i
LAPORAN TUGAS AKHIR
SISTEM PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN SEKRETARIS PERUSAHAAN
DI PT INDUSTRI KERETA API (PERSERO) MADIUN
Disusun Oleh:
ALMAS TSANIYA FAJRI D1518008
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli Madya (A.Md) Dalam Bidang Manajemen Administrasi
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI SEKOLAH VOKASI
UNIVERSITAS SEBELAS MARET commit to user 2021
ii
PERSETUJUAN
SISTEM PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN SEKRETARIS PERUSAHAAN
DI PT INDUSTRI KERETA API (PERSERO) MADIUN
Disusun Oleh:
ALMAS TSANIYA FAJRI D1518008
Disetujui Untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Sekolah VokasiUniversitas Sebelas Maret Surakarta
Surakarta, 24 Mei 2021 Pembimbing,
Chairul Huda Atma Dirgatama, S.Pd., M.Pd NIP. 1992121920200801
commit to user
iii
PENGESAHAN
Tugas Akhir ini telah diuji dan disahkan oleh Panitia Ujian Tugas Akhir Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Sekolah Vokasi
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada hari : Senin
Tanggal : 21 Juni 2021
Disusun Oleh:
ALMAS TSANIYA FAJRI D1518008
Tim Nama Tanda Tangan
1. Penguji Dra. Sudaryanti, M.Si .
NIP. 195704261986012002
2. Pembimbing Chairul Huda Atma D., S.Pd., M.Pd NIP. 1992121920200801
Mengetahui,
Dekan Kepala Program Studi
Sekolah Vokasi D3 Manajemen Administrasi
Drs. Santoso Tri Hananto, M.Acc., Ak. Irsyadul Ibad, S.AB., M.Ed.,M.Si.
NIP. 196909241994021001 commit to user NIP. 1986091920130201
iv
PERNYATAAN Nama : ALMAS TSANIYA FAJRI
NIM : D1518008
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “SISTEM PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN SEKRETARIS PERUSAHAAN PT INDUSTRI KERETA API (PERSERO) MADIUN” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Madiun, 24 Mei 2021
Yang Membuat Pernyataan
ALMAS TSANIYA FAJRI D1518008
commit to user
v MOTTO
"Karena sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan. Sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan."
( Q.S Al-Insyirah Ayat 5-6 )
“Sukses bukanlah hal yang kebetulan.Sebab, kesuksesan terbentuk dari kerja keras, pembelajaran, pengorbanan, dan cinta yang ingin kamu lakukan.”
( Pele )
“Agar sukses, kemauanmu untuk berhasil harus lebih besar dari ketakutanmu akan kegagalan.”
( Bill Cosby )
“Ubah pikiranmu dan kau dapat mengubah duniamu.”
( Norman Vincent Peale )
commit to user
vi
PERSEMBAHAN
Dengan rasa syukur kepada Allah SWT karya ini penulis persembahkan kepada :
1.
Ayah dan Ibu yang telah memberikan dukungan serta doanya dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.2.
Teman-teman yang selalu memberi motivasi dan dukungan.3.
Almamamterku D3 Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret4.
Pembaca yang budiman.commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan petunjuk-Nya, sehingga penulis mampu menyelesaikan penyusunan Tugas Akhir ini dengan judul “SISTEM PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN SEKRETARIS PERUSAHAAN PT INDUSTRI KERETA API (PERSERO) MADIUN”. Laporan Tugas Akhir ini disusun guna memenuhi syarat memperoleh gelar Ahli Madya (A. Md) bidang Manajemen Administrasi.
Penyusunan Tugas Akhir ini tidak akan berhasil dengan baik tanpa adanya bantuan, dorongan, serta bimbingan dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Irsyadul Ibad, S.AB, M.Ed, M.Si, selaku Kepala Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi.
2. Bapak Chairul Huda Atma D., S.Pd., M.Pd, selaku pembimbing yang telah memberikan pengarahan hingga tersusunnya laporan Tugas Akhir ini.
3. Bapak Puguh Dwi Tjahjono, selaku General Manager Sekretaris Perusahaan PT Industri Kereta Api (Persero) Madiun.
4. Bapak Bambang Ramadhiarto Dakung, selaku Senior ManagerPKBL, CSR, dan Stake Holder Bagian Sekretaris Perusahaan PT Industri Kereta Api (Persero) Madiun yang telah memberikan dukungan selama proses Praktek Kerja Lapangan berlangsung,
5. Bapak Kusharmanto, selaku Penanggung jawab mahasiswa Praktek Kerja Lapangan PT Industri Kereta Api (Persero) Madiun yang telah memberikan arahan kepada penulis untuk ditempatkan pada divisi Sekretaris Perusahaan selama pengamatan.
6. Bapak M. Advin Hidayat, selaku Manager Humas, Protokoler, &
KesekretariatanBagian Sekretaris Perusahaan sekaligus Pembimbing Magang yang telah memberikan bimbingan selama magang di PT Industri Kereta Api (Persero) Madiun.
commit to user
viii
7. Ibu Ebrinsa Trispy, selaku Sekretaris Divisi Sekretaris Perusahaan PT Industri Kereta Api (Persero) Madiun yang telah banyak membantu dalam penyelesaian tugas-tugas yang diberikan selama magang.
8. Staf dan karyawan bagian Sekretaris Perusahaan PT Industri Kereta Api (Persero) Madiun yang telah memberikan informasi dan arahan kepada penulis selama melakukan pengamatan.
9. Ibu Dra. Sudaryanti, M.Si, selaku penguji yang telah memberikan koreksi dan perbaikan sehingga Tugas Akhir ini dapat diselesaikan dengan baik.
10. Bapak Drs. Santoso Tri Hananto, M.Si., Ak, selaku Direktur Sekolah Vokasi Universitas Sebelas Maret.
11. Segenap dewan pengajar dan karyawan Program Diploma III Sekolah Vokasi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
12. Teman-teman mahasiswa Diploma III Manajemen Administrasi 2018 Kelas B Sekolah Vokasi Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan motivasi dan bantuan dalam penyusunan laporan.
13. Semua pihak yang turut membantu dalam pengamatan dan penyusunan laporan Tugas Akhir ini yang tidak bisa penulis sebutkan satu per satu.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik dan saran dari berbagai pihak sangat penulis harapkan demi kesempurnaan penulisan Tugas Akhir ini. Semoga penyusunan Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi penulis dan bagi pembaca khususnya, serta berbagai pihak yang membutuhkan. Amin.
Madiun, 24 Mei 2021
Almas Tsaniya Fajri commit to user
ix DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
PERSETUJUAN ... ii
PENGESAHAN ... iii
PERNYATAAN ...iv
MOTTO ... v
PERSEMBAHAN ...vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR GAMBAR ... xi
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiii
ABSTRAK ... xiv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 4
C. Tujuan Pengamatan ... 5
D. Manfaat Pengamatan ... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ... 6
A. Tinjauan Pustaka ... 6
1. Sistem ... 6
2. Pengelolaan ... 7
3. Surat ... 8
3. Sistem Pengelolaan Surat ... 12
B. Metode Pengamatan ... 14
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA ... 20
A. Sejarah Perusahaan... 20 B. Arti Logo Perusahaan ... 21 commit to user
x
C. Visi dan Misi Perusahaan ... 23
D. Tujuan Perusahaan ... 23
E. Struktur Organisasi... 24
F. Tugas dan Fungsi ... 26
G. Kegiatan Magang ... 31
H. Rekruitmen Pegawai ... 35
I. Jumlah Pegawai ... 35
J. Jam Kerja ... 36
BAB IV HASIL PENGAMATAN ... 37
A. Sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Sekretaris Perusahaan PT Industri Kereta Api (Persero) Madiun ... 37
1. Surat Masuk ... 37
2. Surat Keluar ... 43
B. Jenis-jenis surat masuk dan surat keluar pada Bagian Sekretaris Perusahaan PT Industri Kereta Api (Persero) Madiun ... 43
C. Sistem penginputan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Sekretaris Perusahaan PT Industri Kereta Api (Persero) Madiun ... 44
D. Tujuan adanya surat masuk dan surat keluar Sekretaris Perusahaan PT Industri Kereta Api (Persero) Madiun ... 46
E. Hambatan dan upaya yang dilakukan dalam mengatasi hambatan yang muncul dalam sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Sekretaris Perusahaan PT Industri Kereta Api (Persero) Madiun ... 46
F. Saran pengurus surat dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Bagian Sekretaris Perusahaan PT Industri Kereta Api (Persero) Madiun ... 53
BAB V PENUTUP ... 58
A. Kesimpulan ... 58
B. Saran... 59
DAFTAR PUSTAKA ... 61
commit to user
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Logo PT Industri Kereta Api (Persero) Madiun... 21 Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT Industri Kereta Api (Persero) Madiun ... 24 Gambar 3.3 Struktur Organisasi PT Industri Kereta Api (Persero) Madiun ... 25 Gambar 3.4 Tahapan Rekrutmen Karyawan Tetap dan PKWT di Anak Perusahaan atau Afiliasi INKA Grup PT Industri Kereta Api (Persero) Madiun . 35
Gambar 4.1 Disposisi Surat Masuk ... 39 Gambar 4.3 Penindaklanjutan Disposisi Surat Masuk ... 41 Gambar 4.2 Penginputan Data Surat Masuk Bagian Sekretaris Perusahaan di Ms.
Excel ... 42 Gambar 4.4 Input Surat Masuk pada Unit Humas Bagian Sekretaris Perusahaan
PT INKA (Persero) Madiun di Ms. Excel ... 45 Gambar 4.5 Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Humas Bagian Sekretaris
Perusahaan PT Industri Kereta Api (Persero) Madiun ... 51 Gambar 4.6 Disposisi ... 55 Gambar 4.7 Buku Ekspedisi Dokumen ... 57
commit to user
xii
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Data Surat Masuk dan Surat Keluar pada Bagian Sekretaris Perusahaan di PT Industri Kereta Api (Persero) Madiun ... 4
Tabel 3.1 Ruang Lingkup Kerja Struktur Organisasi PT Industri Kereta Api
(Persero) Madiun ... 26 Tabel 3.2 Kegiatan Magang di PT Industri Kereta Api (Persero) Madiun ... 31 Tabel 3.3 Jumlah karyawan di PT Industri Kereta Api (Persero) Madiun... 36 Tabel 3.4 Hari dan Jam Kerja Karyawan PT Industri Kereta Api (Persero) Madiun ... 36
Tabel 4.1 Buku Agenda... 56
commit to user
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1.1 Pedoman Wawancara ... 63 Lampiran 1. 2 Contoh Surat Masuk ... 64
commit to user
xiv ABSTRAK
ALMAS TSANIYA FAJRI, D1518008, SISTEM PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN PT INDUSTRI KERETA API (PERSERO) MADIUN, TUGAS AKHIR, PROGRAM STUDI MANAJEMEN ADMINISTRASI, PROGRAM DIPLOMA III, SEKOLAH VOKASI UNIVERSITAS SEBELAS MARET, 2021, 59 HALAMAN.
Keberadaan PT Industri Kereta Api (Persero) tidak hanya mencakup terkait dengan teknologi pembuatan perkeretaapian semata. Kelancaran dalam penyelesaian pembuatan kereta api disebabkan oleh beberapa faktor, salah satu diantaranya adalah kegiatan surat-menyurat. Bagian Sekretaris Perusahaan PT Industri Kereta Api (Persero) Madiun merupakan salah satu bagian yang tugasnya mengelola surat menyurat. PT Industri Kereta Api (Persero) unggul dalam teknologi pembuatan kereta api, tetapi untuk sistem pengelolaan surat kurang berjalan secara optimal karena belum dilaksanakan secara sistematis.
Pengamatan ini bertujun untuk mengetahui dan mendeskripsikan dengan jelas terkait dengan sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Sekretaris Perusahaan di PT Industri Kereta Api (Persero) Madiun.
Metode pengamatan yang digunakan bersifat deskriptif kualitatif.
Metode pengamatan yang memanfaatkan data kualitatif dan dijabarkan secara deskriptif terkait sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Sekretaris Perusahaan PT Industri Kereta Api (Persero) Madiun. Jenis pengamatan ini menampilkan hasil data apa adanya tanpa proses manipulasi atau perlakuan lain. Untuk mengumpulkan data yang aktual menggunakan teknik observasi partisipatif, wawancara, mengkaji dokumen, dan dokumentasi.
Dari hasil pengamatan dapat disimpulkan bahwa sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Sekretaris Perusahaan PT Industri Kereta Api (Persero) Madiun adalah sistem penginputan surat masih dilakukan secara manual menggunakan Microsoft Excel, manajemen kearsipan yang kurang baik, pelaksanaan prosedur surat yang tidak sesuai, serta keterlambatan dalam pengelolaan surat dikarenakan kondisi pandemi Covid-19. Hal ini mengakibatkan sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar kurang berjalan secara optimal.
Maka dari itu, perlunya kerjasama yang baik dengan karyawan, sebaiknya segera diciptakan aplikasi khusus secara sistematis yaitu dengan membuat aplikasi persuratan yang berbentuk e-persuratan yang berbasis web, perbaikan prosedur-prosedur tata cara pengelolaan surat dengan meperketat kembali peraturan-peraturan yang berlaku terkait dengan prosedur pengelolaan surat agar pegawai dalam melaksanakan tugasnya dapat bekerja dengan baik dan benar tanpa adanya kendala.
Kata kunci : pengelolaan surat, surat masuk dan surat keluar.commit to user
