4.1. Sejarah Singkat Perusahaan
1. Jaman Penjajahan Belanda (Landbouw Voorlicttings Dienst)
Pada masa penjajahan Belanda, Lembaga yang menyelenggarakan pembinaan pertanian di Jawa Barat adalah Provinciale Landbouw Voorlichtings diens (LVD) yang dikepalai oleh seorang Inspektur berkebangsaan Belanda yang disebut Landbouw Inspecteur. Lembaga ini dipekirakan telah berdiri sejak tahun 1912.
Fungsi lembaga ini adalah untuk memberikan pembinaan terhadap para petani pribumi untuk mempertinggi produksi, sedangkan alih teknologi diberikan dalam batas-batas tertentu karena atas dasar pertimbangan politis.
Kelembagaan LVD terdiri dari 2 (dua) bagian, yaitu :
1) Bagian Tanaman Rakyat (Indlandsche landbouw), yang bidang pengelolaannya meliputi tanaman padi, palawija, sayur-sayuran dan buah-buahan.
2) Bagian tanaman keras, yang bidang pengelolaannya meliputi tanaman-tanaman perkebunan seperti kopi, karet, kapuk, kina dan the. Bidang perikanan darat belum ditangani secara khusus oleh suatu unit kerja tertentu, sedangkan kegiatannya belum berupa kegiatan teknis karena masih terbatas pada pengumpulan data-statistik usaha perikanan darat di empang-empang yang dikelola oleh pribumi. Kegiatan pengumpulan data tersebut dilaksanakan oleh mantri statistik yang merupakan petugas LVD.
Satuan organisasi LVD secara organik berada di bawah departemen Van Landbouw Nijverheid Jandel (Departemen Pertanian Perindustrian dan Perdagangan) yang berkedudukan di Batavia.
1) Tingkat Provinsi dipimpin oleh Inspektur LVD yang berkebangsaan Belanda.
2) Tingkat Karesidenan dikepalai oleh Landbouwconsulenten yang berkebangsaan Belanda.
3) Tingkat kabupaten dipimpin oleh Adjunctlandbouwconsulenten yang pada umumnya dijabat oleh pribumi.
4) Tingkat Kawedanan dipimpin oleh landbouw Opzichtera, yang dijabat oleh pribumi
5) Tingkat Kecamatan dipimpin oleh mantri Landbouw, yang dijabat oleh pribumi.
2.Jaman Pendudukan Jepang (Norinka)
Pada jaman pendudukan Jepang, penyelenggaraan pembinaan pertanian dilaksanakan oleh Norinka yang bernaung di bawah pemerintahan penjajahan Jepang. Kebijaksanaan, program maupun sistem pembinaan pertanian yang diterapkan tidak berbeda dengan penjajahan Belanda, yaitu memberikan pembinaan kepada para petani untuk mempertinggi produksi, akan tetapi tujuannya diperluas dengan sasaran utama untuk memenuhi kebutuhan bahan pangan untuk mensuplai keperluan perang bagi bala tentara Jepang.
3. Jaman Kemerdekaan
1) Periode tahun 1945 - 1949
Setelah Indonesia merdeka, maka pada tahun 1945 didirikan Jawatan Pertanian Republik Indonesia yang merupakan Lembaga di bawah Departemen Kemakmuran. Kebijaksanaan maupun programnya adalah untuk meningkatkan produksi dan pendapatan petani, sedangkan bidang yang ditanganinya mencakup segala aspek yang menyangkut kemakmuran rakyat, meliputi pertanian rakyat, perkebunan, perikanan, kehewanan dan penyaluran bahan makanan.
2) Periode tahun 1950 – 1974 (Jawatan Pertanian Republik Indonesia)
Pada tahun 1950 lahir Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat yang dibentuk dengan undang-undang Nomor 11 tahun 1950. Undang-undang tersebut memberikan beberapa urusan yang menjadi kewenangan pangkal daerah, diantaranya adalah urusan pertanian. Selanjutnya terbit pula beberapa peraturan yang juga melatar-belakangi pembentukan Jawatan Pertanian Rakyat Provinsi daerah Tingkat I Jawa Barat, perkembangan hingga perubahan namanya menjadi Dinas Pertanian tanaman Pangan Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat.
3) Periode Tahun 1975 sampai dengan sekarang
Dinas Pertanian Tanaman Pangan Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat
(1) Dengan keluarnya Surat Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Barat Nomor 197/A.V/18/SK/1975 tanggal 12 april 1975 tentang Perubahan Sebutan/Istilah Jawatan menjadi Dinas, maka nama Jawatan Pertanian Rakyat diubah menjadi Dinas Pertanian Provinsi Jawa Barat.
(2) Sehubungan dengan dikeluarkannya Surat keputusan Menteri pertanian Nomor 2110/706/Kpts/1983 tanggal 27 September 1983 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen Pertanian Direktorat Jenderal Pertanian Tanaman Pangan, maka pemerintah Propinsi daerah Tingkat I Jawa Barat menerbitkan Peraturan Daerah Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat Nomor 12 tahun 1983 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Dinas Pertanian Tanaman Pangan Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat. Dengan demikian Dinas Pertanian Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat diubah namanya menjadi Dinas Pertanian Tanaman Pangan Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat.
(3) Berdasarkan Peraturan daerah Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat Nomor 22 tahun1984, dibentuk cabang Dinas Pertanian Tanaman Pangan Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat yang berkedudukan di 6 daerah Tingkat II yaitu : Serang, Bogor, Cirebon, Purwakarta, Bandung dan Ciamis.
(4) Berdasarkan Peraturan daerah Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat Nomor 5 Tahun 1986 tentang Perubahan yang Pertama Peraturan daerah Nomor 22 tahun 1984 tentang Pembentukan Cabang Dinas Pertanian Tanaman Pangan Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat, maka pada Dinas Pertanian Tanaman Pangan diadakan penambahan 2 (dua) seksi yaitu Seksi Perumusan Program dan Proyek dan Seksi Bimbingan dan Latihan. Selain itu diadakan perubahan nama/istilah seksi-seksi pada Sub Dinas Penyuluhan.
(5) Dengan terbitnya Surat Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Barat Nomor 060/kep.256-ORTAK/1988 perihal Uraian Tugas Sub Bagian dan Seksi pada Dinas Pertanian Tanaman Pangan Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat, maka semakin jelas tugas, fungsi dan peranan tiap-tiap Sub Bagian dan Seksi pada Dinas Pertanian Tanman pangan. (6) Pada tahun 1990 ditetapkan Peraturan Daerah Provinsi Daerah
Tingkat I Jawa Barat nomor 12 tahun 1990 tentang Pencabutan Peraturan daerah Nomor 22 Tahun 1984 Tentang Pembentukan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja cabang Dinas Pertanian Tanaman pangan Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat.
Penetapan Peraturan Daerah tersebut merupakan tindak lanjut pelaksanaan Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur negara Nomor 90/MENPAN/1989 dan Surat Menteri Dalam Negeri Nomor 061.1/2374/PUOD/ tanggal 30 Juni 1987, yang antara lain mengemukakan bahwa dengan telah dibentuknya Dinas Tingkat II (otonom) maka cabang
Dinas Tingkat I. Dinas Pertanian Tanaman Pangan Wilayah perlu dihapus untuk tidak mengurangi kewenangan dari Daerah Tingkat II. Peraturan daerah Nomor 12 tahun 1990 ini telah diajukan kepada Menteri Dalam Negeri untuk dimintakan pengesahannya.
(7) Selain daripada itu telah ditetapkan pula Peraturan daerah Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat Nomor 13 Tahun 1990 tentang perubahan yang kedua Peraturan daerah Nomor 12 tahun 1983 tentang Susunan organisasi dan Tata Kerja Dinas Pertanian Tanaman Pangan.
4.2 Tugas Pokok Masing-masing Bagian
1. Kepala Dinas
Kepala Dinas mempunyai tugas pokok menyelenggarakan perumusan, penetapan, memimpin, megkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan tugas pokok Dinas serta mengkoordinasikan dan membina UPTD (Unit Pelaksana Teknis Dinas). Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Kepala Dinas mempunyai fungsi :
1) Penyelenggaraan perumusan, penetapan, pengaturan dan koordinasi pelaksanaan kebijakan teknis pertanian tanaman pangan yang meliputi sumber daya, produksi tanaman pangan, produksi tanaman hortikultura dan bina usaha
2) Penyelenggaraan fasilitasi dan pengendalian pelakasanaan tuga-tugas pertanian tanaman pangan
3) Penyelenggaraan koordinasi dan kerja sama dalam rangka tugas pokok dan fungsi Dinas
4) Penyelenggaraan koordinasi dan pembinaan UPTD 2. Sekretariat
Sekretariat mempunyai tugas pokok menyelenggarakan tugas koordinasi perencanaan dan program Dinas, pengkajian
perencanaan dan program, pengelolaan keuangan, kepegawaian dan umum. Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Sekretariat mempunyai fungsi :
1) Penyelenggaraan koordinasi perencanaan dan program Dinas
2) Penyelenggaraan pengkajian perencanaan dan program Sekretariat
3) Penyelenggaraan pengelolaan urusan keuangan, kepegawaian dan umum
3. Sub Bagian Perencanaan dan Program
Sub Bagian Perencanaan dan Program mempunyai tugas pokok melaksanakan koordinasi perencanaan dan penyusunan program Dinas. Dalam menyelenggarakan tugas pokok yang dimaksud, Sub Bagian Perencanaan dan Program mempunyai fungsi: 1) Pelaksanaan penyusunan bahan perencanan dan program
sekretariat
2) Pelaksanaan kompilasi bahan penyelenggaraan koordinasi perencanaan dan program dinas yang meliputi sumber daya, produksi tanaman pangan, produksi tanaman hortikultura dan bina usaha
3) Pelaksanaan penyusunan bahan hasil koordinasi perencanaan dan program Dinas yang meliputi sumber daya, produksi tanaman pangan, produksi tanaman hortikultura dan bina usaha
4) Pelaksanaan koordinasi perencanaan dan program UPTD serta sumber daya, produksi tanaman pangan, produksi tanaman hortikultura dan bina usaha
4. Sub Bagian Keuangan
Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas pokok melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan di lingkungan Dinas. Dalam menyelenggarakan tugas pokok yang dimaksud, Sub Bagian Keuangan mempunyai fungsi :
1) Pelaksanaan penyusunan bahan rencana anggaran belanja langsung dan tidak langsung Dinas
2) Pelaksanaan dan koordinasi pengelolaan teknis administasi keuangan
3) Pelaksanaan koordinasi pengelolaan keuangan keuangan pada UPTD
5. Sub Bagian Kepegawaian dan Umum
Sub Bagian Kepegawaian dan Umum mempunyai tugas pokok melaksanakan pengelolaan administasi kepegawaian, ketatalaksanaan, umum dan perlengkapan. Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Sub Bagian Kepegawaian dan Umum mempunyai fungsi :
1) Pelaksanaan penyusunan bahan penyelenggaraan mutasi, pengembangan karir, kesejahteraan dan disiplin pegawai, dan pengelolaan administrasi kepegawaian lainnya
2) Pelaksanaan penyusunan bahan penyelenggaraan pembinaan kelembagaan, ketatalaksanaan dan rumah tangga
3) Pelaksanaan administrasi, dokumentasi perundang-undangan, kearsipan dan perpustakaan
4) Pelaksanaan tugas kehumasan Dinas
5) Pelaksanaan pegelolaan perlengkapan Dinas 6. Bidang Sumber Daya
Bidang Sumber Daya mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan teknis dan fasilitasi sumber daya pertanian. Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Bidang Sumber daya mempunyai fungsi : 1) Penyelenggaraan pengkajian bahan kebijakan operasional sumber
daya pertanian
2) Penyelenggaraan pengkajian bahan fasilitasi sumber daya pertanian
7. Seksi Sarana dan Permodalan
Seksi Sarana dan Permodalan mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi sarana dan akses permodalan. Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Seksi Sarana dan Permodalan mempunyai fungsi :
1) Pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan teknis fasilitasi sarana dan akses permodalan
2) Pelaksanaan penyusuan dan pengolahan data sarana dan akses permodalan
8. Seksi Kelembagaan Pertanian
Seksi Kelembagaan Pertanian mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi kelembagaan pertanian. Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Seksi Kelembagaan Pertanian mempunyai fungsi :
1) Pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi kelembagaan pertanian
2) Pelaksanaan penyusunan dan pengolahan data kelembagaan pertanian
9. Seksi Pengelolaan Lahan dan Air
Seksi Pengelolaan Lahan dan Air mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi pengelolaan lahan dan air. Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Seksi Pengelolaan Lahan dan Air mempunyai fungsi :
1) Pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi pengelolaan lahan dan air
2) Pelaksanaan penyusunan dan pengolahan data pengelolaan lahan dan air
10. Bidang Produksi Tanaman Pangan
Bidang Produksi Tanaman Pangan mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan teknis dan fasilitasi produksi tanaman pangan. Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Bidang Produksi Tanam Pangan mempunyai fungsi :
1) Penyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan teknis produksi tanaman pangan
2) Penyelenggaraan pengkajian bahan fasilitasi produksi tanaman pangan
3) Penyelenggaraan fasilitasi bidang produksi tanaman pangan 11. Seksi Serealia
Seksi Serealia mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi produksi serealia. Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Seksi Serealia mempunyai fungsi :
1) Pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi produksi serealia
2) Pelaksanaan penyusunan dan pengolahan data produksi serealia 12. Seksi Palawija
Seksi Palawija mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi produksi palawija. Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Seksi Palawija mempunyai fungsi :
1) Pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi produksi palawija
2) Pelaksanaan penyusunan dan pengolahan data produksi palawija 13. Seksi Pengendalian OPT (Organisme Penganggu Tanaman)
Pangan
Seksi Pengendalian OPT Pangan mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi
pengendalian OPT pangan. Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Seksi penegendalian OPT pangan mempunyai fungsi :
1) Pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi pengendalian OPT Pangan
2) Pelaksanaan penyusunan dan pengolahan data pengendalian OPT pangan
14. Bidang Produksi Tanaman Hortikultura
Bidang Produksi Tanaman Hortikultura mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi produksi tanaman hortikultura. Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Bidang Produksi Tanaman Hortikulturaa mempunyai fungsi :
1) Pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi produksi tanaman hortikultura
2) Penyelenggaraan pengkajian bahan fasilitasi produksi tanaman hortikultura
3) Penyelenggaraan fasilitasi produksi tanaman hortikultura 15. Seksi Sayuran dan Biofarmaka
Seksi Sayuran dan Biofarmaka mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi produksi sayuran dan biofarmaka. Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Seksi Sayuran dan Biofarmaka mempunyai fungsi:
1) Pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi produksi sayuran dan biofarmaka
2) Pelaksanaan penyusunan dan pengolahan data produksi sayuran dan biofarmaka
16. Seksi Buah dan Tanaman Hias
Seksi Buah dan Tanaman Hias mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi
produksi buah-buahan dan tanaman hias. Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Seksi Buah dan Tanaman Hias mempunyai fungsi:
1) Pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi produksi buah dan tanaman hias
2) Pelaksanaan penyusunan dan pengolahan data produksi buah dan tanaman hias
17. Seksi Pengendalian OPT Hortikultura
Seksi Pengendalian OPT Hortikultura mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi pengendalian OPT hortikultura. Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Seksi Pengendalian OPT Hortikultura mempunyai fungsi :
1) Pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi pengendalian OPT hortikultura
2) Pelaksanaan penyusunan dan pengolahan data pengendalian OPT hortikultura
18. Bidang Bina Usaha
Bidang Bina Usaha mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi bina usaha. Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Seksi Bina Usaha mempunyai fungsi:
1) Penyelenggaraan pengkajian bahan kebijakan teknis bina usaha 2) Penyelenggaraan pengkajian bahan fasilitasi bina usaha
3) Penyelenggaraan fasilitasi bina usaha 19. Seksi Penanganan Mutu Hasil
Seksi Penanganan Mutu Hasil mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi penanganan mutu hasil. Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Seksi Penanganan Mutu Hasil mempunyai fungsi :
1) Pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi penanganan mutu hasil
2) Pelaksanaan penyusunan dan pengolahan data penanganan mutu hasil
20. Seksi Pasca Panen
Seksi Pasca Panen mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi pasca panen. Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Seksi Pasca Panen mempunyai fungsi :
1) Pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi pasca panen
2) Pelaksanaan penyusunan dan pengolahan data pasca panen 21. Seksi Pemasaran
Seksi Pemasaran mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi pemasaran tanaman pangan dan hortikultura. Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Seksi Pemasaran mempunyai fungsi :
1) Pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi pemasaran tanaman pangan dan hortikultura
2) Pelaksanaan penyusunan dan pengolahan data pemasaran tanaman pangan dan hortikultura
22. Unit Pelaksana Teknis Dinas
Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) mempunyai tugas melaksanakan sebagian kegiatan teknis operasional dan/atau kegiatan teknis penunjang yang mempunyai wilayah kerja satu atau beberapa Kabupaten/Kota.
23. Kelompok Jabatan fungsional
Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Pemerintah Daerah sesuai dengan keahlian dan kebutuhan. Kelompok Jabatan fungsional terdiri dari
sejumlah tenaga fungsional yang ditetapkan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
4.3 Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian di Dinas Pertanian Pangan Provinsi Jawa Barat
4.3.1 Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan oleh Dinas Pertanian Tanaman Pangan Provinsi Jawa Barat adalah :
1) Surat pengangkatan pegawai 2) Surat perjanjian kerja
3) Daftar hadir dan daftar lembur pegawai 4) Daftar gaji dan upah pegawai
5) Rekap daftar gaji dan Rekap daftar upah pengawai 6) Bukti pengeluaran kas
7) Slip gaji pegawai
4.3.2 Fungsi-fungsi yang Terkait
Fungsi-fungsi yang terkait didalam proses penggajian Dinas Pertanian Tanaman Pangan Provinsi Jawa Barat meliputi :
1) Fungsi Kepegawaian
Fungsi pepegawaian bertanggung jawab dalam pengangkatan pegawai, penetapan jabatan, penetapan, tarif gaji, promosi dan penurunan pangkat, mutasi pegawai, penghentian pegawai dari pekerjaannya, dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan pegawai serta perhitungan gaji pegawai.
2) Fungsi Keuangan
Fungsi keuangan bertanggung jawab untuk penyiapan daftar gaji pegawai, pen yiapan besarn ya tunjangan, tarif pajak dan potongan-potongan gaji pegawai.
4.3.3 Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian 1) Prosedur Penerimaan Karyawan
Penerimaan pegawai dapat dilakukan secara internal dan eksternal. Sumber internal yaitu meliputi pegawai yang ada
sekarang yang dapat dicalonkan untuk dipromosikan, dipindahtugaskan atau dirotasi tugasnya. Sumber eksternal yaitu melalui perekrutan pegawai baru Dinas Pertanian Tanaman Pangan Provinsi Jawa Barat melalui rekrutment CPNS atau calon pegawai honorer. Pegawai yang telah terdaftar sebagai PNS dan pegawai honorer Dinas Pertanian tanaman Pangan Provinsi Jawa Barat akan di input oleh bagian kepegawaian untuk diproses dalam pemberian gaji pegawai. Sehingga bagian kepegawaian akan selalu memperbarui file induk penggajian jika terjadi perubahan dalam data pegawai.
2) Prosedur Pencatatan Waktu
Untuk pencatatan waktu hadir baik PNS maupun pegawai honorer menggunakan mesin pencatatan hadir (hand key). Sistem untuk pencatatan waktu hadir di Dinas Pertanian Tanaman Pangan Provinsi Jawa Barat menggunakan Sistem Manajemen Kepegawaian (SIMPEG), sehingga alat ini on line langsung kebagian Kepegawaian. Jika pegawai masuk dan keluar kerja tidak tepat waktunya maka Dinas akan memberikan teguran pada yang bersangkutan. Jika hal itu dilakukan sampai tiga kali maka pegawai tersebut akan diberikan surat peringatan pertama, namun jika dilakukan terus menerus Dinas dapat mengambil tindakan keras terhadap pegawai tersebut.
3) Prosedur Perhitungan Gaji
Semua daftar hadir pegawai dari tiap-tiap unit kerja dikumpulkan oleh bagian keuangan yang digunakan untuk membuat daftar gaji pada akhir bulan. Gaji dasar/pokok setiap pegawai sama jumlahnya pada tiap jabatan yang sama, yang membuatnya berbeda yaitu besarnya tunjangan-tunjangan, serta potongan-potongan. Seluruh data yang ada akan diinput ke SIMPEG yang memiliki data bas e s et i ap pe ga wai yang kemudian data pegawai tersebut diproses. Hasil proses tersebut adalah daftar gaji pegawai per-departemen.
4) Prosedur Pembayaran Gaji
Sistem gaji dibayar secara bulanan untuk para pegawai. Dalam menghitung pembayaran gaji yang akan dibayar kepada pegawai Dinas menggunakan microsoft excel. Dokumen yang digunakan pada prosedur ini adalah daftar gaji dan upah yang berasal dari Bagian Keuangan Dinas Pertanian Tanaman Pangan Provinsi Jawa Barat yang selanjutnya akan dilaporkan ke Bagian Keuangan Pemda Jabar. Cara pembayaran gaji, yaitu melalui transfer ke rekening bank pegawai.
5) Prosedur Pencatatan Gaji dan Pelaporan
Bagian keuangan akan membuat laporan gaji yang diterbitkan secara rutin dalam periode bulanan.
Untuk memperjelas prosedur yang membentuk sistem penggajian yang telah diuraikan maka telah tersedia sebuah flowchart atau bagan alir sistem penggajian.
Gambar 3. Bagan Alir Prosedur Sistem Penggajian Penerimaan & Penempatan Pegawai Pencatatan Waktu Perhitungan Gaji Pembayaran Gaji Pencatatan Gaji & Pelaporan Bag. Kepegawaian Bag. Keuangan BANK Pegawai Proses
Input Perbarui File Induk
Siapkan daftar Validasi waktu dan Siapkan daftar
Tarif pajak & potongan- potongan
4.3.4 Catatan Akuntansi yang Digunakan
Pencatatan akuntansi yang digunakan oleh Dinas Pertanian Tanaman Pangan Provinsi Jawa Barat tidak seperti pencatatan akuntansi yang dilakukan oleh sebuah perusahaan. Dinas Pertanian Tanaman Pangan Provinsi Jawa Barat hanya melakukan pencatatan terhadap daftar gaji, tunjangan dan potongan – potongan gaji. 4.3.5 Pengendalian Internal
Tujuan dari pengendalian internal gaji adalah untuk memperkecil dan menghilangkan kemungkinan terjadinya salah perhitungan dan pencatatan gaji serta pembayarannya, serta memastikan bahwa gaji benar diberikan kepada yang berhak menerimanya. Bentuk pengendalian internal gaji dan upah yang diberlakukan oleh Dinas Pertanian tanaman Pangan Provinsi Jawa Barat adalah sebagai berikut :
1) Organisasi
Dari segi organisasi adanya pembagian tugas pada tiap divisi kerja. Dalam hal ini ada suatu divisi pun yang melaksanakan semua tahap suatu transaksi. Begitu juga pada dinas ini telah dilakukan pembagian tugas. Dimana perhitungan gaji pegawai dilakukan oleh Bagian Keuangan berdasarkan data yang ada yang digunakan untuk perhitungan gaji seorang pegawai. Sementara itu pembayarannya dilakukan oleh pihak Bank yang telah mendapatkan keputusan pembayaran dari Pemda Jabar setelah mendapat perhitungan gaji dari Bagian Keuangan Dinas Pertanian Tanaman Pangan Provinsi Jawa Barat.
2) Pegawai yang Berkualitas
Untuk memperoleh yang berkualitas dalam bidangnya Dinas Pertanian Tanaman Pangan Provinsi Jawa Barat telah melaksanakan perekrutan pegawai baru melalui seleksi yang ketat dan dalam beberapa tahapan. Hal ini dimaksudkan agar diperoleh pegawai yang berkualitas sesuai dengan keinginan dinas tersebut.
3) Sistem Wewenang (Otorisasi dan Prosedur Pencatatan)
Setiap transaksi yang terjadi di dinas harus mendapatkan persetujuan dari yang berwenang. Misalnya dalam prosedur penerimaan, pemberhentian, penempatan pegawai, dan pemindahan pegawai maka harus dibuat surat keputusan yang ditandatangani oleh Kepala Dinas. Setiap pegawai yang namanya tercantum dalam daftar gaji maka harus memiliki surat pengangkatan pegawai yang ditandatangani oleh pihak yang berwenang. Selain itu bukti pengeluaran kas untuk pembayaran gaji harus diotorisasi oleh Kepala Bagian Keuangan. Begitu juga dengan daftar hadir dan lembur harus diotorisasi keabsahannya oleh Kepala Bagian Kepegawaian.
4) Praktek-praktek yang Sehat
Praktek-praktek yang sehat yang telah dilakukan oleh Dinas Pertanian Tanaman Pangan Provinsi Jawa Barat antara lain pembuatan daftar gaji telah diverifikasi kebenarannya dan telah diteliti perhitngannya oleh Kepala Bagian Keuangan. Setiap pencatatan, perhitungan, dan pelaporan PPh Pasal 21 dilakukan oleh Bagian Keuangan dilakukan penyetoran. Sementara itu catatan penghasilan pegawai disimpan kembali oleh Bagian Kepegawaian.
4.4 Efektifitas Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Dinas Pertanian Tanaman Pangan Provinsi Jawa Barat
Berdasarkan sistem informasi akuntansi yang diterapkan pada Dinas Pertanian Tanaman Pangan Provinsi Jawa Barat, maka penulis akan menguraikan mengenai pelaksanaan unsur-unsur sistem informasi akuntansi dalam organisasi yang dapat diuraikan sebagai berikut: 1. Tujuan
Secara umum tujuan diadakannya sistem informasi akuntansi penggajian pada Dinas Pertanian Tanaman Pangan Provinsi Jawa Barat bertujuan untuk meningkatkan kualitas dari informasi tentang gaji yang dihasilkan dan membantu mengefektifkan pengendalian
internal penggajian. Masalah gaji merupakan hal yang penting bagi organisasi karena akan mempengaruhi prestasi, tingkat produktifitas kerja serta dedikasi pegawai kepada organisasi.
2. Masukan (Input)
Aktivitas penggajian organisasi telah melakukan pencatatan atas pembayaran gaji dan perhitungan gaji dilaksanakan oleh bagian keuangan yang berpedoman pada keputusan gaji karyawan dari Badan Kepegawaian daerah Jawa Barat pada saat pengangkatan pegawai.
3. Keluaran (Output)
Adanya keluaran berupa mengkaji ulang laporan yang diberikan bagian keuangan dan dalam pendistribusian slip gaji karyawandiberikan kepada orang yang bersangkutan.
4. Penyimpanan Data
Segala data yang berkaitan dengan gaji, disimpan dalam bentuk arsip maupun file komputer.
5. Pengolahan
Dinas Pertanian Tanaman Pangan Provinsi Jawa Barat selalu menggunakan computer dalam mengolah datanya. Hal ini dilakukan untuk menjamin akurasi dan informasi yang dihasilkan.
6. Intruksi dan Prosedur
Intruksi dan prosedur yang terinci mengenai penggajian, dapat diketahui berdasarkan surat keputusan Gubernur Provinsi Jawa Barat.
7. Pengguna
Para pengguna sistem informasi akuntansi penggajian pada Dinas Pertanian Tanaman Pangan Provinsi Jawa Barat adalah Pejabat dan pegawai yang ada pada bagian keuangan serta seluruh pejabat dan pegawai lain yang ada di organisasi.
8. Pengendalian dan pengukuran keamanan
Pada Dinas Pertanian Tanaman Pangan Provinsi Jawa Barat telah diterapkan penggunaan password khusus untuk membatasi akses ke
data penggajian dan penggunaan kartu hadir dan daftar tertulis yang akan dijadikan dasar besarnya gaji yang dibayarkan kepada pegawai.
Terpenuhinya unsur-unsur sistem informasi akuntansi penggajian yang diterapkan oleh Dinas Pertanian Tanaman Pangan Provinsi Jawa Barat tersebut didukung pula oleh terpenuhinya tujuan-tujuan sistem informasi akuntansi. Hal ini dapat mendukung pengendalian internal atas penggajian di organisasi yang tercermin dari tujuan-tujuan sebagai berikut:
1. Mendukung operasi sehari-hari organisasi
Sistem informasi akuntansi pada Dinas Pertanian Tanaman Pangan provinsi Jawa Barat digunakan untuk mendukung operasi sehari-hari dalam organisasi, sehingga memudahkan manajemen organisasi dalam melaksanakan kegiatan operasional organisasi.
2. Mendukung pengambilan keputusan
Sistem informasi akuntansi pada Dinas Pertanian Tanaman Pangan Provinsi Jawa Barat sangat berguna bagi manajemen dalam organisasi untuk pengambilan keputusan internal organisasi.
3. Memenuhi kewajiban berkenaan dengan pengamanan
Pada Dinas Pertanian Tanaman Pangan Provinsi Jawa barat, sistem Informasi akuntansi sangat berguna untuk memenuhi kewajiban berkenaan dengan pengamana. Penggunaan sistem dengan menggunakan password khusus sangat membantu untuk menjaga keamanan informasi dalam organisasi.
Berdasarkan uraian di atas jelaslah bahwa unsur-unsur dan tujuan sistem informasi akuntansi yang diterapkan pada Dinas Pertanian Tanaman Pangan Provinsi Jawa Barat telah terpenuhi. Efektifitas sistem informasi akuntansi pada Dinas Pertanaian Tanaman Pangann Provinsi Jawa Barat juga dapat diketahui dari hasil uji metode Champion. Berdasarkan daftar pertanyaan yang ditujukan kepada 30 orang responden, di dapat jawaban “Ya” sebanyak 386, dan jawaban “Tidak” sebanyak 64, maka perhitungannya adalah:
386 x 100% (386 + 64)
= 85,78% ………..(5)
Berdasarkan hasil perhitungan tersebut, menurut metode Champion nilai 85,78% menunjukan bahwa sistem informasi akuntansi pada Dinas Pertanian Tanaman Pangan Propinsi Jawa Barat telah efektif.
