KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas limpahan rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan laporan praktik mata kuliah manajemen Informasi Kesehatan (MIK) dengan judul “pelayanan rekam medis di TPPRJ” tepat pada waktunya.
Manajemen Informasi adalah suatu proses pengelolaan informasi yang dapat menyediakan informasi yang akurat, tepat waktu dan dapat diakses setiap saat diperlukan, untuk mendukung keputusan klinis ataupun keputusan manajemen. Informasi ini dapat tertulis, elektronik maupun lisan.
Sistem dan prosedur pelayanan rekam medis disusun untuk mengorganisasikan formulir, catatan dan laporan yang digunakan untuk mencatat atau merekam data dan informasi hasil pelayan dan kegiatannya. Pencatatn dan perekaman data dan informasi tersebut dilakukan di berbagai tempat pelayanan, sehingga perlu dikoordinasikan supaya diperoleh kesinambungan informasi. (Bambang Sofari;2002)
Penulis menyadari bahwa selama penulisan laporan praktik ini penulis banyak mendapatkan bantuan dari berbagai pihak. Oleh sebab itu, penulis mengucapkan terimakasih kepada
2. Seluruh instruktur praktik mata kuliah MIK yang telah membantu penulis selama menyusun laporan praktik ini.Semoga Allah SWT memberikan balasan yang berlipat ganda.
Laporan praktik ini bukanlah karya yang sempurna karena masih memiliki banyak kekurangan. Oleh sebab itu, penulis mengharapkan kritik dan saran pembaca demi kesempurnaan penulisan laporan praktik selanjutnya. Mudah-mudahan penulisan laporan praktik ini bermanfaat bagi penulis dan pembaca.
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR...i
DAFTAR ISI...iii
BAB I...iv
DASAR TEORI...1
A. Pengertian...1
B. Tugas Pokok...1
C. Fungsi TPPRJ...1
D. Deskripsi Pokok Kegiatan Pelayanan Rekam Medis di TPPRJ...2
Tasikmalaya, 09 Maret 2017
F. Informasi yang Dihasilkan TPPRJ...6
G. Formulir, Catatan danLaporan yang Digunakan di TPPRJ...7
H. Jaringan Prrosedur yang Membentuk Sistem Pelayanan Rekam Medis di TPPRJ...8
I. Unsur – unsur Pengendalian yang Menjamin Pelaksanaan Sistem Pelayanan Rekam Medis di TPPRJ...9
BAB II...10
HASIL PRAKTIK LABORATORIUM...10
A. Pertanyaan dan jawaban...10
B. Deskripsi kegiatan yang dilakukan...14
BAB III...17
ALUR PROSEDUR TPPRJ...17
A.Bagan prosedur TPPPRJ...17
B.Deskripsi alur kegiatan di TPPRJ sesuai bagan...18
BAB IV...21
SIMPULAN DAN SARAN...21
A. Simpulan...21
B. Saran...21
BAB I
DASAR TEORI
A. Pengertian
TPPRJ (Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan) adalah tempat pertama kalinya pasien menerima pelayanan dari suatu rumah sakit disebut juga loket pendaftaran.
B. Tugas Pokok
1. Menerima pendaftaran pasien yang akan berobat di rawat jalan 2. Melakukan pencatatan pendaftaran (regustrasi)
3. Menyediakan formulir-formulir rekam medis dalam folder DRM bagi pasien baru pertama kali berobat (pasien baru) dan pasien yang datang pada kunjungan berikutnya (pasien lama) 4. Menyerahkan pasien ke unit rawat jalan (URJ) atau poliklinik
yang sesuai dengan keluhannya
5. Memberi informasi tenang pelayanan – pelayanan di rimah sakit atau puskesmas yang bersangkutan.
C. Fungsi TPPRJ
1. Pencatat identitas ke formulir rekam medis rawat jalan, data dasar pasien, KIB, KIUP, dan buku register pendaftaran pasien rawat jalan.
2. Pemberi dan pencatat nomor rekam medis sesuai kebijakan penomoran rekam medis yang ditetapkan
3. Penyedia Dokumen Rekam Medis (DRM) baru untuk pasien baru
4. Penyedia DRM lama bagi pasien lama melalui bagian Filing
5. Penyimpan dan pengguna KIUP
6. Pendistribusi DRM untuk pelayanan rawat jalan
7. Penyedia informasi jumlah kunjungan pasien rawat jalan
D. Deskripsi Pokok Kegiatan Pelayanan Rekam Medis di TPPRJ
a. Menyiapkan formulir dan catatan serta nomor rekam medis yang diperlukan untuk pelayanan, yaitu :
1) KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien) Gambar .2. 2) KIB/ KTPP (Kartu Identitas Berobat/ Kartu Tanda
Pengenal Pasien). Gambar. 1.
5) Buku ekspedisi sebagai bukti serah terima antar unit baru dan bila sudah berarti pasien lama.
c. Pelayanan kepada pasien baru, meliputi:
1) Menanyakan identitas pasien secara lengkap untuk dicatat pada formulir rekam medis rawat jalan, KIB dan KIUP.
2) Menyerahkan KIB kepada pasien dengan berpesan untuk dibawa kembali bila datang berobat berikutnya. 3) Menyimpan KIUP sesuai urut abjad (alfabetik).
4) Menanyakan keluhan utama pasien guna mengarahkan pasien pada poliklinik yang sesuai.
5) Menanyakan apakah membawa surat rujukan. Apabila membawa:
b) Membaca isi surat tersebut ditujukan kepada dokter siapa atau diagnosisnya guna mengarahkan pasien menuju ke poliklinik yang sesuai.
6) Mempersilahkan pasien menunggu di ruang tunggu poliklinik yang sesuai.
7) Mengirimkan dokumen rekam medis pasien ke poliklinik yang sesuai, dengan menggunakan buku ekspedisi TPPRJ.
d. Pelayanan pasien lama, meliputi :
a. Menanyakan terlebih dahulu membawa KIB atau tidak
b. Bila membawa KIB, maka catatlah nama dan nomor rekam medisnya pada tracer untuk dimintakan DRM lama kebagian filing
c. Bila tidak membawa KIB, maka tanyakanlah nama dan alamat untuk dicari di KIUP
d. Mencatat nama dan no rekam medis yang ditemukan di KIUP pada tracer unyuk dimintakan DRM lama ke bagian filing.
f. Melayani pasien asuransi kesehatan disesuaikan dengan peraturan dan prosedur asuransi penanggung biaya pelayanan kesehatan
g. Setelah akhir pelayanan kegiatannya adalah :
1) Mencatat identitas pada buku register pendaftaran pasien rawat jalan
2) Mencocokkan jumlah pasien dengan jumlah pendapata pendaftaran rawat jalan dengan kasir rawat jalan
3) Membuat laporan harian tentang :
a) Pengguanaan nomor rekam medis supaya tidak terjadi duplikasi
b) Pengguanaan foormulir rekam medis untuk pengendalian pengguanaan formulir rekam medis
c) Merekapitulasi jumlah kunjungan pasien baru dan lama, untuk keperluan statisik rumah sakit
E. Fungsi – fungsi Terkait TPPRJ
a. Penyediaan nomor rekam medis dan pengendaliannya agar tidak terjadi duplikasi
b. Pengendalian formulir rekam medis guna perancangan formulir rekam medis.
2. Fungsi filing yang bertaggung jawab terhadap penyimpanan dan penyediaan DRM yang telah disimpan (DRM lama). Keterkaitannya adalah dengan media kominikasi tracer dilakukan serah terima DRM lama dengan bukti pada buku ekspedisi.
3. Fungsi pelayanan klinis di URJ yang bertanggung jawab terhadap pencatatan data hasil pelayanan klinis. Keterkaitannya adalah serah terima DRM rawat jalan dengan bukti pada buku ekspedisi.
4. Fungsi penerima pembayaran (kasir) yag bertanggung jawab terdahadap penerimaan pembayaran pasien. Keterkaitannya adalah pencocokan antara jumlah pasien dengan jumlah uang yang diterima kasir.
F. Informasi yang Dihasilkan TPPRJ
1. Identitas pasien minimal meliputi : a. Nama
b. Umur
d. Alamat lengkap ( nama jalan, nomor rumah,
2. Identitas dengan pasien minimal meliputi : a. Hubungannya dengan pasien b. Nama
c. Alamat d. Pekerjaan
3. Cara pembayaran pelayanan kesehatan meliputi : a. Askes/ asuransi lain
b. Bayar sendiri c. Keringanan/gratis
4. Kunjungan baru, kunjungan lama dan jumlahnya setiap hari 5. Grafik atau kunjungan pasien rawat jalan baru, lama per
bulan, pergolongan umur, perjenis kelamin, perwilayah, 6. Grafik atau laporan cara pembayaran pasien rawat jalan
G. Formulir, Catatan danLaporan yang Digunakan di TPPRJ
2. KIB (Kartu Identitas Berobat), untuk mencatat identitas pasien kemudian diserahkan kepada pasien
3. Formulir data dasar rekam medis, formulir layanan rawat jalan dalam folder DRM baru untuk mencatat identitas langkap pasien baru yang mendaftar
4. Buku register pendaftaran pasien rawat jalan, untuk mencatat kegiatan pendaftaran pasien
5. Buku catatan pengguanaa nomor rekam medis, untuk mencatat dan mengontrol penggunaan nomor relam medis 6. Buku catatan pengguanaan formulir rekam medis untuk
mencatat pengguanaan dan mengontrol formulir rekam medis
7. Tracer, untuk mencatat perminyaan DRM lama ke fungsi filing (sebagai medis komunikasi)
8. Buku ekspedisi untuk mencatat serah terima DRM sebagai bukti serah terima.
H. Jaringan Prrosedur yang Membentuk Sistem Pelayanan Rekam Medis di TPPRJ
1. Prosedur penerimaan dan pendaftaran pasien rawat jalan baru dan pasien lama.
3. Prosedur pendistribusian folder DRM pasien baru atau lama ke poliklinik yang sesuai
4. Prosedur percocokan jumlah pasien dan pembayaran dengan kasir rawat jalan.
I. Unsur – unsur Pengendalian yang Menjamin Pelaksanaan Sistem Pelayanan Rekam Medis di TPPRJ
1. Diserahkan KIB kepada pasien
2. Dicatatnys identitas lengkap di KIB, KIUP, datat dasar rekam medis, formulir pasien rawat jalan dan buku register pendaftaran pasien rawat jalan.
3. Disimpannya KIUP urut abjad
4. Digunakannya KIUP untuk mencari nomor rekam medis bagi pasien lama yg tdk membawa KIB
5. Digunakannya tracer untuk meminta folder DRM lama ke filing
BAB II
HASIL PRAKTIK LABORATORIUM
A. Pertanyaan dan jawaban 1. Apa itu TPPRJ?
RPPRJ (Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan) adalah tempat pertama kalinya pasien menerima pelayanan dari suatu rumah sakit disebut juga loket pendaftaran.
2. Sebutkan deskripsi pokok TPPRJ
a. Menyiapkan formulir dan catatan serta nomor rekam medis yang diperlukan untuk pelayanan, yaitu :
1) KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien)
2) KIB/ KTPP (Kartu Identitas Berobat/ Kartu Tanda Pengenal Pasien).
3) Formulir-formulir dokumen rekam medis rawat jalan baru yang telah diberi nomor rekam medis.
4) Kartu petunjuk (tracer).
5) Buku ekspedisi sebagai bukti serah terima antar unit pelayanan.
6) Karcis pendaftaran pasien.
b. Menanyakan kepada pasien yang datang, apakah sudah pernah berobat atau belum. Apabila belum berarti pasien baru dan bila sudah berarti pasien lama.
c. Pelayanan kepada pasien baru, meliputi:
1) Menanyakan identitas pasien secara lengkap untuk dicatat pada formulir rekam medis rawat jalan, KIB dan KIUP.
2) Menyerahkan KIB kepada pasien dengan berpesan untuk dibawa kembali bila datang berobat berikutnya. 3) Menyimpan KIUP sesuai urut abjad (alfabetik).
4) Menanyakan keluhan utama pasien guna mengarahkan pasien pada poliklinik yang sesuai.
5) Menanyakan apakah membawa surat rujukan. Apabila membawa:
a) Surat rujukan ditempelkan pada formulir rekam medis pasien rawat jalan.
b) Membaca isi surat tersebut ditujukan kepada dokter siapa atau diagnosisnya guna mengarahkan pasien menuju ke poliklinik yang sesuai.
7) Mengirimkan dokumen rekam medis pasien ke poliklinik yang sesuai, dengan menggunakan buku ekspedisi TPPRJ.
d. Pelayanan pasien lama, meliputi :
1) Menanyakan terlebih dahulu membawa KIB atau tidak
2) Bila membawa KIB, maka catatlah nama dan nomor rekam medisnya pada tracer untuk dimintakan DRM lama kebagian filing 3) Bila tidak membawa KIB, maka tanyakanlah
nama dan alamat untuk dicari di KIUP 4) Mencatat nama dan no rekam medis yang
ditemukan di KIUP pada tracer unyuk dimintakan DRM lama ke bagian filing. e. Mempersilakan pasien baru untuk membayar di loket
pendaftaran
f. Melayani pasien asuransi kesehatan disesuaikan dengan peraturan dan prosedur asuransi penanggung biaya pelayanan kesehatan
g. Setelah akhir pelayanan kegiatannya adalah :
2) Mencocokkan jumlah pasien dengan jumlah pendapata pendaftaran rawat jalan dengan kasir rawat jalan
3) Membuat laporan harian tentang :
a) Pengguanaan nomor rekam medis supaya tidak terjadi duplikasi
d) Pengguanaan foormulir rekam medis untuk pengendalian pengguanaan formulir rekam medis
e) Merekapitulasi jumlah kunjungan pasien baru dan lama, untuk keperluan statisik rumah sakit
3. Informasi apasaja yang dihasilkan dari TPPRJ? Informasi yang Dihasilkan TPPRJ
a. Identitas pasien minimal meliputi : Nama, Umur, Jenis kelamin, Alamat lengkap ( nama jalan, nomor rumah, kota/kabupaten, kode pos atau RT, RW, desa/kelurahan , kecamatan), Pendidikan, Pekerjaan, Status perkawinan, Nomor telepon,
b. Identitas keluarga pasien minimal meliputi : Hubungannya dengan pasien, Nama, Alamat, Pekerjaan
d. Kunjungan baru, kunjungan lama dan jumlahnya setiap hari e. Grafik atau kunjungan pasien rawat jalan baru, lama per bulan,
pergolongan umur, perjenis kelamin, perwilayah, f. Grafik atau laporan cara pembayaran pasien rawat jalan
B. Deskripsi kegiatan yang dilakukan 1. Persiapan
a. Dosen memberikan pemahaman secara singkat mengenai kegiatan praktik yang akan dilaksanakan di laboratorium. b. Mahasiswa dibagi menjadi beberapa kelompok, setiap
kelompok terdiri dari empat orang.
c. Instruktur memberikan empat kasus secara random, yaitu : 1) Pasien baru
2) Pasien lama membawa KIB
3) Pasien lama membawa KIB membawa surat rujukan 4) Pasien lama tidak membawa KIB
d. Mahasiswa menyiapkan skenario kemudian diperiksa instruktur sebelum melakukan praktik.
e. Mahasiswa melakukan simulasi kegiatan yang dibagi menjadi dua kloter.
g. Setiap kelompok dibagi menjadi :
1) Satu orang bertperan sebagai pasien
2) Satu orang berperan sebagai petugas pendaftaran 3) Satu orang berperan sebagai petugas di URJ
4) Satu orang berperan sebagai filing dan pendistribusi DRM
2. Pelaksanaan
a. Pasien datang ke TPPRJ dengan keluhannya.
b. Petugas pendaftaran menerima pasien, menyapa pasien, mempersilahkan duduk kemudian melakukan pencatatan, karena kasus yang didapat adalah pasien lama bawa KIB dan surat rujukan.
c. Petugas menanyakan apakah pasien pernah berobat ke rumah sakit bersangkutan sebelumnya.
d. Petugas meminta KIB pasien, kemudian mencatat identitas dan nomor rekam medis pada tracer.
e. Petugas memberikan KIB kepada pasien f. Petugas mengisi buku register TPPRJ
g. Petugas menanyakan surat rujukan, membaca surat rujukan pasien, dan mengarahkan pasien pada poliklinik dan dokter yang sesuai.
i. Petugas pendaftaran mencari KIUP pasien dan mengisi tanggal kunjungan pasien kemudian menyimpan kembali sesuai alfabetik
j. Petugas filing mencatat nomor rekam medis dan nama pasien pada buku ekspedisi filing sesuai tracer.
k. Petugas filing mencari DRM yang diminta, menyerahkannya ke petugas pendaftaran dengan tanda tangan petugas pendaftaran di buku ekspedisi filing.
BAB III
ALUR PROSEDUR TPPRJ
B. Deskripsi alur kegiatan di TPPRJ sesuai bagan
1. Petugas menyiapkan dokumen, formulir, buku yang diguanakan untuk melayani pendaftaran pasien
2. Pasien masuk ke rumah sakit dan melakukan pendaftaran.
3. TPPRJ menerima pasien yang mendaftar dengan menanyakan apakah pasien pernah berobat ke rumah sakit.
a. Jika pasien baru, petugas meminjam kartu identitas pasien dan mencatatnya di KIB,KIUP, buku register dan formulir. Petugas mengembalikan kartu identitas dan KIB kemudian memberi tahu bahwaa KIB harus dibawa setiap berobat,petugas menanyakan surat rujukan jika pasein membawa maka dibaca dan ditempelkan di DRM pasein, petugas menyimpan KIUP, petugas mengantarkan DRM ke poliklinik/rawat jalan.
BAB IV
SIMPULAN DAN SARAN
A. Simpulan
TPPRJ (Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan) adalah tempat pertama kalinya pasien menerima pelayanan dari suatu rumah sakit disebut juga loket pendaftaran. Fungsi atau peranannya dalam pelayanan kepada pasein adalah sebagai pemberi pelayanan yang pertama kali diterima pasien atau keluarganya sehingga baik buruknya mutu pelaynan akan dinilai di sini. Mutu pelayanan meliputi kecepatan, ketepatan, kelengkapan dan kejelasan informasi.
B. Saran
Sebagaimana telah diuraikan seperti diatas, maka semestinya suatu pelayanan rumah sakit sesuai dengan aturan yang ditetapkan, namun pada pelaksanaannya dapat disesuaikan dengan situasi dan kondisi fasilitas pelayanan yang ada, serta ditunjang oleh kemajuan teknologi yang mengarah ke pelayanan yang bersifat elektronik karena itulah petugas rekam medis harus terus beinovasi dan mengikuti perkembangan tersebut.
DAFTAR PUSTAKA
Lampiran 1 Gambar. 1. KIB
Gambar .2.KIUP
Lampiran 2
Gambar.4.TRACER
Gambar .5.PENGGUNAAN FORMULIR RAWAT JALAN
Gambar .7.Buku ekspedisi
