SISTEM INFROMASI & PENGENDALIAN INTERNAL
(SI - PI)
IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PADA PT AZN Tbk
Dosen:
Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA
Dibuat oleh:
Sari Kartika
(55516120061)
PROGRAM MEGISTER
UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk menganalisa sistem informasi dalam pengimplementasiannya pada perusahaan PT. AZN Tbk dan pengaruhnya terhadap eksistensi perusahaan untuk dapat tetap bersaing pada era teknologi yang semakin maju.
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah pendekatan metode kualitatif dengan studi literature dalam bidang ke ilmuan Management System Information (MIS) dan Information Technology (IT).
Hasil penelitian ini menunjukan bahwa sistem informasi berpengaruh terhadap eksistensi perusahaan karena dengan mengimplementasikan sistem
business to business (B2B), memudahkan PT AZN dalam transaksi purchase order (PO) barang dagang dengan Supplier. Dalam pengendalian internal , managemen PT AZN lebih mudah dan relatif lebih aman karena menggunakan sistem. Sehingga dalam persaingan bisnis, PT AZN dapat memperoleh informasi yang akurat dan cepat sebagai dasar pengambilan keputusan.
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Seiring berkembangnya dunia usaha menyebabkan terjadinya perubahan cukup signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen baik pada tingkat operasional maupun pimpinan pada semua jenjang dengan di dukung oleh perkembangan sistem informasi.
Menurut Jogianto (2005 : 2) mengemukakan bahwa sistem adalah kumpulan dari elemen - elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem ini menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata adalah suatu objek nyata, seperti tempat, benda, dan orang-orang yang betul-betul ada dan terjadi.
Sedangkan informasi merupakan hal terpenting untuk mendukung kelangsungan perusahaan dalam menjalankan bisnisnya. Kurangnya informasi dalam waktu tertentu dapat mengakibatkan perusahaan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya.
Menurut O’Brien (2005) sistem informasi adalah kombinasi teratur dari orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Sehingga dapat dinyatakan bahwa Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan serangkaian sub sistem informasi yang terkoordinasi secara menyeluruh dan terpadu serta mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat berbagai cara guna meningkatkan produktivitas atas dasar kriteria, mutu yang telah ditetapkan.
Salah satu perusahaan yang menggunakan jaringan sistem informasi untuk mengembangkan bisnis dibidang retail adalah PT. AZN. Sistem informasi perusahaan retail ini dibuat sebagai wadah aliran informasi untuk proses menjadi perusahaan yang semakin maju.
B. Tujuan
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisa sistem informasi dalam pengimplementasiannya pada perusahaan PT. AZN Tbk dan pengaruhnya terhadap eksistensi perusahaan untuk dapat tetap bersaing pada era teknologi yang semakin maju.
C. Rumusan Masalah
TINJAUAN PUSTAKA
A. Sistem Informasi
Sistem merupakan kumpulan dari komponen dan elemen yang saling terkait serta membentuk suatu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Hapzi Ali, 2011, Sistem adalah kumpulan dari sub-sub sistem atau elemen-elemen yang saling berkerjasama dan berinteraksi untuk mencapai tujuan organisasi (informasi/target/goal).
Informasi adalah Hasil dari pemrosesan data (data processing) menjadi suatu bentuk yang penting bagi pemakai (user/end user) dan mempunyai nilai (value) serta bermanfaat dalam pengambilan keputusan (Decision Making).
(Hapzi Ali, 2011).
Dalam sebuah sistem pasti menghasilkan suatu informasi atas aktivitas bisnis tersebut. Menurut O’Brien dan Marakas (2009) sistem informasi adalah kombinasi dari people, hardware, software, jaringan komunikasi, sumber-sumber data, prosedur dan kebijakan yang terorganisasi dengan baik yang dapat menyimpan, mengadakan lagi, menyimpan, dan menyebarluaskan informasi dalam suatu organisasi. Sehingga dapat disimpulkan bahwa Sistem informasi merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi untuk manajemen dalam membantu mengambil keputusan kemudian menjalankan kegiatan operasional perusahaan, di mana sistem tersebut merupakan kombinasi dari orang-orang, teknologi informasi dan prosedur-prosedur yang tergorganisasi.
Sistem Informasi sangat mempengaruhi keberhasilan maupun kegagalan tujuan bisnis dari suatu perusahaan. Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Selain itu, manajemen sistem informasi sangat penting implementasinya karena bekerja secara sinergis agar dapat melakukan minimalisasi sumber daya namun menghasilkan output maksimal dan akan mengurangi resiko kegagalan terutama saat penggunaan sumber daya.
B. Karakteristik Sistem Informasi
kompetitif. Berikut ini adalah beberapa karakteristik yang dimiliki oleh
- Mempunyai sasaran (obyectives) atau tujuan (goal).
C. Peranan Sistem Informasi
Banyak perusahaan menginvestasikan sistem informasi untuk meningkatkan produktivitasnya. Sekarang ini, sistem informasi compute
memungkinkan individual yang bekerja atau anggota staff menjadi lebih produktif karena mereka yang mengatasi (melakukan transaksi dalam jumlah yang besar). Oleh karena itu, sistem informasi mempunyai peran yang penting dalam organisasi. Berikut beberapa peranan sistem informasi :
1. Menunjang kegiatan bisnis operasional.
2. Menyediakan dukungan bagi manajemen dalam operasi kegiatan bisnis sehari-hari.
-Mulai dari akuntansi sampai dengan penelusuran pesanan pelanggan, sistem informasi menyediakan dukungan bagi manajemen. Ketkka tanggapan atau respon yang cepat menjadi penting, maka kemampuan sistem informasi untuk dapat mengumpulkan dan mengintegrasikan informasi ke berbagai fungsi bisnis menjadi kritis atau penting.
3. Menjalin hubungan pelanggan dengan Supplier 4. Menunjang untuk pengambilan keputusan.
-Sistem informasi dapat mengombinasikan informasi untuk membantu manajer menjalankan bisnis dengan lebih baik, informasi yang sama dapat membantu para manajer mengidentifikasikan kecenderungan dan untuk mengevaluasi hasil dari keputusan sebelumnya.
5. Keunggulan kompetitif
D. Fungsi dan Manfaat Sistem Informasi Dalam Kegiatan Bisnis
Organisasi membentuk sistem informasi agar organisasi tersebut memiliki suatu informassi yang bermanfaat dalam pembuatan ataupun pengambilan keputusan manajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis.
Menurut Hapzi Ali (2015), fungsi dan manfaat SI/SIM dalam kegiatan Bisnis diantaranya :
1. Sistem Informasi Manajemen untuk Pendukung Pengambilan Keputusan. Sebuah sistem keputusan, yaitu model dari sistem dengan mana keputusan diambil dapat tertutup atau terbuka. Sebuah sistem keputusan tertutup menganggap bahwa keputusan dipisah dari masukkan yang tidak diketahui dari lingkungan. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing-masing.
2. Sistem Informasi Untuk Pengendalian Manajemen.
Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh manajer departemen untuk mengukur pekerjaan, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan personalia operasional, dna mengalokasi sumber daya.
3. Sistem Informasi Untuk Pengendalian Operasional.
Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang sudah ditentukan lebih dahulu. Sebagian besar keputusan bisa diprogramkan. 4. Sistem Informasi Manajemen Berdasarkan Fungsi Organisasi.
Sistem informasi manajemen dapat dianggap sebagai suatu federasi subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. Masing-masing subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi untuk membentuk semua proses informasi yang berhubungan dengan fungsinya,walaupun akan menyangkut database, model base dan beberapa program komputer yang biasa untuk setiap subsistem fungsional. Dalam masing-masing subsistem fungsional, terdapat aplikasi untuk proses transaksi, pengendalian operasional, pengendalian manajemen, dan perencanaan strategis.
5. Sistem Informasi Untuk Perencanaan Strategis.
E. Komponen Sumber Daya Sistem Informasi
Menurut O'Brien (2005, p34), komponen dan aktivitas SI terdiri dari sumber daya data, hardware, software, manusia, dan jaringan untuk melakukan aktivitas input, pemrosesan, output, penyimpanan dan pengelolaan yang mengubah sumber daya data menjadi produk informasi, berikut ini adalah skema dan penjelasannya :
Menurut O'Brien (2005, p34) sumber daya utama dalam sebuah sistem informasi sebagai berikut :
1. Sumber Daya Manusia
Manusia dibutuhkan untuk pengoperasian semua sistem informasi. Sumber daya manusia ini meliputi pemakai akhir dan pakar SI.
- Pemakai akhir, adalah orang-orang yang menggunakan sistem informasi atau informasi yang dihasilkan sistem tersebut.
- Pakar SI, adalah orang-orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi
2. Sumber Daya Hardware
- Sistem komputer, yang terdiri dari unit pemrosesan pusat yang berisi pemrosesan mikro, dan berbagai peralatan periferal yang saling berhubungan.
- Periferal komputer, yang berupa peralatan seperti keyboard atau mouse elektronik untuk input data dan perintah, layar video, atau printer untuk output informasi, dan disk magnetis atau optikal untuk menyimpan sumber daya data.
3. Sumber Daya Software.
Meliputi semua rangkaian perintah pemrosesan informasi. contohnya adalah :
- Software sistem, seperti program sistem operasi, yang mengendalikan serta mendukung operasi sistem komputer.
- software aplikasi, yang memprogram pemrosesan langsung bagi pengguna tertentu komputer oleh pemakai akhir.
- Prosedur, yang mengoperasikan perintah bagi orang-orang yang akan menggunakan sistem informasi.
4. Sumber Daya Data.
Data dapat berupa banyak bentuk, termasuk data alfanumerik tradisional, yang terdiri dari angka dan huruf serta karakter lainnya yang menjelaskan transaksi bisnis dan kegiatan entitas lainnya. Data teks, terdiri dari kalimat dan paragraf yang digunakan dalam menulis komunikasi, data gambar, seperti bentuk grafik dan angka, serta gambar video grafis dan video; serta data audio, suara manusia dan suara-suara lainnya, juga merupakan bentuk data yang penting. Sumber daya sistem informasi umumnya diatur, disimpan, dan diakses oleh berbagai teknologi pengolahan pengelolaan sumber daya data ke dalam :
- database yang menyimpan data yang telah diproses dan diatur.
- dasar pengetahuan yang menyimpan pengetahuan dalam berbagai bentuknya, seperti fakta, peraturan.
5. Sumber daya jaringan.
Menekankan bahwa teknologi informasi dan jaringan adalah komponen sumber daya dasar dari semua sistem informasi. Sumber daya jaringan meliputi :
- Media komunikasi
Sedangkan dibawah ini merupakan aktivitas dari sumber daya utama untuk dirubah menjadi informasi yaitu :
1. Input sumber daya data
Pemrosesan data menjadi informasi. data bisasanya tergantung pada aktivitas pemrosesan seperti penghitungan, perbandingan, penilaian, pengklasifikasian, dan pengikhtisarian.
2. Output produk informasi.
Informasi dalam berbagai bentuk dikirim ke pemakai akhir dan disediakan untuk mereka dalam aktivitas output. Tujuan dari sistem informasi adalah untuk menghasilkan produk informasi yang tepat bagi para pemakai akhir. 3. Penyimpanan sumber daya data.
Penyimpanan adalah komponen dasar sistem informasi. Penyimpanan adalah aktivitas sistem informasi tempat data dan informasi disimpan secara teratur untuk digunakan kemudian.
4. Pengendalian kinerja sistem.
Aktivitas sistem informasi yang penting adalah pengendalian kinerja sistem. Sistem informasi harus menghasilkan umpan balik mengenai aktivitas input, pemrosesan, output, dan penyimpanan. Umpan balik ini harus diawasi dan dievaluasi untuk menetapkan apakah sistem dapat memenuhi standar kinerja yang telah ditetapkan. Kemudian, aktivitas sistem yang tepat harus disesuaikan agar produk informasi yang tepat dihasilkan bagi para pemakai akhir.
F. Perkembangan SI dan TI Dalam Dunia Bisnis
Semakin berkembangnya teknologi informasi, sangat berpengaruh pada kemajuan dunia perdagangan dan bisnis, salah satunya yaitu menggunakan sistem e-commerse sebagai alternatif transaksinya. Salah satu kegiatan yang dihasilkan dari e-commers yang dilakukan berbagai perusahaan yaitu sistem Business to Business (B2B).
Business to Business (B2B) merupakan suatu bisnis yang menyatakan bentuk jual beli produk atau jasa yang melibatkan dua atau lebih perusahaan dan dilakukan secara elektronik. Dengan kata lain B2B merupakan transaksi yang dilakukan antara institusi bisnis (perusahaan) dengan institusi bisnis lainnya. Transaksi yang dilakukan pada B2B menggunakan Electronic Data Interchange (EDI) dan email untuk pembelian barang dan jasa, informasi & konsultasi.
Karakteristik B2B antara lain:
a. Trading Partners yang umumnya memiliki hubungan (relationship) yang cukup lama. Informasi hanya dipertukarkan dengan partner tersebut. Dikarenakan sudah mengenal lawan komunikasi, maka jenis informasi yang dikirimkan dapat disusun sesuai dengan kebutuhan dan kepercayaan (trust).
b. Pertukaran data (data exchange) berlangsung berulang-ulang dan secara berkala, misalnya setiap hari, dengan format data yang sudah disepakati bersama. Dengan kata lain, servis yang digunakan sudah tertentu. Hal ini memudahkan pertukaran data untuk dua entiti yang menggunakan standar yang sama.
c. Salah satu pelaku dapat melakukan inisiatif untuk mengirimkan data, tidak harus menunggu parternya.
METODE PENELITIAN
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Implementasi Sistem Informmasi (SI) pada PT. AZN, Tbk
PT. AZN adalah perusahaan retail yang sudah berkembang sejak tahun 2007. Saat ini perusahaan memiliki 7 cabang dan kurang lebih 1300 gerai atau toko yang tersebar di seluruh Indonesia.
Seiring kemajuan dunia bisnis yang sangat pesat ini, menuntut adanya penataan sistem yang cermat, cepat dan canggih. PT. AZN merupakan salah satu perusahaan yang memanfaatkan perkembangan teknologi komputer sebagai dasar penerapan aplikasi dalam penggunaan media komunikasi dan pengolahan data perusahaan.
Oleh karena itu, PT. AZN melakukan kegiatan e-commerce sebagai penerapan aplikasi dari e-business yang berkaitan dengan berbagai transaksi komersial terutama dalam transaksi pembelian stok barang dagangan yang dilakukan melalui Purchase Order (PO) otomatis. E- business melibatkan proses bisnis yang mencakup seluruh value chain.
Penggunaan teknologi informasi seperti e-commerce dapat meningkatkan hubungan antara perusahaan dengan Supplier/ Rekanan sehingga menghasilkan bentuk baru seperti Business to Business (B2B).
Dalam pengembangan sistem informasinya, PT. AZN telah menerapkan sistem business (B2B) yang disediakan untuk Supplier dengan menggunakan kapasitas hardisk di server internet untuk menempatkan dokumen / laporan Supplier meliputi: PO, LPB, TTF, Retur Barang, Service Level, dan Selling In sehingga dapat diakses dimanapun oleh Supplier tersebut.
Untuk meningkatkan kinerja dalam melakukan kegiatan operasional perusahaan dan menaikkan daya saing bisnis terhadap perusahaan sejenis yang bergerak di bidang distribusi retail, PT. AZN menerapkan sistem informasi yang mengikuti perkembangan zaman dan melibatkan secara interaktif dan online kepada jaringan Supplier.
Kebutuhan akan teknologi informasi seperti perangkat keras (hardware) dan teknologi perangkat lunak (software) juga mengalami perubahan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Salah satu sistem informasi yang digunakan adalah website yang berguna sebagai media interaktif antara perusahaan PT. AZN dengan Supplier.
Berikut peraturan yang dibuat antara kerjasama PT. AZN dengan Supplier menggunakan Sistem Informasi B2B:
a. Pihak pengguna setuju terhadap fitur-fitur yang telah disediakan
b. Dukungan teknis untuk pengguna diberikan selama jam dan hari kerja lewat email,telpon ataupun kunjungan dari pihak pengguna.
c. Pengelola tidak bertanggung jawab atas kerugian-kerugian pelanggan dan/atau pihak ketiga.yang timbul sebagai akibat dari pengguna B2B PT. AZN yang disebabkan bukan oleh pengelola.
d. Pengguna bertanggung jawab atas kewajiban yang timbul akibat digunakan user id/atau password yang diberikan kepadanya, termasuk bila terjadi penyalahgunaan oleh pihak ketiga.Apabila terjadi penyalah gunaan password oleh pihak ketiga, maka pengelola dapat melakukan pemblokiran atas password tersebut dan pengguna dapat mengajukan password baru.
e. Segala hak cipta isi dan materi dalam situs ini dan produk yang dijelaskan
dilindungi oleh perundang-undangan yang berlaku Pihak pengguna harus memiliki account E-mail sendiri sebagai syarat berjalanya sistem ini
B. Komponen Sumber Daya Sistem Informasi (SI) pada PT. AZN, Tbk
Dalam menjalankan sistem informasi pada proses bisnis tentu dibutuhkan komponen-komponen yang harus mendukung satu sama lain, berikut skema komponen-komponen pada sistem informasi B2B PT. AZN:
a. Hardware
Hardware/ perangkat keras merupakan salah satu komponen penting yang harus ada untuk dapat menunjang jalannya proses transaksi bisnis yang dilakukan antar perusahaan. Adapun hadware yang digunakan oleh PT. AZN antara lain: Seperangkat komputer, printer, dan perangkat keras elektronik lainnya.
b. Software
Software yang digunakan antara lain: 1. Aplikasi DCS (Distribution Center System)
DCS adalah aplikasi digunakan untuk melakukan PO otomatis berdasarkan kebutuhan dari Distribution Center (DC). Sistem ini mendapatkan data update haraga maupun barang dari aplikasi MDS. PIC yang bertanggung jawab pada aplikasi ini adalah bagian DC Dept. 2. Aplikasi MDS (Merchandising System)
MDS adalah aplikasi yang digunakan untuk melakukan deal antara PT AZN dengan Supplier dimana hasil dari proses ini akan berpengaruh terhadap update harga barang maupun barang baru yang akan masuk. Selain itu MDS juga digunakan untuk melakukan update data Supplier sehingga dapat diketahui Supplier mana saja yang terdaftar sebagai rekanan dari PT AZN dalam sistem B2B. PIC yang bertanggung jawab pada aplikasi ini adalah bagian Merchandising Dept.
3. Aplikasi TAF (Tax, Accounting, Finance)
TAF adalah aplikasi yang digunakan untuk melakukan proses tukar faktur (TTF) dari Supplier ke PT AZN setelah adanya PO Otomatis dari DC dan pengiriman barang dari Supplier. Proses pembayaran dilakukan sesuai dengan tanggal jatuh tempo berdasarkan update dari Merchandising Dept. PIC yang bertanggung jawab pada aplikasi ini adalah bagian Finance Dept. Selain untuk proses TTF aplikasi ini juga digunakan untuk melakukan penjurnalan otomatis oleh bagian Accounting Dept.
c. Internet Working
Internet working adalah suatu bentuk hubungan kerjasama yang terjalin dengan menggunakan sarana teknologi informasi yaitu jaringan kerja komputer (computer network) berbentuk internet, ekstranet dan
intranet. O’Brien dan Marakas (2009) menjelaskan bahwa bentuk
hubungan kerjasama yang terjalin pada internetworking adalah dengan menggunakan sarana teknologi informasi yaitu jaringan kerja komputer (computer network) berbentuk intranet, ekstranet dan internet.
Ekstranet adalah jaringan yang memanfaatkan teknologi internet, yang hanya sebatas menghubungkan perusahaan dengan pemasok, pelanggan dan mitra bisnis dari perusahaan tersebut. Jadi, ekstranet memungkinkan mitra bisnis suatu perusahaan untuk mengakses situs web intranet tertentu dan database perusahaan.
Internet adalah suatu jaringan komputer yang terhubung satu sama lain, yang dapat menjangkau ke seluruh dunia. Perusahaan biasanya memanfaatkan jaringan ini untuk pemasaran, penjualan dan semua aplikasi yang berhubungan dengan pelanggan.
Aplikasi yang paling sering digunakan pada internet working adalah situs website. Nugroho (2004) berpendapat, website merupakan sekumpulan halaman (webpages), yang dimulai dengan halaman depan (homepage), yang memberikan berbagai informasi, iklan dan program interaksi. Adapaun website B2B PT AZN yaitu www.aznkucikonomi.com. Jaringan internet yang digunakan PT. AZN yaitu jaringan area luas atau Wide Area Network (WAN) merupakan jaringan komputer yang mencakup area yang besar sebagai contoh yaitu jaringan komputer antar wilayah, kota atau bahkan negara, atau dapat didefinisikan juga sebagai jaringan komputer yang membutuhkan router dan saluran komunikasi publik.
WAN digunakan untuk menghubungkan jaringan area lokal yang satu dengan jaringan lokal yang lain, sehingga pengguna atau komputer di lokasi yang satu dapat berkomunikasi dengan pengguna dan komputer di lokasi yang lain.
Selain WAN PT AZN juga menggunakan jaringan Local Area Network (LAN) yang merupakan suatu perangkat jaringan yang menghubungan komputer yang satu dengan komputer lainnya dengan menggunakan kabel dan router sebagai penyambungnya., jaringan LAN digunakan untuk komunikasi antar departemen di PT AZN.
d. Database
Database yang digunakan oleh PT AZN yaitu database dari Server Oracle, Oracle Server menyediakan solusi yang efisien dan efektif karena kemampuannya dalam hal sebagai berikut:
- Dapat bekerja di lingkungan client/server (pemrosesan tersebar) - Menangani manajemen space dan basis data yang besar
- Mendukung akses data secara simultan
Komponen Database terdiri atas beberapa file fisik, antara lain :
- Datafile (tempat menyimpan semua data yang ada di Oracle seperti user data (table,index) dan data dictionary.)
- Redo Log File (tempat catatan setiap transaksi yang terjadi di Oracle. Fungsi utama redo log file adalah untuk kebutuhan proses recovery.)
- Control File (Control file berisi semua informasi file-file yang menjadi bagian dari database, seperti datafile dan redo log file.)
e. Brainware
Brainware atau bisa juga disebut perangkat manusia yang menggunakan atau mengoprasikan software/ aplikasi pada komputer. Orang yang terlibat dan bertanggung jawab di PT. AZN dalam bisnis B2B ini antara lain:
1) Staff DC
Staff DC bertanggung jawab untuk mengoperasikan aplikasi DCS.
2) Staff TTF
Staff TTF bertanggung jawab untuk mengoperasikan aplikasi TAF serta melakukan proses tukar faktur Supplier dan melakukan proses pembayaran sesuai dengan tanggal jatuh tempo.
3) Staff MD
Staff MD bertanggung jawab untuk mengoperasikan aplikasi MDS serta melakukan melakukan update master harga, barang dan data supplier.
4) Supplier
Supplier merupakan lawan transaksi PT AZN yang teraftar pada sistem B2B sudah dilakukan kesepakatan diawal terkait segala macam pemenuhan barang dari mulai proses pemesanan dampai dengan pembayaran
f.
ManagementDalam proses bisnis B2B di PT AZN management yang terkait antara lain :
- Branch Manager & Deputy Branch Manager - Distribution Center Manager
- Merchandising Manager
- Supply & Distribution Manager - General Manager
- Direksi
C. Kelebihan dan Kelemahan Sistem Informasi (SI) B2B pada PT. AZN, Tbk
1. Kelebihan menggunakan sistem layanan B2B antara lain:
a. Hemat waktu dan praktis Menu dalam situs layanan B2B khusus hanya menyediakan kebutuhan produk pelanggan terkait, tanpa harus repot mencarinya dalam katalog produk atau daftar kategori produk umum Kawan Lama yang lainnya.
b. Efektif dan efisien Pelanggan B2B tidak perlu melewati proses negosiasi harga yang panjang, karena sudah dilakukan pada awal kesepakatan kerja sama.
c. Keuntungannya besar mengurangi biaya perusahaan untuk administrasi, surat menyurat transaksi, ataupun untuk riset harga pasar.
d. Kerahasiaannya aman dan terjamin sistemnya menggunakan tingkat keamanan yang tinggi dengan protocol secure socket layer 256 bit untuk menjaga keamanan data pelanggan.
e. Transaksi yang transparan layanan ini mendukung good corporate governance. Setiap transaksi mudah dipantau karena sistem selalu memberikan rekam jejak transaksi melalui e-mail notifikasi kepada buyer (bagian purchasing) atasan (pemberi approval), hingga user, ataupun yang berhak mendapatkan informasi tersebut di perusahaan sesuai dengan kesepakatan. Ini meningkatkan kontrol perusahan terhadap proses transaksi.
f. Meningkatkan komunikasi dan kolaborasi antara penjual dan pembeli g. Menciptakan pasar baru tanpa dibatasi wiayah grafis
h. Mempercepat transaksi antara penjual dan pembeli. i. Menurunkan biaya transaksi kedua belah pihak.
2. Kelemahan menggunakan sistem layanan B2B antara lain:
a. Pencurian informasi rahasia yang berharga. Gangguan yang timbul bisa menyingkap semua informasi rahasia tersebut kepada pihak-pihak yang tidak berhak dan dapat mengakibatkan kerugian yang besar bagi si korban.
c. Penggunaan akses ke sumber oleh pihak yang tidak berhak. Misalkan pembobolan sebuah sistem perbankan oleh hacker, kemudian memindahkan sejumlah rekening orang lain ke rekeningnya sendiri. d. Kerugian yang tidak terduga. Disebabkan oleh gangguan yang
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Kesimpulan dari pengimplementasian penggunaan layanan B2B yang dilakukan oleh PT. AZN Tbk antara lain:
1. Sistem B2B sangat membantu dalam memudahkan transaksi antara PT AZN dengan Supplier terutama dalam melakukan pengoperasian proses purchase order (PO) barang dagang.
2. Pengendalian internal dan management lebih mudah dikontrol karena dalam proses transaksinya sudah menggunakan sistem sehingga data yang diproses dari mulai awal sampai akhir dapat dikontrol oleh pihak management.
3.
Persaingan bisnis saat ini meningkatkan kebutuhan manajemen akan informasi. Manajemen membutuhkan informasi yang akurat dan cepat yang disajikan dalam bentuk yang informatif sebagai dasar pengambilan keputusan.B. Saran
1. Diperlukan peningkatan jaringan untuk tetap menjaga kestabilan konektivitas pada saat melakukan transaksi.
2. Peningkatan fasilitas pendukung hardware untuk mempermudah masing-masing PIC dalam melakukan proses kerja.
DAFTAR PUSTAKA
Anonin. 2012. http://ghadinkz23.blogspot.co.id/2012/04/pengertian-hardware-software-dan.html. Diakses 5 April 2017
Anonin. 2015. http://www.pengertianpakar.com/2015/05/pengertian-lan-local-area-networks.html. Diakses 5 April 2017
Dedin, et. al. 2014. http://maulia49e.blogstudent.mb.ipb.ac.id/files/2014/01/ Tugas-UAT-SIM-Sistem-Informasi-pada-Perusahaan-Retail-Studi-Kasus-HYPERMART. pdf. Diakses 5 April 2017
Hapzi, Ali .2015. Modul Perkuliahan Sistem Informasi dan Pengendalian Internal. Jakarta
Jogiyanto HM. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta Andi
O’Brien, J. A., Marakas, G. M. (2005). Management Information System.8th Edition. Mc-Graw-Hill Companies, Inc. New York
O'Brien, J. A., & Marakas, G. M. (2009). Management Information System Ninth Edition. New York: McGraw-Hill.
Prasetyo, Eko. et. al. 2011. ://www.kompasiana.com/2011muhamad/model-e-business-beserta-kekurangan-kelebihannya_5500a19f813311a019fa7a44. Diakses 7 April 2017
Ridwansyah, Fauzi. 2013. http: // fauzi48e. blogstudent. mb.ipb.ac.id/2013/11/29/ faktor-faktor-yang-mempengaruhi-kesuksesan-sistem-informasi-perusahaan-studi-kasus-pengembangan-sistem-informasi-online-alfamart/. Diakses 7 April 2017
Saeful, Ramadhan. 2013. http://catatandhan.blogspot.co.id/2013/12/business-to-business-b2b.html. Diakses 5 April 2017
Sunandar, Imam .2013. http://imansunandar14.blogspot.co.id/2013/05/sumber-daya-sistem-informasi.html. Diakses 4 April 2017
