167 BAB 4
EVALUAS I DAN US ULAN PENGEMBANGAN
4.1 Evaluasi
Berdasarkan hasil evaluasi terhadap proses Procurement, proses Materials Management, dan kinerja dengan menggunakan IT Balanced Scorecard serta analisa biaya dan manfaat pada PT. Sari Coffee Indonesia, maka teridentifikasi adanya kebutuhan / requirement dari pengguna terhadap proses bisnis yang ada. Kebutuhan ini muncul karena adanya kekurangan, baik dalam proses bisnis maupun sistem yang ada. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, perlu dilakukan kostumisasi dan konfigurasi terhadap proses bisnis maupun sistem yang ada agar kinerja perusahaan dapat meningkat.
4.1.1 Evaluasi proses procurement
Berdasarkan hasil analisis terhadap proses Procurement serta proses Materials Management, terdapat beberapa kelebihan serta kekurangan yang harus diperbaiki. Untuk itu, disertakan usulan pengembangan agar dapat mengatasi kekurangan tersebut. Berikut ini adalah tabel usulan tersebut.
No Proses Bisnis Evaluasi Usulan Pengembangan
Penambahan Transaksi SAP
Kelebihan Kekurangan
1 Forecasting • Pemantauan bahan baku
telah menggunakan
transaksi SAP yaitu
stock overview (MMBE)
sehingga membantu
proses forecasting
menjadi lebih akurat
• Upgrade versi SAP
ECC 6.0
2. Pemesanan Bahan Baku
• Proses pemesanan bahan
baku telah menggunakan transaksi
Purchase Requitition
dan Purchase Order
sehingga lebih proses pemesanan menjadi lebih cepat.
• Tidak ada proses
permintaan penawaran • Adanya proses permintaan penawaran agar diperoleh penawaran harga terbaik dari beberapa vendor
• Aktivasi transaksi
Request for
Quotation / RFQ
• Tidak ada proses pemilihan vendor (vendor selection) • Adanya proses pemilihan vendor (vendor selection) yang mengawali proses pemesanan bahan baku. • Proses vendor selection
• Sistem dapat secara
otomatis membuat PR saat bahan baku mendekati habis
• Aktivasi Material
Requirement Planning (MRP)
• Tidak ada laporan
tentang kinerja vendor • Pembuatan laporan kinerja vendor • Laporan kinerja vendor / Maintain vendor evaluation (M E62) 3. Distribusi Bahan Baku
• Proses distribusi telah
menggunakan transaksi
• Sering terjadi
penumpukkan
• Adanya fitur yang
memungkinkan
• Fitur placing order
Goods Receipt dan Stock Transport Order
bahan baku di salah satu store.
bagian Materials
Management untuk
dapat memindahkan bahan baku berlebih dari satu store ke store lain. antar store • Aktivasi transaksi Stock Placements and Removals (M CL1) 4. Pengembalian Bahan Baku • Pengembalian bahan baku menggunakan dokumen RVR
yang dibuat secara manual sehingga proses memakan waktu dan rawan terjadi kesalahan (human error).
• Adanya pembuatan
dokumen
pengembalian bahan baku secara tersistem sehingga proses retur pembelian menjadi lebih cepat dan mudah serta terdokumentasi dengan baik • Aktivasi transaksi return purchase order (M E21N)
Bahan Baku telah menggunakan transaksi SAP yaitu stock overview (MMBE) sehingga pemantauan terjadi secara real time.
bulanan persediaan bahan baku masih manual.
sistem yang dapat mendukung
pembuatan laporan bulanan persediaan bahan baku sehingga laporan tersebut lebih akurat.
stock report (M CBE)
Keterangan :
• Aktivasi transaksi Request for Quotation (RFQ)
Diharapkan dengan adanya transaksi RFQ, maka bagian Materials Management dapat memperoleh penawaran harga terbaik berdasarkan respon beberapa vendor terhadap RFQ yang diberikan.
Gambar 4.1 Workflow RFQ
• Proses vendor selection
Proses ini membantu bagian Materials Managements dalam menyeleksi vendor dengan cara membuat perbandingan antara beberapa penawaran / quotations yang ada. Sistem akan merekomendasikan vendor dengan harga terbaik dan membantu mengirimkan surat penolakan kepada vendor yang ditolak . Proses ini juga dapat menentukan vendor tetap / fixed vendor sehingga pada saat membuat Purchase Order (ME21N), pengguna / user tidak dapat mengganti vendor tetap tersebut. Hal ini mencegah pengguna salah memilih vendor saat membuat Purchase Order.
• Aktivasi M RP
Fungsi utama dari M RP adalah menjamin ketersediaan bahan baku. M RP juga membantu dalam memantau persediaan dan menangani otomatisasi pembuatan proposal procurement untuk pembelian dan produksi. Dengan adanya MRP, maka Purchase Requisition akan dibuat secara otomatis saat persediaan mendekati habis. Hal ini akan mempercepat proses pembuatan purchase requisition serta proses pemesanan bahan baku kepada vendor dan mencegah terjadinya kehabisan bahan baku sehingga dapat mengurangi kerugian akibat kehabisan bahan baku.
Gambar 4.2 Workflow MRP
• Laporan kinerja vendor / Maintain vendor evaluation (M E62)
Laporan ini dibuat dengan cara melakukan penilaian kepada vendor melalui beberapa kriteria seperti harga, kualitas barang, ketepatan dalam mengirim dan lain sebagainya. Dalam laporan ini juga dapat disertakan bobot penilaian / weighty key pada setiap kriteria yang ada. Kriteria tersebut dapat ditentukan sesuai dengan kebutuhan dalam mengevaluasi kinerja vendor. Hasilnya berupa laporan yang berisi grafik kinerja dari tiap-tiap kriteria. Laporan ini sangat membantu dalam pengambilan keputusan untuk mempertahankan atau mengganti vendor.
• Fitur placing order / stock transport antar store
Dengan fitur ini, bagian Materials Management dapat mengetahui persediaan bahan baku di setiap store sehingga dapat memindahkan bahan baku berlebih dari satu store ke store lain yang kekurangan bahan baku sehingga distribusi bahan baku dapat merata. Fitur ini juga dapat membantu mengurangi terjadinya penumpukan bahan baku yang dapat menimbulkan kerugian apabila bahan baku tersebut kadaluarsa.
• Aktivasi Transaksi Stock Placements and Removals (M CL1)
Hasil dari transaksi ini adalah analisa yang menunjukkan jumlah material yang dipindahkan, ditempatkan dalam warehouse, jumlah return yang ada dan jumlah penempatan dan pemindahan. Dengan transaksi ini, bagian Materials Management dapat memantau pergerakkan material dari dan ke warehouse dengan lebih baik .
Gambar 4.4 Workflow Stock Placement and Removals • Aktivasi return purchase order (M E21N)
Dengan pengaktifan ini, maka proses retur pembelian menjadi lebih cepat dan mudah serta terdokumentasi dengan baik. Selama ini, retur pembelian dilakukan dengan membuat dokumen Receiving Variance Report yang dilakukan secara manual menggunakan M icrosoft Excel sehingga memungkinkan terjadinya kesalahan (human error).
Gambar 4.5 Workflow Return Purchase Order • Aktivasi transaksi stock report (M CBE)
Dengan aktivasi transaksi ini, maka akan menggantikan proses pembuatan laporan persediaan bahan baku yang selama ini masih dilakukan secara manual. Transaksi ini akan membantu menghasilkan laporan persediaan bahan baku yang lebih cepat dan akurat .
4.1.2 Fit/gap analysis
Salah satu metode untuk mengevaluasi kebutuhan pengguna terhadap aplikasi adalah fit/gap analysis. M etode ini juga membantu mengidentifikasi apakah terjadi fit atau gap antara kebutuhan pengguna terhadap sistem. Fit berarti kebutuhan / requirement dapat terpenuhi oleh sistem, sedangkan gap berarti kebutuhan / requirement tidak dapat terpenuhi oleh sistem.
Berdasarkan hasil evaluasi terhadap proses bisnis procurement dan proses bisnis Materials Management, maka dilakukan analisis fit/gap yang diisajikan dalam tabel berikut ini
No Category Requirements Priority Fit/Gap/Partial Comments Alternatives
1 Strategis Aktivasi Request
for Quotation (RFQ)
M F Tidak ada proses
permintaan penawaran yang
menyebabkan bagian Materials Management
tidak memperoleh penawaran harga terbaik
dari vendor.
Disesuaikan dengan standar transaksi RFQ
(M E41) SAP ECC 6.0 pada modul Materials Management.
2 Operasional Proses Vendor
Selection
M F Proses ini bertujuan agar
pemilihan vendor dilakukan setelah melalui proses seleksi yang ketat dari segi harga, kualitas bahan baku, ketepatan pengiriman bahan baku dan kriteria lainnya.
Akan dilakukan penambahan proses vendor
selection pada proses
bisnis Materials
Management di PT Sari
Coffee Indonesia.
3 Operasional Aktivasi sistem
Material Requirement Planning (MRP)
M F Tujuannya agar saat bahan
baku mendekati titik habis (reorder point), maka sistem akan membuat purchase requisition secara
otomatis sehingga mencegah kemungkinan
Disesuaikan dengan standar sistem MRP
(MM01) SAP ECC 6.0 pada modul Materials Management.
terjadinya kehabisan bahan baku.
4 Strategis Laporan tentang
kinerja vendor
H P Tujuannya membantu
bagian Materials
Management untuk
menganalisa kinerja vendor yang menjadi dasar pertimbangan untuk tetap
mempertahankan vendor
atau mengganti vendor.
Kriteria serta bobot penilaian kinerja vendor akan disesuaikan dengan kebutuhan PT Sari Coffee Indonesia.
5 Operasional Fitur placing order /
stock transport order
H F Fitur placing order
bertujuan agar bagian Materials Management dapat memindahkan bahan baku dari satu store ke store lain sehingga dapat mencegah terjadinya penumpukkan bahan baku
Disesuaikan dengan standar transaksi stock
transport order SAP ECC
6.0 pada modul Materials Management.
6 Operasional Aktivasi Transaksi
Stock Placements and Removals (M CL1)
M F Saat ini tidak ada laporan
mengenai jumlah bahan baku yang keluar masuk
warehouse, jumlah return
dan jumlah penempatan dan pemindahan. Hal ini
Disesuaikan dengan standar transaksi stock
placement and removals (M CL1) SAP ECC 6.0 pada modul Materials Management.
menyebabkan pergerakkan bahan baku tidak dapat terpantau dengan baik sehingga sering terjadi kehilangan bahan baku.
7 Operasional Aktivasi return
purchase order (M E21N)
H F Saat ini pembuatan
dokumen retur yaitu Receiving Variance Report
(RVR) masih dibuat secara
manual sehingga cukup memakan waktu dan rawan
terjadinya kesalahan (human error)
Disesuaikan dengan standar transaksi return
purchase order (M E21N) SAP ECC 6.0 pada modul Materials Management.
8 Strategis Aktivasi transaksi
stock report (M CBE)
H P Saat ini pembuatan laporan
persediaan bahan baku masih manual sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama dalam menyusun laporan persediaan bahan baku
bulanan
Disesuaikan dengan standar transaksi stock
report (M CBE) SAP ECC 6.0 pada modul Materials Management.
Kebutuhan / requirement yang fit menunjukkan bahwa sistem baru yaitu SAP ECC 6.0 dapat memenuhi kebutuhan tersebut, sedangkan partial berarti sistem baru dapat memenuhi kebutuhan / requirement setelah dilakukan konfigurasi terlebih dahulu.
4.2 Pengembangan
Berdasarkan hasil evaluasi terhadap proses Procurement dan proses Materials Management serta melihat dari sisi kinerja perusahaan, maka dapat disimpulkan bahwa diperlukan sebuah strategi pengembangan aplikasi yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan agar semakin baik serta dapat mengatasi masalah-masalah yang ada. Untuk memenuhi semua hal tersebut strategi pengembangan aplikasi yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan reimplementasi aplikasi SAP ECC 6.0.
Reimplementasi adalah penggunaan aplikasi baru dengan cara melakukan perubahan pada sistem yang sedang berjalan dan membangun sistem baru yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan saat ini. Dalam hal ini, sistem yang sedang berjalan saat ini, yang menggunakan SAP R/3 4.7, akan diganti dengan sistem baru yaitu SAP ECC 6.0. Selain itu, juga akan dilakukan penambahan penggunaan transaksi-transaksi yang selama ini belum digunakan. Dengan demikian, diharapkan kebutuhan/requirement dari pengguna dapat terpenuhi sehingga kinerja serta proses bisnis yang ada akan semakin baik dan sempurna.
4.2.1 Usulan implementasi menggunakan ASAP
ASAP (Accelerated SAP) merupakan sebuah pendekatan yang digunakan untuk implementasi SAP. Pendekatan ini dinilai mampu memangkas waktu yang dibutuhkan untuk implementasi SAP menjadi kurang dari 2 tahun serta mampu mengurangi biaya yang dikeluarkan.
ASAP terdiri dari 5 tahap yaitu tahap project preparation, business blue print, realization, final preparation dan go live and support. Pada proses reimplementasi yang diusulkan, hanya melibatkan 3 tahap. Berikut adalah rencana jadwal kegiatan reimplementasi SAP ECC 6.0 menggunakan pendekatan ASAP
Preparation
No Kegiatan Description Jumlah Hari
1. Project Charter M ewakili sebuah perjanjian dan komitmen tentang pada
penyampaian proyek maupun batas waktu, sumber daya, standar, dan anggaran proyek
2 hari
2. Project Plan Berfokus pada milestone dan work packages paket-paket kerja 2 hari
3. Scope M enentukan definisi awal dari proyek 2 hari
4. Project Team Organization M enentukan siapa yang akan terlibat dan sasarannya 2 hari
5. Standards and Procedure M enyeragamkan bagaimana pertemuan dijalankan, dokumen
ditangani, dan lain-lain
2 hari
Jumlah hari tahap Preparation 10 hari
Business Blueprint
1 M endefinisikan proses bisnis,
SAP reference structure dan
Tujuannya adalah untuk mengetahui proses bisnis serta struktur organisasi yang ada untuk kemudian dianalisis.
struktur organisasi
2 Analisa bisnis dan teknis M eliputi proses menganalisa transaksi proses bisnis, melakukan
tanya jawab kepada pengguna tentang serta fungsi dan spesifikasi teknis dari proses bisnis
5 hari
3 M emverifikasi requirement /
persyaratan bisnis yang baru
M enetapkan kembali requirement / persyaratan bisnis yang baru untuk memenuhi kebutuhan pengguna berdasarkan hasil analisis
5 hari
4 M empersiapkan business
blueprint
M enghasilkan document business blueprint yang dijadikan dasar
untuk proses reimplementasi
3 hari
Jumlah hari tahap Business Blueprint 16 hari
Realization
1 Konfigurasi dan konfirmasi
baseline
Baseline terdiri dari prioritas requirement / persyaratan perusahaan.
Pada tahap ini, dilakukan konfigurasi pada requirement / persyaratan
tanpa melakukan pemrograman.
4 hari
2 Konfigurasi dan konfirmasi
tahap akhir
Tujuannya untuk menyelesaikan cakupan dan mengkonfigurasi sistem SAP
5 hari
3 Pengembangan program dan
antarmuka eksternal
4 Unit testing dan dokumentasi Tujuannya melakukan pengujian terhadap unit sistem untuk menemukan kesalahan serta memperbaiki kesalahan tersebut. Pengujian ini akan dicatat ke dalam dokumen pengujian.
5 hari
5 Quality Check Tujuannya adalah sebagai verifikasi bahwa konfigurasi akhir sistem
SAP memenuhi requirement / persyaratan dalam business blueprint
10 hari
6 M enginstall production system
SAP ECC 6.0
M elakukan instalasi SAP ECC 6.0 5 hari
7. Pelatihan key user Pelatihan untuk SAP ECC 6.0 modul Materials Management 5 hari
Jumlah hari tahap Realization 39 hari
Final Preparation
1. Cut Over Plan M enjelaskan rincian cara perpindahan ke lingkungan produksi dan go
live
3 hari
2. Stress & Volume Test M engkonfirmasi kemampuan hardware 3 hari
3. End User Training Document M engambarkan tingkat pelatihan SAP yang diperlukan sebelum go
live.
3 hari
4. Volume Testing Pengujian sepanjang proses berdasarkan requirement / persyaratan
yang telah ditetapkan sebelumnya.
Tabel 4.3 Rincian Kegiatan ASAP
Jumlah Hari Tahap Final Preparation 14 hari
Go Live and Support
1. Review Kinerja Sistem M emantau transaksi sistem dan untuk mengoptimalkan kinerja
keseluruhan dari sistem
10 hari
Jumlah hari tahap Go Live and Support 10 hari
Strategi reimplementasi ini membutuhkan waktu kurang lebih 89 hari. Pada tahap preparation, dibutuhkan waktu sekitar 10 hari, yang dibagi menjadi beberapa sub kegiatan yang dilakukan pada waktu yang berbeda. Pada tahap business blueprint, waktu yang dibutuhkan adalah 16 hari. Tahap selanjutnya, yakni tahap realization, membutuhkan waktu 39 hari. Untuk tahap final preparation, membutuhkan waktu 14 hari dan tahap terakhir, yakni tahap go live and support, waktu yang diperlukan adalah 10 hari.
Untuk menunjang strategi reimplementasi aplikasi menjadi SAP ECC 6.0, diperlukan beberapa penambahan dari segi hardware, software, instalasi dan konfigurasi serta pelatihan. Berikut penjelasan penambahan-penambahan tersebut
Penambahan hardware
Penambahan hardware yang harus dilakukan untuk menunjang SAP ECC 6.0 adalah sebagai berikut:
No Jenis Hardware
Spesifikasi
1 Security System
Check Point security management Power-1 9075
Check Point security gateway UTM -1 3073 / 3076 2 Jaringan CISCO3825-AC-IP,24-port switch,AIM CUE,
3 SAP Server
Dev and QA server IBM Power 520 Express Application Server IBM Power 520 Express 4 Windows
Server IBM Power 560 Express Server
Tabel 4.4 Spesifikasi Penambahan Hardware
Penambahan security system sangat penting agar dapat meningkatkan keamanan data yang tersimpan dalam server, mencegah terjadinya penyalahgunaan akses pengguna ke database, serta meningkatkan keamanan saat menggunakan internet. Penambahan switch juga diperlukan memungkinkan perusahaan memiliki jaringan yang lebih aman dan lebih terintegrasi.
Penambahan server juga dilakukan. Penambahan sebanyak 2 SAP server diharapkan dapat meningkatkan kecepatan proses running aplikasi SAP. Penambahan Windows server diharapkan dapat meningkatkan kapasitas penyimpanan data serta meningkatkan keamanan data.
Penambahan software
Berikut penambahan software yang akan dilakukan untuk menunjang reimplementasi SAP ECC 6.0
No Jenis Software Spesifikasi
1 License SAP developer license SAP professional license 2 Database License Oracle
3 SAP Module Module Materials Management
Tabel 4.5 Spesifikasi Penambahan Software
4.2.2 Analisa Biaya dan manfaat
4.2.2.1 Analisa biaya
Biaya merupakan salah satu faktor penting yang harus diperhatikan saat menginvestasikan suatu strategi termasuk saat reimplementasi SAP ECC 6.0 di PT. Sari Coffee Indonesia. Oleh karena itu, perhitungan biaya diperlukan untuk mengetahui seberapa besar investasi yang dikeluarkan untuk reimplementasi SAP ECC 6.0. Investasi yang dikeluarkan antara lain untuk pengadaan hardware, software, pelatihan, lisensi SAP ECC 6.0, serta biaya instalasi yang membutuhkan bantuan konsultan SAP dan programmer ABAP. Berikut ini penjelasan lebih lanjut mengenai biaya-biaya yang diperlukan.
4.2.2.1.1 Biaya Penambahan Hardware
Berikut ini adalah biaya hardware yang harus dikeluarkan PT Sari Coffee Indonesia untuk reimplementasi SAP ECC 6.0 :
4 . 2
Tabel 4.6 Tabel biaya hardware
4.2.2.1.2 Biaya Penambahan Software
Berikut ini adalah biaya software yang harus dikeluarkan PT Sari Coffee Indonesia untuk reimplementasi SAP ECC 6.0
No Jenis Hardware Biaya (USD) Biaya (IDR) 1 Security System $52.500 Rp 472.500.000 $ 28.800 Rp 259.200.000 2 Jaringan $10,343.13 Rp 93.088.170 3 SAP Server $5467,00 $5467,00 Rp 49.203.000 Rp 49.203.000 4 Windows Server $ 45.632 Rp 410.688.000 Total Biaya Hardware Rp 1.333.909.170 Kurs 1 USD = Rp 9.000
d i
Tabel 4.7 Tabel biaya software
Tabel diatas merupakan biaya software yang harus dikeluarkan. Biaya untuk SAP License yang dihitung hanya meliputi modul Materials Management. 4.2.2.1.3 Biaya pelatihan
Pelatihan diperlukan untuk pengenalan dan cara pemakaian sistem SAP ECC 6.0. Pelatihan bertujuan agar karyawan dapat memahami dan menggunakan sistem baru dengan baik sehingga dapat menunjang pekerjaan mereka dan dapat menghindari kesalahan-kesalahan dalam menjalankan sistem baru.
Pelatihan diberikan oleh konsultan SAP kepada key user yang mewakili modul Materials Management. Key No Jenis
Software
Biaya (USD) Biaya (IDR)
1 License $13.200 $140.800 Rp 118.800.000 Rp1.267.200.000 2 Database License $6.000 Rp 54.000.000 3 SAP Module $40.250 Rp 362.250.000 Total Biaya Software Rp 1.802.250.000 Kurs 1 USD = Rp 9.000
user modul Materials Management sebanyak 2 orang. Pelatihan juga diberikan kepada 5 orang divisi TI yang bertugas sebagai IT help desk. Total keseluruhan dari peserta pelatihan adalah 7 orang.
Pelatihan berlangsung selama 1 minggu atau 5 hari kerja. M ateri pelatihan yang diberikan berupa hardcopy, dimana biaya materi pelatihan untuk masing-masing modul adalah Rp60,000,- biaya snack untuk masing-masing pengguna adalah Rp20,000,- dan biaya makan siang untuk masing-masing pengguna adalah Rp30,000,- .
Adapun rincian biaya-biaya yang dibutuhkan pada pelatihan pengguna adalah
Jenis Rincian Biaya
M ateri 5 hari x 7 peserta x Rp 60.000 Rp 2.100.000 Snack 5 hari x 7 peserta x Rp 20.000 Rp 700.000 M akan Siang 5 hari x 7 peserta x Rp 30.000 Rp 1.050.000
Total biaya Rp 3.850.000
Tabel 4.8 Tabel biaya pelatihan
4.2.2.1.4 Biaya instalasi dan konfigurasi
memerlukan bantuan konsultan SAP serta programmer ABAP untuk melakukan instalasi dan konfigurasi sehingga aplikasi SAP ECC 6.0 dapat mendukung semua aktivitas proses bisnis PT. Sari Coffee Indonesia. Adapun biaya konsultan SAP dan programmer ABAP untuk lingkup modul Materials Management akan dijelaskan sebagai berikut:
Tahap Waktu Sumber Daya M anusia Biaya Preparation 2 M inggu ( 10 hari kerja) 1 Project Manager (PM) 1 Material Management (MM) Consultant 1 Technical Consultant 10 hari x 3 consultant x US$250 / consultant= US$7.500 Blueprint 4 M inggu ( 16 hari kerja) 1 PM 1 Basis 1 programmer ABAP 1 MM consultant 16 hari x 4 consultant x US$ 250 / consultant = US$ 16.000 Realization 8 M inggu (39 hari kerja) 1 PM 1 Basis 1 programmer ABAP 1 MM consultant 39 hari x 4 consultant x US$ 250 / consultant = US$ 39.000
Tabel 4.9 biaya instalasi dan konfigurasi
Proses reimplementasi SAP ECC 6.0 membutuhkan waktu sekitar 2 bulan yang terdiri dari 5 tahap yaitu preparation, blueprint, realization, final preparation dan go live and support. Dengan mengambil rata-rata biaya per consultant US$ 250 / hari maka total biaya yang dikeluarkan sebesar US$86.500 atau Rp 778.500..000 untuk reimplementasi SAP ECC 6.0.
4.2.2.1.5 Total Biaya
Total biaya yang harus dikeluarkan PT. Sari Coffee Indonesia untuk implementasi SAP 4.7 adalah
Final Preparation 3 M inggu (14 hari kerja) 1 PM 1 Basis 1 programmer ABAP 1 MM consultant 14 hari x 4 consultant x US$ 250 / consultant = US$ 14.000 Go Live and Support 2 M inggu (10 hari kerja) 1 PM 1 Basis 1 programmer ABAP 1 MM consultant 10 hari x 4 consultant x US$ 250 / consultant = US$ 10.000
Total biaya instalasi dan konfigurasi US$86.500 x Rp 9.000 = Rp 778.500.000 Kurs 1 USD = Rp 9.000
Tabel 4.10 Tabel Total Penambahan Biaya
4.2.2.1.6 Biaya Operasional
Biaya SAP yang dikeluarkan pada biaya awal merupakan biaya pembelian aplikasi SAP ECC 6.0. Oleh karena itu, diperlukan adanya biaya operasional setiap tahun. Biaya operasional yang akan dibebankan dengan menggunakan SAP ECC 6.0 merupakan selisih antara biaya license SAP R/3 4.7 dan SAP ECC 6.0 serta selisih antara biaya license yang berhubungan dengan banyaknya data karyawan yang dikelola oleh SAP. Biaya license SAP R/3 4.7 dalam setahun adalah Rp 25.000.000 per user sedangkan biaya license SAP ECC 6.0 dalam setahun adalah Rp 65.000.000 per user. Pembayaran license hanya kepada 10 pengguna.
Jenis Biaya
Biaya hardware Rp 1.333.909.170 Biaya software Rp 1.802.250.000 Biaya pelatihan Rp 3.850.000 Biaya instalasi dan konfigurasi Rp 778.500.000 Total biaya Rp 3 .918.509.170
Berdasarkan sumber dari http://news.techworld.com, biaya operasional / maintainance sebesar 17 % dari user license. M aka, total biaya maintainance per tahun untuk 10 user adalah
License Pengguna Biaya License Per Tahun Biaya Operasional (17%) SAP R/3 4.7 Rp 250.000.000 Rp 42.500.000 SAP ECC 6.0 Rp 650.000.000 Rp 110.500.000 Biaya operasional Rp 68.000.000
Tabel 4.11 Perhitungan Biaya Operasional
Total biaya operasioanal license SAP per tahun selama 5 tahun ke depan adalah sebagai berikut
Biaya Operasional Selama 5 Tahun (Dalam Rupiah)
Biaya Berjalan Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5 Biaya
operasional license SAP per tahun
68.000.000 68.000.000 68.000.000 68.000.000 68.000.000
Tabel 4.12 Biaya Operasional Selama 5 Tahun
4.2.2.2 Analisa Manfaat
Untuk menilai apakah strategi reimplementasi dari SAP 4.7 ke ECC 6.0 yang telah dilakukan memberi kontribusi bagi perusahaan, dapat
dilihat dari manfaat yang dapat diperoleh dari strategi tersebut. Pada umumnya, manfaat yang besar diperoleh melalui investasi dengan biaya yang besar pula. Namun, ada kalanya manfaat yang besar diperoleh melalui investasi dengan pengeluaran biaya yang minim. Oleh karena itu, perlu dilakukan peninjauan lebih lanjut tentang manfaat yang diperoleh perusahaan dari strategi ini.
M anfaat dari suatu investasi dapat dibedakan menjadi dua yaitu tangible benefits dan intangible benefits. Tangible benefits adalah manfaat yang diperoleh dari suatu investasi yang dapat diukur melalui nilai ekonomi / finansial misalnya penghematan pengeluaran. Intangible benefits adalah manfaat yang diperoleh dari suatu investasi yang tidak dapat diukur melalui nilai ekonomi / finansial misalnya peningkatan hubungan antara perusahaan dengan pemasok, peningkatan proses pengambilan keputusan dan lain sebagainya.
4.2.2.2.1 Tangible Benefit
Berikut ini adalah tangible benefit yang dapat diperoleh melalui reimplementasi SAP ECC 6.0 :
• M eningkatkan laba perusahaan
Dengan pemenuhan requirement / kebutuhan seperti adanya laporan transaksi stock placement and removals, fitur placing order dan transaksi RFQ, maka diharapkan terjadi
pengurangan bahan baku yang hilang dan kadaluarsa serta harga bahan baku yang lebih murah dari vendor sehingga dapat meningkatkan laba perusahaan sekitar 7 % dari laba saat ini yang sebesar Rp 49.527.659.000. Berikut ini tabel harapan pertumbuhan laba 5 tahun pasca-reimplementasi SAP ECC 6.0 Tahun Laba Persentase
Kenaikkan Laba
Selisih Kenaikan Laba
0 Rp 49.527.659.000 N/A N/A 1 Rp 52.994.595.130 7% Rp 3.466.936.130 2 Rp 56.704.216.789 7% Rp 3.709.621.659 3 Rp 60.673.511.964 7% Rp 3.969.295.175 4 Rp 64.920.657.801 7% Rp 4.247.145.837 5 Rp 69.465.103.847 7% Rp 4.544.446.046
Tabel 4.13 Harapan Pertumbuhan Laba Selama 5 Tahun
• M enghemat biaya support release charge
M enurut sumber http://news.techworld.com/, SAP hanya mengeluarkan support release selama 5 tahun untuk versi SAP R/3. SAP R/3 4.7 akan habis masa support release-nya pada tahun 2010. Jika perusahaan terus melanjutkan pemakaian SAP R/3 4.7 tanpa melakukan upgrade, maka akan dikenai charge yang lebih
tinggi untuk setiap lisensi usernya selama 2 tahun kedepan. Charge lisensi akan naik lagi untuk 4 tahun berikutnya. Charge yang dikenakan pun cukup besar, 17% per tahun untuk setiap user license dan 22 % per tahun untuk setiap user license selama 2 tahun ke depan. Dengan user license 20 user seharga Rp 1.408.000.000, besar penghematan yang didapat selama 5 tahun ke depan adalah
Tahun Biaya License Persentase Charge Support Release Charge 2010 Rp 1.408.000.000 17% Rp 239.360.000 2011 Rp 1.408.000.000 17% Rp 239.360.000 2012 Rp 1.408.000.000 22% Rp 309.760.000 2013 Rp 1.408.000.000 22% Rp 309.760.000 2014 Rp 1.408.000.000 22% Rp 309.760.000 Total Penghematan dari Support Release
Charge
Rp 1.408.000.000
Tabel 4.14 Penghematan Support Release Selama 5 Tahun
Berikut ini adalah total penghematan yang dapat diperoleh dari reimplementasi SAP ECC 6.0
*dalam Rupiah M anfaat Tahun 2010 2011 2012 2013 2014 Penghem atan Support Release Charge 239.360.000 239.360.000 309.760.000 309.760.000 309.760.000 Kenaikan Laba 3.466.936.130 3.709.621.659 3.969.295.175 4.247.145.837 4.544.446.046 Total tangible benefit 3.706.296.130 3.948.981.659 4.279.055.175 4.556.905.837 4.854.206.046
Tabel 4.15 Perhitungan Total Penghematan
4.2.2.2.2 Intangible benefit
Intangible benefit yang dapat diperoleh dari strategi ini adalah : • Efisiensi waktu yang digunakan
Dengan strategi ini, diharapkan dapat mengefisiensikan waktu yang digunakan untuk menjalankan tugas antara lain :
Pembuatan dokumen Receiving Variant Report serta tanda terima retur pembelian dari manual menjadi menggunakan sistem untuk menghemat waktu.
Pembuatan laporan-laporan seperti laporan pembelian, laporan persediaan bahan baku dan laporan retur yang lebih lengkap, cepat dan sesuai kebutuhan.
Kecepatan dalam memproses semua kegiatan operasional bisnis perusahaan.
• Pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat
Dengan strategi reimplementasi, maka diharapkan perusahaan semakin memperoleh informasi penting yang berguna bagi pihak manajemen dalam mengambil keputusan bisnis, yang sangat berpengaruh bagi kelangsungan proses bisnis yang ada serta penentuan strategi-strategi yang dapat berpengaruh pada citra perusahaan dan kemampuan bersaing perusahaan. Informasi yang dapat diperoleh untuk mendukung proses pengambilan keputusan antara lain :
Laporan-laporan tentang persediaan bahan baku, laporan pembelian, laporan kinerja vendor serta laporan retur pembelian.
Informasi mengenai persediaan bahan baku di store sehingga tidak terjadi kehabisan bahan baku di store.
Informasi tentang bahan baku yang kurang laku dan sangat laku sehingga bagian Materials Management dapat
memperbanyak pemesanan bahan baku yang laku dan mengurangi pemesanan bahan baku yang kurang laku.
• M eningkatkan citra baik perusahaan
SAP merupakan salah satu perangkat lunak ERP terbaik di dunia, yang banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar dunia. SAP ECC 6.0 merupakan versi terbaru dari perangkat lunak SAP. Dengan memperbaharui versi menjadi SAP ECC 6.0, maka citra perusahaan akan terangkat dan memberikan prestige tersendiri bagi perusahaan. Hal ini juga akan memberi nilai tambah perusahaan di mata para pelanggan, vendor serta pesaing.
4.3 Proses Penentuan Keputusan Reimplementasi SAP ECC 6.0
Berdasarkan hasil analisa terhadap proses bisnis yang sedang berjalan, maka PT. Sari Coffee Indonesia diusulkan untuk melakukan reimplementasi aplikasi SAP R/3 4.7, dengan SAP ECC 6.0. Hal ini didasarkan pada sejumlah analisa terhadap beberapa segi perusahaan. Dari segi kinerja perusahaan, dilakukan analisa menggunakan IT Balanced Scorecard, yang menganalisa 4 perspektif yakni kontribusi perusahaan, orientasi pengguna, penyempurnaan operasional , serta orientasi masa depan. Dari hasil analisa tersebut menunjukkan bahwa sistem SAP saat ini belum mencapai sasaran strategis yang ada.sehingga dianjurkan untuk melakukan migrasi ke SAP ECC 6.0
Analisa berikutnya dilakukan terhadap biaya dan manfaat implementasi SAP R/3 4.7. Hasil analisa menunjukkan bahwa investasi yang dikeluarkan untuk implementasi SAP R/3 4.7 cukup besar, meliputi biaya hardware, software, pelatihan, serta instalasi dan konfigurasi. Biaya tersebut sepadan dengan manfaat yang diperoleh, baik manfaat tangible maupun manfaat intangible.
Selanjutnya dilakukan evaluasi terhadap proses bisnis serta sistem yang ada. Kemudian dilakukan analisa terhadap kebutuhan/requirement pengguna. Kebutuhan ini muncul karena sistem SAP saat ini belum sepenuhnya menemenuhi kebutuhan pengguna. Hal ini semakin mendorong dilakukannya reimplementasi SAP agar dapat memenuhi semua kebutuhan pengguna.
Setelah mengusulkan reimplementasi SAP, dilakukan penyusunan langkah untuk melakukan reimplementasi SAP yaitu dengan mengunakan pendekatan Accelerated SAP (ASAP). Selain itu, dilakukan juga perkiraan biaya yang diperlukan dan manfaat yang diperoleh dari usulan reimplementasi SAP ECC 6.0 pada PT Sari Coffee Indonesia.
