MANUAL PENGGUNA
SISTEM PERTUKARAN GURU SECARA ONLINE
e-GTukar
MODUL PENDAFTARAN
&
KANDUNGAN
2. Paparan bagi Skrin Pengesahan
GLOSARI
DAFTAR MASUK Digunakan pada laman login untuk
membenarkan pengguna mendaftarkan diri sebelum memasuki aplikasi.
LALUAN MASUK Pautan Laluan Masuk ke sistem. Dimana pengguna diperlukan mengisi maklumat Login ID, Kata Laluan, Nombor Kad Pengenalan, Nombor Fail JPN dan Nombor Gaji
ID PENGGUNA Maklumat yang digunakan sebagai identiti diri untuk memasuki sistem. Panjang yang
diperlukan adalah 6 hingga 16 aksara.
KATA LALUAN Maklumat yang digunakan sebagai kunci untuk memasuki sistem. Panjang yang diperlukan adalah 6hingga 16 aksara.
LUPA KATA LALUAN Pautan ini untuk ke skrin Lupa Kata Laluan. TUKAR KATA LALUAN Pautan ini untuk ke skrin menukar Kata
Laluan pengguna.
PENGESAHAN Pautan ini ke skrin senarai pemohon yang perlu disahkan oleh Pegawai Pengesah.
MAKLUMAT PERMOHONAN Maklumat terperinci pemohon akan dipaparkan berdasarkan borang yang telah diisi oleh Pemohon.
SEMAKAN PERMOHONAN Pautan ini ke skrin Maklumat Statistik Permohonan dimana Pegawai atau Pemohon boleh ketahui status permohonan atau tindakan yang telah dibuat terhadap pemohon.
PAPAR Pautan untuk ke skrin Status Tindakan bagi setiap permohonan.
KELULUSAN Pautan ini ke skrin senarai pemohon yang perlu mendapat kelulusan dari Pegawai Pelulus.
Paparan utama e-GTukar
Paparan 1.0 Skrin Utama
1. Untuk membolehkan pegawai pengesah membuat pengesahan melalui e-GTukar, pengesah perlulah membuat proses daftar masuk melalui sistem.
Paparan bagi Skrin Daftar Masuk
Paparan 1.1 Skrin Daftar Masuk
3. Skrin bagi Daftar Masuk adalah seperti Paparan 1.1.
4. Pengesah dikehendaki memasukkan maklumat di Paparan Daftar Masuk. Maklumat Nama, No. Kad Pengenalan dan No. Gaji perlulah sama seperti maklumat yang terdapat didalam data EMIS pengguna.
5. Pastikan ID PENGGUNA dan KATA LALUAN ditaip dalam huruf besar atau huruf kecil atau campuran huruf dengan nombor.
ID PENGGUNA : Maklumat yang digunakan sebagai identiti diri
untuk memasuki sistem. Panjang yang diperlukan adalah 6 hingga 16 aksara.
KATA LALUAN : Maklumat yang digunakan sebagai kunci untuk
LOGIN ID dan KATA LALUAN.
7. Pastikan ID PENGGUNA dan KATA LALUAN tidak kurang dari 6 aksara. Jika tidak memenuhi syarat, sistem akan mengeluarkan mesej seperti berikut :
Kata Laluan Tidak Boleh Kurang Dari 6 Aksara.
8. Pengesahan Kata Laluan bermaksud pengguna dikehendaki memasukkan semula KATA LALUAN yang sama dalam ruangan Pengesahan Kata Laluan. Jika Pengesahan Kata Laluan adalah salah, maka sistem akan mengeluarkan mesej seperti berikut :
Kata Laluan Dan Pengesahan Kata Laluan Tidak Sama. Sila Cuba Lagi.
9. Sila pastikan maklumat Soalan Keselamatan, Jawapan dan Tarikh Lahir perlu diisikan. Jika tidak diisi, maka sistem akan mengeluarkan mesej seperti berikut:
Sila Masukkan Jawapan Anda Sila Masukkan Tarikh Lahir Anda
10. Pengesah dikehendaki memasukkan semua maklumat di atas dan tekan butang
Simpan.
a. Sekiranya maklumat pengesah tiada, sistem akan memaparkan mesej seperti dibawah
:-Maklumat Tiada Dalam Rekod Kami
b. Sekiranya maklumat pengesah telah didaftarkan, sistem akan memaparkan mesej seperti dibawah
:-Maklumat Telah Didaftar.
Sila ke Menu Laluan Masuk Untuk Masuk Sistem.
c. Sekiranya maklumat pengesah berjaya didaftarkan., sistem akan memaparkan mesej seperti dibawah
:-Tahniah Pendaftaran Anda Berjaya
Paparan bagi Skrin Terlupa Kata Laluan
Paparan 1.2 Skrin Lupa Kata Laluan
11. Klik Lupa Kata Laluan seperti di paparan 1.2 untuk membuat proses sekiranya lupa kata laluan.
a. Sekiranya maklumat pengesah tidak tepat, sistem akan memaparkan mesej seperti dibawah
Maklumat Tidak Tepat. Sila Hubungi Pentadbir Sistem di JPN
b. Sekiranya maklumat pengesah tepat, sistem akan memaparkan katalaluan seperti dibawah
:-Password Anda Adalah : ********* Sila Log in Dengan Kata Laluan pada Skrin Sign In.
Paparan bagi Skrin Tukar Kata Laluan
Paparan 1.3 Skrin Tukar Kata Laluan
14. Pengesah dikehendaki memasukkan maklumat di Paparan Tukar Kata Laluan dan menekan butang Hantar
a. Sekiranya katalaluan baru dan pengesahan katalaluan tidak sama, sistem akan memaparkan mesej seperti dibawah
Kata Laluan Baru dan Pengesahan Kataluan Tidak Sama. Sila Cuba Lagi
b. Sekiranya maklumat pengesah tidak tepat, sistem akan memaparkan katalaluan seperti dibawah
:-Harap Maaf Kata Laluan Salah... Cuba Lagi
c. Sekiranya maklumat pengesah tepat, sistem akan memaparkan katalaluan seperti dibawah
:-Pertukaran Kata Laluan Berjaya,
Paparan bagi Skrin Pengesahan
Paparan 2.0 Skrin Pengesahan
15. Skrin utama pengesah adalah seperti di paparan 2.0 di mana sistem akan
memaparkan Nama Penuh Pengesah, No. Kad Pengenalan, Nama Sekolah dan
Kod Sekolah.
16. Sistem juga memaparkan tiga menu utama bagi Pegawai Pengesah di sebelah kiri iaitu
:-a. PENGESAHAN - Membuat proses pengesahan
b. SEMAKAN PERMOHONAN - Membuat semakanan permohonan
c. KELUAR - Keluar ke Menu Utama Sistem
17. Klik Menu PENGESAHAN di Menu Capaian Pegawai Pengesah.
Paparan 2.0 Skrin Pengesahan
18. Sistem akan memaparkan Tajuk dan Tarikh Kuatkuasa pertukaran.
Contoh :
BAGI
SMKA BUKIT MENTOK TEA2033
Sesi Pengesahan Pertukaran Bagi Tarikh Kuatkuasa
01 JUN 2008
19. Klik Kod Sesi Berkuatkuasa pada tarikh yang tertera di dalam sistem.
Contoh : 01 JUN 2008
Paparan 2.0 Skrin Pengesahan
20. Skrin 2.0 akan memaparkan senarai nama dan nombor kad pengenalan
pemohon yang memerlukan pengesahan oleh Pegawai Pengesah berserta tarikh pertukaran.
Contoh :
PERTUKARAN BAGI SESI 03 FEBRUARI 2008 - 30 APRIL 2008
Senarai Nama Pertukaran Guru Yang Memerlukan Pengesahan Pegawai Pengesah :
4 rekod dijumpai. Contoh :
SANARIAH BT HASSAN 760511115478
21. Klik pada nama atau nombor kad pengenalan pemohon.
Paparan 2.1 Skrin Pengesahan – Nombor Permohonan
22. Sistem akan memaparkan maklumat pemohon seperti Negeri Yang Dipohon, Nama dan No kad Pengenalan.
23. Pada ruangan No.Permohonan, sila isikan Nombor Permohonan bagi pemohon tersebut.
24. Tekan Butang PROSES.
Paparan 2.2 Skrin Mesej
25. Sekiranya pengesah memasukkan nombor permohonan yang salah,sistem akan memaparkan mesej seperti berikut :
HARAP MAAF !!!
Sila Masukkan Nombor Permohonan yang betul
26. Tekan butang KEMBALI.
27. Sistem akan kembali ke paparan 2.1
28. Masukkan Nombor Permohonan berdasarkan nombor permohonan di atas kertas cetakan yang diberi oleh pemohon beserta kertas pengujian
* Pastikan nama yang terpapar sama dengan salinan yang diberikan
Paparan bagi Skrin Proses Pengesahan
Paparan 2.3 Skrin Borang Pengesahan
30. Sistem akan memaparkan skrin bagi Pegawai Pengesah membuat proses Sokongan dan Ulasan.
Contoh :
PERTUKARAN UNTUK DIPERTIMBANGKAN BAGI SESI 03 FEBRUARI 2008 – 30 APRIL 2008
31. Tekan Menu MAKLUMAT PERMOHONAN.
32. Sistem akan memaparkan laporan maklumat permohonan seperti yang dicetak.
Paparan Ulasan Pengetua/Guru Besar
Paparan 2.3 Skrin Borang Pengesahan
34. Terdapat 3 soalan bagi Pegawai Pengesah.
35. Bagi soalan a di paparan 2.3, Pengesah boleh memilih samada jawapan Ya atau
Tidak dengan mengklik butang radio.
36. Bagi soalan b, masukkan tarikh mula dan tarikh akhir sekiranya pengesah mengandaikan guru ini bercuti tanpa gaji.
37. Klik pada butang kalendar disebelah tarikh mula dan tarikh tamat.
38. Jika jawapannya tidak, kosongkan ruangan tersebut.
Paparan 2.3 Skrin Borang Pengesahan
39. Bagi soalan c di paparan 2.3, Pengesah boleh memilih samada jawapan Ya atau Tidak.
40. Sekiranya pengesah memilih jawapan Ya, masukkan tarikh mula lantik bagi guru tersebut. Sila pilih tarikh, bulan dan tahun.
41. Sekiranya Tarikh Mula Lantik kurang dari tiga tahun pada tahun semasa, maka secara automatik, sistem akan memaparkan mesej seperti berikut :
" Sila pastikan semua dokumen sokongan disahkan dan diserahkan kepada pihak sekolah"
d. Permohonan di sokong Permohonan tidak di sokong
43. Sekiranya Tarikh Mula Lantik, tiga tahun lebih awal daripada tahun semasa, sistem akan memaparkan mesej seperti berikut :
" Sila pastikan semua dokumen sokongan disahkan dan diserahkan kepada pihak sekolah"
Permohonan di sokong Permohonan tidak di sokong
44. Pegawai Pengesah boleh membuat tindakan samada permohonan tersebut boleh di sokong atau tidak di sokong. Klik pada butang radio.
45. Jika ruangan ini tidak dipilih dan pengesah tekan butang HANTAR BORANG, maka mesej akan dikelaurkan oleh sistem seperti berikut :
Sila buat tindakan sokong atau tidak sokong
46. Isikan Ulasan Pengetua dan semak semua maklumat yang diisi.
47. Sekiranya pegawai pengesah ingin mengemaskini tarikh mula lantik pemohon, klik pada butang RESET BORANG.
48. Isikan semula ruangan tarikh mula lantik.
Paparan Skrin Status Pengesahan
Paparan 2.4 Skrin Status Pengesahan
50. Paparan 2.4 menunjukkan Status Pengesahan dimana sistem akan memaparkan mesej berserta paparan No Permohonan, Negeri Yang Dipohon, Nama Pemohon, No Kad Pengenalan dan Status Permohonan.
Permohonan di bawah telah
DISAHKAN
Sila pastikan sekali lagi , semua dokumen sokongan disahkan dan diserahkan kepada pihak sekolah
Paparan 2.5 Skrin Semakan Permohonan
52. Sistem akan memaparkan Tarikh Kuatkuasa pertukaran.
53. Klik Kod Sesi Berkuatkuasa pada tarikh yang tertera di dalam sistem
54. Sistem akan memaparkan statistik bagi permohonan di sekolah Pegawai tersebut.
Paparan 2.6 Skrin Statistik Permohonan
55. Sistem akan memaparkan Tarikh Kuatkuasa pertukaran , Nama Sekolah dan
Statistik Permohonan.
56. Terdapat lima kategori dalam statistik permohonan berserta jumlah permohonan bagi setiap kategori.
a. Jumlah permohonan sehingga kini.
b. Bilangan permohonan yang disokong sehingga kini c. Bilangan permohonan yang tidak disokong sehingga kini d. Bilangan permohonan yang telah diproses sehingga kini e. Bilangan permohonan yang belum diproses sehingga kini.
57. Klik pada kategori Bilangan permohonan yang disokong sehingga kini
Paparan 2.6 Skrin Statistik Permohonan
58. Paparan 2.6 akan memaparkan Jumlah permohona yang telah disokong beserta maklumat pemohon seperti Bil, Daerah, Sekolah, Nama, Negeri Dipohon, Ulasan Pengetua dan Papar.
59. Jika tiada pemohon yang disokong, Jumlah Permohonan menunjukkan sifar( 0) dan tiada maklumat pemohon.
60. klik pada Nama Pemohon.
61. Sistem akan memaparkan Maklumat Permohonan yang telah dicetak.
62. Tekan butang Back di window Browser. Sistem akan kembali ke skrin sebelumnya.
63. Klik pada Papar. Sistem akan memaparkan status tindakan yang telah dibuat bagi permohonan tersebut.
Paparan 2.7 Skrin Status Tindakan
64. Sistem memaparkan Status Permohonan Pemohon di skrin 2.7 dimana Pegawai Pengesah boleh mengetahui maklumat pemohon seperti nombor
permohonan,nama pemohon,sekolah,negeri asal dan kes. Disamping itu, Pengesah boleh mengetahui status pengesahan terhadap pemohon seperti nombor status, nama pegawai, status peranan, ulasan dan tarikh.
65. Tekan butang TUTUP. Sistem akan kembali ke skrin sebelumnya.
66. Ulangi langkah-langkah dari 53 hingga 58 bagi kategori b,c dan d.
67. Bagi kategori e, iaitu Jumlah Permohonan Yang Belum Diproses, Pegawai Pengesah boleh mengetahui senarai pemohon yang belum disahkan.
68. Untuk membuat pengesahan, klik pada Menu PENGESAHAN.
69. Klik Kod Sesi Berkuatkuasa pada tarikh yang tertera di dalam sistem.
Paparan bagi Skrin Pengesahan
Paparan 3.0 Skrin Pengesahan
1. Skrin paparan 2.1 menunjukkan Tarikh Bagi Sesi Pertukaran beserta senarai nama pertukaran guru yang memerlukan pengesahan Pegawai Pengesah.
a. Jika tarikh pengesahan bagi Pegawai Pengesah telah tamat, maka mesej akan dikeluarkan oleh sistem :
PROSES PENGESAHAN TELAH DITUTUP. HARAP MAAF
2. Pegawai Pengesah tidak boleh membuat pengesahan. Semua senarai pemohon tidak diaktifkan.
3. Klik Menu Semakan Permohonan di Menu Capaian Pegawai Pengesah.
Paparan 3.1 Skrin Semakan Permohonan
4. Sistem akan memaparkan Tarikh Kuatkuasa pertukaran.
5. Klik Kod Sesi Berkuatkuasa pada tarikh yang tertera di dalam sistem
Paparan 1.2 Skrin Semakan Permohonan
6. Jika Pegawai Pengesah belum membuat sebarang pengesahan, maka kategori
Jumlah Permohonan sehingga kini menunjukkan jumlah pemohon bagi pegawai tersebut.
7. Klik pada setiap permohonan yang disokong, tidak disokong,yang telah diproses dan yang belum diproses.
