika terjadinya masalah pada salah satu departemen produksi, maka hal tersebut tidak akan terlihat pada laporan produksi.
3.5 S olusi Masalah
Untuk mengatasi permasalahan yang telah ditemukan dalam kegiatan analisis, maka ditawarkan suatu solusi untuk memecahkan masalah sebagai berikut :
1. Pemisahan antara fungsi akuntansi dan fungsi finance, baik secara struktural organisasi maupun secara tugas yang dikerjakan.
2. M emo pengambilan bahan baku diberi tambahan kolom untuk mengisi kode batch produksi. Hal ini untuk menggambarkan kebutuhan bahan baku untuk setiap batch produksi.
3. Bagian akuntansi memasukkan biaya overhead ke dalam perhitungan biaya produksi, karena overhead merupakan komponen dari biaya produksi.
4. Biaya produksi mulai didokumentasikan dengan menggunakan program komputer untuk menghasilkan laporan biaya produksi yang rinci yaitu untuk setiap batch , dan untuk setiap departemen produksi. Laporan tersebut terdiri dari: laporan biaya produksi per batch, laporan biaya produksi per departemen, laporan varians biaya produksi per batch, dan laporan varians biaya produksi per departemen.
5. Dibuatnya laporan varians biaya produksi per departemen dan per batch sebagai bahan analisis untuk direktur untuk pengambilan keputusan strategis yang berkaitan dengan biaya produksi.
6. Laporan produksi telah dibuat menjadi lebih rinci, yaitu dengan disajikan menjadi dua buah laporan, yaitu: laporan produksi per departemen dan laporan produksi per batch.
