SISTEM INFORMASI RETAIL DEALER MOTOR YAMAHA PADA CV. ANUGRAH MOTOR SURABAYA MENGGUNAKAN BAHASA PEMROGRAMAN BORLAND
DELPHI 5.0
Rinci Kembang Hapsari S.Si.,M.Kom DENDRID SETIYANTI
Fakultas Ilmu Komputer – Universitas Narotama JALAN ARIF RAHMAN HAKIM 51SURABAYA 60117
ABSTRAK
Saat ini hampir seluruh pekerjaan manusia dibantu oleh software komputer, mulai dari mengetik hingga menjalankan mesin sebuah pabrik atau bahkan membuat teknologi baru. Semuanya dapat dilakukan bila kita memilih software yang tepat untuk pekerjaan kita. Namun, tidak semua orang memegang penuh prinsip ini atau bahkan mengacuhkannya. Pada studi kasus kali ini saya mengangkat kasus yang dialami oleh sebuah bidang usaha Dealer Motor Yamaha pada CV. Anugrah Motor Surabaya. Pada perusahaan ini masih menggunakan sistem manual untuk memberikan informasi mengenai Unit motor yang sudah dipersiapkan dalam pelayanan penjualan, penyimpanan data, dan laporan penjualan oleh perusahaan tersebut. Untuk memberikan informasi mengenai Unit Motor, pelanggan harus menunggu pihak Dealer melihat stok unit yang ada secara manual dengan melihat catatan pada surat jalan atau buku. Demikian pula pada saat terjadi transaksi penjualan pelanggan harus mengisikan form pelanggan yang kemudian akan dilengkapi datanya oleh pihak Dealer sampai pada pembayaran dan berakhir pada pengiriman unit, dan kelengkapannya dilakukan secara manual dan pencatatan data yang sama secara berulang-ulang. Ini tentunya akan sangat menurunkan citra perusahaan tersebut.Solusi yang paling tepat adalah menggunakan komputer yang dilengkapi dengan software pembantu yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan tersebut. Namun, karena sulitnya mencari software yang cocok maka salah satu solusi terbaik adalah membuat atau memesan
software yang seusai dengan kebutuhan mereka.Dengan memakai software yang benar-benar dikhususkan untuk mengimplementasikan sistem komputerisasi pada Dealer. Perancangan Sistem Informasi Retail dengan menggunakan bahasa pemrograman Borland Delphi 5.0 maka dapat mempermudah proses transaksi jual beli dan penginputan data. Dengan hanya menanamkan modal yang kecil untuk hasil yang memuaskan itu adalah salah satu prinsip ekonomi yang wajib dipegang oleh para praktisinya.
1 Latar Belakang
Latar belakang dari pemilihan judul “Sistem Informasi Retail pada CV. Anugrah Motor Yamaha” adalah dikarenakan banyaknya masalah yang terjadi didalam menangani sistem. Dalam Era Globalisasi seperti saat ini, penggunaan sarana komputer banyak dibutuhkan. Sistem informasi kini sudah menjadi kekuatan yang menentukan. Sistem informasi menjadi mesin yang mengendalikan pengambilan keputusan di dalam dunia bisnis. Sistem informasi berfungsi sebagai dasar dari semua bentuk pelayanan serta penelitian keIlmuan modern. Sistem informasi dilekatkan dengan segala bentuk system; pendidikan, transportasi, medis, telekomunikasi, militer, proses industri, hiburan, produk- produk kantor dan lain sebagainya. Sistem informasi benar- benar tidak dapat lepas dari kehidupan dunia modern. Sistem informasi akan menjadi pengendali bagi kemajuan baru dalam semua hal, mulai dari pendidikan dasar sampai rekayasa genetika. Pencarian data unit dan data Customer dalam perusahaan tersebut sering kali tercecer. Hal ini menjadi masalah ketika pertanyaan dari client tentang unit dan data kelengkapan unit motor bra langsung dikarenakan harus mencari secara manual dan prosesnya lama.
Dengan adanya sistem informasi retail yang terkomputerisasi diharapkan akan membantu dalam mempermudah dan meningkatkan kualitas kerja dari perusahaan. Arus data customer, stok unit, proses pengurusan faktur, proses pengurusan (STNK,Plat Nomor, BPKB), data bonus, dan data marketing langsung dapat diketahui. Terlebih lagi pada saat terjadi banyaknya transaksi, pertanyaan- pertanyaan dari customer dengan sumber data yang ada akan mengurangi tingkat kesalahan.
Batasan masalah yang akan dikerjakan dalam penyusunan skripsi ini adalah pada sistem
unit, retur), Penjualan (order unit, penjualan unit, retur), proses pembuatan dan penyerahan STNK, Modul Perhitungan Bonus.
Perancangan menggunakan bahasa pemrograman Delphi 5.0 dan MS Access sebagai database.
Adapun kelebihan sistem terkomputerisasi ini adalah pengolahan data dapat dilakukan dengan baik dan benar, dilengkapi pula dengan sistem backup yang mudah, aman dan cepat. Sehingga perusahaan dapat dengan cepat mengakses data laporan harian, bulanan, global bulanan, serta tahunan dengan lengkap dan rapi.
2 Perumusan Masalah
yang menjadi masalah sekarang adalah Bagaimana Merancang dan Membangun sebuah aplikasi perancangan Sistem Informasi Retail? Dimana dengan adanya sistem pelayanan yang dilakukan secara komputerisasi dapat membantu kelancaran pelayanan penjualan, penyimpanan data, dan laporan penjualan.
3 Tujuan
Adapun yang menjadi tujuan dari penulisan ini bagi Dealer Yamaha CV. Anugrah Motor , Surabaya adalah:
1. Untuk memudahkan dan mempercepat pelayanan penjualan bagi Dealer Yamaha CV. Anugrah Motor, Surabaya .
Untuk memudahkan pengawasan proses transaksi dan pengurusan surat-surat penting yang berhubungan dengan unit yang dimaksud.
Sistem Kerja
Gambar Diagram Berjenjang
Sistem informasi retail pada dealer ini dibuat untuk mempermudah pengelolaan data pembelian dan penjualan pada dealer yang selama ini masih menggunakan sistem manual. Mempermudah proses pelayanan pada customer dan cepat memberikan informasi data customer pada saat diperlukan tanpa harus menunggu lama.
Data-data dan contoh yang tertulis dalam penulisan skripsi ini nengenai type unut, harga, dan proses transaksi adalah benar, mengenai data pembeli dan harga yang telah disepakati adalah fiktif, karena data-data nama pelanggan dan harga setelah transaksi sesugguhnya dari perusahaan bersifat rahasia dan tidak dapat dipublikasikan. Namun disini dapat menyajikan sistem kerja dari perusahaan, adapun sistem kerja dari sistem informasi retail tersebut adalah sebagai berikut:
• Proses input user
Terlebih dahulu diinputkan user yang akan menggunakan program. Form ini berisikan hak akses user yang akan diberikan.
Setiap user memiliki hak akses yang berbeda. • Proses master
tertentu. Data yang dimaksud adalah type dan warna motor serta detailnya, menambah dan mengurangi user.
• Proses input customer
Setelah terjadi transaksi maka diinputkan data costumer yang diantaranya memasukkan no. KTP, nama, alamat, tanggal lahir, type unit, warna, cara pembayaran, nama marketing, dan harga yang telah disepakati.
• Proses input pengurusan STNK
Pada proses ini yang di masukkan tanggal pengajuan proses faktur, tanggal faktur jadi, tanggal proses pengajuan STNK, tanggal jadi STNK, berdasarkan ID area yang telah dimasukkan pada proses sebelumya.
• Proses penghitungan bonus
Didalam proses ini user dapat melihat tampilan data customer , bonus masing-masing marketing sesuai data yang telah dinasukkan berdasarkan proses sebelumnya.
• Proses laporan
Laporan keseluruhan dari transaksi yang terjadi pada dealer.
Database
Manajemen basis data meliputi definisi struktur untuk menyimpan informasi dan mekanisme ketepatan untuk memanipulasi informasi. Sistem manajemen basis data adalah kumpulan program yang memungkinkan user untuk membuat dan memelihara sistem. Dengan kata lain sistem manajemen basis data adalah kumpulan data yang saling berhubungan dan satu set program untuk mengakses program tersebut.
Perancangan Sistem
Perancangan Sistem informasi retail adalah perancanga sistem informasi yang mengelola data dan informasi mengenai pembelian dan penjualan suatu unit retail. Adapun unit retail yang di maksud adalah sepeda motor.
Sistem ini akan membantu dealer retail untuk melakukan proses transaksi jual-belinya. Terutama dalam pengolahan stok unit, data costumer, dan data penjualan unit yamaha. Dalam perancangan database ini, proses yang pertama dilakukan adalah menginput data barang,
menginput data costumer dan data penjualan unit.
Teknik Perancangan
Suatu proses pengolahan data terdiri dari tiga tahapan dasar, yang disebut dengan siklus pengolahan data yaitu input (data), processing (data) dan data output (informasi). Tiga tahapan dasar di atas dari siklus, pengolahan data tersebut dapat dikembangkan lebih lanjut, sebagai alat pengembangan siklus pengolahan data tersebut mempunyai empat tahap proses.
1. Mengumpulkan Data
Data dapat diambil dari transaksi yang ada di lapangan. 2. Memanipulasi Data
Mengklarifikasikan data, memudahkan data yang ada di lapangan berupa manual data ke otomatisasi berupa perhitungan dan intisarinya.
3. Menyimpan Data
Data disimpan baik berupa data aktual maupun data 4. Menyiapkan Laporan
Data yang berupa data aktual maupun data pengolahan harus dapat dilaporkan sesuai dengan manajemen perusahaan yang sudah ditentukan.
1. Tabel_Penjualan
No Field Type Data Ukuran Key
1 ID_Motor Text 20 Primary Key
3 ID_STNK Text 20 4 Tgl_Penjualan DateTime 5 Status_Pembayaran Yes/No 6 Uang_Muka Currency 7 Angsuran Currency 8 Tgl_JatuhTempo DateTime 9 Lama_Angsuran Text 2 10 Leasing Text 20 11 CMO Text 20 12 Discount Currency 13 Komisi Currency 14 Marketing Text 20 15 ReturnMemo Memo 2. Tabel_Motor N o Field Type Data Uk ura n Key
1 ID_Motor Text 20 Primar y Key
2 ID_SJ Text 20 3 No_Rangka Text 20 4 No_Mesin Text 20 5 Tipe Text 20 6 Warna Text 20 7 Harga_OT R Currency 8 Thn_Produ ksi Text 4 9 Max_Disco unt Currency 1 0 Status_Terj ual Yes/No 3. Tabel_Customer N o Field Type Data Uk ura n Key 1 ID_Custom er Text 20 Primar y Key 2 Nama_Cust omer Text 50
3 Alamat_Cu stomer Text 80 4 Nama_STN K Text 50 5 Alamat_ST NK Text 80 6 Alamat_Kir im Text 80 7 No_KTP Text 20 8 No_Tlp Text 20 4. Tabel_SJ N o Field Type Data Uk ura n Key
1 ID_SJ Text 20 Primar
y Key 2 No_SJ Text 20 3 Tgl_SJ DateTime 4 No_DO Text 20 5 Tgl_DO DateTime 6 Tgl_Terima brg DateTime
5. Tabel_STNK N o Field Type Data Uk ura n Key
1 ID_STNK Text 20 Primar y Key 2 Tgl_Pengaj uanFaktur DateTime 3 Tgl_Faktur Jadi DateTime 4 Tgl_Pengaj uanSTNK DateTime 5 Tgl_STNK Jadi DateTime 6 Tgl_Penyer ahanKCust DateTime 6. Tabel_User N o Field Type Data Uk ura n Key
y Key 2 Password Text 20
Kesimpulan
Berdasarkan hasil perencangan dan hasil pengujian selama penyusunan dan pembuatan Tugas Akhir ini maka diperoleh kesimpulan :
1. Me mudahkan dan mempercepat pelayanan penjualan bagi Dealer Yamaha CV. Anugrah Motor, Surabaya .
1. Memudahkan pengawasan proses transaksi dan pengurusan surat-surat penting yang berhubungan dengan unit yang dimaksud.
2. Memudahkan dalam membuat laporan penjualan. 3. Lebih efektif dalam pelaksanaan pekerjaan
4. Menghemat biaya operasional, dalam arti pekerjaan yang harusnya dikerjakan lebih dari satu orang dapat dikerjakan oleh satu orang dengan menggunakan sistem komputerisasi.
Kesimpulan
Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada pembahasan masalah di atas, penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Proses entry data secara terkomputerisasi mempermudah pengolahan data transaksi untuk proses pembelian dan penjualan.
2. Pelaporan lebih efektif dan akurat serta dapat dipertanggung jawabkan.
Saran
Penulis sadar tentunya masih banyak sekali kekurangan dalam program ini. Diharapkan pada pengembangan program yang berikutnya program ini akan disempurnakan
Rancangan Program
Dalam rancangan program ini akan dijelaskan tentang sistem operasional dari program aplikasi pencarian tour dan hotel. Program aplikasi dari sistem informasi stok control ini terdiri dari beberapa form menu. Form-form menu tersebut antara lain sebagai berikut :
