DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
DAFTAR ISI ... ii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Tujuan dan Manfaat ... 1
BAB II ALUR KERJA ... 6
BAB III PETUNJUK PEMAKAIAN ... 8
A. Alamat Akses ... 8 B. Registrasi ... 8 C. Lupa Password ... 9 D. Login ... 11 E. Logout ... 11 F. Mengganti Password ... 12
G. Mengganti Nama dan Foto Profil ... 12
H. Mengubah Hak Akses Pengguna (Khusus Admin) ... 13
I. Menambah Dokumen ... 14
J. Mengubah Dokumen ... 15
K. Menghapus Dokumen ... 16
L. Mengunduh Dokumen ... 17
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Sistem Manajemen Dokumen atau disebut Document Management System
merupakan sistem berbasis komputer yang menyediakan tempat penyimpanan berbasis web yang dapat diakses dari berbagai tempat (Awad, et al., 2004)
Inti sebuah media elektronik tempat penyimpanan (storage) dengan sebuah lokasi storage utama yang mampu menyediakan banyak akses kedalamnya. Sistem manajemen dokumen pada dasarnya menyimpan informasi.
Sebuah sistem manajemen dokumen menggabungkan sekumpulan informasi yang relevan dengan baik pada satu lokasi melalui sebuah antar muka (interface) yang umum. Manajemen dokumen dibangun pada tempat penyimpanan terpusat dengan menambahkan dukungan untuk klasifikasi dan organisasi dari informasi, dan menyatukan tindakan-tindakan dari storage dan mendapatkan kembali retrieval dari dokumen-dokumen yang dibentuk dari sebuah sistem yang mandiri.
Sistem manajemen dokumen dapat diterapkan secara ‘cheap and cheerful’, beroperasi pada sejumlah fungsi yang terbatas atau dapat juga yang berkembang sepenuhnya, sistem yang mahal dengan sejumlah fungsi yang besar dan berpotensi menakutkan dalam istilah dampak mereka terhadap proses-proses organisatoris dan pelaksana kegiatan-kegiatan administrasi.
Fasilitas-fasilitas nilai tambah pada sistem manajemen dokumen meliputi : 1. Mengontrol untuk menjamin hanya satu jenis pengguna saja yang
memodifikasi sebuah dokumen pada satu waktu;
2. Memeriksa jejak untuk mengawasi perubahan-perubahan yang terjadi pada sebuah dokumen setiap waktu;
3. Menyiapkan keamanan untuk mengontrol akses pengguna kepada dokumen-dokumen;
4. Pengaturan dokumen-dokumen kedalam grup-grup yang berhubungan dan folder-folder;
5. Pengenalan dan mendapatkan kembali dari dokumen-dokumen sesuai dengan teks yang ada pada dokumen-dokumen tersebut (Full-Text
Searching);
6. Mencatat informasi yang berhubungan dengan dokumen sebagai metadata, seperti pengarang, tanggal pembuatan, tanggal revisi dan judul;
7. Kemampuan untuk mengirimkan dokumen-dokumen dari satu pengguna kepada pengguna lainnya dalam kebiasaan yang terkontrol berdasarkan workflow;
8. Mengubah dokumen-dokumen kertas kedalam format elektronik dengan melakukan pemindaian;
9. Mengatur dokumen-dokumen kedalam grup-grup untuk memungkinkan dokumen-dokumen tersebut untuk didistribusikan kepada target pencari atau pembaca.
Sistem Manajemen Dokumen Elektronik merupakan sistem aplikasi
pengelolaan dokumen Hardcopy (Kertas, microfilm, dll) yang sudah dialih-mediakan kedalam format digital dan telah diunggah (upload) kedalam sistem informasi tertentu.
Tahapan implementasi Sistem Manajemen Dokumen Elektronik dibangun dengan tujuh tahapan yaitu :
1. Identify Content.
Identifikasi dari jenis dokumen apa yang dapat ditempatkan pada sistem manajemen dokumen;
2. Databases set-up.
Sebuah sistem manajemen dokumen membutuhkan tempat penyimpanan terpusat. Database harus dibuat dan dikonfigurasi sebagai lokasi penyimpanan dokumen;
3. Populate Database.
Sebuah database yang telah dibuat harus dinaikkan untuk dapat digunakan;
4. Intranet Enable/ Publish.
Sistem manajemen dokumen digunakan pada internal jaringan organisasi, sehingga diperlukan jaringan internal yang menampilkan publikasi dari portal intranet organisasi;
5. Process.
Proses digunakan dalam akses terhadap dokumen yang akan digunakan, atau ketika unggah sebuah dokumen;
6. Search Requests.
Pencarian dokumen dapat dilakukan terhadap judul dokumen, nomor dokumen dan masih banyak lagi;
7. Present Results.
Hasil pencarian dapat ditampilkan berdasarkan kata kunci yang dimasukkan dalam kotak pencarian;
8. View/ Download Original.
Melihat dan mengunduh sebuah dokumen.
SEMADE merupakan akronim dari Sistem Manajemen Dokumen Elektronik,
diambil dari kata Semue Ade yang mempunyai arti “Semua Ada”.
Semue Ade merupakan khazanah dari Bahasa Melayu Bangka yang digunakan
dalam percakapan sehari-hari dan hidup ditengah masyarakat Bangka, selain itu penggunaan Bahasa tersebut diharapkan dapat melestarikan kearifan lokal yang ada di Bangka.
B. TUJUAN DAN MANFAAT 1. Tujuan
Sistem Manajemen Dokumen Elektronik bertujuan sebagai sebuah sistem yang membantu proses pengelolaan dan pengendalian dokumen
hardcopy dilingkungan Pengadilan Negeri Koba.
2. Manfaat
• Produktivitas yang meningkat.
Adanya peningkatan produktivitas bisa terjadi disisi pencarian dokumen dan broadcast dokumen.
• Cost efficiency.
Dengan menggunakan Sistem Manajemen Dokumen Elektronik, perusahaan bisa mengurangi biaya untuk pembelian kertas. • Robust Security.
Dokumen elektronik perusahaan bisa disimpan dalam tempat yang tersentralisasi, mengurangi kemungkinan tercecernya dokumen.
• Mempercepat akses ke dokumen yang diperlukan.
Setiap user bisa langsung membuka aplikasi SEMADE dan mengakses dokumen yang diperlukan sesuai dengan hak akses yang dimiliki.
• Mempercepat aliran distribusi dan sharing dokumen • Mengakses dokumen yang diperlukan dari mana saja.
Selama ada koneksi intranet atau internet yang terhubung dengan server SEMADE, maka aplikasi bisa diakses menggunakan PC atau Smartphone.
• Mengatur Permission (Hak Akses) dengan lebih spesifik (security). Kita bisa menentukan group atau user yang memiliki akses view, read, update/edit, dan delete suatu dokumen.
• Menelusuri history Audit Trail perubahan dokumen. • Mempermudah pencarian.
Bisa mengandalkan search engine yang dimiliki SEMADE.
• Membantu mengelola seluruh dokumen yang dimiliki perusahaan/organisasi
BAB II ALUR KERJA
Panduan ini berisi cara penggunaan aplikasi SEMADE dikhususkan untuk user Pegawai dan Honorer pada Pengadilan Negeri Koba dalam melakukan kendali dokumen. Pengguna sistem ini disyaratkan memahami dasar-dasar penggunaan komputer dan web browser.
Panduan ini memiliki beberapa bagian yang menjelaskan tahapan-tahapan penggunaan aplikasi, seperti tatacara registrasi, mengganti password, mengganti nama, mengganti foto profil, dan melakukan manajemen dokumen seperti tambah data, ubah dan hapus.
Pembagian hak akses aplikasi SEMADE terdiri dari beberapa pengguna, yaitu : o Administrator
Administrator adalah pengguna sistem yang memiliki hak akses tertinggi dan memiliki fungsi utama untuk mengelola menu, data-data dokumen dan data-data pengguna lainnya (user).
Pada halaman Administrator, terdapat beberapa fungsi utama (hak) yang dapat dilakukan oleh Admin, yaitu :
1. Menu Management 2. Sub Menu Management 3. User Role Management 4. Menu Role Management
o Document Control
Bertugas melakukan manajemen dokumen seperti unggah, edit dan hapus dokumen. Pengguna Document Control juga bisa melihat Audit Trail atau riwayat penggunaan aplikasi SEMADE, khususnya rekam jejak kegiatan pada menu
Document Management.
o Member
Pengguna dalam hak akses member hanya mempunyai wewenang untuk melihat atau unduh dokumen pada aplikasi SEMADE.
BAB III
PETUNJUK PEMAKAIAN
A. ALAMAT AKSES
Pengguna dapat mengakses sistem aplikasi SEMADE menggunakan web
browser seperti Firefox, Chrome, Opera, Safari, dll, melalui alamat
https://semade.pn-koba.go.id/
B. REGISTRASI
a. Klik tombol Create an Account
b. Isi kolom yang tersedia Klik
Isi dengan Nama Lengkap
Isi dengan alamat Email yang aktif Password minimal 6 Huruf/angka Ketik ulang password
c. Pembuatan akun berhasil, silahkan aktivasi akun melalui link yang dikirimkan ke email terdaftar.
d. Buka email Anda, klik tombol “Click here to Verify Your Account”. Setelah itu Anda akan diarahkan ke halaman Login kembali. Login dengan email dan password yang telah Anda buat.
C. LUPA PASSWORD
a. Klik tombol Forgot Password
Klik
b. Masukkan email yang terdaftar dalam aplikasi SEMADE. Kemudian klik tombol “Request New Password”
c. Link untuk perubahan Password telah dikirim ke email Anda.
d. Silahkan klik tombol “Click here to Reset Password” untuk menuju halaman ganti Password.
e. Langkah selanjutnya Anda diminta untuk mengisi password baru akun SEMADE. Silahkan isi ulang password baru dengan minimal 6 huruf/angka. Setelah itu klik tombol “Change Password”.
f. Password telah berhasil diubah, silahkan Login ulang menggunakan Password terbaru.
D. LOGIN
a. Pada halaman Login SEMADE, silahkan masukkan alamat Email dan Password yang telah terdaftar dalam aplikasi SEMADE. Kemudian klik tombol “Login”.
E. LOGOUT
a. Apabila hendak keluar dari aplikasi, silahkan Klik Tombol “Logout” yang berada pada pojok atas sebelah kanan aplikasi SEMADE.
Klik “Logout” untuk keluar dari
F. MENGGANTI PASSWORD
a. Klik Nama Pengguna yang berada pada sebelah tombol “Logout” untuk menampilan menu “Change Password”.
b. Klik menu “Change Password”.
c. Masukkan Password pada kolom dibawah ini (minimal 6 huruf/ angka). Setelah itu Klik Tombol “Change Password”.
G. MENGGANTI NAMA DAN FOTO PROFIL
a. Klik Nama Pengguna yang berada pada sebelah tombol “Logout” untuk menampilan menu “Change Profile Picture”.
Klik nama pengguna untuk menampilkan menu tambahan
Klik menu tsb
Masukkan password lama Anda
Ketik ulang password baru Anda
Masukkan password baru Anda
Klik nama pengguna untuk menampilkan menu tambahan
b. Klik menu “Change Profile Picture”.
c. Isi kolom Full Name dengan Nama Lengkap Anda. d. Klik tombol “Browse” untuk unggah Foto Profile Anda.
e. Kemudian klik tombol “Save Profile” untuk menyimpan perubahan Profile Anda.
H. MENGUBAH HAK AKSES PENGGUNA (KHUSUS ADMIN)
a. Pada menu Admin, pilih menu “User Role Management”.
b. Pilih user yang akan diubah Hak Aksesnya dengan klik tombol “Edit”. Klik menu tsb
Isi dengan Nama Lengkap Anda
Klik tombol Browse untuk unggah Foto Profile
Tombol Edit pada kolom “Action”
c. Ubah “user role” pengguna sesuai dengan hak akses yang telah ditentukan.
d. Untuk menyimpan perubahan yang telah Anda lakukan, klik tombol “Update”.
I. MENAMBAH DOKUMEN
a. Pada menu Document_Control, pilih menu “Document Management”.
b. Klik tombol “Add Document” untuk menambah dokumen.
c. Isi kolom sesuai dengan dokumen yang akan Anda unggah kedalam aplikasi SEMADE.
d. Setelah semua kolom terisi, maka klik tombol “Add” untuk menyimpan
Klik Tombol Add Document
Tipe File yang bisa diunggah adalah : doc | docx | pdf Ukuran Maksimal File yang bisa diunggah adalah : 20 MB
Kolom kode otomatis terisi
J. MENGUBAH DOKUMEN
a. Pada menu Document_Control, pilih menu “Document Management”.
b. Pilih dokumen yang akan diubah, pada kolom Action klik tombol “Edit” untuk mengubah dokumen.
c. Isi kolom sesuai dengan data yang akan diubah dalam aplikasi SEMADE.
d. Klik tombol “Update” untuk menyimpan perubahan dokumen Anda.
Tombol Edit untuk mengedit dokumen
Untuk menu Edit dokumen, harap Pilih
K. MENGHAPUS DOKUMEN
a. Pada menu Document_Control, pilih menu “Document Management”.
b. Pilih dokumen yang akan dihapus, pada kolom Action klik tombol “Delete” untuk menghapus dokumen.
c. Klik tombol “OK” untuk konfirmasi bahwa dokumen tersebut akan dihapus. Klik “Cancel” apabila dokumen tidak jadi dihapus.
L. MENGUNDUH DOKUMEN
a. Pada menu User pilih submenu dokumen yang ingin diunduh.
b. Pilih dokumen yang akan diunduh, pada kolom Action klik tombol “View” untuk mengunduh dokumen.
BAB IV PENUTUP
Sistem Manajemen Dokumen Elektronik yang dibangun diharapkan akan memudahkan dalam pengarsipan, pencarian, dan pendistribusian dokumen-dokumen. Selain dapat menghemat tempat penyimpanan dokumen fisik dan menghemat penggunaan kertas, dalam pencarian dokumen akan jauh lebih akurat dan lebih cepat yang akan memudahkan pengguna dalam mencari dokumen, sehingga dapat meningkatkan pelayanan lebih efektif dan efisien.
