PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN
TEKNOLOGI INFORMASI PADA PT. TAMBANG
BATUBARA BUKIT ASAM (PERSERO) TBK
Aledo Renaldy
Perum Dan Mogot Arcadia Blok C8 No.28 Tangerang 15000 Banten, Indonesia @aledo.rozaline@gmail.com
Feby Nurcahyadi
Pinang Griya Permai Ciledug 15152 Tangerang, Banten, Indonesia @seseng_feby@yahoo.com
Febri Adi Yusra
JL. Persatuan Amal Mulia 039 Jakarta Barat 11560 DKI Jakarta, Indonesia @febriadi01@yahoo.com
Taufik Hidayat
(Dosen Pembimbing)ABSTRACT
The objective of this research is to create a strategic system planning and information technology to achieving transparency, effectiveness, efficiency and to optimize the use of technology in order to support the company's future business. The research method is using literature, interview and observation data search through the internet connections. All the data we received from the company, later on- we will analyze it to find the problem. After discovering the problem occurs, then we formulate the right solution. These results form it self is the application portfolio for company’s future.
Keywords:
Strategic Planning and Information Technology Systems, Transparency, Effectiveness, Efficiency, Optimization
ABSTRAK
Tujuan penelitian skripsi ini adalah untuk membuat perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi dalam mewujudkan transparansi, efektifitas dan efisiensi serta mengoptimalisasikan penggunaan teknologi dalam rangka menunjang proses bisnis perusahaan kedepannya. Adapun metode penelitian yang digunakan adalah studi pustaka, wawancara dan observasi pencarian data melalui internet. Data-data yang kami terima, nantinya kami analisa untuk menemukan permasalahan yang terjadi. Setelah menemukan permasalahan yang terjadi, barulah kami merumuskan solusi yang tepat. Hasil tersebut berupa portfolio aplikasi untuk masa kedepannya.
Kata Kunci :
Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi, Transparasi, Efektifitas, Efisiensi, Optimalisasi
PENDAHULUAN
Berkembang pesatnya ilmu pengetahuan dan teknologi sangat medukung dan membantu individu maupun organisasi dalam menjalankan aktifitas pekerjaannya, SI/TI membawa suatu perubahan besar bagi perusahaan karena mampu mengatasi berbagai masalah yang dihadapi seiring semakin kompetitifnya persaingan bisnis.
Sejarah pertambangan batubara di Tanjung Enim dimuali sejak zaman Kolonial Belanda tahun 1919 dengan mengunakan metode penambangan terbuka (open pit mining) diwilayah operasi pertama, yaitu di Tambang Air Laya. Selanjutnya mulai 1923 beroperasi dengan metode penambangan bawah tanah (underground maining) hingga 1940 sedangkan produksi untuk kepentingan komersial dimulai pada 1938.
Seiring dengan berakhirnya kekuasaan kolonial Belanda di tanah air, para karyawan Indonesia berjuang menuntut perubahan status tambang menjadi pertambangan nasional. Pada 1950, pemerintah RI kemudian mengesahkan pembentukan Perusahaan Negara Tambang Arang Bukit Asam (PN TABA).
Pada 1981,PN TABA kemudian berubah status menjadi Perseroan Terbatas dengan nama PT. Tambang Batubara Bukit Asam (Persero), yang selanjunya disebut Perseroan. Dalam rangka meningkatkan pengembangan industri batubara di Indonesia, pada 1990 Pemerintah menetapkan penggabungan Perum Tambang Batubara dengan Perseroan.
Sesuai dengan program pengembangan ketahan energi Nasional, pada 1993 Pemerintah menugaskan Perseroan untuk mengembangkan usaha briket batubara. Pada 23 Desember 2002 , Perseroan mencatatkan diri sebagai Perusahaan Publik di Bursa Efek Indonesia dengan kode “PTBA”
Peran sistem dan teknologi informasi yang palig besar pada PN. PTBA adalah menghubungkan antara kantor pusat dengan kantor cabang yang tersebar. Selain itu, sistem dan teknologi juga membantu dalam mengolah data menjadi informasi yang kemudian disusun menjadi laporan-laporan. Dan berbagai peran lainnya.
Beberapa permasalahan yang diketahui terjadi pada PT. Bukit Asam adalah terjadinya ketidaktransparanan pada proses bisnis pengadaan barang yang memungkinkan terjadinya penyalahgunaan pada penentuan pemenang tender. Selain itu kurangnya efektifitas dalam fungsi bisnis di setiap divisi yang terlibat.
METODE PENELITIAN
Metodologi yang digunakan pada penelitian ini yaitu : 1. Studi Pustaka
Studi pustaka dilakukan dengan menggunakan beberapa sumber yang ada seperti: artikel dan buku. Studi Literatur ini berguna untuk mengetahui landasan teori serta pengetahuan dan informasi mengenai lingkungan internal dan eksternal.
2. Metode Pengumpulan Data Teknik yang dilakukan yaitu :
a) Wawancara
Teknik wawancara dilakukan dengan melakukan tanya jawab secara langsung kepada pihak-pihak yang terlibat untuk memperoleh informasi strategis mengenai PT. Bukit Asam.
b) Observasi
Teknik observasi dilakukan dengan mengamati situasi dan kondisi secara langsung pada PT. Bukit Asam. Teknik ini dilakukan agar dapat mengetahui proses bisnis yang sedang berjalan dan informasi yang diperlukan serta SI/TI yang sedang dipakai oleh perusahaan.
c) Pencarian informasi melalui media internet
Mencari perkembangan dunia bisnis dan SI/TI yang digunakan dalam melengkapi penulisan skripsi.
3. Metode Analisis
Metode analisis dan perancangan yang di gunakan dalam penulisan laporan skripsi ini adalah sebagai berikut :
• Analisis Enterprise Architecture dalam buku An Introduction to Enterprise Architecture menurut Scott A. Bernard, 2005.
HASIL DAN BAHASAN
Berdasarkan analisis yang dilakukan dalam mengidentifikasi lingkungan SI/TI di dalam perusahaan, di dapatkan bahwa aplikasi yang telah ada di dalam perusahaan harus mampu untuk dikembangkan dengan lebih baik agar dapat mendukung proses bisnis perusahaan dengan lebih maksimal serta penambahan aplikasi yang mampu mengoptimalkan kinerja perusahaan. Perkembangan aplikasi diharapkan agar lebih user friendly dan real time sehingga dapat memberikan dampak yang baik dalam penggunaannya untuk meningkatkan kinerja operasional ditiap divisi dalam perusahaan. Berikut adalah aplikasi yang dapat menunjang kinerja perusahaan agar lebih maksimal :
• Integrated Transaction Process System
Mengintegrasikan seluruh sistem yang ada didalam proses bisnis pengadaan barang. Sistem ini dibutuhkan dalam setiap bagian yang terlibat dalam proses bisnis pengadaan sehingga kinerja bisnis dapat ditingkatkan.
• Web-Site
Web-site ini digunakan dalam perusahaan untuk mengenalkan dan memasarkan
produk.
• Supply Chain Management
Sistem ini berguna bagi perusahaan untuk meningkatkan kinerja jangka panjang perusahaan dan pasokan rantai secara keseluruhan.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa proses peningkatan strategi SI/TI perusahaan harus memaksimalkan pemanfaatan aplikasi yang telah ada secara lebih maksimal dan penambahan aplikasi yang menunjang kinerja perusahaan, dan untuk usulan Strategi SI/TI penulis mengusulkan beberapa usulan yang mencakup :
1. Update Stategic Goal and Initiative
2. Improved Product and Service
3. Enchaced Data and Information Flow
4. Integrated Data and Information
5. Optimized Networks and Insfratructure
6. Security
7. Standards
8. Workface
Pengukuran Kinerja Pengadaan Barang
Pengukuran kinerja merupakan suatu hal penting bagi sebuah unit bisnis. Ini dikarenakan pengukuran kinerja dapat digunakan untuk menilai keberhasilan suatu Perusahaan. Selama ini pengukuran kinerja yang sering digunakan hanya mengukur kinerja keuangan, tidak dapat mengambarkan kinerja proses bisnis secara keseluruan. Pengukuran kinerja keuangan hanya
menilai kinerja untuk jangka pendek dan tidak memperhitungkan harta-harta tak nampak yang dimiliki PT.Bukit Asam. Dengan adanya kekurangan tersebut, maka diciptakan suatu metode pengukuran kinerja yang mempertimbangkan aspek keuangan dan non-keuangan.
Pengukuran Kinerja dalam proses bisnis pengadaan barang dapat dirumuskan di dalam tabel sebagai berikut:
Tabel Pengukuran Kinerja Pengadaan Barang PT. Bukit Asam
Perspektif Tujuan Strategi Ukuran
Srategi(KPI)
Bobot Target Actual Score Inisiatif/
program/kebijakan Keuangan Meningkatkan efisiensi pembelian Efisiensi pembelian 25% 80% •Mengurangi
pemborosan hal – hal yang tidak perlu
•Memaksimalkan proses bisnis •Melakukan Pembelian yang sesuai dengan kebutuhan Pemasok Meningkatkan kepercayaan supplier Meningkatkan hubungan baik dengan supplier Jumlah supplier rekanan 20% 80% •Meningkatkan kerja samadengan pemasok •Menjaga loyalitas Bisnis Internal Mengintregasi proses bisnis Meminimalisir kesalahan Kecepatan waktu yang dibutuhkan untuk setiap transaksi Proses bisnis berjalan dengan lancar 15% 10% 100% 90% •Menggunakan SI/TI dengan maksimal •Mempercepat proses transaksi Inovasi dan pertumbuh an Memaksimalka n penggunaan SI/TI Meningkatkan Kinerja SI/TI Kuantitas teknologi Kualitas Teknologi 15% 15% 100% 100% •Menambah penggunaan SI/TI pada perusahaan •Merubah Kinerja SI/TI menjadi lebih baik
Penjelasan Pengukuran Kinerja pada PT. Bukit Asam :
• Perspektif Financial
Financial merupakan bagian penting bagi perusahaan dimana perusahaan dapat melihat apakah perusahaan tersebut makin maju atau tidak. PT.Bukit Asam memiliki financial objective yaitu, meningkatkan efisiensi pembelian barang, sehingga barang yang dibeli benar-benar sesuai dengan kebutuhan.
• Perspektif Pemasok
Meningkatkan hubungan baik dengan pemasok dan meningkatkan rasa kepercayaan pemasok terhadap perusahaan dapat dilakukan dengan meningkatkan loyalitas dan meningkatkan kerjasama dengan pemasok, sehingga dapat menambah kepercayaan pemasok terhadap perusahaan.
• Perspektif Proses Bisnis Internal
Proses bisnis internal menjadi kunci bagaimana perusahaan dapat memaksimalkan proses bisnis yang ada dalam perusahaan. Proses bisnis internal perusahaan dapat ditingkatkan dengan cara mengintegrasikan seluruh sistem di tiap divisi yang terlibat didalam proses bisnis pengadaan barang, sehingga kesalahan dapat diminimalisir.
• Perspektif Learning and Growth
Proses pembelajaran dan pertumbuhan di dalam perusahaan juga sanggat penting untuk di perhatikan. Perusahaan harus dapat mengikuti teknologi yang sedang berkembang. Salah satu cara nya dengan memaksimalkan dukungan SI/TI di dalam perusahaan dan meningkatkan kinerja SI/TI menjadi lebih baik.
Rekomendasi Jadwal Pelaksanaan EA Program
Berikut ini merupakan tabel rencana implementasi strategi bisnis SI, strategi management SI/TI, dan strategi TI yang kami usulkan dalam kurun waktu 2 tahun:
Tabel Rekomendasi Jadwal Implementasi
Funsi Area Aplikasi SDM
Development Timeline 2014 2015 Q 1 Q 2 Q 3 Q 1 Q 2 Q 3 IT Development - I ntegrated - Syste m Analyst
TPS - Progra mmer - Databa se Administrator - Netwo rk Administrator - Traine r Channel Development Promotion - e /SCM - W ebsite - Syste m Analyst - Web
Design & Web Programmer Business Process Development - I ntegrated TPS - Progra mmer - Databa se Administrator
Tabel Rekomendasi Jadwal Training, Maintenance dan Monitoring
Funsi Area Aplikasi Penjadwalan
Timeline 2014 2015 Q 1 Q 2 Q 3 Q 1 Q 2 Q 3 IT Development - I ntegrated TPS - Traini ng - Mainte nance - Monit oring Channel Development Promotion - e /SCM - W ebsite - Traini ng - Mainte nance - Monit oring Business Process Development - I ntegrated TPS - Traini ng - Mainte nance - Monit oring
Tabel Rekomendasi Estimasi Biaya Project Lama waktu (year) Total Harga (dlm 1jt) Timeline 2014 (dlm 1jt) 2015 (dlm 1jt) Q1 Q2 Q3 Q1 Q2 Q3 Integrated TPS 1 tahun 4 bulan 30 10 10 5 5 e/SCM 1 tahun 15 5 5 5 Website 8 bulan 10 5 5 Total 55
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Berdasarkan hasil analisis perancangan strategi sistem dan teknologi informasi pada PT. Bukit Asam, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :
1. PT. Bukit Asam perlu memiliki sistem informasi terintegrasi yang didukung oleh infrastuktur yang baik. Sehingga dengan adanya aplikasi tersebut dapat mencapai strategi dan tujuan perusahaan.
Saran
Agar sistem dapat mencapai kinerja yang lebih baik dan teknologi dapat dimanfaatkan dengan maksimal, maka ada beberapa saran antara lain :
1. Menggunakan Sistem Keamanan yang optimal (Anti-Virus dan Firewall) agar dapat menghindari penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.
2. Memberikan standar kualifikasi personal SI/TI yang berkualitas dan bertanggung jawab sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
REFERENSI
Bernard, Scott A (2005). An Introduction to Enterprise Archtecture 2nd Edition.
International Edition, Bloomington, IN, USA.
Robson, Wendy. (1997). Strategic management and information systems : an integrated
approach. 2nd edition. Financial Times.
Hunger & Wheelen (2004), Strategic Management and Business Policy. New Jersey : Pearson Prentice Hall.
O'brien, James A. (2005). Introduction to Information Sistem. (12th) edition. Mcgraw hill, Higher Education, New York.
McLeod, Raymond Jr. (2001). Sistem Informasi Manajemen. Jilid 1. Terjemahan Hendra Teguh PT. Prenhallindo, Jakarta.
McLeod, Raymond Jr. (2004). Sistem Informasi Manajemen. Edisi 8. Indeks, Jakarta.
O’Brien, James A., Marakas, George M. (2006). Management Information Systems. 7th edition.
McGraw Hill. New York.
Ward, John, Peppard, Joe. (2002). Strategic Planing for Information Sistem. Third Edition. John Wiley & Sons, Buffin Lane, Chichester.
Rangkuti, Freddy. (2006). Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis. PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.
Porter, M, E (1998). Competitive Strategy. The Free Press A Division of Macmillan, Inc, New York.
Porter, Michael E. (1993). Competitive Advantage: Creating and Sustaining Superior
Performance. 2nd edition. Gelora Aksara Pratama, Jakarta.
Marakas, George M. & O’Brien, James A. (2008). Management Information Systems, 8th
Edition. New York : McGraw-Hill Companies, Inc.
Kumar, Anil & Palvia, Prashant (2001). "Key data management issues in a global executive
RIWAYAT PENULIS
Aledo Renaldy lahir di kota Bontang pada tanggal 27 Juni 1988. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang ilmu Komputer jurusan Sistem Informasi pada tahun 2013.
Feby Nurcahyadi lahir di kota Tanjung Enim pada tanggal 19 Februari 1989. Penulis
menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang ilmu Komputer jurusan Sistem Informasi pada tahun 2013.
Febri Adi Yusra lahir di kota Jakarta pada tanggal 1 Februari 1989. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang ilmu Komputer jurusan Sistem Informasi pada tahun 2013.
