3.1 Sejarah Umum MTS. Arrahman
Berkat Rahmat dan Ridho Allah SWT, dengan prakarsa Ibu Hj. Tuti Try Sutrisno Kampus Yayasan Arrahman telah diresminkan pada Tanggal 16 Maret 1995. Dengan harapan Yayasan Arrahman dapat berperan aktif dalam mencerdaskan kehidupan berbangsa dan menyiapkan manusia yang berilmu dan bertaqwa kepada Allah SWT.
Tujuan didirikannya MTS Arrahman adalah sebagai tindak lanjut membantu pemerintah dalam mensukseskan pendidikan dasar 9 Tahun yang berkesinambungan dalam rangka ikut serta mencerdaskan kehidupan masyarakat secara global. Dengan harapan dapat membina, membentuk dan menanamkan pola pikir yang positif, kreatif dan imajinatif, serta dapat berjuang dan bertaqwa demi terwujudnya insane kamil yang terampil dalam ilmu agama dan umum, berdasarkan ajaran islam ala Ahlussunah wal Jama’ah.
Gedung 2 lantai ini, digunakan oleh sekolah yang berada dibawah naungan Yayasan Arrahman, seperti : MI. Arrohman, MTS. Arrahman, SMP. Arrahman, dan SMK. Arrahman.
3.2 Analisa Sistem Berjalan
Penerimaan siswa didik baru dari suatu lembaga pendidikan sangat mempengaruhi banyak aspek penentu keberhasilan belajar dari lembaga pendidikan tersebut. Suatu lembaga pendidikan membutuhkan sumber daya manusia yang berkualitas salah satunya adalah siswa yang dapat mendukung dan mewujudkan tujuan dari lembaga pendidikan tersebut menjadi suatu lembaga pendidikan yang berstandar nasional, maka diharapkan lembaga pendidikan dapat menjalankan semua proses belajar-mengajarnya dengan baik.
Terdapat beberapa kendala dalam proses penerimaan dan pengelolaan data calon siswa baru, salah satunya adalah apabila Mts. Arrahman Neglasari Tangerang memiliki
jumlah pendaftar yang cukup banyak maka penerimaan siswa didik baru di Mts. Arrahman Neglasari Tangerang menjadi sulit.
Saat ini, sistem yang digunakan dalam pengelolaan data calon siswa didik baru yang dilakukan masih bersifat manual, sehingga dirasakan kurang optimal dan menghabiskan banyak waktu baik dalam menyusun laporan dan memutuskan Calon Siswa Didik Baruyang akan diterima padahal idealnya penerimaan calon siswa didik baru tersebut harus ditentukan secepat mungkin untuk mendukung sistem yang lainnya. ini menjelaskan sistem yang telah ada untuk masalah yang akan dipecahkan baik itu sistem yang belum ada sama sekali (belum terkomputerisasi), semi terkomputerisasi ataupun sistem terkomputerisasi yang sudah ada namun ingin diperbaiki. Hal inilah yang dapat menjadi kendala yang membuat pekerjaan menjadi tidak optimal, seperti berikut:
1. Panitia penerimaan siawa baru memberikan formulir pendaftaran yang masih kosong dan surat mengenai persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi kepada calon siswa.
2. Calon siswa baru mengisi formulir pendaftaran dan menyertakan persyaratan yang telah ditentukan yaitu SKHU (Surat Keterangan Hasil Ujian), akta kelahiran, ijazah dan piagam penghargaan atas prestasi non akademik yang pernah diraih apabila ada, kemudian mengembalikannya kepada panitia.
3. Panitia penerimaan siswa baru mengecek formulir pendaftaran dan persyaratan, apabila tidak lengkap maka akan dikembalikan kepada calon siswa untuk dilengkapi kembali. Namun apabila persyaratan ada yang tidak asli maka calon siswa tersebut ditolak untuk masuk Mts. Arrahman Neglasari Tangerang.
4. Setelah formulir pendaftaran diisi dengan lengkap dan persyaratan telah terpenuhi maka panitia akan memasukkan data-data siswa kedalam buku pendaftaran dan menyimpan data-data tersebut kedalam arsip.
5. Panitia Penerimaan Siswa Didik Baru kemudian memeberikan kartu peserta ujian seleksi masuk beserta dengn form pemeberitahuan waktu dan tempat pelaksanaan ujian kepad Calon Siswa Didik Baru yang wajib dibawa pada saat ujian.
Berikut Prosedur pendaftaran penerimaan peserta didik baru (PPDB) terlihat pada gambar 3.1 dibawah ini:
Gambar 3.0.1 Flowchart Penerimaan Siswa baru yang sedang berjalan
Keterangan :
PPDB : Panitia Penerimaan Siswa Didik Baru A1 : Arsip formulir pendaftaran dan persyaratan
Proses Penerimaan Siswa Baru
P ro se s Panitia PPDB Calon Siswa Mulai 1. Formulir Pendaftaran 2. Form Persyaratan Menerima dokumen 1. Formulir Pendaftaran 2. Form Persyaratan
Mengisi Formulir Pendaftaran dan Melengkapi Persyaratan
Lengkap Menerima 1. Formulir Pendaftaran 2. Dokumen Persyaratan Approve Reject
Memasukan Data Calon Siswa Baru Kedalam Buku Pendaftaran Menerima Kartu Ujian dan
Jadwal Ujian
Kartu Ujian Dan Jadwal Ujian
Prosedur Pelaksanaan Tes Akademik
1. Panitia penerimaan siswa baru memberikan soal tes akademik beserta lembar jawaban kepada calon siswa baru.
2. Setelah soal dan lembar jawaban diberikan kepada setiap calon peserta ujian maka siswa diberi waktu untuk mengisi soal-soal tersebut.
3. Setelah soal-soal tersebut selesai diisi kemudian calon siswa memberikan soal dan lembar jawaban yang telah diisi kepada Panitia Penerimaan Siswa Didik Baru. 4. Panitia penerimaan siswa baru akan memeriksa jawaban-jawaban dari calon
siswa sehingga menghasilkan nilai dari tes akademik tersebut, kemudian disimpan kedalam arsip.
Prosedur pelaksanaan tes akademik di MTS. Arrahman Neglasari Tangerang terlihat pada gambar 3.2 dibawah ini :
Gambar 3.0.2 Flowchart Tes Akademik yang sedang berjalan Tes Akademik Calon Siswa Didik Baru
D e scr ip tio n Calon Siswa Panitia PPDB Mulai
1. Soal Tes Akadem ik 2. Lem bar Jawaban
Mengis i s oal tes akadem ik
Menerim a Soal Tes Akadem ik dan Lem bar Jawaban
Menerim a Lem bar jawaban yang telah diis i & Soal Tes Akadem ik
Pem eriks aan jawaban dari s oal tes akadem ik
Jawaban Tes akadem ik yang telah diperiks a
Keterangan :
PPDB : Panitia Penerimaan Siswa Didik Baru A2 : Arsip jawaban soal tes akademik Prosedur pelaksanaan tes Praktek
1. Panitia penerimaan siswa baru memberikan instruksi secara lisan soal tes Praktek beserta lembar jawaban untuk praktek tulisan arab kepada calon siswa baru.
2. Calon siswa baru diberi waktu untuk mempraktekan ujian sesuai instruksi dari Panitia penerimaan siswa baru
3. Panitia Penerimaan Siswa Didik Baru akan memeriksa hasil jawaban tes praktek dari setiap calon siswa sehingga dihasilkan nilai praktek.
4. Hasil praktek tersebut akan disimpan kedalam arsip sekolah dan selanjutnya dapat digunakan untuk proses penyeleksian.
Prosedur pelaksanaan tes praktek di MTS. Arrahman Neglasari Tangerang terlihat pada gambar 3.3 dibawah ini:
Gambar 3.3 Flowchart Tes Praktek yang sedang berjalan Tes Praktek Calon Siswa Didik Baru
D e scr ip tio n Calon Siswa Panitia PPDB Mulai
1. Soal Tes Praktek 2. Soal Tulis Arab
Pem eriks aan jawaban dari tes Praktek
Jawaban Tes Praktek yang telah diperiks a
A3
Siswa Melakukan Tes Praktek: Baca Alquran, sholat & Tulis Arab
Keterangan :
PPDB : Panitia Penerimaan Siswa Didik Baru A3 : Arsip nilai Praktek calon siswa baru Prosedur Penyeleksian Calon Siswa Baru
1. Panitia penerimaan siswa baru mengumpulka nilai rata ujian nasional, nilai rata-rata tes akademik, nilai praktek dan piagam penghargaan apabila ada dari masing-masing calon siswa yang telah mengikuti tes ujian seleksi masuk.
2. Panitia menghitung keseluruhan nilai yang diperoleh Calon Siswa Didik Baru dari kriteria yang telah disebutkan pada poin satu diatas.
3. Apabila nilai keseluruhan tersebut lebih dari 65 maka siswa tersebut lolos seleksi, namun apabila nilainya kurang dari 65 maka siswa tersebut tidak lolos seleksi masuk. 4. Panitia Penerimaan Siswa Didik Baru akan mengurutkan nilai dari yang tertinggi
sampai yang terendah dari calon siswa yang telah lolos seleksi sesuai dengan kuota yang dibutuhkan sekolah.
5. Panitia kemudian membuat pengumuman calon siswa yang diterima di MTS. Arrahman Neglasari Tangerang yang ditujukan untuk para calon siswa baru.
6. Pantia penerimaan siswa baru pun membuat laporan data calon siswa yang diterima untuk kemudian diberikan kepada pihak kepala, kemudian laporan tersebut disimpan dalam arsip.
7. Panitia kemudian membuat pengumuman waktu pendaftaran ulang bagi Calon Siswa Didik Baru yang lolos seleksi.
Prosedur penyeleksian Calon Siswa Didik Baru di MTS. Arrahman Neglasari Tangerang terlihat pada gambar 3.4 dibawah ini :
Gambar 3.4 Flowchart Seleksi Siswa Baru yang sedang berjalan
3.3 Analisa Pembuatan Sistem
Aplikasi Penerimaan Siswa Baru yang akan dibangun ini merupakan aplikasi
berbasis web, dimana aplikasi diinstall di komputer server. Server berperan sebagai web server yang menjalankan aplikasi sekaligus sebagai database server. Client adalah user–
Penyeleksian Calon Siswa Didik Baru
D e scr ip ti o n
Calon Siswa Panitia PPDB Operator
Mulai
1.Nilai rata-rata ujian nasional
2. Nilai rata-rata tes akademik 3. Nilai tes Praktek 4. Piagam penghargaan
Nilai >65 Menghitung Nilai Keseluruhan
Approve Reject
Data calon siswa yang ditolak
Data calon siswa yang lolos seleksi Pengumuman calon
data siswa yang lolos seleksi
View data calon siswa
user yang terkoneksi dalam jaringan lokal (LAN/Local Area Network). Client dapat mengakses aplikasi melalui aplikasi browser seperti Internet Explorer, Firefox, Google Chrome dan aplikasi browser lainnya. Untuk kebutuhan implementasi dan pengujian pada tugas akhir ini, penulis menggunakan laptop sebagai alternatif server sekaligus clientnya.
3.4 Analisa Pengguna
Analisa Pengguna menjelaskan siapa saja pengguna atau user yang terlibat dalam aplikasi dan apa peran masing-masing usernya. Berikut tabel analisa pengguna dari aplikasi yang akan dibuat :
Tabel 3. 1 Analisa Pengguna
No Pengguna Deskripsi
1 Panitia PPDB Merupakan user yang memiliki tugas Menyeleksi Penerimaan Peserta Didik Baru dari awal Pendaftaran sampai penentuan lulus atau tidak lulus nya siswa
2 Calon Siswa Merupakan user yang melakukan pendaftaran siswa baru dan mengikuti ujian penyeleksian siswa baru.
3 Operator Merupakan user yang menerima dokumen Laporan Data calon siswa baru yang diterima
3.5 Analisa Kebutuhan Sistem
Sistem dapat melakukan proses – proses berikut :
1) Pengolahan data dokumen dan data master seperti master action, master approver, master Panitia PPDB, master Siswa, master role, master status dokumen, master tipe dokumen, dan master user.
2) Sistem akan mengirim email otomatis kepada Siswa untuk konfirmasi pendaftaran
3) Sistem akan mengirim email otomatis kepada Siswa untuk konfirmasi pembayaran daftar ulang.
