APLIKASI PRESENSI KARYAWAN
MENGGUNAKAN BARCODE SLOT READER SLR – 700IR (Studi Kasus : PERUSAHAAN FINNA CATERING)
Indra Warman1 Yogi Firdaus2
ABSTRACT
In the manual system, considered less accurate and less accountable for fraud and errors in reporting the presence of copying data from a large enough attendance card. Coupled with the lack of security systems, this gives the opportunity for manipulation of data if the presence of a continuous monitoring is not done properly. With the help of technology developed at the present time, then an application designed attendance system uses a barcode That contains the card identification number input code of presence as members. At design, users simply swipe card attendance will be read by Barcode Slot Reader SLR-700IR and then the data will be displayed on the PC (Personal Computer). System is created using Visual Basic 6.0 programming language. Of the system obtained in the ease of data processing, such as absenteeism data obtained in the form of graphs and reports the presence of incoming / outgoing and overtime.
Keywords: Barcode Reader, Data Base, Visual Basic 6.0, Absent INTISARI
Sistem absensi manual, dinilai kurang akurat dan kurang dapat dipertanggung jawabkan karena terjadinya penyelewengan laporan kehadiran dan kesalahan dalam penyalinan data dari kartu absensi cukup besar. Ditambah lagi dengan minimnya sistem keamanan, hal ini memberikan peluang adanya manipulasi data kehadiran apabila pengawasan yang kontinyu tidak dilakukan semestinya, sehingga dirancanglah suatu aplikasi sistem absensi menggunakan sebuah kartu barcode yang berisikan nomor identitas anggota sebagai penginput kode absen. Pada rancangan ini, pengguna absensi hanya menggesekkan kartu yang akan dibaca oleh Barcode Slot Reader SLR-700IR dan kemudian data akan ditampilkan di PC (Personal Computer). Sistem dibuat menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0. Dari sistem tersebut diperoleh kemudahan dalam pengolahan data, seperti laporan data absensi karyawan yang didapatkan dalam bentuk grafik dan laporan kehadiran masuk/keluar dan lembur.
Kata Kunci : Barcode Reader, Data Base, Visual Basic 6.0, Absensi
1 Dosen Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknologi Industri, Institute Teknologi Padang 2
PENDAHULUAN
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi telah mengalami percepatan yang tinggi. Keadaan tersebut membuat banyak hal yang dapat dilakukan dengan lebih mudah dan efisien. Oleh karena itu, dengan berkembangnya kemajuan teknologi akan informasi dapat diterapkan ke berbagai bidang. Contohnya, dalam pengisian absensi karyawan.
Absensi karyawan merupakan salah satu faktor penting dalam pengolahan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia (SIM-SDM). Informasi mendalam dan terperinci mengenai kehadiran seorang karyawan dapat menentukan disiplin seseorang karyawan, produktivitas, dan bahkan kemajuan organisasi secara umum.
Pada saat ini Perusahaan Finna Catering pencatatan absensi karyawannya masih menggunakan absensi secara manual yaitu sistem absensinya masih melakukan dengan cara monitoring. Dengan cara tersebut manajemen kehadiran seorang karyawan tidak terkontrol dengan baik. Hal ini sering memberikan peluang adanya manipulasi data kehadiran apabila pengawasan yang kontinyu pada proses ini tidak dilakukan semestinya.
Oleh karena itu pengembangan sistem manajamen data karyawan khususnya dalam pengontrolan absensi sangat diperlukan sekali dalam meningkatkan produktifitas dan kinerja perusahaan tersebut. Berdasarkan uraian masalah di atas, dibutuhkan suatu aplikasi presensi karyawan menggunakan Barcode Slot Reader SLR – 700IR di Perusahaan Finna Catering menggunakan pemrograman Visual Basic 6.0.
PENDEKATAN PEMECAHAN MASALAH
Barcode Reader
Penggunaan barcode reader ini pada Perusahan Finna Catering mempunyai dua keuntungan tambahan. Pertama akan memperkecil kesalahan input yang disebabkan kesalahan operator/user komputer. Kedua, mempercepat proses pemasukan data kehadiran.
Gambar 1. Barcode Slot Reader Dimana pada sistem dengan Barcode Reader menggunakan PC ini, pengontrolan dan pengendalian sistem dilakukan oleh Personal Computer (PC) dan menggunakan Barcode Reader sebagai alat input (input device) ID Card kehadiran [1].
Pengumpulan Data
Dalam penelitian ini penulis mencoba membuat suatu perangkat lunak sistem aplikasi barcode pada proses absensi menggunakan Barcode Slot Reader Seri SLR - 700IR Port USB sebagai input pembaca ID Card yang diimplementasikan pada Finna Catering yang menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0.
Penelitian yang dilakukan untuk menghasilkan data dengan mengumpulkan data serta informasi yang diperlukan menggunakan metode sebagai berikut:
Penelitian Lapangan - Wawancara (Interview)
jawab langsung kepada pihak yang terkait yang dapat memberikan penjelasan langsung ataupun data sebagai pelengkap proses perancangan aplikasi. - Pengamatan (Observation)
Tinjauan dan pengamatan yang dilakukan berkaitan dengan penelitian dilakukan di Catering Finna
Penelitian Kepustakaan
Dalam penulisan ini cara yang pertama penulis sajikan melalui pengamatan data yang dilakukan dengan cara membaca, mempelajari dan mengutip dari buku literatur, serta sumber-sumber lain yang berhubungan erat dengan penulisan ini.
HASIL DAN PEMBAHASAN Rancangan Tampilan
Tampilan Aplikasi Presensi di desain dengan menggunakan software-software yang digunakan. Adapun rancangan kasarnya tampilan adalah sebagai berikut:
a. Tampilan Form Menu Utama
Gambar 2. Form Menu Utama
b. Tampilan Form Absensi Barcode
Gambar 3.Form Absensi Barcode c. Tampilan Form Menu Admin
Gambar 4. Form Menu Admin d. Flowchart Sistem
Dalam perancangan sistem ini, alur sistem yang dirancang pada perancangan aplikasi presensi menggunakan barcode Slot Reader SLR – 700IR di Perusahaan Finna Catering adalah sebagai berikut:
1. Flowchart Menu Utama
Gambar 5. Flowchart Menu Utama e. Flowchart Absensi Barcode
Gambar 6. Flowchart Absensi Barcode
f. Flowchart Menu Admin
Gambar 7. Flowchart Menu Admin 3. Analisa Pembahasan
Pemrograman yang digunakan, yaitu Visual Basic 6.0 [2] dan menganalisa hasil yang diperoleh berdasarkan perancangan sebelumnya. Dari aplikasi yang dihasilkan, dapat diperoleh informasi tentang data–data absensi karyawan yang masuk maupun keluar sehingga pada sistem ini dapat ditampilkan dalam bentuk diagram grafik mengenai kehadiran seorang karyawan.
Saat program dijalankan akan menampilkan proses loading dan setelah loading, akan menampilkan form Menu Utama. Form. Form ini digunakan
menu Login, Presensi, Petunjuk, dan Keluar.
a. Form Menu Utama
Gambar 8. Form Menu Utama - Pada pilihan Login digunakan untuk
menampilkan form untuk memulai masuk ke menu administrator dengan memasukkan Username dan Password yang telah ditentukan.
- Pada pilihan Presensi yang terdapat pada menu utama. Menu Presensi merupakan Form absensi barcode. - Pada pilihan Petunjuk digunakan
untuk menampilkan pesan, menjelaskan fungsi dari opsi – opsi yang ada yang ada di menu utama. - Pada pilhan keluar digunakan untuk
mengakhiri aplikasi atau keluar dari aplikasi.
b. Form Absensi Barcode
Gambar 9. Form Menu Absensi
Pada menu Presensi yang terdapat pada menu utama. Menu Presensi merupakan Form absensi barcode adalah dijalankan yang terdiri dari 3 buah Textbox yaitu menampilkan nomor identitas karyawan, tanggal, dan jam, setelah kartu identitas karyawan tersebut digesekkan ke alat Barcode Slot Reader.
Ketika karyawan menggesekkan kartu barcode, maka pada kotak text1 menampilkan script berikut :
waktu = Time Select Case waktu
Case jam_masuk To jam_masuk1 Timer1.Enabled = True Timer2.Enabled = False Text3.text = Date Text4.text = Time
Case jam_keluar To jam_keluar1 Timer1.Enabled = False Timer2.Enabled = True Text3.text = Date Text4.text = Time
Variabel waktu digunakan untuk menyimpan waktu sekarang. Perintah Select Case waktu digunakan untuk menseleksi waktu sekarang. Perintah Case jam_masuk To jam_masuk1 berarti apabila jam sekarang berada antara jam masuk (batas awal) dan jam masuk1 (batas akhir), maka karyawan dapat melakukan absen masuk. Perintah Case jam_keluar To jam_keluar1 berarti apabila jam sekarang berada antara jam keluar (batas awal) dan jam keluar1 (batas akhir), maka karyawan dapat melakukan absen keluar.
Apabila karyawan berada diluar jam absen, maka form di non aktifkan dalam melakukan pengisian absen.
Gambar 10. Tampilan Form diluar jam absen
Perintah yang dilakukan dengan mengeksekusi Case Else, yaitu apabila waktu jam masuk dan jam keluar sekarang tidak berada antara jam absen maka Text1.text = "" dan Timer1.Enabled = False di non aktifkan dengan menampilkan pesan "Maaf, Anda Sudah Berada Diluar Jam Absen”. Setelah karyawan menggesekkan kartu barcode, maka perintah berikut akan dieksekusi : conn.Close conn.Open "Provider=Microsoft.Jet.OLEDB. 4.0;Data Source=absen.mdb;Persist Security Info=False" RSkaryawan.Open "select count(Nik) as ada from Karyawan where nik='" & Text1.text & "'", conn, adOpenDynamic,
adLockOptimistic
ada = RSkaryawan.Fields("ada") RSkaryawan.Close
RSabsen.Open "select count(nik) as jumlah from absen where nik='" & Text1.text & "' and tanggal like '" & Date & "'", conn, adOpenDynamic,
adLockOptimistic
Perintah conn.Close digunakan
sebelumnya koneksi lain telah tersambung agar tidak terjadi bentrok dengan koneksi sebelumnya. Perintah conn.Open
"Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;Dat a Source=absen.mdb;Persist Security Info=False" digunakan untuk membuka koneksi ke database [3]. Perintah RSkaryawan.Open "select count(Nik) as ada from Karyawan where nik='" & Text1.text & "'", conn, adOpenDynamic, adLockOptimistic digunakan menghitung jumlah record Nik dengan syarat Nik = Text1.text. Perintah ada = RSkaryawan.Fields("ada") digunakan untuk mendeklarasikan variabel ada
sebagai hasil dari
RSkaryawan.Fields("ada"). Perintah RSkaryawan.Close digunakan untuk menutup koneksi yang telah dibuka sebelumnya oleh Rskaryawan. Perintah RSabsen.Open "select count(nik) as jumlah from absen where nik='" & Text1.text & "' and tanggal like '" & Date & "'", conn, adOpenDynamic, adLockOptimistic digunakan untuk meng-query tabel absen dengan syarat tanggal like tanggal sekarang.
c. Form Menu Admin
Setelah login, akan menampilkan menu admin. Dimana form ini terdiri dari form isi data, laporan, setting jam dan logout. Dengan script sebagai berikut :
- Form Isi Data
Pada form ini digunakan untuk mengedit data anggota, mencari data anggota, menghapus data anggota, membuat data anggota karyawan baru, menyimpannya bahkan bisa membatalkannya.
Gambar 12. Form Isi Data Perintah untuk menampilkan Form3 yaitu Form Isi Data dari menu utama, dengan mengesekusi perintah Show. Dengan script sebagai berikut :
Private Sub entry_Click() Form3.Show
End Sub - Form Laporan
Form laporan berfungsi untuk menampilkan data tersimpan di database yaitu menampilkan data anggota karyawan keseluruhan yang dibaca berdasarkan kode kartunya
Pada form ini terdapat 3 option diantaranya adalah option data karyawan, option data absen, dan option grafik data. Pada option pertama, data anggota karyawan digunakan untuk melihat data identitas anggota karyawan secara keseluruhan yang tersimpan di database, dapat di lihat pada gambar 13. Dengan memilih option data anggota karyawan dan klik tombol cetak untuk melihat hasilnya. Gambar 14. merupakan hasil laporan yang diminta.
Gambar 13. Form Laporan Perintah untuk menampilkan Form4 yaitu Form Laporan dari menu utama, dengan script sebagai berikut :
Private Sub lprn_Click() Form4.Show
Gambar 14. Hasil Laporan Data Keseluruhan Anggota Karyawan
Pada option kedua, pilihan data absen digunakan untuk melihat total menit lembur dan menit keterlambatan keseluruhan karyawan, dapat dilakukan seperti gambar 15. Dengan memilih option data absen, frame pilihan akan tampil diantaranya pilihan lembur dan terlambat. Menurut total menit lembur, maka ketika mengklik tombol cetak akan muncul hasil laporan seperti gambar 16:
Gambar 15. Form Cetak Berdasarkan Lembur
Gambar 16. Laporan Total Menit Lembur
Untuk melihat laporan menit keterlambatan yaitu dengan memilih Data Absen, total terlambat seperti gambar gambar 17.. Dan klik tombol cetak untuk menampilkan hasilnya, berikut dapat dilihat pada gambar 18. :
Gambar 17. Form Cetak Berdasarkan Terlambat
Gambar 18. Laporan Total Menit Keterlambatan
Pada option ketiga pada form laporan yaitu grafik. Pada gambar 19. grafik absen dibuat dengan tujuan menampilkan informasi data mengenai jumlah keterlambatan dan jumlah lembur karyawan. Dengan memilih option grafik absen dan menekan tombol cetak, maka akan menampilkan informasi perbandingan antara total terlambat dan total lembur, seperti gambar 20 berikut :
Gambar 19. Form Cetak Grafik Absen
Gambar 20. Laporan Grafik - Form Setting Jam Kerja
Gambar 21. Form Setting Jam Kerja Perintah untuk menampilkan Form5 yaitu Form Set Jam Kerja dari menu utama, dengan mengeksekusi perintah Show.
Private Sub setjam_Click() Form5.Show
End Sub
Form ini digunakan untuk meng-update data jam masuk kerja dan data jam keluar kerja yang telah ditentukan.
Pada Logout yang terdapat di menu admin, digunakan untuk mengakhiri atau keluar dari menu admin. Dengan script sebagai berikut :
Private Sub y_Click() MDIForm1.Show Form11.Visible = False End Sub
KESIMPULAN
Pada penelitian ini aplikasi yang dibuat, maka penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan bahwa pembuatan Rekayasa Perangkat Lunak Sistem Aplikasi Barcode Pada Proses Absensi Menggunakan Barcode Slot Reader SLR – 700IR dapat mempermudah sistem absensi menjadi lebih praktis dan efisien dalam penggunaan dan pendataan data mengenai data kehadiran karyawan. Automatisasi laporan dan manajemen sistem informasi karyawan dapat dilakukan secara otomatis dan meminimalisasi peluang adanya manipulasi data. Selain itu laporan dari sistem yang ditampilkan pada aplikasi ini membantu dalam analisa laporan data dan kehadiran masuk dan keluarnya seorang karyawan.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Zhovin, Arya KH, (2011). Sistem Parkir Dengan Barcode Reader Berbasis Personal Computer (PC) Menggunakan Visual Basic 6.0.Tugas Akhir.ITP.
[2] Supardi Yuniar, (2006). Microsoft Visual Basic 6.0 Untuk Segala Tingkat. Elek Media Komputindo. Jakarta.
[3] Hengky, Alexander, (2011). Membuat Aplikasi Database dengan Visual Basic 6.0. Elex Media Komputindo. Jakarta.
