5.1 Kesimpulan
Kesimpulan setelah penulis melakukan observasi dan penelitian terhadap kinerja wiraniaga di PT. XYZ antara lain:
- Perusahaan hanya mengandalkan tele marketing, tidak ada salesman yang langsung berkunjung ke outlet
- Jumlah pelanggan PT. XYZ terlalu sedikit. Perusahaan harus menambah jumlah pelanggan agar penjualan produknya meningkat - Keterbatasan truk dari pihak ekspedisi sehingga membuat
terhambatnya proses pengiriman barang
- Tidak ada strategi khusus untuk mempertahankan pelanggan agar tetap loyal kepada perusahaan
- Cash flow PT. XYZ yang kurang baik. Perbandingan antara kredit dan cash adalah mencapai 80% - 20%. Dari 80% ini sebanyak 85%
pelanggan molor melunasi piutang selama 1 - 3 minggu dari tanggal jatuh tempo. Dan sisanya sebanyak 15% pelanggan melakukan pembayaran molor lebih dari 4 minggu dari tanggal jatuh tempo
5.2 Rasionalisasi
- Apabila PT. XYZ tidak melakukan perubahan pada sistem kerjanya, maka kinerja penjualan tidak akan maksimal. Hal ini dikarenakan semakin ketatnya persaingan sehingga makin mudah bagi pelanggan untuk berpindah kepada perusahaan pesaing. Maka diperlukan upaya aktif dari perusahaan untuk meningkatkan penjualan yakni dengan memaksimalkan tenaga salesman.
- Perusahaan memiliki jumlah pelanggan yang belum menyebar secara merata. Untuk meningkatkan penjualan diperlukan usaha memperluas pasar dengan cara menambah jumlah pelanggan. Dengan adanya salesman dapat berguna untuk menambah pelanggan dan memperluas
pasar. Karena sebenarnya masih banyak kota-kota potensial lain yang masih belum digarap dengan baik oleh PT. XYZ.
- Perusahaan harus berusaha menambah jumlah armada untuk memenuhi tiap order pelanggan dengan cara melakukan kerjasama dengan banyak ekspedisi atau dengan cara menyediakan armada sendiri.
- Perusahaan harus memiliki strategi khusus untuk mempertahankan pelanggan untuk tetap loyal terhadap perusahaan, dan perlu adanya upaya khusus dari perusahaan dalam mengelola pelanggan pasif agar menjadi pelanggan aktif. Karena biaya untuk mempertahankan pelanggan lama jauh lebih murah daripada jika harus mencari pelanggan baru.
- Cash flow PT. XYZ yang kurang baik tentunya berdampak pada kinerja keuangan perusahaan. Maka perusahaan harus melakukan upaya untuk memperkecil persentase piutangnya.
5.3 Saran
5.3.1 Rekomendasi untuk menggunakan tenaga salesman
Berikut ini saran penulis yang berhubungan dengan analisa strength- opportunites, yakni dengan merekomendasikan perusahaan untuk menggunakan tenaga salesman. Selain tetap memperhatikan kualitas dan harga produk, perusahaan harus menyediakan tenaga salesman untuk meningkatkan penjualan, memperluas pasar, dan mencari pelanggan baru.
Penulis merekomendasikan perusahaan untuk menggunakan tiga tenaga salesman dengan rincian wilayah sebagai berikut:
- salesman 1: bertanggung jawab di Jawa Barat
- salesman 2: bertanggung jawab di DKI Jakarta dan JABOTABEK - salesman 3: bertanggung jawab di Jawa Tengah
Berikut ini daftar biaya per bulan yang harus disediakan untuk mempekerjakan tiga salesman:
1. Gaji pokok : Rp 600.000 x 3 salesman : Rp 1.800.000,- 2. Insentif gaji(dengan asumsi rata-rata omzet per bulan Rp 1.500.000.000,-) (Rp 1.500.000.000,- x 0,15%)x3sales : Rp 6.750.000,- 3. Biaya BBM : Rp 1.000.000 x 3 sales : Rp 3.000.000,- 4. Biaya inap :(Rp 75.000x24hari)x3 sales : Rp 5.400.000,-
Total biaya salesman perbulan: Rp 16.950.000,-
Ket: Biaya konsumsi menjadi tanggungan pribadi
5.3.1.1 Penerapan Sales Force Management
PT. XYZ perlu melakukan pembenahan pada sistim kerja wiraniaga, yaitu Penerapan Sales Force Operation Management. Yaitu dengan cara antara lain:
pembagian wilayah kerja secara geografis, penggunaan routing and mapping, penerapan Customer Record Card, Book Month, dan pencarian pelanggan baru.
5.3.1.2 Pembagian Wilayah Kerja secara Geografis
Pembagian wilayah didasarkan tidak memilah-milah berdasar outlet yang dikunjungi, namun berdasarkan arah mata angin, antara lain: utara, selatan, barat, timur, dan wilayah pusat. Penulis bergerak di area Surabaya saja, pelanggan yang ada di Surabaya terbagi menjadi dua wilayah yakni Surabaya barat dan Surabaya timur.
Agar dapat maksimal pembagian area di Surabaya ini, maka penulis beranggapan jika perlu adanya strategi coverage dan penetration. Coverage mengandung arti agar salesman dapat membuat jadwal kunjungan yang teratur, menambah frekuensi kunjungan, dan mencari pelanggan baru di daerah distribusi yang ditanganinya. Penetration mengandung arti agar salesman dapat lebih meningkatkan keakraban dengan para pelanggannya sehingga dengan semakin akrabnya ini maka diharapkan dapat memudahkan salesman dalam meningkatkan penjualan dari outlet pelanggan tersebut.
Adapun area kunjungan wiraniaga yang penulis maksudkan untuk PT.
XYZ, anatara lain meliputi:
∗ Wiraniaga 1: bertanggung jawab di Jawa Barat
∗ Wiraniaga 2: bertanggung jawab di DKI Jakarta dan JABOTABEK
∗ Wiraniaga 3: bertanggung jawab di Jawa Tengah
Wiraniaga wajib untuk mengunjungi semua pelanggan yang ada di daerah tanggung jawab distribusinya. Pembuatan peta juga harus dilakukan wiraniaga agar waktu yang digunakan untuk mengunjungi outlet-outlet pelanggan perusahaan dapat berjalan dengan searah dan efektif. Dengan melakukan langkah- langkah ini maka biaya operasional dapat berjalan secara efektif dan efisien karena setiap bulan dapat ditetapkan besarnya biaya operasional ini.
5.3.1.3 Pembuatan Rute Perjalanan (Routing) dan Peta Outlet (Mapping)
Hal ini perlu dilakukan perusahaan agar kinerja wiraniaga lebih sistematis, teratur, dan tepat sasaran. Rute perjalanan ini dapat membantu wiraniaga mengenali, bertanggungjawab, dan tidak keluar dari ketentuan area yang sudah ada. Selain itu untuk mempermudah pencarian outlet diperlukan mapping atau peta outlet setiap area. Hal ini juga untuk memudahkan perusahaan untuk melakukan controlling terhadap wiraniaganya. Dengan adanya mapping dan routing wiraniaga dapat lebih mengefektifkan waktu sehingga wiraniaga akan mempunyai waktu luang untuk mencari pelanggan baru.
¾ Rute perjalanan
Merupakan jadwal kunjungan yang dibuat berdasar segi geografis wilayah. Yang terdapat dalam rute perjalanan, anatara lain: hari, nama jalan, nama outlet yang akan dikunjungi, dan jadwal kunjungan minggu awal sampai minggu keempat. Tujuan pembuatan rute perjalanan, anatara lain:
Untuk mengoptimalkan waktu kunjungan ke outlet
Mengefektifkan waktu wiraniaga agar memiliki waktu untuk mencari pelanggan baru
Untuk membatasi wilayah wiraniaga yang 1 dengan wiraniaga yang lain
Rencana pembuatan rute perjalanan bagi wiraniaga bertujuan untuk membantu perusahaan agar aktivitas wiraniaganya tidak mengalami penumpukan pada satu wilayah yang sama. Pengerjaan terhadap wilayah yang sama oleh dua orang wiraniaga akan menimbulkan kericuhan, selain ketidakteraturan hal ini juga membuang waktu. Oleh sebab itu wiraniaga harus memiliki rute sendiri-sendiri sesuai dengan area yang sudah ditentukan oleh perusahaan.
¾ Mapping
Merupakan cara mengenali pelanggan melalui peta. Dengan adanya peta, seorang wiraniaga yang baru dapat bekerja dengan lebi efisien.
Keuntungan menggunakan mapping adalah memudahkan evaluasi area tertentu baik pertumbuhan pelanggan maupun pertumbuhan omzet.
Melalui mapping pemilik dapat melakukan controlling dengan cepat dan tepat.
5.3.1.4 Customer Record Card
Customer Record Card adalah daftar pelanggan yang di dalamnya terdapat antara lain: tanggal order, nama produk, banyak, jumlah rupiah, jatuh tempo, rektur, tanda tangan, cek administrasi, dan keterangan. Keuntungan menggunakan Customer Record Card adalah memudahkan wiraniaga dalam melakukan kontrol kunjungan dan dalam melakukan evaluasi terhadap outlet dalam membeli produk perusahaan.
Contoh dari Customer Record Card:
Nama Outlet/ Pelanggan: Toko ABC No Tanggal
Pesan
Nama Produk
Jumlah Pesanan
Jumlah Rupiah
Jatuh Tempo
Retur TT Cek Admin.
Ket.
1
2,dst
Tabel 5.1 Customer Record Card
5.3.1.5 Book Month
Merupakan laporan bulanan yang dibuat wiraniaga untuk mengetahui penjualan saat ini yang sedang terjadi. Memuat penjualan dari berbagai produk berdasar satuan yang dihitung per minggu dan perkembangan pelanggan baru.
Melalui Book Month, dapat diketahui poin produk calling per hari, effective call, jumlah rupiah dari penjualan atas produk, nama pelanggan yang membeli, dan nama pelanggan baru. Book Month ini dapat digunakan untuk memantau perkembangan penjualan dari hari per hari, minggu per minggu, bulan per bulan, dan pertumbuhan pelanggan baru.
Kegunaan Book Month bagi wiraniaga adalah dapat memacu wiraniaga untuk mengetahui perkembangan penjualan yang telah dilakukan, melihat produk- produk yang perlu penanganan khusus dalam penjualan, melihat prestasi yang dicapai wiraniaga yang bersangkutan dan banyaknya pelanggan baru yang bisa dicapai.
Dengan menggunakan book month, penjualan masing-masing wiraniaga dapat diketahui, dengan demikian akan memudahkan pemilik dalam melakukan contolling. Selain itu book month juga dapat digunakan sebagai rapor bagi wiraniaga dalam hubungannya dengan pemberian bonus dan insentif.
5.3.1.6 Standar Pola Kerja
Standar pola kerja harus dibuat oleh perusahaan agar sales force dapat mengatur waktu secara efektif dan efisien antara jumlah pelanggan yang harus di kunjungi dengan jarak tempuh dari pelanggan yang 1 ke pelanggan yang lain beserta salam percakapan dan cek stok serta penurunan barang.
Isi dari standar pola kerja meliputi, antara lain: rencana kunjungan, proses administrasi, mempersiapkan barang bawaan, waktu tempuh kantor ke outlet, waktu tempuh antar 7 outlet, waktu istirahat, total waktu non produktif, total waktu kerja/ hari, dan sisa waktu produktif di 8 outlet. Sisa waktu produktif akan digunakan wiraniaga untuk basa-basi(salam, percakapan), cek stok, presentasi produk, dan mengatasi keluhan maupun masukan pelanggan.
Simulasi Rincian Pekerjaan Wiraniaga:
No Rincian Pekerjaan
Waktu (menit)
Waktu (%)
1 Merencanakan Kunjungan 7 outlet 10 2%
2 Purchase order 5 1%
3
Mendata kembali barang-barang yang akan dikirim
& dibawa ke outlet-outlet 10 2%
4 Waktu dari kantor ke outlet 1 45 8,3%
5 Total waktu untuk ke semua outlet 100 19%
6 Waktu istirahat 60 11,1%
7 Total waktu non produktif 230 43%
8 Total waktu kerja 540 100%
9 Total waktu di outlet 310 57%
Tabel 5.2 Simulasi Standar Pola Kerja Wiraniaga
Waktu rata-rata pelanggan di setiap outlet adalah 310: 7 = 44,2 menit. Jadi dalam waktu yang tersedia tersebut wiraniaga melakukan aktivitas yang meliputi:
salam, cek stok, mengatasi keluhan-keluhan, dan menggali kebutuhan.
Melihat kondisi perusahaan yang membutuhkan pelanggan baru, standart pola kerja wiraniaga harus ditingkatkan waktu di outlet dikurangi hingga 10-15 menit sedangkan sisa waktunya digunakan oleh wiraniaga untuk mencari pelanggan baru di sekitar daerah yang dikunjungi saat itu. Dengan sistem ini diharapkan akan memudahkan wiraniaga untuk mengatur jadwal kunjungan untuk calon pelanggan yang akan menjadi pelanggan baru. Selain itu hal ini juga lebih menghemat biaya operasional dibandingkan dengan wiraniaga diberikan waktu khusus selama satu hari atau dua hari untuk melakukan pencarian pelanggan baru.
5.3.1.7 Kompensasi (Gaji dan Insentif)
Perusahaan dalam menjual produk memerlukan jasa wiraniaga. Untuk membuat wiraniaga dapat bekerja secara optimal, maka diperlukan adanya pemberian reward. Bentuk reward ada 3 macam, yaitu: gaji pokok, insentif, dan bonus per akhir tahun. Gaji pokok akan diberikan setiap bulan. Sedangkan untuk insentif diberikan menurut banyaknya volume penjualan. Hal ini harus dilakukan perusahaan dengan tujuan untuk memotivasi wiraniaga agar bekerja secara optimal dan sesuai dengan target yang telah perusahaan tetapkan.
5.3.1.8 Gaji Pokok
Gaji pokok yang diberikan sebaiknya tidak terlalu besar atau terlalu kecil.
Karena jika terlalu besar akan berdampak pada kurang termotivasinya wiraniaga dalam mengejar target. Namun sebaliknya jika gaji pokok yang diberikan terlalu kecil juga akan berdampak kurang baik. Lebih baik kita bermain di bonus insentif agar pencapain target lebih mudah dicapai. Jadi sebaiknya perusahaan memberikan gaji pokok sebesar Rp 600.000,-
Simulasi gaji dan bonus insentif minimal yang akan didapatkan salesman perbulan: Dengan target penjualan Rp 1.5 M dan pencapaian minimal 70% maka akan mendapatkan bonus insentif sebesar 0.05%. Perhitungannya:
- Pencapaian minimal: Rp 1.5 M x 70% = Rp 1.050 M
- Bonus insentif : Rp 1.050 M x 0.05% = Rp 525.000 - Gaji Pokok : = Rp 600.000 Total pendapatan minimal yang diterima salesman perbulannya= Rp 1.125.000 Dari simulasi diatas dapat dilihat bahwa total pendapatan minimal yang akan diterima salesman perbulannya adalah Rp 1.125.000. tentunya pendapatan tersebut didapat jika salesman mampu memenuhi pencapaian target penjualan minimum yang sudah ditetapkan oleh perusahaan. Nilai pendapatan tersebut tidak terlalu rendah, juga tidak terlalu tinggi. Maka jika salesman ingin mendapatkan gaji yang lebih tinggi, mereka harus berupaya untuk terus meningkatkan omzet penjualannya untuk mendapatkan bonus insentif yang lebih besar.
5.3.1.9 Insentif Berdasarkan Volume Penjualan
Insentif berdasarkan volume penjualan adalah bentuk insentif yang memang diatur untuk meningkatkan kinerja wiraniaga agar target penjualan dapat tercapai. Hal ini cukup efektif untuk mendorong penjualan secara maksimum.
Wiraniaga akan mendapatkan insentif seperti yang tercantum berikut ini:
No Pencapaian Target(%) Besar insentif(%)
1 70 – 79 0.05
2 80 – 89 0.10
3 90 – 100 0.15
Tabel 5.3 Pencapaian Insentif Wiraniaga
Wiraniaga Target Pencapaian Insentif Perolehan(Rp)
1 1.5 M 1.125 M (75%) 0.05% 562.500
2 1.5 M 1.2 M (80%) 0.10% 1.200.000
3 1.5 M 1.275 M (85%) 0.10% 1.275.000
4 1.5 M 1.350 M (90%) 0.15% 2.025.000
5 1.5 M 1.425 M (95%) 0.15% 2.137.500
Tabel 5.4 Simulasi Insentif Wiraniaga
5.3.1.10 Bonus
Yang terakhir adalah bonus. Bonus diberikan pada akhir tahun oleh perusahaan. Agar wiraniaga termotivasi untuk memperoleh bonus ini, maka perusahaan dapat mendasarkan sistim kerja bonus ini dalam bentuk Sales Force Competition. Artinya wiraniaga akan memperoleh bonus dengan bersaing dengan wiraniaga lain, dimana penilaian diukur dari sampai sejauh mana wiraniaga dapat mencapai target penjualan dalam setiap tahunnya. Yang mencapai target penjualan dalam setahun yang tertinggilah, yang akan mendapatkan bonus dari perusahaan. Bonus ini berupa pemberian uang kembali, sejumlah total pencapaian target penjualan yang telah diperoleh dalam setahun. Dengan ini maka kinerja wiraniaga satu dengan wiraniaga lain akan termotivasi untuk terus mencapai target dalam tiap bulannya agar bonus pada akhir tahun dapat diperoleh.
Perusahaan jelas diuntungkan, mengingat wiraniaga menjadi terus termotivasi melakukan pencapaian target secara terus-menerus dalam tiap bulannya, hasilnya penjualan akan terus dapat meningkat.
5.3.1.11 Punishment
Selain pemberian bonus instentif dan bonus tahunan, perusahaan juga harus memberikan punishment terhadap kinerja salesman jika tidak dapat memenuhi target minimum penjualan. Seperti sudah dijelaskan diatas bahwa pencapaian target minimum adalah 70% dari target penjualan.
Jika salesman yang bersangkutan tidak dapat mencapai target minimum tersebut maka perusahaan memberikan sanksi/punishment berupa:
Kesalahan Sanksi - tidak mencapai target penjualan untuk
pertama kalinya
- tidak mencapai target penjualan untuk kedua kali
- tidak mencapai target penjualan tiga kali berturut-turut
- tidak mencapai target penjualan untuk empat kali berturut-turut
- pemotongan bonus insentif sebesar 50%
- pemotongan bonus insentif sebesar 75%
- tidak mendapatkan bonus insentif, dan mendapatkan Surat Peringatan untuk yang pertama kali.
- tidak mendapatkan bonus insentif, dan mendapatkan Surat Peringatan kedua kali, dan sekaligus dilakukan pemecatan/PHK
Tabel 5.5 Daftar punishment
Dengan adanya sanksi yang tegas dari perusahaan, akan membuat wiraniaga bekerja lebih serius dan lebih bertanggung jawab terhadap pekerjaannya. Wiraniaga tidak hanya termotivasi terhadap bonus-bonus yang ada, tetapi mereka juga akan berusaha untuk mencapai target yang sudah ditetapkan untuk menghindari sanksi.
5.3.1.12 Time and Motion Study
Merupakan pendampingan yang dilakukan pemilik atau supervisor dalam hal ini sebagai atasannya, terhadap wiraniaga dalam 1 hari kerja. Pendampingan ini mengikuti jadwal rutin kerja yang dimiliki oleh wiraniaga dalam sehari-hari bekerja. Proses pendampingan ini dilakukan 2 kali, yakni dengan sepengetahuan wiraniaga, maupun tanpa sepengetahuan wiraniaga. Tujuan melakukan ini adalah untuk mengetahui kinerja wiraniaga selama ini, sudah rajin atau masih kurang semangat atau cenderung malas dalam bekerjanya.
Ini mengingat kenyataan di lapangan yang sering kali terjadi, yakni bahwa wiraniaga lebih rajin bilamana di dampingi/ di ikuti oleh atasannya sepengetahuan dari wiraniaga, dibandingkan bila wiraniaga di dampingi/ di ikuti tanpa sepengetahuan dari wiraniaga itu sendiri/ di ikuti secara diam-diam.
Contoh Simulasi Time and motion Study
Nama Salesman: Budi
Hari/ Tanggal: Rabu / 6 Februari 2008
Waktu Selisih No Tiba Berangkat Nama Outlet Alamat Di O A/ O K/ Ist Ket
1 8:00 8:34 P.T. XYZ Margomulyo 0:34 1
2 9:15 9:38 A JL. Kedungdoro 0:23 0:41 3, 6 3 9:56 10:24 B JL. Embong Malang 0:28 0:18 4, 5, 7 4 10:39 11:02 C Jl. Pregolan 0:23 0:15 3, 6 5 11:42 12:04 D JL. Kenjeran 0:22 0:40 2, 5
6 12:04 13:04 Istirahat 1:00
7 13:12 13:38 E JL. Ngagel Dka 0:26 0:08 4, 5, 7 8 13:51 14:14 F JL. Dharmahusada 0:23 0:13 4, 5, 7 9 14:38 15:03 G JL. Panjang Jiwo 0:25 0:24 3, 6 10 15:12 15:34 H JL. Raya Juanda 0:22 0:09 3, 6
11 15:34 Pulang
Keterangan: Kategori Produk Sales
Kategori Pekerjaan Di O = Selisih waktu di outlet antara waktu tiba dan waktu berangkat
1 = Administrasi
2 = Prospek A/ O = Selisih waktu antar outlet
3 = Menjual tunai K/ Ist = Waktu di kantor dan waktu istirahat 4 = Menagih
5 = Menunggu 6 = Terima Keluhan 7 = Mengirim Barang
5.3.2 Pencarian Pelanggan Baru
Salah satu cara untuk meningkatkan penjualan adalah dengan menambah jumlah pelanggan. Semakin banyak pelanggan yang dapat kita pelihara maka akan berdampak pada peningkatan penjualan. Perusahaan wajib memberikan program bagi wiraniaga yang bertujuan untuk meningkatkan jumlah pelanggan. Program yang dimaksud memiliki strategi yang bertujuan untuk menumbuhkan rasa percaya pada calon pelanggan. Bila wiraniaga berhasil melakukan program yang dimaksud perusahaan maka calon pelanggan akan tertarik untuk melakukan pemesanan.
Program-program itu dapat berupa:
∗ Membuat company profile dengan mencantumkan nama perusahaan, alamat perusahaan, visi dan misi perusahaan, foto dan gambar perusahaan. Tujuan dari program ini adalah untuk memudahkan wiraniaga dalam memperkenalkan perusahaan kepada pelanggan, dan untuk memberikan rasa percaya pada pelanggan terhadap perusahaan.
∗ Membuatkan kartu nama untuk wiraniaga. Kartu nama tersebut berisi nama, nomor telepon wiraniaga. Nama, alamat, dan nomor telepon perusahaan. Tujuannya adalah untuk memudahkan wiraniaga agar dipercaya oleh pelanggan baru sebagai wiraniaga resmi dari perusahaan.
∗ Memberi discount untuk pelanggan dengan pengambilan barang dengan jumlah tertentu. Tujuan untuk menarik minat pelanggan untuk memesan barang dengan jumlah besar.
∗ Membawa contoh produk secara lengkap, bertutujuan untuk memudahkan wiraniaga dalam menjelaskan tentang spesifikasi dari produk yang hendak di tawarkan kepada pelanggan baru sehingga pelanggan baru menjadi lebih mudah dalam mengenali spesifiksi dari produk yang di tawarkan tersebut.
∗ Perlu adanya training pada wiraniaga untuk menghadapi calon pelanggan. Wiraniaga harus dilatih agar dapat mempersiapkan diri dalam menghadapi situasi dan kondisi calon pelanggan. Bagaimana melakukan presentasi dengan baik, menciptakan atau menggali kebutuhan calon pelanggan, menawarkan solusi, dan melakukan pendekatan sosial.
Dengan melakukan program strategi di atas, maka wiraniaga akan menjadi lebih mudah kerjanya dalam berusaha untuk mencari pesanan dari pelanggan baru.
Pelanggan baru juga akan merasa tertarik untuk melakukan pemesanan, mengingat produk sudah diberi berbagai kemudahan, baik karena ada contoh, spesifikasi yang cukup lengkap, discount, dan adanya profil perusahaan.
5.3.2.1 Promosi lewat YELLOW PAGES
Berikut ini adalah saran yang berhubungan dengan analisa weakness- threat. Salah satu bentuk upaya untuk meningkatkan penjualan yakni dengan melakukan promosi. Promosi yang dilakukan harus tepat sasaran, agar biaya besar yang sudah dikeluarkan menjadi efisien dan efektif dalam membidik pasar yang tepat. Salah satu upaya promosi yang tepat sasaran adalah melalui media Yellow Pages. Karena mayoritas pebisnis menggunakan jasa layanan Yellow Pages.
Karena cakupan wilayah pelanggan PT. XYZ adalah dari Jawa Timur, Jawa Tengah, dan Jawa Barat. Maka penulis merekomendasikan melakukan promosi di empat kota besar yang dapat mewakili tiap wilayah tersebut, yakni kota Jakarta dan Bandung yang mewakili wilayah Jawa Barat, Semarang yang mewakili wilayah Jawa Tengah, dan Surabaya yang mewakili wilayah Jawa Timur.
Penulis merekomendasikan untuk memasang iklan dengan ukuran 7,9 cm x 6 cm. Dengan pertimbangan bahwa ukuran tersebut cukup pas, tidak terlalu besar dan juga tidak terlalu kecil.
Berikut ini adalah rincian dana yang harus dikeluarkan untuk melakukan promosi lewat media Yellow Pages dengan ukuran iklan 7,9 cm x 6 cm:
1. Jakarta :Rp1.700.000/bln x 12 bln :Rp20.400.000 2. Bandung :Rp 696.000/bln x 12 bln :Rp 8.352.000 3. Semarang :Rp 514.000/bln x 12 bln :Rp 6.168.000 4. Surabaya :Rp 771.000/bln x 12 bln :Rp 9.252.000 Total biaya dalam satu tahun :Rp44.172.000
5.3.3 Penambahan armada
Berikut ini merupakan saran yang berhubungan dengan analisa weakness- opportunities. Keterbatasan armada menyebabkan pengiriman terhambat. Dengan terhambatnya pengiriman akan menyebabkan menurunnya service pada pelanggan. Jika hal ini tidak segera diantisipasi maka yang akan terjadi adalah pelanggan akan merasa kecewa dan bukan tidak mungkin pelanggan akan berpindah ke pesaing.
Solusi yang harus dilakukan adalah dengan bekerjasama dengan lebih banyak perusahaan ekspedisi. Namun menurut pengalaman yang sudah terjadi mencari perusahaan ekspidisi yang profesional tidak mudah. Yang dimaksud dengan ekspedisi profesional adalah ekspedisi yang sanggup bertanggung jawab terhadap barang yang dibawa. Bertanggung jawab terhadap keutuhan barang, dan ketepatan waktu pengiriman. Bertanggung jawab untuk menanggung 100%
melakukan ganti rugi jika sampai terjadi barang hilang. Selain hal tersebut yang juga harus dipertimbangkan adalah faktor harga. Harga mahal belum menjamin bahwa ekspidisi tersebut profesional.
Melihat masalah yang dihadapi maka penulis merekomendasikan untuk membeli armada sendiri. Penulis merekomendasikan untuk membeli dua armada.
Berikut ini rincian biaya yang harus dikeluarkan untuk investasi awal membeli dua armada:
1. Truk jenis tronton, merek TOYOTA Dyna 130HP/4000cc
Rp 275.000.000 (harga on the road) x 2 : Rp 550.000.000 2. Biaya kir dan biaya surat ijin tiap 6 bulan sekali : Rp 400.000 3. konsumsi BBM: 1/5 (1 liter untuk 5 km)
asumsi untuk jarak Surabaya-Semarang 395 km, maka konsumsi bahan bakarnya adalah: (395 km ÷ 5 km) x Rp 5.500 : Rp 434.500 4. Pajak Kendaraan Bermotor pertahun : Rp 2.700.000 5. Biaya perawatan 6 bulan sekali : Rp 2.000.000 6. Gaji sopir per bulan : Rp 200.000 7. Uang makan sopir per hari (jika tidak jalan) : Rp 15.000 8. Gaji tambahan sopir per hari (jika jalan) : Rp 75.000 9. Uang makan sopir (jika jalan) : Rp 50.000
Berikut ini perbandingan harga jika menggunakan armada sendiri diabandingkan jika menggunakan jasa ekspedisi:
Asumsi pengiriman barang ke Semarang. Jarak Surabaya-Semarang: 395 km, dengan jumlah tonase 17 ton, dan dengan 3 hari perjalanan
08363 2
No Biaya Pribadi Ekspedisi
1 BBM Pulang-Pergi
((395 km ÷ 5 km) x Rp 5.500) x 2
869.000 -
2 Biaya kir, dll tiap 6 bulan (400.000 ÷ 180hr) x 3 hari
6.666 -
3 Pajak Kendaraan Bermotor:
(2.700.000 ÷ 360hr) x 3 hari
22.500 -
4 Biaya perawatan 6 bulan (2.000.000 ÷ 180hr) x 3 hari
33.333 -
5 Gaji sopir per bulan (200.000 ÷ 30hr) x 3 hari
20.000 -
6 Gaji tambahan sopir 75.000 x 3 hari
225.000 -
7 Uang makan sopir 50.000 x 3 hari
150.000 -
8 Fee ekspedisi Rp 100/kg 100 x 17.000kg
- 1.700.000
TOTAL 1.326.499 1.700.000
Tabel 5.6 Perbandingan biaya ekspedisi
Dari tabel simulasi diatas dapat disimpulkan bahwa biaya yang dikeluarkan jika menggunakan armada sendiri lebih murah jika dibandingkan dengan menggunkan jasa ekspedisi.
Namun demikian jika menggunakan armada sendiri, perusahaan harus menanggung biaya tambahan berupa:
• Biaya investasi awal yang cukup mahal yakni mencapi Rp 550.000.000
• depresiasi kendaraan yang mencapai ± 5 juta per tahunnya
• dan resiko kejahatan selama di perjalanan
Resiko yang dihadapi dengan menggunakan armada sendiri memang jauh lebih besar jika dibandingkan dengan menggunakan jasa ekspedisi. Namun untuk menghadapi masalah yang dihadapi perusahaan cara ini lebih efektif daripada harus menambah kerjasama dengan pihak ekspedisi yang belum tentu profesional dan bertanggung jawab.
5.3.4 Strategi untuk mempertahankan pelangan
Berikut ini merupakan saran yang berhubungan dengan analisa strength- threat. Perusahaan harus memiliki strategi khusus untuk mempertahankan pelanggan untuk tetap loyal terhadap perusahaan, dan perlu adanya upaya khusus dari perusahaan dalam mengelola pelanggan pasif agar menjadi pelanggan aktif.
Karena biaya untuk mempertahankan pelanggan lama jauh lebih murah daripada jika harus mencari pelanggan baru.
Upaya yang dapat dilakukan antara lain:
- Melakukan kunjungan langsung kepada pelanggan pasif oleh salesman. Dengan melakukan kunjungan secara langsung pelanggan yang bersangkutan akan merasa diperhatikan oleh perusahaan.
- Salesman harus mencari informasi kenapa pelanggan sudah tidak lagi melakukan transaksi pembelian kepada perusahaan.
- Salesman harus ramah dan berusaha untuk mengakrabkan diri dengan pelanggan, agar tercipta hubungan yang baik.
- Salesman harus menggali informasi kepada pelanggan tentang produk pesaing PT. XYZ yang mereka jual. Hal ini perlu dilakukan agar perusahaan mengetahui strategi apa yang sekarang diterapkan oleh pesaing. Setelah informasi didapatkan perusahaan harus
bertindak cepat dengan cara memberikan sesuatu yang lebih kepada pelanggan dibandingkan yang dilakukan oleh pesaing.
- Memberi program menarik seperti diskon atau paket liburan.
Program ini berupa:
- Tiap pengambilan produk dengan kelipatan Rp 10.000.000 akan mendapatkan 1 poin.
- Poin dapat ditukarkan dengan:
1. 57 poin : paket liburan ke Bali menginap di Hard Rock hotel selama 3 hari, dan tiket pesawat pulang pergi untuk 2 orang
2. 92 poin : 1 buah HP NOKIA E 90
3. 156 poin : 1 unit Sepeda motor Yamaha Mio
4. 1239 poin : 1 unit mobil TOYOTA Avanza E 1300 M/T VVTi - Perhitungan biaya:
Profit perusahaan sebesar 7 %, dengan pengambilan produk sebesar Rp10.000.000 perusahaan memperoleh profit sebesar Rp 700.000.
perusahaan mengalokasikan 12,86% dari Rp 700.000 untuk poin hadiah.
Jadi untuk 1 poin, perusahaan mengalokasikan: Rp 90.000
1. biaya hotel per malam: Rp 900.000 x 3hari :Rp 2.700.000 pesawat Surabaya-Bali Pulang pergi
dengan Air Asia: (Rp 600.000 x 2P-P) x 2 orang :Rp 2.400.000
Total :Rp 5.100.000
perhitungan poin: Rp 5.100.000 ÷ Rp 90.000 = 57 poin 2. Harga 1 buah HP NOKIA E 90:
Rp 8.248.000 ÷ Rp 90.000 = 92 poin 3. Harga 1 unit sepeda motor yamaha mio:
Rp 14.000.000 ÷ Rp 90.000 = 156 poin
4. Harga 1 unit mobil TOYOTA Avanza E 1300 M/T VVTi:
Rp 111.500.000 ÷ Rp 90.000 = 1239 poin
Dengan adanya program berhadiah akan menarik minat pelanggan untuk melakukan transaksi pembelian dalam jumlah besar.
5.3.5 Pengaturan Cash flow PT. XYZ
Pengaturan Cash flow yang kurang baik tentunya berdampak pada kinerja keuangan perusahaan. Maka perusahaan harus melakukan upaya untuk memperkecil persentase piutangnya.
Perbandingan antara kredit dan cash adalah mencapai 80% - 20%. Dari 80% ini sebanyak 85% pelanggan molor melunasi piutang selama 1 - 3 minggu dari tanggal jatuh tempo. Dan sisanya sebanyak 15% pelanggan melakukan pembayaran molor lebih dari 4 minggu dari tanggal jatuh tempo.
Strategi yang harus diterapkan untuk memperkecil tingkat piutang perusahaan, antara lain:
Untuk 85% pelanggan yang melunasi piutang selama 1 – 3 minggu dari tanggal jatuh tempo, maka usaha yang harus dilakukan adalah:
Dengan memberikan diskon tambahan jika pelanggan dapat melunasi pembayaran dengan waktu yang tepat sesuai batas jatuh tempo, dengan perincian sebagai berikut:
Waktu Diskon - Pelunasan 20 hari – 30 hari
setelah barang diterima
- Pelunasan 31 hari – 40 hari setelah barang diterima
- Pelunasan 41 hari – 45 hari setelah barang diterima
- diskon -1% -2%
- diskon -1% -1%
- diskon -1%
Tabel 5.7 Daftar diskon pelunasan piutang
Dengan adanya diskon akan menarik minat pelanggan untuk melunasi pembayaran sesuai dengan syarat diatas. Walaupun dengan pemberian diskon tambahan ini akan mengurangi margin profit perusahaan, namun akan berdampak baik dengan semakin berkurangnya tingkat piutang perusahaan. Dengan semakin baiknya cash flow perusahaan akan membuat kondisi keuangan menjadi kuat, sehingga pembayaran perusahaan kepada supplier juga semakin baik.
