PRAKTIK BAIK SISTEM PENJAMINAN
MUTU INTERNAL DI PERGURUAN TINGGI
Penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal di Perguruan Tinggi
Penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal Di Perguruan
Tinggi
Iin Ervina dan Kahar Haerah *
*Universitas Muhammadiyah Jember, Ketua dan Sekretaris LPM
Abstract
PENERAPAN SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL DI PERGURUAN TINGGI
Iin Ervina[*] dan Kahar Haerah**
Pendahuluan
Lembaga Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Jember secara resmi dibentuk pada tahun 2009 berdasarkan SK Rektor No. 568/KEP/II.3.AU/D/2009. Selanjutnya pada tahun 2010 telah dideklarasikan Komitmen Mutu dan secara resmi implementasinya dilaksanakan sejak 1 Maret 2011 tepatnya diawal semester genap 2010/2011. Deklarasi komitmen mutu ini dilakukan sebagai salah satu bentuk pertanggungjawaban Universitas Muhammadiyah Jember kepada stakeholders untuk mengembangkan mutu pendidikan secara berkelanjutan. Dengan demikian mutu penyelenggaraan pendidikan di Universitas Muhammadiyah Jember tidak hanya diakui secara internal, namun juga secara eksternal oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN PT) atau Badan Akreditasi Internasional (ISO 9001:2008). Sistem Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Jember, selanjutnya disebut SPMI Universitas Muhammadiyah Jember dirancang dan dilaksanakan untuk menjamin penerapan Sistem Jaminan Mutu pada bidang pendidikan dan pengajaran/akademik, Sumberdaya Manusia, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan bidang penunjang lain dalam rangka mencapai Kebijakan Mutu, Standar Mutu, Sasaran Mutu dan Rencana Mutu yang ditetapkan berdasarkan Konsep Quality Manajemen System (QMS) ISO 9001:2008, Quality Assurance System
(QAS) dan Total Quality Manajement (TQM) dengan berorientasi pada Misi, Visi dan Tujuan Universitas Muhammadiyah Jember serta persyaratan dan harapan pelanggan/stakeholders Universitas Muhammadiyah Jember.
Penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal
978/II.3.AU/KEP/D/2015. Untuk mengimplementasikan sistem penjaminan mutu internal telah ditetapkan pula Peraturan Rektor Universitas Muhammadiyah Jember No. 997/II.3.AU/KEP/D/2012 tentang Kebijakan Mutu Universitas Muhammadiyah Jember Tahun 2012-2018. Penerapan SPMI di Universitas Muhammadiyah Jember dimaksudkan untuk memastikan kemampuan Universitas Muhammadiyah Jember secara konsisten menghasilkan produk jasa pendidikan yang memenuhi kebutuhan dan persyaratan pelanggan dan stakeholder, misi, visi, dan tujuan Universitas
Muhammadiyah Jember, memenuhi persyaratan hukum yang berlaku dan memberikan kepuasan pada pelanggan dan stakeholders, peningkatan kinerja unit/ lembaga, peningkatan proses yang berkelanjutan pada semua bagian di lingkungan Universitas Muhammadiyah Jember. Dokumen SPMI yang telah dimiliki oleh Universitas Muhammadiyah Jember yaitu : 1) Dokumen induk yang menjadi rujukan pengembangan sistem yaitu Visi, Misi dan Tujuan, Rencana Strategis, Program Kerja, dan Pedoman Pendidikan Universitas Muhammadiyah Jember. 2) Dokumen mutu yaitu Manual Mutu Universitas Muhammadiyah Jember, Standar dan Sasaran Mutu, Prosedur Sistem, Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, Formulir, Dokumen Pendukung dan 130 jenis dokumen SOP Penjaminan Mutu yang secara keseluruhan dapat dilihat pada website Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) pada: lpm.unmuhjember.ac.id. Penerapan SPMI di tingkat Universitas Muhammadiyah Jember, Prodi dan unit-unit pelaksana lainnya dilakukan untuk menjamin kesesuaian dan kepastian terhadap Norma, Standar, Pedoman, Peraturan dan Manual (NSPPM) yang berlaku di Universitas Muhammadiyah Jember, yang mencakup Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu dan Rencana Mutu, Manual Mutu, Prosedur Sistem, SOP, peraturan akademik, kompetensi lulusan, proses pembelajaran,
sumberdaya lain, serta memenui harapan, persyaratan dan kepuasan pelanggan/ stakeholders
Universitas Muhammadiyah Jember. .
Dalam penerapan SPMI, Universitas Muhammadiyah Jember memastikan bahwa budaya mutu dipahami dan dilaksanakan semua pihak, serta dikendalikan. Dengan SPMI ini, Universitas Muhammadiyah Jember akan mampu menetapkan dan mewujudkan visinya melalui pelaksanaan misinya (aspek deduktif), mampu memenuhi kebutuhan/memuaskan stakeholders (aspek induktif) yaitu kebutuhan masyarakat, dunia kerja dan profesional. Oleh karena itu, Universitas
Muhammadiyah Jember menyusun dokumen Peran Lembaga Penjaminan Mutu dalam SMM Universitas Muhammadiyah Jember merupakan lembaga yang bertanggung jawab terhadap pembangunan, pelaksanaan dan pengembangan SMM di lingkungan Universitas Muhammadiyah Jember. LPM berkedudukan di di tingkat Universitas yang memiliki empat bidang yaitu 1) Bidang Audit Mutu Internal. 2) Bidang Audit Mutu Eksternal, 3) Bidang pengendalian Dokumen dan 4) Satuan Pengawasam Internal (SPI). LPM mempunyai perwakilan di tingkat Fakultas/Program Studi yang disebut Gugus Kendali Mutu di Fakultas dan Unit Penjaminan Mutu di Program Studi.
LPM/GKM/UPM merupakan wakil dari manajemen dalam hal yang berkaitan dengan SMM. Dengan demikian, fungsi dan peran LPM/UPM/GKM dalam menjamin penerapan SMM pada bidang
pembelajaran, penelitian, pengabdian pada masyarakat dan bidang penunjang lain dalam rangka mencapai Kebijakan Mutu, Standar Mutu, Sasaran Mutu dan Rencana Mutu.
Dalam mengimplementasikan SPMI di Universitas Muhammadiyah Jember, LPM selalu berkoordinasi dengan Rektor untuk mengevaluasi hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan caturdharma perguruan tinggi yaitu pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian pada masyarakat dan keislaman kemuhammadiyahan yang dilakukan secara periodik setiap tahun. laporan hasil audit secara tertulis disampaikan kepada Rektor untuk ditindaklanjuti dalam Rapat Tinjauan Manajemen (RTM).
Dalam kegiatan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM), Rektor mengundang seluruh pimpinan unit untuk membahas temuan hasil audit dan melaksanakan perbaikan sesuai dengan hasil audit dengan strategi antara lain membuat edaran/himbauan, memperbaiki silabus, SAP dan perangkat
penjaminan mutu yang dikembangkan di Universitas Muhammadiyah Jember; terdiri dari: standar, pelaksanaan, monitoring, evaluasi diri, audit mutu akademik internal, rumusan koreksi, peningkatan mutu berkelanjutan (continuous quality improvement) dan akreditasi internal.
Implementasi Satu Siklus Penjaminan Mutu telah dikendalikan dan dikoordinasikan secara konsisten dan terus menerus di seluruh tingkat mulai universitas yang dilakukan oleh Lembaga Penjaminan Mutu sampai pada tingkat prodi yang dilakukan oleh UPM. Tujuannya adalah agar semua program kerja dapat terjamin capaian mutunya sesuai dengan sasaran yang telah ditetapkan. Untuk menjamin agar pelaksanaan sistem penjaminan mutu di Universitas Muhammadiyah Jember bisa berjalan dengan baik, maka juga dilakukan sistem pendokumentasian data dan informasi. Semua kegiatan akademik dan non akademik dilakukan perekaman dan datanya didokumentasikan dengan baik. Sistem dokumentasi data dilakukan berdasarkan Buku Pedoman Dokumentasi dan Koding UM Jember Tahun 2013 (Kode Dokumen 00007 32001). Pedoman ini menguraikan cara pemberian nomor dokumen untuk semua dokumen di lingkungan Universitas Muhammadiyah Jember. Masing-masing unit kerja dan dokumen yang diterbitkan diberi kode yang terdiri dari 10 digit, lima digit pertama merupakan kode unit kerja dan lima digit berikutnya merupakan kode jenis dokumen yang dibuat. Dalam pelaksanaannya sistem ini sangat memudahkan bagi civitas akademika untuk mengakses data secara lebih cepat dan akurat. Dalam mengimplementasikan Sistem
Penjaminan Mutu Internal maka juga dilakukan Audit Mutu Akademik Internal (AMAI). Hasil audit ini kemudian ditindaklanjuti dalam bentuk perbaikan mutu proses pembelajaran. Selain itu dalam penerapan sistem penjaminan mutu di Universitas Muhammadiyah Jember juga telah dilakukan akreditasi internal atau pendampingan penyusunan dokumen usulan Borang Akreditasi Program Studi. Akreditasi internal di lingkungan Universitas Muhammadiyah Jember telah dilaksanakan sejak tahun 2012 dan hasilnya Nampak dalam tabel berikut ini :
NoPT/Program StudiStrataSebelum Implementasi Penjaminan Mutu Setelah
Implementasi Penjaminan MutuPeringkat AkreditasiNilaiPeringkat AkreditasiNilai 1. UM Jember PT - - B 307 2. Ilmu Hukum S1 C 295 B 315 3. Biologi S1 B 302 B 307 4. Bhs. Indonesia S1 B 333 B 333 5. Bhs. Inggris S1 B 306 B 338 6. Matematika S1 B 306 B 326 7. PG. PAUD S1 C 248 B 340 8. Agroteknologi S1 B 316 B 316 9. Agribisnis S1 B 328 B 350 10. Manajemen S1 B 302 B 338 11. Akuntansi S1 B 320 B 320 12. Ilmu Pemerintahan S1 B 301 B 342 13. Ilmu Komunikasi S1 B 341 B 341 14. Teknik Sipil S1 B 315 B 315 15. Teknik Elektro S1 B 302 B 302 16. Teknik Mesin S1 B 350 B 350 17. Teknik Informatika* S1 - - C 281 18. Manaj. Informatika D3 C 267 B 325 19. Psikologi S1 C 274 B 326 20. Ilmu Keperawatan* S1 C 265 B 317 21. Keperawatan D3 C 263 C 263 22. Manajemen S2 C 294 B 305 23. Pendidikan Agama Islam S1 B 302 B 302
Catatan: * Dalam proses reakreditasi
Dari kegiatan akreditasi internal yang telah dilaksanakan oleh Lembaga Penjaminan Mutu
Universitas Muhammadiyah Jember, dalam tiga tahun terakhir semua prodi yang di akreditasi oleh BAN PT atau LAM PT Kes telah berhasil memperoleh atau mempertahankan peringkat B dan
Institusi juga telah memperoleh peringkat akreditasi B. Sedangkan beberapa prodi yang sebelumnya memperoleh peringkat C juga telah berhasil meningkatkan peringkat akreditasinya menjadi B.
Penutup
Salah satu hambatan yang dihadapi dalam penerapan sistem penjaminan mutu di Universitas Muhammadiyah Jember khususnya yang terkait dengan bidang akreditasi adalah masih adanya kebiasaan untuk menyusun borang akreditasi menjelang masa jatuh tempo masa akreditasi bahkan masih ada yang sudah kadaluarsa baru mulai menyusun borang akreditasi, disamping itu juga budaya evaluasi diri yang masih minim. Tantangan ini mendorong LPM untuk melakukan
setengah tahun (6 bulan) sebelum masa kadaluarsa sudah harus dikirim ke BAN-PT, dengan catatan telah mendapatkan review dari asesor internal bahwa borang mempunyai kelayakan untuk dikirim. (2) LPM mengembangkan sistem Manajemen Program Studi, dimana dalam sistem ini disusun mekanisme secara online program evaluasi diri prodi berbasis borang evaluasi diri BAN-PT/ LAM PT Kes, dimana menuntut setiap tahun prodi mengupload data tiap standar BAN PT/ LAM PT Kes, sehingga harapannya setiap tahun prodi mempunyai database kondisi prodi berdasarkan standar yang ada (3) Dalam rangka penerapan SPMI di Universitas Muhammadiyah Jember, semenjak tahun 2016 mulai menerapkan standar ISO 9001:2008.
[*] Iin Ervina, Ketua Lembaga Penjaminan Mutu, Universitas Muhammadiyah Jember, HP. 08123463298, email : iinervina@unmuhjember.ac.id
