Perencanaan Proyek

(1)

LOGO

Manajemen Proyek Konstruksi

(2)

Anggota Kelompok

KHOIRUL ARIF ROSYADI

KHOIRUL IRFANI

(3)

Sub Bahasan

Peranan pihak – pihak terkait Konsep Perencanaan

Faktor yang mempengaruhi tahap perencanaan

Komponen – komponen perencanaan Strategi perencanaan proyek

(4)

Konsep Perencanaan

1

2

3 Perencanaan adalah suatu jembatan antara pengalaman

masa lampau dan tindakan yang diusulkan yang

menghasilkan suatu hasil baik di masa datang

Perencanaan adalah suatu tindakan pencegahan dimana

dapat dikurangi efek yang tidak diinginkan atau kejadian tak

diduga sehingga dengan demikian dapat menghilangkan

kebingungan, barang sisa, dan efisiensi

Perencanaan adalah langkah awal dalam menentukan dan

penetapan faktor-faktor, kekuatan-kekuatan, efek-efek, dan

hubungan yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang

diinginkan

(5)

Konsep Perencanaan

7 PETUNJUK

1.Gunakan perencanaan proyek sebagai petunjuk koordinasi dari pada

pengawasan

2.Gunakan personel proyek yang

berbeda dalam lingkungan proyek yang berbeda

3.Frekuensi revisi pra jadual rencana proyek

4.Dorong para pekerja untuk memperkirakan

kemampuan/produktivitas kerjanya.

5.Deskripsikan nilai penciptaan tugas dari pada aktivitas

6.Definisikan milestone secara spesifik dan jelas/terukur

7.Gunakan daftar cek, matrik, dan alat tambahan lainnya dalam perencanaan proyek

Menurut Wilson

(Dalam Badiru Dan Pulat, 1995)

(6)

Konsep Perencanaan

iNTERNAL

EKSTERNAL

Infrastruktur Lingkup proyek Hubungan perburuhan Lokasi proyek Kepemimpinan proyek

PROYEK

Tujuan organisasi Pendekatan manajemen Teknis pengadaan personel Ketersediaan sumber daya dan

modal Kebutuhan masyarakat umum Kebutuhan pasar Tujuan nasional Stabilitas industri Teknologi yang ada Kompetensi industri Peraturan-peraturan

(7)

Konsep Perencanaan

Akibat – akibat yang terjadi jika suatu kegiatan tidak

direncanakan

1 2 3 4 Tahap inisiasi proyek (project initiation) tidak sistematis Keinginan tak terkendali/liar: muncul keinginan yang macam-macam (wild enthusiasm) Kekecewaan bagi beberapa pihak yang terkait (disillusionme nt) Kacau: dalam setiap tahap pelaksanan (chaos)

(8)

Konsep Perencanaan

Akibat – akibat yang terjadi jika suatu kegiatan tidak

direncanakan

5 6 7 8 Mencari-cari kesalahan: beberapa orang (tim) sering menyalahkan tim yang lainnya (search for the

guilty) Menghukum yang tak bersalah (punishment of the innocent) Definisi rincian kebutuhan (definition of the requirement) tidak dapat dilakukan secara tepat dan rinci Promosi pada orang/staf yang tidak pantas (promotion of the non participant)

(9)

Konsep Perencanaan

4 Alasan Perencanaan

Proyek

Mengeliminasi/ mengurangi ketidaktentuan Meningkatkan efisiensi dalam pelaksanaan Mencari pemahaman yang lebih baik terhadap tujuan proyek Mempersiapkan langkah-langkah untuk melakukan kegiatan monitoring dan pengawasan pekerjaan

(10)

Komponen Perencanaan

Menurut Kerzner (1995) terdapat sembilan komponen tahapan

perencanaan, yaitu:

1. Tujuan

● a. Menentukan tujuan.

● b. Menentukan sasaran.

● c. Mengkaji posisi awal terhadap tujuan.

● d. Memilih alternatif.

● e. Menyusun rangkaian langkah untuk mencapai tujuan

2. Program

3. Jadwal

4. Anggaran

5. Peramalan

6. Organisasi

7. Kebijakan

8. Prosedur

9. Standar

(11)

menurut Badiru & Pulat (1995) pada umumnya

perencanaan proyek terdiri dari beberapa komponen

seperti :

● Ringkasan rencana proyek (summary of project plan)

● Tujuan (objectives) Pendekatan (approach)

● Kebijakan dan prosedur (policies and procedures

● Kebutuhan sesuai kontrak (contractual requirement

● Jadual Proyek (project schedule)

● Kebutuhan sumberdaya (resource requirement

● Ukuran/kriterai unjuk kerja (performance measures

● Rencana kontingensi

● Analisis lintasan proyek, auditing dan pelaporan

(Tracking, reporting and auditing

(12)

IDENTIFIKASI VARIABEL PROYEK

● Strategi Perencanaan proyek adalah

pekerjaan yang harus dilakukan oleh

manajer

● Adalah sangat penting bagi manajemen

level atas harus memelihara kedekatan

dengan tim proyekk, khususnya selama

tahap perencanaan

● Keberhasilan strategi perancanaan harus

mampu menggambarkan otoritas,

(13)

IDENTIFIKASI VARIABEL PROYEK

● variabel-variabel proyek dapat

mempengaruhi keberhasilan-kegagalan

suatu rencana, seperti :

1. Lingkungan Internal

2. Lingkungan Eksternal

(14)

iNTERNAL

EKSTERNAL

Keterampilan manajemen Sumber daya

Tingkat pengupahan

Penghentian pekerjaan oleh pemerintah Kelompok minoritas Pemberhentian sementara Perkiraan penjualan

PROYEK

Masalah hukum Politik Sosial Ekonomi Teknologi Karakteristik industri

Tujuan dan kebutuhan perusahaan

Sejarah persaingan

Kegiatan persaingan saat ini

Rencana persaingan

(15)

PERAN MASING-MASING PIHAK

DALAM TAHAP PERENCANAAN

● Tahap perencanaan proyek melibatkan

berbagai individu atau kelompok. Agar

pekerjaan perencanaan dapat berjalan

secara baik dan sistematis maka

masing-masing pihak yang terlibat harus jelas

(16)

● Manajer proyek

● Manajer lini

● Manajemen senior

Pihak-pihak yang terlibat

dalam proyek

(17)

● Tujuan umum dan tujuan khusus proyek

● Milestone utama

● Kebutuhan

● Aturan dasar dan asumsi-asumsi

● Waktu, biaya, dan batasan-batasan

pencapain (performance constraint)

● Prosedur pengoperasian

● Kebijakan administratif

● Kebutuhan-kebutuhan pelaporan

Manajer proyek berperan dalam

hal mendefinisikan :

(18)

● Menyiapkan rincian tugas-tugas untuk

mencapai tujuan, kebutuhan dan

milestone.

● Menyiapkan rincian jadual dan alokasi

sumber daya untuk mendukung anggaran

dan jadual

● Melakukan identifikasi risiko-risiko, ketidak

tentuan dan konflik

Manajer lini memiliki peran

dalam hal mendefinisikan :

(19)

● Sebagai negoisator jika ada ketidak

sepaham antara proyek dan manajemen

lini

● Memberi klarifikasi atas isu-isu

krusial/kritis yang muncul

● Menyediakan saluran komunikasi dengan

manajemen senior

Manajemen senior akan berperan

dalam hal:

(20)

Langkah penting dalam perencanaan

proyek adalah menentukan tujuan proyek.

Perencanaan proyek membahas berbagai

tindakan atau pekerjaan yang perlu

dilakukan oleh semua yang terlibat di

dalam proyek, termasuk

dokumen-dokumen yang sebaiknya dibuat agar

pelaksanaan proyek dapat berjalan

dengan lancar.

(21)

● Tujuan umum (goal) atau tujuan khusus (objective)

tidak disetujui oleh kelompok-kelompok yang terkait

dengan proyek

● Tujuan proyek terlalu kaku dalam mengakomodasi

perubahan-perubahan

● Tidak cukup waktu yang disediakan dalam

mendefinisikan tujuan secara baik

● Tujuan proyek tidak bersifat kuantitatif/terukur

● Tujuan proyek tidak didokumentasikan dengan baik

● Koordinasi aktivitas personel proyek

● Terlalu sering dilakukan perputaran/perpindahan

personel

Beberapa permasalahan pada

pengembangan tujuan proyek

(22)

kegiatan perencanaan proyek dapat mengalami kegagalan,

karena berbagai alasan antara lain:

● Tujuan perusahaan tidak dipahami oleh organisasi tingkat bawah

● Item perencanaan terlalu banyak, tetapi waktu yang disediakan sedikit

● Gagal/lemah dalam memperkirakan keuangan

● Perencanaan didasari atas data yang tidak cukup/kurang

● Tidak ada usaha untuk membuat proses perencanaan secara sistematis

● Perencanaan dilakukan oleh sebuah kelompok perencana (tidak melibatkan semua personel)

● Tidak seorangpun yang tahu apa tujuan akhir proyek

● Tidak seorangpun yang tahu kebutuhan staf

● Tidak seorangpun tahu tanggal milestone utama, termasuk penulisan laporan

● Proyek tidak didasari atas standar yang jelas

● Pekerja dalam bekerja tidak mengarah pada spesifikasi yang sama

(23)

● definisi proyek (project definition)

● rencana kerja (work plan)

● prosedur manajemen proyek (project

management procedures)

Tahap proses perencanaan suatu

proyek terdapat tiga hasil yang

terdiri dari :

(24)

● Sebuah Proyek Adalah :

Komplek, tidak rutin, usahanya dibatasi oleh waktu, anggaran,

sumber daya dan spesifikasi k inerja yang disign untuk memenuhi

kebutuhan pelanggan

● Tujuan manajemen Proyek :



tidak hanya untuk mendapatkan keuntungan (Proyek-proyek yang

berorientasi keuntungan terkait dengan perusahaan, jasa dan

properti)



bersifat sosial benefit. (Proyek-proyek yang bergerak pada sektor

publik atau pemerintahan)



berdasarkan tujuan di atas dapat disimpulkan bahwa manajer

proyek harus mempertimbangkan kapan proyek dimulai dan kapan

proyek dapat diakhiri dalam penjadwalan waktu yang tepat,

sehingga proyek akan mempunyai nilai tambah (value added) dan

nilai guna (value in use)

(25)

Penjadwalan dan rencana kerja yang berupa

uraian rincian tentang spesifikasi keahlian tenaga

kerja yang dibutuhkan serta rencana kerja rinci

dari tahap ke tahap dalam operasional proyek

● Tujuan :



Untuk menjamin proyek dapat terlaksana dengan

efektif



Sebagai alat ukur kemajuan oparionalisasi proyek



Untuk mengetahui unsur kelayakan secara teknis

maupun ekonomis

(26)

Untuk merealisasikan agar komponen tujuan proyek dapat tercapai maka pelaksanaan proyek membutuhkan tahapan-tahapan yang

terintegrasi.

tahapan tersebut dilakukan dengan membagi beberapa fase:

● Menjelaskan tentang latar belakang yang memicu dilaksanakan sebuah proyek, mendefinisikan sasaran, tujuan dan faktor-faktor kesuksesan dari proyek.

● Segala sesuatu yang diperlukan untuk merencanakan (setting) proyek sebelum rangkaian pekerjaan dimulai.

● Proses mengkoordiknasikan sumberdaya yang ada untuk menjalankan

sejumlah pekerjaan di dalam proyek agar menhhasilkan produk sesuai yang ditargetkan.

● roses pengawasan setiap aktivitas proyek untuk memantau agar setiap aktivitas tidak menyimpang dari yang telah direncanakan.

● proses persetujuan secara formal antara pelaksana dan pemberi proyek bahwa proyek telah selesai dan menghasilkan produk sesuai dengan kesepakatan.

(27)