PERAN TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK
MENINGKATKAN KINERJA OPERASIONAL UNIT PT.
BANK SUMUT CABANG PEMBANTU CIDENG
Oleh:
DENOVRIYANTO HAREFA
PT. BANK SUMUT
CABANG PEMBANTU CIDENG
MARET
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan atas segala berkat, karunia dan jalan yang Ia berikan sehingga penulis dapat menyelesaikan Paper ini tanpa kekurangan suatu apapun.
Namun penulis menyadari akan arti dari pribahasa “Tak ada gading yang tak
retak”, begitupun dalam proses penyusunan Paper ini. Penulis menyadari Paper ini masih jauh dari suatu kesempurnaan, oleh karena itu penulis memohon maaf yang sebesar-besarnya apabila ada suatu kesalahan maupun kekurangan dalam Paper ini. Penulis menerima dengan lapang dada akan kritik maupun saran yang bersifat membangun guna tercapainya suatu kesempurnaan. Semoga kritik dan saran yang diterima selama ini dapat menjadi bahan masukan bagi angkatan berikutnya yang akan mengambil Paper.
Penulis juga ingin mengucapkan banyak terima kasih kepada berbagai pihak-pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan Paper ini, baik dalam hal pemberian bimbingan, dukungan, semangat, doa, saran, dan dorongan moril ataupun material sejak awal hingga Paper ini selesai dibuat.
Rasa terima kasih yang sebesar-besarnya penulis sampaikan kepada :
1. Tuhan Yesus Kristus sebagai inspirasi, kekuatan dan harapan utama penulis dalam pengerjaan Paper ini.
2. Bapak Ali Akbar Putra., selaku Pemimpin Unit PT. Bank Sumut Cabang Pembantu Cideng yang telah memberikan bimbingan, arahan, bantuan, ide-ide dan dukungan kepada penulis.
3. Bapak Syafrizal Syah, selaku Pemimpin Unit PT. Bank Sumut Cabang Pembantu Cideng Periode tahun 2007 - 07 Januari 2013 yang juga telah memberikan arahan, bantuan dukungan kepada penulis.
5. Bapak Ali Wardhana selaku Pemimpin Pemasaran unit PT. Bank Sumut Cabang Pembantu Cideng seorang pribadi yang humoris, yang telah membantu penulis dalam menemukan inovasi dan ide dalam pembuatan paper ini.
6. Ibu Tiar Rona Dumaria selaku pelaksana admin pembukuan unit PT. Bank Sumut Cabang Pembantu Cideng, yang selama ini telah menjadi guru bagi penulis, dan juga untuk setiap candaan yang di sampaikan menjadi motivasi tersendiri bagi penulis.
7. Ibu Asrinawati Sitompul selaku pelaksana pemasaran unit PT. Bank Sumut Cabang Pembantu Cideng yang menjadi penyemangat bagi penulis dalam penyelesaian paper ini.
8. Saudara Pemuda Gading Marisi Pane yang selama ini menjadi temen dan tempat berbagi ilmu, Maju Terus Brother.
9. Pelaksana/Staf unit PT. Bank Sumut Cabang Pembantu Cideng, Bang Hariyono, Bang Sigit, Mas Budi, Kak Puji Lestari,Kak Tikah Arafah, Sdra. Eko, Sister Fifi, Sister Nani yang telah memberikan ilmu serta pemahaman pola pikir yang lebih baik.
10.Keluarga besar penulis yang telah memberikan dukungan, semangat, dan doa yang tiada tara bagi penulis sehingga dapat menyelesaikan Paper.
11.Teman-teman di unit PT. Bank Sumut Cabang Pembantu Cideng (Tian, Mas Yanto, Mas Yedy, Mas Edy, Bang Posma, Bang Tompul, Mas Daroji, Bang Zakaria).
12.Serta pihak-pihak lain yang telah membantu penulis hingga terselesaikannya Paper ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.
Akhir kata, semoga Paper ini dapat memberikan suatu manfaat bagi kita semua.
Jakarta, Maret 2013
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
BAB I ... 1
PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Rumusan Masalah ... 1
C. Tujuan ... 1
BAB II ... 2
PEMBAHASAN ... 2
A. Kondisi Perkembangan IT Dari Sudut Pandang Kantor Pusat PT. Bank Sumut. 2 B. Kondisi Kantor Unit PT. Bank Sumut Cabang Pembantu Cideng. ... 3
C. Sistem Aplikasi Registrasi Penomoran ... 5
BAB III ... 9
KESIMPULAN DAN SARAN ... 9
A. Kesimpulan ... 9
B. Saran ... 9
BAB IV ... 11
DAFTAR ISTILAH PERBANKAN ... 11
DAFTAR PUSTAKA ... 14
BAB I
PENDAHULUAN
Bab ini berisi pendahuluan yang membahas mengenai latar belakang, rumusan masalah, tujuan.
A. Latar Belakang
Penerapan Teknologi Informasi secara khusus pada PT Bank Sumut Cabang Pembantu Cideng sebagai salah satu unit kantor pembantu yang berada pada induk Cabang PT. Bank Sumut Cabang Jakarta dirasakan masih kurang. Hal ini dapat dilihat dalam pencatatan dan penomoran surat masuk, surat keluar, penomoran nota, Pendataan Aset, Pendataan nasabah kredit yang jatuh tempo. Semua kegiatan yang disebutkan tersebut dilakukan secara manual.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang diatas maka dapat ditentukan rumusan masalah dalam paper ini :
- Proses registrasi penomoran transaksi di KCP Cideng berlangsung secara manual.
- Penomoran transaksi dengan masa usia yang lama tidak dapat dimonitor. - Registrasi buku yang saat ini ada dan digunakan sudah mulai usang oleh
usia
C. Tujuan
Adapun tujuan dari penulisan paper ini adalah :
- Untuk mengetahui peran penting dari pemanfaatan Teknologi informasi untuk meningkatkan kinerja operasional unit kantor PT.Bank Sumut Cabang Pembantu Cideng.
BAB II
PEMBAHASAN
Peran teknologi dalam dunia perbankan sangatlah mutlak, dimana kemajuan suatu system perbankan sudah barang tentu ditopang oleh peran teknologi informasi. Semakin berkembang dan kompleksnya fasilitas yang diterapkan perbankan untuk memudahkan pelayanan, itu berarti semakin beragam dan kompleks adopsi teknologi yang dimiliki oleh suatu bank. Tidak dapat dipungkiri, dalam setiap bidang termasuk perbankan penerapan teknologi bertujuan selain untuk memudahkan operasional intern perusahaan, juga bertujuan untuk semakin memudahkan pelayanan terhadap customers. Apalagi untuk saat ini, khususnya dalam dunia perbankan hampir semua produk yang ditawarkan kepada customers serupa, sehingga persaingan yang terjadi dalam dunia perbankan adalah bagaimana memberikan produk yang serba mudah dan serba cepat.
Karenanya Bank Indonesia (BI) sebagai Bank central Negara yang memiliki peranan vital dalam menciptakan kinerja lembaga keuangan yang sehat, fleksibel dan berperan dalam mengatur regulasi mengeluarkan peraturan Nomor: 9/15/PBI/2007 tanggal 30 November 2007 tentang Penerapan Manajemen Resiko dalam Penggunaan Teknologi Informasi Oleh Bank Umum.
A. Kondisi Perkembangan IT Dari Sudut Pandang Kantor Pusat PT.
Bank Sumut.
Saat ini, PT Bank Sumut yang berkantor pusat di Medan Sumatera Utara telah mengadopsi penggunaan sistem teknologi informasi dalam pengelolaan transaksinya. Sistem teknologi informasi yang digunakan adalah OLIBS (Online Banking System) yang terdistribusi ke setiap unit kantor dengan
Selain itu PT. Bank Sumut juga telah menggunakan aplikasi HRIS (Human Resources Information System) yang merupakan aplikasi online yang ditujukan untuk kebutuhan informasi dari departemen HRD/SDM, penggajian, manajemen, dan fungsi kehadiran pegawai dalam perusahaan. Sementara untuk keperluan tukar menukar informasi antara pegawai maupun unit manajeman PT.
Bank Sumut menggunakan mail server “Zimbra” yang memang saat ini masih difungsikan khusus untuk komunikasi internal kantor saja.
B. Kondisi Kantor Unit PT. Bank Sumut Cabang Pembantu Cideng.
PT. Bank Sumut Cabang Pembantu Cideng yang merupakan salah satu unit kantor cabang pembantu yang berada dalam wilayah induk kantor PT. Bank Sumut Cabang Khusus Jakarta adalah salah satu unit yang terkoneksi dengan kantor Pusat PT. Bank Sumut. Dalam kegiatan operasional khususnya penomoran surat dan nota dilakukan secara manual dengan terlebih dahulu me-reservasi nomor tersebut disebuah buku. Proses me-reservasi ini sering sekali membutuhkan waktu yang panjang dalam proses operasional kerja unit kantor, dikarenakan letak buku reservasi yang berpindah-pindah tangan sehingga harus terlebih dahulu mencari keberadaannya. Selain itu usia kertas buku yang rata-rata digunakan selama periode tahunan atau lebih dan seiring dengan waktu semakin menua/ usang sehingga dapat menyebabkan ada bagian tertentu dari buku tersebut terlepas dan sobek. Kendala lainnya adalah dalam proses pencarian data nomor (tracing number) yang dibutuhkan jikalau ada proses pendataan surat/nota bermasalah. Dengan proses manual ini pencarian nomor menjadi relatif lebih lama (tidak efektif) atau bahkan tidak ditemukan.
Beberapa jenis buku registrasi nomor yang ada di PT. Bank Sumut Cabang Pembantu Cideng diantaranya adalah :
- Buku registrasi Surat Masuk (Internal/Eksternal) - Buku registrasi Surat Keluar (Internal/Eksternal) - Buku registrasi STJ+Nota Dinas
- Buku registrasi Garansi Bank - Buku registrasi Kliring + RTGS - Buku registrasi PMK
- Buku registrasi SKDD + SKB - Bukur registrasi taksasi - dll
Penomoran yang dilakukan pada salah satu buku registrasi selalu dilakukan oleh setiap pegawai unit PT. Bank Sumut Capem Cideng sehingga dengan tidak adanya pengawasan yang dilakukan dapat menyebabkan human error atau kesalahan penomoran ganda, menimbulkan beberapa lompatan penomoran sehingga penomoran tidak lagi berurut, atau kesalahan pemberian tanggal penomoran registrasi.
Dari beberapa permasalahan yang telah di uraikan tersebut, sebuah solusi Teknologi Informasi dalam bentuk piranti perangkat lunak ditawarkan yang berfungsi untuk :
1. Melakukan penyimpanan registrasi penomoran dalam bentuk file
2. Dengan jumlah registrasi buku yang beragam maka system registrasi penomoran yang dibangun dikelompokkan berdasarkan fungsi kerja dari tiap-tiap pegawai di PT. Bank Sumut Cabang Pembantu Cideng.
3. Sistem penomoran yang dibangun adalah bersifat otomatis, sehingga user/pengguna dalam hal ini pegawai cukup mengisi keterangan dari tiap nomor yang diperoleh.
4. Karena penyimpanan registrasi penomoran adalah dalam bentuk file, maka untuk kebutuhan pencetakan secara fisik diperlukan.
5. Untuk dapat mengikuti setiap perubahan proses kerja dalam unit PT.Bank Sumut Cabang Pembantu Cideng, maka aplikasi yang dibangun bersifar dynamic atau tidak kaku sehingga bisa mengikuti setiap perubahan kerja
dari unit kantor yang ada.
Skema/ Gambaran dari Solusi piranti perangkat lunak yang dibangun adalah sebagai berikut :
Ket gambar 1 : Skema dari Solusi piranti perangkat lunak yang dibangun
Beberapa manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya pengembangan/ implementasi dari teknologi ini adalah :
1. Penyimpanan nomor registrasi dalam bentuk file memungkinkan untuk melakukan pencarian data lebih maksimal.
2. Kontrol penomoran registrasi akan dapat lebih dimaksimalkan 3. Data nomor registrasi dan history bertahan lebih lama
4. Kesalahan inputan (human error) dapat lebih diminimalisir. 5. Akses data lebih fleksibel dan lebih menghemat waktu operasional C. Sistem Aplikasi Registrasi Penomoran
pengguna dari aplikasi ini yaitu : Tipe Administrator dan Tipe User (pengguna biasa).
Tipe user Administrator adalah tipe user yang mempunyai akses/authorisasi dalam settingan awal penomoran dan juga berfungsi untuk menambah atau menghapus user lainnya. Sementara tipe User (pengguna biasa), adalah tipe user yang nantinya akan digunakan oleh masing-masing pegawai yang akses/authorisasinya disesuaikan dengan tanggung jawab pekerjaannya masing-masing. Berikut adalah halaman awal dari Sistem Aplikasi Registrasi Penomoran .
Ket gambar 2 : Halaman Awal dari Aplikasi
Setelah terlebih dahulu melalui tahap authentikasi pengguna, maka aplikasi akan menampilkan halaman menu yang disesuaikan dengan authorisasi/akses yang sudah diberikan kepada user. Seperti contoh berikut adalah
user dengan IDPengguna : “pemuda” yang diberikan akses sebagai administrator
Ket gambar 3 : Halaman Awal dari Aplikasi setelah user login
Dari gambar terlihat bahwa IDPengguna “pemuda” mempunyai akses untuk
meregister jenis kredit : KAL, KRK-KU, KRK-SPK, KPR, KMG, KUR, KMSS.
Bila IDPengguna “pemuda” memilih salah satu jenis kredit (contoh : KAL) , maka akan menampilkan data kredit yang telah di registrasi, seperti gambar berikut :
Ket gambar 4 : Halaman yang menampilkan beberapa entry kredit
Untuk melakukan pencetakan secara “fisik” maka aplikasi ini menyediakan 2
jenis tipe pencetakan yaitu dengan pencetakan dalam bentuk “PDF” atau kedalam
Ket gambar 5 : Halaman yang menampilkan cetakan PDF
Untuk melakukan penambahan/ registrasi nomor kredit, maka akan tampak seperti tampilan berikut :
BAB III
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dengan adanya aplikasi sistem registrasi penomoran ini, akan dapat memaksimalkan kinerja operasional internal dari unit PT. Bank Sumut Kantor Cabang Pembantu Cideng. Hal ini dikarenakan oleh :
1. Dapat mengurangi penggunaan kertas/ buku registrasi yang digunakan untuk setiap jenis penomoran.
2. Proses pencarian/ data trace dapat lebih mudah dilakukan
3. Potensi untuk terjadinya human error/kesalahan penomoran dapat diminimalisir
4. Data dapat dipastikan bertahan lebih lama.
Aplikasi sistem registrasi penomoran ini, bersifat open source yang dapat dikembangkan/ diperluas menjadi aplikasi “Sms Gateway”. Aplikasi “Sms Gateway” dalam dunia perbankan sebenarnya bukanlah hal yang baru lagi. Terbukti beberapa Bank lain telah menerapkan aplikasi yang sama untuk melakukan komunikasi satu arah dengan para nasabahnya.
B. Saran
Kantor PT. Bank Sumut lainnya yang berlokasi di Jakarta dalam hal peningkatan jumlah customer base.
BAB IV
DAFTAR ISTILAH PERBANKAN
No Istilah Arti dan Keterangan
1 Bank Sebuah lembaga intermediasi keuangan umumnya didirikan dengan kewenangan untuk menerima simpanan uang, meminjamkan uang, dan menerbitkan promes atau yang dikenal sebagai banknote
2
Aset
Aset atau aktiva adalah sumber ekonomi yang diharapkan memberikan manfaat usaha di kemudian hari
3
Nasabah
Pihak yang menggunakan jasa bank, baik itu untuk keperluannya sendiri maupun sebagai perantara bagi keperluan pihak lain
4
Kredit
Fasilitas keuangan yang memungkinkan seseorang atau badan usaha untuk meminjam uang untuk membeli produk dan membayarnya kembali dalam jangka waktu yang ditentukan
5
BI (Bank Indonesia)
Bank sentral republik Indonesia yang mempunyai satu tujuan tunggal, yaitu mencapai dan
memelihara kestabilan nilai rupiah 6
Regulasi Sumber hukum formil berupa peraturan perundang-undangan
7 Nota Pencatatan Transaksi
8
Rekening Bank
Pencatatan transaksi keuangan antara pelanggan dan bank serta posisi keuangan yang dihasilkan dari pelanggan dengan bank
9
Garansi Bank
Jaminan pembayaran yang diberikan kepada pihak penerima jaminan (bisa perorangan atau
dapat memenuhi kewajiban atau cidera janji.
10
Kliring
Kliring adalah suatu tata cara perhitungan utang piutang dalam bentuk surat-surat dagang dan surat-surat berharga dari suatu bank terhadap bank lainnya, dengan maksud agar penyelesaiannya dapat terselenggara dengan mudah dan aman, serta untuk memperluas dan memperlancar lalu lintas pembayaran giral. 11
RTGS
Proses penyelesaian akhir transaksi (settlement) pembayaran yang dilakukan per transaksi (individually processed / gross settlement) dan bersifat Real-time (electronically processed), di mana rekening peserta dapat di-debit / di-kredit berkali-kali dalam sehari sesuai dengan perintah pembayaran dan penerimaan pembayaran. 12
PMK
Merupakan Bukti tertulis yang menyatakan persetujuan untuk memberikan Kredit kepada nasabah Bank
13
SKDD
Merupakan Surat Pernyataan yang dikeluarkan oleh Bank yang menerangkan bahwa orang / perusahaan yang mengajukan adalah benar-benar nasabah Bank.
14
SKB
Surat berupa keterangan secara tertulis yang diberikan oleh Bank kepada nasabahnya untuk satu macam keperluan dan bersifat tidak mengikat, tidak menjanjikan dan tidak memberikan jaminan 15 Jurnal Transaksi Keuangan suatu badan usah/bank 16
Plafond Adalah Batas nominal tertinggi dari kredit yang diajukan
18
Agunan
Aset pihak peminjam yang dijanjikan kepada pemberi pinjaman jika peminjam tidak dapat mengembalikan pinjaman tersebut
19
Taksasi
Taksiran harga barang tertentu, dalam dunia perbankan biasanya merupakan untuk menaksir nilai barang agunan.
20
Nilai Taksasi Nilai nominal yang diperoleh berdasarkan Proses taksiran harga
21
Fraud Tindakan kecurangan yang melanggar hukum dan ketentuan
22 Baki Debet
DAFTAR PUSTAKA
1. http://hari-prasetyo-aji.blogspot.com/2012/10/normal-0-false-false-false-en-us-x-none.html
2. http://hendri-az.blogspot.com/2012/06/teknologi-sistem-informasi-tsi.html 3.
http://blog.pasca.gunadarma.ac.id/2012/05/04/perkembangan-teknologi-komputer-di-perbankan
4. http://www.studymode.com/essays/Sistem-Informasi-Di-Perbankan-466128.html
5. http://chacaatmika.blogspot.com/2012/03/penerapan-sistem-informasi-dalam-dunia.html
6. http://noshagustinugraha.wordpress.com/2012/11/19/masalah-sistem-informasi-menejemen-pada-bank-bab1/
7.
http://www.bni.co.id/id-id/bankingservice/commercial/jasa/suratketeranganbank.aspx 8. http://www.bi.go.id/web/id/
