PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA
A. Pengertian perencanaan sumber daya manusiaPerencanaan (planning) adalah suatu proses untuk menentukan rencana atau program kegiatan. Untuk lebih jelasnya, berikut ini diuraikan dalam definisi-definisi perencanaan menurut para ahli.
1. Harold Koontz dan Cyril O’Donnel menyebutkan, “Perencanaa adalah fungsi manajer yang berhubungan dengan memilih tujuan-tujuan, kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, program-program, dan alternatif yang ada.”
2. G.R Terry dalam bukunya principles of Management mendefinisikan sebagai berikut “Perencanaan adalah kegiatan memilih dan
menghubungkan fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai waktu yang akan datang dengan jalan
menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang di inginkan.”
3. Billy E.Goetz menyatakan bahwa, “Perencanaan merupakan pemilihan yang fundamental dan masalah perencanaan timbul jika terdapat alternatif-alternatif.”
4. Louis A.Alien menyebutkan, “perencanaan menentukan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang di inginkan.”
Perencanaan sumber daya manusia (SDM) merupakan fungsi yang pertama–tama harus dilakukan setiap organisasi. SDM adalah langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna tersedianya tenaga kerja yang tepat untuk waktu yang tepat. Kesemuanya dalam rangka mencapai tujuan dan berbagai sasaran yang telah dan akan ditetapkan yang harus di selesaikan dalam
berbagai kontekstual yang mencakup (a) penunaian kewajiban sosial organisasi, (b) pencapaian tujuan organisasi, (c) pencapain pribadi/anggota organisasi.
Suatu perencanaan harus diselesaikan dengan kondisi dan asumsi-asumsi sehingga sasaran atau tujuan benar-benar dapat diwujudkan. Suatu perencanaan sumber daya manusia harus memperhatikan hal-hal berikut:
1. Mengumpulkan infromasi secara terus menerus.
2. Menganalisis permintaan dan penawaaran SDM kini dan masa datang. 3. Menggunakan hasil analisis sebagai bahan penyusunan kebijakan
program, proyek, dan ketenagaakerjaan dan kesempatan kerja. 4. Manfaatkan sumber daya manusia menurut jabatan dan kualitasnya. 5. Melaksanakan monitoring untuk melakukan perubahan atau
penyesuaian.
6. Mengintegrasikan perencanaan SDM dalam suatu perencanaan MSDM.
Beberapa syarat yang harus dipenuhi sehingga perencanaan dapat dikatakan baik, ialah:
1. Melalui rencana untuk mencapai tujuan perusahaan. 2. Penyusunan perencanaan harus ditangani oleh ahlinya.
3. Penyusun perencanaan harus dilaksanakan oleh mereka yang ahli dan pengalaman dibidangnya.
4. Perencanaan yang baik hasil dari kombinasi top down dan bottom up. 5. Perencanaan yang disusun harus akurat dan telah memalui tahap uji
coba.
7. Perencanaan perlu menggambarkan skala prioritas.
8. Perencanaan disusun dengan cara dan bahasa yang sederhana. 9. Perencanaan yang baik adalah yang fleksibel.
10.Tersedia celah-celah jika pada suatu saat terpaksa dilakukan penyimpangan agar bisnis perusahaan tidak terganggu.
11.Dalam penyusunan hendaknya memperhitungkan berbagai faktor-faktor ketidakpastian.
12.Perencanaan dihitung serealistis mungkin.
13.Perencanaan disusun sebagai suatu hal yang dapat dilaksanakan.
Perencanaan SDM memiliki hubungan yang vital dan terintegrasi dengan MSDM. Perencanaan MSDM menggunakan informasi sebagai aktivitas. Perencanaan SDM dipandang sebagai suatu proses manajemen, bukan hanya fungsi personalia. Organisasi/perusahaan harus bersifat terbuka terhadap kondisi, maka perencanaan sumber daya manusia merupakan kegiatan dan kebutuhan yang berkeseimbangan.
1. Menurut William Wether dan Keith Davis, Perencanaan SDM adalah proses yang sistematis untuk meramalkan kebutuhan pegawai dan ketersediaan pada masa yang akan datang.
2. Menurut Torrington dan Tan Chwee Huat, perencanaan SDM merupakan kegiatan khusus yang berkaitan dengan penentuan kebutuhan SDM perusahaan.
3. Menurut danang Sunyoto, perencanaan SDM sebagai suatu proses untuk menetapkan strategi memperoleh, memanfaatkan,
mengembangkan dan mempertahankan tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan perusahaan sekarang dan perkembangan dimasa yang akan datang.
Sehingga secara umum perencanaan SDM dapat diartikan sebagai suatu rangkaian kegiatan sistematis dan terstruktur dalam
menentukan kebutuhan pegawai dalam ketersediaan SDM dalam jangka pendek atau panjang.
Komponen utama dari perencanaan SDM adalah menentukan tipe SDM yang dibutuhkan suatu organisasi atau perusahaan dalam jangka waktu tertentu. Untuk menyusun rencana tenaga kerja, seorang
manajer SDM akan memproyeksikan penawaran dan permintaan. Perencanaan lalu menentukan perbedaan antara permintaan dengan suplai. Dengan demikian, perencanaan tenaga kerja berkaitan dengan kebijakan strategis organisasi atau perusahaan.
Perencanaan SDM yang efektif mencakup dua hal, yaitu: 1. Perencanaan kepegawaian
Komponen kunci dari perencanaan SDM adalah penentuan tipe SDM yang akan dibutuhkan organisasi dalam jangka waktu tertentu. Untuk menyusun rencana kepegawaian, manajer SDM
memproyeksikan penawaean dan permintaan terhadap SDM. 2. Perencanaan program
Terdapat tiga hal penting dalam membuat dan mengevaluasi program SDM, yaitu:
1. Membuat prgram alternatif berdasarkan model SDM yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan.
2. Mengevaluasi berbagai alternatif yang dihasilkan menurut empat kriteria, yakni kemungkinan untuk sukses, antisipasi besarnya biaya, kelayakan teknis, dan kemungkinan dampak tindakan terhadap bagian dari organisasi.
3. Memutuskan untuk melaksanakan seperangkat program yang terintegerasi seefrktif mungkin.
Beberapa keuntungan bagi perusahaan besar yang menggunakan perencanaan SDM, yaitu:
1. Intergrasi yang strategis antara permintaan dan jumlah staf yang ada.
2. Pemanfaatan SDM yang tersedia secara efektif.
3. Persaingan SDM dan sasaran perusahaan masa depan secara tepat guna.
4. Hemat secara ekonomi dalam penerimaan para pegawai baru. 5. Memperluas informasi SDM sesuai dengan kegiatan SDM dan
unit organisasi lain.
6. Permintaan dalam jumlah besar pada pasar tenaga kerja lokal akan terpenuhi.
7. Koordinasi program SDM dan kebutuhan yang tersedia.
Bagi perusahaan kecil mungkin juga ada keuntungan.
Namun, adanya perencanaan SDM tersebut tidak seimbang dengan waktu dan biaya yang dikeluarkan.
Menurut Hadadari dalam Hasto Joko NU dan Meilani Sugiarto (2007), perencanaan SDM mempunyai manfaat, yaitu:
1. Meningkatkan sistem informasi manusia.
2. Bertolak dari manfaat diatas, SDM bermanfaat juga untuk: a. Meningkatkan pendayagunaan SDM.
b. Menyelaraskan aktivitas SDM dengan lebih efisien.
c. Menghemat tenaga, waktu, dana serta dapat meningkatkan kecermatan dalam penerimaan tenaga kerja.
3. Untuk mempermudah pelaksanaan koordinasi.
4. Dalam jangka panjang bermanfaat bagi organisasi atau perusahaan untuk memperkirakan kondisi dan kebutuhan pengelolaan SDM selama 2, 3 atau 10 tahun mendatang.
5. Dalam jangka pendek bermanfaat untuk mengetahui posisi atau jabatan atau pekerjaan yang lowongan pada tahun mendatang. 6. Menjadi pedoman dalam melaksanakan mutasi, rotasi dan
pensiun karyawan.
7. Menjadi dasar dalam melakukan penilaian karyawan.
Perencanaan SDM harus dilakukan dengan berdasarkan bebagai pertimbangan yang matang. Hal-hal ini dapat menjadi
pertimbangan dalam perencanaan SDM, ialah:
1. Sesuaikan perencanaan SDM dengan struktur organisasi yang dimiliki pada suatu institusi. Oleh karenanya perencanaan SDM antara bank syariah, asurasnsi syariah, maupun dengan BMT akan berbeda.
2. Tujuan dan strategi organisasi menjadi faktor lain yang menjadi pertimbangan dalam perencanaan SDM. Organisasi bertujuan untuk memperbesar ceruk pasar dengan organisasi yang bertujuan untuk memperbanyak produk.
3. Beban kerja karyawan merupakan salah satu faktor hal yang turut pula menjadi pertimbangan. Hal yang harus dihindari adalah beban kerja karyawan yang terlalu berlebihan sebagai akibat tidak seimbangnya pekerjaan dengan jumlah
karyawan, atau beban kerja yang terlalu rendah diakibatkan oleh jumlah karyawan yang terlalu banyak.
4. Faktor lain yang tidak kalah penting adalah permasalahan anggaran, suatu organiasasi mungkin saja membutuhkan banyak karyawan dikarenakan tujuan dan strategi yang ada. 5. Pengaturan atau keputusan pemerintah. Berbagai peraturan
dan keputusan yang diterapkan pemerintah menjadi faktor lain dalam perencanaan SDM, misalkan keputusan
pemerintah untuk menaikan upah minimum provinsi (UMP) tenu akan berdampak pada penyesuaian kebutuhan SDM.
Menurut Rivai dan segala faktor-faktor yang mempengaruhi perencanaan SDM, ialah sebagai berikut:
1. Perubahan demografi, yang meliputi jumlah penduduk, perluasan tenaga kerja, komposisi tenaga kerja perempun dan laki-laki, dan tingkat pengetahuan yang dimiliki pekerja. 2. Perubahan situasi dan kondisi ekonomi suatu negara.
3. Perubahan teknologi yang terjadi.
4. Kondisi peraturan dan perundang-undangan. 5. Perubahan perilaku terhadap karir dan pekerjaan.
Perencanaan SDM sangt dipengaruhi oleh berbagai faktor, baik yang berasal dari dalam organisasi (internal) maupun (eksternal).
1. Faktor-faktor internal
Yang dimaksud faktor-faktor internal adalah kendala yang terdapat didalam organisasi seperi rencana strategik, anggaran, estimasi produksi dan penjualan.
2. Faktor-faktor eksternal
Yang dimaksud faktor-faktor eksternal ialah berbagai hal yang pertumbuhan dan pekermbangannya berada diluar
Perencanaan SDM yang baik adalah memenuhi kriteria seperti:
1. Perencanaan SDM berkaitan langsung dengan tujuan yang hendak dicapai perusahaan.
2. Perencanaan untuk mencapai tujuan yang akan datang. 3. Meliputi keputusan tentang kegiatan atau tindakan.
4. Perencanaan yang memiliki perhitungan yang akurat, teruji, fleksibel dapat dipertanggung jawabkan secara dievaluasi untuk penyesuaian perusahaan.
Berdasarkan faktor-faktor diatas pengaruh niali anggaran terhadap perencanaan SDM dapat dilihat sebagai berikut:
1. Anggaran merupakan pusat pertemuan antara politik dengan administrasi publik, dan merupakan prosses lewat mana konflik-konflik nilai diatas.
2. Karena gaji dan tunjangan merupakan 50% hingga 70% dari pengeluaran instansi pemerintah, nota keuangan yang paling vital disampaikan oleh pemimpin eksekutif, atau dianggarkan oleh lembaga legislatif, merupakan pengeluaran untuk gaji dan tunjangan.
3. Perencanaan SDM merupakan aspek manajemen kepegawaian pemerintah yang menjembatani antara lingkungan politik luar dan aktivitas inti analisis.
Menurut Randall dan Susan Jackson (1997) dalam sunyoto (2012), proses perencanaan meliputu lima fase, yaitu:
1. Mengidentifikasi isu bisnis yang utama
Fase pertama perencanaan SDM ini mengumpulkan data untuk mempelajari dan memahami semua aspek lingkungan operasi.
2. Menentukan implikasi sumber daya manusia
Fase kedua ini memiliki sasaran: (a) mengembangkan
pemahaman yang jelas mengenai bagaimana informasi yang dihasilkan selama fase pertama; (b) mengembangkan
gambaran yang akurat mengenai penawaran sekarang yang tersedia secara internal.
3. Mengembangkan tujuan dan sasaran sumber daya manusia Fase ketiga ini melihatkan intepretasi informasi dan
menggunakannya untuk menetapkan prioritas, sasaran, dan tujuan.
4. Merancang dan melaksanakan kebijakan, program, dan praktik sumber daya manusia
Fase keempat membicarakan mencapai sasaran yang diterapkan dalam fase ketiga. Hal ini termaksud program keanekaragaman yang ditunjukan untuk menarik pelamar, memberpaiki usaha sosialisasi sehingga karyawan meningkat loyalitas, dan sebagainya.
Ketika perusahaan menawarkan suatu produk untuk pasar eksternal, perusahaan merasa yakin bahwa produk tersebut akan mengalami kesuksesan berdasarkan indikasi tertentu, negitu juga pasar internalnya.
Dalam perencanaan SDM, ada empat langkah pokok, yaitu: 1. Perencanaan untuk kebutuhan masa depan.
2. Perencanaan untuk keseimbangan masa depan.
3. Perencanaan antara permintaan dan penawaran SDM. 4. Perencanaan unuk pengembangan.
Teknik sistem perencanaan sumber daya manusia
Teknik-teknik perencanaan SDM terbagi atas dua, yaitu:
1. Teknik non ilmiah, diartikan bahwa perencanaan SDM hanya didasarkan atas pengalaman, imajinasi dan
perkiraan-perkiraan saja. Perencanaan SDM ini resikonya relaitf besar. 2. Teknik ilmiah. Diartikan bahwa perencanaan SDM dilakukan
berdasarkan atas hasil analisis dan data, informasi, dan peramalan (forcecasting) dan perencanaan yang baik. Perencanaan SDM ini resikonya relatif kecil.
Terdapat beberapa metode dalam melakukan peramalan SDM, yaitu:
1. Inkrementalisme (atau dekrementalisme) merupakan metode perkiraan yang memproyeksikan perubahan-perubahan dalam kebutuhan pegawai berdasarkan fluktuasi anggaran. 2. Collective opinion. Teknik ini pertama-tama melipti
pengumpulan infomasi kemudia mencapai kesepakatan mengenai penafsiran data.
3. Categorical dan cluster forcecasting. Ini biasanya dipakai untuk tingkat makro untuk berbagai kelompok kedudukan. 4. Modelling. Sebagian metode ini menggunakan metode
matematis dan komputer, dan sebagai lainya.
Sistem perencanaan SDM meliputi perkiraan (estimasi) permintaan/kebutuhan dan penawaran/penyediaan SDM. Estimasi permintaan dapat dibagi dengan dua cara, yaitu:
1. Estimasi suplai internal
Hal ini dilakukan untuk menhitung karyawan yang ada dan mengevaluasi kemampuan mereka.
2. Estimasi suplai eksternal
Tidak setiap lowongan yang dipenuhi terdapat persediaan SDM yang ada di internal. Kebutuhan SDM yang harus dipenuhi dari sumber suplay eksternal dapat diperoleh dengan menganalisis pasar tenaga kerja.
1. Apa pendektana-pendekatan perencanaan yang digunakan dan dimana diterapkan?
2. Bagaimana teknik yang dibuat dan dikerjakan?
3. Bagaimana perencanaan/perkiraan pendekatan dan waktu kondisi, ukuran perusahaan, dan relasi hubungan?
4. Apa strategi untuk pergantian?
5. Bagaimana kebijakan perekrutan dan promosi?
6. Bagaimana perkiraan dapat dibuat mudah dan dimengerti?
Perencanaan strategi manajemen sumber daya manusia
Suatu rencana SDM disebut strategi bila rencana itu mampu membantu manajemen dalam mengantisipasi dan mengatur perubahan yang muncul dengan cepat, bakan perubahan yang sangat drastis.
Ada dua aspek utama dalam strategi manajemen, yaitu:
1. Strategi perusahaan secara konsisten dalam mempromosikan dirinya secara relatif terhadap para pesaing.
2. Strategi untuk mencapai tujuan perusahaan dalam lingkungan yang sedang dihadapi saat ini.
Strategi manajemen SDM adalah suatu pertalian antara manajemen SDM dengan tujuan dan sasaran stategi yang dimaksudkan agar dapat memperbaiki kinerja bisnis dan
mengembangkan budaya organisasi sehingga dapat mendorong dan membantu berkereasi, berinvasi dan lebih fleksibel.
Sehingga secara umum strategi MSDM dapat diartikan sebagai suatu tujuan dan sasaran strategi dalam pengelolaan SDM yang dapat disesuaikan secara fleksibel.
Unsur-unsur dari perencanaan strategis dan kemungkinan dampaknya terhadap perencanaan SDM antara lain adalah:
1. Mendefinisikan filosofi perusahaan sebagai langkah awal, dalam hal ini yang menjadi pertanyaan adalah yang berhubungan dengan bisnis perusahaan.
2. Mengkaji kondisi lingkungan, dalam hal ini akan timbul pertanyaan: perubahan teknologi, sosial, ekonomi, budaya dan politik .
3. Mengevaluasi kekuatan dan kelemahan perusahaan.
Pertanyaan yang mungkin timbul disini adalah: faktor-faktor apa yang dapat meningkatkan bisnis perusahaan?
4. Menentukan tujuan dan sasaran perusahaan, dalam hal ini akan timbul pertanyaan penting lainnya. Apa tujuan
pemasarannya? Siapa segmen pasarnya?
Hal lain yang perlu diperhatikan oleh manajemen SDM ialah isu SDM yang merupakan kesenjangan antara situasi yang terjadi dengan yang diharapkan. Penentuan isu merupakan langkah pertama dalam proses perumusan strategi SDM dan pelurusan kegiatan SDM.
Langkah-langkah dalam penentuan isu SDM, ialah:
1. Langkah pertama dalan penentuan isu adalah penialaian perubahan internal dan eksternal. Ada dua fungsi fudamental perubahan lingkungan, yaitu: (a) dari masa kini ke masa depan; (b) dari masa depan ke masa kini.
2. Langkah kedua iala mendefinisikan masalah-masalah bisnis yang relevan.
3. Langkah ketiga adalah menyeleksi isu-isu .
4. Langkah terakhir ialah memasukan isu-isu kedalam berbagai strategi yang sudah dirancang.
Perubahan lingkungan bisnis merupakan salah satu hal dalam perencanaan SDM. Perubahan lingkungan bisnis meliputi aspek internal, dimana perubahan eksternal lebih banyak melihat pada faktor eksternal perusahaan. Perubahan eksternal meliputi: (a) ekspansi global; (b) persaingan domestik dan internasional; (c) karakteristik demografi; (d) karakteristik angkatan kerja; (e) tren ekonomi dan perusahaan.
Sedangkan perusahaan internal, meliputi: (a) persoalan dalam manajemen; (b) struktur organisasi; (c) budaya organisasi (filosofi SDM); (d) ukuran organisasional; (e) penanganan
kompetensi karyawan dan cara peusahaan menangani konflik.
Perubahan lingkungan bisnis akan membawa dampak pada perubahan strategi bisnis kearah mana visi dan misi SDM akan dibawa. Untuk itu perlu diadakan perubahan dalam perusahaan yang menyangkut aspek: (a) pengembangan kualitas SDM dengan cara investasi SDM; (b) paradigma baru peran departemen SDM yang strategis.
Sehingga hal ini membutuhkan suatu upaya respstioning yang pada dasarnya merupakan transformasi peran yang menuntut kemampuan, daya pikir, dan peran baru di SDM. Proses respotioning terdiri dari dua aspek, yaitu: (a) Prilaku SDM berakitan dengan inisatif bekerja dalam diri seseorang dan untuk itu diperlukan etos kerja yang naik, (b) kompentensi SDM
berkaitan dengan peningkatan pengetahuan dari SDM yang dibutuhkan.
1. Business person meliputi praktisi SDM, praktisi dalam bidang keuangan dan operasional, rotasi pada posisi antarfungsi SDM dan fungsi.
2. Shaper of change, seperti tim atas perubahan, melakukan penelitian dan partisipasi aktif.
3. Consultant to organization of partner to line, seperti aktif dalam konsosium, penyiapan proposal dan prtisipasi aktif dalam sistem komputerisasi.
4. Strategy formulator and implementor, seperti strategi bisnis, orientasi bisnis secara strategis.
5. Talent manager, seperti komunikasi dengan semua manajer lini secara terus-menerus.
6. Asset manager and controller, seperti pelatihan akutansu dan keuangan.
Terdaopat beberapa proses perencanaan strategis SDM, yaitu:
1. Proses perencanaan dua arah
Startegi dibentuk melalui dua proses top-down dan bottom-up. Proses top down memberikan kontek strategis, dan bottom-up melibatkan akyif seluruh kompinen.
2. Proses penyatuan
Perumusan strategi SDM dapat searah dengan proses peumusan strategi perusahaan, penilaian lingkungan SDM dihubungkan secara terpisah tetapi sejajar, bersama-sama dan interakytif dengan strategi perusahaan.
Dalam proses penyatuan suatu strategi SDM dikembangan bersama sama, ada kemiripan yang akan saling
