Penetapan Peranan
Cara-cara menetapkan peranan ¾ Pentadbiran Sistem
¾ Sekuriti
¾ Selenggara Profil Pengguna ¾ Penetapan Tugas
¾ Klik butang CARI untuk carian nama pengguna yang akan diberi peranan
¾ Taip ID / Nama pengguna dan klik Teruskan ¾ Klik bullet pada nama pengguna
¾ Klik butang Tambah untuk menambah peranan ¾ Klik pada MODUL AKTIVITII
¾ Klik pada kotak pilihan untuk tambah capaian peranan
+
¾ Klik butang Simpan¾ Klik Ok
Peranan-peranan terlibat bagi seorang administrator bahagian Modul Pentadbir Sistem
Security Administrator
Work Flow Admin (Personal Records) - [12-1202-026] Work Flow Admin (Workflow) - [12-1202-162]
HR Administrator (Personal Records) - [12-1204-017] Modul Data Perjawatan
Committee Admin [11-009]
Organizational Dev. Specialist [11-006] Manpower Analsyt [11-008]
Remuneration Specialist [11-005] Profil Perkhidmatan
Service Profile Administrator [12-1204-176] Engagement Administrator [12-1204-062] Pengurusan Rekod Peribadi
MODUL DATA PERJAWATAN
Pastikan CO telah mendapat peranan : a. Committee Admin [11-009]
b. Organizational Specialist [11-006] c. Manpower Analyst [11-008]
d. Remuneration Specialist [11-005] A. Business Activity (BA)
1. Untuk papar Struktur Organisasi Pilih Modul Data Perjawatan dari skrin utama
¾ Papar Struktur Aktiviti Organisasi
¾ Taip Kod Aktiviti Organisasi Cth : PAP135* ¾ Klik butang Teruskan
¾ Klik
¾ Klik pada nama organisasi untuk paparan terperinci + 2. Untuk semakan Aktiviti Organisasi
Pilih Modul Data Perjawatan dari skrin utama ¾ Selenggara Aktiviti Organisasi
¾ Klik butang Cari untuk carian aktiviti organisasi ¾ Taip kod aktiviti cth : PAP135*
¾ Klik butang Teruskan
¾ Klik hyperlink untuk pilih rekod
¾ Sekiranya ada perubahan sila kemaskini aktiviti organisasi ¾ Klik butang Hantar
3. Untuk Batal BA
Pilih Modul Data Perjawatan dari skrin utama ¾ Selenggara Aktiviti Organisasi
¾ Klik butang Cari untuk carian aktiviti organisasi ¾ Taip kod aktiviti cth : PAP135*
¾ Klik butang Teruskan
¾ Klik hyperlink untuk pilih rekod
¾ Klik butang Hapus sekiranya ingin menghapus BA
4. Untuk semakan samada BA sudah dihapuskan / tidak dihapuskan Pilih Modul Data Perjawatan dari skrin utama
¾ Papar Struktur Aktiviti Organisasi
¾ Taip Kod Aktiviti Organisasi Cth : PAP135* ¾ Klik butang Teruskan
¾ Klik
B. Business Unit (BU) 1. Papar BU
Pilih Modul Data Perjawatan dari skrin utama ¾ Papar Struktur Unit Organisasi
¾ Taip Kod Unit Organisasi Cth : PAP*135* ¾ Klik butang Teruskan
¾ Klik hyperlink untuk pilih rekod ¾ Klik
¾ Klik pada unit organisasi untuk paparan terperinci +
2. Tambah BU
Pilih Modul Data Perjawatan dari skrin utama ¾ Selenggara Unit Organisasi
¾ Klik butang Tambah untuk menambah unit organisasi baru ¾ Klik butang Cari untuk carian kod unit organisasi induk ¾ Klik butang Hantar setelah selesai masukkan maklumat 3. Kemaskini BU
Pilih Modul Data Perjawatan dari skrin utama ¾ Selenggara Unit Organisasi
¾ Taip Kod Unit Organisasi Cth : PAP*135* ¾ Klik butang Teruskan
¾ Klik hyperlink untuk pilih rekod
¾ Sila kemaskini maklumat dan klik butang Hantar setelah selesai kemaskini. 4. Memindah BU
Cari Kod BU – ( BU yang hendak dipindahkan )
Cari Kod BU Induk– ( BU induk baru yang akan dipindah masuk ) Copy and paste ke notepad/word
Pilih Modul Data Perjawatan dari skrin utama ¾ Selenggara Unit Organisasi
¾ Klik butang Cari untuk carian Kod Unit Organisasi (cari BU yang hendak dipindahkan)
¾ Masukkan Kod Unit Organisasi dan klik Teruskan ¾ Klik butang Teruskan
¾ Klik butang Cari untuk carian Kod Unit Organisasi Induk (cari BU Induk baru yang akan dipindah masuk)
5. Memansuhkan BU
Pilih Modul Data Perjawatan dari skrin utama ¾ Selenggara Unit Organisasi
¾ Klik butang Cari untuk carian Kod Unit Organisasi (cari BU yang hendak dimansuhkan)
¾ Masukkan Kod Unit Organisasi dan klik Teruskan ¾ Klik butang Teruskan
¾ Klik hyperlink Kemaskini Status Unit Organisasi dan klik butang Tambah ¾ Pilih status Mansuh
¾ Masukkan tarikh kuatkuasa dan tarikh luput ¾ Klik butang Hantar
MODUL PENTADBIRAN SISTEM
Pastikan CO telah mendapat peranan : a. HR Administrator [12-1204-017] b. Security Administrator [12-1201-028]
1. Pindah AP (akan memindahkan AP dan CO sekaligus) Pilih Modul Pentadbir Sistem dari skrin utama
¾ Penyelenggaraan Rekod
¾ Kemaskini Profil Pengguna
¾ Pindah AP Ke BU/BA Lain Secara Pukal ¾ Klik butang Cari Jawatan Sebenar ¾ Klik butang Cari
¾ Masukkan kod unit organisasi (kod BU lama CO yang hendak dipindahkan)
¾ Klik butang Teruskan
¾ Tanda pada kotak pilihan untuk pilih Jawatan Penyandang bagi CO yang hendak dipindahkan
¾ Klik butang Cari untuk carian kod unit organisasi (Kod BU baru dimana CO itu akan dipindah masuk
¾ Klik butang Cari untuk carian kod aktiviti organisasi (Kod BA baru dimana CO itu akan dipindah masuk
¾ Klik butang Cari untuk carian No Rujukan Dokumen Pengesahan/Waran
¾ Klik butang Hantar dan klik Ok 2. Menambah Jawatan Sebenar (AP)
Pilih Modul Data Perjawatan dari skrin utama ¾ Selenggara Jawatan Sebenar
¾ Masukkan kod unit organisasi melalui butang Cari – cth : PAP*135* ¾ Masukkan kod aktiviti organisasi melalui butang Cari
cth : PAP*135*B41*
¾ Masukkan Nama Skim Perkhidmatan
¾ Pilih Nama Kumpulan Perkhidmatan dan Nama Klasifikasi Perkhidmatan ¾ Klik pada hyperlink
¾ Klik butang Teruskan
¾ Klik butang Tambah untuk menambah Jawatan Sebenar dan klik Yes ¾ Masukkan - Nama Jawatan Sebenar
Gred Minima dan Gred Maksima
Pilih Status Bekalan
¾ Klik butang Cari untuk carian Kod Pembekal ¾ Masukkan Gelaran Jawatan Sebenar
¾ Klik butang Cari Jawatan Sebenar untuk carian Kod Jawatan Pegawai Penyelia ¾ Klik butang Cari Jawatan Sebenar untuk carian Ketua Jabatan Untuk Perakuan
Pergerakan Gaji
¾ Klik butang Cari untuk carian No Rujukan Dokumen Pengesahan/Waran ¾ PilihKod Status Jawatan sebenar
¾ Pilih Status Kekosongan Jawatan ¾ Klik butang Simpan
3. Putus Sandangan
Pilih Modul Pentadbir Sistem dari skrin utama ¾ Penyelenggaraan Rekod
¾ Kemaskini Profil Pengguna ¾ Kemaskini Profil Pengguna
¾ Masukkan nokp atau nama , klik butang Teruskan
¾ Klik hyperlink nama jawatan pada tajuk Sandangan Semasa ¾ Masukkan Tarikh Luput Sandangan
¾ Klik butang Kemaskini ¾ Klik butang Yes
3. Wujud Sandangan Baru
Cari dahulu kod jawatan sebenar dimana co ini akan diletakkan Copy dan paste ke notepad/word
Pilih Modul Pentadbir Sistem dari skrin utama ¾ Penyelenggaraan Rekod
¾ Kemaskini Profil Pengguna ¾ Kemaskini Profil Pengguna
¾ Masukkan nokp atau nama , klik butang Teruskan ¾ Klik butang Yes sekiranya ingin menambah rekod baru ¾ Masukkan Nama, Status Warganegara dan Status Uniform ¾ Klik butang Hantar dan klik Ok
¾ Klik hyperlink NIL pada tajuk Sandangan Semasa ¾ Klik butang Tambah
¾ Klik butang Cari untuk carian Kod Jawatan Sebenar ¾ Masukkan kod jawatan sebenar yang telah disalin ¾ Klik butang Teruskan
¾ Kemaskini Tarikh Kuatkuasa Sandangan ¾ Pilh status sandangan- 01 Sandangan Tetap ¾ Klik butang Hantar
SEKURITI
1. Mengaktif ID Pengguna
Pilih Modul Pentadbiran Sistem dari skrin utama ¾ Sekuriti
¾ Selenggara Profil Pengguna ¾ Mengaktif ID Pengguna
¾ Masukkan ID atau nama pengguna ¾ Klik butang Teruskan
¾ Klik pada hyperlink id pengguna ¾ Klik butang Yes dan Ok
2. MenyahAktif ID Pengguna
Pilih Modul Pentadbiran Sistem dari skrin utama ¾ Sekuriti
¾ Selenggara Profil Pengguna ¾ Menyahaktif ID Pengguna
¾ Masukkan ID atau nama pengguna ¾ Klik butang Teruskan
¾ Klik pada hyperlink id pengguna ¾ Klik butang Yes dan Ok
3.Set semula ID yang bertindih
Pilih Modul Pentadbiran Sistem dari skrin utama ¾ Sekuriti
¾ Set semula Status Log Masuk
¾ Masukkan ID atau nama pengguna ¾ Klik butang Teruskan
¾ Klik pada hyperlink id pengguna ¾ Klik butang Yes dan Ok
4.Set semula ID yang telah disekat
Pilih Modul Pentadbiran Sistem dari skrin utama ¾ Sekuriti
¾ Set semula Status Log Masuk
¾ Masukkan ID atau nama pengguna ¾ Klik butang Teruskan
¾ Klik pada hyperlink id pengguna ¾ Klik butang Yes dan Ok
Dan
¾ Set semula Kata Laluan
¾ Masukkan ID atau nama pengguna ¾ Klik butang Teruskan
¾ Klik pada hyperlink id pengguna ¾ Klik butang Yes dan Ok
ALIRAN KERJA
Wujud Group Verifier (Kumpulan Pengesah Rekod) 1. Pastikan CO berkenaan mendapat peranan
Workflow Administrator (Workflow) – [12]-[1201]-[162] Workflow Administrator ( Personal Record ) – [12-1202-026] 2. Wujud kumpulan dan Sahkan kumpulan
Pilih Modul Pentadbir Sistem dari skrin utama ¾ Pilih Aliran Kerja
¾ Selenggara Aliran Kerja ¾ Selenggara Peraturan
¾ Pada medan modul Penghantar - Pilih Aliran Kerja
¾ Klik hyperlink pada tajuk Pengesahan Kumpulan WF-001 ¾ Klik butang Tambah
¾ Klik sub menu Penghantar
¾ Pada medan peraturan 1 - Pilih Business Unit - Klik butang Cari
- Pilih Unit Organisasi
- Tandakan pada kotak disebelah nama Unit Organisasi cth : Bahagian teknologi
Maklumat, Sektor Keselamatan Dasar ICT dan lain-lain.
- Klik butang Tambah
¾ Pada medan peraturan 2 - Klik butang Cari untuk carian CO yang mengesahkan kumpulan. (cth : Security
Admin level 1 & 2) 3. Untuk wujudkan ahli kumpulan
¾ Pilih Modul Pentadbir Sistem dari skrin utama ¾ Pilih Aliran Kerja
¾ Selenggara Kumpulan
¾ Klik butang Cari untuk carian Kod Unit Organisasi ¾ Klik butang Teruskan
¾ Klik butang Tambah
¾ Masukkan kod cth: PR-003-BTMK-1 (pastikan sesuai dan
bermakna)
¾ Masukkan Nama Kumpulan ¾ Masukkan Tarikh Berkuatkuasa
¾ Klik butang Simpan – klik Ok
¾ Klik butang Yes – untuk menambah ahli kumpulan ¾ Klik butang Tambah
¾ Klik butang Teruskan
¾ Tanda pada kotak nama CO – (untuk menjadi ahli kumpulan) ¾ Klik butang Tambah
¾ Klik butang Yes
¾ Klik pada hyperlink yang diwujudkan ¾ Klik butang Hantar dan klik butang Yes 4. Untuk Sahkan kumpulan
¾ Pilih Modul Pentadbir Sistem dari skrin utama ¾ Pilih Aliran Kerja
¾ Selenggara Kumpulan
¾ Pengesahn Maklumat Kumpulan ¾ Klik hyperlink pada subjek
¾ Pilih Status Pengesahan – Diluluskan ¾ Klik butang Hantar
5. Set W/Flow untuk PR-003
¾ Pilih Modul Pentadbir Sistem dari skrin utama ¾ Pilih Aliran Kerja
¾ Selenggara Aliran Kerja ¾ Selenggara Peraturan
¾ Pada modul Penghantar - Pilih Pengurusan Rekod Peribadi ¾ Klik hyperlink pada tajuk - Penghantaran Pengemaskinian Rekod
Peribadi (PR-003) ¾ Klik butang Tambah
¾ Klik sub menu Penghantar
¾ Pada medan peraturan 1 - Pilih AGENCY (cth : KPM) atau Pilih BUSINESS UNIT ( cth : BTMK) - Klik butang Cari untuk carian Unit
Organisasi
- Tandakan pada kotak sebelah nama Unit Organisasi
- Klik butang Tambah dan klik Ok
¾ Pada medan peraturan 2 - Pilih SERVICE GROUP
- Klik butang Cari untuk carian
- Pilih Kumpulan Perkhidmatan ( cth : Kumpulan Sokongan)
- Klik butang Hantar ¾ Klik sub menu Penerima
¾ Pada medan Diterima Oleh - pilih GROUP
¾ Pada medan Kumpulan Agensi - klik butang Cari untuk cari kumpulan pengesah rekod yang
telah diwujudkan
¾ Klik radio button pada nama kumpulan ¾ Klik butang Hantar
