BAB II
TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Perpustakaan
Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 Pasal 1 Angka 1 menyebutkan bahwa “Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis,karya cetak, atau karya rekam secara professional dengan system baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi bagi para pemustaka”.
Sedangkan ‘Sutarno, NS 2008, 164 “Perpustakaan adalah unit kerja yang mengelola koleksi dan informasi untuk dipergunakan masyarakat pemakai”.
2.2 Pengertian Perpustakaan umum
Perpustakaan umum merupakan perpustakaan yang menghimpun koleksi buku, bahan tercetak serta rekaman lain untuk kepentingan masyarakat umum. Pengertian perpustakaan umum adalah perpustakaan yang melayani seluruh lapisan masyarakat tanpa membedakan latar belakang status sosial, agama, suku, pendidikan dan sebagainya (Hermawan 2006, 30).
Sedangkan ‘Sjahrial, Pemunjak 2000, 3 menyatakan bahwa Perpustakaan umum ialah perpustakaan yang menghimpun koleksi buku, bahan cetakan serta rekaman lain untuk kepentingan masyarakat umum. Perpustakaan umum berdiri sebagai lembaga yang diadakan untuk masyarakat. Setiap warga dapat menggunakan perpustakaan tanpa dibedakan pekerjaan, kedudukan, kebudayaan, dan agama. Meminjam buku dan bahan lain dari koleksi perpustakaan dapat dengan cuma-cuma atau dengan membayar iuran sekedarnya sebagai tanda keanggotaan dari perpustakaan tersebut.
Selain kedua pendapat diatas (Sulistyo, Basuki 1993, 46) , mengemukakan bahwa “perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh dana umum dengan tujuan melayani umum”
Pendapat diatas mengemukakan bahwa, perpustakaan umum adalah perpustakaan yang menghimpun koleksi buku, bahan cetakan serta rekaman lain untuk kepentingan masyarakat umum. Tanpamembedakan latar belakang, status sosial agama, suku,
pendidikan dan sebagainya. Perpustakaaan ini dibiayai oleh dana umum serta jasa yang diberikan pada hakekatnya bersifat cuma-cuma.
2.2.1 Tujuan Perpustakaan Umum
Pada dasarnya penyelenggaraan perpustakaan umum memiliki beberapa tujuanyang ingin dicapai. Menurut ‘Yusuf 1996, 18 , tujuan perpustakaan umum antara lain :
1. Mengembangkan minat baca serta mendayagunakan semua bahan pustaka yang tersedia di Perpustakaan umum;
2. Mengembangkan kemampuan mencari, mengelola, dan memanfaatkan informasi yag tersedia di Perpustakaan Umum;
3. Mendidik masyarakat agar dapat menggunakan informasi yang tersedia di Perpustakaan Umum;
4. Meletakkan dasar-dasar kearah belajar mandiri;
5. Memupuk minat baca dan menumbuhkan daya apreasiasi dan imajinasi masyarakat;
6. Mengembangkan kemampuan untuk memecahkan masalah, tanggung jawab dan berpartisipasi aktif dalam pembangunan nasional.
Sedangkan dalam manifesto Perpustakaan Umum UNESCO yang dikutip oleh ‘Sulistyo-Basuki 1993, 46 dinyatakan bahwa perpustakaan umum mempunyai empat tujuan, yaitu:
1. Memberikan kesempatan bagi umum untuk membaca bahan pustaka yang dapat membantu meningkatkan mereka kearah kehidupan yang baik; 2. Menyediakan sumber informasi yang cepat, tepat dan murah bagi
masyarakat, terutama informasi mengenai topik yag berguna bagi mereka dan yang sedang hangat dalam kalangan masyarakat;
3. Membantu warga untuk mengembangkan kemampuan yang dimiliki sehingga yang bersangkutan akan bermanfaat bagi masyarakat sekitarnya, sejauh kemampuan tersebut dapat dikembangkan dengan bantuan bahan pustaka; dan
4. Bertindak selaku agen kultural artinya perpustakaan umum merupakan pusat utama kehidupan soaial budaya bagi masyarakat sekitarnya. Perpustakaan umum bertugas menumbuhkan apresiasi budaya masyarakat sekitarnya dengan cara menyelenggarakan pameran budaya, ceramah, pemutaran film, dan penyediaan informasi yang dapat meningkatkan keikutsertaan, kegemaran, dan apresiasi masyarakat terhadap segala bentuk
Selain uraian tersebut diatas dalam Buku panduan penyelenggaraan (perpustakaan umum 1992, 6) , dinyatakan bahwa tujuan perpustakaan umum dirinci kedalam tiga jenis tujuan sebagai berikut:
1. Tujuan umum perpustakaan adalah membina dan mengembangkan kebiasaan membaca dan belajar suatu proses yang berkesinambungan seumur hidup serta kesegaran jasmani dan rohani masyarakat yang berada dalam jangkaan layanannya, sehingga berkembang daya kreasi dan inovasinya bagi peningkatan martabat dan produktivitas setiap warga masyarakat secara menyeluruh dalam menunjang perkembangan nasional. 2. Tujuan fungsional perpustaakan umum adalah:
a. Mengembangkan minat, kemampuan dan kebiasaaan membaca khususnya, serta mendayagunakan budaya tulisan segala sektor kehidupan.
b. Mengembangkan kemampuan mencari, mengolah serta memanfaatkan informasi.
c. Meletakkan dasar-dasar kearah belajar mandiri. d. Memupuk minat dan bakat masyarakat.
e. Menumbuhkan apresiasi terhadap pengalaman imajinatif.
f. Mengembangkan kemampuan masyarakat untuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam kehidupan atas tanggug jawab dan usaha sendiri dengan mengembangkan kemampuan membaca masyarakat.
g. Berpartisipasi aktif dengan menunjang pembangunan nasional dengan menyediakan bahan pustaka yang dibutuhkan dalam pembangunan sesuai dengan kebutuhan seluruh lapisan masyarakat. 3. Tujuan personal umum merupakan pernyataan formal yang terperinci
tentang sasaran yang harus dicapai serta cara mencapainya, sehingga tujuan tersebut dapat dimonitor, diukur dan dievaliasi keberhasialannya.
Berdasarkan uraian di atas dapat dinyatakan bahwa perpustakaan umum bertujuan untuk mengembangkan minat baca dan mengembangkan pengetahuan dan kemampuan masyarakat untuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam kehidupan mereka.
2.2.2 Fungsi perpustakaan umum
Perpustakaan umum menyediakan berbagai koleksi yang dapat dimanfaatkan masyarakat untuk menambah pengetahuan koleksi yang tersedia tidak hanya terbatas
pada yang tercetak tetapi juga mencakup yang elektronik. Dengan tersedianya koleksi, perpustakaan akan dapat melaksanakan tugasnya dengan baik.
Menurut Darmono fungsi perpustakaan secara umum yakni; “fungsi informasi, fungsi pendidikan, fungsi kebudayaan, fungsi rekreasi, fungsi penelitian, dan fungsi deposit yaitu: perpustakaan berkewajiban menyimpan dan melestarikan karya cetak dan karya rekam yang diterbitkan”.
Menurut ‘Yusuf 1996, 21’ fungsi perpustakaan umum dapat dijabarkan sebagai berikut:
1. Fungsi Edukatif
Perpustakaan umum menyediakan berbagai jenis bahan bacaan berupa karya cetak dan karya rekam untuk dapat dijadikan sumber belajar dan menambah pengetahuan secara mandiri. Budaya mandiri dapat membentuk masyarakat yang belajar seumur hidup dan gemar membaca.
2. Fungsi informatif
Perpustakaan umum sama dengan berbagai jenis perpustakaan lainnya, yaitu menyediakan buku-buku referensi , bacaan ilmiah popular berupa buku dan majalah ilmiah serta data-data penting lainnya yang diperlukan pembaca.
3. Fungsi Kultural
Perpustakaan umum menyediakan berbagai bahan pustaka sebagai hasil budaya bangsa yang direkam dalam bentuk tercetak/terekam. Perpustakaan merupakan tempat penyimpanan dan terkumpulnya berbagai karya budaya manusia yang setiap waktu dapat diukur perkembangannya melalui koleksi perpustakaannya
4. Fungsi Rekreasi
Perpustakaan umum bukan hanya menyediakan bacaan-bacaan ilmiah. Tetapi juga menghimpun bacaan hiburan berupa buku-buku fiksi dan majalah hiburan untuk anak-anak,remaja dan dewasa. Bacaan fiksi dapat menambah pengalaman atau menumbuhkan imajinasi pembacanya dan banyak digemari oleh anak-anak dan dewasa.
Sedangkan menurut ‘Sulistyo-Basuki 1993, 27 perpustakaan umum berfungsi sebagai:
a. Sebagai saran simpan karya manusia
Perpustakaan berfungsi sebagai tempat menyimpan karya manusia, khususnya karya cetak seperti buku, majalah, dan sejenisnya serta karya rekaman seperti kaset, piringan hitam, dan sejenisnya.
b. Fungsi informasi
Bagi anggota masyarakat yang memerlukan informasi dapat memintanya ataupun menanyakannya ke perpustakaan.
c. Fungsi rekreasi
Masyarakat dapat menikmati rekreasi kultural dengan cara membaca dari bacaan ini disediakan oleh perpustakaan.
d. Fungsi pendidikan
Perpustakaan umum merupakan sarana pendidikan nonformal dan informasi, artinya perpustakaan merupakan tempat belajar diluar bangku sekolah maupun juga tempat beajar dalam lingkungan pendidikan sekolah.
e. Fungsi kultural
Perpustakaan merupakan tempat untuk mendidik dan mngembangkan apresiasi budaya masyarakat.
Dari uraian diatas dikemukakan bahwa perpustakaan umum mempunyai fungsi edukatif, informasi, rekreasi, referensi, kultural, sebagai fungsi deposit dan sarana simpan karya manusia dengan tujuan untuk nmemenuhi kebutuhan masyarakat.
2.2.3 Tugas perpustakaan umum
Perpustakaan umum melakukan tugas untuk mencapai tujuan perpustakaan umum, sebagaimana dinyatakan dalam Buku pedoman umum penyelenggaraan perpustakaan umum (2000, 5) “Tugas pokok perpustakaan umum adalah menyediakan, mengolah, memelihara, dan mendayagunakan koleksi bahan pustaka, menyediakan sarana pemanfaatannya dan melayani masyarakat pengguna yang membutuhkan informasi dan bahan bacaan”.
Sedangkan (Yusuf 1996, 18) menyatakaan bahwa tugas pokok perpustakaan umum adalah sebagai berikut :
1. Perpustakaan umum disediakan oleh pemerintahan dan masyarakat untuk melayani kebutuhan bahan pustaka masyarakat.
2. Perpustakaan umum menyediakan bahan pustakayang dapat menumbuhkan kegairahan masyarakat untuk belajar dan membaca sedini mungkin.
3. Mendorong masyarakat untuk terampil memilih bacan yang sesuai dengan kebutuhannya dalam meningkatkan pengetahuan untuk menunjang pendidikan formal, nonformal dan informal.
4. Menyediakan aneka ragam bahan pustaka yang bermanfaat untuk membaca agar dapat meningkatkan taraf hidup masyarakat yang layak sehingga dapat berpartisipasi dalam pembangunan nasional.
Dari kedua pendapat diatas dapat diketahui bahwa tugas perpustakaan umum adalah menyediakan, memelihara dan mendayagunakan bahan pustaka untuk dibaca agar dapat meningkatkan taraf hidup masyarakat sehingga dapat berpartisipasi daam pembangunan nasional.
2.3 Pengertian Arsip
Kearsipan merupakan salah satu pekerjaan yang dikelola setiap instansi atau organisasi pemerintah maupun swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan surat-surat atau dokumen-dokumen penting.
Kata arsip berasal dari Bahasa Belanda yakni Archief. Menurut Atmosudirjo Archief dalam Bahasa Belanda mempunyai beberapa pengertian sbb:
1. Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip¸ bahan-bahan tertulis¸piagam-piagam¸ surat-surat¸ Keputusan-keputusan¸ akte-akte¸ daftar-daftar¸ dokumen-dokumen¸ peta-peta;
2. Kumpulan teratur dari pada bahan-bahan kearsipan tersebut;
3. Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri (Wursanto¸Ig. 1991 : 14)
Arsip menurut Barthos (2009, 3) “Arsip dapat diartikan sebagai suatu badan yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat yang memiliki arti penting bagi pemertintah maupun instansi”.
Sedangkan pengertian arsip menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971 tentang pokok-pokok kearsipan adalah:
1. Naskah-naskah yang dibuat dan dicetak oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun dalam keadaan berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan swasta ataupun perorangan dalam bentuk apapun baik dalam keadaan tunggal maupun dalam keadaan berkelompok (Widjaja¸ A.W. 1990 : 23)
Pengertian arsip menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 adalah:
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Dari pengertian arsip di atas dapat disimpulkan bahwa kearsipan berperan penting dalam suatu organisasi dan merupakan bahwa informasi yang erat sekali hubungannya dengan keputusan-keputusan yang harus diambil oleh pimpinan¸ baik untuk kepentingan organisasi maupun untuk kepentingan pribadi.
Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN), arsip adalah segala naskah,buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar, peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya dan salinanya, serta dengan segala penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatiu badan, sebagai bukti atau tujuan organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan pemerintaha yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya.
Menurut (Margareth, Odell dan Earl, strong 1947, 336) Arsip adalah:
Sesuatu kertas, buku, potret, pilem kecil, peta, lukisan, bagan, kartu, pita magnetis, atau sesuatu salinan ataupun cetakan dari itu yang telah diciptakan atau diterima oleh suatu perusahaan atau satuan-satuan pelaksanaannya dan telah dipergunakan oleh perusahaan itu atau satuan pelaksanaannya ataupun penggantinya sebagai bukti dari kegiatan-kegiatannya atau karena adanya keterangan yang terkandung di dalamnya.
Istilah arsip menurut (Sedarmayanti 2003, 8) meliputi 3 pengertian, yaitu: 1. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan
2. Gedung penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen
3. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.
Berdasarkan informasi di atas maka dapat dikatakan bahwa arsip adalah kumpulan naskah atau dokumen dalam bentuk apapun yang didalamnya memberikan keterangan-keterangan untuk menjadi bukti tentang suatu kejadian dan menunjang
proses kegiatan suatu organisasi yang mempunyai kegunaan yang disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat.
2.3.1 Fungsi dan Tujuan Arsip 1. Fungsi Arsip
Menurut (Sedarmayanti 2003,9) fungsinya dan kegunaannya arsip/dokumen dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu:
a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi dua yaitu:
1) Arsip aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus, bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi/kantor,
2) Arsip inaktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang, atau hanya dipergunakan sebgai referensi saja.
b. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelengaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggung jawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang. Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 poin 3 sampai dengan 7 dijelaskan mengenai beberapa pengertian arsip sebagaimana disebutkan di atas, yaitu:
1. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
2. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
3. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
5. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Selanjutnya menurut (Barthos 2009, 11) berdasarakan fungsinya arsip dibagi menjadi dua, yaitu:
a. Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara; b. Arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Ketentuan fungsi arsip tersebut menegaskan adanya dua jenis sifat arti arsip secara fungsional, yaitu:
a. Arsip dinamis sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya,
b. Arsip statis sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi khusus sebagai bahan pertanggungjawaban nasional/Pemerintahan.
Perbedaan fungsi ini menjadi dasar dalam pelaksanaan tugas dan penguasaannya oleh Pemerintah.
2. Tujuan Arsip
Tujuan kearsipan merupakan kegiatan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawabannasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah (Widjaja, A.W. 1986 : 102)
Berdasarkan penjelasan di atas maka dapat dikatakan bahwa tujuan kearsipan mencakup :
1. Menyediakan data atau informasi secara cepat dan tepat bagi yang memerlukan.
2. Menyimpan surat-surat/arsip menurut system tertentu untuk memudahkan penemuan kembali pasa saat diperlukan
3. Menjamin keselamatan dan penanggungjawaban atas perencanaan penyelenggaraan kearsipan bagi kelangsungan kegiatan kearsipan berikutnya
4. Menyediakan bahan penanggung jawaban bagi kegiatan pemerintahan untuk mencapai terwujudnya tujuan arsip tersebut maka dibutuhkan pegawai kearsipan yang ahli mengolah surat-surat tersebut
Menurut (Sedarmayanti 2003, 19) “
Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan petanggung jawaban tersebut bagi pemerintah”.
(Martono 1990, 24) mengatakan ada beberapa tujuan dari arsip, yaitu: a. Menyediakan warkat jika diperlukan
b. Menghindari pemborosan waktu dalam mencari warkat yang diperlukan c. Mengumpulkan warkat-warkat yang memiliki hubungan antara satu dengan yang lain
d. Menghemat tempat penyimpanan
e. Mengamankan warkat yang penting baik dari bahaya pencurian ataupun kebakaran
f. Menjaga kerahasiaan jika warkat benar-benar perlu dirahasiakan Sesuai dengan tujuan kearsipan dapat diketahui bahwa peranan arsip sangat penting bagi organisasi ataupun instansi maka pengelolaan arsip harus sesuai dengan sistemnya untuk memudahakan penyimpanan dan penemuan kembali arsip pada saat dibutuhkan.
2.4 Rekonstruksi arsip
Kegiatan mengembalikan penataan arsip sesuai dengan konteks dan penataanaslinya. Kegiatan ini dilaksanakan untuk mengatur susunan lembaran arsip dalam setiap file, susunan file dalam setiap series dan pengaturan series arsip yang satu dengan series arsip yang lain dalam grup arsip. Secara umum hirarkhi
pengelompokan arsip terdiri dari grup, series, file dan lembaran. Series terdiri dari file-file dan file terdiri dari lembaran-lembaran.
a. Group arsip adalah keseluruhan arsip yang dikelola oleh suatu organisasi/individu pencipta arsip (creating agency) yang dihasilkan karena pelaksanaan tugas dan fungsinya.
b. Series arsip adalah kelompok arsip yang diatur sebagai suatu kesatuan unit informasi karena kesamaan aktivitas, kesamaan urusan dan kesamaan bentuk redaksi atau kerena adanya hubungan satu sama lain saat arsip diciptakan atau diterima.
c. File adalah kelompok arsip yang diatur sebagai satu kesatuan informasi untuk aktivitas organisasi sehari-hari dan pada umumnya merupakan untuk pembentukan series arsip
d. Lembaran adalah unit arsip terkecil yang secara intelektual tidak dapat dibagi. Misalnya: surat, nota dinas.
Penataan arsip sama dengan penataan berkas adalah mengatur , menyusun sehingga membentuk berkas sesuai dengan tipe dan kegunaan arsip bagi kepentingan pekerjaan. Dalam pemberkasan ini termasuk didalamnya mempersiapkan kelengkapan atau sarana serta penempatan berkas pada tempat penyimpanan (Boedi Martono, 1992 : 21).
Sedangkan menurut (Abubakar, Hadi 1991, 66) Menata berkas (filling) mengatur, menyusun berkas-berkas sesuai dengan pola klasifikasi kearsipan yang telah dibuat.
Menurut ( Karso 1987 : 99) penataan arsip disini dimaksudkan sebagai urutan langkah-langkah kerja dengan cara-cara tertentu yang dilakukan oleh petugas penyimpanan atau penataan arsip aktif sejak penerimaan surat yag sudah selesai, penyimpanan sampai dengan meletakkan arsip dalam filling cabinet. Menurut (Sularso, Mulyono dkk, 1985 : 8) didalam penataan arsip terkandung adanya tiga unsur pokok yaitu : penyimpanan, penempatan dan penemuan kembali. Jadi arsip tidak hanya sekedar utuk disimpan begitu saja, tetapi perlu diatur bagaimana penyimpananya, bagaimana prosedurnya, langkah-langkah
apa yang perlu diikuti. Sehingga apabila diperlukan arsip itu dapat dikemukan dengan mudah dan cepat.
.
Kegiatan rekonstruksi untuk penataan arsip terutama untuk memperoleh series- series arsip yang lengkap. Adapun langkah-langkahnya :
a. Pemilahan untuk memisahkan arsip dan non arsip. Yang dimaksud non arsip antara lain berupa map, blanko kosong, duplikat arsip termasuk membersihkan berkas arsip dari penjepit besi dan lainnya yang dapat merusak arsip dan menggantinya dengan bahan-bahan yang tidak merusak arsip.
b. Pengelompokan arsip berdasarkan azas provenance. Arsip dikelompokan berdasarkan perubahan struktur dan fungsi organisasi. Di samping itu arsip yang bukan milik organisasi bersangkutan dipisahkan.
c. Penyusunan lembaran arsip kedalam file sesuai dengan system filing atau system pemberkasan yang berlaku pada saat arsip tersebut diciptakan (original order).
d. Penyusnan file-file kedalam series arsip dilaksanakan secara sistematis.
Hal-hal yang perlu di perhatikan dakam Rekonstruksi arsip;
a. Mendaftar arsip tidak berarti mendaftar setiap lembar arsip¸ melainkan setiap kelompok/berkas arsip.
b. Dalam menangani arsip tidak dibenarkan member tanda atau tulisan dengan alat apapun.
c. Berhati-hati dalam menangani arsip yang kertasnya rapuh.
Sementara itu, untuk arsip-arsip yang tidak teratur terdapat 3 (tiga) kategori,yaitu: 1.Arsip kacau, adalah arsip yang tidak teratur disebabkan terjadinya
percampuradukan antara arsip dengan non arsip, berserakan tidak beraturan.
2. Arsip dengan susunan kronologis, yaitu terdapat batas tahun yang masih jelas, tetapi masalah satu dengan yang lainnya masih bercampur, begitu juga antara arsip
3. Arsip yang sudah tersusun secara fisik dalam boks. Secara fisik sudah terlihat teratur namun apabila diperlukan, untuk penemuan kembali (retrieval)sulit dilakukan karena tidak memiliki sarana jalan masuk.
2.5 Arsip Konvensional
Arsip Konvensional adalah arsip yang informasinya terekam dalam media kertas berupa tulisan tangan atau ketikan.
2.5.1 Kekurangan dan Kelebihan Arsip Konvensional. 1. Kekurangan Arsip Konvensional, diantaranya :
a. Jumlah arsip selalu bertambah, b. Investasi media penyimpanan,
c. Tempat penyimpanan yang terbatas, butuh ruang penyimpanan yang luas, d. Pencarian kembali dokumen yang rumit, Inefisiensi kerja,
e.Kertas mudah rusak,
f.Pendistribusian dokumen antar pegawai yang kurang cepat dan efektif. 2. Kelebihan Arsip Konvensional, diantaranya :
a. Tidak tergantung pada hubungan listrik,
b.SDM tidak harus mampu mengoperasikan computer, c.Aman terhadap virus computer.
2.6 Prosedur penataan arsip
a. Melakukan pemilahan arsip dan Nonarsip
langkah pertama adalah memisahkan antara arsip dan nonarsip misalnya : blanko kosong¸ ordner¸ sampul¸ duplikat dll.
b. Pemberkasan/pengelompokkan arsip
yaitu pembuatan klasifikasi masalah sebagai dasar untuk menyusun kartu-kartu deskripsi. Penyusunan ini biasa berdasarkan : pola klasifikasi¸ struktur organisasi¸ tupoksi¸ deskripsi¸ atau kombinasi.
c. Pendeskripsian Arsip
Pendeskripsian arsip adalah pencatatan arsip berdasarkan ciri-ciri arsipnya. Kegiatan pendiskripsian ini menggunakan sarana berupa kartu fiches. Pendiskripsian arsip minimal terdiri dari 6 (enam) unsur yaitu bentuk redaksi, isi informasi, periode/kurun waktu arsip, volume/jumlah arsip, tingkat perkembangan/kealian, serta kondisi arsip. Disamping 6 unsur tersebut perlu ditambahkan lagi dengan beberapa keterangan yaitu kode inisial pelaksana dan unit kerja asal arsip.
Table 1Contoh Kartu Deskripsi
Pencipta Arsip: Inisial Petugas/No
Sementara
No Definitif:
Kode: Indeks:
Isi Masalah Arsip:
Keterangan: Jumlah: Tahun:
Keterangan kartu deskripsi :
1. Pencipta Arsip : Nama lembaga/unit pencipta arsip.
2. Kode Petugas : Kode nama petugas yang menangani arsip.
3. No Sementara : Nomor yang bersifat sementara karena setelah semua arsip dibuatkan daftarnya maka nomor ini akan diganti dengan nomor definitif/nomor berkas yang tetap.
4. No Definitif : Nomor berkas yang tetap setelah dilakukan penggabungan berkas yang sama dan dibuat daftarnya.
5. Kode : Kode klasifikasi yang ada pada arsip. 6. Indeks : Kata tangkap yang bisa mewakili isi arsip.
9. Jumlah : Berisi informasi tentang jumlah arsip.
10. Tahun :Periode terbitnya atau tahun terciptanya arsip sejak awal hingga ditutupnya suatu series arsip sebagai tanda selesainya kegiatan.
d. Penomoran Definitif dan Penataan Fisik Arsip
Setelah seluruh arsip dilakukan pendeskripsian pada kartu deskripsi,selanjutnya dilakukan penomoran definitif dan penataan fisik arsip. Kegiatan ini meliputi : penentuan skema arsip, pengelompokan dan penomoran kartu deskripsi serta penomoran definitif dan penataan fisik arsip.
1. Penentuan Skema Arsip
Skema arsip merupakan susunan kelompok arsip yang dibuat berdasarkan subyek/fungsi-fungsi organisasi atau klasifikasi arsip instansi bagi yang telah memiliki system penataan arsipnya.
Contoh : - 800 ( Kepegawaian),900 (Keuangan ), 000 ( Umum ) dll. 2. Pengelompokan dan Penomoran Definitif Kartu Deskripsi
Pengelompokan kartu deskripsi dilakukan berdasarkan skema arsip yang telah ditentukan sebelumnya. Series-series arsip yang telah dituangkan pada kartu deskripsi dilakukan pemeriksaan ulang. Apakah series arsip tersebut merupakan series tersendiri atau merupakan sub series sebagai bagian dari series arsip yang lain. Apabila merupakan sub series dari series arsip lain maka perlu dilakukan pengelompokan pada series tersebut setelah pemeriksaan series pada kartu deskripsi telah dilakukan secara keseluruhan sehingga series telah menjadi kesatuan series arsip tersendiri maka kemudian dilakukan penomoran definitif pada kartu deskripsi seluruh series arsip tersebut. Penomoran dilakukan secara berurutan sesuai susunan pada skema arsip dari nomor 1,2,3 dan seterusnya sehingga seluruh series arsip selesai. 3. Penomoran Definitif dan Penataan Fisik Arsip
Kegiatan ini dilakukan berdasarkan pada susunan kartu deskripsi yang telah dilakukan penomoran definitifnya. Apabila terjadi penggabungan kartu deskripsi dalam satu nomor definitif maka perlu dilakukan penggabungan fisik arsip sesuai
kesatuan series arsipnya. Langkah ini dilanjutkan dengan penomoran definitif pada sampul/pembungkus arsip sesuai nomor urut series arsip pada nomor kartu deskripsi. e. Memasukkan folder kedalam boks dan pelabelan boks
Memasukkan arsip dalam boks dan Penulisan Label Bok Setelah diberi nomor pada sampul/pembungus maka arsip dimasukkan dalam boks dengan posisi baring dan diurut mulai nomor 1 s.d nomor selanjutnya, sampai boks penuh atau isinya maksimal 18 cm. Boks sudah penuh maka tulislah label bok yang memuat : Nomor boks, Isi boks, unit kerja, tahun, label boks berukuran : 15 Cm x 10 Cm. Catatan Isi boks tidak boleh ditulis masalah berkasnya,Contoh : berkas kepegawaian an. Amat / Nip. 5200001001. Tetapi cukup nomor bungkus saja, maksudnya adalah untuk keamanan arsip.
f. Membuat daftar pertelaan arsip
Tahap terakhir adalah membuat daftar pertelaan arsip yang berisi: nomor¸uraian masalah¸ sub masalah¸ KIN¸ tahun. pertelaan arsip berfungsi sebagai sarana penemuan kembali arsip¸ sarana penyusutan¸ serta digunakan untuk membantu dalam menentukan nilai guna arsip dan retensi arsip.
Table 2 Contoh Daftar Pertelaan Arsip
Masalah No Sub Masalah KIN Tahun
g. Penataan Arsip Dalam Rak Arsip Atau Roll O”pack
Arsip yang sudah tertata dalam bok arsip dan di buatkan daftar arsip maka disimpan atau di tata pada tempat penyimpanan arsip baik di rak arsip, lemari arsip.
2.7.1 Penyusutan Arsip
Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara :
1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolahan ke unit kearsipan 2. Memusnahkan arsip sesuai ketentuan – ketentuan yang berlaku 3. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepal.
Asip nasional (Abubakar, Hadi 1985, 98) Adapun yang menjadi tujuan penyusutan arsip adalah :
1. Menghemat tempat, ruangan, peralatan 2. Menghemat biaya (cost).
3. Memudahkan menyimpan dan menemukan kembali arsip. 4. Menghemat waktu dan tenaga.
5. Lebih menjamin keamanan arsip. 6. Lebih menjamin pemeliharaan arsip. 7. Pemberdayaan kinerja kearsipan.
8. Pemberdayaan arsiparis. (Jonner, Hasugian 2002, 5). 2.7.2 Pemusnahan arsip
Pada prinsipnya pemusnahan arsip hanya dilakukan oleh lembaga induk kearsipan, namun unit pengolah dimungkinkan untuk memusnahkan arsip.
Langkah- langkah pemusnahan arsip dilakukan melalui prosedur sebagai berikut : 1. Memisahkan arsip- arsip inaktif yang habis masa simpannya. Pemisahan ini bias dilakukan dengan meneliti daftar arsip inaktif yang di simpan oleh unit kearsipan. 2. Arsip yang telah dimusnahkan akan dicatat dalam daftar pertelaan arsip yang akan dimusnahkan.
3. Arsip yang diusulkan musnah harus dimintakan persetujuan dari pimpinan unit pengolah pencipta arsip dengan melampirkan daftar pertelaan arsip usul musnah. 4. Arsip yang disetujui pimpinan unit pengolahan harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan organisasi. Jika arsip - arsip ditingkat regional, maka usulan review. 5. Arsip – arsip inaktif yang sudah disetujui unt7uk dimusnahkan dibuat daftar pertelaan arsip yang dimusnahkan dan berita acara pemusnahan
Di pusat rangkap dua Di lembaga rangkap tiga
6. Pemusnahan dilakukan secara total sehingga tidak dikenali lagi bentuk maupun isi informasinya. Pemusnahan dapat dilakukan dengan cara pembakaran, pencacahan dan juga penggunaan bahan kimia.
